Reglement voor de deelnemers aan de Grote Optocht in Oeteldonk 2018

Transcriptie

1 Reglement voor de deelnemers aan de Grote Optocht in Oeteldonk Algemeen Doelstelling Grote Optocht Oeteldonk De doelstelling is de jaarlijkse Grote Optocht in Oeteldonk op een carnavaleske, veilige en ordentelijke manier te laten verlopen. Om dit doel te bereiken zetten de optochtdeelnemers zich in samenwerking met het Ministerie van Optochten in om zowel het publiek als deelnemers op een Oeteldonkse, carnavaleske manier te vermaken. Deze doelstelling kan door het reglement niet worden gegarandeerd. De naleving van dit reglement door de optochtdeelnemers draagt hier wel sterk aan bij. Definities De Vereniging Oeteldonksche Club van 1882, hierna te noemen OC, is de vereniging die tot doel heeft het bevorderen, organiseren en financieren van de carnavalsviering in s-hertogenbosch; De Commissie Optocht, onderdeel van het Ministerie van Optochten, hierna te noemen MvT, is de commissie die namens en onder verantwoording van de OC de Grote Optocht organiseert. Waar hierna MvT staat, wordt daarmee ook de Commissie Optocht bedoeld; De Grote Optocht is een optocht van carnavaleske uitbeeldingen die jaarlijks (al meer dan 100 jaar) op carnavalsmaandag wordt gehouden; Een deelnemer is een persoon of groep die meedoet aan de Grote Optocht. Toepassing van dit reglement Door inschrijving als deelnemer aan de Grote Optocht verplicht de deelnemer zich onvoorwaardelijk zich aan de bepalingen van dit reglement te houden. Iedere deelnemer die zich niet aan de bepalingen van dit reglement houdt, kan van deelname aan de Grote Optocht worden uitgesloten c.q. kan onmiddellijk uit de Grote Optocht worden verwijderd. Beslissingen hierover worden uitsluitend genomen door de Minister van Optochten of diens plaatsvervanger. Verzekering, aansprakelijkheid en ongevallen Deelname aan de Grote Optocht geschiedt geheel op eigen risico. Voor informatie over de verzekering van wagens wordt verwezen naar punt 5 bij Wagens. 2. Deelname en inschrijving Deelname aan de Grote Optocht is gratis. Personen jonger dan 11 jaar mogen enkel onder begeleiding van volwassenen deelnemen aan de Grote Optocht. Deelname staat open voor iedereen. Wanneer je in aanmerking wilt komen voor een prijs, mag je voorafgaand aan de Grote Optocht niet hebben meegedaan in andere optochten en/of festiviteiten met dezelfde voorstelling. De Grote Optocht is een door de OC georganiseerd evenement voor, door en met Oeteldonkers, en heeft daardoor een kenmerkende Oeteldonkse sfeer en uitstraling. Het MvT behoudt zich het recht voor inschrijvingen te weigeren die in haar ogen niet passen binnen de aard en de doelstellingen van dit evenement en/of die niet voldoen aan het reglement van deelname. 3. Gang van zaken tijdens de Grote Optocht De route van de Grote Optocht wordt in overleg met de gemeente door het MvT vastgesteld. De Grote Optocht begint om 12:33 uur. Alle deelnemers dienen zich op het aangegeven tijdstip voor het vertrek van de Grote Optocht op de in de optochtroute aangegeven locatie te melden. Deelnemers die zich te laat melden, lopen het risico dat zij niet meer kunnen worden ingedeeld en van deelname worden uitgesloten.

2 Wagens, Grote Groepen, Muziekskes en Protocol dienen zich op volgorde van de verstrekte volgnummers op te stellen. Iedere deelnemer dient zijn volgnummer duidelijk zichtbaar voor zich uit te voeren of te dragen en zich overeenkomstig het volgnummer aan zijn plaats in de optocht te houden. De gehele optochtroute dient door alle deelnemers te worden gevolgd. Iedere deelnemer heeft de plicht het tempo te volgen zoals dat vanaf de kop van de optocht wordt aangegeven en iedereen bewaart constant een redelijke afstand van zijn voorganger. Alle deelnemers dienen de aanwijzingen van de optochtbegeleiders te allen tijde stipt op te volgen en de door hen gewenste medewerking te verlenen. 4. Uitvoering uitbeeldingen en veiligheid Iedere deelnemer dient haar of zijn uitbeelding af te stemmen op het maatschappelijk fatsoen, terwijl de presentatie carnavalesk en Oeteldonks verantwoord dient te zijn. De uitvoering dient van een dusdanige constructie/opbouw te zijn dat de veiligheid van deelnemers en publiek niet in gevaar komt. Wanneer blijkt dat de uitbeelding van een wagen of een groep, bij het opstellen van de optocht of tijdens het trekken van de optocht, niet veilig is of lijkt te zijn, wordt door het MvT aan bedoelde deelnemer een startverbod/deelnameverbod opgelegd. De Commissie Optocht controleert zowel bij het opstellen als tijdens het trekken van de optocht op aspecten van veiligheid. Het MvT is gerechtigd tijdens de voorbereidingsperiode bij de deelnemers controles uit te voeren op het naleven van de gestelde eisen aan afmetingen, constructie en veiligheid. Deelnemers die onder invloed van alcohol verkeren of lijken te verkeren, worden verwijderd c.q. van deelname uitgesloten. Bestuurders van voertuigen mogen niet onder invloed verkeren (zoals bepaald in artikel 8 van de Wegenverkeerswet 1994). In verband met de veiligheid van deelnemers en publiek dienen de wagendeelnemers zorg te dragen voor voldoende begeleiding rondom de wagen en toe te zien op een veilige en onbelemmerde doorgang van de wagen. Wat is niet toegestaan? Het is tijdens de Grote Optocht niet toegestaan: - Bij de uitbeelding of voortbeweging van de uitbeelding levende have te gebruiken; - Gebruik te maken van gemotoriseerde vervoersmiddelen (behalve voor deelnemers in de categorie Wagens); - Confetti of vergelijkbare zaken te verspreiden, tenzij vooraf toestemming is verleend door het MvT (ter voorkoming van z.g. milieudelicten en de gevolgen hiervan, bijv. schoonmaakkosten); - Het uitdelen van snoepgoed, andere eetwaren, folders of andere zaken; - Het voeren van logo s, bedrijfsnamen, uitbeelden of op enige andere wijze reclame maken. Wanneer dit toch gebeurt, heeft dit uitsluiting tot gevolg. - Iedere vorm van muziek te gebruiken, anders dan "levende" muziek. Wil men hier toch van afwijken, om de uitbeelding/act extra te ondersteunen, dan kan dispensatie aangevraagd worden. Deze dient ter beoordeling en goedkeuring aan het MvT op het inschrijfformulier uiterlijk 11 dagen voor carnaval voorgelegd te worden. 5. Categorieën Er zijn vijf categorieën waaraan deelgenomen kan worden: 1. Wagens; 2. Grote groepen, bestaande uit 11 of meer personen; 3. Kleine groepen, bestaande uit 4 tot en met 10 personen; 4. Individuelen, bestaande uit 1 tot en met 3 personen; 5. Jeugd, bestaande uit deelnemers van 12 tot 18 jaar. Het MvT neemt de beslissing of een vereniging of groep aan de prijzen c.q. vergoedingen meedoet en in welke categorie de vereniging of groep wordt ingedeeld. Tevens is het Ministerie gerechtigd deelnemers voor de Grote Optocht uit te nodigen, buiten mededinging naar prijzen. Onvolledig ingevulde of te laat ingeleverde inschrijfformulieren leiden tot deelname buiten mededinging naar prijzen.

3 Wagens a) Deelnemers aan de categorie Wagens dienen zich vier weken vóór carnaval in te schrijven via een volledig ingevuld inschrijfformulier, te downloaden vanaf of aan te vragen bij het MvT. De inschrijftermijn wordt door de OC bekend gemaakt door publicaties in de media. b) Een tegemoetkoming voor materiaalkosten wordt alleen verstrekt voor alle materialen die nodig zijn voor de opbouw van de wagen, behalve huurkosten. Een gespecificeerde rekening voor bedoelde materialen dient op naam van de deelnemer uiterlijk op de woensdag na carnaval te zijn ingediend bij de Minister van Optochten. Het MvT zal controles uitvoeren op de rekening en gebruikte materialen. De tegemoetkoming voor materiaalkosten is aan een maximum maar niet aan een minimum gebonden. Een eventueel voorschot wordt enkel toegekend en uitbetaald wanneer binnen één maand na toekenning een rekening wordt ingediend. c) Deelnemers in de categorie Wagens zijn verplicht uiterlijk 11 dagen voor carnaval een ontwerp van de uitbeelding - voorzien van motto, categorie en een korte beschrijving - ter beoordeling in te leveren bij het MvT. Het ontwerp dient een goed beeld te geven van de uiteindelijke uitvoering. Het MvT heeft het recht een ingediend ontwerp met opgaaf van reden af te keuren naar eigen oordeel en inzicht. De OC vraagt het gebruikers- en leenrecht van de ontwerpers inzake de ontwerpen. De ontwerpvergoeding wordt alleen uitgereikt indien er een origineel ontwerp is ingediend. De hoogte van de ontwerpvergoeding is afhankelijk van de kwaliteit van het ontwerp en deze wordt door het MvT vastgesteld. Indien niet de maximale ontwerpvergoeding wordt uitgekeerd, geeft het MvT de reden hiervan op. d) De afmetingen van de wagens mogen maximaal 5,90 meter hoog en 3,50 meter breed zijn en de lengte is minimaal 5 meter. Uitzwaaiende onderdelen van de wagens dienen een hoogte te hebben van minimaal 2,90 meter. De uitzwaaiende delen moeten te allen tijde terug te brengen zijn naar de maximale breedte van 3,50 meter. Wagens die een dusdanige lengte of draaicirkel hebben dat zij niet alle bochten in de optochtroute kunnen nemen, worden geweigerd voor deelname. Deelnemers dienen zichzelf ervan te overtuigen of zij hieraan kunnen voldoen. De wielen van wagens en tractoren dienen behoorlijk te zijn afgeschermd, dan wel begeleid te worden. Wanneer een tractor is voorzien van passende versiering mag dit het goede zicht rondom de bestuurder niet belemmeren. Deelnemers met wagens zijn verplicht een sleepkabel, deugdelijke brandblusapparatuur en verlichting mee te voeren en zij dienen ervoor te zorgen dat deze direct voor gebruik beschikbaar zijn. De OC sluit een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering af, geldend binnen de gemeente 's-hertogenbosch, voor de wagens die aan de optocht deelnemen. Hiervoor geldt de dekking vanaf de kortste aanrij/looproute naar de opstelplaats, tijdens de optochtroute en tot en met de route terug naar de bouwplaats direct na het einde van de Grote Optocht. De aansprakelijkheid gaat nooit verder dan de dekking van bedoelde verzekering. Meeverzekerd is het W.A.M.-risico van de aan de optocht deelnemende motorrijtuigen, zowel tijdens de optocht als tijdens de opbouwperiode alsmede tijdens gaan naar en komen van de optocht, binnen de gemeente 's-hertogenbosch tot een vastgesteld maximum bedrag. Voor zowel het W.A.M.-risico als de dekking voor de aangesloten deelnemers geldt dat deze verzekering alleen van kracht is indien het betreffende motorrijtuig dan wel de desbetreffende perso(o)n(en) niet elders zijn verzekerd dan wel de andere verzekering geen dekking verleent. Grote groepen Alle personen dienen actief betrokken te zijn bij de uitbeelding van het eigen motto. a) Grote groepen dienen zich vier weken vóór carnaval in te schrijven via een volledig ingevuld inschrijfformulier, te verkrijgen via de website of aan te vragen bij het MvT. De inschrijftermijn wordt door de OC bekend gemaakt door publicaties in de media. Onvolledig ingevulde of te laat ingeleverde inschrijfformulieren leiden tot deelname buiten mededinging naar prijzen b) De tegemoetkoming materiaalkosten wordt alleen verstrekt voor alle aankleding die nodig is voor de uitvoering van de act, behalve huurkosten. Een gespecificeerde rekening voor bedoelde materialen dient op naam van de deelnemer uiterlijk op de woensdag na carnaval te zijn ingediend bij de Minister van Optochten. Het MvT zal controles uitvoeren op de rekening en gebruikte materialen. De tegemoetkoming materiaalkosten is aan een maximum maar niet aan een minimum gebonden. Een eventueel voorschot wordt enkel toegekend en uitbetaald wanneer een rekening binnen een maand na toekenning van het voorschot wordt ingediend.

4 c) Deelnemers in de categorie Grote groepen zijn verplicht uiterlijk 11 dagen voor carnaval een ontwerp van de uitbeelding - voorzien van motto, categorie en een korte beschrijving - ter beoordeling in te leveren bij het MvT. Het ontwerp dient een goed beeld te geven van de uiteindelijke uitvoering. Het MvT heeft het recht een ingediend ontwerp met opgaaf van reden af te keuren naar eigen oordeel en inzicht. De OC vraagt het gebruikers- en leenrecht van de ontwerpers inzake de ontwerpen. De ontwerpvergoeding wordt alleen uitgereikt indien er een origineel ontwerp is ingediend. De hoogte van de ontwerpvergoeding is afhankelijk van de kwaliteit van het ontwerp en deze wordt door het MvT vastgesteld. Indien niet de maximale ontwerpvergoeding wordt uitgekeerd geeft het MvT de reden hiervan op. Kleine groepen, Individuelen en Jeugd Inschrijfformulieren kunnen bij het bushokje aan de Van Grobbendoncklaan ingevuld worden maar kunnen ook eerder worden gedownload vanaf en alvast volledig ingevuld worden verzonden aan MvT. Deelnemers aan de categorie Jeugd die met een wagen (met ingeleende chauffeur; zie ook punt 5-Wagens) of met een grote groep (11 of meer personen) willen deelnemen dienen zich uiterlijk 11 dagen voor carnaval aan te melden. Kleine groepen, Individuelen en Jeugd ontvangen geen vergoedingen. 6. Indeling Grote Optocht De indeling van de Grote Optocht voor Wagens en Grote groepen wordt vastgesteld via loting. Indien een deelnemer niet aanwezig is bij de loting wordt deze door het MvT geplaatst. De deelnemer die vorig jaar als laatste was opgesteld trekt bij de loting als eerste en het laatste nummer in de optocht zit dan nog niet in de ton. Dit nummer wordt na de eerste trekking toegevoegd. Het MvT kan veranderingen aanbrengen na de loting, enkel met als doel een meer evenwichtige opbouw van de optocht te verkrijgen. Deelnemers, die niet meedingen naar de prijzen, worden door het MvT ingedeeld. De indeling van Kleine groepen, Individuelen en Jeugd gebeurt ter plekke, waar nodig in overleg met het MvT. Hiervoor wordt geen loting verricht. 7. Beoordeling door jury Ieder jaar stelt het MvT een jury samen. De jury bestaat uit minimaal vijf personen. Per categorie wordt een deeljury benoemd. Het MvT kiest een voorzitter, die onthouden is van stemrecht. Beoordelingsnormen De jury hanteert de volgende beoordelingsnormen: a. Carnavalesk (Wagens maximaal 30 punten, overige categorieën maximaal 20 punten te behalen) De manier waarop het eigen motto wordt vormgegeven. In trefwoorden: - humoristisch, lachwekkend, komisch, spot - compositie, een geheel, herkenbaar, zonder teveel uitleg - gericht op lokale en/of Oeteldonkse gebeurtenissen, actualiteit - kleurgebruik, details en afwerking - beweging, techniek, materiaalgebruik b. Presentatie (maximaal 15 punten te behalen) De manier waarop het eigen motto wordt getoond. In trefwoorden: - aankleding personen - bijpassende muzikale ondersteuning - enthousiasme, vrolijkheid, energie - interactie met publiek - tempo, vlotte sterke act

5 c. Originaliteit (maximaal 15 punten te behalen) De manier waarop het eigen motto zich onderscheidt. In trefwoorden: - authentiek, geen kopie of plagiaat - afwijkend - verrassend - vernieuwend - er positief uitspringend Het staat de jury vrij te beslissen of deelnemers prijswaardig zijn en of derhalve alle prijzen worden uitgereikt. Het door een deelnemer niet opvolgen van aanwijzingen van het MvT of optocht begeleider(s) kan leiden tot puntenaftrek. Over puntenaftrek wordt besloten door de Juryvoorzitter en de Minister van Optochten gezamenlijk. De uitslag van de jury is bindend. Klachten over deelnemers dienen uiterlijk binnen 4 keer 11 uur na het einde van de optocht schriftelijk bij de minister van het MvT gemeld te worden. De jurering en prijsuitreiking zal echter normaal doorgang vinden. Een speciale commissie ter behandeling van klachten wordt door het MvT samengesteld. Gevolgen voor eventueel gewonnen prijzen worden na uitspraak van deze commissie zo spoedig mogelijk uitgevoerd 8. Prijzen en uitreiking De bekendmaking en uitreiking van de prijzen vindt na de Grote Optocht plaats tussen en uur in het Theater aan de Parade. Het MvT stelt voor de deelnemers aan de Grote Optocht de volgende prijzen ter beschikking: a. Ontwerpersprijs voor Wagens en Grote groepen; b. Prijzen Wagens (prijs voor eerste tot en met laatste plaats); c. Prijzen Grote groepen (prijs voor eerste tot en met laatste plaats); d. Prijzen Kleine groepen, Individuelen en Jeugd (elke categorie prijs voor 1e, 2e en 3e plaats) Ontwerpersprijs De Ontwerpersprijs bestaat uit een wisselbeker en een geldprijs, die wordt uitgereikt aan het door de jury als best beoordeelde ontwerp. Voor de categorieën Wagens en Grote groepen is per categorie een ontwerpersprijs beschikbaar. Prijzengeld Voor de prijswinnaars maakt de OC het prijzengeld zo spoedig mogelijk na carnaval over op de door de deelnemers opgegeven giro- of bankrekening. Alle prijswinnaars dienen bij de prijsuitreiking persoonlijk aanwezig te zijn om hun prijs direct in ontvangst te nemen. Indien niet aanwezig vervalt de (geld)prijs voor deze deelnemers. Tot slot In alle gevallen waarin de reglementen niet voorzien beslist het MvT. Oeteldonk, november 2017