Glimworm SAMENWERKEN MET. Dit document bevat: Samenwerken met Glimworm Projectproces Projectvoorwaarden Financieel

Transcriptie

1 SAMENWERKEN MET Glimworm Dit document bevat: Samenwerken met Glimworm Projectproces Projectvoorwaarden Financieel CONTACTGEGEVENS Kantooradres: Eerste Weteringplantsoen SK Amsterdam Telefoon: Fax: info@glimworm.com Website: Kijk voor meer informatie over Glimworm en een digitale versie van dit document op: rf:wwg

2 SAMENWERKEN MET GLIMWORM Glimworm heeft als doel om haar klanten de best mogelijke service te leveren. Ons doel is om alle projecten op tijd en binnen budget af te ronden. Honderden succesvol afgeronde projecten bewijzen dat ons projectmanagementproces werkt! In dit document leggen we uit wat dat voor ons betekent. Continu en effectief communiceren is essentieel om een project naar wens af te ronden. Om deze reden communiceren wij met u gedurende het gehele project. Tijdens het project heeft u een toegewijde projectmanager; hij is uw eerste aanspreekpunt. Uiteraard kunt u ook altijd contact opnemen met de klantenservice, mocht daar aanleiding voor zijn. CONTACT (kantooruren 9.00uur uur) Support Voor al uw vragen omtrent uw website of kunt u kijken op: support@glimworm.com Of bel uw projectmanager op: Om tijdens het project met u te kunnen overleggen is het van belang dat wij van u contactgegevens hebben waarop we u gemakkelijk kunnen bereiken. Op deze manier kunnen we voorkomen dat het project vertraging oploopt. Mocht u tijdens het project op vakantie gaan of langere tijd afwezig zijn, geef dit dan door aan Glimworm, opdat we kunnen zorgen dat de voortgang van het project geen gevaar loopt. Verkoop Administratie Voor al uw vragen omtrent verkoop kunt u contact opnemen met: Sander Vriens sander.vriens@glimworm.com Voor al uw administratieve vragen kunt u contact opnemen met: Ricky Paal rick@glimworm.com SUCCES VERZEKERD Onze jarenlange ervaring heeft ons geleerd dat er verschillende criteria te benoemen zijn die het succes van een project bepalen. Duidelijk geformuleerde doelen. Een goede planning en implementatie van het project. Realistische verwachtingen met betrekking tot het project. Constante communicatie tussen u en Glimworm, om te zorgen dat eventuele knelpunten direct besproken en aangepakt kunnen worden. Uw medewerking en betrokkenheid gedurende het project. Bezoek U kunt altijd bij ons langskomen, gelieve eerst een afspraak te maken. Wij zijn open van: Maandag tot en met vrijdag 9.00uur uur 1e Weteringplantsoen SK Amsterdam Post Postbus MA Amsterdam Details Glimworm IT BV KvK Amsterdam: BTW nr BO Rabobank

3 PROJECTPROCES Glimworm houdt van heldere afspraken; wij willen dat u altijd weet waar u aan toe bent. Onze kracht is gebaseerd op samenwerking; niet alleen tussen de verschillende specialisten binnen ons bedrijf, maar ook met u als klant. Schematisch ziet uw route naar succes er zo uit: INTAKE ONTWERP IMPLEMENTATIE BEGELEIDING INTAKE Tijdens het intakegesprek nemen we het gehele project met u door. Uw wensen en doelstellingen worden doorgesproken, met als doel dat voor beide partijen duidelijk is wat er van elkaar verwacht wordt. Afhankelijk van het type project zal Glimworm een projectplan schrijven waarin alle besproken punten opgenomen worden. Inventarisatie Communicatie Definitie ONTWERP Op basis van de in de intake verkregen informatie ontwikkelt Glimworm een websitestructuur en wireframe(s) waarin te zien is welke pagina s en onderdelen de nieuwe website zal bevatten. Nadat u hier akkoord op heeft gegeven, vormt dit de basis voor het volledige grafisch ontwerp van uw website. Glimworm maakt standaard maximaal 3 versies van het grafisch ontwerp. Websitestructuur en wireframe(s) Akkoord Volledig grafisch ontwerp Akkoord IMPLEMENTATIE Van het goedgekeurde grafisch ontwerp wordt de basis van uw website gebouwd in het Glimworm Content Management Systeem. Nadat uw website gebouwd is, krijgt u de gelegenheid om middels een User Acceptance Test de werking van uw website te controleren. Uw website is nu klaar om live te gaan. BEGELEIDING Onze zorg eindigt niet zodra uw website live is. Om optimaal gebruik te kunnen maken van uw website krijgt u een cursus hoe u zelf uw website kunt bewerken middels het Glimworm Content Management Systeem. Uw project gaat nu naar de supportfase; u krijgt een document waarin aangegeven wordt welke werkzaamheden uitgevoerd zijn en welke werkzaamheden u eventueel nog recht op heeft. Uiteraard kunt u met vragen altijd bij uw project-/accountmanager terecht. Cursus Glimworm CMS 6 maanden garantie Supportfase Narekening BELANGRIJKE INFORMATIE! Tijdens het projectproces wordt op verschillende momenten binnen een maximum aantal werkdagen om feedback of een akkoord van u gevraagd. Wij doen dit opdat u precies weet wanneer u uw nieuwe website online kunt verwachten. Elke keer dat u een streefdatum niet haalt, zijn wij genoodzaakt om aanpassingen in de projectplanning door te voeren. Helaas zijn we genoodzaakt hier een kleine vergoeding voor te rekenen. Implementatie website User Acceptance Test Website live Start abonnement Domeinnaam / setup

4 PROJECTVOORWAARDEN CONTENT AANLEVEREN Er is 100% verband tussen de meest succesvolle projecten bij Glimworm en klanten die hun content op tijd aanleveren. Als u zeker wilt zijn van succes, lever dan zo snel mogelijk uw content aan. Teksten Teksten dienen digitaal aangeleverd te worden in een Worddocument met duidelijk aangegeven welke tekst op welke pagina geplaatst dient te worden. Glimworm (her)schrijft geen teksten. Als hulpmiddel voor het schrijven van teksten voor uw website hebben we het bijgevoegde document ontwikkeld. Hiermee krijgt u een goed beeld waaraan een websitetekst moet voldoen. Afbeeldingen Afbeeldingen dienen aangeleverd te worden in JPG-, PCT-, GIF- of TIFF-formaat. Dit kan via de (maximaal 6MB per ) of via de post (gebrand op cd-rom; wij accepteren geen DVD s). Logo s en merken Als u gebruik maakt van Logo s en/of merken bijvoorbeeld van bedrijven waar u mee samenwerkt dient u deze in een hoge resolutie aan te leveren in dezelfde formaten als afbeeldingen. Aanleveren In alle stadia zal om uw input of akkoord gevraagd worden. In deze gevallen bent u verplicht binnen 5 werkdagen na ontvangst van het verzoek van Glimworm te reageren. Wanneer u niet reageert en er zijn geen andere afspraken gemaakt, beschouwt Glimworm dit als een akkoord. ONTWIKKELING EXTRA FUNCTIONALITEIT Als het project een database bevat of andere functionaliteit die niet standaard in het systeem zit, zal het projectproces enkele extra stappen bevatten. Om de extra functionaliteit in de website te integreren, zal Glimworm een uitgebreidere planningsfase voor het project gebruiken. In deze fase zal gekeken worden hoe de extra functionaliteit het beste in de website past met het oog op zaken als ontwerp, structuur en gebruiksvriendelijkheid voor zowel de klant als de bezoeker van de website. Veel projecten met extra functionaliteiten vereisen extra input van de klant; denk hierbij aan productgegevens, maar ook aan bijvoorbeeld gegevens die aangevraagd dienen te worden om online betalingen mogelijk te maken. Glimworm zal u aangeven op welk moment deze input nodig is, opdat u deze tijdig kunt verzorgen. U bent verantwoordelijk voor het daadwerkelijk aanleveren van deze input. Waar nodig zal ter controle van de extra functionaliteit een extra User Acceptance Test in het proces opgenomen worden. EXTRA SERVICES DIE GLIMWORM KAN AANBIEDEN Tekstschrijven Heeft u geen tekst, dan kunnen wij u helpen met het schrijven van uw teksten door u in contact te brengen met een professionele tekstschrijver. De kosten verschillen per tekstschrijver, maar reken op +- 60,- (excl. BTW) voor 350 woorden. Fotografie Heeft u geen afbeeldingen, dan kunnen wij passende afbeelding voor u zoeken. De kosten hiervoor kunt u opvragen bij uw contactpersoon binnen Glimworm.

5 FINANCIEEL Glimworm werkt met verschillende soorten projecten. Dit gaat gepaard met verschillende facturen en betalingsmogelijkheden. Alle mogelijkheden kunt u hier vinden. In termijnen betalen Bij een nieuwe website of een re-design voor uw bestaande website kunt u het volledige bedrag in termijnen betalen. Standaard zijn dit 3 termijnen. Uw eerste factuur ontvangt u na het tekenen van het contract. Uw tweede factuur ontvangt u als Glimworm het werk voor het design afgerond heeft. De laatste factuur ontvangt u na de User Acceptance Test. Alle feedback moet binnen 5 werkdagen gegeven worden; zonder reactie beschouwt Glimworm het uitgevoerde werk als goedgekeurd. FlexiPay Voor sommige projecten bieden we een flexibele betalingsmogelijkheid aan. Een percentage van het totale bedrag wordt maandelijks door middel van een automatische incasso betaald. Betaalt de klant echter door omstandigheden niet op tijd dan is Glimworm gerechtigd het resterende bedrag in 1 keer te factureren. Voor FlexiPay-projecten werken wij niet op basis van een deadline en kan geen voorrang verleend worden op andere projecten. Narekening Wanneer u tijdens een project extra werkzaamheden aanvraagt, zal hier tenzij anders wordt vermeld door uw projectmanager een narekening voor gestuurd worden. De kosten zijn gebaseerd op het uurtarief van Glimworm. Abonnementen Abonnementen zijn voor het hosten, het onderhoud en de support van uw website en ; deze worden door middel van een factuur of maandelijkse incasso betaald. Er geldt een korting wanneer u een langere verbintenis met ons aangaat. Het abonnement gaat van start wanneer het websiteproject de supportfase ingaat. Domeinnamen Standaard zit bij elk Glimworm-pakket 1 domeinnaam gekoppeld aan uw website. Om meerdere domeinnamen aan uw website te koppelen, dient u de betreffende aanvraagformulieren ingevuld naar Glimworm op te sturen. U krijgt hiervoor een factuur gebaseerd op het type domeinnaam (.nl,.com, etc.). Bekijk de Glimworm-support-website voor meer informatie (www. glimwormsupport.nl). Strippenkaarten Met een strippenkaart koopt u door middel van een vooruitbetaling uren in tegen een gereduceerd tarief. Een strippenkaart geeft u recht op 10 of 20 uur onderhoud aan uw website. U kunt aan uw accountmanager aangeven wat u veranderd wilt hebben en u krijgt direct een indicatie van hoeveel uren dit zal kosten. Het uurtarief van de strippenkaarten ligt 10% (bij 10 uur) of 20% bij (20 uur) lager dan het reguliere uurtarief. Glimworm zal u regelmatig een overzicht geven van de uren die besteed zijn. Strippenkaarten worden vaak gebruikt voor: Aanpassingen aan teksten of afbeeldingen in de website Aanpassingen aan productinformatie in uw webshop Plaatsen van nieuwsberichten Versturen van nieuwsbrieven Late betalingen Laat het ons tijdig weten als u problemen heeft met het betalen van uw facturen; eventueel kunnen we een regeling met u treffen. Voor facturen die niet betaald worden zijn wij gerechtigd de factuur over te dragen aan een incassobureau. Veranderingen in factuur- en contactgegevens Houd ons op de hoogte als er wijzigingen zijn in uw factuuradres of andere factuur- of contactgegevens. Betalingsvoorwaarden Glimworm houdt een betalingstermijn van 14 dagen aan; mocht u na 14 dagen niet betaald hebben en geen contact daarover met ons opgenomen hebben dan ontvangt u een herinnering. U ontvangt een aanmaning wanneer u niet op deze herinnering reageert. Wanneer u na de aanmaning niet betaalt, zal 60 dagen na de oorspronkelijke factuur het factuurbedrag verhoogd worden met een boete van vijftien procent en administratiekosten van vijfentwintig euro. Mocht de betaling dan nog niet geschieden, is Glimworm genoodzaakt nogmaals administratiekosten van vijfentwintig euro per overschrijding van 14 dagen in rekening te brengen en zijn wij genoodzaakt deze zaak uit handen te geven. Werk op uurtarief Wijzigingen en aanpassingen nadat uw project is afgerond worden in ons urenregistratiesysteem bijgehouden. U ontvangt aan het einde van de maand een factuur op basis van onze uurtarieven.