Meten is weten. Whitepaper over de toepassing van een facilitairmanagementplatform. Auteur Michiel Wanninkhof Datum Versie 0106NL

Transcriptie

1 Meten is weten Whitepaper over de toepassing van een facilitairmanagementplatform in het onderwijs Auteur Michiel Wanninkhof Datum Versie 0106NL Whitepaper FPP 0106.docx Pagina 1 8

2 Inleiding In de afgelopen jaren heeft Magna Carta zich ontwikkeld van een producent van elektronische betaalsystemen naar ontwikkelaar en leverancier van een geïntegreerd facilitair-managementplatform. Wij stellen vast dat onderwijsinstellingen hun facilitaire diensten aan de leerling of student steeds meer professionaliseren en waar mogelijk uitbesteden. Het is onze overtuiging dat ICT-systemen een bijdrage kunnen leveren aan het verbeteren van de kwaliteit van de facilitaire voorzieningen. Maar ook aan het beter beheersen en tevens verlagen van de facilitaire kosten. Deze whitepaper is gericht op beleidsmakers en bestuurders van middelgrote en grote (veelal samengestelde) onderwijsinstellingen. Daarnaast dient deze whitepaper als ondersteuning bij het inrichten van de facilitaire en financiële organisatie, en dan vooral met het oog op de ICT-aspecten. Het is de bedoeling om de voordelen van een facilitair-managementplatform (FMP) te schetsen binnen het onderwijs. Een FMP blijkt een verantwoorde keuze als vaste tool voor het optimaliseren van de dienstverlening aan de leerling of student. Student centraal Het belangrijkste uitgangspunt bij het werken met een FMP is dat de leerling of student centraal staat. Doordat de kwaliteit van de onderwijsinstelling in de breedte verbetert, verbetert ook de student experience. Whitepaper FPP 0106.docx Pagina 2 8

3 Natuurlijk onderkennen wij het primaire belang van een onderwijsinstelling: het opleiden van jonge mensen en hen voorbereiden op een rol in de samenleving. Uit onderzoek is gebleken dat de leerling of student daarnaast ook verwachtingen heeft van de sociale contacten tijdens de opleiding. En niet te vergeten: van de algemene voorzieningen die de onderwijsinstelling biedt. Het is van belang de facilitaire inrichting goed te laten aansluiten bij deze verwachtingen. Een FMP biedt de mogelijkheid deze verwachtingen te meten en de facilitaire dienstverlening daarop aan te laten sluiten. Uitdagingen en trends binnen het onderwijs Student Erlangen (Duitsland): Bij de kassa s zijn nooit rijen, de rijen zijn bij het buffet. Onderwijsinstellingen vervullen een essentiële rol in elke sociale structuur. Wij verwachten hoogwaardig onderwijs. Maar we stellen ook eisen aan het onderwijsbudget. Daardoor worden scholen en universiteiten gedwongen hun middelen optimaal in te zetten en keuzes te maken. Dit geldt voor het onderwijs zelf, maar ook voor de facilitaire dienstverlening. Het uitbesteden van facilitaire diensten en onbemande dienstverlening kunnen dan een oplossing bieden. Daarnaast spelen onderwijsinstellingen in op ontwikkelingen op het gebied van social media en distance learning. Elke instelling formuleert hiervoor een eigen beleid. Eén ding is in ieder geval duidelijk. De moderne leerling of student is op een andere, nieuwe manier met de instelling verbonden en communiceert hier anders mee. Ook de facilitaire voorzieningen kunnen bijdragen aan deze moderne vorm van communicatie tussen onderwijsinstelling en leerling of student. Het is belangrijk om dit te onderzoeken. Magna Carta heeft ruime ervaring met de ontwikkeling en levering van facilitaire systemen. Daarbij zijn wij een nauwe samenwerking aangegaan met onderwijsinstellingen en facilitaire partners. Dit heeft geleid tot de ontwikkeling van ons modulaire facilitair-managementplatform FacilityPro. Het facilitair-managementplatform FacilityPro Wil je als school of universiteit bovengenoemde doelen bereiken? Dan kan het aantrekkelijk zijn de facilitaire dienstverlening te ondersteunen met een FMP. Kenmerk van een FMP is dat voor producten en diensten wordt betaald middels een elektronische transactie. Leerlingen of studenten, medewerkers en gasten, allen hebben op die manier snel en eenvoudig toegang tot de facilitaire diensten. Zonder dat er Whitepaper FPP 0106.docx Pagina 3 8

4 contant geld aan te pas komt. Denk bijvoorbeeld aan het afrekenen van een maaltijd in de kantine of het betalen van een boete voor het te laat terugbrengen van een bibliotheekboek. Het kopen van een kop koffie uit een automaat. Of het betalen voor een A3 kleurenkopie. Door deze transacties te verzamelen en te analyseren ontstaat een beeld van het gebruik van de verschillende facilitaire voorzieningen. We kunnen zien wanneer het druk of juist rustig is in de kantine. Wanneer wordt de meeste koffie gedronken? En waar? Wellicht omdat deze daar lekkerder is? Welke multifunctionals worden langere tijd niet gebruikt? Zijn die misschien in storing? Om maar een paar voorbeelden te noemen. Met deze gegevens kunnen de facilitaire en financiële afdelingen hun processen beter analyseren, besturen en optimaliseren. Bovendien kunnen zij op basis hiervan de toeleveranciers van facilitaire diensten zoals de koffie- en repropartners informeren en bijsturen. Meten is immers weten. Ook de administratieve organisatie kan met deze gegevens haar processen vereenvoudigen. Facturen van toeleveranciers kunnen nu worden gecontroleerd en vergeleken met de eigen transactiegegevens. Hierdoor worden fouten in de betaling zo veel mogelijk voorkomen. Controle van de gegevens van toeleveranciers is met een FMP eenvoudig en, vanuit het oogpunt van accountancy en good governance, in feite essentieel. Omdat met een FMP alle betalingen cashless verlopen is het gebruiksgemak hoog. Daar komt bij dat het systeem voor de onderwijsinstelling veel veiliger is dan het werken met contant geld. Tot slot kan een FMP worden ingezet om de ideeën en meningen van de leerling of student te polsen. Hierbij moet gedacht worden aan inspraak in het aangeboden assortiment en het reageren op vragen over de kwaliteit van de dienstverlening tijdens of kort na de transactie. Eigenschappen ROC in midden Nederland: Na inrichting van het FMP hebben wij de kwaliteit van de repro kunnen verhogen en de kosten met meer dan 50% kunnen verlagen. Onbemande dienstverlening, waarbij de gebruiker een product of dienst rechtstreeks van een automaat of machine afneemt, is goedkoop en kan op veel plaatsen worden ingezet. Denk hierbij aan automaten voor koffie, frisdrank of snoep, printers en kopieermachines. Daarbij kan de onbemande (elektronische) transactie ook heel goed overweg met vooraf ingestelde individuele privileges. Budgetten, kortingen maar ook beperkingen kunnen eenvoudig aan een gebruiker of groep van gebruikers worden Whitepaper FPP 0106.docx Pagina 4 8

5 toegekend. Gratis printen of kopiëren voor docenten is daarvan een veel gebruikt voorbeeld. Uiteraard kunnen de gemaakte prints of kopieën per afdeling worden doorbelast. De onbemande transactie is bovendien 24/7 beschikbaar. Dit wordt als een belangrijke verbetering van de service ervaren. Voor het betalen kan gebruik gemaakt worden van verschillende identificatiemiddelen (ID s), zoals chipkaarten en mobiele telefoons (NFC). De identificatie en het betalen worden snel en veilig afgewikkeld. Desgewenst kunnen de gegevens over de uitgevoerde transacties per gebruiker of groep van gebruikers worden geanalyseerd of juist geanonimiseerd. FacilityPro is opgezet als een stekkerdoos. De verschillende toeleveranciers, die producten of diensten aan de leerling of student leveren, kunnen daardoor eenvoudig op het platform worden aangesloten. De gestandaardiseerde interfaces die gangbaar zijn voor verkoopautomaten vormen de basis voor deze architectuur. Ook andere machines zoals kassa s en multifunctionals hebben steeds meer gestandaardiseerde interfaces. Voor optimale inzet is het belangrijk dat een FMP als geheel eigendom is van de onderwijsinstelling. Beschouw een FMP als een voorziening die vergelijkbaar is met het elektriciteitsnet of ethernet. Het is niet verstandig om onderdelen van een platform door toeleveranciers te laten meeleveren in een tender. De indruk kan bestaan dat hierdoor kosten worden bespaard. Toch is het juist voor het uitvoeren van de noodzakelijke controles van belang dat het complete platform eigendom is van - en beheerd wordt door - de onderwijsinstelling. Dit leidt uiteindelijk tot veel grotere besparingen. Een FMP kent verschillende gebruikers. Beheerders, leerlingen of studenten, medewerkers, administratie, toeleveranciers. Vandaar dat moet worden overwogen om niet het complete systeem na 5 tot 7 jaar te vervangen, maar om voortdurend en geleidelijk delen van het platform te innoveren. De organisatorische kosten voor complete vervanging en het opnieuw aansluiten van alle betrokkenen worden bij de beoordeling van een tender niet altijd meegenomen. Terwijl die kosten erg hoog kunnen zijn. Uiteraard is het bij geleidelijke vernieuwing wel belangrijk dat de leverancier van het FMP zorgt dat het platform up-to-date kan blijven en de mogelijkheid heeft modules te vervangen. Het FacilityPro platform van Magna Carta voldoet aan deze voorwaarden. Whitepaper FPP 0106.docx Pagina 5 8

6 Een FMP bestaat uit verschillende componenten. Om te beginnen zijn er de betaalterminals waar transacties plaatsvinden. Deze staan onder andere bij de verkoopautomaten, multifunctionals en kassa s. Er zijn ook opwaardeerstations, voor het opwaarderen van tegoeden. De chipkaarten zelf (of een andere vorm van ID) maken eveneens deel uit van het FMP. Natuurlijk zijn er ook software componenten. Een heel belangrijke component van FacilityPro is de beheerssoftware FP5. En voor de leerling of student zijn er de gebruikersportaal en de mobiele app. Al deze software is webbased en kan door verschillende gebruikers gelijktijdig worden gebruikt. Dit kan via verschillende devices : op een PC of laptop, maar ook op een tablet of smartphone. Voordelen Afhankelijk van de toepassingsgebieden biedt FacilityPro verschillende voordelen. Eenvoudig. FacilityPro maakt voor de identificatie van de gebruikers gebruik van één ID en één elektronische portemonnee. Leerlingen of studenten kunnen met de kaart (of met de juiste mobiele telefoon) betalen bij alle facilitaire voorzieningen binnen de instelling. Er zijn geen aparte beurzen voor koffie, repro, en bibliotheek. Snel. De cashless betaalfunctie van FacilityPro zorgt voor zeer snelle betalingen op plaatsen waar dat nodig is. Magna Carta heeft voorbeelden van betaalpunten waar meer dan 6 studenten per minuut een maaltijd kunnen afrekenen. Dit is prettig voor de gebruiker en zorgt voor minder belasting van het personeel. Whitepaper FPP 0106.docx Pagina 6 8

7 Veilig. FacilityPro zorgt dat er geen contant geld in omloop is binnen een onderwijsinstelling. Dit resulteert niet alleen in snelle transacties, maar ook in een verminderd risico op diefstal en fraude. Privileges. Aan medewerkers en leerlingen of studenten kunnen privileges worden toegekend zoals budgetten en kortingen. Hiermee kan de consumptie van goederen en diensten worden beïnvloed en beheerst. Mobiele telefoons. Naast kaarten kunnen ook mobiele telefoons ingezet worden als ID. Het is dan wel noodzakelijk dat de mobiele telefoon over een NFC-functie (Near Field Communication) beschikt. Voordelen zijn dat de school geen kaarten hoeft uit te geven en dat de leerling of student goed voor zijn ID zorgt. Feedback. FacilityPro kan de leerling of student vragen naar zijn mening over de geleverde diensten en producten en naar zijn tevredenheid over het assortiment dat wordt aangeboden. Gebruikersinput. De leerling of student kan ook op eigen initiatief zijn mening geven over de kwaliteit van de dienstverlening en producten en over het assortiment. Conclusie Een facilitair-managementplatform of FMP biedt onderwijsinstellingen de mogelijkheid de kwaliteit van de facilitaire dienstverlening te verhogen en tegelijkertijd de kosten beter te bewaken - en in sommige gevallen zelfs te verlagen. De leerling of student kan makkelijker en op een aangenamere manier beschikken over de faciliteiten van de onderwijsinstelling. Deze zijn toegankelijk via zijn kaart of zijn mobiel en kunnen door de onderwijsinstelling afgestemd worden op individuele leerlingen of studenten en medewerkers. De onderwijsinstelling zorgt zo voor een optimale student experience. Het toekennen van budgetten aan gebruikers en het kunnen meten van de prestaties van de toeleveranciers zijn belangrijke instrumenten voor het beheersen en verlagen van de kosten. Whitepaper FPP 0106.docx Pagina 7 8

8 Een FMP zou een vast onderdeel van de facilitaire en ICT-infrastructuur van de school moeten vormen. De aanschaf van het FMP FacilityPro van Magna Carta is een investering die zich snel terugverdient. Om van alle voordelen van FacilityPro te kunnen profiteren is het minder aantrekkelijk sommige componenten van het platform door toeleveranciers te laten meeleveren. FacilityPro is de professionele tool voor facilitair management binnen onderwijsinstellingen. Wilt u meer weten? Kijk op magnacarta.nl Of bel ons gewoon: Wij vertellen u graag meer! Whitepaper FPP 0106.docx Pagina 8 8