Modelreglement Tijdelijke registers (Code-nr. 03/131.TR.2) voor een politieregister dat handmatig

Transcriptie

1 Tijdelijke registers Modelreglement Tijdelijke registers (Code-nr. 03/131.TR.1) voor een politieregister dat deels geautomatiseerd, deels handmatig, gevoerd wordt bij het regionaal politiekorps[ ]/Korps landelijke politiediensten. Modelreglement Tijdelijke registers (Code-nr. 03/131.TR.2) voor een politieregister dat handmatig gevoerd wordt bij het regionaal politiekorps[ ]/ Korps landelijke politiediensten. Modelreglement Tijdelijke registers (Code-nr 03/131.TR.3) voor een politieregister dat geautomatiseerd gevoerd wordt bij het regionaal politiekorps[ ]/ Korps landelijke politiediensten. De Burgemeester van de gemeente [ ] korpsbeheerder van het regionaal politiekorps [ ]/De Minister van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties, korpsbeheerder van het Korps landelijke politiediensten, - gelet op het bepaalde in artikel 9, eerste en tweede lid, artikel 5 en artikel 10 van de Wet politieregisters, Gezien het Modelreglement Tijdelijke registers (Stcrt 2003,/131) waaromtrent het College Bescherming Persoonsgegevens ingevolge artikel 12, eerste lid, van de Wet politieregisters een verklaring van overeenstemming heeft afgegeven; - besluit vast te stellen het privacyreglement voor het politieregister Tijdelijke registers dat gevoerd wordt bij het regionaal politiekorps [ ]/ Korps landelijke politiediensten. 1

2 Paragraaf 1 Begripsbepalingen. Artikel 1. In dit reglement wordt verstaan onder: a. De Wet: Wet politieregisters (Wpolr); b. Het Besluit: het Besluit politieregisters (Bpolr); c. Het korps: het regionaal politiekorps [ ]/ Korps landelijke politiediensten; d. Beheerder: de burgemeester van de gemeente [ ] korpsbeheerder van het regionaal politiekorps[ ]/ de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, korpsbeheerder van het Korps landelijke politiediensten; e. Registerbeheerder: de korpschef van het regionaal politiekorps [ ]/ van het Korps landelijke politiediensten f. Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; g. Verstrekken van gegevens uit het register: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens, voor zover zulks geheel of grotendeels steunt op gegevens die in dat politieregister zijn opgenomen, of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens zijn verkregen; h. Gegevensbeheer: de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de ingevoerde gegevens, alsmede voor het bewaren, verwijderen en verstrekken van gegevens; i. Koppeling: Het treffen van technische of organisatorische voorzieningen, waardoor verschillende verzamelingen van persoonsgegevens systematisch met elkaar kunnen worden vergeleken; j. Het meldingsformulier: te weten de melding aan het College bescherming persoonsgegevens welke is opgemaakt om het tijdelijk register overeenkomstig de wettelijke voorschriften aan te melden, welke als bijlage bij dit reglement is gevoegd; k. Het register: het conform dit model gereglementeerde Tijdelijke Registers. Paragraaf 2 Doel en werking. Artikel Het register heeft tot doel de informatievoorziening in het kader van de uitvoering van artikel 2 van de Politiewet 1993 binnen het korps mogelijk te maken voor zover het betreft: de opsporing en vervolging van verdachten van (het) de strafbare feit (en); het, voorzover daartoe aanleiding is, ontnemen van wederrechtelijk verkregen voordeel; de afhandeling van een ingesteld Strafrechtelijk Financieel Onderzoek de verantwoording van strafvorderlijke, administratieve en andere ambtelijke handelingen, welke middels een melding tijdelijk register werden aangemeld bij de College bescherming. 2. Gegevens uit het register kunnen worden gebruikt ten behoeve van interne bedrijfsstatistiek, interne bedrijfsvoering en interne ontwikkeling van beleid met betrekking tot de uitvoering van de politietaak. Artikel 3 Het register wordt deels/geheel geautomatiseerd en deels/geheel handmatig bij het korps gevoerd. Paragraaf 3 Beheer. Artikel De registerbeheerder is, onder verantwoordelijkheid van de beheerder, belast met de zeggenschap over het register. Hij draagt zorg voor de naleving van de Wpolr, het Bpolr en het reglement. Hij treft daartoe onder meer voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van het register tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. 2. Tevens treft hij maatregelen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de in het 2

3 register opgenomen gegevens. 3. De registerbeheerder wijst bij besluit functionarissen aan die belast zijn met de dagelijkse leiding over het gegevensbeheer. 4. De registerbeheerder wijst bij besluit functionarissen aan die zijn belast met de opname van een aanduiding omtrent de betrouwbaarheid betreffende de in het register opgenomen gevoelige gegevens. Paragraaf 4 Inhoud van het register. Artikel In het register worden gegevens opgenomen betreffende de volgende categorieën van personen: a. verdachten, rechtspersonen en veroordeelden van het in artikel 2 bedoelde onderzoek; b. aangevers, tipgevers en melders; c. getuigen, personen die contact hadden met betrokkene, de politie en of de hulpverlening; d. vermisten, overledenen, slachtoffers, en hun relaties, benadeelden; e. personen die gehoord werden of waarmee gesproken werd in het kader van het onderzoek; f. onverdachte personen die mogelijk betrokken zijn bij strafbare feiten of bij het beramen of plegen daarvan; g. opsporingsambtenaren, onderzoekers, deskundigen; h. medewerkers van bestuur, openbaar ministerie, rechtelijke macht. 2. In aanvulling op de in artikel 6, eerste lid, genoemde gegevens, wordt omtrent de in artikel 5 lid 1 onder a genoemde staande gehouden of aangehouden categorie van personen tevens het sociaal-fiscaal nummer opgenomen voor zover dit noodzakelijk is voor het controleren van de juistheid van de gegevens. Artikel Omtrent de in artikel 5, lid 1 onder a tot en met f genoemde categorie van personen worden ten hoogste de volgende soorten van gegevens opgenomen: a. volledige personalia, adresgegevens en postcode, geboortegegevens, bereikbaarheidsgegevens, A-nummer van de GBA en nationaliteit; b. persoonlijkheidsgegevens omtrent het uiterlijk; c. gegevens over de karaktereigenschappen; d. gegevens over de persoonlijke omstandigheden; e. gegevens over de levenswijze; f. gegevens over de contacten, contactadressen en relaties met andere (rechtspersonen; g. gegevens over plaatsen van geregeld verblijf; h. gegevens over bewegingen; en relatiegegevens, signalement, fotografische afbeelding; i. aliassen, roep- bij- en of valse namen; j. modus operandi, sporen als vingerafdrukken, fotografische afbeelding en andere technische sporen of aanwijzingen; k. DNA gegevens, voorzover deze binnen het regionaal politiekorps bewaard worden, alsmede de daarover gevoerde correspondentie en uitslagen; l. verblijfsstatus op grond van de vreemdelingen wet, paspoort en visagegevens, m. gegevens met betrekking tot telecommunicatieverkeer en gebruikte/gevoerde; communicatie(middelen); n. gegevens over vervoermiddelen luchtvaartuiggegevens, vervoer en landinggegevens; o. weergave van de afgelegde verklaringen, melding of mededeling; 3

4 p. andere op het onderzoek betrekking hebbende gegevens; q. verbanden met andere (strafbare) feiten; r. datum, tijdstip, plaats, aard en andere op het gebeurde betrekking hebbende gegevens; s. gegevens betreffende het gevoerde (strafrechtelijke) onderzoek; t. bank-gironummer en financiële gegevens, bedrijfsgegevens en gegevens over roerende en onroerende zaken, u. administratieve gegevens en verwijzingen. 2. Omtrent de in artikel 5 lid 1, onder g en h genoemde categorie van personen worden ten hoogste de volgende soorten van gegevens opgenomen: a. volledige personalia; b. dienstnummer, organisatie-aanduiding, rang, functie; c. autorisatie en autorisatieniveau; d. vermelding ambtseed of -belofte; e. de door hen uitgevoerde (opsporings)handelingen. Artikel In aanvulling op de in artikel 6, eerste lid, genoemde gegevens worden omtrent de in artikel 5, onder a tot en met f, genoemde categorieën van personen gegevens opgenomen betreffende hun ras voor zover dit onvermijdelijk is: a. met het oog op hun identificatie; b. voor de juiste beoordeling van een strafbaar feit en zulk een gegeven het slachtoffer of de motieven van de dader van dat feit betreft; c. met het oog op de verlening van hulp door de politie. 2. In aanvulling op de in artikel 6, eerste lid, genoemde gegevens worden omtrent de in artikel 5, onder a tot en met e, genoemde categorieën van personen gegevens opgenomen betreffende hun godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, seksualiteit en intiem levensgedrag voor zover dit onvermijdelijk is: a. voor de juiste beoordeling van een strafbaar feit en zulk een gegeven het slachtoffer of de motieven van de dader van dat feit betreft; b. met het oog op de verlening van hulp door de politie; c. met het oog op de verzorging en bejegening in geval van vrijheidsbeneming. 3. In aanvulling op de in artikel 6, eerste lid, genoemde gegevens worden omtrent de in artikel 5, onder a tot en et e, genoemde categorieën van personen gegevens opgenomen betreffende hun medische en psychologische kenmerken voor zover dit onvermijdelijk is: a. met het oog op hun identificatie; b. voor de juiste beoordeling van een strafbaar feit en zulk een gegeven het slachtoffer of de motieven van de dader van dat feit betreft; c. met het oog op de verlening van hulp door de politie; d. met het oog op de verzorging en bejegening ingeval van vrijheidsbeneming; e. ter afwering van dreigend gevaar voor leven of gezondheid van politieambtenaren en overige bij de directe uitoefening van de politietaak betrokkenen. Paragraaf 5 Verwijdering, vernietiging en correctie opgenomen gegevens. Artikel De gegevens worden uit het register verwijderd wanneer deze niet meer noodzakelijk zijn voor het doel van het register en zodra mogelijk vernietigd; 2. Het eerste lid vindt geen toepassing indien de gegevens betekenis kunnen hebben voor een eventueel verder strafrechtelijke onderzoek met betrekking tot de in artikel 2, eerste lid, omschreven doelstelling, dan wel indien er sprake is van een overdracht of samenvoeging als bedoeld in artikel 8, vierde of vijfde lid, van het Bpolr; 3. Indien het doel van het onderzoek, zoals omschreven in het meldingsformulier tijdelijk register, niet is bereikt blijven de gegevens beschikbaar ter uitvoering van de politietaak 4

5 tot het tijdstip waarop het recht van strafvordering is verjaard. 4. Het sociaal-fiscaal nummer wordt uit een register verwijderd en vernietigd indien opneming niet langer noodzakelijk is voor het doel, bedoeld in artikel 5 lid 2, en in elk geval na verloop van een maand na opneming. Paragraaf 6 Verstrekking van gegevens. Artikel 9. Verstrekking van gegevens vindt plaats in overeenstemming met de WPolr en het Bpolr. Paragraaf 7 Rechtstreekse toegang tot het register en protocol. Artikel Rechtstreekse toegang tot het register, dan wel onderdelen daarvan, hebben personen die daartoe overeenkomstig de WPolr en het Bpolr door de registerbeheerder zijn geautoriseerd. 2. De autorisatie geeft aan voor welk doel de rechtstreekse toegang wordt verleend. 3. Het desbetreffende besluit wordt bij het reglement gevoegd. Artikel Van iedere verstrekking die rechtstreeks langs geautomatiseerde weg geschiedt, wordt overeenkomstig de WPolr en het Bpolr aantekening gehouden. 2. Van iedere verstrekking die niet rechtstreeks langs geautomatiseerde weg geschiedt, wordt overeenkomstig de WPolr en het Bpolr aantekening gehouden, tenzij overeenkomstig het doel wordt verstrekt aan vaste gebruikers. 3. Vaste gebruikers zijn: a. personen die geautoriseerd zijn tot rechtstreekse toegang; b. overige door de registerbeheerder bij besluit aan te wijzen personen of instanties aan wie bijna dagelijks gegevens worden verstrekt. Het besluit wordt bij het reglement gevoegd. Paragraaf 8 Rechten van de geregistreerden. Artikel Een geregistreerde kan de registerbeheerder ingevolge artikel 20 van de WPolr verzoeken hem mede te delen: a. of hij in het register voorkomt; b. welke gegevens over hem in het register zijn opgenomen; c. van wie of van welke instanties de in het register over hem opgenomen gegevens zijn verkregen; d. aan wie of aan welke instanties gegevens over hem zijn verstrekt. 2. Een verzoek tot kennisneming dient schriftelijk gericht te worden aan de registerbeheerder, t.a.v. de privacyfunctionaris, postbus [ ] Het verzoek is ontvankelijk na ontvangst van de betaling van 4,50 (vier Euro vijftig Eurocent) op rekening [ ] van het korps onder vermelding van 'privacyverzoek'. 3. Een verzoek tot kennisneming wordt ten aanzien van minderjarigen die de leeftijd van 16 jaren nog niet hebben bereikt, en ten aanzien van onder curatele gestelden gedaan door hun wettelijke vertegenwoordigers. 4. Een verzoek tot kennisneming kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de betrokkene worden gedaan door diens advocaat of procureur. 5. Een verzoek tot kennisneming kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijk machtiging, namens de betrokkene eveneens worden gedaan door een ander. Mededelingen aan een dergelijke gemachtigde vinden niet plaats indien aangenomen kan worden dat deze mede een zelfstandig belang heeft bij de mede te delen gegevens of indien tegen hem ernstige bezwaren bestaan. 5

6 6. Op een verzoek tot kennisneming wordt binnen vier weken nadat het verzoek ontvankelijk is, beslist. 7. De registerbeheerder draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker. De behandelend functionaris kan verlangen dat de verzoeker hem bescheiden toont waaruit zijn identiteit blijkt alsmede die van degene namens wie hij optreedt. 8. In geen geval worden mededelingen in antwoord op een verzoek tot kennisneming in schriftelijke vorm gedaan. Artikel Een geregistreerde aan wie ingevolge artikel 20 van de WPolr mededeling is gedaan van hem betreffende persoonsgegeven, kan de beheerder ingevolge artikel 22 van de Wpolr, schriftelijk verzoeken deze te: a. te verbeteren; b. aan te vullen; c. te verwijderen; d. af te schermen; Indien deze gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van het register onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel in strijdt met een wettelijk voorschrift in het register voorkomen. 2. Een verzoek dient schriftelijk gericht te worden aan de registerbeheerder, t.a.v. de privacyfunctionaris, [..adres..]. In het verzoek dient de gewenste verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming aangegeven te worden. 3. Een verzoek wordt ten aanzien van minderjarigen die de leeftijd van 16 jaren nog niet hebben bereikt, en ten aanzien van onder curatele gestelden gedaan door hun wettelijke vertegenwoordigers. 4. Een verzoek kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de betrokkene worden gedaan door diens advocaat of procureur. 5. Een verzoek kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijk machtiging, namens de betrokkene eveneens worden gedaan door een ander. Verstrekking aan een dergelijke gemachtigde vindt niet plaats indien aangenomen kan worden dat deze mede een zelfstandig belang heeft bij de te verstrekken gegevens of indien tegen hem ernstige bezwaren bestaan. 6. De beheerder bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Artikel 37 Wet bescherming persoonsgegevens (Wet van 6 juli 2000 Stb. 302) is van overeenkomstige toepassing. Een weigering is met redenen omkleed. 7. De beheerder draagt zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. Paragraaf 9 Koppeling en verbanden met andere gegevensverzamelingen. Artikel Koppeling van het register met een andere politieregister of een gegevensverwerking als bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens, voor zover gevoerd bij bij het Rijk, de provincies, gemeenten en andere openbare lichamen met inbegrip van de daaronder ressorterende diensten, instellingen en bedrijven, kan plaatsvinden voor zover deze koppeling noodzakelijk is voor het voorkomen en opsporen van misdrijven die gezien hun ernst of frequentie dan wel het georganiseerd verband waarin zij worden gepleegd een ernstige inbreuk op de rechtsorde opleveren. 2. De registerbeheerder doet van een dergelijke koppeling zo spoedig mogelijk mededeling aan het College bescherming persoonsgegevens. Artikel 15. Het tijdelijk register kan structurele relaties hebben met : a. de bedrijfsprocessenregistraties van de politie; 6

7 b. de recherche-informatie van de politie; c. de gegevens met andere opsporings-, vervolgings- en onderzoeksinstanties. Paragraaf 9 Slotbepaling. Artikel Het reglement wordt voor een ieder ter inzage gelegd op het hoofdbureau te en de bureaus waar het register wordt gevoerd of rechtstreeks toegankelijk is. 2. Het reglement treedt in werking op het moment dat daarvan melding gedaan wordt aan het College bescherming persoonsgegevens. 3. Het reglement kan worden aangehaald als: Reglement tijdelijke registers. [ ] (plaats) [ ] (datum) De korpsbeheerder Regiopolitie [ ]/ Korps landelijke politiediensten. 7

8 A. MELDINGSFORMULIER TIJDELIJK REGISTER Deze melding betreft: O aanleg tijdelijk register, datum aanleg O overdracht tijdelijk register aan de regio... datum overdracht O samenvoeging tijdelijk register met tijdelijk register.. datum samenvoeging O opheffing tijdelijk register datum opheffing O inwerkingtreding reglement tijdelijke registers datum ingang reglement ALGEMENE GEGEVENS Naam tijdelijk register:... Het doel van het tijdelijk register kan worden gecategoriseerd onder nummer O.. van de hierbij behorende bijlage van categorien, alsmede daarmee samenhangende (strafbare)feiten alsmede een eventueel in te stellen financieel onderzoek, nader gepreciseerd als: Het register wordt deels handmatig / deels geautomatiseerd gevoerd. Regionaal politiekorps Onderdeel (district of divisie)... postadres... Postcode en plaats... DAGELIJKSE LEIDING naam :... functie :... correspondentieadres :... telefoonnummer :... faxnummer :... zaaksofficier van justitie :... MELDING Hierbij verklaar ik bevoegd te zijn om deze melding te doen en dat de hiervoor vermelde gegevens juist zijn: plaats :... naam :... datum :... functie :... handtekening... O aankruisen wat van toepassing is. 8

9 Aaanwijzing aan de invuller: Ondertekend meldingsformulier zenden aan: De privacy-adviseur Politieregio Postbus De privacy-adviseur zend het meldingsformulier aan: Het College Bescherming Persoonsgegevens Postbus AJ s Gravenhage en (Hoofd)officier van Justitie 9

10 Categorien van tijdelijke registers. Het benoemen van categorien van tijdelijke registers heeft tot doel om de doelstelling van tijdelijke registers nader gestalte te geven en te kunnen verdelen in hoofdgroepen van onderzoek. In de nadere preciesering wordt aangegeven om welk onderzoek het feitelijk gaat. Daarbij wordt geadivseerd om noch in de nadere preciesering noch in de naamgeving van het onderzoek enige herleidbaarheid te geven, die mogelijk kan verwijzen naar bepaalde natuurlijke personen of rechtspersonen. Categorie 1. Staatsdelicten. Hieronder worden verstaan delicten tegen de Koning/Koningin, het Rijk en Staat, regering en ministerraad of andere staten / internationale belangen; Categorie 2. Levensdelicten. Hieronder wordt verstaan onderzoek (mogelijk)onnatuurlijke dood c.q. poging daartoe; Categorie 3. Geweldsdelicten. Hieronder worden verstaan openbaar geweld of geweld tegen personen of goederen. Geweld voorafgaand, vergezeld of gevolgd door misdragingen waaronder brandstichting en (vuur)wapen criminaliteit.; Categorie 4. Vermogensdelicten. Hieronder worden verstaan alle delicten die tot bevoordeling van de verdachten kan leiden, waaronder ook oplichting, afpersing, bedrog, verduistering en valsheid in geschrifte; Categorie 5. Narcotica. Alle delicten die strafbaar gesteld zijn ingevolge de Opiumwet of die daarmee verband houden zoals de wetgeving chemicalien en gevaarlijke stoffen of soortgelijke delicten; Categorie 6. Economische delicten. Hieronder worden verstaan alle feiten die strafbaar gesteld zijn ingevolge de Wet economische delicten of andere bijzondere wetgeving zoals Milieuwetgeving; Categorie 7. Strafrechtelijke opdrachten. Hieronder worden verstaan onderzoeken door een team dat door het bevoegd gezag zijn belast met specifiek geformuleerde taken; Categorie 8 Openbare orde. Hieronder worden verstaan onderzoeken naar (mogelijke) verstoringen van de openbare orde en misdrijven tegen de openbare orde; Catergorie 9 Zeden Hieronder wordt verstaan onderzoeken naar verkrachting, pornografie, aanranding, mensenhandel 10