Provinciale Staten VOORBLAD

Transcriptie

1 Provinciale Staten VOORBLAD Onderwerp SIS-nummer Afdoening verzoeken veelschrijvers PS Agendering (advies Griffie) Commissie AFW 24 oktober 2012 Provinciale Staten 7 november 2012 Behandelwijze Overleg-/ beslispunten Context Opmerkingen Griffie Kaderstellen Controleren X Adviseren PS (door commissie) X Vaststellen (door PS) Door middel van delegatie regelen dat GS verzoeken van veelschrijvers ten behoeve van uw Staten afdoen. Dit voorstel is ontstaan omdat geconstateerd werd dat er in toenemende mate grote aantallen verzoeken van bepaalde burgers bij bestuursorganen van de provincie binnenkomen (Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koningin en soms bij alle drie tegelijk). Eerdere gesprekken in mediationverband met deze burgers hebben niet geleid tot een werkbare oplossing. In het kader van Papier Hier hebben Gedeputeerde Staten toegezegd een pilot te zullen houden m.b.t. een ander format voor de statenstukken. Bij de stukken treft u daarom tevens aan een eerste proeve van een Statenbrief. Dit zal ook bij een aantal andere stukken worden gevoegd. Op dit moment kunt u dit stuk voor kennisgeving aannemen. De deelnemers aan de ipad-pilot zullen naar hun bevindingen over het nieuwe format worden gevraagd. Griffie en ambtelijke organisatie zijn nog in overleg over vervolmaking van het format. Of, hoe, wanneer en in plaats waarvan een nieuw format definitief zal worden ingevoerd zal op een gegeven moment nog bekend worden gemaakt. Openbare samenvatting van GS Meer informatie mw. E.T. Bosman, telnr. (026) e.bosman@gelderland.nl GS-besluit: 2-10 /Ontvangen door Griffie: 4-10 /Geplaatst op SIS: 9-10

2 Gedeputeerde Staten datum datum Onderwerp Afdoening verzoeken veelschrijvers PS nummer 2012-xxxxxx PILOT PAPIER HIER STATENBRIEF Doel van deze brief Gedeputeerde Staten verzoeken Provinciale Staten om x te besluiten conform het ontwerpbesluit. over de inhoud van deze brief te overleggen. de inhoud van deze brief voor kennisgeving aan te nemen (informatieplicht). Wat vragen wij aan u? Het voorstel luidt om de afdoening van verzoeken van veelschrijvers te delegeren aan Gedeputeerde Staten. Relatie met beleid en/of wetgeving Dit voorstel heeft betrekking op de toepassing van artikel 5 van de Grondwet ("Ieder heeft het recht verzoeken schriftelijk bij het bevoegd gezag in te dienen"), op verzoeken van burgers en hoe we er voor zorgen dat deze verzoeken tijdig kunnen worden afgedaan. Proces en tijdpad Dit voorstel is ontstaan omdat geconstateerd werd dat er in toenemende mate grote aantallen verzoeken van bepaalde burgers bij bestuursorganen van de provincie binnenkomen (Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koningin en soms bij alle drie tegelijk). Eerdere gesprekken in mediationverband met deze burgers hebben niet geleid tot een werkbare oplossing. Het voornemen van Gedeputeerde Staten is om de afdoening van verzoeken van veelschrijvers, voor zover deze geen politieke relevantie hebben, op één plek in de organisatie te beleggen waardoor verzoeken van veelschrijvers sneller en efficiënter kunnen worden afgedaan. Financiële aspecten Er zijn geen financiële aspecten aan dit voorstel verbonden. Arnhem, datum 2012 Gedeputeerde Staten van Gelderland ing. J. Markink - plv. Commissaris van de Koningin drs. P.P.L. van Kalmthout - secretaris bijlagen 1 Ontwerpbesluit 2 Statenvoorstel afdoening verzoeken veelschrijvers inlichtingen bij mw. B. Bosman telefoonnummer (026) adres post@gelderland.nl

3 Provinciale Staten Vergadering d.d. Besluit nr. PROVINCIALE STATEN VAN GELDERLAND Gezien het voorstel PS van Gedeputeerde Staten inzake de afdoening van verzoeken van veelschrijvers; Gelet op de artikelen 105, eerste lid en 145 van de Provinciewet; BESLUITEN De Algemene Delegatieverordening Gelderland 2003 als volgt te wijzigen: Artikel I Onder vernummering van paragraaf 4 en artikel 4 tot paragraaf 5 en artikel 5 een nieuwe paragraaf 4 in te voegen welke luidt als volgt: Paragraaf 4 Veelschrijvers Artikel 4 Gedeputeerde Staten zijn bevoegd aan Provinciale Staten gerichte verzoeken, aanvragen en andere geschriften van veelschrijvers af te doen. Artikel II Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst. Provinciale Staten van Gelderland voorzitter griffier

4 Provinciale Staten Voorstel aan Provinciale Staten HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH Afdoening verzoeken veelschrijvers HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH Beknopte samenvatting van inhoud voorstel: In toenemende mate wordt de provincie geconfronteerd met zogenoemde "veelschrijvers". Dat zijn burgers, instellingen of (semi)politieke groeperingen die met grote regelmaat bezwaarschriften en klachten indienen naar aanleiding van onder meer Wob-verzoeken en andere geschriften. Daarbij worden als verwerende partij ons college (hierna GS), uw Staten en/of de Commissaris van de Koningin (hierna CdK) aangeschreven. Om tijdig beslissingen te kunnen nemen op deze verzoeken, bezwaren en klachten wordt veel gevergd van de ambtelijke organisatie. Dit vindt met name zijn oorzaak in de omvangrijke besluitvormingsprocedure bij beslissingen op bezwaar, te nemen door uw Staten. Voorgesteld wordt: Door middel van delegatie regelen dat GS verzoeken van veelschrijvers ten behoeve van uw Staten (hierna PS) afdoen. Hiertoe is aanpassing nodig van de Algemene delegatieverordening Gelderland 2003 in navolgende zin: Paragraaf 4, artikel 4 wordt hernummerd naar paragraaf 5, artikel 5. Paragraaf 4, artikel 4, komt te luiden als volgt: Paragraaf 4 Veelschrijvers Artikel 4 Gedeputeerde Staten zijn bevoegd aan Provinciale Staten gerichte verzoeken, aanvragen en andere geschriften van veelschrijvers af te doen. ==== Aan de leden van Provinciale Staten In dit Statenvoorstel presenteren wij u de aanleiding en het voorstel met betrekking tot het omgaan met de toenemende hoeveelheid aan aanvragen, bezwaarschriften en klachten van een aantal veelschrijvers. In de bijlage treft u de volgende stukken aan: Een aantal voorbeelden van klachten en bezwaarschriften van genoemde veelschrijvers. 1 Veelschrijvers 1.1 Reeds een aantal jaren wordt de provincie Gelderland geconfronteerd met een aantal veelschrijvers, die grote aantallen verzoeken om informatie indienen bij onze provincie, vervolgens bezwaar maken of een klacht indienen als de informatie te laat is, niet volledig is of niet voldoet aan de wensen die zij op dit gebied hebben. Inlichtingen bij mw. E.T. Bosman, telnr. (026) adres: post@gelderland.nl

5 Vaak wordt tegelijkertijd of na afhandeling van het bezwaar eveneens een klacht ingediend ter zake van hetzelfde feit. Als verwerend orgaan worden zowel PS, als GS als de CdK geadresseerd. 1.2 Onder veelschrijvers verstaan wij personen, (semi)politieke groeperingen die het tot hun taak rekenen om met name overheidsinstanties kritisch te volgen en vervolgens door middel van het indienen van grote hoeveelheden aanvragen, klachten en bezwaarschriften de overheden te dwingen tot reacties 1.3 In de eerste zes maanden van 2012 zijn bijvoorbeeld van een aantal veelschrijvers 20 bezwaren/klachten ontvangen. Wij verwijzen u naar de bijlagen voor een aantal voorbeelden van genoemde bezwaarschriften en klachten. Daarnaast zijn er bij de afdelingen een aantal veelschrijvers die veelvuldig verzoeken indienen. Van één veelschrijver zijn het afgelopen half jaar reeds 28 verzoeken ingediend. Er is door zowel de Griffie als de Commissaris een aantal pogingen ondernomen om door middel van face-to-facegesprekken de achtergronden van de veelschrijverij te achterhalen. Vaak bleek na een dergelijk gesprek de instroom even te verminderen, om vervolgens weer in alle hevigheid aan te zwellen. Bij navraag bleek dat een aantal veelschrijvers ook actief zijn bij andere overheidsorganen. In het kader van pre-mediation hebben de veelvuldig betrokken afdelingen en Loket Mediation ingezet op gespreksvoering met betrokken veelschrijvers. Het in contact komen bleek al zeer lastig. De veelschrijvers gaven vervolgens aan niet bereid te zijn tot het voeren van gesprekken om samen tot een oplossing te komen. 1.4 Gebleken is dat in een aantal gevallen de bezwaarschriften/klachten gegrond dienen te worden verklaard, omdat onder meer niet tijdig is beslist op de aanvragen om informatie of omdat zonder (gegronde) reden de informatieverstrekking onvolledig bleek. 2 Oplossingsrichtingen 2.1 Nationale Ombudsman De Nationale Ombudsman geeft richtlijnen voor het omgaan met veelschrijvers. Het uitgangspunt van de overheid moet daarbij zijn dat op brieven van burgers en instellingen een reactie volgt. Er kunnen zich echter situaties voordoen dat een bestuursorgaan kan volstaan met de mededeling dat in het vervolg niet meer zal worden gereageerd, bijvoorbeeld als het gaat om brieven over een kwestie waarover al langdurig is gecorrespondeerd en waarbij van de overheid geen nieuwe standpunten meer zijn te verwachten. Ook als de correspondentie van een burger een onevenredige inspanning vergt van de overheidsorganisatie mag het contact eenzijdig beperkt worden. De betrokkene mag volgens de Nationale Ombudsman echter nooit worden beperkt in zijn rechtsbeschermingsmogelijkheden en in zijn mogelijkheden om zich schriftelijk tot het bestuursorgaan te wenden. Dit betekent dat de bezwaarschriften en klachten van de genoemde veelschrijvers conform de Algemene wet bestuursrecht behandeld moeten worden. Het niet inhoudelijk behandelen van bezwaren of klachten en het niet horen van bezwaarmakers en klagers is alleen mogelijk in de door de wet voorziene gevallen. Zoals elders in dit voorstel is aangegeven zullen bezwaarschriften en klachten van de genoemde veelschrijvers zoveel mogelijk in de raadkamer van de commissie, dus niet op een hoorzitting, worden afgedaan Coördinatie op aanvragen/bezwaarschriften en klachten Gelet op de aantallen en hetgeen hiervoor in 1.3 is verwoord, lijkt een aantal bezwaarschriften/klachten te kunnen worden voorkomen door coördinatie op de aanvragen van deze veelschrijvers te zetten. Er dient dan een eenduidige en strakke regie te worden gevoerd op tijdige en volledige (voor zover mogelijk) informatieverstrekking. De verwachting is dat wat in dit geval aan de voorkant van het proces wordt geïnvesteerd, we winnen aan de achterkant van het proces, in de vorm van een verminderde instroom aan bezwaarschriften en klachten. Ons college is voornemens verzoeken van veelschrijvers gecentraliseerd af te doen teneinde de voorgeschreven wettelijke beslistermijn na te leven. Hiertoe zal jaarlijks gerapporteerd worden hoeveel verzoeken van veelschrijvers zijn ontvangen. 2

6 Voor "normale" bezwaarschriften of bijvoorbeeld reactie-op-inspraakprocedures, ingediend door de veelschrijvers, wordt de gewone weg gevolgd, die ook voor de andere inspraakgerechtigden of bezwaarmakers geldt. 2.3 Delegatie In de afgelopen periode is gebleken dat met name de afdoening van bezwaarschriften/klachten geadresseerd aan PS veel tijd in beslag nemen vanwege de bewerkelijke en tijdrovende procedure. Ook de afdoening door de CdK vraagt een andere weg dan de reguliere weg die de GS-bezwaarschriften en -klachten doorlopen, met de kans op fouten en vertraging in de afdoening. Voorgesteld wordt de afdoening van verzoeken van de genoemde veelschrijvers aan GS te delegeren. Deze delegatie aan uw Staten stuit niet op bezwaren op grond van het bepaalde in de Algemene Wet bestuursrecht. Zie hiertoe bijgevoegd delegatiebesluit. 2.4 Raadkamer In de processuele afdoening willen we vertraging daar waar mogelijk proberen te voorkomen en de bezwaarschriften en klachten van de veelschrijvers selecteren door middel van een voorselectie op kansrijkheid van een eventuele gegrondverklaring. Tot op heden is gebleken dat de meerderheid van de klachten/bezwaarschriften niet-ontvankelijk of ongegrond worden verklaard. Deze bezwaarschriften/klachten willen we als regelstandaard in de Raadkamer (en dus niet op hoorzitting) afdoen. Dat scheelt veel voorbereidingswerk, bijvoorbeeld door korte verweerschriften te schrijven waarnaar in de beslissing op bezwaar/klacht kan worden verwezen. Ook is het dan niet nodig om een verslag van de hoorzitting te maken. 2.5 Conclusie Ons college is voornemens verzoeken van veelschrijvers gecentraliseerd af te doen om de wettelijke beslistermijnen na te leven. Wij geven u in overweging te besluiten overeenkomstig bijgevoegd ontwerpbesluit. Arnhem, 2 oktober zaaknummer Gedeputeerde Staten van Gelderland ing. J. Markink - plv. Commissaris van de Koningin drs. P.P.L. van Kalmthout - secretaris

7 Hierbij een overzicht van brieven/mails die een veelschrijver ikv een bepaald project aan de Provincie heeft gezonden. Aantal brieven/mails vanaf 2010 aan provincie Gelderland komt op 28. Al deze brieven/verzoeken hebben betrekking op de 1 project en lopen naast de gebruikelijke procedures van inspraak/inventarisatie en bezwaar en beroep. Hieronder overzicht: ( : Tafel van Tien, Bestemmingsverkeer, Brief) : Cie MEZ, Dieren-noord, Inspraakdocument ( : Staatssecr. EZ, L&I, WOB verzoek, Brief) : Jan v.d. W., Correspondentie met Sözen, Mail / : Sözen, Inspraak cie MEZ, Mail : Jan v.d. W., Afspraak 16-12, Brief : Co Verdaas, Twickel, Brief : Cie MEZ : GS, Brief : Cie MEZ, Ontsnippering Hof te Dieren, Brief ( : Minister LNV Bundeling, Brief) : Reactie brief , Brief :Zijlstra, Reactie brief , : Brief aan GS : Brief aan GS : Brief aan EZ, tk. Provincie Gelderland : Brief aan gemeente en tk aan projectbureau 26 mei 2011: mail met memo voor PS, cie MIE : Brief tk aan provincie nav informatiemiddag sept 2011: mail met memo voor PS, cie MIE 13 sept 2011: mail aan Max Schurink, met memo aan cie MIE en brief aan Twickel 15 sept 2011: mail aan Volp 16 sept 2011: mail aan Max Schurink

8 18 sept 2011: mail aan Bieze : mail aan projectbureau nav reactie gemeente : mail aan projectbureau : mail aan projectbureau : mail en bijlagen tk aan provincie 12 februari 2012: memorandum voor PS, cie MIE 14 maart 2012: brief aan GS/CdK (- 25 april 2012: reactie door GS) 26 april: mail met reactie op brief van GS voor verzoek wijziging 2e alinea (- 25 mei: mail Max Schurink op verzoek van 26 april) 8 mei: brief bezwaarschrift aan Commissie van Advies voor bezwaarschriften en klachten