Naarmate meer gebruikt wordt, krijgen we meer wensen van gebruikers, verzoeken tot verbetering of ideeën hoe dingen net iets

Transcriptie

1 Naarmate meer gebruikt wordt, krijgen we meer wensen van gebruikers, verzoeken tot verbetering of ideeën hoe dingen net iets handiger kunnen. Zo blijft het systeem in ontwikkeling en kunnen functionaliteiten dus veranderen. Deze handleiding passen we in dat geval ook aan. Versie oktober 2017

2 Inhoudsopgave PLATFORM EINDHOVEN DOET.nl... 2 ACCOUNT AANMAKEN... 2 AANMAKEN VAN EEN ORGANISATIE ACCOUNT... 3 ACCOUNT BEHEER... 5 VACATURE PLAATSEN... 6 VACATURE BEHEREN... 8 STATUS VACATURES BIJHOUDEN... 8 VACATURE(TEKST) AANPASSEN OF HERPLAATSEN... 9 SOLLICITATIES EN SOLLICITANTEN KANDIDATENBANK

3 PLATFORM EINDHOVEN DOET.nl Eindhoven Doet is een innovatie van Vrijwilligerspunt. Op deze website hebben we alle informatie, zoekmogelijkheden en alles over ontwikkeling en waardering bij elkaar gebracht. Een schat aan praktische informatie en een vacaturebank met goede zoekfilters voor het matchen van vrijwilligers en organisaties. Op kunnen organisaties een organisatie account maken en het hele proces van plaatsen van vacatures en werven van vrijwilligers online regelen. In deze handleiding laten we zien hoe. Kandidaten kunnen een account met een uitgebreid profiel aanmaken en de organisaties kunnen actief op zoek gaan naar de vrijwilliger die bij hun past. Jobalerts, een talentenscan, zelfs een Engelstalige versie; aan alles is gedacht om het matchen gemakkelijker te maken. Daarnaast zijn bemiddelaars actief bezig om vacatures onder de aandacht te brengen bij kandidaatvrijwilligers. Het hoofdmenu van kent een apart menu voor organisaties en bedrijven. ACCOUNT AANMAKEN Om alle functies als organisatie volledig te kunnen gebruiken, heb je een organisatie-account nodig. 2

4 AANMAKEN VAN EEN ORGANISATIE ACCOUNT Stap 1. Stap 2. Stap 3. Om een account aan te maken klik je rechtsboven op Inschrijven Je klikt nu op Ik ben een nieuwe organisatie. In het volgende scherm maak je de inschrijving af: Klik onder adres om dit in te vullen Vink aan dat je akkoord gaat met de Algemene voorwaarden Klik nu op de knop Account aanmaken. Er wordt nu automatisch een wachtwoord verstuurd naar het door jou opgegeven adres. Bewaar deze goed! Je kunt echter direct door, want je bent inmiddels al automatisch ingelogd en je kunt nu op de hierna volgende schermen de organisatiegegevens verder invullen. SCHERM 1: Persoonsgegevens Vul alle velden in en klik dan op naar stap 2. Bij adresgegevens hoef je niet je privé adres te vermelden, maar mag je ook de adresgegevens van de organisatie vermelden. Vul bij adres, indien mogelijk, altijd een algemeen adres van de organisaties in. Zodat dit door meerdere personen in de organisatie toegankelijk is. Dit in geval van vakantieperiodes, wijzigingen in personeel, ziekte etc. Dit is namelijk het adres waar sollicitaties, nieuwsbrieven en s van Vrijwilligerspunt naar g d worden. Ook wanneer er 2 contactpersonen bij een organisatie zijn, staat er altijd maar 1 naam + adres bij de vacature. Op het 2 e adres komen geen sollicitaties binnen. 3

5 SCHERM 2: Organisatiegegevens Vul alle velden in en klik op afronden. Doel organisatie en Kernactiviteit Logo: Beschrijf hier je waar jouw organisatie voor staat en zich mee bezig houdt. Wij adviseren hier het logo van de organisatie te uploaden, dit zorgt voor de herkenbaarheid. Wanneer je geen eigen logo uploadt verschijnt automatisch het Eindhoven Doet logo en onderscheid jij jouw organisatie niet van de rest. Bezoekadres: Postadres: Contactgegevens (organisatie): Dit is de (werk)locatie van waaruit de vrijwilliger werkzaam wordt. Indien er geen vaste werklocatie is of als deze niet genoemd mag worden 1, adviseren wij je om; - Bij straat op locatie of op locatie in Woensel in te vullen. - Bij huisnummer: leesteken punt in te vullen. - Bij postcode: wel de juiste postcode in te vullen. De vrijwilliger kan hier namelijk aan zien in welke wijk het vrijwilligerswerk plaats gaat vinden. Sommige vrijwilligers willen niet te ver reizen voor hun vrijwilligerswerk. Alleen invullen wanneer dit anders is als het bezoekadres! adres: bij voorkeur een algemeen organisatie adres invullen. Website: deze is bij elke vacature op Eindhoven Doet zichtbaar. 1 Je hebt geen fysieke locatie, de locatie is een privé adres of mag om welke reden dan ook niet genoemd worden of de organisatie is niet in Eindhoven gevestigd. Indien jouw organisatie niet in Eindhoven gevestigd is, vul je hier het bezoekadres van de organisatie in. En bij bezoekadres bijv. op locatie in Woensel en in Eindhoven. Dit is namelijk zichtbaar bij een vacature. Wanneer je daar Utrecht invult zullen vrijwilligers daar wellicht niet op reageren terwijl je toch vrijwilligers zoekt voor een project in Eindhoven. 4

6 ACCOUNT BEHEER Nu je een account aangemaakt hebt, log je voortaan bij ieder bezoek aan de website in bij inloggen. Klik na het inloggen op het poppetje rechtsboven waar je nu (jouw) naam ziet staan. Er verschijnt een uitklapmenu, waar je op ieder gewenst moment naar toe kan. Mijn actieve vacatures: Alle vacatures die op dit moment actueel zijn. Mijn gearchiveerde vacatures: Alle vacatures die ooit geplaatst zijn maar nu niet meer actueel zijn. Een vacature die in het archief staat kun je altijd opnieuw actueel maken. Hoe je dit doet lees je onder het hoofdstuk Vacature beheren (pag. 8). Mijn gearchiveerde cursussen: N.v.t. voor organisaties die alleen vacatures plaatsen Mijn organisatiegegevens: Deze kun je desgewenst aanpassen, maar is waarschijnlijk niet aan de orde. Hier zie je ook de locaties waaraan je als contactpersoon gekoppeld bent. Mijn Account: Hier kun je, indien gewenst, het adres aanpassen, waarmee je inlogt op Eindhoven Doet en het wachtwoord wijzigen. Indien je het organisatie account wilt verwijderen kun je dat ook hier doen. Accountbeheer: Hier wordt weergegeven welke collega s er ook een eigen inlogaccount bij jouw organisatie hebben. Je kunt hier ook een nieuw account/contact aanmaken voor een collega of een bestaande blokkeren of ontkoppelen. Kandidatenbank: Hier vind je een overzicht van kandidaat (potentiële) vrijwilligers die aangegeven hebben vindbaar te willen zijn voor organisaties. Je vind er informatie per kandidaat en kunt hen benaderen (via de knop benaderen ). Veel gestelde vragen: Dit spreekt voor zich. Uitloggen: Dit spreekt voor zich. Wanneer jouw organisatie meerdere locaties heeft, adviseren wij je om voor elke locatie een apart organisatie account aan te maken. 5

7 VACATURE PLAATSEN Vacatures plaatsen kun je doen vanuit 2 verschillende startpunten: 1. Vanuit het hoofdmenu, bovenaan de pagina ORGANISATIES EN BEDRIJVEN. 2. Via mijn actieve vacatures rechtsboven in het uitklapmenu. Je dient hiervoor altijd ingelogd te zijn. Beiden wegen komen op dezelfde pagina terecht en hebben dezelfde werkwijze, het menu wijst zichzelf. Je doorloopt gewoon alle velden. TIP Voor tips over vacatures klik hier: Soort vacature: Hier geef je aan of het vrijwilligerswerk, maatschappelijke stage, leerplek of een groepsvacature betreft. Contactpersoon: Indien er binnen de organisatie één of meerdere contactpersonen het beheer over de vacatures van meerdere locaties heeft, dan is het van belang dat je hier aan geeft welke contactpersoon en/of locatie er bij deze vacature geplaatst moet worden. Vul dan bij adres, indien mogelijk, altijd een algemeen adres van de organisatie in. Zodat dit adres door meerdere personen in de organisatie toegankelijk is. Dit in geval van vakantieperiodes, wijzigingen in personeel, ziekte etc. Duur vacature: Start-/ einddatum: Weergave titel: Geef aan of het om langdurig of tijdelijk vrijwilligerswerk gaat. Kies voor langdurig als je vrijwilligers zoekt voor onbepaalde tijd. Kies voor tijdelijk als je vrijwilligers zoekt voor bepaalde tijd bijvoorbeeld bij een evenement. Spreekt voor zich. De einddatum is alleen van belang bij een tijdelijk klus. Is het eerste wat potentiële vrijwilliger ziet in het overzicht van vacatures. Hou deze kort en bondig. Zorg dat de titel de vrijwilliger nieuwsgierig maakt. 6

8 Functie: Omschrijf hier kort welke functie de vrijwilliger gaat uitvoeren. Het gaat hier alleen om de naam van de functie, niet om de omschrijving van de functie! Functie omschrijving: Maak in de functieomschrijving duidelijk wat men ook daadwerkelijk gaat doen. Omschrijf letterlijk de taken, waar worden deze uitgevoerd en met wie. Schep zo n duidelijk mogelijk beeld wat men kan verwachten. Wees ook zo compleet mogelijk over wat jij verwacht van de vrijwilliger, bijvoorbeeld qua tijdsinvestering en werkdagen en/of tijden. Probeer een sfeer neer te zetten via de tekst, zodat de vrijwilliger zich als het ware al aan het werk ziet in jouw organisatie. Aantal plaatsen: Foto: Werklocatie: Stadsdeel: Eisen en wensen: Wat gaat de kandidaat doen: Benodigde vaardigheden: Geschikt voor: Minimale leeftijd: Hier geef je aan hoeveel vrijwilligers je zoekt. Vrijwilliger aangenomen? Registreer dit dan a.u.b. in het systeem (bij status vrijwilliger) Wanneer je meerdere vrijwilligers zoekt, telt het systeem automatisch af. Bijv. je zoekt 3 vrijwilligers, neemt er 1 aan, systeem past dan, na jouw registratie, het aantal automatisch aan van 3 naar 2. Je kunt bij elke vacature apart een afbeelding plaatsen die bijv. betrekking heeft op de functie. Met zo n afbeelding wordt de aandacht getrokken naar jouw vacature. Indien je geen foto/afbeelding bij de vacature plaatst zal automatisch het logo dat je geüpload hebt bij het aanmaken van jouw organisatieaccount geplaatst worden. Wanneer je geen organisatie logo hebt geplaatst, wordt automatisch het Eindhoven Doet logo geplaatst. Dit is de locatie waar het vrijwilligerswerk plaats vindt. Is er geen vaste werklocatie vul dan bij het veld straat op locatie in en bij huisnummer het leesteken.. Vul bij postcode wel de juiste postcode in. De vrijwilliger kan hier namelijk aan zien in welke wijk het vrijwilligerswerk plaats gaat inden. Sommige vrijwilligers willen niet te ver reizen voor hun vrijwilligerswerk. Vink het juiste staddeel aan. Indien het vrijwilligerswerk in meerdere stadsdelen uitgevoerd wordt kun je ook meerdere stadsdelen aanvinken. Indien er geen heel specifiek niveau voor de werkzaamheden gewenst is, adviseren wij je om hier alle niveaus aan te vinken zodat de kans groter is dat een vrijwilliger zich niet af laat schrikken. Een opleidingsniveau zegt namelijk niet alles over de vaardigheden en kennis van een vrijwilliger. Zie het als werk-/denkniveau. Dat spreekt voor zich. Hier dien je minimaal 4 vaardigheden aan te vinken. Spreekt voor zich, indien geen specifieke doelgroep kies voor iedereen. Wettelijk minimaal 14 jaar. De keuze is aan jouw, graag iets invullen. Beschikbaarheid : Vul hier het gewenste aantal uren per week in. Altijd een getal hoger dan 0. 7

9 VACATURE BEHEREN Vrijwilligerspunt faciliteert de vacaturebank op Eindhoven Doet. Een uitstekend systeem wat veel mogelijkheden biedt. Maar voor een goed werkend matchsysteem is het wel zeer belangrijk dat onze vacaturebank up-to-date is. En het is daarom van groot belang dat alle partijen die in ons systeem actief zijn ook heel goed registreren! Organisaties zijn zelf verantwoordelijk voor de status van hun vacatures. Ons systeem matcht Vraag (vacatures) en Aanbod (potentiële vrijwilligers) met elkaar. Onze medewerkers gaan hiermee aan de slag door het dagelijks opvolgen van deze matches. Zij doen dit door contact op te nemen met ingeschreven potentiële vrijwilligers en bij hen deze vacatures onder de aandacht te brengen. Dus is het belangrijk dat de status van alle vacatures actueel is en klopt! Je zult begrijpen dat wij teleurstellingen bij potentiële vrijwilligers willen voorkomen als zij enthousiast reageren op een vacature. Na plaatsing staat je vacature direct online! Vanaf plaatsing is iedere organisatie zélf verantwoordelijk voor het beheer van de status van de vacature én het beheer van de statussen van de kandidaten die gesolliciteerd hebben. STATUS VACATURES BIJHOUDEN (voorkomt vervuiling systeem) Op de pagina van mijn actieve vacatures, waar al je actieve vacatures staan die jouw organisatie op dit moment heeft, is het de bedoeling dat de organisatie de status van de vacature(s) zelf goed bijhoudt. Deze status staat achter de titel van vacature. Je dient de status aan te passen naar het moment. Hieronder een uitleg van de verschillende mogelijkheden. Nieuw : Status die het systeem automatisch toekent aan nieuwe vacature die net geplaatst is door de organisatie. Bij het plaatsen hoef je dus zelf géén status toe te kennen. De vacature wordt namelijk eerst door service & beheer (Vrijwilligerspunt) gecheckt op eventuele onvolkomenheden en wordt pas na goedkeuring door ons op de status vacant gezet en online in de vacaturebank. Wij verzoeken je om als organisatie alléén de hierna volgende statussen te gebruiken: In behandeling : Ingetrokken of Uitgesteld : Vervuld : Je bent in gesprek met toekomstige vrijwilligers en hebt nog niemand aangenomen. De vacature is op dit moment niet meer open voor sollicitaties. Een vacature met deze status gaat automatisch offline (niet meer zichtbaar in vacaturebank op de website) en wordt verplaatst naar het archief. De organisatie heeft iemand aangenomen op de vacature en heeft (op dit moment) iemand meer nodig. Een vacature met deze status gaat automatisch offline (niet meer zichtbaar in vacaturebank op de website) en wordt verplaatst naar het archief. 8

10 Afgesloten : Vacant : Deze vacature is niet meer actueel. Een vacature met deze status gaat automatisch offline (niet meer zichtbaar in vacaturebank op de website) en wordt verplaatst naar het archief. Deze status gebruik je bijvoorbeeld als je met iemand in gesprek bent geweest maar deze persoon niet hebt aangenomen. Je past de status dan aan van in behandeling naar vacant. Op die manier weten onze bemiddelaars dan dat jouw organisatie voor deze vacature nu weer op zoek bent naar een geschikte kandidaat. Deze zijn alléén in gebruik door Vrijwilligerspunt. Inactief : Nieuw : De betekenis van deze status is dat er (volgens het systeem) al 3 weken geen actie/sollicitatie op deze vacature is geweest. Bemiddelaars bij Vrijwilligerspunt gaan actie ondernemen op deze vacature (matchen) om ervoor te zorgen dat de vacature onder de aandacht komt en er wellicht toch sollicitaties op komen. Automatische status die het systeem toekent aan iedere vacature die nieuw geplaatst wordt. Organisaties kunnen deze status NIET gebruiken om een vacature bovenaan de vacaturebank te plaatsen. Dit kan alleen door de kopieerfunctie. VACATURE(TEKST) AANPASSEN OF HERPLAATSEN Mocht je na het plaatsen van een vacature toch nog wijzigingen willen aanbrengen dan kan dat. Ga rechtsboven naar het uitklapmenu en klik op mijn actieve vacatures. Vervolgens verschijnen de vacatures en klik je op het potloodje achter de vacature die je wil aanpassen. In het scherm wat vervolgens verschijnt heb je verschillende mogelijkheden. 9

11 Door op het potloodje te klikken kun je de vacature wijzigen (vergeet niet opnieuw rechts onderaan na het wijzigen op opslaan te klikken)! Door op het oog te klikken kun je zien hoe de vacature in de vacaturebank weergegeven wordt. KOPIEERFUNCTIE - voorkomt vervuiling systeem! Dit is een hele belangrijke functie met veel voordelen! Oude afgesloten vacatures kunnen hierdoor hergebruikt worden; Vacature wordt als een nieuwe vacature gezien en komt weer bovenaan in de vacaturebank (nieuwe plaatsingsdatum); De historie (oude sollicitaties) wordt niet meegenomen (reset); Tekst en ander gewenste wijzigingen kunnen worden aangepast; Door de startdatum aan te passen is de vacature voor de potentiële vrijwilliger weer actueel. (vacatures met een startdatum van maanden geleden worden vaak niet meer als vacant gezien door een potentiële vrijwilligers). Stappenplan kopieerfunctie 1. Haal deze vacature op bij mijn gearchiveerde vacatures (rechtsboven in uitklapmenu) en verander daar eerst de status naar vacant. Hierdoor wordt de vacature verplaatst van mijn gearchiveerde vacatures naar mijn actieve vacatures. 2. Ga nu naar mijn actieve vacatures en daar zie je dus deze vacature weer staan (status vacant ). Klik op het potloodje achter de vacature. Het overzicht opent zich nu. 10

12 3. Klik nu op het icoontje van de kopieerfunctie. De vacature wordt nu in zijn geheel gekopieerd. Dit om ervoor te zorgen dat het ook als een nieuwe vacature gezien wordt (nieuwe plaatsingsdatum in de vacaturebank) en de historie (eerdere sollicitaties) niet meegenomen worden. 4. De vacature opent zich nu en je dient nu als eerste de nieuwe gewenste startdatum aan te passen Eventueel kun je nu ook gewenste aanpassingen doorvoeren. 5. Vervolgens kies je voor opslaan. LET OP! De vacature staat nu twee keer bij mijn actieve vacatures. 6. De oude (niet aangepaste) vacature dien je nu weer de status afgesloten toe te kennen, zodat deze weer in het archief terecht komt. De nieuwe vacature heeft de status nieuw en zal door ons, na goedkeuring, op de status vacant worden gezet en online verschijnen. 11

13 SOLLICITATIES EN SOLLICITANTEN Nieuwe sollicitaties op een vacature Wanneer er iemand solliciteert op een vacature, krijgt diegene binnen jouw organisatie die contactpersoon is van deze vacature automatisch bericht (notificatie) per . Daarin bevindt zich een link: persoonlijk account. Wanneer je daar op klikt ga je rechtstreeks naar jouw organisatieaccount en kom je in Mijn actieve vacatures. Je kunt ook gewoon inloggen in je account en dan kom je door te klikken op Mijn actieve vacatures (rechtsboven in uitklapmenu) in je vacature overzicht. Achter een vacature zie je bij sollicitaties een rood bolletje met daarin een getal. Dit getal geeft aan dat er één of meerdere nieuwe sollicitaties zijn op deze vacature. Klik op het rode bolletje, je komt dan in een scherm met de sollicitaties. Je ziet de naam en het adres van de kandidaat met daarachter de status nieuw. Potlood Indien je nu op het potlood klikt zie je (meer) contactgegevens van de kandidaat en de eventuele motivatie. Neem nu contact op met de kandidaat door te bellen of een te sturen en deze uit eventueel te nodigen voor een kennismakingsgesprek. Doe dit binnen 5 werkdagen! 12

14 Status sollicitaties bijhouden (voorkomt vervuiling systeem) Als je als organisatie met een kandidaat in gesprek gaat over een vacature, verzoeken wij je de status van de kandidaat met betrekking tot de vacature aan te passen. 1. Achter Sollicitaties staat een oog. Klik op het oog om een overzicht te krijgen van alle sollicitanten. 2. Vervolgens kun je achter de naam van de kandidaat de status aanpassen (zie Aanpassen status kandidaat op de volgende pagina). Aanpassen status kandidaat 1. Klik op het kleine zwarte driehoekje achter de status ( nieuw ) van de kandidaat. Er verschijnt nu een uitklapmenu waaruit je een keuze kunt maken. In behandeling Ben je in gesprek met een kandidaat: pas de status van de kandidaat dan aan naar in behandeling. Wij zullen deze kandidaat dan even niet matchen met een andere vacature. Aangenomen Heb je een kandidaat aangenomen; pas de status van de kandidaat dan aan naar aangenomen. De status van de kandidaat zal in ons systeem dan automatisch aangepast worden van op zoek naar vrijwilligerswerk naar actief als vrijwilliger. Afgewezen Komt het niet tot een match; pas de status van de kandidaat dan aan naar afgewezen. Zo is het voor jezelf en collega s direct bij het inzien van de solliciaties bij een vacature duidelijk of er nog actie bij een kandidaat ondernomen moet worden of niet. Ook voor ons is dit dan zichtbaar in het systeem. Het actualiseren van de status bij een kandidaat die gesolliciteerd heeft voorkomt ook dat de bemiddelaars van Vrijwilligerspunt onnodig met de organisatie en/of de kandidaat contact opneemt. Bemiddelaars hebben inzage in de statussen van kandidaten en vacatures en weten op die manier of zij wel of geen actie moeten ondernemen. De statussen spreken voor zich. 13

15 KANDIDATENBANK Je hoeft natuurlijk niet alleen maar te wachten tot iemand reageert op een door jou geplaatste vacature. 1. Je kunt ook zelf actief op zoek gaan naar vrijwilligers in de Kandidatenbank (te bereiken via het uitklapmenu rechtsboven 1 ). Hiervoor dien je wel ingelogd te zijn. 2. Gebruik de diverse filters, links in beeld bij de kandidatenbank, verfijn zoekresultaten 2 om een lijst met de best passende kandidaten te krijgen. 3. Wanneer je op meer info klikt kun je het volledige profiel bekijken en de kandidaat uitnodigen via de knop Benaderen. 4. Via het formulier wat dan verschijnt kun je in contact komen met de vrijwilliger die je geselecteerd hebt. Een aantal gegevens zijn al ingevuld aan de hand van jouw profiel. Je kunt deze aanpassen. Deze gegevens worden meegezonden naar de vrijwilliger. Tevens is er de mogelijkheid om een persoonlijk bericht mee te sturen NB. In de praktijk blijkt dat niet iedere kandidaat die je aanschrijft ook daadwerkelijk reageert op jouw mail. Daaraan kunnen wij niets veranderen. Kandidaten die serieus belangstelling hebben, reageren wel. En díe heb je uiteindelijk nodig! Mocht je vragen en/of opmerkingen hebben over deze handleiding, stel ze dan gerust via: service@eindhovendoet.nl of bel naar Vrijwilligerspunt en vraag naar Karin, Hilly of Elvera. 14