Inhoudsopgave. Printen, scannen en kopiëren bij de EUR (augustus 2013) 1

Transcriptie

1 Inhoudsopgave Lijst van gebruikte termen... 2 Introductie printfaciliteiten op de EUR... 3 Eenmalig koppelen van je ERNA gegevens... 3 ERNA gegevens koppelen aan MyPrint... 3 ERNA gegevens koppelen aan MiniTix-sticker... 4 Tegoed opwaarderen... 5 Tegoed opwaarderen met een smartphone... 5 Printtegoed opwaarderen via internet... 6 Printen... 7 Documenten printen via de studentwerkplek... 7 Documenten printen via MyPrint (internet upload)... 8 Documenten printen via je eigen laptop of thuis PC... 9 Eenmalig de MyPrint driver installeren... 9 Printen vanaf je eigen laptop of thuis PC Documenten printen via je smartphone of tablet ios app: eerste keer aanmelden ios app: printen Android app: eerste keer aanmelden Android app: printen Printen via Kopiëren Scannen Scannen op de MFP Tekstherkenning via mail Accountbeheer Nieuwe adressen toevoegen aan MyPrint Beheren van printjobs Tegoed bekijken Printen, scannen en kopiëren bij de EUR (augustus 2013) 1

2 Lijst van gebruikte termen EUR MFP NFC OCR Erasmus Universiteit Rotterdam Multi Functional Printer Near Field Communication Optical Character Recognition Printen, scannen en kopiëren bij de EUR (augustus 2013) 2

3 Introductie printfaciliteiten op de EUR De printfaciliteit van de EUR (MyPrint) stelt je in staat te printen vanaf de studentwerkplek, je eigen laptop (of thuis PC) en je smartphone of tablet. Mocht je na het lezen van deze handleiding toch nog vragen hebben, dan kun je terecht op de Servicedesk van jouw faculteit. Eenmalig koppelen van je ERNA gegevens Om te kunnen printen, kopiëren of scannen is het nodig dat je eerst je ERNA-gegevens koppelt aan MyPrint en de MiniTix-sticker. ERNA gegevens koppelen aan MyPrint Voordat je kunt printen, kopiëren of scannen moet je eerst je ERNA gegevens koppelen aan de MyPrint faciliteit door in te loggen op de daarvoor ingerichte website. 1. Je ERNA gegevens (gebruikersnaam en wachtwoord). 2. Een browser en een werkende internetverbinding. 1. Navigeer naar 2. Voer bij Username je persoonlijke gebruikersnaam in. 3. Voer bij Password je persoonlijke wachtwoord in. 4. Vink de checkbox bij remember my username alleen in op een niet publieke computer. 5. Klik op login. 6. Je ERNA-account is nu gekoppeld aan de MyPrint faciliteit. Opmerking Je ERNA-account gegevens heb je, samen met de collegekaart, toegestuurd gekregen. Printen, scannen en kopiëren bij de EUR (augustus 2013) 3

4 ERNA gegevens koppelen aan MiniTix-sticker 1. Een MiniTix-sticker, deze is verkrijgbaar in de Erasmus Shop. 2. Je ERNA gegevens 3. Eén van de 9 locaties met MFP s op de campus. 1. Haal de MiniTix-sticker langs de kaartlezer op de MFP. 2. Op het scherm van de MFP verschijnen de meldingen Card not recognized en Log in to register card. 3. Klik in het grijze vakje User ID om het toetsenbord in beeld te krijgen. 4. Voer bij User ID je gebruikersnaam in. 5. Voer bij Password je wachtwoord in. 6. Je ERNA-account is nu gekoppeld aan de MiniTix-sticker die je voortaan kunt gebruiken om in te loggen op alle MFP s op de campus. 7. Je kunt nu printen, kopiëren en scannen als je saldo is opgeladen. Zonder MiniTix-sticker kun je alleen printen, kopiëren en scannen als je handmatig je ERNA gegevens invoert. Er moet wel saldo bekend zijn in MyPrint / MyOrder. Nadat je bovenstaande stappen hebt doorlopen is follow-me printing ingevoerd voor alle nieuwe Ricoh MFP s: je kunt voortaan bij alle printers met een kaartlezer je prints ophalen. Printen, scannen en kopiëren bij de EUR (augustus 2013) 4

5 Tegoed opwaarderen Om te kunnen printen, kopiëren of scannen op de EUR moet je beschikken over een tegoed. Hieronder lees je hoe je jouw tegoed kunt opwaarderen zodat je altijd gebruikt kunt maken van de MFP s op de campus. Tegoed opwaarderen met een smartphone 1. Een smartphone met daarop de MyOrder app geïnstalleerd 2. Een MyOrder account (de app zal je vragen deze aan te maken als je voor het eerst de app opent.). 1. Start de MyOrder app. 2. Kies in de app voor de categorie overige. 3. Als de app toegang heeft tot de GPS functionaliteit van je smartphone zal het item Erasmus Universiteit Rotterdam in de lijst verschijnen. Als alternatief kun je zoeken naar deze term of een stad kiezen. Kies in dat geval voor Rotterdam. 4. Klik het item Erasmus Universiteit Rotterdam aan. 5. Kies voor Print credits. 6. Kies het printtegoed dat je denkt nodig te hebben. Je kunt kiezen uit tegoeden van 5, 10, 15, 20 en Kies bestel. 8. Voer je studentnummer in en kies Naar betalen. 9. Je krijgt de melding of je zeker weet dat je tegoed wilt aanschaffen. Klik op OK. 10. Kies je betaalmethode (MiniTix, ideal, PayPal, Creditcard) en volg de instructies. 11. Je print tegoed is nu opgewaardeerd. Een transactie kost 0,30. Je doet er goed aan om direct een groter bedrag aan print tegoed aan te schaffen. Printen, scannen en kopiëren bij de EUR (augustus 2013) 5

6 Printtegoed opwaarderen via internet Als je geen smartphone hebt waarvoor de MyOrder app beschikbaar is, kun je gebruik maken van de website om je printtegoed op te waarderen. 1. Een webbrowser en een werkende internetverbinding. 2. Een MyOrder account (deze kun je aanmaken via de website). 1. Open de pagina 2. Voer je jouw telefoonnummer en wachtwoord in. 3. Klik op inloggen 4. Kies voor de categorie overige 5. Kies Rotterdam uit de lijst of gebruik de zoekfunctionaliteit. 6. Klik het item Erasmus Universiteit Rotterdam aan. 7. Kies voor Print credits. 8. Kies het printtegoed dat je denkt nodig te hebben. Je kunt kiezen uit tegoeden van 5, 10, 15, 20 en Kies toevoegen. 10. Voer je studentnummer in en kies Bestel en betaal. 11. Je krijgt de melding of je zeker weet dat je tegoed wilt aanschaffen. Klik op OK. 12. Kies je betaalmethode (MiniTix, ideal, PayPal, Creditcard). 13. Je printtegoed is nu opgewaardeerd. Een transactie kost 0,30. Je doet er goed aan om direct een groter bedrag aan printtegoed aan te schaffen. Printen, scannen en kopiëren bij de EUR (augustus 2013) 6

7 Printen Met MyPrint kun je op verschillende manieren printen via het Follow Me principe. Je kunt een printopdracht versturen en je printjes op één van de negen locaties met een MFP ophalen. Is het druk bij een printer, dan kun je gewoon naar de volgende lopen en daar je printjes ophalen. Printen kan vanaf de studentwerkplek, je eigen apparatuur en zelfs vanuit huis of onderweg. Je printjes blijven 24 uur beschikbaar. Je kunt bijvoorbeeld s-avonds vanuit thuis een printopdracht geven en die de volgende dag op de campus ophalen. Documenten printen via de studentwerkplek Via de studentwerkplekken kun je printen naar de centrale printserver. Je kunt vervolgens je prints ophalen op één van de negen locaties met een MFP. 1. Je MiniTix-sticker. 2. Printtegoed. 1. Geef in het programma waarin je werkt de printopdracht (standaard is al de goede driver geselecteerd, hier hoef je niets aan te veranderen). 2. Loop naar één van de negen locaties met een MFP. 3. Meld je aan door je MiniTix-sticker langs de kaartlezer te halen. 4. Selecteer uit het hoofdmenu Follow Me. 5. Je ziet nu een lijst met jouw printopdrachten. 6. Selecteer de printopdracht(en) die je wilt uit printen. 7. Kies voor afdrukken of druk op de groene knop. 8. Je printopdracht wordt nu verwerkt en het tegoed wordt afgeboekt. Je kunt printopdrachten ook annuleren als je bijvoorbeeld een verkeerd document hebt aangeboden. Zodoende print je nooit teveel. Voor een geannuleerde opdracht wordt geen tegoed afgeboekt. Printen, scannen en kopiëren bij de EUR (augustus 2013) 7

8 Documenten printen via MyPrint (internet upload) Je kunt documenten uitprinten via de website Dit kan vanaf iedere computer, smartphone of tablet met internetverbinding. Zo kun je dus onderweg of vanuit thuis een printopdracht sturen en deze ophalen op één van de MFP s. 1. Een webbrowser en werkende internetverbinding. 2. Je ERNA gegevens. 3. Je MiniTix-sticker. 4. Print tegoed. 1. Ga naar de webpagina 2. Log in met je ERNA gegevens. 3. Selecteer met de knop bladeren/browse een bestand en klik op print. 4. Na een succesvolle upload krijg je de melding uw document staat gereed om geprint te worden / your document is ready to be printed. 5. Loop naar één van de negen locaties met een MFP. 6. Meld je aan door je MiniTix-sticker langs de kaartlezer te halen. 7. Selecteer uit het hoofdmenu Follow Me. 8. Je ziet nu een lijst met jouw printopdrachten. 9. Selecteer de printopdracht(en) die je wilt uitprinten. 10. Kies voor afdrukken of druk op de groene knop. 11. Je printopdracht wordt nu verwerkt en het tegoed wordt afgeboekt. Documenten die worden aangeboden via de myprint webpagina worden standaard in kleur geprint als het document ook in kleur is. Dit is te voorkomen door bij de MFP zelf op forceer zwart/wit te drukken. MyPrint ondersteunt de meeste bestandstypen. Wanneer je een bestand wilt printen dat niet wordt ondersteunt krijg je de melding Het bestand dat u heeft verstuurd heeft een verkeerde extensie en kan niet worden afgedrukt. De maximale bestandsgrootte is 10MB. Een bestand dat groter is zal niet worden verwerkt. Heb je een bestand dat groter is dan kun je deze via de studentwerkplek of je eigen laptop versturen. Printen, scannen en kopiëren bij de EUR (augustus 2013) 8

9 Documenten printen via je eigen laptop of thuis PC Je kunt met MyPrint documenten printen via je eigen laptop of thuis PC. Je zult hiervoor eenmalig een driver moeten downloaden en installeren op je systeem. Eenmalig de MyPrint driver installeren 1. Je eigen laptop of thuis PC. 2. Een webbrowser (alleen Internet Explorer) en werkende internetverbinding. 3. Je ERNA gegevens. 1. Ga naar 2. Login met je ERNA gegevens. 3. Klik op de knop printer installeren. 4. Windows opent het dialoogvenster 'Verbinding met webprinter toevoegen': klik op 'Ja'. 5. Windows vraagt nu bevestiging of je de printerdriver wilt openen: klik op Openen. 6. Internet Explorer verifieert of je de printerdriver wilt openen: klik op Toestaan. 7. Na enige tijd zal MyPrint melden dat de printer succesvol geïnstalleerd is. 8. Open op je computer via Configuratiescherm de optie Apparaten en printers. 9. Klik met de rechtermuisknop op de zojuist geïnstalleerde printer myprint op en selecteer: Voorkeursinstellingen voor afdrukken. 10. Klik op Details... (zie figuur hiernaast). 11. Vul hier je persoonlijke myprint ID in die je na het inloggen op de Home pagina van de myprint website terugvindt op het witte notitiepapiertje. (de code is hoofdlettergevoelig!) 12. Klik tweemaal op 'OK'. Het MyPrint ID is nu geactiveerd en de MyPrint printer is klaar voor gebruik. De printerinstallatie werkt alleen in combinatie met Internet Explorer browser (alle versies). Binnen Internet Explorer mag het beveiligingsniveau niet hoger dan Normaal-Hoog staan. (Internetopties > Beveiliging > Beveiligingsniveau voor deze zone > Normaal- Hoog). Installeert je de printer op een Windows 8 systeem, dan moet Internet Explorer in de bureaubladmodus draaien. Installeren kan niet vanaf het Windows startscherm (gebruikersinterfacemodus). Internet Explorer kan in de bureaubladmodus gezet Printen, scannen en kopiëren bij de EUR (augustus 2013) 9

10 worden door vanuit Start Internet Explorer te starten en daarna via de rechtermuisknop onderin het scherm op het sleutelsymbool te klikken en voor Op bureaublad weergeven te kiezen. Installeer je een printer op een Windows XP systeem, dan kan het zijn dat je eerst een plug-in moet installeren voor Internet Explorer (OLEprn.Dll). Er verschijnt dan een gele balk bovenin de browser. Klik er met je rechtermuisknop op en sta toe dat deze geïnstalleerd wordt. Anders zal de installatie van de printer niet kunnen worden voltooid. Je kunt deze printer op al je eigen computers installeren, zodat je ook daarvandaan kunt printen. Een extra autorisatiestap op de printer voorkomt dat derden daadwerkelijk de printopdrachten kunnen vrijgeven en printen. Mocht er toch iemand misbruik maken van uw account, dan kun u via de website van myprint een nieuw myprint ID aanvragen. Printen vanaf je eigen laptop of thuis PC 1. Je eigen laptop of thuis PC met daarop de MyPrint driver geïnstalleerd. 2. Een webbrowser (alleen Internet Explorer) en werkende internetverbinding. 3. Je ERNA gegevens. 4. Je MiniTix-sticker. 5. Print tegoed. 1. Geef uit het programma waarin je werkt de printopdracht. 2. Selecteer de MyPrint driver. 3. Loop naar één van de negen locaties met een MFP. 4. Meld je aan door je MiniTix-sticker langs de kaartlezer te halen. 5. Selecteer uit het hoofdmenu Follow Me. 6. Je ziet nu een lijst met jouw printopdrachten. 7. Selecteer de printopdracht(en) die je wilt uit printen. 8. Kies voor afdrukken of druk op de groene knop. 9. Je printopdracht wordt nu verwerkt en het tegoed wordt afgeboekt. Je printopdrachten worden 24 uur bewaard. Je kunt vanuit huis je printopdracht sturen en deze de volgende dag ophalen. Zo hoef je minder papier mee te nemen onderweg. Documenten printen via je smartphone of tablet Je kunt ook documenten printen via je smartphone of tablet. Dit kan via webupload zoals hierboven beschreven maar ook via een speciale app. Printen, scannen en kopiëren bij de EUR (augustus 2013) 10

11 ios app: eerste keer aanmelden Er is een speciale MyPrint ios app beschikbaar via de Apple App Store voor ipad, ipod of iphone. 1. Een ios-device (iphone, ipad, ipod). 2. Een werkende internetverbinding. 3. Je ERNA gegevens 1. Download de Ricoh MyPrint app uit de Apple App Store. 2. Open de app. 3. Voer bij kies server het volgende adres in: (let op de s na http). 4. Klik op doorgaan 5. Voer je ERNA gebruikersnaam en wachtwoord in. 6. Klik op inloggen. 7. De app is nu klaar voor gebruik. Printen, scannen en kopiëren bij de EUR (augustus 2013) 11

12 ios app: printen Je kunt foto s printen direct uit de MyPrint app. Maar ook documenten uit andere apps zoals Pages of Numbers. Hiervoor zul je ingelogd moeten zijn op de MyPrint app. 1. Een ios-device met daarop de MyPrint app geïnstalleerd. 2. Je ERNA gegevens. 3. Je MiniTix-sticker. 4. Print tegoed. 1. Open de app van waaruit je wilt printen. 2. Open het document dat je wilt afdrukken. 3. Activeer de Open In functie en kies myprint. Binnen de myprint app kiest u daarna voor print waarna myprint de opdracht naar de printer stuurt zodat u deze hier kunt ophalen. (Als je niet ingelogd bent in de MyPrint applicatie moet je je aanmelden.) 4. Loop naar één van de negen locaties met een MFP. 5. Meld je aan door je MiniTix-sticker langs de kaartlezer te halen. 6. Selecteer uit het hoofdmenu Follow Me. 7. Je ziet nu een lijst met jouw printopdrachten. 8. Selecteer de printopdracht(en) die je wilt uit printen. 9. Kies voor afdrukken of druk op de groene knop. 10. Je printopdracht wordt nu verwerkt en het tegoed wordt afgeboekt. De Open In functie kan per app verschillen. Voor Apple Pages, Numbers en Keynote moet je bijvoorbeeld kiezen voor deel en druk af>openen met andere app. Niet alle apps zijn nog ondersteund. Printen, scannen en kopiëren bij de EUR (augustus 2013) 12

13 Android app: eerste keer aanmelden Er is een speciale MyPrint Android app beschikbaar via de Google Play store. Met deze app kun je direct printopdrachten versturen naar MyPrint maar ook vanuit andere apps. 1. Een Android-device (smartphone of tablet) 2. Een werkende internetverbinding. 3. Je ERNA gegevens 1. Download de Ricoh MyPrint app uit de Google Play Store. 2. Open de app. 3. Voer bij kies server het volgende adres in: (let op de s na http). 4. Klik op doorgaan 5. Voer je ERNA gebruikersnaam en wachtwoord in. 6. Klik op inloggen. 7. De app is nu klaar voor gebruik. Android app: printen Je kunt bestanden printen direct uit de MyPrint app. Maar ook documenten uit andere apps. Hiervoor zul je ingelogd moeten zijn op de MyPrint app. Een Android-device met daarop de MyPrint app geïnstalleerd. Je ERNA gegevens. Je MiniTix-sticker. Print tegoed. 1. Open een document in een Android App, zoals bijvoorbeeld Acrobat reader of Office. 2. Selecteer de Delen of Send functie en kies myprint. 3. In de myprint App kies je voor print waarna myprint de opdracht naar de printer stuurt. 4. Loop naar één van de negen locaties met een MFP. 5. Meld je aan door je MiniTix-sticker langs de kaartlezer te halen. 6. Selecteer uit het hoofdmenu Follow Me. 7. Je ziet nu een lijst met jouw printopdrachten. 8. Selecteer de printopdracht(en) die je wilt uit printen. 9. Kies voor afdrukken of druk op de groene knop. 10. Je printopdracht wordt nu verwerkt en het tegoed wordt afgeboekt. Printen, scannen en kopiëren bij de EUR (augustus 2013) 13

14 De Delen of Send functies kunnen per App verschillen. Bovendien gedragen verschillende Android apparaten zich onderling ook verschillend. Printen via Je kunt documenten ook via printen en ze dan ophalen op één van de MFP s op de campus. 1. Een apparaat met functie. 2. Je MiniTix-sticker. 3. Print tegoed. 1. Stuur het document (Office & PDF) als bijlage naar myprint@eur.nl. Elke mail genereert 2 prints, de mail zelf en het te printen document. De print van de mail kan desgewenst geannuleerd worden op de MFP. Mail wordt gekoppeld aan je account op basis van je ERNA mail adres (@student.eur.nl). In de Myprint.eur.nl website kan je andere mailaccounts aan je Myprint ID koppelen zodat ook mail vanaf die accounts wordt herkend. Kopiëren De MFP s kunnen ook gebruikt worden om te kopiëren. Je gebruikt je print tegoed om te kopiëren. 2. Je MiniTix-sticker 3. Print tegoed 1. Meld je aan op de printer door je MiniTix-sticker voor de lezer te houden. 2. Ga indien nodig naar het hoofdmenu. 3. Selecteer in het hoofdmenu kopiëren. 4. Geef de juiste instellingen op (dubbelzijdig / kleur of zwart/wit, etc.) 5. Leg je te kopiëren documenten in de feeder boven op de printer (bij enkelzijdige pagina s leg je de tekst naar bovengericht). 6. Druk op de groene knop. 7. Je print tegoed wordt nu afgewaardeerd. Printen, scannen en kopiëren bij de EUR (augustus 2013) 14

15 Als je geen MiniTix-sticker hebt kun je deze kopen in de Erasmus Shop. Je kunt ook met je ERNA gegevens inloggen op de MFP. Scannen Scannen op de MFP Je kunt documenten op de MFP inscannen en naar je EUR adres laten verzenden. Deze functie heet scan to me. Voor het scannen gebruik je je print tegoed. 1. Je MiniTix-sticker 2. Print tegoed 1. Meld je aan op de printer door je MiniTix-sticker voor de lezer te houden. 2. Ga indien nodig naar het hoofdmenu. 3. Selecteer in het hoofdmenu Scan to me. 4. Geef de juiste instellingen op (dubbelzijdig / kleur of zwart/wit, etc.) 5. Leg je te kopiëren documenten in de feeder boven op de printer (bij enkelzijdige pagina s leg je de tekst naar bovengericht). 6. Druk op de groene knop. 7. Je print tegoed wordt nu afgewaardeerd. 8. Je ontvangt een op je EUR adres met het ingescande document. Als je geen MiniTix-sticker hebt kun je deze kopen in de Erasmus Shop. Je kunt ook met je ERNA gegevens inloggen op de MFP. Wanneer niet de sheetfeeder maar de flatbed gebruikt wordt kan de scan worden afgesloten door # op het numerieke keypad in te drukken. Tekstherkenning via mail Door een document te sturen naar één van de volgende adressen wordt op de inhoud OCR toegepast. Het document wordt in het gewenste formaat teruggestuurd naar het afzenderadres ocrtoword@eur.nl geeft een worddocument ocrtopdf@eur.nl geeft een pdf document ocrtoexcel@eur.nl Geeft een Excel document Printen, scannen en kopiëren bij de EUR (augustus 2013) 15

16 Accountbeheer Nieuwe adressen toevoegen aan MyPrint Waarschijnlijk heb je meerdere adressen. Deze zijn meestal ook nog gekoppeld aan verschillende apparaten zoals desktops, laptops, smartphones of tablets. Je kunt deze e- mailadressen koppelen aan het hoofdaccount van MyPrint zodat je deze kan gebruiken voor printen via Een webbrowser met werkende internetverbinding. 2. Je ERNA gegevens. 3. programma of webmail. 1. Ga naar 2. Ga naar Mijn Profiel. 3. klik op adressen beheren. 4. Vul de adressen in die je wilt toevoegen. 5. Klik op de knop Opslaan. 6. MyPrint stuurt naar ieder toegevoegd adres een met bevestigingslink. 7. Klik op de bevestigingslink. 8. Je kunt vanaf nu ook via dit adres printopdrachten sturen naar Zolang activering niet plaatsgevonden heeft ("Wachtend op bevestiging"), kan het e- mailadres nog niet gebruikt worden om mee te printen. Je kunt een adres verwijderen door op het prullenbak-symbool te klikken achter het betreffende adres. Beheren van printjobs In MyPrint is geen overzicht van het aantal documenten in de wachtrij. De plek om printjobs te bekijken, printen of te annuleren is bij de MFP zelf. Zolang een opdracht nog niet geprint is worden de credits ook niet afgeschreven. Tegoed bekijken Het printtegoed is te bekijken door in te loggen op Printen, scannen en kopiëren bij de EUR (augustus 2013) 16