Unified Communications Planning Process

Transcriptie

1 BROCHURE Unified Communications Planning Process Axians Rivium Boulevard LK Capelle aan den IJssel Tel: GOEDE COMMUNICATIE EN SAMENWERKING IN UW ORGANISATIE MET HULP VAN AXIANS

2 BROCHURE UNIFIED COMMUNICATIONS PLANNING PROCESS 2 Axians - Tel:

3 UNIFIED COMMUNICATIONS PLANNING PROCESS BROCHURE Inhoud Introductie 4 3 Unified Communications als oplossing voor de business Unified Communications Planning Process Stap 1: Ontdek Stap 2: Analyseer Stap 3: Bepaal Stap 4: Ontwerp Stap 5: Bouw Stap 6: Migreer Stap 7: Gebruik & Beheer Over Axians Contact Wilt u meer weten over het Unified Communications Planning Process? Neem dan contact op met Axians via Axians - Tel:

4 BROCHURE UNIFIED COMMUNICATIONS PLANNING PROCESS Introductie De manier waarop we met elkaar communiceren is de afgelopen jaren enorm veranderd. Bedrijven zoeken steeds meer naar technische oplossingen om het klantcontact in goede banen te blijven leiden. Bij het kiezen van een technologie, zoals Unified Communications of Collaboration, is het belangrijk om met diverse factoren rekening te houden, waaronder de cultuur en wensen van de gehele organisatie. Zodat de bereikbaarheid écht is gewaarborgd. Met een goed beleid kan de bereikbaarheid van de organisatie altijd gewaarborgd worden. We communiceren tegenwoordig via veel verschillende kanalen met elkaar. Voorheen verstuurden we brieven via de post en belden we met een telefoon; nu is er een groter aantal communicatiekanalen beschikbaar. Vooral in de privésfeer maken we daar veel gebruik van. Ook in de zakelijke wereld neemt de behoefte aan andere, nieuwe communicatiemiddelen toe. Medewerkers willen intern en extern applicaties delen, een conference call organiseren, chatten of een videgesprek starten. Daarnaast werken ze op meerdere werkplekken, binnen en buiten het pand, waar ze mobiel bereikbaar willen zijn. Dit brengt diverse voordelen met zich mee op het gebied van bereikbaarheid en productiviteit, mits de veranderingen tijdig worden opgenomen in het bereikbaarheidsbeleid. Visie, beleid, functionaliteit en techniek Organisaties zijn vrijwel altijd op zoek naar manieren om beter te communiceren met klanten en partners. Ook medewerkers onderling hebben baat bij goede communicatiemogelijkheden. Een visie waarin de organisatie bepaalt hoe daarmee omgegaan wordt, helpt enorm bij het definiëren van beleid. Met een goed beleid kan de bereikbaarheid van de organisatie altijd gewaarborgd worden. Hierin staat bijvoorbeeld wat er gebeurt als een mobiele telefoon niet wordt opgenomen en bij wie de verantwoordelijkheid van de bereikbaarheid ligt. Verder kan op basis van de bedrijfsvisie de gewenste functionaliteit worden herleid. Het is hierbij van groot belang dat deze functionaliteiten gebruiksvriendelijk zijn, technisch te implementeren zijn en dat de functionele behoefte van de gehele organisatie wordt geadresseerd. 4 Axians - Tel:

5 UNIFIED COMMUNICATIONS PLANNING PROCESS BROCHURE Unified Communications als oplossing voor de business Functionele behoeften worden te snel ingevuld met techniek. In uw organisatie is de communicatie-infrastructuur in de loop van de jaren waarschijnlijk ook een complexe samensmelting geworden van telefonie, IP en IT. De kennis en verantwoordelijkheden ervan zijn bovendien verdeeld over verschillende medewerkers binnen een IT-afdeling, die steeds afhankelijker zijn van de infrastructuur. Het spreekt voor zich dat de IT-afdeling veel tijd kwijt is aan het draaiende houden van de communicatie-infrastructuur en gekoppelde infrastructuren. In de praktijk zien we daardoor dat organisaties het lastig vinden om aan de groeiende functionele bereikbaarheidsbehoefte van medewerkers te kunnen voldoen. Functionele behoeften worden snel ingevuld met techniek, zonder rekening te houden met de gebruiksvriendelijkheid van de middelen en de adoptie daarvan binnen de organisatie. Unified Communications De oplossing op het gebied van bereikbaarheid wordt steeds vaker gezocht in Unified Communications. De term Unified Communications (UC) staat voor een zich steeds ontwikkelende communicatietechnologie-architectuur die alle communicatie tussen mensen en systemen automatiseert en uniformeert, wat resulteert in een voor gebruikers gelijkwaardige beleving. Maar die gelijkwaardige beleving1 is alleen te realiseren als de stap naar UC doordacht gezet wordt en als de oplossing voldoet aan de functionele behoeften van de organisatie. Ook een geweldig werkende chat-applicatie kan klachten opleveren, als bepaalde waardevolle functionaliteiten van de traditionele oplossing ontbreken. Samenwerking tussen business en IT De beste manier om de bereikbaarheid te verbeteren met een oplossing als Unified Communications, is door eerst de afstand tussen business en IT te verkleinen. Als de IT-afdeling de ruimte krijgt om samen met de organisatie alle behoeften in kaart te brengen en het nut van elk gewenst communicatiemiddel te achterhalen, kan een IT er uitzoeken welke technieken en middelen er zijn. Vervolgens kan gekeken worden welke oplossing het meest efficiënt is voor de organisatie en het beste aansluit bij het gebruik. Door IT op deze manier bij het proces te betrekken, kan de IT-afdeling er op letten dat de complexiteit van de IT-omgeving niet toeneemt. Bovendien weet de organisatie door deze samenwerking hoe IT hen kan helpen. IT inzetten voor de business IT-medewerkers die zich niet alleen bezig hoeven te houden met troubleshooting, bevinden zich in de ideale positie om te innoveren en om bezig te zijn met ontwikkelingen in IT. Ontwikkelingen die de business helpen, zoals een nieuwe applicatie waarmee de organisatie klanten sneller van een antwoord kan voorzien. 1 Bron: computerworld.nl, geraadpleegd op 1 juli 2016 Axians - Tel:

6 BROCHURE UNIFIED COMMUNICATIONS PLANNING PROCESS De adoptie van Unified Communications hangt sterk samen met de persoonlijkheden van medewerkers Cultuur en adoptie binnen de organisatie Los van de functionele behoeften en technische mogelijkheden, spelen culturele en adoptieve aspecten een belangrijke rol bij het opstellen van een bereikbaarheidsbeleid en de inzet van Unified Communications. Normen en waarden bepalen de verantwoordelijkheden van een medewerker, afdeling of locatie. Verder hangt de adoptie sterk samen met persoonlijkheden (persona s). De ene medewerker houdt zich graag bezig met nieuwe technologieën, terwijl een ander moeite heeft met veranderingen. Deze persona s hebben een eigen adoptieproces nodig om op de juiste manier bekend te raken met Unified Communications als integrale oplossing. Unified Communications as a Service Gaat het u vooral om de functionele oplossing en wilt u er in technisch opzicht niet naar om hoeven te kijken? Dan is Unified Communications as a Service een optie. De dienstverlener is verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van uw communicatie-infrastructuur en het technisch beheer. Binnen uw organisatie heeft u een beheerder nodig die bepaalt wie welke functionaliteiten waar en wanneer wil gebruiken, gebaseerd op functieprofielen. Deze nieuwe rol van de IT-afdeling zien we steeds vaker terug: van technisch naar functioneel beheer. 6 Axians - Tel:

7 UNIFIED COMMUNICATIONS PLANNING PROCESS BROCHURE Unified Communications Planning Process Met het Unified Communications Planning Process (UCPP) van Axians krijgt u inzicht in de wijze waarop uw organisatie bereikbaar wil zijn en of dit in lijn is met de huidige situatie. Dankzij de kennis, kunde en ervaring van Axians door de jaren heen, kunnen we u helpen met het opstellen van een langetermijnstrategie op het gebied van communiceren, samenwerken en bereikbaar zijn. Dit doen we samen met alle stakeholders binnen uw organisatie, van business tot IT. De keuzes die u moet maken hebben namelijk impact op uw klanten, de business en de IT-afdeling. Het UCPP is onderverdeeld in zeven stappen, waarbij u zelf bepaalt welke stappen nodig zijn om voor u tot de juiste Unified Communications-omgeving te komen. In grote lijnen onderzoeken we uw huidige wensen en huidige situatie, bepalen we gezamenlijk welke functionaliteiten gewenst zijn en zorgen we ervoor dat de nieuwe communicatiemiddelen door de gehele organisatie in gebruik genomen worden. We kijken verder dan een product of oplossing die nodig zal zijn. Cultuur en adoptie spelen een belangrijke rol in het UCPP. Het is namelijk nooit de oplossing op zich die het succes bepaalt, maar het gebruik ervan binnen de organisatie. UNIFIED COMMUNICATIONS PLANNING PROCESS Ontdek Analyseer Bepaal Ontwerp Bouw Migreer Gebruik & Beheer UC Planning Process Noodzaak Uitgangspunten Visie Scope Beleid Interview gebruikers Organisatiecultuur Gebruikersadoptie Huidige kosten en diensten Business case Roadmap Gebruikersprofielen Migratie Gebruikersadoptie Globaal ontwerp Betrek gebruikers Proof of Concept Gebruikerservaring Evalueer, pas aan en accepteer Detailontwerp Planning Informeer gebruikers Test, evalueer en accepteer Opleiden gebruikers Gebruikersadoptie Migratie Monitor adoptie Evalueer Finaliseer Ondersteun Monitor Rapporteer Maximaliseer toegevoegde waarde Minimaliseer risico s Maximaliseer innovatie BRENG IT DICHTER BIJ DE BUSINESS EN MAXIMALISEER ADOPTIE BIJ GEBRUIKER MAAK VOORSPELBAAR, DRAAG BIJ AAN INNOVATIE, ADOPTEER EN INNOVEER Zorg voor voorspelbare kosten voor lange termijn Stap 1: Ontdek Veel organisaties maken de stap naar Unified Communications, omdat ze hun bereikbaarheid willen verbeteren. Maar waaróm is een betere bereikbaarheid gewenst? En waar is precies behoefte aan? Tijdens de eerste fase van het Unified Communications Planning Process gaat het erom dat organisaties ontdekken welke communicatiemiddelen nodig zijn (vaste telefonie? Instant messaging? Videoconference?) om te voldoen aan de functionele eisen (locatie-onafhankelijk werken?). Bovendien stimuleren we dat mensen zich bewust worden van hoe zij samenwerken en met elkaar communiceren. Als de communicatie in de organisatie al helder is en er een beleid is voor bereikbaarheid, dan kan de eerste stap snel afgerond worden. Anders gaan we samen met u om tafel om de uitgangspunten, uw visie en het huidige bereikbaarheidsbeleid te achterhalen. De ontdekfase is kosteloos, op basis hiervan schrijft Axians een voorstel voor het vervolg van het UCPP. Axians - Tel:

8 BROCHURE UNIFIED COMMUNICATIONS PLANNING PROCESS Stap 2: Analyseer Nadat we met de opdrachtgever binnen de organisatie om tafel hebben gezeten, gaan we het gesprek aan met de medewerkers. We praten over de gebruikerservaring, de manier waarop ze samenwerken, welke communicatiemiddelen gebruikt worden en waar ze tegenaanlopen. Ook brengen we tijdens de analyseerfase in kaart welke kosten u nu maakt. Net als in de vorige stap, zal bewustwording van de bereikbaarheid een grote rol spelen. Bewustwording van bereikbaarheid zal een grote rol spelen. Axians is in deze twee stappen (ontdek en analyseer) uniek in de markt, terwijl ze van cruciaal belang zijn om de cultuur op de werkvloer te leren kennen. Waar medewerkers in de ene organisatie snel nieuwe gadgets en technieken willen gebruiken, kan de meerderheid van de gebruikers in een ander bedrijf juist terughoudend zijn en eerst willen zien dat het werkt. Pas als de persoonlijkheden binnen een organisatie bekend zijn, weet u welke adoptieprocessen ingezet moeten worden en hoe lang het proces in beslag zal nemen. TIP: Stap 2 van het UCPP is ook individueel af te nemen bij Axians. Gebruikt u bijvoorbeeld een videoconferencing-applicatie, maar zijn er veel klachten van gebruikers? Wij kunnen ze interviewen en achterhalen of de klachten van technische of functionele aard zijn. Bij functionele klachten vragen we direct na hoe dit in het vervolg voorkomen kan worden. Vaak blijkt het een adoptieprobleem. Stap 3: Bepaal In deze stap kunnen we bepalen welke business case het beste past binnen de organisatie. We stellen een roadmap op, waarin de behoeften zijn opgenomen, de benodigde technologieën, wat de toegevoegde waarde daarvan is en wat de risico s zijn. Willen gebruikers bijvoorbeeld met video communiceren, maar is het IT-landschap daar niet op ingericht? Dan moeten de wijzigingen afgezet worden tegen de risico s. Is de toegevoegde waarde van video dat waard? Door dit soort afwegingen is het beter te bepalen welke communicatiemiddelen geïntroduceerd dienen te worden. Door middel van de roadmap zet Axians samen met u een stip op de horizon, om duidelijk te maken waar u over een aantal jaren wilt staan. Toch is die stip op zichzelf niet bepalend, maar de route ernaartoe: hierdoor kunt u voorspellen wat er aan het IT-landschap moet gebeuren en met welke kosten u de komende periode te maken krijgt. Door een integraal inzicht te geven in de doelstellingen, functionaliteit, technologie en kosten kan elke stakeholder echt een onderbouwde keuze maken en zijn er geen verrassingen wanneer we gaan werken met de gekozen oplossing. Edwin Kanis, Manager Business Development bij Axians 8 Axians - Tel:

9 UNIFIED COMMUNICATIONS PLANNING PROCESS BROCHURE Tijdens deze derde stap van het UCPP worden tevens gebruikersprofielen opgesteld. Per type gebruiker noteren we hoe die gebruiker informatie tot zich neemt en welke functionaliteit hij minimaal nodig heeft. Ook is het heel belangrijk om geavanceerde gebruikers te selecteren die binnen deze gebruikersprofielen passen. Het is niet zinvol om alleen medewerkers bij dit proces te betrekken die graag nieuwe technologieën toepassen, want dat vormt een onvolledige afspiegeling van de organisatie. Wel kunnen deze personen fungeren als vertegenwoordigers, die de plannen intern toelichten en anderen helpen met hun adoptie. Hybride model van Unified Communications Merkt u dat er veel gebruikers zijn die moeite hebben met nieuwe technologieën? Met een hybride model kunt u traditionele functionaliteit combineren met UC-functionaliteit. Daartussen wordt een adoptiepad gecreëerd, waarbij men zelf kan bepalen hoe snel hij overgaat naar de nieuwe functionaliteit. Uiteindelijk wordt voor iedereen een passende route opgesteld om uiteindelijk naar wens met elkaar te communiceren. Gebruikers zullen ervaren wat UC voor ze kan betekenen Stap 4: Ontwerp Aan de hand van de bepaalfase, waarin in kaart wordt gebracht hoe u van de adoptie een succes kunt maken, maken we een globaal ontwerp. Pas dan is het écht mogelijk om te kijken naar de beschikbare technologieën en of er technieken zijn waarvoor een Proof of Concept gewenst is. Gebruikers zullen vanaf nu ervaren wat UC voor ze kan betekenen. Door ervaringen in deze pilot kan het ontwerp nog worden aangepast, zodat iedereen zich erin kan vinden en ermee kan werken. Dan pas is het ontwerp afgerond en klaar voor de bouw. Zowel bij de keuze voor cloud als voor een UC-oplossing on-premise, wordt de IT-afdeling bij deze stap extra betrokken. Ze helpen namelijk ofwel mee met de bouw van de oplossing, of hun functie zal (deels) veranderen van technisch beheerder naar functioneel beheerder. Met een cloudoplossing kan Axians alles voor de organisatie uit handen nemen. Wel zorgen we er dan voor dat de IT-afdeling een eigen adoptieproces kan doorlopen. Wij hebben de functioneel beheerder in een later stadium namelijk hard nodig als intern contactpersoon, om de business blijvend te ondersteunen en de behoeften tegemoet te kunnen komen. Stap 5: Bouw Hoewel de bouwfase een technisch onderdeel is van het UCPP, houden we alle gebruikers actief betrokken bij het proces en de omgeving die gecreëerd wordt. Zo weten zij in welke fase van de bouw we zitten en welke behoeften dit adresseert. Dit voorkomt een moment waarop er uit het niets een oplossing wordt geïntroduceerd. Uiteindelijk draagt elke stap een stukje bij aan de acceptatie. Door te blijven informeren en evalueren, kunnen we continu monitoren hoe het met de adoptie gaat. Martijn Nederhof, Solutions Architect bij Axians Axians - Tel:

10 BROCHURE UNIFIED COMMUNICATIONS PLANNING PROCESS Stap 6: Migreer Het is al een aantal keren gezegd, maar vooral in deze stap is het cruciaal om aan de gebruikersadoptie te denken. Tijdens deze fase, waarin gebruikers worden opgeleid en passende ondersteuning krijgen, zult u het belang ervaren van het uitgevoerde onderzoek en de weloverwogen keuzes voor technologieën en implementaties. Ook nu nog is het mogelijk dat er op basis van evaluaties bijgestuurd wordt. Stap 7: Gebruik & Beheer Ondersteunen, monitoren en rapporteren. Dat zijn de belangrijkste elementen van de gebruiksfase, wat vooral een interne aangelegenheid is. Dankzij de betrokkenheid van de medewerkers in het gehele Unified Communications Planning Process, weten zij precies welk onderdeel van de oplossing gebouwd is om aan een behoefte te voldoen. De Unified Communications-oplossing kan eventueel 24/7 beheerd worden binnen een Axians Managed Services-contract. Niet de middelen, maar juist de eenvoud en het goede gebruik hiervan maken de algehele bereikbaarheid van het bedrijf succesvol. Danny Cullens, Solutions Architect bij Axians 10 Axians - Tel:

11 UNIFIED COMMUNICATIONS PLANNING PROCESS BROCHURE Over Axians Axians is het merk van VINCI Energies voor ICT-oplossingen en -diensten. Om de wereld slimmer te maken en vooruit te helpen, ondersteunt en adviseert Axians haar klanten private bedrijven, publieke organisaties, overheidsinstanties, operators en service providers in het gehele proces van hun ICT-projecten. Dit doet Axians met een breed portfolio aan oplossingen: software-oplossingen, cloud- en managed IT-diensten, datasystemen en datacenters, netwerkinfrastructuren en oplossingen voor samenwerken en communiceren, waarmee organisaties optimaal kunnen werken, hun doelstellingen behalen en zo het verschil maken. Axians weet welke gevolgen een onvolledige adoptie van Unified Communications binnen uw organisatie kan hebben. Daarom zetten we juist die adoptie centraal, door het bieden van voldoende training en ondersteuning en te blijven focussen op gewenste functionaliteit. Met het Unified Communications Planning Process wordt u blijvend door experts van Axians ondersteund. Zij analyseren uw bereikbaarheid en samenwerking en hebben de kennis om vervolgens de gekozen technologieën beschikbaar te stellen en te onderhouden. Zo blijft uw bereikbaarheid op het optimale niveau. Meer informatie Wilt u meer weten over het Unified Communications Planning Process? Neem dan contact op met Axians via info.nl@axians.com of Axians - Tel:

12 GOEDE COMMUNICATIE EN SAMENWERKING IN UW ORGANISATIE MET HULP VAN AXIANS Rivium Boulevard LK Capelle aan den IJssel Tel: