Avaya T3 telefoons aangesloten op Integral 5 Conferentieruimte instellen en gebruiken Aanvulling bij de gebruiksaanwijzing

Transcriptie

1 Avaya T3 telefoons aangesloten op Integral 5 Conferenterumte nstellen en gebruken Aanvullng bj de gebruksaanwjzng Issue 1 Integral 5 Software Release 2.6 September 2009

2 Conferenterumte gebruken Conferenterumte gebruken Uw systeem bedt u een vrtuele conferenterumte. Alle conferentedeelnemers de n deze rumte ngebeld zjn, zjn met elkaar verbonden. Al naargelang de confgurate van uw systeem kunnen maxmaal 9 nterne en externe deelnemers nbellen n deze conferenterumte. Het nbellen n de conferenterumte wordt bevelgd met een toegangs-pin of de "standaard-pin" (tjdens net gereserveerde tjdstppen). Inhoud Inbellen n de conferenterumte ( p. 3) Conferentes modereren (neuw n Integral 5 R2.6)( p. 4) De spreekmodus actveren of sprekers wsselen( p. 4) Enkel lusteren ut( p. 4) Deelnemers utschakelen( p. 4) Deelnemers ut de conferente schakelen( p. 5) Conferenterumte eenmalg reserveren ( p. 6) Conferenterumte reserveren met meervoudge afspraak ( p. 7) Conferenterumte reserveren voor anderen ( p. 8) Reserverng wssen ( p. 9) Conferenterumte nstellen*( p. 10) Conferenterumte - Reserverngsbevoegdhed vrjschakelen*( p. 10) Conferenterumte - toegangs-pin veranderen( p. 11) Conferenterumte - Standaardtoegang vrjschakelen*( p. 12) Conferenterumte - Standaard-PIN veranderen*( p. 13) Aanwjzng U kunt de conferenterumte gemakkeljk va uw pc nstellen en bedenen als u gebruk maakt van het Avaya Integral Customer Tool ICT. 2 Avaya T3 telefoons - Aanvullng bj de gebruksaanwjzng

3 Inbellen n de conferenterumte Inbellen n de conferenterumte Vanaf elke nterne of externe telefoon kan n de conferenterumte worden ngebeld. De conferenterumte dent normaalgesproken al gereserveerd te zjn voordat de conferente plaatsvndt. Oproepnummer van de conferenterumte vanaf een nterne of externe telefoon kezen, b.v Wachten op de kestoon. Toegangs-PIN nvoeren, bjvoorbeeld Alle deelnemers aan de conferente horen een korte waarschuwngstoon. U werd opgenomen n de conferente. Aanwjzng Conferente beëndgen: Neerleggen. Ende conferente: Wanneer onmddelljk na uw conferente de conferenterumte opneuw gereserveerd s (15 mnuten later) klnkt er een waarschuwngstoon om u attent te maken op het naderende ende van de conferente. 10 mnuten voor het begn van de volgende conferente volgt een gedwongen verbrekng. Een net gereserveerde conferenterumte kunt u steeds gebruken met de "Standaard-PIN" ( p. 12) wanneer deze door uw systeembeheerder s vrjgeschakeld. Zolang een deelnemer zch alleen n de conferenterumte bevndt, hoort hj een wachtmelode. Avaya T3 telefoons - Aanvullng bj de gebruksaanwjzng 3

4 Conferentes modereren (neuw n Integral 5 R2.6) Conferentes modereren (neuw n Integral 5 R2.6) Tjdens een conferente heeft de deelnemer de de conferenterumte gereserveerd heeft specale moderatorbevoegdheden. De moderator kan een deelnemer nstellen als de enge spreker en de rest utschakelen (spreekmodus), een deelnemer gercht utschakelen of een utschakelng opheffen, een deelnemer volledg ut het conferentegesprek schakelen. In een net-gereserveerde conferenterumte beschkken alle conferentedeelnemers over moderatorbevoegdheden. Op de telefoon van edere moderator s een ljst te zen met de naam of het oproepnummer van alle conferentedeelnemers. Daarbj wordt een deelnemer aangedud met (M), wanneer hj utgeschakeld (Mute) s, met (S), wanneer hj de Spreker n de spreekmodus s. De spreekmodus actveren of sprekers wsselen bladeren naar de voorzene spreker. Naar de menurubrek Spreker bladeren. De neuwe spreker verschjnt bovenaan n de ljst met conferentedeelnemers. Hj wordt aangedud met een (S). Alle andere conferentedeelnemers zjn utgeschakeld en aangedud met een (M). Enkel lusteren ut de hudge spreker utkezen. Naar de menurubrek Enkel lusteren ut bladeren. Alle conferentedeelnemers kunnen opneuw tegeljkertjd met elkaar spreken. Deelnemers utschakelen gewenste deelnemers aanduden. Naar de menurubrek Mute bladeren. De deelnemer s utgeschakeld. 4 Avaya T3 telefoons - Aanvullng bj de gebruksaanwjzng

5 Conferentes modereren (neuw n Integral 5 R2.6) Deelnemers ut de conferente schakelen gewenste deelnemers aanduden. Naar de menurubrek Verbreken bladeren. De deelnemer werd volledg ut de conferente geschakeld. Avaya T3 telefoons - Aanvullng bj de gebruksaanwjzng 5

6 Conferenterumte reserveren (eenmalge afspraak) Conferenterumte reserveren (eenmalge afspraak) U kunt de conferenterumte voor een bepaalde perode reserveren. Functetoets "Menu" ndrukken. Naar de menurubrek Conferenterumte bladeren. nden nodg naar de menurubrek egen conferente bladeren. Keuze eventueel bevestgen. naar de menurubrek Neuw gegeven nbreng bladeren. Er verschjnt een ljst met de volgende 90 dagen. naar de gewenste dag bladeren, bjvoorbeeld Naar de gewenste starttjd bladeren, bjvoorbeeld 9:00. Naast de starttjd verschjnt een streepje als aandudng. Naar de gewenste endtjd bladeren, bjvoorbeeld 9:45. De geplande tjdspanne wordt aangedud met een vertcaal streepje. Instellng opnemen. Dt tjdstp voor de conferente s gereserveerd. Deel nu aan alle conferentedeelnemers het tjdstp, het oproepnummer van de conferenterumte en uw toegangs-pin mee. Aanwjzng Tjdstppen de al bezet zjn werden aangedud met een krusje. Deze tjdstppen kunnen net meer gereserveerd worden. Reserverngen kunnen alleen n het vooraf ngestelde 15-mnuten-rooster gebeuren. Tussen twee reserverngen lgt een tjdspanne van mnstens 15 mnuten. U moet over de nodge bevoegdhed beschkken om een conferenterumte te reserveren. U moet de standaard Toegangs-PIN ( p. 11) geactveerd of gewjzgd hebben. 6 Avaya T3 telefoons - Aanvullng bj de gebruksaanwjzng

7 Conferenterumte reserv. (meervoudge afspraak) Conferenterumte reserv. (meervoudge afspraak) U kunt de conferenterumte ook voor terugkerende afspraken reserveren. Bjvoorbeeld voor de wekeljkse groepsbesprekng op vrjdagochtend om 9u. Functetoets "Menu" ndrukken. Naar de menurubrek Conferenterumte bladeren. nden nodg naar de menurubrek egen conferente bladeren. Keuze eventueel bevestgen. naar de menurubrek Neuw gegeven nbreng bladeren. Naar de menurubrek Meervoudge afspraak bladeren. naar de gewenste dag van de week bladeren, bjvoorbeeld Vrjdag. Naar de gewenste starttjd bladeren, bjvoorbeeld 9:00. Naast de starttjd verschjnt een streepje als aandudng. Naar de gewenste endtjd bladeren, bjvoorbeeld 9:45. De geplande tjdspanne wordt aangedud met een vertcaal streepje. Instellng opnemen. Het conferentetjdstp s gereserveerd voor edere vrjdag. Deel nu aan alle conferentedeelnemers het tjdstp, het oproepnummer van de conferenterumte en uw toegangs-pin mee. Aanwjzng Tjdstppen de al bezet zjn werden aangedud met een krusje. Deze tjdstppen kunnen net meer gereserveerd worden. Reserverngen kunnen alleen n het vooraf ngestelde 15-mnuten-rooster gebeuren. Tussen twee reserverngen lgt een tjdspanne van mnstens 15 mnuten. U moet over de nodge bevoegdhed beschkken om een conferenterumte te reserveren. U moet de standaard Toegangs-PIN ( p. 11) geactveerd of gewjzgd hebben. Avaya T3 telefoons - Aanvullng bj de gebruksaanwjzng 7

8 Conferenterumte reserveren voor anderen Conferenterumte reserveren voor anderen Als u over de nodge bevoegdhed beschkt kunt u ook voor anderen een conferenterumte reserveren. Het nbellen n de conferenterumte wordt dan bevelgd met de toegangs-pin van de persoon waarvoor u een conferente heeft ngesteld. Functetoets "Menu" ndrukken. Naar de menurubrek Conferenterumte bladeren. Naar de menurubrek Conferente voor anderen bladeren. naar de menurubrek Neuw gegeven nbreng bladeren. Er verschjnt een ljst met de volgende 90 dagen. naar de gewenste dag bladeren, bjvoorbeeld Naar de gewenste starttjd bladeren, bjvoorbeeld 9:00. Naast de starttjd verschjnt een streepje als aandudng. Naar de gewenste endtjd bladeren, bjvoorbeeld 9:45. De geplande tjdspanne wordt aangedud met een vertcaal streepje. Instellng opnemen. Dt tjdstp voor de conferente s gereserveerd. Alle conferentedeelnemers moeten nu nog het tjdstp, het oproepnummer van de conferenterumte en de toegangs-pin krjgen. Aanwjzng Tjdstppen de al bezet zjn werden aangedud met een krusje. Deze tjdstppen kunnen net meer gereserveerd worden. Meervoudge afspraak: Nadat u conferente voor anderen gekozen heeft, gebeurt de reserverng net zoals u een meervoudge afspraak zou reserveren. Alle reserverngen van de conferenterumte worden steeds met de desbetreffende toegangs-pin aangedud. 8 Avaya T3 telefoons - Aanvullng bj de gebruksaanwjzng

9 Reserverngen controleren en wssen Reserverngen controleren en wssen Reserverngen kunnen te allen tjde gecontroleerd en ook gewst worden. Functetoets "Menu" ndrukken. Naar de menurubrek Conferenterumte bladeren. nden nodg de menurubrek egen conferente bevestgen. Er wordt een ljst met alle reserverngen weergegeven. Elke vermeldng toont het gereserveerde tjdstp, voor wanneer de reserverng plaatsvndt en eventueel de toegangs-pin. eventueel naar de reserverng bladeren de u wlt wssen, bjvoorbeeld Fr 9:00-9: Reserverng wssen Aanwjzng U kunt alleen egen reserverngen wssen. Verstreken reserverngen worden de volgende dag automatsch ut de ljst verwjderd. De toegangs-pin (cjfer uterst rechts op de dsplay) wordt alleen getoond aan de persoon de de bevoegdhed heeft om de conferenterumte te reserveren voor anderen. Avaya T3 telefoons - Aanvullng bj de gebruksaanwjzng 9

10 Conferenterumte nstellen* Conferenterumte nstellen* De conferenterumte kan alleen door bevoegde deelnemers gereserveerd worden. Elk van deze deelnemers kan de toegangs-pin zelf veranderen. Voor de conferenterumte kan ook een standaard-pin worden ngesteld. Hermee kan elke deelnemer n de conferenterumte nbellen, voor zover deze net gereserveerd werd. Conferenterumte - Reserverngsbevoegdhed vrjschakelen* U kunt ndvduele deelnemers de mogeljkhed geven om de conferenterumte te reserveren. Functetoets "Menu" ndrukken. Naar de menurubrek Instellngen bladeren. Naar de menurubrek Toepassngen bladeren. Naar de menurubrek Conferenterumte bladeren. n de regel Bevoegdhed voor... het oproepnummer van de deelnemer nvoeren waarvoor u de reserverngsbevoegdhed wlt vrjschakelen. U krjgt de toegangs-pin te zen en of de deelnemer de conferenterumte mag reserveren, bjvoorbeeld PIN: 0000 nactef. naar de menurubrek actveren bladeren. De deelnemer kan nu de conferenterumte met de ngestelde toegangs-pin reserveren. Aanwjzng U moet bevoegd zjn om reserverngsbevoegdheden te mogen nstellen. 10 Avaya T3 telefoons - Aanvullng bj de gebruksaanwjzng

11 Conferenterumte - toegangs-pin veranderen Conferenterumte - toegangs-pin veranderen U kunt uw toegangs-pin tot de conferenterumte te allen tjde veranderen. De gewjzgde toegangs-pin geldt onmddelljk, ook voor vooraf gereserveerde en nog open conferentes. Functetoets "Menu" ndrukken. Naar de menurubrek Instellngen bladeren. Naar de menurubrek Toepassngen bladeren. Naar de menurubrek Conferenterumte bladeren. naar de menurubrek PIN: 0000 bladeren. Een neuwe 4-cjferge toegangs-pin nvoeren, bjv De toegangs-pin s veranderd. Aanwjzng Verschllende conferentes kunnen dezelfde toegangs-pin hebben. Als u over de nodge bevoegdhed beschkt kunt u ook de toegangs-pin van andere deelnemers veranderen. Avaya T3 telefoons - Aanvullng bj de gebruksaanwjzng 11

12 Conferent. - Standaardtoegang vrjschakelen* Conferent. - Standaardtoegang vrjschakelen* Met een standaard-pin kan de conferenterumte gebrukt worden op de tjdstppen waarop de conferenterumte net gereserveerd s. Functetoets "Menu" ndrukken. Naar de menurubrek Instellngen bladeren. Naar de menurubrek Toepassngen bladeren. Naar de menurubrek Conferenterumte bladeren. Standaard-PIN bevestgen. U krjgt te zen dat de standaard-pin net gebrukt kan worden, bjvoorbeeld PIN: 0000 nactef. naar de menurubrek actveren bladeren. De conferenterumte s nu toegankeljk met de standaard-pin. Aanwjzng Toegang tot de conferenterumte verhnderen met de standaard-pin: In het menu "Bevoegdhed voor..." de menurubrek deactveren kezen en bevestgen met de toets OK. 12 Avaya T3 telefoons - Aanvullng bj de gebruksaanwjzng

13 Conferenterumte - Standaard-PIN veranderen* Conferenterumte - Standaard-PIN veranderen* U kunt de standaard-pin voor de toegang tot de conferenterumte veranderen. Functetoets "Menu" ndrukken. Naar de menurubrek Instellngen bladeren. Naar de menurubrek Toepassngen bladeren. Naar de menurubrek Conferenterumte bladeren. Standaard-PIN bevestgen. naar de menurubrek PIN: 0000 nactef bladeren. Een neuwe 4-cjferge standaard-pin nvoeren, bjv De standaard-pin werd gewjzgd en kan gebrukt worden. Avaya T3 telefoons - Aanvullng bj de gebruksaanwjzng 13