Stelling 1: Projecten binnen decentrale overheden zijn niet complex genoeg om gebruik van de concurrentiegerichte dialoog te verantwoorden.

Transcriptie

1 Paneldiscussie onder leiding van Geert Dewulf Panelleden: - Ge van Tiem, projectleider Talentencampus voor de gemeente Oss - Tom Kohler, tendermanager namens het winnende consortium Park&People in Oss - Rene Duifhuizen, projectleider Stadsbrug de Oversteek voor de gemeente Nijmegen - Herman van de Noort, tendermanager namens het in Nijmegen als tweede geëindigde Combinatie Waalkoppel De heer Dewulf leidt in door te vertellen wat er tijdens het seminar aan de orde is geweest. Hij vertelt dat het doel van de paneldiscussie is, te komen tot een antwoord op de vraag of de concurrentiegerichte dialoog (CD) bij decentrale overheden toegepast kan worden, en wanneer dan, onder welke condities en ook hoe. Stelling 1: Projecten binnen decentrale overheden zijn niet complex genoeg om gebruik van de concurrentiegerichte dialoog te verantwoorden. Duifhuizen: Het project in Nijmegen was uiterst complex omdat de brug en weg door een gebied gaan waar al veel aan de gang is. Door industrieterrein, door ecologische hoofdstructuur, en door woongebied. Dus een complexe omgeving. En daarbij is het project ook nog erg groot. Van Tiem: In Oss kenmerkte het project zich door diverse functie en functionaliteiten, wat het proejct Talentencampus en Sibeliuspark ook erg complex maakte en gebruik van de dialoog zeker te verantwoorden maakte. Zowel Duifhuizen en Van Tiem menen dat er zo nog wel meer projecten te bedenken zijn waar zij binnen hun gemeente met dusdanige complexiteit te maken krijgen dat ze voor CD zouden kiezen. Kohler: A9 Oss echter niet met CD aanbesteed. Waarom niet? Van Tiem: als we het opnieuw hadden moeten doen, zou CD ook zeker een vorm zijn geweest. Ik ben niet overtuigd dat het dan beter zou lopen, maar wel dat dit project dusdanig complex is dat het goed aan te besteden zou zijn met dialoog. Zaal: Maakt markt niet uit of een project dusdanig complex is dat CD noodzakelijk is? Als je een project op de markt zet met CD en er volgen geen inschrijvingen, dan is het kennelijk niet complex genoeg. Dewulf: wanneer heeft de markt interesse? CD is toch heel duur? Kohler: qua transactiekosten maakt het ons niet veel uit of het met CD is aanbesteed of niet. Maar de CD, daar zijn wij gewoon buitengewoon goed in. Dus wij zijn daar altijd in geïnteresseerd. Van de Noort: Met kleine RAW projecten, zo is onze inschatting, is in de toekomst geen droog brood meer te verdienen. Dus CD biedt mogelijkheden om je bedrijf overeind te houden. Het gaat dan toch vaak om heel grote projecten. Dewulf: in dat geval zul je waarschijnlijk wel een behoorlijke stroom projecten moeten hebben die met CD worden aanbesteed, wil je de aanbestedingskosten van verloren CD aanbestedingen in vervolgprojecten terugverdienen. Kohler: het is inderdaad lastig om voldoende CD projecten te vinden EN te bemachtigen. Stelling 2: Een duidelijke begrenzing van de projectscope moet voorafgaand aan de dialoog bekend zijn Duifhuizen: Eens met de stelling. Bij ons was de ruimte duidelijk gedefinieerd. En van grote waarde, omdat je geen appels met peren wil vergelijken. Duidelijkheid is essentieel.

2 Dewulf: maar als je tevoren al zoveel weet en in specificaties vastlegt, is dat dan geen zwaktebod? Zaal: tekeningen maken blijkt makkelijker dan goed functioneel te specificeren. Duifhuizen: ja, dat is een hell of a job. Het valt niet mee, zeker niet met mensen die niet gewend zijn om een vraag in functionele termen te gieten. Als ik dat tevoren geweten had, was het vraagspecsteam in de eerste plaats al veel kleiner geweest. Van Tiem: onze specs waren vrij duidelijk. De partners hebben aan de voorkant heel duidelijk hun programma s en ambities geformuleerd. De combinatie tussen softe en harde factoren is lastig. En daar zit dus heel duidelijk de achilleshiel van het project. Maar daar kom je ook wel uit, als je in gesprek bent. Dewulf: is het geen gevaar dat het bestuur dan niet weet waar ze gaan uitkomen? Van Tiem: nee, het bestuur heeft duidelijk aangegeven waar ze heen willen, en dus een programma gedefinieerd en daar zijn de partners achter gaan staan. Binnen dat programma zijn de details en uitwerkingen echter nog heel vrij. Duifhuizen: je werkt natuurlijk met specs, maar voorop stond dat er een goede oeververbinding moest komen. De uitkomst had ook kunnen zijn een lelijke plank over de waal. Maar als dat de uitkomst van de dialoog was geworden, dan hadden we ook geweten dat dat het enig haalbare was voor het beschikbare budget. Kohler: Ik zou het ideaal vinden wanneer overheden een dialoog aangaan als ze nog niet weten wat ze willen, wat er mogelijk is. Dat ze wel ongeveer een idee hebben, maar dat je weet, als partij, dat ze nog vanalles kunnen wijzigen op basis van dialoog. Van de Noort: Dat niet weten wat je hebben wilt, speelt bij infra veel minder een rol dan bij gebiedsontwikkeling. Ik vind dat gemeenten pas projecten met CD in de markt moeten zetten als ze het zelf niet meer beheersen. Een bestek op de markt zetten kun je doen, maar zeker bij complexe projecten geef je je dan over aan adviseurs en marktpartijen die dat bestek voor je moeten schrijven, maar de verantwoordelijkheid voor het ontwerp draag je zelf. Een evt. claim van de uitvoerder komt ook bij de gemeente terecht. Op het moment dat je met CD aanbesteedt, moet je wel adviseurs in huis halen om de functionele eisen te formuleren, maar de verantwoordelijkheid voor het ontwerp leg je dan ook bij de uitvoerder. Waarmee je minder te duchten zult hebben van claims van de markt dan met RAW. Maar dat vereist wel een voortraject waarbij je kennis in huis moet houden. Dat kun je als gemeente ook niet zelf doen. Maar ik zou wel adviseren dat te overwegen. Ga vooral bij Duifhuizen buurten over hoe HIJ dat gedaan heeft. Dewulf: Duifhuizen en van Tiem hebben ongetwijfeld goed nagedacht, maar er wordt gedacht over het instellen van een landelijk kenniscentrum waar je met vragen terecht zou kunnen. Wat voor kennis mis je nu als gemeente? Waar is behoefte aan? Duifhuizen: als ik nu zie hoe het bij ons is: contractmanagement en financieel management komen van adviseurs, het projectmanagement en omgevingsmanagement doen we zelf. De toetsing huren we in, maar daar doen we wel ervaring op. Zijn assistent komt van de gemeente, dus de toetsingservaring van de brug blijft voor de gemeente behouden. De projectmanager moet wel van binnen de gemeente komen, want die zit zo dicht op dat politieke proces. Ik denk dat wij dus zeker hulp van de markt zullen blijven vragen, maar ondertussen de kennis wel in huis halen door ambtenaren direct mee te laten kijken. Van Tiem: contractmanagement en juristerij hebben we van de markt gehaald, de rest doen we zelf. En dat bevalt heel goed.

3 Stelling 3 De dialoog leent zich voor gefaseerde planvorming / politieke besluitvorming tijdens de aanbesteding Van de Noort: Nee, ik ben het niet met de stelling eens. Wij hebben die bestuurlijke processen niet in de hand als markt. Wij willen daar na gunning niet mee aan de gang moeten. Wat wij willen, zijn concrete projecten die we kunnen inplannen in de organisatie, waar we mensen voor vrij kunnen maken en waarmee we dus zeker mee aan de slag kunnen. Niet met dat politieke onzekere spel erbij. Duifhuizen: ik neig ook naar nee. Dat maakt het alleen maar nog ingewikkelder. Ik vraag me ook af of we het de marktpartijen hadden moeten aandoen om zo lang bij zo n project betrokken te zijn in de voorfase. Dewulf: was het niet nuttig geweest om wat langer aan elkaar te snuffelen? Duifhuizen: dat hebben we negen maanden gedaan. Dat kon ook, die ruimte hebben we ook gepakt, meer nog dan ik tevoren had gedacht. Zaal: knippen door tussentijds selecteren daar zie ik wel wat in, maar vervlechten, nee. Fleerakkers (zaal): ik denk dat de transactiekosten er enorm door kunnen oplopen. Zie het voorbeeld Maastricht. Op het moment dat je het kunt beheersen qua tijd en qua inhoud proces (dus dat je niet van hot naar her wordt geschud), dan denk ik dat het een goede optie kan zijn. Zaal: landelijk, met TB s en zo, denk ik nee. Maar gemeentelijk, gezien college en raad meenemen in het trechteringsproces, zou het kunnen. Maar dan moet je wel tevoren goede afspraken maken. Marktpartij in de zaal: gemeente heeft veel directer met de politiek te maken dan het Rijk. Die lijnen zijn veel korter. Daarmee kun je dus ook veel flexibeler zijn. Maak daar gebruik van in je dialoog! Van Tiem: met die korte lijnen creëer je ook de garanties dat de partijen ook door kunnen met het project. Na gunning van het project heeft de markt niets meer van de politiek te vrezen, in termen van vergunningverlening, tracébesluiten en andere zaken waar je landelijk nog wel mee te maken hebt. Dus daarmee zijn de risico s juist kleiner. Dewulf: hebben gemeenten bij hun proejcten dan niets te maken met het Rijk? Van Tiem: wij niet, nee. Het betreft in Oss een binnenstedelijk gebied zonder raakvlakken met landelijke zaken. Duifhuizen: In Nijmegen zijn LNV, RWS en andere partijen wel betrokken. Bijvoorbeeld voor vergunningverlening en subsidies. Wij hebben te maken met ruim 70 vergunningen. Van Tiem: ik denk dat er wel projecten gebaat zijn bij gefaseerde uitvoering. We zijn net klaar met de uitvoering van het nieuwe stadhuis, waarbij we in zes jaar een heel project hebben kunnen doen, waar we anders alleen tot fase 1 zouden zijn gekomen. Maar het kost wel heel veel tijd en energie. Stelling 4: Het bewaken van een level playing field is juridisch gezien noodzakelijk, maar staat een nuttig dialooggesprek in de weg. Dewulf: Is het een te juridisch spel, die dialoog? Van Tiem: Doe zoals wij hebben gedaan. Kies een heel deskundige jurist, maar zorg vooral dat hij humor heeft. Duifhuizen: juridificering was wel een groot risico dat we hebben gedefinieerd van tevoren. We wilden graag voorkomen dat het juridisch uit de klauwen liep. Wij hebben de juiste jurist op de juiste plek gehad. Je kon hem tijdens het proces aankijken, hij was ook nonverbaal aanwezig. Als je uit de bocht

4 vliegt, kun je dat ook maar beter meteen weten. Van ons mocht de jurist ook best buiten zijn juridisch boekje gaan, en dat heeft bij ons ook gewerkt. Wij waren er wel alert op, maar het heeft ons niet gehinderd. Dat maakte de dialoog juist open, en daarmee heef t het goed gewerkt. Van de Noort: wij hebben bewust onze jurist niet meegenomen naar de gesprekken met de gemeente. Hun jurist, Marius Strijker, zat er wel, als waakhond, maar dat heeft ons niet gehinderd. Kohler: niemand stelt het level playing field ter discussie, maar wij hebben onze dialogen wel geprobeerd veel leuker en ontspannener laten verlopen dan onze concurrenten. Tot aan de tafelschikking aan toe. Als juristen daar zich mee gaan bemoeien, is het einde natuurlijk zoek. Maar dat deed hij ook niet. Zaal: er zit overal wel een zeker juridisch gehalte in, en dat speelt een grote rol op het moment dat er onbekendheid is. Als je drie jaar verder bent, ben ik ervan overtuigd dat zo n stelling als deze niet meer relevant is. Naarmate je dit vaker doet, zo n dialoog, zijn de spelregels beter bekend. Dat is ook iets dat zich moet zetten. Dan vlieg je minder snel uit de bocht. Dewulf: hoe belangrijk is het om te bouwen aan een relatie. Heb je daar voldoende ruimte voor in een dialoog? Kohler: ja. Het einde van de dialoog is eigenlijk pas het begin van een jaar of tien. En tien jaar lang moet ik nog met Ge van Tiem verder. Hou je het nog zolang vol tot je pensioen, Ge? Nou ja, ik kan het me gewoon niet veroorloven om die relatie te verzieken. Duifhuizen: ik denk dat het superbelangrijk is dat je erachter komt of je elkaar kunt vertrouwen. Zelfs als er geen echte klik is, is het van belang dat je wel met elkaar vooruit kunt. Stelling 5: Concurrentiegerichte dialoog betekent (niet) het achterste van je tong laten zien Van de Noort: je kunt proberen strategisch te handelen. Dat soort trucs uithalen (bijvoorbeeld als je een risico ziet, maar er bewust niet met je opdrachtgever of concurrenten over praat), maar uiteindelijk kom je jezelf tegen. Als dat later boven tafel komt, schaad je daarmee het vertrouwen dat je had. Je probeert een project aan hem te verkopen, en als je hem dan later pas met risico s confronteert, ben je niet betrouwbaar meer. Ik probeer door open vragen te stellen, ook mijn concurrenten te triggeren op bepaalde risico s. Ik ben ook altijd heel geïnteresseerd in welke vragen onze concurrenten stellen. Dewulf: Duifhuizen, zijn jullie open? Duifhuizen: natuurlijk. Er zijn altijd dingen waar je niet over kunt praten. Er kan bijvoorbeeld iets in de politieke arena spelen waarvan de wethouder niet wilt dat die nu al worden doorgegeven. Dat is prima, maar ik vind wel dat je dingen die in de dialoog thuishoren, ook daadwerkelijk moet bespreken. Eerlijk, integer en open: maximaal. Dewulf: Hoe open kun je praten over toekomstige situaties? Kohler: in Oss had de projectorganisatie de verplichting gekregen van de Raad om alle risico s bij de markt neer te leggen. Toen de tender ging lopen, brak de kredietcrisis door. En toen brak de pleuris uit. Wij konden die risico s niet meer dragen. En dat is tijdens de dialoog op tafel gelegd, en ook goed besproken en samen opgelost. Van Tiem: ja, het achterste van je tong laten zien, dat is 1. Wij zeggen dat we ook elkaars nieren moeten proeven. Dat is een stapje verder, en dat betaalt zich uiteindelijk uit. Verrassingen moet je te allen tijde zien te voorkomen.

5 Zaal: je hebt verschillende vormen van samenwerken. Allianties kunnen bijvoorbeeld in goed overleg heel goed wijzigingen opvangen. Omdat je geschakelde belangen hebt, kun je risico s ook snel oplossen. Dewulf: hoe garandeer je nou dat de geselecteerde partner ook over vijf jaar nog je preferred partner is? Kohler; menselijke bezetting doet veel, maar het zit ook in de organisatie. Het maakt niet uit als ik wegga, mijn Heijmans-collega s worden in dezelfde cultuur groot. Die begrijpen precies hoe wij met zo n project omgaan. Slot: Uiteindelijk gaat het over de dialoog. Vergelijk het met een huwelijk. Je valt in liefde, denkt niet over de toekomst na. Uiteindelijk ga je met elkaar verder, sluit je een huwelijk, maar het praten over de huwelijkse voorwaarden is nooit leuk. Die komen pas om de hoek kijken als het mis gaat, en daar wil je niet over praten als je verliefd bent. Vroeger was de risicoparagraaf in contracten ook veel kleiner. Met het gesprek over de risico s, ben je er ook beter op voorbereid als ze zich eenmaal voor mochten doen. Dat blijkt uit het proefschrift van mijn promovendus Mieke Hoezen, hier achter in de zaal, en wordt hier aan tafel zeker ook onderkend. Graag wil ik de panelleden verzoeken om nog een laatste les mee te geven aan de zaal. Van Tiem: zorg dat posities bezet zijn door kwaliteit en autoriteit. Adviesbureaus: ontwikkel eens een light versie van de CD, zodat ook kleinere gemeenten met weinig budget ermee kunnen werken. Kohler: gebruik CD vooral voor het selecteren van een partner, niet zozeer voor het project. Duifhuizen: vraag in de dialoog niet teveel. Je wilt heel veel voor elkaar krijgen, omdat je denkt daardoor zekerder van je product wordt. Maar daarmee maak je het ook duur en ingewikkeld. Laat de onderwerpen van je dialoog sturen door de risico s die je ziet. Van de Noort: vraag inderdaad niet teveel. Laat het, waar de kennis bij de markt zit, ook vooral aan de markt om het uit te werken. Doe dat niet teveel zelf. Dewulf: daar wil ik graag mee afsluiten. Hartelijk dank voor uw aanwezigheid. Men zegt dat de beste dialogen gevoerd worden onder invloed van alcohol, dat de tongen goed los maakt. Wellicht dat we elkaar dus dadelijk tijdens de borrel spreken.