Privacyverklaring PostNL

Transcriptie

1 Privacyverklaring PostNL Deze privacyverklaring is van toepassing op alle online PostNL branded diensten die vallen onder de PostNL Holding B.V. en voorzien zijn van het PostNL logo, uitgezonderd de diensten waarbij naar een specifieke op die dienst van toepassing zijnde privacyverklaring wordt verwezen. PostNL Holding B.V en haar dochtermaatschappijen ( PostNL ) streven ernaar om diensten van een hoge kwaliteit te leveren, waarbij betrouwbaarheid een belangrijke factor is. Respect voor de privacy van onze klanten en een zorgvuldige omgang met hun persoonsgegevens zien wij als een belangrijk onderdeel van de betrouwbaarheid van onze producten en diensten. In deze privacyverklaring vindt u algemene informatie over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan. Ons doel Ons doel is natuurlijk om u zo goed mogelijk van dienst te zijn! Wij willen u gerichte en persoonlijke service aanbieden en daar hebben wij uw persoonsgegevens voor nodig. Wij zorgen er voor dat wij hierbij voldoen aan de wet- en regelgeving die van toepassing is op het gebruik van persoonsgegevens. Wij vinden het erg belangrijk dat onze dienstverlening transparant, betrouwbaar en persoonlijk is. U kunt erop vertrouwen dat wij zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan. Wat zijn persoonsgegevens? Zodra gegevens u kunnen identificeren als persoon worden deze gegevens persoonsgegevens genoemd. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn uw naam, adres, geboortedatum en bankrekeningnummer. Ook kan uw IP-adres of gebruikersnaam als persoonsgegeven worden aangemerkt. In deze privacyverklaring vertellen wij u hoe wij met uw persoonsgegevens om gaan en welke maatregelen wij nemen ten behoeve van de bescherming van uw persoonsgegevens. Onze privacyverklaring bevat de volgende onderdelen: 1. Om gebruik te kunnen maken van onze diensten, hebben wij uw persoonsgegevens nodig. Welke persoonsgegevens verwerken wij van u? Wij willen u graag goed van dienst zijn zoals u van ons gewend bent. Om er voor te zorgen dat u gebruik kan maken van onze diensten, hebben wij uw persoonsgegevens nodig. Afhankelijk van de dienst die u bij ons afneemt kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens van u vragen: Naam Adres Postcode Woonplaats adres Telefoonnummer Geslacht Geboortedatum Bankrekeningnummer Gebruikersnaam en wachtwoord Gebruikslogs IP-adres Taal Voor een aantal PostNL-diensten hebben wij specifieke persoonsgegevens van u nodig. Uiteraard worden deze persoonsgegevens enkel en alleen voor deze specifieke dienst gebruikt als u deze

2 dienst afneemt. In onderstaand schema kunt u zien welke persoonsgegevens dit zijn en waarvoor wij ze nodig hebben. Dienst Persoonsgegevens Waarvoor hebben we dit nodig? Mobiele applicaties van PostNL Mobiele applicaties van PostNL Mobiele applicaties van PostNL Persoonlijke postzegel Toegang tot uw locatiegegevens Toegang tot uw adresboek Toegang tot uw camera Een foto van een persoon wordt ook als een persoonsgegeven gezien. Mogelijk bevatten de foto s die u voor de Persoonlijke Postzegel gebruikt ook foto s van personen. Sommige mobiele applicaties bieden functionaliteiten op basis van uw locatiegegevens, bijvoorbeeld de mogelijkheid om het dichtstbijzijnde PostNL-kantoor te vinden. Indien u hiervan gebruik maakt, dan gebruiken wij uw locatiegegevens enkel voor het bieden van die functionaliteit. We slaan deze locatiegegevens niet op en gebruiken het ook niet voor andere doeleinden. U wordt via de telefoon eerst (eenmalig) om toestemming gevraagd. Sommige mobiele applicaties bieden functionaliteiten die toegang tot uw adresboek nodig hebben, bijvoorbeeld als u een contact uit uw adresboek wilt selecteren om die persoon een kaartje te sturen. Indien u hiervan gebruik maakt, dan gebruiken wij deze gegevens enkel voor het bieden van die functionaliteit. We slaan deze gegevens niet op en gebruiken het ook niet voor andere doeleinden. U wordt via de telefoon eerst (eenmalig) om toestemming gevraagd. Sommige mobiele applicaties bieden functionaliteiten die toegang nodig hebben tot uw camera, bijvoorbeeld om een bepaalde code te scannen of een foto up te loaden. Indien u hiervan gebruik maakt, dan gebruiken wij uw gegevens enkel voor het bieden van die functionaliteit. We slaan deze gegevens niet op en gebruiken het ook niet voor andere doeleinden. U wordt via de telefoon eerst (eenmalig) om toestemming gevraagd. De foto die u uploadt, gebruiken wij alleen om de persoonlijke postzegel te kunnen afdrukken. Nabestaandenservice Overlijdensakte Om misbruik te voorkomen, vragen wij u bij de aanvraag een kopie van de overlijdensakte en uw legitimatiebewijs mee te sturen. Legitimatiebewijs Bent u executeur, dan vragen wij u een kopie van uw legitimatiebewijs en de notariële akte van uw aanstelling mee te sturen.

3 De persoonsgegevens die u opgeeft zullen wij alleen gebruiken voor de doeleinden die wij vooraf aan u hebben gecommuniceerd. Verder kunt u in deze privacyverklaring meer informatie vinden over een aantal van deze doeleinden. 2. Wij gebruiken uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden die vermeld staan in deze privacyverklaring. Zo verkopen wij uw persoonsgegevens bijvoorbeeld niet aan andere partijen. Wij gebruiken uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn genoemd. Graag blijven wij eerlijk en transparant over het gebruik van uw persoonsgegevens. Uw persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt om een dienst of product bij ons af te nemen, zullen enkel worden gebruik voor de doeleinden die hieronder zijn genoemd. Wij zullen uw persoonsgegevens dus niet verkopen aan derden. Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens Wanneer doen wij dit? 1 Het belangrijkste is dat wij u zo goed mogelijk kunnen helpen om de gevraagde producten of diensten te kunnen leveren. Hiervoor hebben we in eerste instantie uw persoonsgegevens nodig. Wij zullen deze persoonsgegevens alleen voor dit doeleinde gebruiken, 2 Wij willen daarnaast onze klanten graag goed informeren bij hun bestelling. Als u een product of dienst van PostNL afneemt, dan houden wij u op de hoogte via de over de status van de bestelling. Wij informeren u bijvoorbeeld over de bestelstatus of als de bestelling bij u thuis is bezorgd. 3 Wij houden u met uw toestemming graag op de hoogte van interessant nieuws rondom andersoortige producten en diensten van PostNL of andere derde partijen. Daarnaast brengen wij u periodiek op de hoogte van eigen soortgelijke producten. Uiteraard alleen als u hiervoor niet uitgeschreven bent. 4 Wij houden u ook graag op de hoogte van interessante producten of diensten van onze zakenpartners. Als u hiervoor toestemming hebt gegeven gebruiken wij uw persoonsgegevens voor het verzenden van commerciële boodschappen. 5 We proberen onze diensten zo interessant mogelijk voor u te houden. Zo gebruiken wij uw gegevens om zoveel mogelijk voor u relevante inhoud op onze website te presenteren. 6 Wij proberen misbruik van onze diensten zoveel mogelijk op te sporen. In bepaalde gevallen gebruiken wij uw persoonsgegevens voor controle op het productieproces en/of ter voorkoming en/of opsporing van fraude. 7 Als u vragen of klachten hebt, dan proberen wij u zo spoedig mogelijk te helpen. Ook daarvoor hebben we in sommige gevallen uw persoonsgegevens nodig. 8 Als wij uw persoonsgegevens voor andere doeleinden dan hierboven genoemd gaan gebruiken, vragen wij u van te voren om uw toestemming. Als u bij ons een product of dienst afneemt. Als u hiervoor nog niet bent afgemeld. Alleen met uw toestemming of als u hiervoor nog niet bent afgemeld. Alleen met uw toestemming. Als u bij ons een product of dienst afneemt. Wij doen dit op basis van gerechtvaardigd belang. Indien het vermoeden bestaat dat er misbruik wordt gemaakt. Als er specifieke vragen of klachten zijn. Alleen met uw toestemming. Als er wijzigingen zijn met betrekking tot het gebruik van uw persoonsgegevens zullen wij u hierover informeren en wanneer nodig om toestemming vragen.

4 Voorts bestaat de mogelijkheid dat wij genoodzaakt zijn om persoonsgegevens te verstrekken aan autoriteiten of andere derden. Bijvoorbeeld als dit noodzakelijk is in verband met een wettelijke verplichting of voor de uitvoering van een publiekrechtelijke taak. 3. Wij houden u graag op de hoogte van interessante informatie over voor u relevante producten of diensten van PostNL of derde partijen. Wij kunnen u relevante informatie sturen over eigen gelijksoortige producten en/of diensten, tenzij u heeft aangegeven deze informatie liever niet te willen ontvangen. Wij gebruiken uw persoonsgegevens ook voor het toesturen van interessante informatie over andersoortige producten of diensten van PostNL of andere derde partijen die voor u interessant kunnen zijn. Uiteraard pas nadat u hiervoor toestemming hebt gegeven. U kunt zich altijd afmelden. Wij bieden u de mogelijkheid om u voor deze berichtgeving uit te schrijven wanneer u wilt! Bij mailings kunt u dit bijvoorbeeld doen door te klikken op afmelden onderaan de mailing. Aanbiedingen van derde partijen. Derde partijen kunnen u benaderen om u passende aanbiedingen te doen. Uiteraard gebeurt dit pas nadat u hiervoor toestemming hebt gegeven en wanneer het voor u duidelijk is van welke derde partijen u aanbiedingen kunt verwachten. 4. Wij willen u graag diensten op maat aanbieden, wat wij doen door het tonen van zo relevant mogelijke informatie op onze website en het doen van interessante aanbiedingen. Wij willen u graag diensten aanbieden die voor u interessant, relevant, op maat en gebruiksvriendelijk zijn! Wij willen u graag extra goed van dienst zijn en de toegankelijkheid en het gebruiksgemak van onze diensten zoveel mogelijk vergroten. Als u hiervoor toestemming hebt gegeven gebruiken wij uw persoonsgegevens om u aanbiedingen te sturen waarvan wij denken dat u ze interessant vindt. Daarnaast gebruiken wij uw persoonlijke voorkeuren om voor u relevante inhoud op de website te presenteren. Profiteer van persoonlijke aanbiedingen. Wij zijn continu bezig onze diensten te verbeteren om u nog beter van dienst te kunnen zijn! Of het nu om het kopen van een postzegel gaat of als u meer informatie over een dienst nodig heeft. Iedereen heeft zijn of haar eigen voorkeuren en wensen, en daar willen wij zoveel mogelijk tegemoet aan komen. Om u nog beter van dienst te kunnen zijn en voor u relevante aanbiedingen te kunnen doen slaan wij bepaalde voorkeuren van u op. Als u bijvoorbeeld al in het verleden bij ons postzegels heeft gekocht, dan kan het zijn dat wij u in de toekomst een mooie aanbieding doen voor het bestellen van persoonlijke postzegels. De factoren die meespelen in het verzenden van persoonlijke aanbiedingen zijn bijvoorbeeld: Uw geslacht; Eerder bekeken categorie producten of diensten tijdens uw bezoek; Uw woonplaats (bijvoorbeeld voor lokale aanbiedingen); Uw koophistorie. Wij maken de inhoud van onze website zo relevant mogelijk voor u. Als u een website bezoekt is het fijn om direct de voor u relevante en interessante informatie getoond te krijgen. Daar helpen wij

5 graag aan mee! Op basis van de eerder genoemde persoonsgegevens kunnen wij bijvoorbeeld besluiten de inhoud van de website op uw voorkeuren aan te passen. Een persoonlijk profiel voor een betere gebruikerservaring. Door middel van het verzamelen, analyseren en combineren van uw persoonsgegevens stellen wij een persoonlijk profiel van u op. Dit wordt ook wel profilering genoemd. Met profilering kunnen wij bepaald gedrag dat samenhangt met uw persoonlijkheid inschatten om u bijvoorbeeld op maat gemaakte diensten te kunnen leveren. Door het gebruik van uw profiel kunnen wij u persoonlijke advertenties op onze website laten zien bij u bezoek of persoonlijke aanbiedingen toesturen. Zo kunnen wij u nog beter van dienst zijn. Profilering doen wij trouwens alleen als u hiervoor uw toestemming hebt gegeven. Om onze services te verbeteren verwerken wij uw persoonsgegevens binnen geheel PostNL. Wij gebruiken uw persoonsgegevens die wij middels onze diensten verzamelen om u goed van dienst te kunnen zijn en nieuwe diensten te kunnen ontwikkelen. Met uw toestemming gebruiken wij uw persoonsgegevens ook om gepersonaliseerde inhoud aan u te leveren, zoals relevantere koopsuggesties en gerichte advertenties. 5. Voor een aantal diensten maken wij gebruik van externe partijen die ons ondersteunen bij het leveren van de door u gevraagde product of dienst. Uiteraard maken wij met deze externe partijen goede afspraken over de zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens. Bij een aantal diensten maken wij gebruik van externe partijen. In dat geval kan het voor komen dat wij uw persoonsgegevens met deze partijen delen. De meeste externe partijen ondersteunen ons met het leveren van de door u gevraagde product of dienst. In sommige gevallen kan het gaan om aanvullende dienstverlening, zoals het faciliteren van marketingactiviteiten. Uiteraard maken wij met deze partijen goede afspraken over de zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens. Ondersteunende externe diensten. Bij het leveren van een dienst maken wij soms gebruik van externe partijen die ons hiermee ondersteunen. Denk hierbij aan de financiële afhandeling van de betalingen; hiervoor gebruiken wij een betaalprovider. Wij maken met deze partijen duidelijke afspraken over het gebruik van uw persoonsgegevens. Alleen voor het uitvoeren van de gevraagde dienst mogen uw persoonsgegevens worden gebruikt. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van externe partijen in de volgende categorieën: Betaalproviders; Hostingproviders; Externe dienstverleners; Data bewerkingspartijen. 6. Als u gebruik maakt van een PostNL Account, kunt u op een eenvoudige manier en op een centrale plek uw persoonsgegevens beheren.

6 Wat doet PostNL met uw PostNL Account? Als u van de voordelen van een PostNL Account gebruik maakt dan is deze aanvullende bepaling op u van toepassing. Via uw PostNL Account kunt u op een eenvoudige manier op een centrale plek uw persoonsgegevens beheren en gebruiken voor meerdere PostNL diensten. Zo hoeft u niet iedere keer uw persoonsgegevens opnieuw in te voeren, maar vult PostNL Account deze persoonsgegevens automatisch voor u in. Uw persoonsgegevens die u in uw PostNL Account beheert, worden voor de volgende doeleinden gebruikt: Aanvullende doeleinden als u een PostNL Account gebruikt Wanneer doen wij dit? 1 Het aanbieden van een PostNL Account waarin u eenvoudig toegang tot verschillende PostNL diensten kan krijgen. Uw persoonsgegevens zullen alleen worden gedeeld met diensten die onder het PostNL Account vallen waarvan u daadwerkelijk gebruik maakt. 2 Het aanbieden van een PostNL Account waarin u, uw persoonsgegevens kunt beheren. 3 We houden statistieken bij om onder meer te inventariseren en analyseren hoe en in welke mate de verschillende diensten die zijn gekoppeld aan het PostNL Account worden gebruikt door gebruikers van een PostNL Account. 4 Periodiek brengen wij u op de hoogte van eigen soortgelijke producten of diensten via onze nieuwsbrief, bijvoorbeeld als u met uw PostNL Account kan inloggen bij nieuwe diensten. U kunt zich uiteraard uitschrijven voor deze nieuwsbrief. Alleen als u gebruik maakt van een PostNL Account en u dus hiervoor toestemming hebt gegeven. Alleen als u gebruik maakt van een PostNL Account en u dus hiervoor toestemming hebt gegeven. Alleen als u gebruik maakt van een PostNL Account en u dus hiervoor toestemming hebt gegeven. Als u zich hiervoor nog niet heeft afgemeld. 7. Om onze website constant te kunnen blijven verbeteren, houden wij (persoons)gegevens bij over het gebruik van onze website. Om onze website te kunnen blijven verbeteren houden wij gegevens bij over het gebruik van onze website door onze bezoekers. Voorbeelden van gegevens die wij bijhouden over het gebruik van de website zijn: Het aantal bezoekers per dagdeel De gemiddelde verblijfsduur op de website van PostNL Het aantal clicks voordat een product wordt aangeschaft De instellingen van uw apparaat die uw browser naar ons toezendt, waarmee u mogelijk uniek te identificeren bent en uw website bezoek bij PostNL te volgen is. Deze gegevens, die onder omstandigheden persoonsgegevens kunnen zijn, kunnen wij delen met derde partijen die voor ons analyses uitvoeren. Voor informatie over cookies verwijzen wij naar onze cookieverklaring.

7 8. Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij er een wettelijke plicht op ons rust om persoonsgegevens langer te bewaren. We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Wij hebben uw persoonsgegevens nodig om u goed van dienst te kunnen zijn. Dit bepaalt ook in eerste instantie de termijn die wij hanteren in het bewaren van uw persoonsgegevens. Ons basisprincipe is dat wij persoonsgegevens alleen bewaren zo lang dat nodig is om u de dienst te kunnen leveren. Hierna zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen. In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht om persoonsgegevens langer te bewaren. Zo is het volgens de belastingwetgeving verplicht fiscaal relevante persoonsgegevens nog zeven jaar te bewaren. Hier kunnen ook uw persoonsgegevens tussen zitten zo lang deze fiscaal relevant zijn. De overige niet relevante persoonsgegevens zullen wij verwijderen. 9. Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen tegen onbevoegde toegang, verlies of diefstal. Wij beveiligingen uw persoonsgegevens die bij ons worden opgeslagen. Wij doen er vanzelfsprekend alles aan om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen tegen onbevoegde toegang, verlies of diefstal. Wij hebben hiervoor intern een beleid opgesteld om ervoor te zorgen dat onze producten en diensten zodanig worden ingericht en er standaard een passend beveiligingsniveau van toepassing is. Medewerkers van PostNL hebben alleen toegang tot uw persoonsgegevens als dit noodzakelijk is. Wij maken afspraken over de beveiliging van uw persoonsgegevens die wij bij een externe partij laten verwerken. Als wij voor onze diensten een externe partij inschakelen die voor ons persoonsgegevens verwerkt, dan zorgen wij ervoor dat deze partij ook aan onze beveiligingseisen voldoet. Dit doen wij door middel van het sluiten van een zogeheten bewerkersovereenkomst waarin wij onder meer afspraken vastleggen over de te nemen beveiligingsmaatregelen en over het gebruik van de persoonsgegevens. 10. U heeft het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken, in te zien. Daarnaast heeft u het recht om de verwerking van persoonsgegevens te laten corrigeren, blokkeren of verwijderen. Wilt u graag weten welke rechten u heeft op grond van de privacywetgeving? Op basis van de toepasselijke wetgeving heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken in te zien. Daarnaast heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten corrigeren, blokkeren en/of verwijderen. Wilt u bijvoorbeeld weten welke persoonsgegevens PostNL van u verwerkt of welke rechten u heeft ten aanzien van corrigeren, blokkeren en/of verwijderen? Neem dan contact op met ons via onderstaande contactgegevens.

8 Contact Als u opmerkingen of vragen hebt over deze privacyverklaring of als u uw persoonsgegevens wilt inzien, dan kunt u contact met ons opnemen met onze klantenservice op +31 (0) (lokaal tarief). Wij hebben onze privacyverklaring op 15 september 2016 voor het laatst gewijzigd. Vanzelfsprekend brengen wij u ook op de hoogte van mogelijke wijzigingen.