Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal Binnenhof 1a DEN HAAG

Transcriptie

1 Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal Binnenhof 1a DEN HAAG Postbus LV Den Haag Anna van Hannoverstraat 4 Telefoon (070) Telefax (070) Uw brief 19 juli 2002 Onderwerp Agentschap SZW Ons kenmerk AGSZW/JABO/02/61673 Datum 30 augustus 2002./. Hierbij zend ik u de antwoorden op de vragen van de CDA- en de D66-fractie naar aanleiding van het voornemen om aan het Agentschap SZW de definitieve status van baten-lastendienst te verlenen (TK , 28390, nr. 1). De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, (mr. A.J. de Geus)

2 Vragen van de leden van de CDA-fractie. Vraag 1. Kan explicieter en meer gedetailleerd worden aangeven hoe de verantwoordelijkheden en werkzaamheden tussen het SZW kerndepartement en het Agentschap SZW zijn verdeeld wat betreft de uitvoering en afwikkeling van ESF ? (blz. 2) Antwoord 1. In de brief van 1 februari 2001 is ingegaan op de verantwoordelijkheidsverdeling tussen het kerndepartement en het Agentschap SZW (TK , 26642, nr 14.). Het SZW-kerndepartement is verantwoordelijk voor de afwikkeling van het ESF met de Europese Commissie. Het Agentschap SZW is verantwoordelijk voor alle hiertoe noodzakelijke voorbereidende werkzaamheden, zoals: a. het beoordelen en vaststellen van projectdeclaraties; b. het onderhouden van contacten met aanvragende instanties; c. het voeren van de projecten(subsidie)administraties; d. het bewaken van de voortgang van individuele projecten; e. het leveren van de informatie aan het kerndepartement t.b.v. de declaratie over de regelingen aan de Europese Unie. De stand van de afwikkeling wordt wekelijks besproken in de Task Force ESF onder voorzitterschap van de DG Arbeidsmarktbeleid en Bijstand. In dit overleg zijn alle directies die op enigerlei wijze een verantwoordelijkheid dragen voor de uitvoering van het ESF vertegenwoordigd. Vraag 2. Hoe liggen de verhoudingen voor wat betreft de inzet van capaciteit van het Agentschap SZW (personeel en financieel) voor ESF-oud versus ESF-nieuw? Wordt de aanbeveling van het ministerie van Financiën om ESF-oud in een sterfhuisconstructie op te nemen overgenomen? (blz. 2) Antwoord 2. Voor de uitvoering ESF-nieuw worden op dit moment ca. 40 fte ingezet. Voor de afwikkeling ESF-oud zijn dat ca. 100 fte, waarvan ca. 50% externen. Doordat bij de afwikkeling ESF met name duurdere externe ingehuurde medewerkers worden ingezet is in financiële termen sprake van een andere verhouding (25:100). De vaste medewerkers stromen geleidelijk in bij de werkzaamheden ESF-nieuw en andere regelingen. Na afwikkeling ESF-oud zal de totale bezetting van het Agentschap SZW daardoor op ca. 100 fte. uitkomen. De aanbeveling van het ministerie van Financiën om ESF in een sterfhuisconstructie op te nemen is overgenomen. Vraag 3.

3 3 Op basis van welke kengetallen en indicatoren zal het Agentschap SZW inzicht bieden aan de minister van SZW in de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de kwaliteit van de geleverde producten en diensten? Welk van deze kengetallen/ indicatoren worden ook opgenomen in de begroting en in het jaarverslag? (blz. 3) Antwoord 3. Er zijn vijf kengetallen bepaald aan de hand waarvan inzicht wordt geboden in de doelmatigheid (efficiency): 1. uurtarief per functieniveau, waarbij vijf categorieën worden onderscheiden 2. overige kosten per FTE (excl. afschrijvingen) 3. gemiddelde loonkosten per FTE 4. directe uren / totaal aantal uren 5. resultaat uit bedrijfsvoering Voor het inzicht in de kwaliteit van de dienstverlening zijn ook vijf indicatoren bepaald: 1. kwaliteit van de beschikkingen uitgedrukt in een percentage financiële correcties 2. kwaliteit van de beschikkingen uitgedrukt in een percentage met formele fouten 3. doorlooptijden (bruto en/of netto) 4. bereikbaarheid van de organisatie 5. aantal bezwaarschriften in relatie tot totaal aantal beschikkingen Deze indicatoren zijn opgenomen in het jaarplan 2002 van het Agentschap SZW en de bijbehorende resultaatgerichte interne begroting. Bij het proefdraaien worden deze indicatoren verder uitgewerkt en bij de evaluatie proefdraaien (eind 2002) beoordeeld op relevantie en consistentie. In de 1 e suppletore worden de indicatoren met streefwaarden aan de begroting 2003 van het Agentschap SZW toegevoegd. Het proefdraaien wordt eveneens gebruikt om inzicht te verkrijgen in de doeltreffendheid van de geleverde diensten van het agentschap, zodat daar indicatoren voor kunnen worden benoemd. Vraag 4. Kan precies worden aangegeven welke kwantitatieve doelstellingen er zijn geformuleerd voor het Agentschap SZW? Over welke doelstellingen zal aan de Kamer worden gerapporteerd in de begroting en verantwoording? Kan bij de kwantitatieve doelstellingen worden aangegeven wat de streefwaarden zullen zijn voor de komende jaren? (blz. 4) Antwoord 4. De instelling van het agentschap SZW is niet ingegeven vanuit kwantitatieve doelstellingen, zoals gebruikelijk bij instellingstrajecten, maar met name uit kwalitatieve overwegingen zoals directere aansturing van mijn departement en een kwalitatieve verbetering bij de uitvoering van regelingen. De kwantitatieve doelstellingen zijn voorlopig nog in (algemene termen als) kostendekkende tarieven en in kengetallen voor doelmatigheid, doeltreffendheid en kwaliteit uitgedrukt. De ervaringen die bij het proefdraaien worden opgedaan zullen worden gebruikt bij de verdere uitwerking. De kengetallen en streefwaarden worden opgenomen in de (meerjaren) Begroting en Verantwoording.

4 4 Vraag 5. Aan welke mogelijke andere opdrachtgevers buiten het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid wordt gedacht? Wat betekent dit voor de ministeriële verantwoordelijkheid in relatie tot de beoogde onafhankelijke en neutrale positie van het Agentschap SZW? Welke typen werkzaamheden kan het Agentschap SZW ook voor derde partijen buiten het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid uitvoeren? Is het de bedoeling dat het Agentschap SZW bijvoorbeeld ook subsidieverwerking voor andere departementen gaat doen? (blz. 4) Antwoord 5. Ten principale is niet uitgesloten dat het Agentschap SZW opdrachten van andere ministeries of overheidsinstanties verwerft. Deze opdrachten moeten dan wel aansluiten op de expertise en/of het werkveld van het Agentschap SZW. Op ambtelijk niveau zijn er onlangs oriënterende gesprekken gestart met een ander ministerie om te bezien in hoeverre een eventuele uitbesteding aan het Agentschap SZW van een aantal taken van dat ministerie tot de mogelijkheden behoort. Het uitvoeren van opdrachten voor andere ministeries dan het eigen (moeder)departement is ook niet ongewoon voor andere agentschappen. Voor wat betreft de ministeriële verantwoordelijkheid blijft de betrokken minister (als opdrachtgever) uiteraard verantwoordelijk voor de inhoud van de betreffende regeling en de wijze van uitvoering door het Agentschap SZW. In het eigenaarconvenant is overigens bepaald, dat opdrachten van buiten SZW slechts verricht mogen worden na instemming van de eigenaar, in casu het ministerie van SZW en dat daarbij de Aanwijzingen voor het verrichten van marktactiviteiten in acht moeten worden genomen. Vraag 6. In hoeverre is overwogen om delen van het takenpakket van het Agentschap SZW uit te besteden aan bestaande agentschappen die zich bezig houden met subsidieverlening, zoals Laser en Senter? Kan worden aangetoond dat het doelmatiger is om alle taken die in de stukken genoemd worden door het Agentschap SZW te laten uitvoeren in plaats van uit te besteden aan andere agentschappen? (blz. 4) Antwoord 6. In de brief aan de Tweede Kamer van 1 februari 2001 (TK, 26642, nr. 14 Herdruk) heeft mijn voorganger aangegeven van mening te zijn dat om de problemen bij de uitvoering van het ESF in de toekomst te kunnen voorkomen een directere aansturing van de uitvoering van het ESF een noodzakelijke stap is. Er is hierbij gekozen voor het zogenaamde agentschapmodel, aangezien dit voor een dienst onder ministeriële verantwoordelijkheid de beste mogelijkheden biedt voor resultaatgericht management en bedrijfseconomische aansturing. Daarnaast lag de instelling van het Agentschap SZW ook vanwege doelmatigheidsredenen voor de hand, aangezien bij het Agentschap SZW mensen werken met een een specifieke ESF-expertise en bekendheid met en toegang tot de ESF-relevante netwerken. De totstandkoming van het Agentschap alsmede de daaraan ten grondslag liggende redenen zijn uitvoerig gewisseld met de Tweede Kamer. In het Algemeen Overleg op 15 maart 2001 heeft de Tweede Kamer ingestemd met de vorming van het Agentschap SZW. Vraag 7. Wat vindt de Europese Commissie van de instelling van het Agentschap SZW? (blz. 4).

5 5 Antwoord 7. Zoals in de brief aan de Tweede Kamer van 1 februari 2001 is aangegeven heeft de Europese Commissie bij meerdere gelegenheden aangegeven het positief te waarderen dat is besloten de rol van beheersautoriteit bij Arbeidsvoorziening weg te halen en onder te brengen bij (een Agentschap van) SZW met als doel een betere en efficientere inzet van het ESF te verzekeren (TK , nr. 14). Vraag 8. Welke zijn de belangrijkste bevindingen die uit de risicoanalyse naar voren zijn gekomen? Welke zijn de grootste risico s? Welke maatregelen zijn genomen om risico s te minimaliseren? Wat wordt gedaan om een sluitend M&O-beleid te krijgen? (blz. 5). Antwoord 8. De belangrijkste bevindingen die uit de risico-analyse naar voren zijn gekomen zijn dat de risico s niet zozeer liggen in de bedrijfsvoering van het agentschap, maar met name in de (eenduidige) uitvoering van de opdracht (subsidieverlening). Als grootste risico s zijn hierin benoemd: het niet eenduidig afhandelen, het onjuist toekennen van subsidiegelden, het niet naleven van de subsidievoorwaarden door de aanvrager. Hiervoor zijn de volgende beheersmaatregelen genomen om de risico s te minimaliseren: frequent overleg tussen EU, opdrachtgever(s) en agentschap over interpretatie regeling en uitvoeringvoorschriften, het beoordelen en begeleiden van aanvragen en monitoren op basis van toetsingskaders, werkinstructies, checklisten; check en dubbel check (vier ogen principe); Interne controle op naleving interne procedures; Fysieke controle bij aanvrager/uitvoerder op naleving subsidievoorwaarden Het sluitend M&O beleid is vastgelegd in de notitie integraal M&O beleid van het Agentschap SZW. Deze notitie is voorgelegd aan de Algemene Rekenkamer voor een reactie. Er is nog geen reactie ontvangen. Conform de afspraken die met de opdrachtgever voor ESF en Equal zijn gemaakt zal bij de 8-maandsrapportage over 2002 tevens aandacht worden besteed aan de werking van het M&O-beleid voor deze regelingen. De belangrijkste bedrijfsmatige risico s die nu onderkend zijn betreffen kleine exploitatietekorten en personele risico s. Voor het exploitatierisico heeft het Agentschap een klein startkapitaal gekregen. Voor het personele risico (met name verlofstuwmeren van het overgenomen personeel) is een voorziening getroffen. Vragen van de leden van de D66-fractie. Vraag 9.

6 6 Waaruit bestaat de tariefstelling precies? Wordt die vooraf of achteraf bepaald? Hoe verhoudt zich deze taak van de eigenaar tot de taak van de opdrachtgever die voor de te leveren prestaties de financiële middelen ter beschikking stelt? (blz. 4 en 8) Antwoord 9. Het kostprijsdekkende tarief is gebaseerd op de voorgecalculeerde integrale kosten per product bij normale productie. Jaarlijks vindt nacalculatie plaats, welke door de eigenaar wordt meegewogen bij de vaststelling van het tarief voor het komende (begrotings)jaar. Voor de opdrachtgever is het tarief een gegeven. De opdrachtgever krijgt een of meer offertes ter beoordeling voorgelegd. De opdrachtgever kan sturen op het aantal producten en de samenstelling van het af te nemen dienstenpakket.