Handleiding. Inhoudsopgave

Transcriptie

1 Inhoudsopgave Beheerders Dashboard...2 Kalender beheerders...3 Activiteiten beheren...3 Herhalende activiteiten...4 Wijk coördinatoren...5 Kalenders beheren...5 Kalenders exporteren...6 Gebruikers beheren...7 Wachtende activiteiten afhandelen...9 Achtergrond informatie Administrators Kalenders beheren Gebruikers beheren Wijken beheren Stappen bij maken nieuwe wijk Kalender exporteren CMS plugins HTML invoegcode Aanpassen van de opmaak Export voorbeeld

2 Beheerders Dashboard Wijken, kalenders, gebruikers en activiteiten kunnen worden onderhouden middels de Beheerders interface. Deze interface is beschermd met een wachtwoord. Om in te loggen navigeert u naar wijkkalender.nl (of één van de wijken daarvan) en klikt u op Login (rechts boven op de pagina). U ziet dan het scherm zoals rechts afgebeeld. Belangrijk hierbij is dat uw loginnaam altijd begint met een afkorting van uw wijk. In dit voorbeeld is de afkorting bv. voor Brandevoort. Na aanloggen wordt de Beheerders interface geladen waarin u al naar gelang uw rol wijken, kalenders, gebruikers en activiteiten kunt beheren. Standaard start de Beheerders interface met het volgende scherm: 2

3 Hier ziet u een totaal overzicht van alle activiteiten in uw wijk in een maand weergave. U kunt activiteiten in andere maanden zien door op de kalender links boven naar een nieuwe maand te navigeren. Naast het totaal overzicht ziet u onder Mijn kalenders alle kalenders die onder uw beheer vallen. Via het menu Modules kunt u andere items beheren, mits u daartoe gemachtigd bent. Kalender beheerders Activiteiten beheren In het Dashboard kunt u via de keuzelijst Mijn kalenders de kalender kiezen die u wilt bewerken. Na selecteren van een kalender worden de activiteiten die in de kalender gepland zijn getoond. Als alternatief kunt u ook vanuit de wijk verzamelkalender (die standaard getoond wordt) werken. U kunt in deze kalender geen activiteiten plannen; dat kan alleen in de normale kalenders. U kunt een bestaande activiteit bewerken door er op te klikken. U ziet dan een venster als het voorbeeld rechts. Voor de velden Waar, Adres, Postcode, Plaats, Organisatie, Telefoon, en URL kunt u uw Wijk Coördinator standaard waarden laten vastleggen. Bij het maken van een nieuwe activiteit worden deze velden alvast ingevuld. Het adres wordt op publieke pagina s beschermd door een codering zodat het voor spammers aanzienlijk moeilijker is om uw adres te vinden en misbruiken. Indien u de URL invult moet deze vooraf gegaan worden door of U kunt dit handmatig toevoegen of automatisch door de software laten doen. Als u beheerder bent van meerdere kalenders kunt u in de keuzelijst Kalender de betreffende kalender kiezen. In Beschrijving is het toegestaan HTML opmaak codes te gebruiken. Denk hierbij aan <b>, <u> en <br />. Diverse HTML opmaak codes kunnen om beveiligingsredenen niet worden gebruikt. Denk hierbij aan opmaak codes voor afbeeldingen, video s en anchor tags (links). 3

4 Als u een URL naar extra informatie wilt opnemen kunt u dit doen door deze gewoon uit te schrijven (b.v. Bij het tonen van de informatie wordt deze tekst naar een aan te klikken link omgezet. Belangrijk hierbij is dat u de ook daadwerkelijk intikt. Doet u dit niet dat wordt de URL niet herkend. Opmerking: Als u een opmaak code gebruikt die niet is toegestaan wordt hiervan geen melding gegeven en wordt de volledige inhoud van de beschrijving geweigerd. Controleer bij gebruik van opmaak codes dus altijd of de tekst geaccepteerd wordt. Herhalende activiteiten Indien u in het Activiteit venster Herhalen aan vinkt wordt het Herhalen venster geopend waarin u een herhalende activiteit kunt plannen. wijkkalender.nl kent vier herhalingspatronen: Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks en Jaarlijks. De Wekelijkse en Maandelijkse patronen kennen subpatronen waarmee u het patroon verder kunt specificeren. Bij het definiëren van de herhaling krijgt u bij Interpretatie feedback over hoe wijkkalender.nl uw herhaling interpreteert. Een herhalingspatroon kan eindigen op een bepaalde datum of na een x aantal keren. Bij Stoppen na x keer wordt bij uitzonderingen doorgeteld; de data die in het patroon passen maar uitgezonderd worden, worden toch als geldige herhaling gezien. Bij een herhalende activiteit kunt u uitzonderingen op de herhaling opnemen. Wanneer b.v. een activiteit wekelijks plaatsvind m.u.v. schoolvakanties kunt u eenvoudig een datumbereik opgeven door de begin- en einddatum te selecteren. 4

5 Wijk coördinatoren Wijk coördinatoren hebben de machtigingen van Kalender beheerders plus de onderstaande toevoegingen. Kalenders beheren Wanneer u uit het menu Modules de optie Kalenders kiest wordt een lijst met alle kalenders getoond die onder uw beheer vallen: U maakt een nieuwe kalender door op de link Nieuwe kalender (links onder de lijst) te klikken. U bewerkt de eigenschappen van een kalender door op het Bewerk icoontje ( ) te klikken. Een kalender verwijderen gaat door op het Verwijder icoontje ( ) te klikken. LET OP: Wanneer u een kalender verwijderd, worden ook alle activiteiten in die kalender verwijderd. Deze actie kan niet terug gedraaid worden; let dus goed op! 5

6 Bij het bewerken van een (nieuwe) kalender ziet u het volgende scherm: De naam van de kalender wordt getoond op publieke pagina s. Het is dus van belang een nette schrijfwijze te hanteren (incl. hoofdletters, etc.). Een kalender kan van het type Normaal zijn wat betekent dat er activiteiten in gemaakt kunnen worden. Daarnaast kan het type Verzamel gebruikt worden. Verzamel kalenders geven een overzicht van alle activiteiten in de wijk (dus uit alle normale kalenders in de wijk). Het is gebruikelijk om slechts één verzamel kalender per wijk te hebben. Het aantal normale kalenders is onbeperkt. De velden Waar, Adres, Postcode, Plaats, Organisatie, Telefoon, en URL bevatten standaard waarden die bij het maken van een nieuwe activiteit gebruikt worden. De Export CSS URL kan gevuld worden met de URL naar een CSS bestand. Dit bestand wordt dan gebruikt bij het tonen van kalenders op de sites van verenigingen. De webmaster van de vereniging is hiermee instaat de kalender aan het uiterlijk van de betreffende site aan te passen. Zie ook Kalender exporteren. Kalenders exporteren U kunt een kalender aan een vereniging of instelling ter beschikking stellen door de webmaster de HTML code toe te sturen die zorgt voor het exporteren van de agenda. Zie Kalender exporteren later in dit document voor gedetailleerde informatie. 6

7 Gebruikers beheren Kies uit het menu Modules de optie Gebruikers en u ziet een lijst met alle gebruikers in uw wijk: U maakt een nieuwe gebruiker door op de link Nieuwe gebruiker te klikken. Een gebruiker bewerken doet u door op het Bewerk icoontje ( ) te klikken. Een gebruiker verwijderen gaat door op het Verwijder icoontje ( ) te klikken. 7

8 Bij het bewerken van een gebruiker ziet u het volgende scherm: De Gebruikersnaam is de nette naam voor de gebruiker. De Login naam is de naam die de gebruiker gebruikt om in te loggen. Merk op dat de afkorting van de wijk (in het voorbeeld mh. ) automatisch wordt toegevoegd. De rollen die gebruikers kunnen spelen zijn de volgende: Kalender beheerder Wijk coördinator De machtigingen voor de rollen worden in dit document beschreven. NB. Er is nog een extra Publisher rol die op dit moment nog niet gebruikt wordt. Het Wachtwoord hoeft u alleen te vullen wanneer u het wilt wijzigen. Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker dient u dit altijd te doen, daarna alleen wanneer het nodig is. Uit Kalenders kunt u kiezen aan welke kalender(s) u de gebruiker wilt koppelen. Wanneer een gebruiker aan een kalender gekoppeld is, is deze gemachtigd de kalender volledig te beheren. 8

9 Wachtende activiteiten afhandelen Op elke Wijkkalender (b.v. helmondcentrum.wijkkalender.nl) is een formulier Activiteit aanmelden opgenomen waarmee bezoekers incidentele activiteiten kunnen aanmelden. Wanneer dit formulier verzonden wordt, wordt de activiteit opgeslagen als concept en is het nog niet zichtbaar in de kalender. De Wijk coördinator krijgt een waarin de details van de activiteit zijn opgenomen zodat beoordeeld kan worden of de activiteit aan de eisen voldoet. Als dat het geval is kan de coördinator de activiteit accepteren (en automatisch publiceren) door op de link Deze activiteit mag gepubliceerd worden te klikken. Als de activiteit niet akkoord is moet de coördinator aan de beheerdersinterface aanloggen om de activiteit af te handelen. De coördinator kan er voor kiezen om de activiteit aan te passen en vervolgens te accepteren of te weigeren. 9

10 In de beheerdersinterface geeft het menu Modules Wachtende activiteiten een lijst met nog te beoordelen activiteiten. Middels het icoon Bewerk kan de activiteit aangepast worden waarna de activiteit gepubliceerd kan worden met de knop Publiceer activiteit. Als de activiteit geheel niet voldoet kan deze geweigerd worden middels het Weiger icoon. Achtergrond informatie Het is op dit moment nog niet mogelijk om een wachtende activiteit naar een andere wijk te verhuizen. Als de activiteit niet in uw wijk thuis hoort moet u deze weigeren en de waarin deze activiteit gemeld werd doorsturen naar de coördinator van de juiste wijk. Deze laatste coördinator moet de activiteit dan handmatig invoeren. Wanneer het formulier Activiteit aanmelden wordt ingevuld is alleen bekend in welke wijk de activiteit geplaatst moet worden. De kalender is niet bekend. De software zoekt naar een kalender met de naam Overig of Overige om de activiteit te plaatsen. Wanneer deze kalender niet gevonden kan worden wordt een soortgelijke als hierboven naar de coördinator verzonden maar wordt de activiteit niet in de database geplaatst. In dit geval moet de coördinator de activiteit zelf in de gewenste kalender invoeren. 10

11 Administrators Administrators hebben de machtigingen van Wijk coördinatoren plus de onderstaande toevoegingen. Kalenders beheren Administrators hebben, naast de functionaliteit die de Wijk coördinator ter beschikking heeft, de mogelijkheid om een kalender aan meerdere wijken te koppelen. Selecteer een wijk in het vak Beschikbaar en klik de pijl naar rechts. Om een de kalender van een wijk los te koppelen; selecteer de wijk in Gekoppeld en klik de pijl naar links. 11

12 Gebruikers beheren Naast de functionaliteit voor de Wijk coördinator kan de administrator een gebruiker aan meerdere wijken koppelen: Wijken beheren In het menu Modules is de optie Wijken beschikbaar. Deze optie toont een lijst met wijken: Een nieuwe wijk aanmaken, bewerken en verwijderen gaat op dezelfde manier als bij kalenders en gebruikers. LET OP: Wanneer een wijk verwijderd wordt, worden de kalenders en gebruikers niet automatisch verwijderd. Dit moet handmatig door de Administrator gedaan worden! 12

13 Bij het bewerken van een wijk krijgt u het volgende scherm: De Wijk naam is de nette naam voor deze wijk. Het Sub-domein is het voorvoegsel voor de wijk voor wijkkalender.nl in de URL; b.v. stiphout.wijkkalender.nl. De Publisher ID is de unieke ID voor deze wijk in de Threvon Promotions structuur. Het veld Login toevoeging moet de afkorting van de wijk bevatten die aan de login namen van gebruikers vooraf gaat. De afkorting mag maximaal 3 tekens bevatten. LET OP: Wanneer de waarde in dit veld gewijzigd wordt, worden ook de login namen van alle gebruikers die aan deze wijk gekoppeld zijn gewijzigd. Een wijziging doorvoeren betekent dus dat alle gebruikers geïnformeerd moeten worden! Vrijwilliger URL kan een URL bevatten naar een pagina waarop vacatures binnen de wijk gepubliceerd worden. Wanneer dit veld gevuld is wordt een link naar de URL getoond op de pagina Aanmelden als vrijwilliger. Vrijwilliger kan het adres bevatten waarnaar het formulier Aanmelden als vrijwilliger verzonden wordt. Wanneer dit veld niet gevuld is, wordt het naar info@wijkkalender.nl verzonden. Nieuwe activiteit URL kan een URL bevatten naar een pagina met extra informatie betreffende het aanmelden van nieuwe activiteiten. Wanneer dit veld gevuld is wordt een link naar de URL getoond op de pagina Activiteit aanmelden. 13

14 Nieuwe activiteit kan het adres bevatten waarnaar het formulier Activiteit aanmelden wordt verzonden. Wanneer het veld niet gevuld is, wordt het naar verzonden. Bij Gemeente wordt aangegeven aan welke gemeente deze wijk gekoppeld is. Bij Alias kunnen aliassen voor de wijk worden vastgelegd. Zo kan voor sub-domein helmond-centrum het alias helmondcentrum worden vastgelegd. Hiermee kan de wijkkalender van Helmond Centrum zowel met als worden opgeroepen. Stappen bij maken nieuwe wijk Bij het aanmaken van een nieuwe wijk moet het sub-domein in DNS bekend zijn. De meest eenvoudige oplossing is om een CNAME record te maken met waarde * (*.wijkkalender.nl) waardoor alle subdomeinen door de wijkkalender.nl applicatie worden geleid. De software zal op basis van het sub-domein de juiste informatie laten zien. Daarnaast moeten de volgende zaken in acht worden genomen bij het maken van een nieuw wijk record: Kies een goede naam De naam van de wijk wordt door de gehele beheerders interface gebruikt en de software gaat er vanuit dat deze duidelijk herkenbaar (uniek) is. Indien dubbele namen voorkomen leidt dit zeker tot verwarring. Kies een goed sub-domein Het sub-domein moet voor bezoekers duidelijk zijn en makkelijk te gebruiken. Beperk het gebruik van streepjes en dergelijke tot een minimum. Uiteraard moet het aan de regels voor een geldige domein naam voldoen. Stem de Promoban link af De toevoeging aan de Promoban URL moet overeenkomen met de structuur van de Promoban site. Indien er een afwijking bestaat zullen advertenties niet getoond worden. Als laatste: Plaats het wijk logo op de site Het logo moet in het directory /Custom/Browser/Content/images/wijk_logo/ (gezien vanaf de siteroot) worden geplaatst en moet aan de volgende naamgeving voldoen: logo-<sub-domein>.png (b.v. logo-brandevoort.png) 14

15 Kalender exporteren Kalenders kunnen op de website van de betreffende vereniging, instelling, etc. geplaatst worden. De kalender heeft dan een standaard opmaak die door de webmaster van de vereniging naar wens aangepast kan worden. CMS plugins Wijkkalender heeft plugins beschikbaar voor Joomla! en Wordpress. Deze plugins verhelpen de problemen die ontstaan bij het plakken van Javascript en HTML code in de Rich Text Editors die door alle CMS-sen worden gebruikt. Het gebruik van deze plugins heeft duidelijk de voorkeur boven het gebruik van de onderstaande HTML invoegcode. De plugins zijn te downloaden vanaf HTML invoegcode In de website van de vereniging moet een pagina opgenomen worden waarin een IFRAME van wijkkalender.nl geladen wordt. In dit IFRAME worden de kalender gegevens getoond. In schematische weergave: 15

16 De HTML code voor het IFRAME kunt u vinden in de lijst met kalenders (menu Modules, Kalenders). Klik op het Kalender export icoontje ( ) achter de gewenste kalender. In het venster wat geopend wordt staat de HTML code die nodig is om de kalender gegevens te laden. Een voorbeeld hiervan is: Met de controls onder Instellingen bepaalt u het tijdvenster voor de kalender. Dag, week en maand laten de huidige periode zien. Met de optie Zelf kiezen kunt u een rollend tijdvenster configureren door zelf het aantal dagen bepalen dat het tijdvenster terug en vooruit kijkt t.o.v. vandaag. Dit tijdvenster verschuift met het voortschrijden van de dagen. Dit in tegenstelling tot de andere tijdvenster opties. De optie Navigatie tonen maakt dat de bezoeker van de verenigingssite andere periodes kan bekijken dan alleen de huidige. Hij/zij kan dus naar de volgende maand gaan om geplande activiteiten in te zien. LET OP: Het wijzigen van de instellingen zorgt voor wijzigingen in de IFRAME HTML code. Kopieer de HTML code pas nadat u alle gewenste instellingen hebt toegepast! De webmaster van de verenigingssite moet een nieuwe pagina in de site maken waarin de HTML code wordt gekopieerd. Na deze aanpassing worden de activiteiten binnen de geselecteerde kalender op de verenigingssite getoond. 16

17 Aanpassen van de opmaak Webmasters die de opmaak van de kalender aan hun eigen site willen aanpassen kunnen dit doen middels een site specifiek CSS bestand. Dit bestand kan vanaf een willekeurige server geleverd worden maar het meest logische is om dit vanaf de verenigingssite te doen. De Wijk coördinator slaat de URL naar dit CSS bestand (die door de webmaster aangeleverd kan worden) op in de eigenschappen van de kalender (zie in het scherm Bewerk kalender het veld Export CSS URL ). Bij het exporteren van de kalender zal wijkkalender.nl dit CSS bestand laden. Voor beschikbare CSS classes, etc. verwijzen we naar de HTML code van de geëxporteerde kalender, het CSS bestand met standaard opmaak: en het voorbeeld CSS bestand met specifieke opmaak voor een verenigingssite: Export voorbeeld Stel dat de vereniging uit de afbeelding op één van de vorige pagina s haar kalender op haar site wil tonen en de opmaak van de kalender aan haar eigen site wil aanpassen. De webmaster maakt op de site van de vereniging het CSS bestand aan waarin later de eigen opmaak gedefinieerd wordt. Stel de URL is Vervolgens stuurt de webmaster de URL, samen met een verzoek om de HTML code aan de Wijk coördinator. De Wijk coördinator slaat de URL op in het Kalender record in het veld Export CSS URL. Daarna stuurt hij de HTML code voor de kalender naar de webmaster (gebruik het Kalender export icoontje ). De webmaster maakt in de verenigingssite een nieuwe webpagina waarin de HTML code voor de kalender wordt geplakt. De kalender is nu operationeel en wordt getoond aan bezoekers van de verenigingssite. De webmaster kan nu het eigen CSS bestand (bij wijkkalender.nl bekend onder URL ) naar eigen inzicht aanpassen. 17