Algemene voorwaarden voor Bezoekers/ deelnemers en Exposanten/ sponsoren van evenementen van MedischOndernemen. Algemene Voorwaarden MO/ juni 2017.

Transcriptie

1 Algemene voorwaarden voor Bezoekers/ deelnemers en Exposanten/ sponsoren van evenementen van MedischOndernemen. Algemene Voorwaarden MO/ juni Artikel 1. - Indeling, definities 1. Deze voorwaarden geven de algemene bepalingen weer van overeenkomsten van MO voor het leveren van zaken en voor het verrichten van diensten en of het verzorgen van algemeen beschikbaar gestelde zaken ten behoeve van evenementen, congressen, seminars en soortgelijke bijeenkomsten. Zij zijn derhalve ook van toepassing op de langlopende overeenkomsten tussen MO en Bezoekers/ deelnemers en Sponsoren, op basis waarvan zij met MO een overeenkomst sluiten om tegen een vast bedrag gebruik te kunnen maken van de diensten van MO. 2. In het hierna volgende wordt verstaan onder (zie tevens art.2 Algemene Voorwaarden Cliënten ):: 2.1. Deelnamekosten: De volgens de overeenkomst van deelname door de Deelnemer aan MO verschuldigde vergoeding voor de deelname aan het Evenement Deelnemer/ bezoeker: Degene die met MO een overeenkomst van deelname aan het Evenement heeft gesloten Evenement: Het evenement, de beurs, het congres of de tentoonstelling en daaraan gerelateerde workshops/seminar/trainingen of studiereis ter zake waarvan de overeenkomst van deelname is gesloten, resp. door MO en/of in opdracht van Opdrachtgever wordt georganiseerd Opdrachtgever: De partij die MO opdracht geeft een Evenement te organiseren Inschrijfformulier: Het document waarin de overeenkomst van deelname is beschreven en vastgelegd Opdrachtbevestiging: Het document waarin de overeenkomst van sponsoring is beschreven en vastgelegd. Dit is de overeenkomst waarin MO voor een bepaalde periode onder bepaalde voorwaarden Standruimte, promotiemogelijkheden en/ of diensten aan de Deelnemer ter beschikking stelt Promotiemogelijkheden en diensten: De in geld uitgedrukte, aan de Sponsor ter beschikking gestelde, mogelijkheden om zijn product, dienst of merk anders dan met behulp van Standruimte onder de aandacht te brengen Sponsor/Exposant: Degene die met MO een overeenkomst tot sponsoring ten behoeve van, resp. exposeren tijdens het Evenement heeft gesloten. 2.9 Mede-exposant Degene die niet zelf een overeenkomst van deelname sluit, maar die binnen de standruimte van een exposant artikelen tentoonstelt of zich daar op een andere wijze presenteert Sponsorgelden: De volgens de overeenkomst van sponsoring door de Sponsor aan MO verschuldigde vergoeding voor het gebruik van de Standruimte en overige overeengekomen diensten en voor de in die overeenkomst omschreven door MO verrichtte en te verrichten, algemene organisatorische diensten Standruimte De in vierkante meters uitgedrukte, aan de Sponsor ter beschikking gestelde, expositieoppervlakte, waarvan de locatie en de vorm door MO wordt aangegeven. Artikel 2. - Toepasselijkheid 1. Op alle overeenkomsten, aanbiedingen en/of offertes van MO met betrekking tot deelname aan evenementen zijn naast de Algemene Voorwaarden de onderhavige voorwaarden voor evenementen van toepassing. Artikel 3. - Data en duur 1. Indien naar het oordeel van MO bijzondere omstandigheden zulks rechtvaardigen, kan MO de voor het Evenement vastgestelde data wijzigen, dan wel het Evenement geen doorgang doen vinden. Onder bijzondere omstandigheden zijn begrepen: onvoldoende belangstelling, onvoldoende representatief aanbod, onderlinge onenigheid in de betreffende branche en al die omstandigheden die na afweging van belangen naar het oordeel van MO het welslagen van het Evenement in gevaar kunnen brengen.

2 2. MO kan de voor de beurs vastgestelde data, tijden en/of beursaccommodatie wijzigen, dan wel besluiten een beurs geen doorgang te doen vinden. 3. Bij wijziging van de vastgestelde data blijft de overeenkomst van deelname onverkort van kracht. In alle gevallen is de Deelnemer c.q. Sponsor gehouden de in verband met zijn deelname c.q. sponsoring op zijn verzoek door of middels MO gemaakte overige kosten integraal te voldoen. 4. In geen geval kan de Deelnemer c.q. Sponsor jegens MO enig recht op schadevergoeding, hoe dan ook, op grond van een besluit als bedoeld in lid 1 en 2 van dit artikel omschreven doen gelden. Artikel 4. - Betaling 1. De Deelnamekosten zijn verschuldigd op de in de overeenkomst van deelname bepaalde tijdstippen. MO heeft het recht te factureren zodra het Inschrijfformulier retour is ontvangen. Een factuur kan worden vooraf gegaan door een voorschotnota. 2. Betaling van de deelnamekosten en alle overige betalingen dienen te geschieden binnen 21 dagen na factuurdatum, alles zonder korting of compensatie, tenzij op de factuur een afwijkende vervaldatum is aangegeven. 3. Ten aanzien van Sponsorgelden geldt dat bij de Opdrachtbevestiging 100% van de factuur dient te worden voldaan binnen 21 dagen na factuurdatum. 4. De Deelnemer c.q. Sponsor is aansprakelijk voor alle aan MO verschuldigde kosten die verband houden met zijn deelname c.q. sponsoring, ongeacht of deze kosten zijn gemaakt door de Deelnemer c.q. Sponsor zelf of derden, handelend in zijn naam. 5. Indien de exposant de deelnamekosten of enig ander aan MO verschuldigd bedrag niet (geheel) vóór aanvang van de opbouw van de beurs heeft voldaan is MO gerechtigd, na schriftelijke of mondelinge aanzegging en ingebrekestelling, de exposant de toegang tot de (opbouw van) de beurs te ontzeggen en/of de overeenkomst van deelname met onmiddellijke ingang als beëindigd te beschouwen. In een zodanig geval blijft de exposant gehouden de volledige deelnamekosten, alsmede alle overige aan MO verschuldigde kosten integraal te voldoen, zonder aanspraak te kunnen maken op vergoeding van gemaakte kosten en/of geleden schade in welke zin dan ook, ter zake van de ontzegging van de toegang tot de beurs en/of de beëindiging van de overeenkomst van deelname. Artikel 5. - Aansprakelijkheid 1. MO is niet aansprakelijk voor schade, hoe ook genaamd, geleden door de Deelnemer c.q. Sponsor, diens personeel of diens bezoekers, bedrijfsschade en schade door diefstal, vernieling of welke andere oorzaak dan ook daaronder begrepen, indien deze schade aan derden kan worden toegerekend. De Deelnemer c.q. Sponsor vrijwaart MO tegen iedere aanspraak van derden, wegens schade, hoe ook genaamd, veroorzaakt door de Deelnemer c.q. Sponsor zelf, diens personeel of diens bezoekers. Artikel 6. - Verhindering Sponsoren 1. Indien de Sponsor door bijzondere omstandigheden, gelegen buiten zijn schuld, niet in staat is van de overeengekomen Standruimte en/of diensten gebruik te maken, is de Sponsor bevoegd om de overeenkomst van deelname annuleren, tot maximaal 6 maanden voor aanvang van het Evenement. In dit geval is de Sponsor 35% van de totaal overeengekomen Sponsorgelden verschuldigd, alsmede de in verband met zijn sponsoring op zijn verzoek door of middels MO gemaakte overige kosten, vermeerderd met een eventueel verschuldigde éénmalige registratiesom. 2. Bij annulering door de Sponsor binnen 3-6 maanden voor aanvang van het Evenement is de Sponsor 50% van de totale overeengekomen Sponsorgelden verschuldigd, alsmede de in verband met een eventueel verschuldigde éénmalige registratiesom. 3. Bij annulering door de Sponsor binnen 2-3 maanden voor aanvang van het Evenement is de Sponsor 75% van de totale overeengekomen Sponsorgelden verschuldigd, alsmede de in verband met een eventueel verschuldigde éénmalige registratiesom

3 4. Bij annulering door de Sponsor binnen 0-2 maanden voor aanvang van het Evenement is de Sponsor 100% van de totale overeengekomen Sponsorgelden verschuldigd, alsmede de in verband met een eventueel verschuldigde éénmalige registratiesom. 5. Ingeval ten aanzien van de exposant op enig tijdstip na het tot stand komen van de overeenkomst van deelname surseance van betaling of faillissement wordt aangevraagd, kan de overeenkomst van deelname door het enkele intreden van vorenbedoelde aanvrage door MO ontbonden worden en blijft de exposant de volledige deelnamekosten verschuldigd, alsmede de in verband met zijn deelname op zijn verzoek door of middels MO gemaakte overige kosten, onverminderd het recht van MO tot het vorderen van kosten, schade en interesten. 6. MO is te allen tijde vóór aanvang van de beurs gerechtigd de indeling van de beurs te herzien en daarbij de aan de exposant toegewezen standruimte te wijzigen of groepen te wijzigen of te hergroeperen.mo spant zich er in een zodanig geval voor in de exposant een qua oppervlakte vergelijkbare standruimte aan te bieden, met dien verstande dat de daaruit voortvloeiende nieuwe deelnamekosten maximaal 10% kunnen afwijken van de oorspronkelijke deelnamekosten. 7. Als datum van annulering geldt de datum waarop de aangetekende brief met annulering in het bezit is van MO. MO is gerechtigd de verschuldigde schadevergoeding in mindering te brengen op de reeds betaalde huursom Artikel 7. - Verhindering Deelnemers 1. Annulering door de Deelnemer aan een Evenement is uitsluitend rechtsgeldig indien deze schriftelijk geschiedt. Bij schriftelijk annuleren per post is de datum van de poststempel beslissend voor het tijdstip van annulering. Bij annulering per telefax of langs elektronische weg is het tijdstip van ontvangst van de telefax of het elektronische bericht door MO beslissend voor het tijdstip van annulering. 2. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, kan de Deelnemer tot uiterlijk vier weken voor aanvang van een Evenement kosteloos annuleren. In geval van annulering na vier tot twee weken voor aanvang van een Evenement is de Deelnemer 25% van het inschrijfgeld (inclusief, indien van toepassing, het horeca-arrangement) verschuldigd. Bij annulering binnen twee weken voor de aanvang van een Evenement is de Deelnemer het volledige inschrijfgeld (inclusief, indien van toepassing, het horeca-arrangement) verschuldigd. Indien de Deelnemer zich niet voor het gehele Evenement maar voor een afzonderlijk gedeelte van een Evenement heeft ingeschreven, dient onder aanvang van een Evenement de aanvang van het betreffende gedeelte van het Evenement te worden verstaan. 3. Opties voor deelname aan een Evenement kunnen tot uiterlijk zes weken voor de aanvang van een Evenement worden genomen. Deze opties zijn twee weken (te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de optie door de Uitgever) geldig en verlopen bij niet-uitoefening automatisch zonder dat MO dit aan de Deelnemer behoeft te melden. 4. Bij verhindering of niet deelnemen aan een Evenement door de Deelnemer zonder tijdige annulering, is de Deelnemer het gehele inschrijfgeld aan MO verschuldigd. 5. Ingeval een Deelnemer niet in staat is een Evenement bij te wonen, is de Deelnemer bevoegd een vervanger aan het Evenement te laten deelnemen. 6. In geval een Deelnemer of diens eventuele vervanger niet bij een Evenement aanwezig is geweest, zal MO het eventueel tijdens deze bijeenkomst aan de deelnemers uitgereikte materiaal aan de Deelnemer toesturen op diens verzoek, tegen vergoeding van de daarvoor door MO te maken kosten. Artikel 8. - Inhoud Evenement 1. Het programma van een Evenement staat beschreven in het meest recente folder- en ander voorlichtingsmateriaal van MO dat op een bepaald Evenement betrekking heeft. MO behoudt zich het recht voor wijzigingen in het programma aan te brengen. 2. Alle van of namens MO in het kader van een Evenement door de Deelnemer verkregen informatie en (werk)materiaal is uitsluitend bedoeld voor eigen gebruik van de Deelnemer of diens organisatie. 3. MO behoudt zich het recht voor het tijdstip, locatie en plaats van een Evenement te wijzigen. MO zal de Deelnemer daarvan tijdig op de hoogte stellen. MO behoudt zich voorts het recht voor aangekondigde sprekers te vervangen. 4. MO zal voor een adequate en deugdelijke kwaliteit van de Evenement zorgdragen. Eventuele klachten omtrent de (kwaliteit van de) Evenement dienen schriftelijk kenbaar te worden gemaakt aan Medsich Ondernemen B.V., Dr. van Deenweg 56, 8025 BC te Zwolle.

4 Artikel 9. - Aanvullend reglement voor Deelnemers c.q Sponsoren 1. Indien van toepassing wordt het reglement voor Deelnemers c.q. Sponsoren van en exposanten op de locatie geacht deel uit te maken van de overeenkomst van deelname. Het reglement is desbetreffende gevallen te allen tijde kosteloos bij MO op te vragen. Artikel Voorwaarden voor opdrachtgevers van evenementen 2. Toepasselijkheid: op alle overeenkomsten, aanbiedingen en/of offertes van MO met betrekking tot de organisatie van Evenementen, zijn naast de algemene bepalingen de onderhavige voorwaarden voor congressen van toepassing. 3. Ook na de totstandkoming van de overeenkomst dient de door MO opgegeven kostenbegroting als richtprijs te worden beschouwd. Bij overschrijding van de begroting zal MO vooraf van Opdrachtgever goedkeuring dienen te verkrijgen, tenzij deze overschrijding het gevolg is van een verhoging van door derden berekende kosten. In dat laatste geval zal MO Opdrachtgever hiervan op de hoogte stellen en is Opdrachtgever gehouden die verhoging te betalen. 4. De in de toelichting op de offerte opgenomen afspraken dienen als voorlopig te worden aangemerkt. Wijzigingen van deze afspraken kunnen alleen in onderling overleg worden aangebracht. Opdrachtgever verplicht zich bij enige wijziging van de afspraken zodanig mee te werken dat de goede en tijdige uitvoering van de overeenkomst geen gevaar loopt. 5. Indien MO bij de uitvoering van de overeenkomst van de diensten van derden gebruik maakt, zal MO in naam van de Opdrachtgever en voor rekening en risico van de Opdrachtgever met deze derden handelen. Opdrachtgever vrijwaart MO van vorderingen van derden ter zake. 6. Facturen van door MO, namens Opdrachtgever, ingeschakelde derden zullen door MO worden gecontroleerd en na zijn akkoordbevinding binnen de daarvoor gestelde termijn door Opdrachtgever dienen te worden betaald, tenzij MO deze facturen inmiddels voor Opdrachtgever heeft betaald. In dat laatste geval is Opdrachtgever de betreffende kosten aan MO verschuldigd, en zal Opdrachtgever deze op eerste verzoek van MO voldoen. 7. Opdrachtgever is tot uiterlijk twee maanden voor de datum van (aanvang van) het Evenement bevoegd de overeenkomst schriftelijk te annuleren, in welk geval Opdrachtgever aan MO de kosten is verschuldigd van de reeds door MO aan de uitvoering van de overeenkomst bestede uren en gemaakte kosten. Tevens dient Opdrachtgever alle kosten van door MO ten behoeve van het Evenement ingeschakelde derden te vergoeden, hetzij rechtstreeks aan deze derden, hetzij aan MO, indien MO deze derden op eigen naam heeft ingeschakeld. Voorts is Opdrachtgever aan MO een vaste schadevergoeding verschuldigd die gelijk is aan 15% van het netto totaalbedrag van de voor de diensten van de Uitgever in de overeenkomst opgenomen vergoedingen. Artikel Te exposeren artikelen 1. De exposant is verplicht tijdens de gehele duur en gedurende de openingstijden van de beurs de standruimte met een voldoende assortiment artikelen en met voldoende personeel bezet te houden. 2. De exposant is niet gerechtigd in de standruimte andere artikelen te exposeren of anderszins aan te prijzen, dan die vermeld zijn in de overeenkomst van deelname en/of tot het expositieprogramma van de beurs behoren. 3. De goederen van de exposant zijn en blijven gedurende de gehele periode van de beurs, inclusief de opbouw- en afbraakperiode, voor zijn eigen rekening en risico. MO sluit iedere aansprakelijkheid uit ter zake van schade aan, verlies of diefstal van goederen van de exposant. 4. MO onthoudt zich van iedere inmenging met betrekking tot geschillen, waaronder geschillen over intellectuele eigendomsrechten, tussen exposanten. 5. Onverminderd het bepaalde in lid 4 is de exposant, met het oog op het welslagen van de beurs, niet gerechtigd artikelen te exposeren of gebruik te maken van een bepaalde naams- of merkaanduiding, indien daarmee inbreuk wordt gemaakt op de rechten van derden. 6. Indien MO dit verzoekt, dient de exposant aan te tonen, dat hij gerechtigd is de betreffende artikelen te exposeren of de betreffende naams- of merkaanduiding te gebruiken. Indien hieruit blijkt, dat de exposant handelt in strijd met het in het vorige lid bepaalde, of indien de exposant niet aan hetverzoek van MO kan voldoen, is MO gerechtigd de betreffende artikelen voor rekening en risico van de exposant te (doen) verwijderen en alle overige maatregelen te treffen die zij noodzakelijk acht. Alsdan kan de exposant jegens MO geen enkele aanspraak maken op vergoeding van gemaakte kosten of geleden schade. 7. Overige exposanten kunnen aan het in lid 4, 5 en 6 bepaalde jegens MO geen rechten ontlenen.

5 Artikel Gebruik van de standruimte 1. De exposant is niet gerechtigd: 2. de standruimte geheel of ten dele aan derden in gebruik af te staan of de ruimte te (doen) gebruiken voor een ander doel dan in de overeenkomst van deelname is omschreven. 3. een zodanig gebruik van de standruimte te maken, dat andere exposanten of bezoekers daardoor schade en/of hinder ondervinden in de vorm van geluidsoverlast, belemmering van toe- of doorgangen, belemmering van lichtval of uitzicht, of overlast in enige andere vorm, een en ander ter beoordeling van MO. 4. in of bij de standruimte gebruik te maken van open, stromend, sproeiend en/of verneveld water voor het demonstreren van zijn artikelen, tenzij met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van MO en de accommodatieverhuurder. De exposant dient alle ter zake gegeven aanwijzingen strikt na te leven. 5. in of bij de standruimte gebruik te maken van apparaten, toestellen, kachels, haarden en dergelijke met open vuur, tenzij expliciet door MO toegestaan of ter beschikking gesteld. 6. gevaarlijke stoffen en/of goederen, waaronder licht ontvlambare stoffen, gassen of chemische bestrijdingsmiddelen of radioactieve goederen, te gebruiken of deze op te slaan in of bij zijn standruimte. 7. Buiten, boven of op de achterzijde van de standruimte goederen, meubilair, uithangborden of reclamemateriaal in de ruimste zin te plaatsen of aan te brengen. 8. buiten de standruimte flyers of ander reclamemateriaal uit te reiken of aan te bieden. 9. fotografische, film- of video-opnamen te maken van andere objecten dan de eigen standruimte, welk recht uitsluitend aan MO is voorbehouden. 10. entreegelden of een andersoortige vergoeding te vragen van bezoekers voor het bezoeken van de standruimte of het daarin bijwonen van demonstraties, presentaties en dergelijke. 11. in of rond zijn stand activiteiten te ontplooien die, naar het oordeel van MO, schadelijk kunnen zijn voor de beurs in haar algemeenheid, zoals activiteiten die beledigend kunnen zijn voor bepaalde (groepen) mensen, activiteiten die indruisen tegen de wet, openbare orde en goede zeden, en activiteiten die anderszins het imago van de beurs schade toe kunnen brengen. 12. tijdens de beurs enig artikel aan een bezoeker, tegen gelijktijdige of nagenoeg gelijktijdige afgifte van het verkochte goed, te verkopen, tenzij directe verkoop gezien het karakter van de beurs gebruikelijk is, 13. onder de bezoekers van de beurs een enquête te (doen) houden, tenzij zulks schriftelijk en expliciet door MO is toegestaan. 14. De exposant dient zelf zorg te dragen voor het toezicht op zijn standruimte en de daarin aanwezige goederen, tenzij door de accommodatieverhuurder ter zake bindende voorschriften zijn uitgevaardigd. 15. Het is de exposant niet toegestaan consumpties en/of genotsmiddelen te verkopen of gratis te verstrekken, tenzij op nader overeen te komen voorwaarden door de accommodatieverhuurder dan wel door de accommodatieverhuurder ingeschakelde derde vooraf schriftelijke ontheffing is verleend. Als uitzondering op het hiervoorgaande geldt dat het verstrekken van kleine consumpties aan bezoekers van de standruimte door de exposant wel is toegestaan. Artikel Intellectuele eigendomsrechten 1. MO is rechthebbende op de intellectuele eigendomsrechten gerelateerd aan de beurs, waaronder tenminste begrepen de (merk)naam, logo( s) en het beursbeeld. 2. MO kan de exposant het recht verlenen de (merk)naam, logo( s) en/of het beursbeeld te gebruiken voor promotionele doeleinden. Alsdan zal de exposant deze merken en/of afbeeldingen slechts gebruiken op de wijze waarop deze door MO ter beschikking zijn gesteld. Het is de exposant derhalve niet toegestaan de merken en/of afbeeldingen voor andere doeleinden te gebruiken dan ter promotie van de beurs, of ze op enige wijze te vervormen. 3. Bij overtreding van het in lid 2 bepaalde, is de exposant verplicht op eerste verzoek van MO het gebruik van het betreffende merk of de afbeelding te staken Artikel TOEPASSELIJK RECHT 1. Op de overeenkomst, de uitleg en de uitvoering daarvan is Nederlands recht van toepassing.