REC. Rev: Werkwijze Communicatieprotocol REC. Doelstelling:

Transcriptie

1 Werkwijze Doelstelling: Vastleggen van de werkwijze van het communicatieprotocol en de handelswijze bij (ver)storingen en incidenten bij de op het gebied van de interne en externe communicatie. Activering van het protocol: Er wordt onderscheid gemaakt tussen twee soorten situaties: 1.(ver)storing: Het bedrijfsnoodplan treedt niet in werking. Een verstoring van de normale bedrijfsvoering of dreiging daarvan die vrijwel direct beheersbaar is en waarna de bedrijfsvoering onmiddellijk weer volgens de normale procedures en routines kan verlopen. 2. Grote storing : Het bedrijfsnoodplan treedt (eventueel gedeeltelijk) in werking. De situatie is een verstoring die leidt of kan leiden tot schade bij derden of aan milieu. Bij een ongewoon voorval met gevolgen voor mens en milieu buiten de inrichting is het van belang dat er actief, duidelijk en snel over het voorval gecommuniceerd wordt en dat partijen allen over dezelfde actuele informatie beschikken. Blz. 1 van 8

2 Blz. 2 van 8

3 1 Storing of incident Verantwoordelijke functie: : Ploegleider Een storing of incident is elke afwijking van de normale bedrijfsvoering die direct of indirect nadelige gevolgen heeft of kan hebben voor het milieu. Denk daarbij aan de aspecten: water, lucht, bodem, geluid, geur en externe veiligheid. Ook storingen aan de emissiemeetapparatuur en de rookgasreiniging. 1.1 handeling 2 Telefonische melding FUMO Verantwoordelijke functie: : Ploegleider Er vindt een officiële verplichte (telefonische) melding binnen 15 minuten - bij de milieu alarmlijn van de FUMO plaats (Melding ongewoon voorval Conform artikel 17.2 Wet milieubeheer) door de ploegleider / 1ste operator. 3 Grote storing? Betreft het een normale storing of een grote storing in het bedrijfsvoering. Een grote storing is een verstoring die leidt of kan leiden tot schade bij derden of aan milieu. Hierbij is onzekerheid over het oplossen van de storing en is het duidelijk geen onderdeel van het regulier proces. 4 Melden Bedrijfs/ algemeen directeur en Hoofd com Verantwoordelijke functie: : Ploegleider Per direct wordt een telefonische spoedmelding door de dienstdoende Ploegleider / 1ste operator gedaan bij de bedrijfsdirecteur. Maakt samen met bedrijfsdirecteur de afweging of 112 moet worden gebeld en of het Bedrijfsnoodplan en de BHV-organisatie in werking moeten worden gesteld. Indien er sprake is van een GRIP situatie (dit wordt bepaald door de OVD van de brandweer), dan wordt opgeschaald. Met als consequentie voor het communicatieproces dat deze wordt overgenomen door de Veiligheidsregio. 5 Invullen meldingsformulier Het standaard protocol (melding milieu-incident) wordt gevolgd via formulier Milieumelding en verstuurd via de groepsmail. Het formulier wordt verstuurd door de ploegleider / 1ste operator 6 Meldingsformulier Meldingsformulier is een document waarin ongewone voorvallen worden genoteerd. Het formulier wordt verstuurd door de ploegleider / 1ste operator op het moment dat er sprake is van een storing of incident. 7 Communicatie Checklist beschikt over het actuele formulier Checklist en houdt dit ook up-to-date: Fase 1: Zorgt voor een startbericht (stap 11) met daarin: Blz. 3 van 8

4 Omschrijving van het incident; De oorzaak van het incident en de omstandigheden waaronder het voorval zich heeft voorgedaan; De ten gevolge van het voorval vrijgekomen stoffen, en hun eigenschappen; De maatregelen die zijn genomen of worden genomen; De verwachtte tijd- en planning die een oplossing met zich meebrengen; Format startbericht (twitter / website: weblog): Storing Harlingen Er is op dit moment/op dag uur sprake van een storing bij de in Harlingen. Wij zijn direct begonnen met onderzoek naar de oorzaak en de oplossing. Meer informatie volgt z.s.m. via de website en twitter van. [meer informatie: zie fase 1] Het startbericht komt op de websites van, provincie Fryslân en gemeente Harlingen.Het is in deze van belang dat het publiek, de omgeving en de bevolking van Harlingen eo adequaat wordt geïnformeerd. Fase 2: Na het startbericht: weblog op website De berichtgeving tijdens en over het incident wordt opgebouwd als een weblog, waarbij voor-gaande berichten blijven staan en via updates worden aangevuld met nieuwe informatie. Via social media (twitter en facebook) wordt gecommuniceerd naar de centrale bron: de weblog op de website van. Provincie Fryslân en gemeente Harlingen retweeten de berichten van. Fase 3: Na afloop incident: evaluatie (zie stap 19) De berichtgeving na afloop van het incident komt in een evaluatie: dmv afstemming met de andere partijen: over de aanpak van het incident, de maatregelen en de manier waarop in de toekomst wordt voorkomen dat het incident nogmaals voor kan komen. 8 Normale storing afhandelen Verantwoordelijke functie: : Ploegleider Een normale storing is een kleine (ver) storing van bijvoorbeeld een halfuurs-overschrijding van een emissie. Hierbij is geen onzekerheid over het oplossen van de storing of is uit ervaring gebleken dat dit onderdeel is van het regulier proces. 9 invullen meldingsformulier Het standaard protocol (melding milieu-incident) wordt gevolgd via formulier Milieumelding en verstuurd via de groepsmail. Het formulier wordt verstuurd door de ploegleider / 1ste operator 10 Versturen meldingsformulier FUMO Blz. 4 van 8

5 11 Overleg Communicatie (intern) Verantwoordelijke functie: : Bedrijfs directeur Opstellen van de eerste (kern)boodschap (mbv de checklist) door Bedrijfsdirecteur, Algemeen Directeur en Hoofd Communicatie. Bij een ongewoon voorval met gevolgen voor mens en milieu buiten de inrichting is het van belang dat er proactief, transparant en snel over het voorval gecommuniceerd wordt en dat partijen allen over dezelfde actuele informatie beschikken. Bedrijfsdirecteur informeert het DB Het is in deze van belang dat het publiek, de omgeving en de bevolking van Harlingen eo adequaat wordt geïnformeerd. 12 Informeren intern/ extern communiceert intern en extern de afgestemde kernboodschap. 13 Melden van het bestuur Verantwoordelijke functie: : Algemeen directeur De Algemeen Directeur informeert rechtstreeks (telefonisch) de bestuurders van: Gemeente Harlingen: (loco)burgemeester en wethouder (pikettelefoon); Provincie Fryslân: Gedeputeerde Milieu; Voorzitters AvA / RvC; Begeleidingscie.: voorzitter Hiertoe wordt het Formulier Contactlijst gebruikt. 14 Afstemmen communicatie intern/extern Verantwoordelijke functie: : Hoofd Communicatie Directe afstemming met communicatie gemeente Harlingen en provincie Fryslân ten aanzien van de communicatie. (o.a. kernboodschap in berichtgeving / persbericht) De functionarissen van de gemeente Harlingen en provincie Fryslân informeren hun achterban via eigen lijnen. 15 Boodschap communiceren Verantwoordelijke functie: : Hoofd Communicatie Het Hoofd Communicatie communiceert intern en extern de afgestemde kernboodschap via de officiële communicatiekanalen: intranet, mail, corporate website, corporate twitter en facebook. Intern wordt intranet (en indien noodzakelijk de interne mail) ingezet. Voor de externe communicatie vormt de corporate website van ( de centrale bron voor alle informatie (vanuit een live weblog). Social media (twitter en evt facebook) wordt ingezet voor directe actualiteiten en het verwijst naar actualiteiten op de website / weblog. Indien gewenst / noodzakelijk ook persbericht en via SMS alert Blz. 5 van 8

6 16 Contactlijst Middels de groepsmail worden intern, FUMO en gemeente Harlingen rechtstreeks geïnformeerd 17 Persbestand beschikt over een actueel persbestand en houdt dit ook up-to-date. 18 Persbericht Persbericht via bekende communicatiekanalen 19 Onderhouden contacten Verantwoordelijke functie: : Hoofd Communicatie Het Hoofd Communicatie stemt gedurende de situatie af met de directe communicatiecollega s (gemeente Harlingen, provincie Fryslân). Voor het startbericht en het vervolg wordt het Formulier Contactlijst gebruikt. In de communicatie naar het publiek communiceren de gemeente Harlingen en provincie Fryslân via de site van de gemeente Harlingen en twitter en bij de provincie via twitter. Zij verwijzen naar de live weblog van. Na afloop wordt er (indien nodig) een evaluatie opgesteld, met de betrokken partijen. (Communicatie) heeft hierin de regie. Blz. 6 van 8

7 Bijlage Contactlijst betrokkenen (niet openbaar) (dd ): Naam Functie Organisatie Telefoonnummer Achtervang John Vernooij Seerp Bosch Cor Jonkman Hein Grafhorst Jelmar Helmhout Sytze Bijker Michiel Schrier Harco Zwaan Roel Sluiter Harry Boon Trientsje van der Meer Majel Kremer Eric ter Keurs Sytske Balt- Dijkstra Ben Diesveld Algemeen Directeur Bedrijfsdirecteur KAVM Directievertegenwoordiger KAVM Hoofd Communicatie Secretaris AvA / RvC Milieualarmnummer Gedeputeerde Milieu Persvoorlichting/piket Bestuursadviseur Burgemeester Wethouder Milieu Communicatieadviseur Beleidsmedewerker milieu Voorzitter Communicatieadviseur Medisch milieukundige FUMO Provincie Fryslân Provincie Fryslân Provincie Fryslân Gemeente Harlingen Gemeente Harlingen Gemeente Harlingen Gemeente Harlingen Begeleidingscommissie Veiligheidsregio Fryslân/GGD GGD Fryslân In geval van GRIP Communicatieadviseur VRF / Gemeente Blz. 7 van 8

8 Bijlage Samenstelling groep Milieumelding (dd ): FUMO: Piketambtenaar FUMO dhr. H.Stapert Gemeente Harlingen: Communicatie gemeente Harlingen Wethouder H.Boon M. Kremer : Algemeen Directeur, John Vernooij Bedrijfsdirecteur, Seerp Bosch Communicatie, Hoofd TD, Appie Reitsema KAVM adviseur, Cor Jonkman Controlekamer Blz. 8 van 8