Aan. Communicatieplan bouw flexibele waterkering Spakenburg

Transcriptie

1 Aan MEMO Datum 19 januari 2015 Documentnummer Afzender Eric Keizer Telefoonnummer Afdeling Services Communicatieplan bouw flexibele waterkering Spakenburg 1. Inleiding In Spakenburg wordt over een lengte van meter (afhankelijk van de oplossing van de opdrachtnemer) bij de beide havens een flexibele waterkering aangebracht. Rondom de oude haven komt de kering in het trottoir te liggen en is hij niet zichtbaar. Langs de Kerkemaat wordt hij aangebracht in een muurtje van 64 cm hoogte en maximaal 1 meter breed, zoals voorgeschreven in het contract. Dit muurtje wordt direct op de bestaande kade gemetseld, waardoor er ruimte voor autoverkeer en het parkeren van auto s over blijft. Voor de bouw van de flexibele waterkering is inmiddels een bouwvergunning afgegeven. Het is al weer enige tijd geleden, namelijk rond de zomer van 2013, dat de bouw van de kering onder de aandacht is gebracht van de bewoners in Spakenburg. Het is daarom van belang om, nu de aanbestedingsfase van start gaat, de belanghebbenden in Spakenburg over de plannen voor te lichten. Het doel is om de bewoners de laatste stand van zaken te geven, inzicht te geven in het ontwikkeltraject (rol waterschap, gemeente en opdrachtnemer) en helderheid te scheppen over de inspraak die tijdens het ontwikkeltraject nog mogelijk is. Dit communicatieplan is een verbijzondering van het communicatieplan voor het project Zuidelijke Randmeren en Eem. De middelen die daarin worden beschreven (zoals de Dag van de Dijk en de inzet van maandelijkse advertorials) zijn eveneens van toepassing op dit traject. 2. Rol opdrachtnemer in communicatie Tijdens de periode van ontwerp (augustus 2015-augustus 2016) heeft de opdrachtnemer mede verantwoordelijkheid voor een goede communicatie over de wijze waarop het ontwerp tot stand komt en voor het eventueel betrekken van

2 Pagina 2 van 5 belanghebbenden. Tijdens de uitvoering dient de opdrachtnemer te zorgen voor een goede hindercommunicatie. Het waterschap zorgt voor (landelijke) projectcommunicatie. Het waterschap is als uitvoerder van het project verantwoordelijk voor de communicatie. De gemeente ondersteunt het waterschap bij de uitvoering ervan. Berichtgeving richting pers en bewoners wordt onderling afgestemd. Met betrekking tot het innovatieve karakter van de waterkering wordt de landelijke pers actief benaderd en aansluiting gezocht bij landelijke evenementen waarmee de (water)bouwwereld wordt bereikt. Hierbij wordt nauw samengewerkt met Rijkswaterstaat/ministerie van I en M en wordt in de communicatie benadrukt dat het om een gezamenlijk project gaat van het waterschap en RWS/ministerie van I en M. 3. Kansen voor communicatie De bouw van een flexibele waterkering in Spakenburg over een totale lengte van meter, is voor Nederland een uniek project. Nergens anders bestaat een flexibele waterkering van deze lengte en mogelijk wordt ook voor het eerst een nieuwe techniek gebruikt. Bovengenoemde unieke aspecten en de unieke typische Nederlandse locatie zorgt er zeer waarschijnlijk voor dat de bouw van de kering kan rekenen op landelijke en zelfs internationale persaandacht. Maar ook de markt (vakbladen) willen wij interesseren door hen mee te nemen vanaf het moment dat de markt wordt gevraagd om met een innovatieve oplossing te komen. 4. Risico s bij de communicatie De bouw van een muurtje langs de Kerkemaat kan enigszins gevoelig liggen. Het directe zicht vanuit benedenwoningen in de haven verdwijnt erdoor. De bewoners hebben de laatste jaren ook overlast ervaren van de uitvoering van het project Zuyderzee. Verder zou eventueel de afdekking van de flexibele waterkering in het trottoir bij de oude haven tot discussie kunnen leiden. 5. Doelgroepen Voor de communicatie rondom de aanleg van een flexibele waterkering worden de volgende doelgroepen onderscheiden: Direct betrokkenen: bewoners rondom oude en nieuwe haven Spakenburg; ondernemers rondom beide havens; VVV-Spakenburg; Scheepswerf Nieuwboer; Stichting Monumenten Bunschoten; Watersportvereniging De Eendracht; Vereniging De Bruine Vloot. Bestuurlijk: Gemeenteraad gemeente Bunschoten; Algemeen bestuur Waterschap Vallei en Veluwe; Provinciale Staten provincie Utrecht.

3 Pagina 3 van 5 Landelijk: Tweede Kamer; Nederlandse bouwwereld; Algemeen publiek 6. Communicatiekalender Doelgroep: direct betrokkenen Februari 2015 Start communicatie over flexibele waterkering met een informatiebijeenkomst voor alle direct betrokkenen, gemeenteraadsleden en algemeen bestuursleden van het waterschap. Aanwezig: gemeente en waterschap. Rondom deze informatieavond een persbericht en berichten op internet van waterschap en gemeente. Direct betrokkenen krijgen een uitnodiging en een verslag van de bijeenkomst naderhand. Ook wordt aan Spakenburg aandacht besteed in de maandelijkse advertorial over de dijkverbetering. Februari 2015 Voorlichtingsavond voor bewoners en bedrijven uit Spakenburg. Juli 2015 Informatiebrief aan alle betrokkenen over de keuze van een opdrachtnemer. Tevens persbericht en berichten op internet gemeente en waterschap. Periode Augustus 2015-december 2015 Minimaal één informatiebijeenkomsten in aanwezigheid van de opdrachtnemer. Onderwerp: de wijze waarop aannemer tot ontwerp komt. Voor de zomer van 2016 Minimaal één informatiebijeenkomst door opdrachtnemer over het definitief ontwerp en de werkzaamheden die na de zomer starten. Tijdens uitvoering De opdrachtnemer stelt een communicatieplan op voor de hindercommunicatie tijdens de uitvoering. Doelgroep: (Water) bouwwereld, algemeen publiek Beoordeling inschrijving: maart juli 2015 Tijdens de voorbereiding willen we de markt en andere geïnteresseerden informeren. Dit om te stimuleren dat betrokken partijen enthousiast worden. Daarnaast willen we tijdens deze fase WSVV en RWS profileren als een partij die de markt vraagt om een innovatieve en tegelijkertijd de beste oplossing te komen. 5 Maart start de aanbesteding.

4 Pagina 4 van 5 Gunning gebeurt in juli Voor de uitvoering van het werk is voor een D&C contract gekozen. Kernboodschap: Waterschap en RWS op zoek naar oplossing voor langste flexibele waterkering van Nederland. 1) Rondom start aanbesteding: Onderwerp pitchen bij vakbladen: Cobouw, Ingenieur, Technisch Weekblad en landelijke dagbladen (wetenschappelijke/technische bijlagen). 2) Onderwerp onder de aandacht brengen bij Water Ontmoet Water* (platform, WOW week is eind sept./begin okt. 2015). 3) Bericht aanbieden aan nieuwssite TopSector Water en Netherlands Water Partnerschip (NWP). 4) Aanhaken bij Innovatiedag HWBP juni ) Bericht aanbieden aan RWS website -> Zakelijk -> Innovatie. 6) Aandacht voor thema s normering (er wordt een nieuwe standaard gemaakt), inpassing, wijze waarop ontwerp tot stand komt (i.c.m. toetsing van het ontwerp, normering etc.). * Platform WOW stelt de samenwerking tussen beheerders van water en vaarwegen centraal. DoV van HWBP-2 is in 2013 genomineerd voor WOW-prijs. Voorbereiding: augustus 2015 augustus 2016 Aannemer is gegund en werkt oplossing uit in deze periode. 1) Bericht opnemen in HWBP-2 externe nieuwsbrief. 2) Inbrengen op HWBP(-2) themadag november ) Aanhaken bij Internationale Waterweek, 2 t/m 6 nov 2015 in Amsterdam (van NWP, RAI, IWA en IWC) > als haakje gebruiken richting de media/vakbladen. 4) Indienen paper in jan bij Ontwerp Delta NL* van het Delta Atelier (van Min.IenM en Platform31) om kans te maken op nominatie voor het beste ontwerp -> online publicatie Ontwerp Delta.NL. 5) Aanhaken bij 4 e Climate Change Adaptation Conference, mei ) Zodra oplossing bekend is, infographic of animatie maken, belangrijk voor het pitchen in de media. * De online publicatie bevat ca. 50 ontwerpen op het raakvlak van water en ruimte. Uitvoering augustus 2016 april 2017 Tijdens de uitvoering en oplevering willen we vooral het algemene publiek en de (vak)media informeren. Met als doel om Waterschap VV, RWS, Min.IenM te profileren als organisaties die op een innovatieve manier werken aan waterveiligheid.

5 Pagina 5 van 5 Kernboodschap: Waterschap en RWS (en opdrachtnemer ) realiseren langste flexibele waterkering van Nederland in historische kern van Spakenburg. 1) Door middel van spandoeken op bouwhekken het werk toelichten. 2) Persexcursie nationale en internationale pers -> trots Ned. oplossing i.c.m. unieke locatie. 3) Persexcursie vakbladen -> unieke oplossing (technisch). 4) Eventueel deelname Dag v.d. Bouw 2017 (in juni, valt net buiten de realisatiefase). 5) Deelname Open Monumentendag/Dag van de Dijk. 6) Mooie, aansprekende foto s aanbieden aan RWS Facebook (heeft fans) en WSVV Facebook/website. 7) Bericht opnemen in HBWP-2 externe nieuwsbrief. 8) Aandacht voor thema export (verkoop van de kering aan het buitenland). Oplevering (juni 2017?) De oplevering van de flexibele waterkering in Spakenburg is (zoals het er nu naar uit ziet) tevens de afsluiting van de gehele dijkverbetering langs de Zuidelijke Randmeren en Eem. 1) Persmoment, regionale en nationale pers. Actie: waterkering opzetten. Uitnodigen: minister Schultz. Na oplevering waterkering Voor communicatie in de periode na oplevering van de waterkering, dienen met de patenthouder afspraken gemaakt te worden, die mogelijk in het contract verwerkt moeten worden. Hierbij kan gedacht worden aan de verplichte naamsvermelding van het waterschap bij promotionele activiteiten en aan de inzet van waterschapspersoneel ten bate van de verkoop van de waterkering aan andere partijen.