FUNCTIEBESCHRIJVING. Hoofdbibliothecaris. Doel van de entiteit

Transcriptie

1 GEMEENTEBESTUUR GAVERE Markt GAVERE T F FUNCTIEBESCHRIJVING Hoofdbibliothecaris Doel van de entiteit De gemeente Gavere beoogt om op het lokale niveau bij te dragen tot het welzijn van de burgers en tot de duurzame ontwikkeling van het gemeentelijk gebied. De afdeling vrijetijdszaken behartigt en beheert op integrale wijze de vrijetijdsactiviteiten van de gemeente op de domeinen sport, jeugd, cultuur, cultuur en toerisme. De dienst bibliotheek staat in voor het aanbieden aan iedere burger, van vrije toegang tot kennis, cultuur, informatie en ontspanning, met een breed aanbod van gedrukte en audiovisuele materialen, alsook digitale informatie. Plaats in de organisatie De hoofdbibliothecaris werkt onder leiding van en rapporteert aan de gemeentesecretaris. De hoofdbibliothecaris neemt deel aan het overleg van de afdeling vrijetijdszaken en behartigt via het afdelingshoofd vrijetijdszaken zijn belangen o.a. in het managementteam. De hoofdbibliothecaris geeft leiding aan de medewerkers binnen de dienst bibliotheek. Kernresultaatsgebieden Algemeen Coördinatie en leiding van het onderdeel de afdeling Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van het onderdeel van de afdeling en deze vertalen in concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. - in overleg met het afdelingshoofd bepalen van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening van de afdeling; - coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten; - zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk; - waken over de uitvoering van de opdrachten; Communicatie Instaan voor de interne en eterne communicatie van het onderdeel van de afdeling. - binnen de algemene richtlijnen het organiseren van de interne communicatie binnen het onderdeel van de afdeling en fungeren als communicatiescharnier tussen de directe leidinggevende enerzijds en de personeelsleden van de afdeling anderzijds; Zorgen voor een optimale informatiedoorstroming. Dit omvat ondermeer: - de huisstijl van de gemeente toepassen; - actief deelnemen aan het afdelings- of dienstoverleg; - instaan voor een vlot en professioneel contact met de burger; Personeel

2 Binnen de algemene richtlijnen het personeelsbeleid uitvoeren binnen het onderdeel van de afdeling. - begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers; - het onthalen van nieuwe medewerkers; - uitvoeren van de elementen van dagelijks personeelsbeheer gedelegeerd door de gemeentesecretaris; - het voeren van evaluatie- en functioneringsgesprekken; - detecteren van vormingsbehoeften en formuleren van vormingsvoorstellen; - het coachen en begeleiden van vrijwilligers tewerkgesteld binnen het onderdeel van de afdeling Kennis De wet- en regelgeving, vakliteratuur, methodieken van toepassing binnen het onderdeel van de afdeling en in het eigen domein opvolgen, kunnen vertalen in richtlijnen voor de personeelsleden van de afdeling om het kennisniveau van de afdeling op peil te houden en kunnen integreren in de werking van de organisatie.. - de evolutie van de wetgeving opvolgen; - de afdeling bijsturen om te voldoen aan (de voorwaarden van) de wetgeving; - het personeel van (het onderdeel) de afdeling duidelijke richtlijnen geven en coachen; - voorstellen formuleren om de afdeling bij te sturen om te voldoen aan (de voorwaarden van) de wetgeving; Financiën Het opvolgen van het dagelijks financieel beheer van het onderdeel van de afdeling. - ervoor zorgen dat de budgetten van het onderdeel van de afdeling efficiënt worden aangewend; - het aanbrengen van voorstellen inzake de optimalisatie van middelen en kosten; - coördineren van de budgetvoorstellen binnen het onderdeel van de afdeling Kwaliteit De kwaliteitssystemen en technieken van de organisatie toepassen in het onderdeel van de afdeling en in het eigen domein. - actief meewerken aan het uittekenen, documenteren en verbeteren van de processen; - uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden; Projectmatig werken Beheren van specifieke, duidelijk afgebakende (dienstoverschrijdende) projecten. Dit omvat ondermeer: - de principes en werkwijze van projectmanagement toepassen, evalueren en bijsturen; - coaching, advisering, opvolging en eventueel bijsturing van projecten; - uit de projecten de leermomenten voor de organisatie halen en deze ter beschikking stellen van de organisatie; - opstarten van projectgroepen; - ondersteunen van projectgroepen; - formuleren van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering met betrekking tot middelen en kosten zodat het resultaat en de kost van de projecten op een aanvaardbaar niveau worden gehouden; Verruimende bepaling De bovenstaande oplijsting van de kernresultaatsgebieden beperkt zich tot de belangrijkste resultaatsgebieden van de functie. De oplijsting mag in geen geval als limitatief beschouwd worden. Daarenboven kan de leidinggevende, voor de goede werking van de organisatie, steeds nieuwe en/of andere resultaatsgebieden en/of opdrachten toewijzen. Specifiek

3 Collectievorming Instaan voor een zorgvuldige en evenwichtige collectievorming en toegang bieden tot zoveel mogelijk informatie. - verwerven van collectieonderdelen: selectie op basis van bronnen, besteladministratie - evalueren van collectieonderdelen - opvolgen evoluties (nieuwe media) binnen het informatieaanbod - instaan voor publieksvriendelijke opstelling, signalisatie en presentatie van de materialen - instaan voor publieksvriendelijke presentatie van de publiekscatalogus - ontsluiten van bibliotheekmaterialen op basis van diverse inhoudelijke ontsluitingssystemen (thema, trefwoord, onderwerpscodes, ) - opvolgen van het budget binnen de collectieonderdelen - verantwoordelijk voor het aanschaf- en afvoerbeleid van de collectie en/of onderdelen van de collectie - instaan voor het begeleiden van medewerkers op vlak van ontsluiting, verwerking, opstelling van de collectie en doen toepassen van de gemaakte afspraken en procedures - toezien op uitvoering van publieksvriendelijke opstelling, signalisatie - toezien op uitvoering van publieksvriendelijke presentatie van de publiekscatalogus - opstellen van collectieprofielen - beheren van het magazijn en cultureel erfgoed Catalografische taken Het zorgvuldig uitvoeren van catalografische taken. - waken over de toepassing van de regelgeving van de catalografie en opvolgen van de wijzigingen Uitleenactiviteiten Instaan voor de uitleenactiviteiten op basis van vastgelegde uitleenmodaliteiten en procedures - wegwijs maken van individuele leners en hen begeleiden in hun zoektocht naar kennis, informatie, cultuur, ontspanning - ontvangen van inkomsten en beheer van de kassa - telefonische dienstverlening (reserveren, verlengen, algemene vragen) - uitlenen en innemen van materialen - assisteren bij de zelfuitleenbalie - inschrijven en onthaal van nieuwe leners - opvolgen van het lenersbestand - coördineren en waken over de uitvoering van de uitleenadministratie Bibliotheekpromotie en public relations Promotie en bekendmaking van de mogelijkheden en de dienstverlening van de bibliotheek via diverse acties en evenementen al dan niet in samenwerkingsverband - uitwerken van activiteiten die passen in een ruimer kader (jeugdboekenweek, bibliotheekweek, bepaalde doelgroepen) - plannen en opzetten van tentoonstellingen en infostands rond bepaalde thema s - verzorgen van rondleidingen voor geïnteresseerden (individueel of groepen) - samenstellen van educatieve boekenpakketten - schrijven van korte teksten voor folders, affiches, website - samenstellen keuzelijsten - schrijven van folders en artikels - beheer van de website - werken aan de ontmoetingsfunctie van de bibliotheek door het samenbrengen van mensen in het kader van een actie of evenement - bij het plannen en organiseren van acties inspelen op lokale en bovenlokale evenementen - promotieactiviteiten ontwikkelen die gericht zijn op de eigen bibliotheekbezoekers, specifieke doelgroepen en/of potentiële gebruikers - plannen en vastleggen modaliteiten op vlak van samenwerking met scholen, verenigingen,

4 Coördinatie Het dagelijks coördineren van bepaalde subdomeinen van de bibliotheek - beheren van het gebouw en infrastructuur: huisvesting, onderhoud, meubilair, orde en veiligheid, werkplekbeheer - delegeren van taken aan de administratieve medewerkers en bibliothecaris - organiseren van intern en etern werkoverleg - ondersteunen van de communicatie, samenwerking en kwaliteitszorg - beheren van hard- en software - opvolgen van evoluties binnen de bibliotheeksoftware (lokaal, binnen een netwerk, ) - opvolgen nieuwe ontwikkelingen bibliotheektechnologie (RFID, beveiliging, e-books, ) Strategisch bibliotheekbeleid Opzetten, opvolgen en bijsturen van een strategisch bibliotheekbeleid - beleidsinformatie genereren (BIOS) - uitbouwen en stimuleren van de participatie aan een kwalitatief en integraal lokaal bibliotheekbeleid - bespreken met en rapporteren aan de belidsorganen - formuleren van beleidsadviezen aan het gemeentebestuur en daarbij rekening houden met de basisopdrachten en de rol van de bibliotheek zoals vastgelegd in het cultuurdecreet - evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan - verzamelen van werkingsresultaten van de bibliotheek en de verslaggeving ervan voorleggen aan het gemeentebestuur - begeleiden van processen die verbonden zijn met de uitvoering en de evaluatie van het bibliotheekbeleidsplan, het jaarlijks actieplan en het jaarlijks werkingsverslag - coördineren en begeleiden van de opmaak van een strategisch bibliotheekbeleidsplan of integraal cultuurbeleidsplan waarin missie, visie en strategie worden bepaald en dit in overleg met de bevoegde mandataris - waken over de efficiëntie en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen - uitbouwen en stimuleren van het streekgericht bibliotheekbeleid - toezien op een goede integratie van het financiële luik in het geheel van de strategische nota

5 Functieprofiel Technische competenties Cluster Competentie Niveau Elementair Voldoende Grondig PC-vaardigheden Tekstverwerking (F) Rekenbladen (S) Presentaties (F) Personal Information Manager (F) Software eigen aan de functie (F) Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie (F) Werking en Werking van de organisatie (F) werkmiddelen Procedures en procesbeheer (F) Projectmatig werken (F) Management en Strategisch management (S) beleid Gedragscompetenties Cluster Competentie Niveau Elementair Voldoende Grondig Beheersmatige vaardigheden Voortgangscontrole (F) Plannen en organiseren (S) Informatieverwerkend Analytisch denken (F) Interactief Schriftelijke communicatie (F) Teamwerk en samenwerking (G) Leiderschap Coaching (F) Persoonsgebonden Fleibiliteit (G) Veranderingsbereidheid (S) Informatie zoeken (leervermogen) (F) Probleemoplossend Klantgerichtheid (G/S) Besluitvaardigheid (S) Waardegebonden Organisatieverbondenheid (G) Kennisname Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam

6