Reglement inzake klachten- en geschillenprocedure Stichting Pensioenfonds Rockwool

Transcriptie

1 Reglement inzake klachten- en geschillenprocedure Stichting Pensioenfonds Rockwool Artikel 1 Definities De in de statuten en het pensioenreglement van het fonds gebruikte begripsbepalingen worden geacht deel uit te maken van dit reglement. Voorts wordt verstaan onder: - DB: dagelijks bestuur van het fonds; - Klager: de belanghebbende bij het fonds die een klacht heeft in de zin van dit reglement; - Pensioenfondsadministrateur: de administrateur van het bestuur van de Stichting Pensioenfonds Rockwool; - Reglement: Reglement inzake klachten- en geschillenprocedure van de Stichting Pensioenfonds Rockwool. Artikel 2 Toepasselijkheid reglement 1. Onder klacht in de zin van dit reglement wordt verstaan een klacht over de wijze van uitvoering van de taken door het fonds. De artikelen 3 tot en met 6 en 9 tot en met 11 van dit reglement zijn van toepassing. 2. Er is sprake van een geschil in dit zin van dit reglement indien een belanghebbende het niet eens is met een door het fonds genomen besluit. De artikelen 7 tot en met 11 van dit reglement zijn van toepassing. PROCEDURE KLACHT Artikel 3 Behandeling van de klacht in eerste aanleg 1. Klager dient de klacht schriftelijk in bij de Pensioenfondsadministrateur, uiterlijk zes maanden nadat de uitvoeringshandeling waarop de klacht betrekking heeft kenbaar is geworden voor klager. 2. De schriftelijke klacht bevat in ieder geval: a. de naam en het adres van klager; c. de uitvoeringshandeling van het fonds waarop de klacht betrekking heeft; d. een zo duidelijk mogelijke omschrijving van de klacht. 3. De Pensioenfondsadministrateur bevestigt de ontvangst van de klacht schriftelijk aan klager, tenzij de klacht binnen twee werkdagen kan worden afgehandeld. Deze ontvangstbevestiging bevat tevens informatie over de verwachte termijn van afhandeling door de Pensioenfondsadministrateur.

2 4. De klacht wordt in beginsel binnen twee maanden na de dag van ontvangst afgehandeld. Indien de klacht niet binnen deze termijn kan worden afgehandeld, deelt de Pensioenfondsadministrateur dit vóór het einde van die termijn schriftelijk aan klager mee, waarbij een nieuwe afhandelingstermijn wordt bepaald. 5. Klager wordt in de gelegenheid gesteld zijn standpunt nader toe te lichten, indien de Pensioenfondsadministrateur dit noodzakelijk acht voor een juiste afhandeling van de klacht. 6. De beslissing op de klacht dient te berusten op een deugdelijke motivering en dient op alle onderdelen van de klacht in te gaan. De beslissing bevat in ieder geval een oordeel over de vraag of de wijze van uitvoering van de werkzaamheden waarover wordt geklaagd voldoende zorgvuldig jegens klager is geweest. 7. De beslissing op de klacht kan inhouden: a. dat het fonds in casu op een juiste manier uitvoering heeft gegeven aan haar taken; b. dat de betreffende uitvoeringshandeling van het fonds wordt teruggedraaid. In dat geval wordt het bestuur verzocht de zaak opnieuw te behandelen en af te doen. 8. De beslissing op de klacht wordt schriftelijk aan klager meegedeeld. Daarbij wordt tevens melding gemaakt van de in artikel 4 van dit reglement genoemde mogelijkheid de klacht voor te leggen aan het DB. Artikel 4 Beroep bij het dagelijks bestuur 1. Indien klager zich niet kan verenigen met de beslissing van de Pensioenfondsadministrateur, kan klager de klacht schriftelijk voorleggen aan het DB. 2. De klacht dient binnen dertig dagen nadat de klager over de beslissing van de Pensioenfondsadministrateur is geïnformeerd te zijn ingediend. Daarbij dient klager een zo duidelijk mogelijke omschrijving te geven van de redenen waarom naar het oordeel van klager de beslissing op de klacht niet in stand kan blijven. De klacht zoals ingediend bij de Pensioenfondsadministrateur en de beslissing van de Pensioenfondsadministrateur dienen meegezonden te worden. 3. Het DB bevestigt de ontvangst van de klacht schriftelijk aan klager, tenzij de klacht binnen twee werkdagen kan worden afgehandeld. Deze ontvangstbevestiging bevat tevens informatie over de verwachte termijn van afhandeling door het DB. 4. De klacht wordt in beginsel binnen twee maanden na de dag van ontvangst afgehandeld. Indien de klacht niet binnen deze termijn kan worden afgehandeld, deelt het DB dit vóór het einde van die termijn schriftelijk aan klager mee, waarbij een nieuwe afhandelingstermijn wordt bepaald. 5. Klager wordt door het DB in de gelegenheid gesteld zijn standpunt nader toe te lichten, indien het DB dit noodzakelijk acht voor een juiste afhandeling van de klacht. 2

3 6. De beslissing op de klacht dient te berusten op een deugdelijke motivering en dient op alle onderdelen van de klacht in te gaan. De beslissing bevat in ieder geval een oordeel over de vraag of de Pensioenadministrateur de beslissing op de klacht in redelijkheid heeft genomen. 7. De beslissing op de klacht kan inhouden: a. dat het fonds in casu op een juiste manier uitvoering heeft gegeven aan haar taken; b. dat de betreffende uitvoeringshandeling van het fonds wordt teruggedraaid. In dat geval wordt het bestuur verzocht de zaak opnieuw te behandelen en af te doen. 8. De beslissing op de klacht wordt schriftelijk aan klager meegedeeld. Daarbij wordt tevens melding gemaakt van de in artikel 5 van dit reglement genoemde mogelijkheid de klacht voor te leggen aan de Ombudsman Pensioenen. Artikel 5 Hoger Beroep op de Ombudsman Pensioenen 1. Indien het DB de beslissing van de Pensioenadministrateur bevestigd en klager zich niet kan verenigen met de beslissing van het DB, kan klager de klacht voorleggen aan de Ombudsman Pensioenen. 2. De Ombudsman Pensioenen handelt de klacht af overeenkomstig het Reglement op de taak en de werkwijze van de Ombudsman Pensioenen. 3. Het fonds acht zich gehouden aan de aanwijzingen die de Ombudsman Pensioenen aan het fonds oplegt, tenzij het bestuur van het fonds van oordeel is dat zwaarwegende argumenten zich daartegen verzetten. 4. Het bestuur van het fonds acht zich in ieder geval niet aan de aanwijzingen van de Ombudsman Pensioenen gehouden indien op deze instantie een beroep is gedaan voordat er gebruik is gemaakt van de in dit reglement omschreven procedure. Artikel 6 Nadere voorwaarden Indien op grond van artikel 3 of 4 wordt beslist in een voor klager gunstige zin, dan kunnen daaraan nadere voorwaarden worden verbonden door het bestuur van het fonds. PROCEDURE GESCHILLEN Artikel 7 Behandeling van het geschil door het DB 1. Belanghebbende dient het geschil middels een bezwaarschrift aanhangig te maken bij het DB, uiterlijk zes maanden nadat het besluit waarop het geschil betrekking heeft kenbaar is geworden voor belanghebbende. 2. In het bezwaarschrift is in ieder geval opgenomen: a. de naam en het adres van belanghebbende; 3

4 c. een omschrijving van het besluit van het fonds waarop het geschil betrekking heeft; d. een zo duidelijk mogelijke omschrijving van de gronden van het bezwaar tegen het besluit van het fonds. 3. Het DB bevestigt de ontvangst van het bezwaarschrift schriftelijk aan belanghebbende. Deze ontvangstbevestiging bevat tevens informatie over de verwachte termijn van afhandeling door het DB. 4. In beginsel beslist het DB binnen twee maanden na de dag van ontvangst op het bezwaarschrift. Indien niet binnen deze termijn kan worden beslist, deelt het DB dit vóór het einde van die termijn schriftelijk aan belanghebbende mee, waarbij een nieuwe afhandelingstermijn wordt bepaald. 5. Belanghebbende wordt in de gelegenheid gesteld zijn standpunt mondeling nader toe te lichten, indien het DB dit noodzakelijk acht voor een juiste afhandeling van het geschil. 6. De beslissing van het DB op het bezwaarschrift dient te berusten op een deugdelijke motivering, en gaat in op alle onderdelen van het bezwaarschrift. 7. Het DB deelt haar beslissing op het bezwaarschrift schriftelijk mee aan belanghebbende. Daarbij wordt tevens melding gemaakt van de in artikel 8 van dit reglement genoemde mogelijkheid het geschil voor te leggen aan de Geschillencommissie. Artikel 8 Geschillencommissie 1. Indien belanghebbende zich niet kan verenigen met de beslissing op het bezwaarschrift, heeft belanghebbende het recht zich, uiterlijk binnen dertig dagen na dagtekening van de beslissing van het DB, te wenden tot het bestuur van het fonds met het verzoek een geschillencommissie te benoemen. 2. De in lid 1 bedoelde geschillencommissie wordt per geschil opnieuw ingesteld, en bestaat uit drie leden. Eén lid wordt benoemd door de werkgever, één lid wordt benoemd door de werknemersorganisaties. Deze twee leden benoemen vervolgens samen het onafhankelijke derde lid van de geschillencommissie. 3. De uitspraak van de geschillencommissie is adviserend en dus niet voor partijen bindend. Indien het bestuur van het fonds van het oordeel van de geschillencommissie afwijkt, zal zij dit voldoende dienen te motiveren. 4. Een geschil dient middels een beroepschrift door de belanghebbende bij de geschillencommissie aanhangig te worden gemaakt. De geschillencommissie stelt vervolgens het fonds in de gelegenheid haar standpunt schriftelijk en gemotiveerd kenbaar te maken. Indien de geschillencommissie dit nodig acht, vraagt zij vervolgens beide partijen ten overstaan van de geschillencommissie hun standpunt mondeling nader toe te lichten. 5. In het in lid 4 bedoelde beroepschrift is in ieder geval opgenomen: a. de naam en het adres van belanghebbende; 4

5 c. een omschrijving van het besluit van het fonds waarop het geschil betrekking heeft; d. een zo duidelijk mogelijke omschrijving van de gronden van het bezwaar tegen het besluit van het fonds; e. de beslissing van het DB op het bezwaarschrift. 6. De geschillencommissie oordeelt op basis van redelijkheid en billijkheid. 7. De geschillencommissie doet een schriftelijke en gemotiveerde uitspraak, en zendt een afschrift hiervan aan beide partijen. De uitspraak van de geschillencommissie kan inhouden dat zij: a. zich onbevoegd verklaart; b. de belanghebbende die het geschil aanhangig heeft gemaakt, niet ontvankelijk verklaart; c. het beroepschrift ongegrond verklaart; d. het beroepschrift gegrond verklaart. In dat geval wordt het bestuur van het fonds verzocht een nieuw besluit te nemen met inachtneming van het oordeel van de geschillencommissie. 8. De in het ongelijk gestelde partij wordt veroordeeld in de kosten die de geschillencommissie gedurende de behandeling van het geschil redelijkerwijs heeft moeten maken. 9. Indien partijen zich niet kunnen vinden in de uitspraak van de geschillencommissie staat het partijen vrij het geschil alsnog voor te leggen aan de daartoe bevoegde rechter. Artikel 9 Vertrouwelijkheid Klachten en geschillen worden altijd vertrouwelijk behandeld. Artikel 10 Slotbepaling In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de voorzitter van het bestuur van het fonds. Artikel 11 Inwerkingtreding Dit reglement is in werking getreden op 1 januari