Het onderzoek van de begrotingsdocumenten geeft aanleiding tot de volgende bevindingen:

Transcriptie

1 Brussel, 13 februari 2007 Regentschapsstraat BRUSSEL N B1 Mijnheer de gouverneur, BETREFT : Brief van 31 januari 2007, kenmerk BEGR.2007, betreffende vraag om advies over het ontwerp van de begroting 2007 van de provincie West- Vlaanderen en van het gewoon provinciebedrijf TiNCK. Het onderzoek van de begrotingsdocumenten geeft aanleiding tot de volgende bevindingen: 1. Zowel de begroting van de gewone als van de buitengewone dienst vertoont een evenwicht, zoals opgelegd door het koninklijk besluit nr. 110 van 13 december In de gewone dienst geeft het resultaat van het eigen begrotingsjaar en dat van de vorige begrotingsjaren een batig saldo van 1,68 miljoen EUR. De overboekingen van 7,72 miljoen EUR bestaan uit een overboeking van de gewone naar de buitengewone dienst bestemd voor uitgaven niet gedekt door leningen (1,47 miljoen EUR) en een overboeking naar het gewoon reservefonds (6,25 miljoen EUR). De bovenvermelde overboeking naar de buitengewone dienst leidt op de buitengewone dienst tot een batig saldo van 0,14 miljoen EUR. Verder is aan te stippen dat via het gewoon provinciebedrijf TiNCK een aantal ontvangsten en uitgaven door een papieren wand van de begroting van de provincie wordt afgescheiden. Het ontwerp van de begroting 2007 van TiNCK werd evenwel nog niet voor advies aan het Rekenhof voorgelegd. De begroting van de provincie bevat enkel de dotatie van EUR aan TiNCK. 2. Het onderzoek van de overzichtstabel (vertrekkende van het algemeen begrotingsresultaat 2004, eraan toegevoegd het algemeen begrotingsresultaat 2005 en daarop geënt het geraamd algemeen begrotingsresultaat 2006) geeft geen aanleiding tot opmerkingen. 3. Krachtens artikel 66, 2, van de provinciewet moeten de provinciebesturen een beleidsnota opstellen waarin ze hun doelstellingen koppelen aan de begrotingsmiddelen. Deze verplichting, samen gelezen met de artikelen 154 en van het provinciedecreet, verplichten de provincie tot het opmaken van een taakstellend budget, wat het formuleren van meetbare doelstellingen impliceert. De huidige structuur van de beleidsnota bij het begrotingsontwerp 2007 komt reeds tegemoet aan de vereisten van het provinciedecreet door per beleidsdomein het beleid te situeren (profiel van de provincie, werking van de betrokken dienst, algemene doelstellingen van het beleid), door terug te blikken op de acties en realisaties in 2006 (voortzetting De heer P. BREYNE Voorzitter van de deputatie van de provincie West-Vlaanderen Koning Leopold III-laan SINT-ANDRIES

2 N B1 2 of bijsturing van het beleid, realisaties) en door de voorgenomen acties voor het begrotingsjaar 2007 (beleidsprioriteiten, middelen; verder genoemd operationele doelstellingen) te beschrijven. Daarbij bouwen de aangekondigde acties en initiatieven voor 2007 verder op de beleidsdoelstellingen van de vorige legislatuur, zodat het begrotingsontwerp 2007 vooral de continuïteit van het beleid garandeert. Het Rekenhof beoordeelt de voorliggende evolutie als positief. Toch vraagt het aandacht voor de volgende op te volgen punten, aanbevelingen en opmerkingen : A) Als op te volgen punt stipt het Rekenhof aan dat het bestuursakkoord voor de legislatuur nog niet werd omgezet in een door de deputatie en de provincieraad goedgekeurd algemeen beleidsprogrammma. De omzendbrief ABB 2006/20 van 1 december 2006 stelt dat het belangrijk is dat het algemeen beleidsprogramma, voor de duur van de legislatuur, minstens de belangrijkste (strategische) beleidsplannen bevat. ( ) en dat met het oog op een efficiënt planningsproces het wenselijk is dat de deputatie dat algemeen beleidsplan aan de provincieraad voorlegt uiterlijk voor het einde van het jaar dat volgt op de provincieraadsverkiezingen en voordat de deputatie beraadslaagt over het budget van het volgend boekjaar. B) De strategische doelstellingen die aan de provincieraad werden voorgelegd op 2 december het betreft twaalf algemeen geformuleerde doelstellingen - zijn onvoldoende concreet. Strategische doelstellingen zijn per dienst te formuleren, zijn op lange termijn (minimum 6 jaar) en moeten, ondanks het hoger abstractieniveau van deze doelstellingen en het feit dat externe factoren waar het bestuur geen vat op heeft de realisatie van deze doelstellingen kunnen doorkruisen, SMART 2 worden geformuleerd. In het licht van toekomstige doelmatigheidsanalyses dringt het Rekenhof dan ook aan dat in de nog te stellen algemene beleidsnota (als basis voor de strategische doelstellingen op te nemen in de begroting 2008) maximaal wordt bepaald waar de provincie staat op het moment van de goedkeuring van die nota, en waar ze over 6 jaar (of later indien een langere realisatietermijn is voorzien) wil staan. C) De voorliggende beleidsnota formuleert operationele doelstellingen voor het jaar 2007, evenwel zonder systematisch indicatoren en streefwaarden te gebruiken. In het licht van de verplichte semesteriële rapportering over het budgethouderschap is een SMART-formulering van de operationele doelstellingen per (sub)dienst noodzakelijk. Het Rekenhof zal hieraan bij het onderzoek van de begroting 2008 bijzondere aandacht besteden. D) Het Rekenhof beveelt aan in de operationele doelstellingen, opgenomen in de beleidsnota, als aangewende financiële middelen ook de personeelskost tot uiting te brengen. Dit kan op een eenvoudige wijze door het full-time equivalent (FTE) per niveau te verbinden met een gewogen gemiddelde loonkost. Daarnaast is het aangewezen tevens de begrote ontvangsten (duidelijk onderscheiden van de uitgaven) tot uiting te brengen. E) Het gebruik van operationele doelstellingen vereist tevens dat per dienst alle activiteiten worden opgelijst en verbonden met de begrote ontvangsten en uitgaven. Zodoende kan op geregelde tijdstippen de vraag worden beantwoord welke van de activiteiten die niet via operationele doelstellingen tot uiting komen, moeten worden behouden. Daarnaast is het oplijsten van de door de diensten gegenereerde output-producten en hun bestemmelingen aangewezen. Analyse van deze lijst

3 N B1 3 moet toelaten te bepalen of via het aggregeren van producten de middelen niet economischer kunnen worden ingezet. 4. Het Rekenhof baseert zich voor het adviseren van de begroting onder meer op de werkelijkheid van de geraamde ontvangsten en uitgaven en op het in lijn blijven (ten overstaan van de vorige begroting) van ontvangsten en uitgaven. Alhoewel de voorliggende begroting vooral een begroting van voortgezet beleid is, heeft het Rekenhof gecontroleerd of de toelichting bij de begrotingsartikels van de ontwerpbegroting het beperkt aantal niet in lijn blijvende ontvangsten en uitgaven voldoende toelicht. Dit onderzoek gaf aanleiding tot de volgende opmerkingen: Gewone ontvangsten - Overdrachten - Buitenlandse betrekkingen - artikel / Toelagen voor internationale projecten zonder Europese steun ( ,00 EUR) Uit de summiere toelichting nummer 356 bij het begrotingsontwerp blijkt dat de geraamde ontvangst betrekking heeft op bijdragen van de partners van het afgesloten Europees ondersteunde Sail project, om het netwerk in stand te houden. Navraag bij de administratie leert evenwel dat dit was gebaseerd op vroegere afspraken die thans achterhaald zijn. Deze bijdragen zijn bestemd voor de coördinatie van het beleid Noord Frankrijk (toelage van de Vlaamse overheid), de samenwerking RSDS Kust (bijdrage van de deelnemende RSD kustprovincies) en het project Management Without Fronteers (project in samenwerking met Aras en Bekes toelage van de Vlaamse overheid). De administratie deelde tevens mee dat de partners in de RSD-Kust-werkgroep hun bijdrage nog niet officieel hebben toegezegd. Buitengewone ontvangsten - Overdrachten - Kunsten, Oudheidkunde en Natuurbescherming - artikel / Toelage Vlaamse Gemeenschap voor restauratie gebouw PMMK ( ,00 EUR) Uit de toelichting nummer 932 bij het begrotingsontwerp blijkt dat de geraamde ontvangst (restauratiepremie) 60 % bedraagt van de kosten van de gevelwerken. Navraag bij de administratie leert evenwel dat de aanvraag van de restauratiepremie door de Vlaamse overheid ontvankelijk werd verklaard op basis van een raming van ,62 EUR, exclusief btw. Overigens heeft het bestuur nog geen toekenningsbesluit ontvangen. Buitengewone ontvangsten - Overdrachten - Kunsten, Oudheidkunde en Natuurbescherming - artikel / Investeringssubsidie vanwege de Vlaamse Gemeenschap voor restauratie monument De Sjouwer te Rekkem (60.600,00 EUR) Uit de toelichting nummer 975 bij het begrotingsontwerp blijkt dat de geraamde ontvangst 40 % bedraagt van de restauratiekosten, geraamd op ,00 EUR. Navraag bij de administratie leert evenwel dat nog geen aanvraag voor toelage werd ingediend bij de Vlaamse overheid. Buitengewone ontvangsten - Overdrachten - Erediensten en vrijzinnigencentra - artikel / Investeringstoelage Vlaamse Gemeenschap voor werken aan geklasseerd gebouw Groot-Seminarie ( ,00 EUR) Uit de summiere toelichting nummer 1034 bij het begrotingsontwerp blijkt niet op welke basis (toelagepercentage en berekeningsbasis van de toelage) de geraamde ontvangst werd berekend. Navraag bij de administratie leert evenwel dat de aanvraag van de restauratiepremie door de Vlaamse overheid ontvankelijk werd verklaard op basis van een raming van ,47 EUR, exclusief btw. Overigens heeft het bestuur nog geen toekenningsbesluit ontvangen.

4 N B1 4 Gewone ontvangsten - Overdrachten - Hygiëne, Milieu - artikel / Toelage vanwege gemeenten in het project Oudland (52.812,00 EUR) Uit de toelichting nummer 1217 bij het begrotingsontwerp blijkt dat de geraamde ontvangst betrekking heeft op toelagen van de gemeenten in het kader van de niveau 3 projecten Leievallei en Interfluvium. Navraag bij de administratie leert dat het Oudland project reeds is afgelopen en is opgevolgd door de projecten Leievallei en Interfluvium, zodat de omschrijving van het begrotingsartikel zal dienen aangepast bij de eerstvolgende wijziging aan de begroting Buitengewone uitgaven - Investeringen - Landbouw en visserij - artikel / Provinciaal Onderzoeks- en Voorlichtingscentrum voor Land- en Tuinbouw te Beitem - landbouwgronden, kosten van inrichting ( ,00 EUR) Uit de summiere toelichting nr. 477 bij het ontwerp van de begroting blijkt alleen dat de inschrijving de verharding van de loods en de afwatering betreft. Bij navraag kon de administratie geen beslissingen van de provincieraad of van de deputatie voorleggen waaruit moet blijken op welke concrete basis de raming van het krediet voor de werken werd berekend. Het ontwerpdossier is momenteel in opmaak bij de Provinciale Technische Dienst Wegen. Buitengewone uitgaven - Investeringen - Landbouw en visserij - artikel / Landbouw - niet-bebouwde bouwgronden, kosten van inrichting ( ,00 EUR) Uit de summiere toelichting nr. 510 bij het ontwerp van de begroting blijkt alleen dat de inschrijving de omgevingsaanleg fase 2 verharding en omheining van de BioMass centrale betreft. Bij navraag kon de administratie geen beslissingen van de provincieraad of van de deputatie voorleggen waaruit moet blijken op welke concrete basis de raming van het krediet voor de werken werd berekend. Het ontwerpdossier is momenteel in opmaak bij de Provinciale Technische Dienst Wegen. Buitengewone uitgaven Investeringen Algemene recreatiecentra artikel / Provinciaal Natuurpark Zwin gebouwen recreatiedomeinen, groot onderhoud en inrichting ( ,00 EUR) Uit de summiere toelichting nr. 659 bij het ontwerp van de begroting blijkt alleen dat, onder andere, de inschrijving van ,00 EUR het aanpassen van de volières betreft. Bij navraag kon de administratie geen beslissingen van de provincieraad of van de deputatie voorleggen waaruit moet blijken op welke concrete basis de raming van het krediet voor de werken werd berekend. De administratie deelt tevens mee dat het onmogelijk was om in een kort tijdsbestek een grondige analyse en prijsberekening te maken van de dringend uit te voeren werken. Gewone uitgaven - Overdrachten - Sociale en gezinsvoorzieningen - artikel / Toelagen aan gemeenten voor het project Zon, zee zorgeloos in het kader van het Kustactieplan III ( ,00 EUR)

5 N B1 5 Uit de summiere toelichting nr bij het ontwerp van de begroting blijkt niet of het voor het eerst verlenen van deze toelagen al dan niet wordt beheerst door een door de provincieraad goedgekeurd reglement. Navraag bij de administratie leert dat aan de provincieraad nog geen reglement ter goedkeuring werd voorgelegd. Op last : De griffier, Het Rekenhof : De eerste voorzitter, J. VAN INGELGEM. F. VANSTAPEL. 1. Artikel 154 voert het begrip budgethouderschap in. Het wordt gedefinieerd als de toegekende bevoegdheid tot beheer van een budget dat taakstellend is in die zin dat het een norm inhoudt waarvan de budgethouder de realisatie nastreeft. De deputatie is de hoofdbudgethouder. De eerste zin van artikel 164 luidt: De deputatie rapporteert minstens tweemaal per semester aan de provincieraad over de uitvoering van het budgethouderschap. Beide artikelen traden in werking op 1 december 2006, krachtens het besluit van de Vlaamse regering van 24 november 2006 betreffende de inwerkingtreding van sommige bepalingen van het provinciedecreet. 2. Specifiek, concreet, 1 beleidsdomein ; Meetbaar : gewenst effect is geformuleerd, Aanvaard op niveau van diensthoofden; Realistisch, Tijdsgebonden).