Concept Samenwerkingsovereenkomst E-HRM Horst aan de Maas Venray Gennep Venlo

Transcriptie

1 Concept Samenwerkingsovereenkomst E-HRM Horst aan de Maas Venray Gennep Venlo De ondergetekenden: 1. De gemeente Horst aan de Maas, gezien het besluit van het college van burgemeester en wethouders van, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester de heer C.H.C. van Rooij 2. De gemeente Venray, gezien het besluit van het college van burgemeester en de heer J.J.P.M. Gilissen 3. De gemeente Gennep, gezien het besluit van het college van burgemeester en de heer P.J.H.M. de Koning 4. De gemeente Venlo, gezien het besluit van het college van burgemeester en de heer A.S. Scholten Verder gezamenlijk te noemen partijen, Overwegende dat: - De colleges van burgemeester en wethouders van partijen besloten hebben tot aanschaf van een gezamenlijk E-HRM systeem met als doel dat medewerkers en leidinggevenden meer regie krijgen over hun personele gegevens, inzetbaarheid en ontwikkeling binnen de organisatie(s). E-HRM is tevens randvoorwaarde om het IKB zo tijds- en kostenefficiënt mogelijk in te kunnen voeren. Daarnaast maakt regionale samenwerking op het gebied van E-HRM het mogelijk om deskundigheid te bevorderen, kwetsbaarheid te verminderen, efficiency te vergroten, kosten te besparen en ruimte te creëren voor de (strategische) doorontwikkeling van HRM binnen de organisatie(s); - naar aanleiding van een gezamenlijke Europese aanbestedingsprocedure iedere partij zelf een overeenkomst is aangegaan met Raet B.V., die het E-HRM systeem ter beschikking zal stellen; - verdere succesvolle uitrol en implementatie van E-HRM een gestructureerde projectorganisatie vraagt, in de vorm van een Stuurgroep en Projectgroep met ieder duidelijk omschreven verantwoordelijkheden; - het E-HRM systeem zal functioneren als één beheeromgeving waarbij sprake is van één technische inrichting waarin de rechten doorslaggevend zijn in de toekenning en afbakening van de specifieke beheer- en gebruikersomgeving, met de significante kenmerken: 1. dat professionals door toekenning van rechten onder eenzelfde gebruikersnaam over de gegevens van verschillende organisaties rechten kunnen verkrijgen; 2. de verschillende organisaties in verwerking expliciet herkenbaar blijven en scheiden van data door gescheiden opslag niet van toepassing is; 3. applicatie functionaliteiten eenmalig ontwikkeld en per organisatie alsmede over verschillende organisaties geïmplementeerd kunnen worden;

2 - de functionele applicatiebeheerders van partijen mogelijk persoonsgegevens van alle partijen bewerken bij werkzaamheden ten behoeve van het beheer in het gezamenlijke E-HRM systeem; - de partijen over en weer als bewerker dan wel als verantwoordelijke van persoonsgegevens moeten worden aangemerkt als persoonsgegevens worden bewerkt door functionele applicatiebeheerders en dit per geval moet worden beoordeeld. Komen het volgende overeen: Artikel 1 begripsbepalingen a. E-HRM systeem: de SaaS informatievoorziening ten behoeve van de ondersteuning, het beheer en de verwerking van salaris- en personeelsgegevens; b. SaaS: Software as a Service: het via een internetverbinding ter beschikking stellen van het E-HRM systeem; c. Wbp: Wet bescherming persoonsgegevens; d. Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bewerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, evenals het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens; e. Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen; f. Verantwoordelijke: de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; g. Bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. Artikel 2 Algemeen 1. Deze overeenkomst regelt de samenwerking op het gebied van E-HRM, waarbij partijen gezamenlijk een E-HRM systeem hebben aangeschaft en waarbij er sprake is van een gezamenlijk gebruik van dit systeem door partijen, van een projectmatige aansturing en van één beheeromgeving, waarin naast het gebruik door partijen van de onder hun verantwoordelijkheid rustende gegevens, de functionele applicatiebeheerders van partijen voor alle deelnemers taken kunnen uitvoeren en persoonsgegevens kunnen bewerken. 2. Partijen leveren de informatie aan en verrichten al hetgeen redelijkerwijs binnen hun organisaties mogelijk en noodzakelijk is voor het welslagen van de samenwerking op het gebied van het gebruik van het gezamenlijke E-HRM systeem. Artikel 3 Stuurgroep E-HRM 1. Voor de samenwerking op het gebied van E-HRM is een Stuurgroep E-HRM gevormd, waarin van iedere partij één manager Personeel & Organisatie of Bedrijfsvoering deelneemt. 2. De leden van de Stuurgroep kiezen een voorzitter uit hun midden die leiding geeft aan de stuurgroep. 3. Deze Stuurgroep komt minstens ieder kwartaal samen of vaker als daartoe aanleiding is om uitvoering te geven aan:

3 a. het nemen van besluiten over E-HRM en met name de planning, de kosten en de prioriteiten, binnen de kaders die gesteld zijn door de colleges van burgemeester en wethouders van partijen; b. de verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering E-HRM. Artikel 4 Projectgroep E-HRM 1. De Stuurgroep wordt ondersteund door een Projectgroep waarin van iedere partij één HR-adviseur deelneemt. 2. De Projectgroep wordt geleid door een projectleider, welke aangewezen wordt door de Stuurgroep. De projectleider geeft sturing aan de projectgroep en a. bewaakt de algehele voortgang en de ter beschikking gestelde middelen en rapporteert hierover aan de projectgroep en de stuurgroep; b. draagt zorg voor de dossiervorming en archivering; c. bereid in overleg met de voorzitter de Stuurgroep-vergaderingen voor en draagt zorg voor verslaglegging. 3. Deze projectgroep komt op basis van een operationele agenda frequent en periodiek, maar minstens 6 maal per jaar samen om uitvoering te geven aan: a. een initiërende, signalerende en op doelstellingen bijsturende rol ten aanzien van E- HRM bij partijen; b. het inhoudelijk adviseren over de planning en prioriteiten van de inrichting en doorontwikkeling van het E-HRM systeem; c. de inhoudelijke operationele sturing van acties die voortkomen uit de planning; d. een voorbereidende rol van besluitvorming ten behoeve van de Stuurgroep dan wel de bevoegde besluitvormingsorganen; e. het zijn van aanspreekpunt op het gebied van E-HRM. Artikel 5 Functioneel applicatiebeheer 1. De projectgroep wordt ondersteund door de functionele applicatiebeheerders, die de inhoudelijke expertise leveren. Iedere partij levert één functioneel applicatiebeheerder op het gebied van E-HRM. 2. Het functionele applicatiebeheer heeft de volgende taken: a. het coördineren van gebruikerstesten; b. beheren van gebruikersaccounts, groepen en autorisaties; c. inrichten van de functionaliteit zoals rubrieken, vensters, formulieren, procedures en menu s; d. Het beheren van het gegevensmodel, inbegrepen de informatiestromen, koppelingen, bronregistraties en het opschonen van gegevens. Tezamen vormt dit het gegevensmanagement; e. het bouwen en leveren van rapportages; f. het ontwerpen en beschrijven van de processen; g. het inrichten van workflows; h. het coördineren van nieuwe implementaties; i. het coördineren en verzorgen van trainingen aan gebruikers; j. het voeren van kwaliteitscontroles; k. optreden als aanspreekpunt voor en naar leveranciers. 3. In het kader van de samenwerking kunnen functioneel applicatiebeheerders van de ene partij ingezet worden ten behoeve van een andere partij. Hiertoe wordt besloten door de Stuurgroep in het geval van ziekte dan wel langdurige afwezigheid van een functioneel applicatiebeheerder. Artikel 6 Financiële afspraken 1. Iedere partij draagt de eigen kosten in verband met de eigen overeenkomst met Raet BV.

4 2. Daar waar sprake is van onderlinge vervanging als bedoeld in artikel 5 lid 3, dan gebeurt dit zonder verrekening. 3. Indien er sprake is van een benodigde extra inzet van meer dan 40 uur op jaarbasis dan zullen partijen nadere afspraken maken over de verrekening van deze kosten. Artikel 7 Privacy en bescherming persoonsgegevens 1. Door het gezamenlijke beheer van het E-HRM systeem zullen partijen over en weer als bewerker en als verantwoordelijke voor de in dit systeem opgeslagen persoonsgegevens betreffende hun functionarissen gelden. Dit zal per bewerking beoordeeld worden. 2. De bewerker verwerkt persoonsgegevens slechts in opdracht van de verantwoordelijke en zal alle redelijke instructies dienaangaande opvolgen, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen. 3. De bewerker verbindt zich om in het kader van die werkzaamheden de door de verantwoordelijke ter beschikking gestelde persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken. 4. De bewerker zal bij de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de bovengenoemde werkzaamheden, handelen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de bescherming van persoonsgegevens. 5. De bewerker biedt voldoende waarborgen ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen zoals de verantwoordelijke op grond van de Wbp verplicht is. 6. De functionele applicatiebeheerders zijn verplicht tot geheimhouding met betrekking tot de persoonsgegevens waarvan zij kennis kunnen nemen. Iedere partij heeft zijn functionele applicatiebeheerders een generieke geheimhoudingsverklaring laten tekenen, dan wel zorgt hier per ommegaande voor. 7. De bewerker zal onmiddellijk bij het ontdekken van beveiligingsinbreuken of datalekken, deze melden aan de verantwoordelijke. Het protocol datalekken van de verantwoordelijke partij treedt dan in werking. 8. Een datalek zal daarnaast direct gemeld worden aan de Projectgroep, de Stuurgroep en aan de betrokken gemeentesecretarissen, zodat afstemming tussen partijen kan plaatsvinden. Artikel 8 Aansprakelijkheid 1. De partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen dan wel aantoonbaar nalatig is, is tegenover de andere partijen aansprakelijk voor de door de andere partijen geleden dan wel te lijden directe en indirecte schade. 2. Voor zover een schade als vermeld in het eerste lid mede toe te rekenen is aan een andere partij, treden deze partijen met elkaar in overleg over de onderlinge verdeling van de aansprakelijkheid en de onderlinge afwikkeling van de schade. Artikel 9 Wijziging overeenkomst 1. Indien zich met betrekking tot de uitvoering van deze overeenkomst onvoorziene omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat in redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van deze overeenkomst niet van partijen kan worden gevergd, treden partijen op het eerste verzoek van één van partijen over de consequenties daarvan in overleg. 2. Partijen zullen proberen om tot een voor alle partijen aanvaardbare oplossing te komen, die past bij de doelstelling van de onderhavige overeenkomst. 3. Met hieruit voortkomende nieuwe afspraken die leiden tot een wijziging van de overeenkomst moeten alle partijen unaniem instemmen. Artikel 10 Opzegging overeenkomst 1. Een partij kan zijn deelname in de samenwerking opzeggen door het aan de andere partijen kenbaar maken van een daartoe strekkend besluit van haar college.

5 2. Het in het eerste lid bedoelde besluit wordt uiterlijk zes maanden voor het einde van een kalenderjaar aan de andere partijen toegezonden. 3. Uittreding uit de samenwerking kan niet eerder geschieden dan op de 1e januari volgende op het kalenderjaar waarin het besluit tijdig ter kennis is gebracht aan de overige partijen en niet gedurende de eerste periode van 4 jaar. 4. Eventuele voor een andere partij ontstane frictiekosten, zoals de kosten van migratie uit de gezamenlijke beheeromgeving veroorzaakt door de uittreding, komen voor rekening van de uittredende partij. 5. Indien alle partijen gezamenlijk besluiten om de samenwerking te beëindigen dan worden onderling afspraken gemaakt over de frictiekosten en op welke datum de samenwerking eindigt. Artikel 11 Geschillen 1. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. 2. Een geschil is aanwezig indien één van de partijen een kwestie als geschil aanmerkt en dit schriftelijk aan de wederpartijen kenbaar heeft gemaakt. 3. Partijen zullen onder leiding van de betrokken gemeentesecretarissen trachten zo veel mogelijk in onderling overleg een oplossing te vinden voor een geschil. 4. Indien partijen in onderling overleg niet tot een oplossing van een geschil geraken, wordt het geschil beslecht door de bevoegde rechter. Artikel 12 Duur en inwerkingtreding overeenkomst 1. De overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van 4 jaar en wordt daarna jaarlijks stilzwijgend verlengd. 2. De overeenkomst treedt in werking op 1 januari Aldus overeengekomen en getekend Te Horst, d.d. de burgemeester de heer C.H.C. van Rooij, Te Venray, d.d. de burgemeester de heer J.J.P.M. Gilissen, Te Gennep, d.d. de burgemeester de heer P.J.H.M. de Koning, Te Venlo, d.d. de burgemeester de heer de heer A.S. Scholten