Welkom bij de Kennisborrel Tooling & Foolin

Transcriptie

1 Welkom bij de Kennisborrel Tooling & Foolin

2 KITT: transparantie in klantimplementatie Effectief omgaan met implementatiedruk Rutger Hangelbroek KIM Infra, Rabobank Groep ICT 6 juni 2014

3 Business cases, wet en regelgeving, besparingsoperaties en technische veranderingen tijd en aandacht! Implementatiedruk! 3

4 Bankbreed toegepaste instrumenten maken implementatiedruk beheersbaar KIA Implementatie druk Implementatie vermogen 4

5 KITT helpt banken te implementeren in samenhang Transparantie in lopende veranderingstrajecten Noodzaak, capaciteit en timing inzichtelijk voor banken Betere forecasting en prioritering KITT = Klant Implementatie Transparantie Tool

6 KITT rapportages Wat is implementatiedruk? Benodigde capaciteit voor het succesvol implementeren van veranderingen Aansluiting Beschikbare capaciteit bij de lokale bank Lage druk Benodigde capaciteit / norm < 1 Optimale druk Benodigde capaciteit / norm = 1 Hoge druk Benodigde capaciteit / norm > 1

7 Projectkaart Noodzaak, impact en planning 7

8 Landingspagina landelijk Overzicht naar prioriteit en impact 8

9 Landingspagina lokaal Overzicht naar prioriteit en impact 9

10 Rapportage (output) Implementatiekalender per maand

11 Rapportage (output) Normuren en capaciteit per functie 11

12 Verlagen van implementatiedruk zonder verhogen van implementatiedruk Projectfase: implementatiesite Handleidingen, FAQ, releasenotes en template Rapportage (beta versies) Productiefase: toepassingenpagina Handleidingen, FAQ, releasenotes, inrichtingsmodel, link naar e-learning rapportages en themapagina projectmanagement Projectmanagement community Onderling ervaringen delen en vragen stellen Binnen RN KITT functionaliteit: Inhoud projectdata: RN contactpersoon op de projectkaart

13 Vragen?

14 Regatta Implementatiemonitor Hard maken van zachte implementatie Aanleiding Regatta in t heel kort Implementatiecriteria Het tool

15 Aanleiding IST: - Fysieke dossiers - Afwikkeling klantvraag naar eigen inzicht (geen proces) - Pensioenkennis gebrek SOLL: - Digitale dossiers - Logistiek klantproces (completeren, maken, verzenden) - Specialiseren op pensioenkennis door opknippen proces

16 Implementatiedienstverlening Projectorganisatie Projectresultaat Lijnorganisatie

17 Implementatie oncontroleerbaar Implementeren vs Projectmatig werken Moeilijker plannen/budgetair lijn Concrete resultaten minder helder Oplossingrichting: We maken implementatie meer meetbaar! Regatta Implementatiemonitor: Sturen op meetbare implementatiecriteria

18 Regatta in t heel kort Sturing (waarom) Implementatiefactoren Wat verandert Impact analyse Implementatie strategie Implementatie plan Communicatie Opleidingen Implementatieaspecten Participatie & Acceptatie Hoe veranderen Documentatie A.O/Processen 18

19 Implementatiecriteria Business veranderdoelstelling Primair Betrekking op organisatiedoel (WAAROM) Proces Secundair Betrekking op implementatiefactoren (WAT) Part. Opl. Tertiair Betrekking op implementatieaspecten (HOE)

20 Voorbeeld IST SOLL - Fysieke dossiers digitale dossiers - Geen proces logistiek klantproces - Pensioenkennis gebrek specialiseren op kennis Project acceptatie criteria: - Ingericht SAP Workflow en Elektronisch Archief - Performance, response <3 sec. - Overgedragen aan beheer Implementatie criteria: - 80% heeft de toets gehaald - Binnen 24 uur processtap 1 verwerkt - Wekelijks Roulatierooster gemaakt - 95% Klantvraag binnen (nieuwe) termijn behandeld

21 Initiële Invoersheet

22 Rapportages Voorbeeld rapport: Teamresultaat per criterium over alle periodes Voorbeeld rapport: Overall resultaat per team per periode

23 23 Implementatie barometer ondertitel Pentascope BV Utrechtseweg TL Hilversum T F Salessupport Contact@pentascope.nl v1.11

24 effect = kwaliteit X acceptatie 24

25 25 Wat kunnen we met de onderstroom? Kun je de heersende onderstroom kennen? Kun je voorspellen hoe de onderstroom zich zal onwikkelen? Kun je de onderstroom beïnvloeden?

26 26 De implementatie barometer poll/korte enquete frequent en anoniem stellingen/vragen over: inhoud, proces en context praktisch

27 27 Voorbeelden van barometer stellingen/vragen 'Ik ervaar project X als iets positiefs' 'Project X dient het belang van onze organisatie' 'De nieuwe werkwijze is goed voor onze klanten' 'Project X dient mijn belang' 'Project X neemt mijn inbreng serieus' 'Ik wordt goed op de hoogte gehouden over alle ontwikkelingen' 'De projectgroep leden beschikken over de juiste kennis en vaardigheden'

28 28 Gebruik van de barometer In zeer sterke mate het geval 100% 0% In zeer sterke mate niet het geval Communiceer actuele stand en trend In sterke mate het geval 70% 85% 14% Ik ervaar het PIT project als iets positiefs 28% In sterke mate niet het geval Bespreek stand en trend regelmatig in (project)team In zekere mate het geval 56% Neutraal 42% In zekere mate niet het geval Luister naar zorgen en bezwaren en vraag naar wat er nodig is om deze te verminderen Ga NIET proberen te overtuigen!

29 Voorbeelden 29

30 70:20:10 en opleidingsanalyse Louis van Cuijk

31 31 Denk eens aan een van van de invloedrijkste leermomenten in je leven

32 A) Tijdens een presentatie, les of seminar B) Een gebeurtenis of terwijl je iets probeerde te doen?

33 Traditionele opleidingsaanpak bij implementaties FEEDBACK LEREN- LEREN! EPSS FEEDBACKLOOPS Tijd live

34 Breng het leren naar de werkplek

35 8 velden model 35 Doel van de organisatie Impact Werksituatie Gedrag Vaardigheden Leerresultaat Leersituatie Proces

36 8 velden model 36 Doel van de organisatie Impact Werksituatie Gedrag Vaardigheden Leerresultaat Leersituatie Proces

37 Resultaten t.o.v. traditionele aanpak 37 Halvering klassikale trainingen Meer (E)PS op de werkplek Minder druk op kerngebruikers Minder fouten na go-live Na go-live sneller stabiel Besparing op helpdesk Meetbare resultaten Business Case

38 Informatie over aanpak en tools 38 Ordina User Adoption Louis van Cuijk, ,

39 39

40 Borgingstheorie van Cozijnsen en Vrakking Geloven Willen Steun krijgen Snappen Kunnen 40

41 Geloven 41

42 Begrijpen 42

43 Kunnen 43

44 Steun krijgen 44

45 Theorie van Cozijnsen en Vrakking Geloven Willen Steun krijgen Snappen Kunnen Als mensen GELOVEN in de verandering, SNAPPEN wat er moet gebeuren, volgens de nieuwe werkwijze KUNNEN werken en hierin ook STEUN KRIJGEN, dan WILLEN ze ook veranderen! 45

46 46

47 47

48 48

49 Praktisch Voordelen Voor ieder project op maat Geen IT nodig Het maken zorgt al voor beter begrip Interventies Geloof: Storytelling, Zeepkist, Job Rotation Snappen: Presentaties, Instructies, Discussiesessies Kunnen: Training, Workshops, Meekijken Steun Krijgen: Werkend systeem, Oude systeem uit, Belonen Beperkingen Subjectiviteit bij zelf invullen vragenlijst Systeem vergt uitleg (geen afrekentool) Beste resultaat bij lang gebruik 49

50 Afsluiting Waar vind je ons Linkedingroep Wat doen we nog meer Seminars Rondetafel discussies Platform kennisdeling