Privacyreglement VGCt

Transcriptie

1 Privacyreglement VGCt Van de Vereniging voor Gedragstherapie en Cognitieve Therapie, gevestigd te Utrecht, KvK nr Hierna te noemen: VGCt De VGCt is bij de verwerking van persoonsgegevens van leden gehouden aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Deze wet schrijft voor dat een organisatie alleen persoonsgegevens mag verwerken voor een bepaald, duidelijk omschreven en gerechtvaardigd doel. Alleen gegevens die nodig zijn om dit doel te verwezenlijken, mogen verzameld en bewaard worden. Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan voor het doel nodig is. Dit reglement is overeenkomstig de WBP opgesteld. Begripsbepaling Persoonsgegevens: alle gegevens betreffende een geïdentificeerde en identificeerbare natuurlijk persoon (artikel 1 WPB). Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens (artikel 1 WPB). Verstrekking van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens (artikel 1 WPB). Website van de VGCt: Ledennet: het besloten gedeelte van de website van de VGCt dat alleen toegankelijk is voor leden en deelnemers van de VGCt en de bureaumedewerkers van de VGCt, met de persoonlijke inloggegevens van het lid. PE-dossier: het digitale opleidingsdossier dat elk lid van de VGCt heeft. In dit dossier kunnen bepaalde opleidingsactiviteiten toegevoegd worden door de aanbieder van opleidingsactiviteiten. Ook kunnen de bureaumedewerkers bepaalde opleidingsactiviteiten toevoegen. Het lid heeft toegang tot zijn PE-dossier, hij kan gegevens aan zijn dossier toevoegen en in het dossier zijn registratie of herregistratie bij de VGCt aanvragen. Artikel 1 Doel Het doel van de verwerking van de persoonsgegevens is het verlenen van service- en dienstverlening aan de leden en deelnemers van de VGCt. Bij deze service- en dienstverlening richt de VGCt zich op de bevordering, stimulering en bewaking van de kwaliteit van opleiding en scholing in en een wetenschappelijke en maatschappelijk verantwoorde uitvoering van cognitieve gedragstherapie in de breedste zin, en de behartiging van de wetenschappelijke en maatschappelijke belangen van haar leden. Om dit doel te bereiken gebruikt de VGCt de gegevens voor de volgende doeleinden: Het onderhouden van de ledenadministratie. Het beoordelen van aanvragen voor deelnemerschappen, lidmaatschappen, registraties en herregistraties bij de VGCt. Het bijhouden en beoordelen van het opleidingstraject en opleidingsonderdelen van en door leden. Het beantwoorden van door leden en deelnemers gestelde vragen. Het versturen van digitale en papieren nieuwsbrieven en het Tijdschrift voor Gedragstherapie. Het versturen van post met informatie van de VGCt voor haar leden en deelnemers. Het versturen van bestellingen en facturen. Het door de VGCt versturen van vacatur ings en andere digitale en papieren post van partners van de VGCt, als omschreven in artikel 9 en 10. Het publiceren van gegevens van leden op de website en het ledennet van de VGCt en het faciliteren van onderling contact tussen leden en deelnemers, zoals gespecificeerd in artikel 5. De deelnemersregistratie van evenementen georganiseerd door de VGCt. Deze registratie kan door de VGCt uitbesteed worden aan een extern bureau. Het doen en faciliteren van wetenschappelijk onderzoek. Het verkrijgen van statistische gegevens en het doen van statistisch onderzoek.

2 Artikel 2 Soorten persoonsgegevens De VGCt verwerkt de gegevens als vermeld in de bijlage Persoonsgegevens. De gegevens worden door het lid of de deelnemer aan de VGCt verstrekt. Artikel 3 Toegang tot de persoonsgegevens 1. Het verenigingsbestuur en de bureaumedewerkers hebben toegang tot de persoonsgegevens van de leden en deelnemers van de VGCt. 2. Het verenigingsbestuur verstrekt de persoonsgegevens die nodig zijn voor het beoordelen van een registratieaanvraag aan de betreffende leden van de registratiecommissie. 3. De deelnemersadministratie van een evenement van de VGCt kan worden uitbesteed aan een externe organisatie. Deze externe organisatie krijgt toegang tot de persoonsgegevens van de deelnemers die nodig zijn voor de deelnemersadministratie. De externe organisatie gebruikt de gegevens alleen voor de deelnemersadministratie, tenzij de deelnemer toestemming heeft gegeven voor ander gebruik van de gegevens. 4. Voor het drukken en versturen van nieuwsbrieven, brochures en andere post, kan de VGCt gebruik maken van externe bedrijven zoals drukkerijen, uitgeverijen en verzendhuizen. Deze externe bedrijven gebruiken de persoonsgegevens van de leden en deelnemers die nodig zijn om de post te drukken en/of te verzenden. De bedrijven gebruiken de gegevens niet voor andere doeleinden. 5. Iedereen die toegang heeft tot (een gedeelte van) de ledenadministratie, is verplicht deze gegevens voor derden geheim te houden. Artikel 4 Beveiliging digitale ledenadministratie, PE-dossier en ledennet Het verenigingsbestuur draagt er zorg voor dat alle mogelijke maatregelen worden genomen om de persoonsgegevens van leden en deelnemers in de digitale ledenadministratie, de PE-dossiers, de website en het ledennet te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Artikel 5 Vermelding van gegevens op de website en het ledennet, onderling samenwerken Op het ledennet van de VGCt-website kunnen leden en deelnemers hun persoonlijk profiel aanmaken. De gegevens die leden of deelnemers hier invullen worden gebruikt voor de functies vind een therapeut, vind een medelid en vind een supervisor op de website en het ledennet. 1. De functie vind een therapeut is voor alle bezoekers van de website van de VGCt vrij toegankelijk. Bezoekers kunnen zoeken op postcode (van het werkadres), praktijk/instelling, naam van de therapeut, expertise en doelgroep. Alleen cognitieve gedragstherapeuten VGCt (al dan niet in opleiding) en supervisoren VGCt kunnen hier gevonden worden. Er kan ook alleen op supervisoren worden gezocht. Van de gevonden leden worden de naam, de lidstatus en indien van toepassing de BIGregistraties getoond. Indien bekend worden ook de werkgeversgegevens, expertises en doelgroepen getoond. 2. De functie vind een medelid is alleen toegankelijk voor leden en deelnemers, via het ledennet van de VGCt. Leden en deelnemers kunnen zoeken op postcode (van het werkadres), praktijk/instelling, naam van de therapeut, lidstatus, expertise, werksetting en/of doelgroep. Er kan ook alleen op docenten worden gezocht. Van de gevonden leden en deelnemers worden de naam, woonplaats, het privé adres, de lidstatus en indien van toepassing de BIG-registratie(s) getoond. Indien bekend worden ook de werkgeversgegevens, expertises, doelgroepen en de werksetting van het lid of de deelnemer getoond. 3. De functie vind een supervisor/leertherapeut is alleen toegankelijk voor leden en deelnemers, via het ledennet van de VGCt. Leden en deelnemers kunnen zoeken op postcode (van het werkadres), praktijk/instelling, naam van de therapeut, expertise, werksetting en/of doelgroep. Er kan ook alleen op docenten worden gezocht. Van de gevonden leden worden de naam, de lidstatus en indien van toepassing de BIGregistraties getoond. Indien bekend wordt getoond of het lid supervisie geeft, of het lid plaats heeft voor supervisanten, of het lid leertherapie geeft en of het lid docent is. Het lid kan extra informatie toevoegen. Indien bekend worden ook de expertises, doelgroepen en de werksetting van het lid getoond. Via de functie secties/groepen in het ledennet is het voor leden en deelnemers mogelijk om onderling samen te werken en in contact te komen met andere leden van de secties en/of groepen waarbij het lid of de deelnemer is aangesloten. Leden en deelnemers die lid zijn van een sectie zijn automatisch aangemeld voor de digitale groep van deze sectie. Er kunnen ook groepen worden opgericht voor commissies, besturen en andere ledensegmenten binnen de VGCt. In de Goedgekeurd door de ledenraad op 30 maart 2012

3 groepen kunnen de namen van alle aangesloten leden en deelnemers getoond worden. Leden en deelnemers kunnen per aangemelde groep aangeven of en hoeveel notificaties ze willen ontvangen. Artikel 6 Gegevens in het PE-dossier Elk lid van de VGCt heeft een persoonlijk PE-dossier. In dit dossier worden de opleidingsactiviteiten van het lid bijgehouden. Het lid, de bureaumedewerkers en de leden van de registratiecommissie hebben toegang tot het dossier. Het lid kan zelf opleidingsactiviteiten toevoegen. Aanbieders van opleidingsactiviteiten hebben beperkte inzage in de dossiers van leden. Artikel 7 N=1-verslagen Als een lid zijn N=1- of N=2-verslag inlevert, is hij verplicht een supervisorverklaring N=1/N=2 bij te voegen. In deze verklaring geeft het lid aan of hij toestemming geeft voor de volgende handelingen: Het publiceren van de samenvatting van het verslag op het VGCt-kennisnet. Het ter beschikking stellen van het verslag aan andere leden van de VGCt. Het publiceren van het adres van het lid bij de samenvatting op het kennisnet. Als een lid toestemming geeft voor het ter beschikking stellen van het verslag aan andere leden van de VGCt, wordt het verslag digitaal gearchiveerd. Leden kunnen bij het bestuur van de VGCt een gemotiveerd verzoek doen tot inzage in dit archief. Het bestuur kan een dergelijk verzoek goedkeuren, als de inzage in het archief een wetenschappelijk doel dient. De VGCt heeft een archief met een papieren exemplaar van de verslagen die zijn ingeleverd voordat er toestemming werd gevraagd voor het ter beschikking stellen van het verslag aan andere leden. Het bestuur gaat deze verslagen laten anonimiseren en digitaliseren, zodat deze verslagen ook anoniem ter beschikking kunnen worden gesteld aan andere leden voor wetenschappelijk onderzoek. Voordat tot anonimisering en digitalisering wordt overgegaan, krijgen de leden de gelegenheid zich uit te spreken tegen de anonimisering en digitalisering van hun N=1 verslag. Als de schrijver van het verslag niet binnen de vastgestelde termijn reageert, wordt hij geacht geen bezwaar te hebben tegen de digitalisering en anonimisering van zijn verslag. Artikel 8 Inzage Elk lid en elke deelnemer heeft het recht zijn persoonsgegevens bij de VGCt in te zien. Hiervoor kunnen leden en deelnemers contact opnemen met het bureausecretariaat. Een bureaumedewerker zal na het verzoek per post of per een kopie van de gegevens van de ledenadministratie naar het lid of de deelnemer sturen. Elk lid en elke deelnemer kan op het ledennet van de VGCt een aantal van zijn gegevens inzien, aanvullen en wijzigen. Via het persoonlijk profiel kunnen leden en deelnemers een wijziging in hun persoonlijke gegevens doorgeven aan de bureaumedewerkers van de VGCt. Artikel 9 Nieuwsbrieven en andere informatievoorziening Leden en deelnemers ontvangen de papieren nieuwsbrief met eventuele bijlagen en andere post of s van de VGCt met informatie voor de leden en deelnemers. Via deze kanalen houdt de VGCt de leden en deelnemers op de hoogte van het verenigingsnieuws. Leden en deelnemers kunnen zich hiervoor niet afmelden. Voor de digitale nieuwsbrief en de vacatur ing kunnen leden en deelnemers zich wel afmelden bij mijn abonnementen in hun persoonlijk profiel op het ledennet. Artikel 10 Mailings van derden GGZ-instellingen kunnen vacatures die relevant zijn voor leden en deelnemers bij de VGCt indienen. Maximaal drie keer per week verstuurt de VGCt een digitale vacatur ing met de binnengekomen vacatures. Het verenigingsbestuur of de directeur kan besluiten andere post of s van partners te versturen als dit van belang is voor de leden en/of deelnemers of de cognitieve gedragstherapie. De VGCt verstuurt deze post en s, de adressen van leden en deelnemers worden niet aan de partners verstrekt. Artikel 11 Termijn voor bewaring persoonsgegevens De persoonlijke gegevens van leden en deelnemers waarvan het lidmaatschap of deelnemerschap is beëindigd worden gearchiveerd. De VGCt archiveert deze gegevens voor statistische, wetenschappelijke en administratieve doeleinden. Indien een voormalig lid of deelnemer niet wil dat zijn persoonsgegevens gearchiveerd worden, kan hij dat aangeven bij het bureausecretariaat van de VGCt. De gegevens worden dan definitief verwijderd. Gearchiveerde persoonsgegevens worden vijf jaar na het beëindigen van het lidmaatschap of deelnemerschap definitief verwijderd. Goedgekeurd door de ledenraad op 30 maart 2012

4

5 Bijlage Persoonsgegevens Verplichte gegevens: Naam, adres en woonplaatsgegevens Geboortedatum en geboorteplaats Geslacht Telefoonnummer vast en mobiel adres Afstudeerrichting VGCt-relatienummer en inloggegevens voor het ledennet Lidstatus Ingangsdatum deelnemerschap of lidmaatschap en (her-)registratie Einddatum (her-)registratie Gegevens over de basiscursus, supervisie, leertherapie en de bij- en nascholing die het lid of de deelnemer volgt of heeft gevolgd Indien van toepassing: nummers van de BIG-registratie tot GZ-psycholoog, arts, psychotherapeut, verpleegkundige, klinisch psycholoog en/of psychiater. Indien van toepassing: kaderlid, functie Niet-verplichte gegevens Gegevens van werkgever en/of eigen praktijk: naam, adres, postcode, plaats, functie, telefoonnummer, adres, website. Expertises (keuze) o Angst o Burn-out/overspannen o Depressie o Eetstoornissen en obesitas o Gedrags- en leerproblemen o Gezins- en relatieproblemen o Impuls- en agressieproblemen o Persoonlijkheidsproblemen o Schizofrenie en psychose o Stoornissen met vooral lichamelijke symptomen o Verslaving Doelgroepen (keuze) o Kinderen en jeugdigen o Adolescenten o Ouderen o Verstandelijk beperkten o Gezinnen/relaties o Omgeving/team Werksetting (keuze) o Ambulante GGZ (eerste lijn) o Ambulante GGZ (tweede lijn) o Arbeidsgerelateerde zorg o Forensische zorg o Intra-/semimurale zorg o Verslavingszorg o Ziekenhuis/verpleeghuis