Werkmap Europees Aanbesteden voor opdrachtgevers Aanbevelingen voor het selecteren van een architect BNA

Transcriptie

1 Werkmap Europees Aanbesteden voor opdrachtgevers Aanbevelingen voor het selecteren van een architect BNA

2 BNA Inhoud

3 Inhoud Inleiding Het proces van aanbesteden Het project De opdracht: uw ambities De procedure Selectie- en gunningscriteria Interactie en presentatie De selectiecommissie De beoordeling Gunnen en motiveren Modellen Inleiding Model Ambitiedocument Model Selectieleidraad Model Aanvraag Ontwerpvisie Model Gunningsleidraad Juridische bijlage De aanbestedingsplicht Uitsluitingscriteria Selectiecriteria Gunningscriteria Interactie/presentatie Beoordelen van aanmeldingen en inschrijvingen

4 BNA Inleiding

5 Inleiding Inkopen, en Europees aanbesteden als specifieke vorm daarvan, is een vak apart. Het is maatwerk en dat geldt voor het selecteren van een architect. U wilt immers de voor ú beste architect, met wie u een lange tijd wilt en kunt samenwerken. In de praktijk lopen niet alle aanbestedingprocedures even soepel en tot volle tevredenheid van de opdrachtgever en het aanbiedende architectenbureau. Hoe zorg je ervoor dat je de juiste architect kiest terwijl het Programma van Eisen nog niet eens volledig is uitgewerkt? En welke eisen stel je dan? Het opstellen van toegesneden selectiecriteria is essentieel voor het vinden van de meest geschikte architectenbureaus. In de praktijk knelt het vaak bij de omzeteisen en referentieprojecten. Daarnaast draagt de selectie van een architectenbureau per definitie subjectieve kenmerken in zich. Hoe ga je daarmee om en wat vraag je in de gunningsfase aan de architectenbureaus? De Bond van Nederlandse Architecten (BNA) heeft deze vragen aangegrepen om de Werkmap Europees Aanbesteden te ontwikkelen in samenwerking met het Instituut voor Bouwrecht en Spekkink C&R. In deze Werkmap staan concrete oplossingen voor de knelpunten die in de praktijk zijn gesignaleerd door architecten én opdrachtgevers. Het zinvolle en nuttige commentaar van een aantal opdrachtgevers uit de gemeentelijke en rijksoverheid en een bouwmanagementbureau hebben wij verwerkt. In de Werkmap Europees Aanbesteden wordt een procedure aangereikt die zo goed en efficiënt mogelijk leidt tot de selectie van een architectenbureau. Daarbij is niet een heel nieuwe procedure bedacht, maar is binnen de meest gebruikte selectieprocedure, de zogenoemde niet-openbare aanbestedingsprocedure, gezocht naar oplossingen. In de eerste fase van de procedure selecteert u de geschikte architectenbureaus, die in de tweede fase van de aanbestedingsprocedure een inschrijving kunnen doen. De procedure begint altijd met een goed doordachte vraag waarin uw ambities en doelstellingen helder zijn en eindigt bij het gunnen van de opdracht. In de Werkmap vindt u praktische basismodellen voor elke fase van de aanbestedingsprocedure, zoals een ambitiedocument, een selectieleidraad, een aanvraag ontwerpvisie en een gunningsleidraad. De Werkmap betreft de niet-openbare aanbestedingprocedure. Wanneer u bijvoorbeeld de inwoners van uw gemeente een keuze wilt laten maken op basis van een schetsontwerp of voorlopige ontwerp, moet de beschreven procedure in de gunningsfase anders zijn ingericht.vergoeding van de werkzaamheden is dan redelijk. Bij bepaalde opdrachten kan een andere procedure voor de hand liggen.als u niet de ontwerper, maar een ontwerp wilt kiezen, is de prijsvraag een betere procedure (zie ook De Werkmap is letterlijk een werkmap. Naast de beschrijving van het proces, modellen voor de noodzakelijke aanbestedingsdocumenten en een juridische bijlage is er ruimte voor uw eigen notities en het opbergen van aanvullingen (van de BNA) voor deze map. De documenten en modellen zijn eveneens te downloaden op Dit is geen statisch document. De BNA nodigt u uit de Werkmap in de praktijk toe te passen en uw bevindingen te delen zodat op basis van praktijkervaringen de inhoud verbeterd kan worden. Een goede, evenwichtige en efficiënte architectenselectie is het doel!

6 BNA Proces van aanbesteden

7 Het proces van aanbesteden 1 Het project: het stellen van de goede vraag 1 2 De opdracht: uw ambities 2 Ambitiedocument Samenhang tussen aanbestedigingdocumenten Specificatie van de opdracht 3 De procedure 4 Schematische weergave van de niet-openbare procedure Ruimte binnen de aanbestedingswetgeving Toelichting eerste en tweede fase 4 Selectie- en gunningscriteria 8 Opstellen criteria Objectief of subjectief? Transparantie Gelijke behandeling Proportioneel Eerste fase: de selectiecriteria Economische of financiële draagkracht Technische bekwaamheid Tweede fase: de gunningscriteria 5 Interactie en presentatie 17 6 De selectiecommissie 19 7 De beoordeling 20 8 Gunnen en motiveren 22

8 1 Het project Een opdrachtgever zoekt een architect om het juiste antwoord te krijgen op zijn of haar huisvestingsvraag. Het type architect dat u zoekt, is dus sterk afhankelijk van het gebouw dat u wenst en vooral ook van wat u en de gebruikers met een nieuw of vernieuwd gebouw willen bereiken. Een van de eerste voorwaarden voor een goed antwoord op uw vraag is het stellen van de goede vraag. Daar komt bij dat het ontwerpproces al gauw het karakter krijgt van een trial-anderrorproces, wanneer de vraag niet duidelijk is. Het lijkt een open deur, maar het loont alleszins de moeite om de tijd te nemen voor het formuleren van uw ambities met het project in een Ambitiedocument en het opstellen van het programma van eisen (PvE). U verdient die tijd dubbel en dwars terug in de rest van het project! Het opstellen van het PvE start met het formuleren uw ambities en die van de gebruikers. U stelt zich de vraag welke doelen u wilt realiseren met de nieuwe of vernieuwde huisvesting. Deze Werkmap stelt u voor een Ambitiedocument op te stellen waarin u die doelen formuleert, vóórdat u een architect selecteert. U kunt bijvoorbeeld denken aan doelen als: de gebruiker centraal; een functionele werkomgeving: een gebouw dat de werkprocessen van de gebruikers optimaal ondersteunt; een huisvesting met toekomstwaarde, die groei en krimp van de gebruikersorganisatie en veranderingen in de werkwijzen van die organisatie moeiteloos kan opvangen; hoogwaardige architectuur, een gebouw dat een positieve bijdrage levert aan het functioneren van de gebruikersorganisatie en de kwaliteit van de omgeving; goede bereikbaarheid en toegankelijkheid, ook voor mensen met een lichamelijke beperking; gezond en duurzaam; een veilige (en beveiligde) werkomgeving; Het Ambitiedocument is minder gedetailleerd dan een concept-pve en vormt de basis voor de selectie van een architectenbureau (zie paragraaf 2). De inhoud van Ambitiedocument en PvE bepalen in hoge mate de wijze waarop u de aanbesteding van de architectendiensten insteekt en welke selectie- en gunningscriteria (zie paragraaf 4) u het best kunt hanteren voor de architectenkeuze. Zodra de doelen helder zijn, kunt u ze vertalen in het PvE. Er zijn verschillende methoden en technieken beschikbaar om u daarbij te helpen. Een handzame en toegankelijke methode is beschreven in Bouwstenen Gids bij het maken van een programma van eisen, uitgegeven door SBR (ISBN , Rotterdam 2004). Aan het Ambitiedocument en het daaropvolgende PvE moet vanzelfsprekend altijd een grondige analyse van de gebruikersorganisatie en haar werkprocessen ten grondslag liggen. Maar bouwprocessen duren lang en organisaties veranderen tegenwoordig in snel tempo. Bekijk daarom niet alleen hoe de gebruikersorganisatie nú werkt, maar denk samen met de gebruikers ook heel goed na over mogelijke veranderingen in de toekomst. Bovendien is de vraag of u maatwerk zoekt of wellicht genoegen neemt met een marktconform gebouw met algemene kenmerken. Hoe dan ook, zorg ervoor dat uw vraag niet al is achterhaald zodra de bouw start! 1

9 2 De opdracht: uw ambities Bij het zoeken naar een geïnspireerde architect hoort het stellen van een inspirerende vraag. Het PvE is het aangewezen document voor het documenteren van die vraag. In dit document neemt u veel detailinformatie op, die ontwerpers later nodig hebben om een goed ontwerp te kunnen maken, maar die waarschijnlijk niet direct inspirerend te noemen is. Bovendien wéét u nog niet alles op het moment dat u een architectenbureau gaat selecteren. Het PvE moet groeien, óók in uw hoofd. Bouwen is dikwijls aanleiding voor verandering en u moet nieuwe inzichten een kans geven. Nieuwe inzichten die bijvoorbeeld ontstaan in gesprekken met toekomstige gebruikers of met de architect.vaak is een eerste schets van de architect al aanleiding om het PvE op punten bij te stellen. Het is daarom beter om in het begin te blijven spreken van een concept PvE. Ambitiedocument Het PvE hoeft niet helemaal uitgekristalliseerd te zijn als u de architectendiensten gaat aanbesteden, maar de essenties van de opgave moeten dan wel goed vastliggen. Om ervoor te zorgen dat de juiste architectenbureaus zich melden, moeten deze kunnen zien waar het in grote lijnen om gaat en wat uw ambities zijn. Een goed hulpmiddel daarbij is een zogenoemd Ambitiedocument. Het Ambitiedocument is een inspirerend stuk, waarin u kort maar krachtig de kern van de opgave beschrijft: ambities, doelstellingen en de belangrijkste eisen waaraan in ieder geval moet worden voldaan. In het tabblad Modellen van deze Werkmap is een model voor zo n Ambitiedocument opgenomen. Die kunt u als onderlegger gebruiken voor uw eigen document. Let op: in de details van het PvE kan later nog van alles veranderen, maar het Ambitiedocument wijzigt niet: de kern van de opgave is onveranderlijk en uw ambities houdt u overeind! Samenhang tussen aanbestedingsdocumenten Het Ambitiedocument moet, samen met de Selectieleidraad (zie paragraaf 4), beschikbaar zijn op het moment dat u de aanbesteding van de architectendiensten aankondigt. U kunt het document bijvoorbeeld op internet plaatsen en in de aankondiging aangeven waar geïnteresseerde architectenbureaus het kunnen vinden. De inhoud van het Ambitiedocument heeft vanzelfsprekend een nauwe relatie met de beleidsdoelen die u voor het project hebt geformuleerd (zie paragraaf 1). De ambities houden immers rechtstreeks verband met deze doelen. Het is heel belangrijk dat u ook de selectie- en gunningscriteria die u hanteert, baseert op de beleidsdoelen en de inhoud van het Ambitiedocument.Wanneer u bijvoorbeeld de zorgvuldige inpassing van het gebouw in de gevoelige, historische omgeving als beleidsdoel hebt geformuleerd, moet dat in het Ambitiedocument terugkomen. Vervolgens kunt u het vermogen van de architect om een nieuw gebouw in te passen in een gevoelige, historische stedenbouwkundige omgeving als belangrijk selectiecriterium vermelden. Kortom, het is belangrijk dat u een consistente lijn aanbrengt in alle stukken die met de aanbesteding te maken hebben. Specificatie van de opdracht Architectenbureaus kunnen u verschillende dienstenpakketten bieden, van smal tot heel breed. Het gaat erom dat u van meet af aan duidelijk maakt welk dienstenpakket u verlangt.voorheen, toen architectendiensten veelal nog werden gecontracteerd onder toepassing van de rechtspositieregeling SR 1997, bood het begrip volledige opdracht enig houvast. Sinds de SR 1997 is vervangen door de DNR 2005, 2

10 De opdracht: uw ambitie bestaat dit begrip niet meer. Een reden is dat de aard en inhoud van de opdrachten niet altijd voldeed aan de definitie van het begrip volledige opdracht in de zin van de SR. Er ontstond dan dikwijls meer discussie over wat de architect níet moest doen, dan over wat hij wél moest doen. Onder de DNR 2005 specificeren architect en opdrachtgever iedere opdracht apart. Met andere woorden: u maakt de opdracht zo breed (of zo smal) als u zelf wilt.voor het specificeren van opdrachten aan architecten en andere ontwerpende disciplines hebben BNA en ONRI een geautomatiseerd hulpmiddel ontwikkeld: de Standaardtaakbeschrijving. Met deze takenlijst kunt u als opdrachtgever precies aangeven welke diensten u van het architecten-bureau verlangt. De BNA adviseert u om een uitdraai van de ingevulde takenlijst bij de Selectieleidraad te voegen. Desgewenst kunt u zich bij het invullen door een deskundige laten bijstaan. Dat kan bijvoorbeeld een huisvestingsadviseur of architect zijn die u ook inschakelt voor de opstelling van het PvE (die dan overigens niet meer kan deelnemen aan de aanbesteding). 3

11 3 De procedure Als u een architectenbureau zoekt, bent u op zoek naar een bureau dat de ontwerpopdracht naar uw inzicht het best en met de gunstigste prijs-kwaliteitverhouding zal uitvoeren. De prijsvraag of de meervoudige opdracht is dan niet de meest geschikte procedure, want dan selecteert u in feite het beste ontwerp en niet zozeer de ontwerper die de opdracht het best zal uitvoeren. Welke procedure ligt voor de hand wanneer u een ontwerper moet kiezen én Europees moet aanbesteden? In de praktijk wordt meestal gekozen voor de niet-openbare procedure. Deze procedure heeft een aantal kenmerken die noodzakelijk zijn voor een succesvolle selectieprocedure van een architectenbureau: Uitgebreider over de verschillende procedures in de aanbestedingsregelgeving: Juridische Bijlage 1 De aanbestedingsplicht De niet-openbare procedure biedt ruimte voor evenwicht tussen de wens te toetsen op kwalitatieve aspecten enerzijds, en het beperken van de transactiekosten van opdrachtgever én architectenbureau anderzijds; Binnen deze procedure is binnen bepaalde grenzen interactie mogelijk tussen opdrachtgever en de geselecteerde architecten. Dat contact is gewenst en onontbeerlijk wanneer u op zoek bent naar het meest geschikte architectenbureau en zijn visie op ontwerpen en specifiek deze ontwerpopdracht. In paragraaf 5 gaan wij hier uitgebreider op in; De procedure verloopt in twee fasen waardoor het aantal inschrijvers dat een daadwerkelijke inschrijving mag doen beperkt is; 1 de selectiefase: uit de aanmeldingen selecteert de opdrachtgever (minimaal vijf) architecten (gegadigden); 2 de gunningsfase: de opdrachtgever nodigt de vijf (of meer) gegadigden uit tot het doen van de economisch meest voordelige inschrijving. In Model 4: Model Gunningsleidraad vindt u in paragraaf 3 Gunningscriteria een aantal voorbeelden van subgunningscriteria. Zie tevens Juridische Bijlage 4: Gunningscriteria. De opdrachtgever kan volgens de aanbestedingswetgeving kiezen uit twee gunningscriteria op basis waarvan de architect wordt gekozen: de laagste prijs óf de economisch meest voordelige inschrijving (ook wel afgekort als emvi). In deze werkmap wordt uitgegaan van de emva omdat met dit gunningscriterium ook kwalitatieve aspecten van de inschrijving kunnen worden meegewogen. Het gunningscriterium emvi bestaat uit zogenaamde subgunningscriteria. Een subgunningscriterium is de laagste prijs, maar daarnaast worden verschillende kwalitatieve criteria gesteld. - Deze procedure leent zich voor een selectie waarbij u een architectenbureau kiest dat gaat ontwerpen en niet zozeer een uitgewerkt ontwerp, zoals bij een prijsvraag of meervoudige opdracht. Door een beperkt aantal inschrijvers en geen uitgewerkt ontwerp zijn de transactiekosten aanzienlijk beperkter; - De niet-openbare procedure mag altijd worden gebruikt: er zijn geen voorwaarden aan verbonden. In de praktijk kampen opdrachtgevers vaak met de vraag hoe deze procedure zo moet worden ingekleeddat ook daadwerkelijk het voor deze opdracht beste architectenbureau uit de bus komt. In deze Werkmap Europees Aanbesteden is daarvoor een model uitgewerkt 4

12 De procedure waarin een antwoord is geformuleerd op de meest voorkomende knelpunten. Hoe zou de niet-openbare procedure in geval van een aanbesteding van architectendiensten eruit kunnen zien? Het volgende schema toont deze procedure, inclusief de documenten en de beslissingen die aan de orde zijn. Beslissing Aanbestedende dienst Niet-openbare Procedure Aankondiging Aanmelden ontwerpers Selectie gegadigden (shortlisten tot min./max. 5 gegadigden) Gegadigden uitnodigen tot inschrijven Inlichtingen/Consultatie Inschrijven (indienen en presenteren) Beoordelen inschrijvingen Bekendmaken voornemen tot gunnen Gunnen/verlenen opdracht Documentatie Advertentie Ambitiedocument Selectieleidraad Aanmelding met eigenverklaring of evt bewijs Selectieleidraad Uitnodigingsbrief en afwijzingsbrief voor niet geselecteerden Toesturen gunnings-leidraad. Inlichtingen document Offerte inschrijvers (en presentatie) gunningscriteria Brief voornemen gunnen aan geselecteerde inschrijver en afwijzingsbrieven aan overigen Sluiten overeenkomst - (Europees) aanbesteden? - Niet-openbare procedure? Selectie 5 gegadigden op basis beoordeling selectiecriteria door selectiecommissie Selectie economisch meest voordelige aanbieding op basis beoordeling gunningscriteria door selectiecommissie Sluiten overeenkomst 5

13 De procedure Schematische weergave van de niet-openbare procedure In de aanbestedingsregelgeving zijn bepalingen opgenomen over het verloop van de niet-openbare procedure. Deze regelgeving is leidend, maar sluit eigen invulling helemaal niet uit. In de praktijk bestaat vaak onduidelijkheid welke ruimte er nu daadwerkelijk is. In deze Werkmap is binnen de grenzen van de regelgeving de procedure verder vormgegeven, toegespitst op een architectenselectie. Het schema geeft het verloop van de niet-openbare procedure weer conform de regel geving, maar met een aantal elementen die niet in de aanbestedingsregelgeving worden genoemd. Elementen waarmee de Werkmap een oplossing biedt voor een aantal veelvoorkomende vragen of knelpunten die leven in de praktijk. Deze elementen, het Ambitiedocument, de aanvraag ontwerpvisie, de Selectieleidraad en Gunningsleidraad en de interactiemomenten tussen opdrachtgever en architect(enbureau) zijn niet in strijd met de aanbestedingsregelgeving. In de Werkmap is gezocht naar een zorgvuldige oplossing die recht doet aan de belangen van opdrachtgever én architectenbureau. In dit deel komen verschillende elementen aan de orde, meer informatie hierover is te vinden elders in de Werkmap: - Ambitiedocument: paragraaf 3 en Model 1: Model Ambitiedocument. - presentatie: paragraaf 5 en Juridische Bijlage 5 Interactie/presentatie. - Selectieleidraad en Gunningsleidraad: paragraaf 4, Juridische Bijlage 2 Uitsluitingscriteria, Juridische Bijlage 3 Selectiecriteria en Juridische Bijlage 4 Gunningscriteria en Model 2 Model Selectieleidraad en Model 4 Model Gunningsleidraad. Toelichting eerste en tweede fase De niet-openbare procedure bestaat uit twee fasen. In de selectiefase, dat wil zeggen de fase van prekwalificatie, selecteert u de architectenbureaus (gegadigden), die worden uitgenodigd om in de volgende fase een inschrijving in te dienen. Het Bao vereist dat u minimaal vijf gegadigden selecteert. Het mogen er dus niet minder zijn, wel meer. Het aantal gegadigden dat u uitnodigt moet u vooraf bekendmaken in de aankondiging van de opdracht. De gegadigden ontvangen een uitnodiging tot inschrijving. Dan gaat de tweede fase, de gunningsfase, in. In de gunningsfase gaat het om de keuze van de economisch meest voordelige inschrijving. Blijkt op basis van de beoordeling dat er minder dan vijf gegadigden voldoen aan de gestelde uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en selectiecriteria, dan mag de aanbesteding worden voortgezet met minder dan vijf gegadigden. De eisen en criteria moeten wel voldoen aan de aanbestedingsregelgeving (en dus proportioneel, transparant en niet discriminerend zijn). In de procedure die in deze Werkmap is uitgewerkt en die is weer-gegeven in het schema, is in de gunnings-fase voorzien in twee mogelijkheden tot interactie tussen de opdrachtgever en de inschrijvende architectenbureaus (in het schema genoemd presentatie ). in de periode tussen de uitnodiging tot inschrijving en het indienen van de inschrijvingen; meteen na het indienen van de inschrijving (de dag nadat de inschrijvingen uiterlijk moeten zijn ingediend). Volledigheidshalve: in beide gevallen vindt de interactie plaats tussen de opdrachtgever en de geselecteerde architectenbureaus (het aantal dat in de aankondiging is genoemd) en niet met alle architectenbureaus die zich hebben aangemeld op basis van de aankondiging van de opdracht. De opdracht: uw ambitie 6

14 De procedure Meer informatie Een door u als opdrachtgever in het leven geroepen selectiecommissie beoordeelt in de eerste fase (deels) de aanmeldingen en in de tweede fase de inschrijvingen. Let op Het komt in de praktijk voor dat er twee verschillende selectiecommissies worden ingesteld voor de beoordeling in de eerste fase en de beoordeling in de tweede fase.vanwege de continuïteit van de procedure adviseert de BNA u één selectiecommissie in te stellen voor beide beoordelingen. Juridische Bijlage 1 De aanbestedingsplicht Met stap voor stap beantwoording vraag of er moet worden aanbesteed en welke procedures in de aanbestedingsregelgeving zijn geregeld. BNA, Architecten Informatie voor opdrachtgevers, p. 26/27. Over de architectenkeuze in geval van een Europese aanbesteding. M.J.J.M. Essers, Aanbestedingsrecht voor overheden. Naar een verantwoord aanbestedingsbeleid onder het nieuwe aanbestedingsrecht, Reed Business Information

15 4 Selectie- en gunningscriteria De selectie- en gunningscriteria zijn een belangrijk punt van aandacht bij selecties. Het opstellen van goede selectie- en gunningscriteria is een van de lastigste onderdelen van een aanbestedingsprocedure. Een veel gehoorde klacht over selectiecriteria is dat opdrachtgevers te hoge eisen stellen. Dit bezwaar leeft niet alleen bij architecten, maar in het gehele bedrijfsleven. Als een opdrachtgever te hoge selectiecriteria stelt, sluit hij of zij architecten, aannemers en leveranciers ten onrechte uit, die wellicht zeer wel in staat zijn de opdracht tot een goed einde te brengen. Een gemiste kans voor opdrachtgevers en voor ondernemers. Daar komt bij dat buitengewoon hoge eisen de mededinging beperken, omdat een te kleine groep ondernemers op basis van die criteria kan worden geselecteerd. Dit is in strijd met de Europese regelgeving, die juist mede als doel heeft de mededinging te bevorderen. Over de terminologie (uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectiecriteria en gunningscriteria) zie de Juridische Bijlage 2: Uitsluitingscriteria, Juridische Bijlage 3: Selectiecriteria en Juridische Bijlage 4: Gunningscriteria. Als opdrachtgever heeft u uiteraard belang bij het stellen van selectieeisen.voordat u met een opdrachtnemer in zee gaat, wilt u zeker weten dat deze in staat is de opdracht uit te voeren. De selectiecriteria moeten recht doen aan deze belangen. Zoals al aan de orde is geweest, selecteert de opdrachtgever op basis van de selectiecriteria een aantal architectenbureaus die een inschrijving mogen indienen. Op basis van de gunningscriteria kiest u het architectenbureau met de economisch meest voordelige inschrijving. Opstellen criteria Het opstellen van de selectie- en gunningscriteria is maatwerk. Door het project en de opdracht vooraf goed te doordenken, zult u ook goed kunnen aangeven en bepalen aan welke eisen de architect moet voldoen. Het Ambitiedocument is daarbij een goed hulpmiddel (zie Model 1 Model Ambitiedocument). Het is van belang dat de selectieen gunningscriteria direct voortvloeien uit en nauw samenhangen met dit document. Deze werkwijze maakt de kans op disproportionele criteria en criteria die niets van doen hebben met de ontwerpopdracht aanzienlijk kleiner. Wanneer zijn selectie- en gunningscriteria niet te zwaar of buitenproportioneel, objectief en eenduidig? Behalve dat de criteria objectief en transparant moeten zijn, in redelijke verhouding moeten staan tot het voorwerp en de omvang van de ontwerpopdracht, u transparant moet handelen en u de aanmelders/gegadigden gelijk moet behandelen, kunnen we geen algemene regel geven. Iedere opdracht is namelijk maatwerk. Hierna vindt u een aantal aandachtspunten die belangrijk zijn bij het opstellen van selectie- en gunningscriteria die voldoen aan die voorwaarden objectief, transparant, gelijke behandeling en proportioneel. Daarna gaat deze Werkmap verder in op de selectie- en gunningscriteria bij architectenselecties. Objectief of subjectief? De selectie- en gunningscriteria en de beoordeling van de aanmeldingen en inschrijvingen op basis van die criteria, moeten objectief zijn. Dit is de algemene regel.vaak is gedacht, misschien ook door u, dat selectie- en gunningscriteria en daarmee de beoordeling in het geheel niet subjectief mag zijn. Dit is niet het geval. De regelgeving biedt ruimte om kwalitatieve aspecten die de aanbieder (in de selectiefase bij de selectie-criteria) en inschrijving (in de gunningsfase 8

16 Selectie- en gunningscriteria bij de gunningscriteria) betreffen, op basis van subjectieve criteria (subjectief) te beoordelen.als opdracht-gever heeft u wat betreft deze aspecten meer beoordelingsvrijheid. Subjectieve selectiecriteria (selectiefase) Dit kunt u voor de selectiecriteria ten eerste opmaken uit het Bao. In art. 49 lid 5 is geregeld dat de ( ) de geschiktheid van ondernemers om die diensten te verlenen ( ), worden beoordeeld aan de hand van met name hun know how, efficiëntie, ervaring en betrouwbaarheid. Deze bepaling onderstreept dat de persoonlijke capaciteiten en standing van de onder-neming een rol moeten kunnen spelen. De wijze waarop de aanbestedende dienst de betrouwbaarheid etcetera dient te beoordelen, is niet voor-geschreven. De regels gaan ervan uit dat de opdrachtgever op dit punt een ruime beoordelingsvrijheid heeft. Diensten en dan met name intellectuele diensten als ontwerpopdrachten zijn andersoortige opdrachten dan werken en leveringen. De criteria en de beoordeling bij diensten hebben voor het belangrijkste deel betrekking op de kwaliteiten van het architectenbureau die nodig zijn om de opdracht uit te voeren. De regelgeving biedt ruimte (art. 49 lid 2 Bao) rekening te houden met die kwaliteiten van de aanmelder/inschrijver, respectievelijk het door deze in te schakelen kaderpersoneel. In Juridische Bijlage 3 Selectiecriteria zijn de onderdelen van artikel 49 opgenomen die betrekking hebben op diensten. Subjectieve gunningscriteria (gunningsfase) U beoordeelt op basis van de gunningscriteria de inschrijvingen van de architecten en kiest de economisch meest voordelige inschrijving. Omdat (schets-)ontwerpen en maquettes in deze Werkmap geen onderdeel zijn van de inschrijving, ligt (ook) bij de gunningscriteria en de beoordeling van de inschrijvingen de nadruk op kwalitatieve aspecten. De invulling die ieder architectenbureau in zijn inschrijving van die kwalitatieve aspecten geeft, kan sterk verschillen waardoor u een keuze moet maken uit niet vergelijkbare aanbiedingen. In dat geval is het gerechtvaardigd dat opdrachtgevers een ruimere beoordelingsvrijheid hebben. Dit betekent voor u dat bij de beoordeling van de kwalitatieve aspecten van de opdracht subjectieve gunningscriteria en een subjectieve beoordeling mogelijk zijn. Uw ruimte is daarbij niet onbeperkt. De (subjectieve) beoordeling moet duidelijk gefundeerd zijn (transparante criteria en een transparante beoordeling) en mag niet gezocht zijn (zie RvA 19 november 1997, BR 1999, p. 1053). Bij criteria die gekwantificeerd zijn of kunnen worden (denk aan het honorarium), heeft u geen of in aanzienlijk mindere mate ruimte om subjectieve criteria te stellen en subjectief te beoordelen. In die gevallen moeten de criteria en de beoordeling objectief meetbaar zijn. Transparantie Transparantie betekent dat selectiecriteria bekend moeten zijn bij de aankondiging van de opdracht en de gunningscriteria bij de uitnodiging tot het doen van een inschrijving. Daarnaast moet vooraf duidelijk zijn hoe de beoordelingsprocedures zullen worden ingericht. Aanmelders en inschrijvers moeten immers kunnen inschatten of zij een kans maken en weten aan welke eisen en criteria de aanmelding dan wel inschrijving moet voldoen. 9

17 Selectie- en gunningscriteria Gelijke behandeling Proportioneel U dient ondernemers gelijk te behandelen. Dat betekent onder andere dat, eenmaal bekendgemaakt, selectie- en gunningscriteria niet mogen worden gewijzigd, geschrapt of aangevuld. De bekendgemaakte selectie- en gunningscriteria zijn het kader waarbinnen de beoordeling van de aanmeldingen en inschrijvingen moet plaatsvinden. Selectie- en gunningscriteria moeten in verhouding tot de opdracht staan. Dit betekent dat de criteria niet te zwaar mogen zijn. De regel is dat de criteria in redelijke verhouding tot het voorwerp en de omvang van de ontwerpopdracht moeten staan. Welke selectiecriteria en gunningscriteria kunt en mag u als opdrachtgever stellen en in welke gevallen? Dit is nu aan de orde. Eerste fase: de selectiecriteria In de selectiefase kunt twee soorten criteria stellen (zie ook Juridische Bijlage 3 Selectiecriteria): 1 eisen en criteria die betrekking hebben op de economische of financiële draagkracht;eisen en criteria die betrekking hebben op de 2 technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid. In de selectiefase selecteert u die architectenbureaus die geschikt zijn om de opdracht uit te voeren. Pas in de gunningsfase gaat u op zoek naar de beste inschrijving. In de selectiefase sluit u dus in eerste instantie de niet-geschikte kandidaten uit.vervolgens rankt u de geschikte aanmelders aan de hand van de technische bekwaamheidseisen en selecteert een aantal gegadigden. Financiële eisen lenen zich niet voor die ranking, zeker niet bij intellectuele diensten zoals architectendiensten. Bij het stellen van de geschiktheideisen (financiële en economische draagkracht en technische bekwaamheid) is het van belang dat u zich afvraagt met welk doel u die eisen stelt. U toetst de financiële draagkracht en technische bekwaamheid van het architectenbureau om te beoordelen of het architectenbureau de opdracht wel of niet kan uitvoeren. Momenteel wordt onderzocht of en hoe de BNA opdrachtgevers van dienst kan zijn bij het verstrekken van branchecijfers. Economische of financiële draagkracht Bij het stellen van eisen die betrekking hebben op de economische en financiële draagkracht kort gezegd financiële eisen bepaalt u dus eerst met welk doel u die eisen stelt. U toetst de financiële draagkracht van het architectenbureau om te beoordelen wat de financiële betrouwbaarheid van het architectenbureau is. U voorkomt daarmee dat u een architectenbureau kiest waarvan u vooraf had kunnen inschatten dat het bureau bij verlening van deze opdracht in zodanige financiële problemen zou komen tijdens de uitvoering, dat het de opdracht daardoor niet meer kan uitvoeren. Als opdrachtgever wilt u niet dat het architectenbureau failliet gaat, wanneer bijvoorbeeld de opdracht om welke reden dan ook een tijdlang stil valt. U wilt dan weten of het bureau voldoende financiële draagkracht of bijvoorbeeld andere opdrachten heeft om fluctuaties in de omzet op te vangen. Of dat het bureau wellicht andere maatregelen heeft genomen om de continuïteit te waarborgen (zoals samenwerking met andere bureaus of het werken met een bepaald percentage inleenkrachten). Bij de toetsing van de financiële draagkracht toetst u dat soort risico s. 10

18 Selectie- en gunningscriteria Stelt u zich daarom de volgende vragen: 1 welke risico s met betrekking tot de financiële draagkracht van het architectenbureau loopt u, 2 is het nodig en mogelijk daarvoor zekerheden of voorwaarden te vragen, en 3 ten slotte: welke financiële eisen horen daar dan bij? Verwar deze risico s niet met de risico s die u kunt lopen als een architect niet aan zijn opdracht voldoet, oftewel slecht presteert. De risico s die daarmee samenhangen kunt u beperken door bepaalde voorwaarden in het contract op te nemen of door een aansprakelijkheidsverzekering met een bepaalde omvang te verlangen. Het is raadzaam het risico van niet-naleving niet te willen ondervangen door bijvoorbeeld een hoge omzeteis te stellen. U probeert dan namelijk via de financiële draagkracht een zekerheid te krijgen, die u via een andere weg ook en vaak met meer zekerheid kan verkrijgen. Concrete toetsing Hoe toetst u dan concreet of een architectenbureau voldoende financiële draagkracht heeft om uw opdracht uit te voeren? Bij architectendiensten zijn de financiële cijfers van het bureau eigenlijk het minst informatieve element voor de vraag of het bureau geschikt is de opdracht uit te voeren. In andere selecties ligt dat anders. Een uitvoerend bouwbedrijf moet bijvoorbeeld veel materialen voorfinancieren en moet daarvoor natuurlijk wel de middelen te hebben. Architectenbureaus financieren geen goederen voor en besteden alleen uren. Bovendien is de ontwerper veel vrijer in het roosteren van zijn uren als hij het ontwerp maakt (bijvoorbeeld overdag of s nachts), wanneer het ontwerp maar op tijd wordt opgeleverd. Het uitvoerend bouwbedrijf moet u kunnen garanderen dat de juiste persoon op het juiste moment op de bouwplaats verschijnt om zijn deel van het werk te doen. Een architectenbureau is veel flexibeler in het indelen van tijd en capaciteit over de verschillende projecten. De financiële huishouding (van de onderneming) is dan minder bepalend voor de vraag of het bureau de opdracht kan uitvoeren. De BNA adviseert u bij het stellen van de selectiecriteria u te richten op de bekwaamheidseisen en niet op de financiële eisen. Dat wil zeggen: hoe organiseert het bureau de uitvoering van zijn opdrachten, welke delen besteedt hij bijvoorbeeld regelmatig uit aan een tekenbureau, welke maatregelen neemt het bureau om te bewaken dat aan alle kwaliteits- en budgeteisen is voldaan, etcetera. U krijgt dan meer zekerheid over de mogelijkheden van het bureau om de opdracht goed uit te voeren vergeleken met het enkel stellen van een omzeteis. Een relevant punt in dit kader is dat in de regelgeving het de dienstverlener, zoals het architectenbureau, is toegestaan zijn geschiktheid aan te tonen door aan te geven welke delen van de opdracht hij wil uitbesteden (aan bijvoorbeeld een tekenbureau). De aannemer moet aantonen dat hij over de uit te besteden delen van het werk kan beschikken. Dat is een zwaardere eis. Als u toch een financieel criterium wilt stellen, omdat de specifieke situatie daar aanleiding toe geeft er is bijvoorbeeld een groter risico met betrekking tot de continuïteit dat ook daadwerkelijk alleen kan worden opgevangen door een bureau van een zekere omvang beperk u dan tot een beperkte omzeteis. 11

19 Selectie- en gunningscriteria Hoogte van de omzeteis De hoogte van de omzeteis is veel bediscussieerd. De rechtspraak biedt weinig helderheid over de vraag wanneer financiële eisen disproportioneel zijn, want die is er niet voor architectendiensten. Hoewel de uitvoering van diensten niet te vergelijken is met de uitvoering van werken waarover wel jurisprudentie is, kun je uit de rechtspraak van de RvA afleiden dat de volgende factoren van belang zijn bij de vraag of een omzeteis proportioneel is: - de uitvoeringsduur. Een korte uitvoeringsduur zou aanleiding kunnen zijn geen omzeteis te stellen, omdat het risico dat de opdracht stilvalt en het architectenbureau als gevolg daarvan omvalt (failliet gaat) minder groot is; - de complexiteit van projecten kan een rol spelen. Een opdracht met een bepaalde specifieke complexiteit kan verlangen dat het bureau een bepaalde omvang heeft. Echter, ga dan wel na of de omvang bepalend is, dan wel specifieke ervaring of kunde nodig is. Het kan natuurlijk ook een combinatie zijn: een zekere omvang en bepaalde specifieke ervaring. De BNA raadt u aan als u een omzeteis stelt, deze in ieder geval niet hoger te stellen dan maximaal één tot twee maal het bedrag dat het architectenbureau omgerekend in één jaar aan honorarium verdient. De opdracht van de architect strekt zich meestal over enkele jaren uit en het totale honorarium wordt dus ook in meerdere jaren verdient. Met een dergelijke omzeteis gekoppeld aan de waarde van de opdracht per jaar heeft u voldoende zekerheid dat de gegadigde niet geheel afhankelijk is van de onderhavige opdracht, maar houdt u rekening met de flexibiliteit die eigen is aan de architectenpraktijk. Voorbeeld: als de waarde van een opdracht met een looptijd van drie jaren ,- ( ,- per jaar) is, stel dan een eis van maximaal ,- per jaar. Let op het stellen van eisen is maatwerk. Deze aanbeveling is dus niet absoluut (hoger of lager kan in bepaalde gevallen ook proportioneel zijn): iedere opdracht vergt een eigen afweging. De BNA raadt u aan het architectenbureau daarbij ook de ruimte te geven te kiezen hoe zij dat willen aantonen, hetzij met financiële gegevens, hetzij met organisatorische maatregelen of zorgsystemen, hetzij met beide. Conclusie Ga steeds na welke factoren bepalend zijn voor de vraag of het a rchitectenbureau geschikt is de opdracht uit te voeren. En bepaal op basis van die analyse uw eisen. Zie hierover uitgebreider het Model 2 Model Selectieleidraad, paragraaf De minimum omzeteis mag niet verder teruggaan dan de laatste drie beschikbare boekjaren. Minder ver terug mag wel. Het Engelse Office of Government Commerce (OGC) adviseert op basis van onderzoek om niet verder terug te gaan dan twee jaar, omdat nog oudere omzetcijfers weinig zeggen over de actuele financiële situatie van een geïnteresseerde. Het rapport Supplier financial appraisal guidance van de Office of Government Commerce (OGC) in Engeland bevat aanbevelingen en voorbeelden met betrekking tot het stellen van financiële eisen. Dit rapport kunt u downloaden van 12

20 Selectie- en gunningscriteria Omzet komt ook wel in andere eisen terug. Bijvoorbeeld in de eis dat een bepaald bedrag aan omzet is gehaald met hetzelfde type opdrachten als de onderhavige. Dergelijke eisen zijn van beperkte betekenis. Ze zeggen immers weinig tot niets over wat het architectenbureau op dit moment financieel aan kan. Beter is het om te eisen dat gegadigden aantonen dat de continuïteit van het bureau én van de opdracht is gewaarborgd. Let op een omzeteis en de eis dat een bureau aantoonbare ervaring moet hebben met projecten van een bepaalde omvang (dikwijls een verkapte omzeteis), mogen niet met elkaar worden verward. Maak in de Selectieleidraad een duidelijk onderscheid tussen even-tuele omzeteisen die vallen onder de financiële en economische draagkracht en eisen aan de minimale omvang van gerealiseerde projecten. Deze laatste vallen onder de technische bekwaamheidseisen. Financiële ratio s en bankgaranties Opdrachtgevers hanteren naast de omzet soms ook financiële ratio s (zoals solvabiliteit en liquiditeit) of vragen bankgaranties (of de minder vergaande bereidheid bankgarantie). Deze twee varianten (financiële ratio s of bank-garantie) lijken niet of minder geschikt als selectie-eis (en dus knock-out criterium ) in een aanbestedingsprocedure voor architectendiensten. Individuele financiële ratio s zijn nuttige instrumenten voor verschillende situaties, maar hebben weinig voorspellende waarde voor de vraag hoe groot het risico is dat de geïnteresseerde onderneming failliet gaat c.q. voldoende draagkracht heeft om de opdracht aan te kunnen. Financiële ratio s zijn momentopnamen, gaan over het verleden, zijn tot op zekere hoogte beïnvloedbaar, niet eenduidig en zijn sterk afhankelijk van de sector en de grootte van de onderneming. De ratio s zijn daarenboven alleen financieel van aard en geven dus geen informatie over de kwaliteit van het management, de markt, de omvang van de onderneming en allerlei andere elementen die bijvoorbeeld financiële instellingen wel meenemen als zij de draagkracht van een onderneming beoordelen. Het is aan te raden individuele financiële ratio s zonder samenhang met andere factoren niet te gebruiken als knock-out-criterium bij de toetsing van de financiële draagkracht van een architectenbureau, omdat het risico op willekeur te groot is. Met het stellen van een bankgarantie (of een bereidheid bankgarantie) krijgt u ook geen zekerheid over de financiële draagkracht van architectenbureaus. De bankgarantie geeft u de zekerheid dat in een bepaalde situatie een bepaalde som geld zal worden uitbetaald. U heeft daarmee niet getoetst of het architectenbureau voldoende financiële draagkracht heeft om de opdracht uit te voeren. De bankgarantie brengt daarnaast extra financiële lasten en risico s voor het architectenbureau met zich mee. De verstrekkende financiële instelling rekent (beperkte) kosten en blokkeert in de regel een deel van de financiële middelen van de aanvrager van de garantie. Verder wordt vaak een verzekering tegen beroepsrisico s geëist (zie hierover paragraaf in het Model Selectieleidraad).Voor architecten die onder de DNR 2005 werken, is een beroepsaansprakelijkheidsverzekering alleen al uit dien hoofde verplicht. 13