Governance bij verbonden partijen Gemeente Roerdalen

Transcriptie

1 Governance bij verbonden partijen 2015 Gemeente Roerdalen

2

3 Inhoudsopgave 1 INLEIDING 3 2 GOVERNANCE BIJ VERBONDEN PARTIJEN DE GEMEENTE IN DE DUBBELE ROL DE GOVERNANCE-ASPECTEN: STUREN, BEHEERSEN, VERANTWOORDING EN TOEZICHT 6 3 DE ROLVERDELING TUSSEN RAAD EN COLLEGE BIJ VERBONDEN PARTIJEN ROLVERDELING TIJDENS DE AANLOOPFASE ROLVERDELING TIJDENS DE UITVOERINGSFASE 10 4 ZELF DOEN, UITBESTEDEN OF SAMEN DOEN 11 5 DE KEUZE VOOR DE JURIDISCHE VORM VAN SAMENWERKING 12 6 BEOORDELING INRICHTING VAN DE GOVERNANCE 13 7 RISICOANALYSE, TOEZICHT EN INFORMATIEBEHOEFTE RISICOANALYSE EN INDELING GEMEENTELIJKE STURING OP VERBONDEN PARTIJEN 16 8 ALGEMENE KADERS BIJ VERBONDEN PARTIJEN 18 BIJLAGE 1 AFWEGINGSKADER ZELF DOEN, UITBESTEDEN OF SAMEN DOEN 20 BIJLAGE 2 CHECKLIST GOVERNANCE DEELPROCESSEN 21 BIJLAGE 3 OVERZICHT JURIDISCHE VORMEN VAN VERBONDEN PARTIJEN 26

4

5 1 Inleiding Er is veel aan de hand in gemeenteland. Gemeenten werken volop samen met elkaar. Dat roept binnen de gemeente vragen op qua aansturing, besturing, verantwoordelijkheid en controleerbaarheid. De diversiteit in producten en diensten samen met de diversiteit in samenwerkingsverbanden, maakt dat er een verscheidenheid aan uitvoeringsvormen is ontstaan, die sturing lastig maken. Doel van de nota Deze nota is niet bedoeld om een visie op samenwerking te geven. Wel is het van belang om te weten waarom we (zijn) gaan samenwerken. Samenwerking is namelijk geen doel op zich. Bij iedere taak moet je jezelf de vraag stellen hoe je dit gaat aanpakken: zelf doen, uitbesteden of samen doen. Het is dan ook goed om een afwegingskader te hebben wanneer tot samenwerking wordt overgegaan. Als besloten is tot vergaande samenwerking in een verbonden partij 1 is het van belang om hier voldoende grip op te houden, waardoor nadelen en risico s zoveel mogelijk worden beperkt. Daarbij gebruiken we het governance-model. Het doel van governance is het scheppen van waarborgen dat de verbonden partij haar doelstellingen realiseert en daarover verantwoording aflegt aan de deelnemers. Het zorgen voor een adequate inrichting van de governance van een verbonden partij vormt het sluitstuk in de besluitvorming van de gemeente over het aangaan van een verbonden partij. Nadat de keuze voor samenwerking in een verbonden partij is gemaakt, moet eerst nog bepaald worden welke juridische vorm de samenwerking krijgt. De besluitvormingsstappen zijn dus als volgt: STAP 1 STAP 2 STAP 3 Keuze voor het aangaan van een verbonden partij Keuze voor een passende juridische vorm Bepalen van de maatregelen en voorzieningen die een adequate governance mogelijk maken De kaders in deze nota zijn bedoeld om als richtlijn te dienen bij de keuzes die gemaakt worden. Niet alle kaders zullen voor alle verbonden partijen van toepassing zijn. Na het vaststellen van deze kaders willen we dan ook de bestaande verbonden partijen tegen het licht houden en bepalen welke kaders per partij van toepassing zijn en hoe we deze gaan hanteren. 1 Verbonden partij: een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de provincie onderscheidenlijk de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heft (art 1 lid1 onder b, BBV). Bestuurlijk belang: een collegelid, raadslid of ambtenaar neemt plaats in het bestuur van een organisatie of heeft stemrecht. Financieel belang: de gemeente heeft geen verhaal als de partij failliet gaat, of kan aansprakelijk worden gesteld als de partij haar verplichtingen niet nakomt. 3 Governance bij verbonden partijen 2015

6 Hoewel deze nota vanuit het oogpunt verbonden partijen is geschreven, kunnen de kaders vaak ook voor andere samenwerkingsverbanden worden gebruikt. Het gaat immers om risicobeheersing bij het uitbesteden van taken. Opbouw van de nota In hoofdstuk 2 gaan we als eerste in op het begrip governance. We beschrijven dit begrip en de activiteiten vanuit de relatie tussen de gemeente en de verbonden partijen. Daarna komt in hoofdstuk 3 de rolverdeling tussen de raad en het college aan de orde. Hierbij maken we onderscheid tussen de aanloopfase en de uitvoeringsfase. In hoofdstuk 4, 5 en 6 komen achtereenvolgens de besluitvormingsstappen aan de orde zoals deze hierboven zijn aangegeven. In hoofdstuk 7 gaan we in op de bepaling van het risicoprofiel en informatiebehoefte bij verbonden partijen. Tot slot wordt in hoofdstuk 8 een aantal algemene kaders voorgesteld ten aanzien van verbonden partijen. 4

7 2 Governance bij verbonden partijen Wat is governance en waarom willen we deze werkwijze gaan hanteren bij verbonden partijen? Governance is het waarborgen van de onderlinge samenhang van de wijze van sturen, beheersen en toezicht houden van de organisatie, gericht op een efficiënte en effectieve realisatie van de doelstellingen, alsmede het daarover op een open wijze communiceren en verantwoording afleggen ten behoeve van belanghebbenden. Governance is dus eigenlijk een sturings- en controlemechanisme. Als de vier pijlers goed worden ingezet speek je van good governance. Het op een juiste manier inzetten van deze pijlers richting verbonden partijen is van belang, omdat: zij (publieke) doelen voor ons realiseren; zij financiële risico s voor ons met zich mee kunnen brengen; zij bestuurlijke en organisatorische risico s met zich mee kunnen brengen die te maken hebben met: - de dubbele rol van ons richting verbonden partijen: bestuurder/eigenaar en klant/opdrachtgever - het risico van afstand: wij hebben minder informatie en minder mogelijkheden om bij te sturen. Voor een effectieve en efficiënte samenwerking tussen de gemeente en verbonden partijen is de kwaliteit van de publieke regiefunctie een belangrijke succesfactor. Deze kwaliteit hangt af van duidelijke afspraken rond de output, op afspraken gebaseerde en heldere informatievoorziening en transparante verantwoording. Als dit op een goede manier is ingericht (inclusief controlemechanismen) kan in vertrouwen worden gehandeld, waardoor beide partijen hun werkzaamheden doelmatig en effectief kunnen uitvoeren. De organisatie van deze inrichting is per verbonden partij anders en zal altijd maatwerk zijn. Het governance-model zorgt er dan ook vooral voor dat de juiste vragen worden gesteld om tot de juiste inrichting te komen. 2.1 De gemeente in de dubbele rol Een belangrijk aspect waarmee rekening moet worden gehouden bij de inrichting van de publieke regiefunctie is het feit dat de gemeente in een dubbele rol zit richting verbonden partijen. Aan de ene kant zijn we eigenaar/bestuurder binnen de verbonden partij. Anderzijds hebben we als klant/opdrachtgever te maken met de levering van diensten of producten die moeten leiden tot realisatie van onze doelen. Het probleem dat hierdoor ontstaat is dat vanuit de rol van eigenaar/bestuurder gekeken moet worden naar wat goed is voor de verbonden partij. Dit hoeft niet hetzelfde te zijn dan wat goed is voor ons als gemeente. Vanuit de klantrol willen we dat de kwaliteit van de dienstverlening en de hoogte van de tarieven voor de burgers op peil blijven. Dit zijn beleidsmatige aspecten, die te maken hebben met de effectiviteit van de uitvoering. Als eigenaar hebben we er belang bij dat de continuïteit van de organisatie stabiel is, dat er dus geen structureel verlies wordt geleden. Hiervoor zijn een goede bedrijfsvoering, voldoende omzet, kostenbeheersing, marketing en innovatie nodig. Dit zijn beheersmatige aspecten die te maken hebben met de efficiency. Governance bij verbonden partijen

8 In onderstaand overzicht staan de belangrijkste activiteiten om de regiefunctie in te vullen: Klant/opdrachtgever Beleid formuleren Contracten opstellen Bewaking van levering Prijsbeoordeling Beoordeling positie verzelfstandigde eenheid Bestuurder/eigenaar Besluitvorming als aandeelhouder. Bewaking continuïteit Voorbereiding aandeelhoudersvergaderingen. Als de beide rollen bij de dezelfde bestuurder liggen kan dit tot functievermenging leiden. Dit kan voorkomen worden door een interne scheiding aan te brengen tussen de rol als opdrachtgever/klant en die van eigenaar, die de gemeente heeft richting verbonden partijen. De vakinhoudelijke bestuurder heeft de rol van klant/opdrachtgever, terwijl de portefeuillehouder financiën de taak van bestuurder/eigenaar heeft. Op die manier worden bestuurders niet langer met elkaar conflicterende rollen geconfronteerd. 2.2 De governance-aspecten: sturen, beheersen, verantwoording en toezicht Om tot good governance te komen moet er een juist samenspel zijn tussen sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden. De onderlinge samenhang is te zien in onderstaand figuur. Waarborgen continuïteit relatie Toetsing kwaliteit inhoudelijke en financiële risico s Toezicht Richting geven aan relatie Vooraf maken en vastleggen outputafspraken Sturen Verbonden partij Beheer -sen Inzicht in doelrealisatie Afspraken maken over maatregelen en procedures Verantwoording Informatie over rechtmatigheid van bestedingen en effectiviteit/efficiëntie uitvoering 6

9 Sturen Bij sturen gaat om het realiseren van de vastgestelde beleidsdoelstellingen. De gemeente heeft hierbij zowel een eigenaarsrol als de rol van klant/opdrachtgever. In de eigenaarsrol beslissen we over de oprichting, de missie, de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verbonden partij (beheersmatige aansturing). In de rol van klant/opdrachtgever nemen we producten en diensten af van de verbonden partij. In deze rol streven we naar een zo goed mogelijk product tegen een zo laag mogelijke prijs (beleidsmatige aansturing). Tussen beide rollen en de belangen die daaruit voortvloeien kan een spanningsveld bestaan. Als eigenaar houdt je vooral de belangen van de verbonden partij in het oog. Is de verbonden partij levensvatbaar? Hoe zit het met de interne bedrijfsvoering, omzet, kostenbeheersing en dergelijke? Als klant/opdrachtgever stel je vooral het gemeentelijke belang voorop. Wat is de kwaliteit van de geleverde producten? Worden de afgesproken prestaties gehaald binnen de gemaakte afspraken? De mogelijkheden voor sturing vanuit de verschillende rollen staan in onderstaande tabel Klant/opdrachtgever Bestuurder/eigenaar Het opstellen van een contract met de Het opstellen van de gemeenschappelijke verbonden partij over te leveren producten of regeling of de statuten. Hierin worden onder diensten. andere het doel (de missie), de taken en de bevoegdheden van de organisatie beschreven en geregeld. Bewaking van levering: in welke mate worden de afgesproken prestaties in de praktijk gerealiseerd? Prijsbeoordeling. De gemeente heeft een kritische instelling wat betreft de prijs voor de dienstverlening. Beoordeling van de prijsstelling vindt plaats aan de hand van begrotingen en jaarrekeningen of vergelijkingen met marktprijzen, inclusief de marktconforme toets. Het besturen van de verbonden partij door vertegenwoordigers van de gemeente. Het vaststellen van de begroting en rekening van de verbonden partij. Beheersen Als gemeente willen we zekerheid hebben dat de verbonden partij de vastgestelde beleidsdoelstellingen nastreeft en realiseert. Om dit te beheersen is er een stelsel van maatregelen en procedures nodig. Vragen die hierbij een rol spelen zijn: Krijgen we feedback van de verbonden partij? Is de informatie dusdanig dat bijsturing mogelijk is als werkelijkheid en planning uit elkaar gaan lopen? Als wij zelf de taken uitvoeren, wordt de informatie over de realisatie van gemeentelijke doelstellingen geregeld via de planning & controlcyclus en via overleg tussen collegeleden en de teams. Bij verbonden partijen moeten we deze informatie krijgen via rapportages en overlegplatforms. De beoordeling van de rapportages vindt plaats door de vak-afdeling en door financiën. De business controller heeft hierin een coördinerende en ondersteunende rol. Governance bij verbonden partijen

10 De rapportages moeten een juiste mix zijn van adequate inhoudelijke en financiële informatie, waardoor we als gemeente afstand kunnen houden en toch voldoende inzicht hebben in de realisatie van de doelstellingen. Verantwoording De verbonden partij moet aan haar stakeholders (waaronder het college) verantwoording afleggen of ze haar taken binnen de gestelde kaders en tegen de afgesproken prijs uitvoert. Over de wijze waarop deze verantwoording plaats vindt moeten afspraken worden gemaakt. Het verschil met beheersen is dat verantwoording achteraf plaatsvindt, terwijl beheersing gedurende het proces plaatsvindt (bijvoorbeeld gedurende het jaar). Hoe beter je beheersing is, hoe meer zekerheid je hebt over de juistheid van de verantwoording. De verantwoording bestaat uit twee aspecten: 1. De rechtmatigheid van de bestedingen Wij kunnen dit toetsen op basis van het jaarverslag, inclusief accountantsverklaring. Hierbij wordt vooral het financieel aspect beoordeeld; 2. De effectiviteit en efficiency In hoeverre de effectiviteit en efficiency gewaarborgd zijn kan getoetst worden via: a. Periodiek volgen van benchmarken, In dit kader speelt het horizontale toezicht van de raad op het college ook een belangrijke rol als het gaat over medebewindstaken die zijn ondergebracht bij verbonden partijen (b.v. de Wabo bij het Servicecentrum MER). Op waarstaatjegemeente.nl zijn er daarnaast ook nog thema s waarvoor benchmarkgegevens worden verzameld; b. Een periodieke externe audit van de kwaliteit van diensten, organisatie en kostenniveau; c. Certificering van werkprocessen. Welke instrumenten voor welke verbonden partij gehanteerd gaan worden is afhankelijk per partij. Toezicht Toezicht houden heeft tot doel de continuïteit van de verbonden partij te waarborgen. Als toezichthouder richten wij ons niet alleen op een toetsing van kwaliteit en inhoudelijke risico s, maar kijken we vooral ook naar de balanspositie van de verbonden partij. Toezicht heeft betrekking op het financiële vlak. De wijze waarop de toezichtrol ingevuld kan worden is afhankelijk van de juridische vorm van de verbonden partij. Bij een gemeenschappelijk regeling gebeurt dit in ieder geval door deelname in het algemeen bestuur. Bij een NV of BV hebben we altijd een stem in de algemene vergadering van aandeelhouders. Hoever het toezicht moet gaan is ook afhankelijke van het financiële en publieke belang van de activiteiten van de verbonden partij. Bij de invulling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de toezichthouder is het goed om, waar mogelijk, in de statuten of aandeelhoudersovereenkomst mogelijkheden in te bouwen voor het treffen van aanvullende afspraken. Mogelijkheden tot ingrijpen zijn: aanwijzingen, correctiemaatregelen en sancties; ontslag van bestuurders; inlichtingen, inzage bevoegdheden en controlerechten. 8

11 3 De rolverdeling tussen raad en college bij verbonden partijen De raad en het college hebben een verschillende rol als het gaat om verbonden partijen. In wezen vindt er een verschuiving plaats. Het college neemt ten aanzien van een verbonden partij grotendeels de rol van raad in. De uitvoering komt meer op afstand te staan. De raad komt verder af te staan. In onderstaand schema is de rolverdeling tussen de raad en het college en tussen het college en de verbonden partij weergegeven. De rol van de raad en het college zijn verschillend bij de aanloopfase naar een verbonden partij en in de uitvoeringsfase. Daarnaast kan bij de kader stellende rol van de raad nog onderscheid worden gemaakt tussen algemene kaders en specifieke kaders. De algemene kaders worden in deze nota opgenomen. 3.1 Rolverdeling tijdens de aanloopfase De aanloopfase is de periode waarin de besluitvorming rondom oprichting of toetreding tot een verbonden partij plaatsvindt. In basis is de rolverdeling bij het aangaan van verbonden partijen dat het college beslist en de raad toestemming geeft. Hiervoor stelt het college een ontwerpbesluit op om deel te nemen aan een verbonden partij. Dit besluit wordt voorgelegd aan de raad. De raad bepaalt wat bij de publieke taak hoort en stelt hiervoor eventueel specifieke kaders. Dit betekent dat de raad zich bij elk voornemen tot deelname aan een verbonden partij een oordeel moet vormen of de activiteit die de verbonden partij gaat uitvoeren wel bij het publieke belang hoort. De kaders die de raad kan stellen hebben betrekking op het meerjarig vaststellen van de gemeentelijke doelen die de verbonden partij moet realiseren, de prestaties die geleverd moeten worden en de wijze waarop financiële risico s beheerst worden. Bij gemeenschappelijke regelingen kan het zijn dat de raad zelf of de burgemeester beslist over deelname. Dit heeft te maken met de taken en bevoegdheden die worden overgedragen. Governance bij verbonden partijen

12 Bij oprichting of deelname aan een privaatrechtelijke organisatie ligt de bevoegdheid om te beslissen altijd bij het college. Het oprichten van een privaatrechtelijke rechtspersoon mag echter alleen indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang (art 160 lid 2 GW). 3.2 Rolverdeling tijdens de uitvoeringsfase Het is de taak van het college om toezicht te houden op de realisatie van de doelen, prestaties, kosten en risicobeheersing van de verbonden partijen. De gemeenteraad controleert of een verbonden partij haar taken conform de gestelde kaders uitvoert en of het college dit goed bewaakt en zo nodig bijstuurt. De gemeentelijke begroting en het jaarverslag vormen de basis voor deze controle. Daarnaast kan er per verbonden partij periodieke evaluaties worden gehouden en kan de raad ook middels de halfjaarsrapportage worden geïnformeerd. Per verbonden partij moet een balans worden gevonden tussen het politiek belang dat de raad hecht aan de gemeentelijke taak en de frequentie en intensiteit van de controle. De mogelijkheden voor ingrijpen door zowel de raad als het college zijn afhankelijk van de juridische vorm van de verbonden partij, het aantal deelnemers en de afspraken rondom stemverdeling die in de gemeenschappelijke regeling of de statuten zijn vastgelegd. Algemene kaders tijdens de uitvoeringsfase Voorgesteld wordt om de volgende algemene kaders te hanteren tijdens de uitvoeringsfase. 1. In de begroting wordt jaarlijks in de paragraaf verbonden partijen, naast de wettelijk verplichte onderdelen, aangegeven: a. Welke specifieke ontwikkelingen zich voordoen ten aanzien van de bestaande verbonden partijen; b. Welke verbonden partijen er in het komend jaar geëvalueerd worden, waarbij in ieder geval gekeken wordt naar: i. De risico s die de gemeente loopt, en; ii. Of de verbonden partij nog bijdraagt aan de gemeentelijke doelstellingen; 2. Aan het begin van elke raadsperiode wordt bepaald hoe per verbonden partij de eigenaarsen opdrachtgeversrol wordt ingericht. Hierbij wordt tevens de benoeming van bestuurders in het dagelijks en algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regelingen meegenomen; 3. In het kader van toezicht op de verbonden partij stuurt de gemeente erop a. dat bestuurders, commissarissen, medewerkers en externe inhuurkrachten bij verbonden partijen ordentelijk worden betaald. Ordentelijk betekent: evenwichtig, consistent, transparant, maatschappelijk verantwoord, passend bij de functie en niet exorbitant. De Wet Normering Topinkomens (WNT) dient te worden toegepast; b. dat bij voordracht of benoeming van commissarissen of toezichthouders in de Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht (RvC of RvT) dit gebeurt op basis van een opgestelde profielschets. Een commissaris of toezichthouder kan maximaal twee periodes van elk vier jaar zitting hebben in een RvC of RvT. Hoofdregel is dat alleen gekwalificeerde buitenstaanders als kandidaat-commissaris worden voorgedragen; c. dat de verbonden partij zelf jaarlijks een inventarisatie maakt van de bedrijfsrisico s en op basis hiervan een vertaalslag maakt naar de omvang van het eigen vermogen. 10

13 4 Zelf doen, uitbesteden of samen doen Voordat we in gaan op samenwerking via verbonden partijen, moeten we eerst bepalen of dit de beste manier is om deze taak of taken uit te voeren. Deze afweging is van alle tijden. De context waarin de gemeente functioneert verandert continue. Nieuwe ambities en taken, de veranderende vraag van de burger of nieuwe technische mogelijkheden vragen om regelmatige heroriëntering op de vraag of een taak op dezelfde wijze uitgevoerd moet blijven worden, of dat alternatieven mogelijk zijn. De mogelijkheden kunnen ruwweg worden ingedeeld in: 1. Niet meer doen 2. Zelf doen 3. Uitbesteden, of; 4. Samen doen. Voor de beantwoording van deze vraag is het van belang om een afwegingskader te hebben. Het afwegingskader geeft ons een systematische manier om dit te beoordelen. De belangrijkste reden om te bepalen of we als gemeente een taak moeten (blijven) uitoefenen is of er sprake is van een publiek belang. Als de taak geen publiek belang dient, kan dit ook worden overgelaten aan de markt of maatschappelijke organisaties. Het antwoord op de vraag is politiek van aard en zal op verschillende momenten en op verschillende plaatsen verschillend beantwoord worden. De vraag of je de taak zelf blijft doen of uitbesteed is niet aan de orde als er sprake is van een wettelijke verplichting tot samenwerking (zoals bijvoorbeeld bij de Veiligheidsregio). Als de taak die wordt uitgevoerd zeer specifiek is voor de gemeente, is uitbesteden aan marktpartijen of samenwerking met andere gemeenten meestal geen optie. Dit betekent dat we de taak zelf uitoefenen. Gemeente specifiek kan bijvoorbeeld betekenen dat er een wettelijke verplichting is om de taak zelf uit te voeren (zoals bij verstrekking van paspoorten) Een andere reden om taken zelf te blijven uitvoeren heeft te maken met bestuurlijke aspecten. Als de raad of het college de beslissingsbevoegdheid zelf willen houden en deze niet willen delegeren of mandateren is het meestal logischer om de taak zelf te blijven uitvoeren. Ook de mate van klantgerichtheid kan een reden zijn om taken zelf te blijven uitoefenen of om de eerste contacten via de gemeente te laten lopen. Als de beantwoording van bovenstaande vragen niet leidt tot een eenduidig antwoord voor zelf doen of samen doen worden de volgende afwegingen gebruikt om tot een keuze te komen: Vanuit organisatorisch oogpunt is het van belang om te kijken naar de effecten op de kosten, de kwaliteit en de kwetsbaarheid vanuit de verschillende opties. Ook de vraag of een taak ontkoppelbaar is hoort bij de organisatorische vraagstukken; In hoeverre kunnen we de verwachte risico s beheersbaar houden? Zijn de prestaties die geleverd moeten worden eenduidig te omschrijven? Welke mate van zeggenschap willen we hebben over de uitvoering van de taken? De toetsing op bovenstaande onderdelen moet plaatsvinden in onderlinge samenhang. In bijlage 1 is een stroomschema opgenomen voor dit afwegingskader. Governance bij verbonden partijen

14 5 De keuze voor de juridische vorm van samenwerking Als er besloten is om over te gaan tot samenwerking is het van belang om te bepalen welke juridische vorm hiervoor het meest geschikt is. De meest eenvoudige vorm van samenwerking is overleg, op bestuurlijk of ambtelijk niveau. Deze vorm heeft enkel tot doel het uitwisselen van informatie of beleidsafstemming. We gaan hier niet verder op in. In hoofdstuk 2 hebben we al gezien dat de vorm waarin moet worden samengewerkt kan zijn voorgeschreven. Deze vorm moet dan worden toegepast. Als er een keuze is in de vorm moet naar de voor- en nadelen van de verschillende vormen gekeken worden. De aspecten die aan het eind van hoofdstuk 2 zijn behandeld helpen bij deze keuze. De vormen van samenwerking waar we mee te maken hebben zijn: Publiekrechtelijk Privaatrechtelijk Gemeenschappelijke regeling Vennootschap (NV/BV) Openbaar lichaam Stichting Bedrijfsvoeringorganisatie Vereniging Gemeenschappelijk orgaan Coöperatie Centrumgemeente Convenant/overeenkomst Regeling zonder meer Niet alle aangegeven samenwerkingsvormen leiden tot een verbonden partij. Zo leidt het alleen maar hebben van een subsidierelatie niet tot een verbonden partij. Ook als er geen eigen rechtspersoon is, is er geen sprake van een verbonden partij. Voor de besluitvorming over de keuze voor een juridische vorm van samenwerking is bewust gekozen voor deze ruimere weergaven. De keuze voor de juridische vorm is namelijk van belang omdat elke juridische vorm zijn eigen (wettelijke) vormvoorschriften en kenmerken heeft. Deze vormvoorschriften bepalen voor een belangrijk deel de mogelijkheden die een gemeente heeft om aan te sturen en te controleren. Als de juridische vorm goed aansluit op de manier waarop de gemeente de verbonden partij wil aansturen en controleren, wordt het gemakkelijker om een adequate governance in te richten. En omgekeerd, als de juridische vorm niet goed aansluit, bemoeilijkt dat de inrichting van een adequate governance. Overwegingen bij de keuze voor een juridische vorm Bij de keuze voor een juridische vorm spelen verschillende overwegingen die verband houden met de inrichting van governance een rol: De taken van de verbonden partij; De gewenste bestuurlijke afstand tussen gemeente en de verbonden partij; De rolverdeling opdrachtgever/klant en eigenaar; De gewenste slagkracht van het bestuur; De omvang van het financiële risico als eigenaar. In bijlage 3 worden de juridische vormen van de samenwerkingsverbanden beschreven. 12

15 6 Beoordeling inrichting van de governance In hoofdstuk 2 is uitgelegd waar het bij good governance om gaat. Maar hoe wordt dit nu toegepast. Afspraken over de inrichting van governance van een verbonden partij worden vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling of statuten. Deze afspraken kunnen dus worden gemaakt als de regeling wordt opgesteld of aangepast. Daarnaast kunnen we zelf ook maatregelen en voorzieningen treffen om de governance op een adequate wijze vorm te geven. Op basis van een checklist kan beoordeeld worden of er met alle aspecten die verband houden met de inrichting van een adequate governance rekening is gehouden. In bijlage 2 is deze checklist 2 opgenomen. 2 De checklist is overgenomen uit het boekwerk Gemeente Governance: Handboek verbonden partijen Twee voeten in één sok van Deloitte. 13 Governance bij verbonden partijen 2015

16 7 Risicoanalyse, toezicht en informatiebehoefte Onze verbonden partijen verschillen in (financiële) omvang en vorm. Hierdoor variëren ook de risico s sterk. Het toezicht op een verbonden partij en de informatiebehoefte van de raad ten aanzien van een verbonden partij verschillen hierdoor ook. Op basis van een risicoanalyse kan het risicoprofiel van een verbonden partij worden bepaald. Aan de hand van het risicoprofiel kan dan bepaald worden welk toezichtarrangement van toepassing is. Het toezichtarrangement dient binnen de organisatie om op basis van een risicoanalyse vorm en inhoud te geven aan de aansturing, het beheer en de control van de specifieke, financiële en bestuurlijke relatie. Het toezichtarrangement zorgt ervoor dat kansen en bedreigingen bij verbonden partijen tijdig worden gesignaleerd en dat hierop adequaat wordt gereageerd. We kennen drie soorten toezichtarrangementen verdeeld in een basis pakket, een pluspaket en pluspluspakket. 7.1 Risicoanalyse en indeling 3 Per verbonden partij wordt bepaald hoeveel bestuurlijk en financieel belang er is en hoeveel risico er wordt gelopen. Op basis van beide analyses wordt de verbonden partij geplaatst in het basis, plus of pluspluspakket. Financiële analyse De financiële analyse wordt uitgevoerd aan de hand van zes financieel georiënteerde vragen. Op basis van de antwoorden op deze vragen wordt het financiële belang en risico bepaald op laag, gemiddeld of hoog. Laag Gemiddeld Hoog 1. Omvang jaarlijkse financiële bijdrage < > Is het weerstandsvermogen van de verbonden partij toereikend? Volledig Deels Niet 3. Wat is het benodigde gemeentelijke weerstandsvermogen obv de risico s bij de verbonden partij? < > In hoeverre is de gemeente financieel aansprakelijk? Niet Gedeeltelijk Volledig 5. Is de organisatie in staat om financieel bij te sturen? Volledig Deels Niet 6. Is de bedrijfsvoering van de organisatie op orde? Ja Gedeeltelijk Nee 3 Gebaseerd op het Analyse en toezichtarrangement uit de nota verbonden partijen van de gemeente Dordrecht. 14

17 Bestuurlijke analyse De bestuurlijk (inhoudelijke) analyse wordt uitgevoerd aan de hand van zes inhoudelijke vragen. Op basis van de antwoorden op deze vragen wordt het bestuurlijk belang en risico ook bepaald op laag, gemiddeld of hoog. Laag Gemiddeld Hoog 1. In hoeverre komt het belang van Roerdalen overeen met het belang van de verbonden partij? Volledig Gedeeltelijk Minimaal 2. Is er invloed op de samenstelling van het bestuur? Ja Nee 3. Is Roerdalen vertegenwoordigd in het bestuur? Dagelijks bestuur Algemeen bestuur/overig Nee 4. Zijn er duidelijke afspraken over doelen en te leveren prestaties 5. Zijn er duidelijke afspraken over informatievoorziening? 6. In hoeverre zijn de te leveren prestaties van invloed op de realisatie van de gemeentelijke beleidsdoelstellingen? Ja Gedeeltelijk Nee Ja Gedeeltelijk Nee Minimaal Gemiddeld Maximaal Plaatsing in het Basis, Plus en Plusplus pakket Op basis van het financiële en het bestuurlijke belang en risicobepaling wordt de verbonden partij geplaatst in één van de pakketten. Dit gebeurt op basis van het hiernaast weergegeven model. Verbonden partijen die op beide vlakken laag scoren én partijen die slechts op één vlak gemiddeld scoren worden ingedeeld in het Basis pakket. Verbonden partijen die op beide vlakken gemiddeld scoren én partijen die slechts op één vlak hoog scoren worden ingedeeld in het Plus pakket. Tot slot worden de verbonden partijen die op beide vlakken hoog scoren ingedeeld in het Plusplus pakket. Governance bij verbonden partijen

18 7.2 Gemeentelijke sturing op verbonden partijen Het college draagt er zorg voor dat de gemeenteraad wordt voorzien van de benodigde sturingsinformatie. Het toezichtarrangement De ambtelijke organisatie werkt per verbonden partij op basis van het toezichtarrangement. Het toezichtarrangement geeft onder andere antwoord op de vragen die worden behandeld in de paragraaf verbonden partijen en de lijst verbonden partijen. Daarnaast maakt het inzichtelijk wanneer informatie wordt aangeleverd en over welke prestatieafspraken moet worden gerapporteerd. Het opstellen en uitvoeren van het toezichtarrangement is een belangrijke taak voor de verantwoordelijke afdeling. Het arrangement kan naast deze algemene onderdelen per verbonden partij specifieke doelstellingen voor de sturing op die partij bevatten. Dit hangt onder andere af van de aard van de taken die de verbonden partij voor de gemeente uitvoert. De inrichting van het toezichtarrangement is zodanig dat de gemeente te allen tijde adequaat geïnformeerd is over politiek-, beleidsmatig- en financieel relevante kwesties. Aangewezen ambtenaren zorgen dat zij conform het toezichtarrangement goed op de hoogte zijn van relevante ontwikkelingen bij de verbonden partijen. Zij doen dit op basis van documenten, maar staan waar nodig ook in contact met de verbonden partij, overige gemeenten en andere stakeholders. Het contact met de verbonden partij vraagt een mate van vertrouwen en een gezonde balans tussen geven en nemen. We werken daarom op basis van geïnformeerd vertrouwen en dragen bijvoorbeeld zorg voor open en tijdige communicatie, het wederzijds nakomen van afspraken, verwantschap en investeren in de relatie. Hiermee geven we bewust invulling aan de zogenaamde soft controls. De ambtenaar is zo instaat om de portefeuillehouder te voorzien van inhoudelijke adviezen in relatie tot het eigenaar- en opdrachtgeverschap. Variatie in sturing op basis van Basis, Plus en Plusplus pakketten De hierboven beschreven sturing is van toepassing op alle verbonden partijen. De sturing op verbonden partijen die zijn ingedeeld in de Plus en Plusplus pakketten is echter intensiever. Bij deze verbonden partijen wordt het ambtelijk en bestuurlijk contact geïntensiveerd en worden onder andere de prestaties, afspraken en risico s nauwlettender gevolgd. Deze intensivering van de sturing stelt het college bovendien in staat om de gemeenteraad accuraat en tijdig te informeren. Basis pakket Verbonden partijen waarbij de gemeente een lage bestuurlijke en financiële risico s loopt worden ingedeeld in het Basis pakket. De gemeenteraad wordt over verbonden partijen in dit pakket geïnformeerd bij de gemeentelijke begroting en jaarrekening. Dit gebeurt in de paragraaf verbonden partijen. De paragraaf verbonden partijen gaat in op de volgende hoofdvragen: Is er sprake van een (voorgenomen) verandering in de huidige relatie? Is er sprake van een (voorgenomen) verandering in de doelstelling van de verbonden partij? Is er sprake van een (voorgenomen) verandering in het voortbestaan en/of de eigenstandigheid als gevolg van fusie of integratie? Is er sprake van een afwijking van de voorgenomen of gerealiseerde activiteiten en prestaties? 16

19 Zijn er nieuwe risico s of ontwikkelingen in relatie tot het weerstandsvermogen? Is er sprake van nieuw of gewijzigd beleid bij de gemeente? Zijn de beoogde beleidsdoelstellingen gerealiseerd? Daarnaast worden per partij verbonden partij de verplichte onderdelen vanuit de BBV opgenomen: De naam en de vestigingsplaats; Het openbaar belang dat op deze wijze behartigd wordt; De veranderingen die zich hebben voorgedaan gedurende het begrotingsjaar in het belang dat de gemeente in de verbonden partij heeft; Het eigen vermogen en het vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het einde van het begrotingsjaar, en; Het resultaat van de verbonden partij. Indien, gelet op het tijdschema van het gemeentelijk proces voor het opstellen van de jaarstukken, (nog) geen definitieve jaarrekening van een organisatie beschikbaar is, dan wordt bij het opstellen van de paragraaf verbonden partijen en het overzicht van verbonden partijen uitgegaan van de meest recente prognoses voor de relevante gegevens. Daarnaast wordt de begroting van gemeenschappelijke regelingen ter zienswijze aan de gemeenteraad voorgelegd. Ook de (concept) jaarrekening wordt minimaal ter informatie voorgelegd. Bij enkele gemeenschappelijke regelingen wordt deze ook voor zienswijze voorgelegd. Dit is afhankelijk van de afspraken in de gemeenschappelijke regeling. Plus pakket Verbonden partijen waarbij de gemeente een gemiddeld bestuurlijk of financieel risico loopt worden ingedeeld in het Plus pakket. Aanvullend op het Basis pakket wordt de gemeenteraad ook bij de gemeentelijke halfsjaarsrapportage geïnformeerd over deze verbonden partijen. Daarnaast zal de bestuurlijke en ambtelijke overleg frequentie met deze verbonden partijen hoger zijn dan bij de partijen in het basispakket. Tot slot worden deze verbonden partijen ook periodiek geagendeerd in het college. Plusplus pakket Verbonden partijen waarbij de gemeente een hoog bestuurlijk en financieel risico loopt worden ingedeeld in het Plusplus pakket. Aanvullend op het Plus pakket wordt de bestuurlijke en ambtelijke overleg frequentie met deze verbonden partijen verder opgevoerd. Governance bij verbonden partijen

20 8 Algemene kaders bij verbonden partijen Op basis van de voorgaande hoofdstukken worden de volgende algemene kaders voorgesteld: Algemene kaders bij het aangaan van verbonden partijen 1. De gemeente participeert alleen in verbonden partijen indien het gaat om het uitvoeren van een taak die het publiek belang dient en wanneer betrokkenheid van de gemeente doelmatig is; 2. Bij de keuze om te participeren in een verbonden partij hanteert het college het afwegingskader zelf doen, uitbesteden of samen doen (zie hoofdstuk 4); 3. Bij het aangaan van een verbonden partij wordt in de besluitvorming aandacht geschonken aan: a. De rolverdeling tussen de rol van opdrachtgever/klant enerzijds en de rol van eigenaar anderzijds (zie paragraaf 2.1); b. de inrichting van de governance (zie hoofdstuk 6); c. het risicoprofiel van de verbonden partij (zie hoofdstuk 7); d. De benoeming van de leden in het algemeen en het dagelijks bestuur van een gemeenschappelijke regeling; 4. Een college- of gemeenteraadslid kan niet worden benoemd of voorgedragen als bestuurder van een BV, NV, stichting of coöperatieve vereniging; 5. In de statuten van de verbonden partij en de gemeenschappelijke regeling dient te worden bepaald dat de goedkeuring van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA) respectievelijk het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling is vereist voor besluiten aangaande belangrijke beleidswijzigingen of besluiten in afwijking van de begroting boven een door de verbonden partij vast te stellen plafond. Algemene kaders tijdens de uitvoeringsfase 6. In de begroting wordt in de paragraaf verbonden partijen, naast de wettelijk verplichte onderdelen, aangegeven: a. Welke specifieke ontwikkelingen zich voor doen ten aanzien van de bestaande verbonden partijen (zie hoofdstuk 7); b. Welke verbonden partijen er in het komend jaar geëvalueerd worden, waarbij in ieder geval gekeken wordt naar: i. De risico s die de gemeente loopt en of het risicoprofiel nog juist is; ii. Of de verbonden partij nog bijdraagt aan de gemeentelijke doelstellingen, en; iii. Of de uitgangspunten voor een adequate governance worden gehanteerd; 7. In de jaarrekening wordt in de paragraaf verbonden partijen, naast de wettelijk verplichten onderdelen, aangegeven: a. Welke specifieke ontwikkelingen zich hebben voorgedaan; b. Een samenvatting van de evaluaties die hebben plaatsgevonden; 8. Met de verbonden partijen die een rol hebben in de medebewindstaken worden jaarlijks afspraken gemaakt over de gegevens die aangeleverd moeten worden voor het horizontale toezicht; 9. Aan het begin van elke raadsperiode wordt bepaald hoe per verbonden partijen de eigenaars- en opdrachtgeversrol wordt ingericht. Hierbij wordt tevens de benoeming van 18

21 bestuurders in het dagelijks en algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regelingen meegenomen; 10. In het kader van toezicht op de verbonden partij stuurt de gemeente erop a. dat bestuurders, commissarissen, medewerkers en externe inhuurkrachten bij verbonden partijen ordentelijk worden betaald. Ordentelijk betekent: evenwichtig, consistent, transparant, maatschappelijk verantwoord, passend bij de functie en niet exorbitant. De Wet Normering Topinkomens (WNT) dient te worden toegepast; b. dat bij voordracht of benoeming van commissarissen of toezichthouders in de Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht (RvC of RvT) dit gebeurt op basis van een opgestelde profielschets. Een commissaris of toezichthouder kan maximaal twee periodes van elk vier jaar zitting hebben in een RvC of RvT. Hoofdregel is dat alleen gekwalificeerde buitenstaanders als kandidaat-commissaris worden voorgedragen; c. de verbonden partij zelf jaarlijks een inventarisatie maakt van de bedrijfsrisico s en op basis hiervan een vertaalslag maakt naar de omvang van het eigen vermogen. Algemene kaders met betrekking tot beëindiging van een verbonden partij 11. De verbonden partij wordt beëindigd indien de doelstellingen zijn bereikt, het publiek belang is verwezenlijkt of de verbonden partij niet langer bijdraagt aan dit publiek belang. 12. Bij het aangaan van nieuwe verbonden partijen wordt bij de oprichting ervan expliciet aandacht geschonken aan een exit strategie. Hierin wordt vastgelegd onder welke voorwaarden uittreding kan plaatsvinden. Governance bij verbonden partijen

22 Bijlage 1 Afwegingskader zelf doen, uitbesteden of samen doen Publiek belang? ja Wettelijke verplichting tot samenwerking? nee Gemeente specifieke taak? nee Bestuurlijke afweging: klantgerichtheid beslissingsbevoegdheid ja nee ja Aan de markt overlaten Samenwerking conform wettelijke verplichting Zelf doen Uitbesteden of samen doen of toch zelf doen Organisatorische afweging: kosten kwaliteit kwetsbaarheid ontkoppelbaar Risico s beheersbaar? Hoe goed kun je de prestaties omschrijven? Mate van zeggenschap? Zelf doen Samen doen Uitbesteden Karakteristieke: Volledige zeggenschap Vrijheid tot heroverweging Risico s voor uitvoering liggen bij gemeente Karakteristieke: Gedeelde verantwoordelijkheid Afhankelijk van juridische vorm is er: o Verschillen in vertegenwoordiging o Mate van zeggenschap o Vrijheid tot heroverweging o Sprake van financieel risico voor eventuele tekorten Karakteristieke: Geen vertegenwoordiging Inkoop Risico s voor uitvoering liggen bij externe partij Weinig zeggenschap over uitvoering Vrijheid tot heroverweging aanwezig binnen contracten 20

23 Bijlage 2 Checklist governance deelprocessen Deelproces Criteria Toelichting Rol Sturen Afspraken Zijn afspraken met en taken van de verbonden partij Opdrachtgever/ formeel vastgelegd in een contract? klant/eigenaar Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over de bijdrage van de verbonden partij aan de realisatie van de beleidsdoelstellingen? Is als doel van de verbonden partij in haar statuten vastgelegd het leveren van een bijdrage aan doelen van deelnemende gemeenten? Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over de beoogde aspecten van de producten of dienstverlening? Staan er afspraken in het contract over te leveren prestaties en financiering van de activiteiten? Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd rond risico s, risicoverdeling en de wijze waarop deze worden beheerst? Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over beïnvloedings-mogelijkheden? Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over eventuele tussentijdse evaluaties? Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over beëindiging van deelneming aan de verbonden partij? Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over frequentie en aard van de overlegstructuur? Informatie Meetbaarheid output Worden er eisen gesteld aan certificeren bedrijfsvoering? Zijn er afspraken over: - wanneer en hoe vaak de informatie moet worden geleverd? - aan wie de informatie moet worden geleverd? - welke informatie moet worden geleverd met betrekking tot de realisatie, met andere woorden: de inhoud van de rapportages? - evaluatie op basis van de geleverde informatie? Zijn er naast financiële afspraken ook meetbare kwalitatieve afspraken gemaakt over te leveren prestaties? Governance bij verbonden partijen

24 Deelproces Criteria Toelichting Rol Sturen Coördinatie Heeft de gemeente de mogelijkheid en bevoegdheid: Opdrachtgever/ - tot het geven van directe aanwijzingen bij de uitvoering? klant/eigenaar - tot het opstellen van richtlijnen voor de uitvoering van activiteiten waarvoor een bijdrage/subsidie wordt verstrekt? - tot het geven van opdrachten aan de instelling? - om aanvullende informatie op te vragen? - om een bestuurder te benoemen of te ontslaan? - tot vormgeving van de uitvoeringsprocessen? Escalatie In hoeverre zijn deze mogelijkheden wettelijk vastgelegd? Wie is financieel of bestuurlijk verantwoordelijk als het misgaat? (gemeente, verbonden partij, beide) Zijn er afspraken over de wijze waarop het risico wordt gedeeld? Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Zijn er afspraken gemaakt en vastgelegd over nietreguliere informatievoorziening van de verbonden partij aan de deelnemers als doelen van deelnemers niet gehaald dreigen te worden of financiële en andere risico s zich dreigen te manifesteren? Zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voldoende afgebakend? Is er sprake van een functiescheiding binnen de gemeenten tussen degene die beleidsmatig samenwerkt met de verbonden partij en degene die de rapportages beoordeelt en het college adviseert? Beheersen Informatiebeheer Is vastgelegd dat de verbonden partij moet rapporteren over de uitvoering? Opdrachtgever/ klant Ontvangt de gemeente periodiek tussenrapportages tav realisatie van beleidsdoelstellingen, prestatieafspraken, realisatie versus budget? Waarover moet gerapporteerd worden? (financiële informatie, operationele informatie, kengetallen over bedrijfsvoering, kengetallen over prestaties, rechtmatigheid, fiscale aangelegenheden) Is de gewenste detaillering en frequentie van rapporteren vastgelegd? Vinden evaluatiegesprekken plaats aan de hand van de rapportages? Is er sprake van incidentenmeldplicht? 22

25 Deelproces Criteria Toelichting Rol In hoeverre worden de aangeboden cijfers getoetst op juistheid, volledigheid en tijdigheid? Beheersen Borging van kennis Is de informatiebehoefte voor financiële middelen van ministeries afgestemd op de specifieke eisen van de ministeries? Zijn er voldoende formele afspraken over deling en borging van kennis? Opdrachtgever/ klant Zijn de taken van de verbonden partij ingebed in een afdeling van de gemeente? Beïnvloedingsmogelijkheden Heeft de gemeente voldoende kennis in huis om adequaat te reageren wanneer zich calamiteiten voordoen bij de verbonden partij? Heeft de gemeente voldoende mogelijkheden om in te grijpen wanneer zich afwijkgingen voordoen, zoals bij beëindiging van deelname? Eigenaar Is de gemeente bevoegd om bestuurders voor te dragen voor benoeming en ontslag? Risicomanagement Zijn de juridische bevoegdheden van het bestuur van de verbonden partij vastgelegd in bijvoorbeeld een directiestatuut? Beschikt de verbonden partij over een interne risicomanagementmethode waarbij risico s worden geïnventariseerd en geconsolideerd, inclusief de wijze waarop monitoring plaatsvindt? Interne organisatie Is vastgelegd wie verantwoordelijk is voor het risicomanagement? Heeft de gemeente voldoende kennis en expertise om tijdig dreigende ontsporingen bij de verbonden partij te onderkennen? Opdrachtgever/ klant Is er een adequate verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de organisatie? Zijn er integriteitregels in de vorm van een gedragscode met betrekking tot de onafhankelijkheid van commissarissen en account en de beloningsstructuur (tegengaan van zelfverrijking)? Is er een stelsel van interne controlemaatregelen om te kunnen toetsen of financiële rapportages betrouwbaar zijn en men zich aan de wetten en regels houdt? Governance bij verbonden partijen

26 Deelproces Criteria Toelichting Rol Wordt over de werking van interne controlemaatregelen gerapporteerd? Verantwoorden Inhoud Is er een interne audit om na te gaan in hoeverre volgens procedures wordt gewerkt? Waarover vindt verantwoording plaats? (resultaten van het beleid, doelmatigheid en rechtmatigheid van inzet van middelen) Opdrachtgever/ klant/eigenaar Wordt gecontroleerd in hoeverre de activiteiten zijn uitgevoerd binnen de beleidskaders? Bevat de verantwoordingsinformatie voldoende informatie voor het stuurproces? Effectiviteit en efficiency Externe informatiebehoefte Zie ook informatiebeheer bij het onderdeel beheersen. Heeft de gemeente voldoende zicht op effectiviteit en efficiëntie? - maakt de gemeente gebruik van benchmarks; - maakt de gemeente gebruik van externe audits als beleidsevaluatie en financiële doorlichting? Is de kwaliteit en kwantiteit van de externe informatiebehoefte duidelijk omschreven? Beoordeling opzet verantwoording Zijn er afspraken met betrekking tot: - tijdigheid, relevantie, volledigheid, getrouwheid en onderlinge vergelijkbaarheid van de informatie - voorschriften rond inhoud van verslaglegging, zowel financieel als beleidsmatig - frequentie van de informatie De verantwoordingsinformatie: - geeft inzicht in het gevoerde beleid - draagt bij aan de transparantie - ondersteunt toezicht - geeft voldoende informatie voor het stuurproces Administratie Wordt vaak en ad hoc om aanvullende informatie gevraagd? Is er sprake van een certificering van de informatie? Toezicht houden Onafhankelijke toezichthouder Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Is er een aparte accountantsverklaring voor de verbonden partij? Is er een onafhankelijke toezichthouder aanwezig? - algemene vergadering van aandeelhouders - algemeen bestuur - raad van toezicht Wat zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de toezichthouders? - de toezichthouders hebben mogelijkheden tot het nemen van corrigerende maatregelen Eigenaar 24

27 Deelproces Criteria Toelichting Rol - de toezichthouders hebben mogelijkheden tot het uitvoeren van sancties bij uitvoerende organisaties - de toezichthouders hebben mogelijkheden tot het ontslaan van bestuurders - de toezichthouders hebben mogelijkheden tot het goedkeuren van jaarrekening en begroting Toezicht houden Controle Toetsen Hoe is de relatie tot het realiseren van de beleidsdoelstellingen, handhaving van naleving van wettelijke voorschriften geregeld? - wordt voldaan aan de voorwaarden van spontane naleving - welk handhavingsysteem is of wordt gekozen: bestuurlijk, strafrechterlijk of privaatrechterlijk? - is het gekozen handhavingsysteem toegesneden op de inhoud van het beleid? - wie zijn belast met handhaving? - zijn zij daarop ingesteld? Beschikken de toezichthouders over de juiste informatie om te kunnen controleren: - hoe de organisatie presteert - of het bestuur goed functioneert - of de risico s goed worden gemanaged - of de financiële toestand solide is - of de organisatie in control is Wordt door de toezichthouders gerapporteerd en verantwoording afgelegd? Worden toezichthouders geëvalueerd op hun functioneren? Heeft de gemeente de mogelijkheid om toezichthouders te vervangen? Zijn accountantsrapporten beschikbaar? Zijn de oordelen rond toezicht van de provincie beschikbaar? Eigenaar Governance bij verbonden partijen

28 26 Bijlage 3 Overzicht juridische vormen samenwerkingsverbanden

29 Verbonden partijen Gemeenschappelijke regelingen Openbaar lichaam Beschrijving Voordelen Nadelen Risicoprofiel Dit is de meest uitgebreide vorm van een gemeenschappelijke regeling. Voor de meeste vormen van intergemeentelijke samenwerking wordt door gemeenten een regeling met een openbaar lichaam ingesteld. Voor uitvoerende taken is het openbaar lichaam vaak een relatief zware vorm, maar tot de wijziging van de WGR per wel noodzakelijk in verband met de rechtspersoonlijkheid. De kenmerken van openbaar lichaam zijn: - Eigen rechtspersoonlijkheid en kan zelfstandig deelnemen aan het private verkeer; - Gemeenten kunnen aan een openbaar lichaam behoudens enkele wettelijke uitzonderingen alle gemeentelijke taken en bevoegdheden overdragen; - Een openbaar lichaam heeft een verplicht voorgeschreven bestuursstructuur, bestaande uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter. Het algemeen bestuur kan bestuurscommissies instellen. Daarnaast kan elk bestuursorgaan andere commissies instellen; - De regeling dient informatie- en verantwoordingsbepalingen te bevatten; - Het bestuur stelt jaarlijks een begroting en een rekening vast. Afhankelijk van de bestuurlijke betrokkenheid is er invloed op de verbonden partij: AB beleidsmatige invloed met mogelijkheid tot sturing aan de voorkant DB sturing op uitvoering mogelijk Bijdrage ten behoeve van jaarlijkse activiteiten is een verplichte uitgave. Bij verlies zijn participerende gemeente verplicht in dit bij te leggen Besluitvorming kent lange procedures Hoe meer deelnemers, hoe beperkter de zeggenschap Financieel Hoog Bestuurlijk Hoog Bedrijfsvoeringorganisatie Beschrijving Voordelen Nadelen Risicoprofiel De bedrijfsvoeringorganisatie kan worden ingesteld voor ondersteunende processen en uitvoeringstaken, waarbij gemeenten willen samenwerken. De kenmerken van een bedrijfsvoeringorganisatie zijn: - Eigen rechtspersoonlijkheid en kan zelfstandig deelnemen aan het private verkeer; - Alleen het college van B&W kan deze vorm instellen, alleen taken op het gebied van bedrijfsvoering en eenvoudige uitvoerende taken kunnen worden overgedragen; - De bedrijfsvoeringorganisatie heeft maar één bestuursorgaan; - De regeling dient informatie- en verantwoordingsbepalingen te bevatten; - Het bestuur stelt jaarlijks een begroting en een rekening vast. Minder zware bestuursstructuur Bijdrage ten behoeve van jaarlijkse activiteiten is een verplichte uitgave. Bij verlies zijn participerende gemeente verplicht in dit bij te leggen Besluitvorming kent lange procedures Hoe meer deelnemers, hoe beperkter de zeggenschap Financieel Hoog Bestuurlijk Laag Governance bij verbonden partijen