Wat is bij de nieuw opgerichte collectieven een effectieve wijze van besturen?

Transcriptie

1 Wat is bij de nieuw opgerichte collectieven een effectieve wijze van besturen? Frans Huizenga 24 maart 2016

2 Invalshoeken: - Reflecteren op de eisen die het nieuwe systeem aan de bestuurlijke rol stelt - Proces centraal stellen - Ervaringen van andere (coöperatieve) verenigingen benutten

3 Opbouw: I. Voor en achter (het nieuwe subsidieproces met voor- en achterdeur) II. Boven en onder (relatie bestuur-uitvoering) III. Andere aandachtspunten

4 I. Voordeur en achterdeur Processchema uit het Plan van aanpak professionalisering collectieven

5 neergaande lijn achterdeur opgaande lijn voordeur Fasen van het beleidsproces herkenbaar: - Visieontwikkeling - Bepalen doelen - Keuze van de middelen (beheerplan) - Opdrachtformulering (beheerafspraken) - Uitvoering - Monitoring/toezicht (uitmondend in externe schouw)

6 Aandachtspunten (1) Betrokkenheid van uitvoerders aan de voorkant van het proces - De extra denkkracht van externen verbinden met het kunnen van de uitvoerders. op twee niveau s: - In de Algemene Vergadering: (principes) gebiedsaanvraag (democratisch grondpatroon van de coöperatie!) - Maar ook gedetailleerder en eerder: meedenken over specifieke doelen en middelen (beheermaatregelen) Proces van co-creatie creëren: betrokkenheid, draagvlak (uitvoerders zijn ook mede-ontwikkelaars) Gedeeld eigenaarschap: grondgedachte coöperatie

7 Aandachtspunten: (2) Projectmatig werken rond centrale doelen - Bijzonder soort coöperatie: beleidsinhoudelijke doelen centraal - Er moet geleverd worden (voordeur): focus, resultaatgericht Consequenties voor bestuurlijk functioneren: a. Onderscheid tussen (i) de centrale, beleidsinhoudelijke doelen en (ii) het randvoorwaardelijke beleid (financiën, administratie, personeel, communicatie, etc.). Bestuurlijke aansturing van (i) heeft consequenties voor werkwijze, samenstelling en taakverdeling. b. Scherpte in bestuurlijke rol gevraagd. Hoe zien bestuursleden zich? - Opdrachtgever - Projectleider - Uitvoerder

8 Uit: Plan van aanpak professionalisering collectieven projectorganisatie

9 II. Bestuur en uitvoering Aandachtspunt: collegiaal bestuur in relatie tot portefeuilles Een veel voorkomende pathologie : verkaveling van het beleid - Portefeuille betekent: bestuurder verantwoordelijk voor voorbereiding en uitvoering van zijn/haar dossiers - Agendering en rapportage door bestuurder in bestuur - Kennisvoorsprong al snel onoverbrugbaar - Non-interventie beginsel ontwikkelt zich Consequenties: zwak toezicht, samenhang onder druk Maar: formeel is elke bestuurder wèl verantwoordelijk voor het totale beleid

10 Bij professionalisering volgende ontwikkelrichting: - Bestuur als geheel is opdrachtgever (de voordeur met het beheerplan helpt hierbij) - Anderen (leden/externen) worden zo veel mogelijk als projectleiders ingezet (Besturen is activeren, betrekken. Bestuurders hoeven niet alles te weten of te kunnen: ze geven richting, zetten in werking, bewaken) - Bij voldoende schaalgrootte: coördinatie en daaraan gekoppelde integrale monitoring wordt zo veel mogelijk op een niveau onder het bestuur gelegd (bijv. gebiedscoördinator) Algemener geformuleerd: toenemende scheiding van bestuurstaak en operationele managementtaak - Deskundigheid van bestuursleden wordt wel benut: ieder bestuurslid is klankbord binnen zijn/haar aandachtsgebied(en).

11 Bij professionalisering volgende ontwikkelrichting: - Rapportage-momenten zijn strak geregeld via projectplannen of anderszins. (Bij voldoende schaalgrootte via integrale managementrapportage.) Bestuur houdt vinger aan de pols t.a.v. doelrealisering en randvoorwaarden. Hoofdlijnen bewaken en ingrijpen waar nodig. Niets overdoen. - Verantwoordelijkheid voor bestuurlijke agendering helder beleggen. (Bestuur behoeft uitkijkpost en poortwachter: heldere keuzen maken over rolverdeling bij agendering tussen voorzitter, secretaris, penningmeester, coördinator/directeur, houder van het aandachtsgebied, projectleiders). Algemene les: actieve opstelling voorzitter gewenst!

12 III. Andere aandachtspunten n.a.v. schriftelijk gestelde vragen Werving bestuurders - Van coöptatie naar open werving - Heldere en aansprekende profielschetsen - Aansprekende bestuursstijl (rolopvatting, tijdsbeslag, organisatiecultuur) - Door werkwijze een betrokken achterban gecreëerd: leden die willen doorstromen