EDUscope Administratie Werken met BRON

Transcriptie

1 EDUscope Administratie Werken met BRON EDUscope versie Bergerweg KD Sittard

2 1 INHOUD 2 Inleiding Communicatie met BRON Soorten berichten BRON Scherm BRON - Controle, Algemeen BRON - Controle, Administratie BRON - BRON communicatie, Goed te keuren BRON - BRON communicatie, Te versturen BRON - BRON communicatie, Verzonden BRON - BRON communicatie, Ontvangen BRON - Berichten, Per leerling BRON - Berichten, Registratie overzicht BRON - Berichten, Overig BRON - Onderhoud, Logboeken BRON - Onderhoud, Herinitialiseren Veelvoorkomende signalen Afkeursignalen Attentiesignalen Tips bij werken met BRON Regelmatig berichten versturen en ontvangen Uitschrijven of verwijderen Dubbele inschrijving Waarschuwingen in BRON overzicht Ambulante begeleiding Overige BRON gegevens EDUscope helpfunctie Wekelijks stappenplan Wanneer is uitwisseling met BRON noodzakelijk? Op welk moment dien ik uit te wisselen met BRON? Hoe wissel ik berichten uit met BRON? Mogelijke problemen bij de uitwisseling met BRON Ondersteuning

3 2 INLEIDING Een school kan m.b.v. EDUscope de administratie van de leerlingen met BRON uit te wisselen. Op basis van de gegevens die bij BRON zijn geregistreerd wordt onder andere de bekostiging vastgesteld die de school ontvangt. Het is dus van belang te zorgen voor een goede uitwisseling. Als de leerlingen eenmaal bij BRON geregistreerd zijn, hoeven daarna alleen nog maar mutaties aan BRON doorgegeven te worden. BRON staat voor Basisregister Onderwijs. Alle scholen en instellingen in Nederland in het voortgezet onderwijs (vo), het beroepsonderwijs en volwasseneneducatie (bve), het hoger onderwijs (hbo en wo) en alle scholen in het primair onderwijs (po) zijn aangesloten op BRON. De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) beheert BRON. Door gebruik te maken van het persoonsgebonden nummer (burgerservicenummer of onderwijsnummer) zijn leerlingen en studenten gemakkelijker te volgen. U wisselt leerlinggegevens uit met BRON om ervoor te zorgen dat de gegevens van uw leerlingen op een juiste manier in BRON geregistreerd worden. Deze gegevens gebruikt DUO voor het vaststellen van de bekostiging. Ook voor het ontwikkelen van onderwijsbeleid worden deze gegevens gebruikt. Er zijn verschillende partijen die gebruik kunnen maken van de gegevens in BRON. Meer info: 3

4 3 COMMUNICATIE MET BRON Bij het toevoegen van nieuwe leerlingen in EDUscope of bij het wijzigen van bepaalde gegevens bij reeds ingevoerde leerlingen, worden BRON-berichten aangemaakt. Deze berichten dienen naar BRON doorgestuurd te worden. Berichten worden automatisch door EDUscope gegenereerd en dienen alleen door u goedgekeurd te worden alvorens ze naar BRON verstuurd worden. U hoeft dus niet zelf na te gaan of er een bericht moet worden opgesteld bij een bepaalde leerlingmutatie. Alle communicatie met BRON verloopt via het scherm [Administratie - Leerlingen - BRON]. Het BRON-scherm is hiervoor ingedeeld in een aantal onderdelen. U kunt berichten, zij het dan wel per individuele leerling, ook bekijken en goedkeuren (niet versturen) via het scherm Leerlingen basis, tabblad Inschrijvingen. Vooraleer alle onderdelen uit het BRON scherm besproken worden, dient u eerst te weten welke soort berichten er zijn. Dat leest u nu. 4

5 3.1 SOORTEN BERICHTEN Afhankelijk van de aard van de gegevens, zijn diverse soorten berichten die vanuit EDUscope verstuurd kunnen worden. Bovendien kan BRON ook op eigen initiatief berichten naar uw school sturen. In EDUscope wordt ieder bericht getoond als een envelopje. Afhankelijk van het berichttype heeft zo n envelopje een bepaald symbool. De volgende berichttypes met bijbehorend symbool zijn mogelijk: Identificatie verzoek is een bericht dat opgesteld wordt als een leerling wordt aangemeld en/of ingeschreven, maar nog geen BRON gegevens heeft. De gegevens van deze leerling worden bij BRON gecontroleerd op juistheid (onder andere in de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA)). Als een Identificatieverzoek is goedgekeurd, staat de leerling nog niet formeel geregistreerd in BRON. Dat is pas het geval na een goedgekeurde Melding inschrijving. Melding inschrijving is een bericht dat opgesteld wordt als een leerling een (al dan niet nieuwe) inschrijving heeft met BRON gegevens en er treden wijzigingen op in de inschrijfgegevens (bijvoorbeeld gewicht, inschrijfdatum, culturele achtergrond, etc.). De gegevens van deze leerling worden gecontroleerd (onder andere in de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA). Al doet de naam anders vermoeden, maar ook bij het uitschrijven van een leerling wordt dit berichttype gebruikt. Wijzigen sleutelgegevens is een bericht dat opgesteld wordt als de sleutelgegevens van een leerling worden gewijzigd. Dit is het BSN of het onderwijsnummer, maar bijvoorbeeld ook de postcode. Verwijderen inschrijving wordt opgesteld als de BRON gegevens van een inschrijving worden verwijderd. Bij een wijziging van de inschrijfdatum van een inschrijving zal deze ook optreden (in combinatie met een melding inschrijving), zie verder. Verzoek registratie overzicht is een bericht dat door een gebruiker via registratie verzoek aangevraagd kan worden. Hiermee kan de school de status van een leerling bij BRON opvragen. Indien mogelijk wordt dit bericht in de berichtrijen van de leerling geplaatst. Indien dit niet mogelijk is dan komt een registratie verzoek in de Zonder bestemming lijst. Spontane mutatie is een bericht dat door BRON gestuurd kan worden indien er een mutatie is opgetreden waar de school van op de hoogte gesteld dient te worden (bijvoorbeeld het achterhalen van een sofinummer). Dubbele inschrijving is een bericht dat door BRON gestuurd kan worden als deze ontdekt dat een leerling op 2 (of meerdere) scholen tegelijk is ingeschreven. Indien dit het geval zal BRON net zolang dit bericht blijven versturen totdat het opgelost is. Wijziging inschrijving Dit is geen echt berichttype, maar een combinatie van een Verwijderen inschrijving en Melding inschrijving. Dit gecombineerde berichttype wordt enkel getoond als u de inschrijfdatum van een leerling aanpast, zowel naar voren als terug. In de communicatie met BRON wordt de leerling feitelijk eerst verwijderd en daarna direct ingeschreven met de nieuwe datum. Alhoewel dit vreemd lijkt, is dit toch conform de door BRON voorgeschreven specificaties. Behalve dat er diverse berichttypes zijn, kunnen berichten ook een bepaalde status hebben. De status geeft, bijvoorbeeld, aan of het bericht door u is goedgekeurd, is verzonden of hoe BRON dit bericht heeft beoordeeld. Dit kan zijn: 5

6 Er is een mutatie uitgevoerd bij een leerling waarvoor een bericht is opgesteld. Afhankelijk van de wijziging zal het een van de hierboven genoemde symbolen hebben. Initieel heeft het bericht nog geen status, totdat het door u is goedgekeurd. U heeft een bericht goedgekeurd. Bij de eerstvolgende verzending zal het bericht naar BRON worden gestuurd. Het bericht is gepauzeerd. U heeft een bericht willen versturen dat nog niet verstuurd kan worden, omdat er al een ander bericht voor deze leerling naar BRON is verstuurd. Dit bericht kan pas verstuurd worden als het andere bericht door BRON is beantwoord. Een bericht wordt ook gepauzeerd als het een leerling betreft die nog niet vier jaar is! Het bericht is verstuurd naar BRON heeft het bericht geaccepteerd voor verwerking. Het bericht is direct door BRON afgekeurd. Hoogstwaarschijnlijk vanwege een (kortstondige) netwerkstoring. Probeert u later nog eens te versturen. Lukt het na enkele dagen nog steeds niet, neem dan contact op met Unilogic. Het bericht is verstuurd, maar er is na een bepaalde tijd geen antwoord van BRON ontvangen over de verwerking van dit bericht. Bij een eerstvolgende wijziging bij deze leerling zal er een nieuw bericht worden opgesteld dat u kunt versturen. De meest voorkomende bericht-statussen zijn: BRON geeft aan dat het bericht is verwerkt en dat de inhoud van het bericht is geaccepteerd. BRON geeft aan dat het bericht is verwerkt en dat de inhoud van het bericht is geaccepteerd. Hierbij wel zijn opmerkingen geplaatst die u dient door te nemen! BRON geeft aan dat het bericht niet is verwerkt, omdat de inhoud een probleem bevat. Bekijk de aard van het probleem en probeer dit op te lossen. Hierna wordt automatisch een nieuw bericht gegenereerd dat u kun versturen. Let op: Alle berichten die u ontvangen heeft, dient u, zodra u er kennis van genomen heeft, af te handelen door ze als gelezen te markeren. Ze verdwijnen dan uit deze lijst. U voorkomt hiermee dat er een hele grote bak met berichten blijft staan, waardoor u door de bomen het bos niet meer ziet. Goedgekeurde berichten kunt u in principe zonder verdere kennisname markeren als gelezen. Berichten met een andere status kunt u beter eerst even bekijken en indien nodig verwerken, waarna u ze alsnog markeert als gelezen. Gelezen berichten kunt u altijd terugvinden bij de berichten per leerling. Ze verdwijnen dus niet. 6

7 4 BRON SCHERM Alle communicatie met BRON verloopt via het scherm [Administratie - Leerlingen - BRON]. Het BRON-scherm is hiervoor ingedeeld in een aantal onderdelen. Zodra de communicatie met BRON is gestart, is de indeling van dit scherm als in onderstaande afbeelding. Al deze onderdelen worden hierna afzonderlijk besproken. 4.1 BRON - CONTROLE, ALGEMEEN [Administratie - Leerlingen - BRON, onderdeel Controle - Algemeen] Dit onderdeel geeft u snel inzicht in de status van de communicatie met BRON, verdeeld over enkele categorieën. U kunt hier niets wijzigen. Zolang (of zodra) er problemen worden geconstateerd, zal de betreffende categorie met een rood kruis en een rode achtergrondkleur worden aangeduid. Zodra u deze problemen heeft opgelost zal dit onderdeel worden afgevinkt en ingeklapt en een groene achtergrond kleur krijgen. Door op de groene balk of op het pijltje rechtsboven te dubbelklikken, zal de informatie alsnog getoond worden. 7

8 Als een bepaalde categorie aandacht behoeft, maar er zijn geen problemen, dan is de achtergrondkleur geel. Een voorbeeld hiervan is als er bijvoorbeeld berichten zijn die nog moeten worden goedgekeurd of verstuurd. De volgende categorieën worden gecontroleerd: Controle administratie Bij de categorie Controle administratie ziet u een overzicht van de status van uw administratie. Er wordt aangegeven van hoeveel leerlingen de gegevens zijn gecontroleerd en bij hoeveel leerlingen waarschuwingen of fouten zijn aangetroffen. 1. Gegevens waarvan EDUscope al aangeeft dat ze foutief zijn, zullen sowieso niet doorgestuurd worden naar BRON. 2. Gegevens van leerlingen met waarschuwingen zullen wel worden verstuurd, maar verdienen wel extra aandacht. Het zou kunnen zijn dat de leeftijd op het moment van inschrijven nog geen 4 jaar is, of dat de ingevulde gegevens in de basisadministratie anders zijn als bij de BRON gegevens (die zullen worden verstuurd naar BRON), bijvoorbeeld andere gewichten of groepsinschrijvingen. Dit hoeft geen probleem te zijn, vandaar dat het slechts een waarschuwing is. Zie 3.2 voor meer informatie over het oplossen van deze conflicten of waarschuwingen. Controle instellingen Bij de categorie Controle instellingen ziet u of alle technische instellingen in orde zijn. Er worden 4 onderdelen gecontroleerd, te weten: 1. Het adres van BRON. Dit is een URL waar de berichten naartoe verstuurd worden. Deze URL is standaard al aanwezig in EDUscope. Mocht deze gewijzigd moeten worden, dan kunt u dat aanpassen via ApplicatieBeheer - Algemeen Instellingen (inloggen als master). Let op: Deze URL is al correct ingesteld. Pas deze URL alleen aan in overleg met Unilogic! Als u deze URL op eigen initiatief aanpast, zal de communicatie met BRON niet meer werken, hetgeen gevolgen kan hebben voor uw bekostiging. 2. De status van het certificaat. Het certificaat stelt u in via het menu Administratie - Scholen - Schoolinstellingen, tabblad BRON (inloggen als beheerder). 3. Het aanleverpuntnummer. Dit is een volgnummer dat alleen nodig als uw school meerdere locaties heeft met meerdere onafhankelijke administratiesystemen. Dit komt zelden voor. Normaliter is het aanleverpuntnummer 00. Neem contact op met BRON of Unilogic als u vermoedt dat u een extra aanleverpuntnummer nodig heeft. U stelt dit in 8

9 via het menu Administratie - Scholen - Schoolinstellingen, tabblad BRON (inloggen als beheerder). 4. BRON communicatie. Hier ziet u of de communicatie met BRON (tbv de Fase Aansluiting BRON) is gestart. Het feit dat u deze handleiding leest, betekent dat de BRONcommunicatie voor uw school al is gestart. Berichten goedkeuren U ziet of en hoeveel berichten nog goedgekeurd moeten worden. Zie verder voor meer informatie over het goedkeuren van berichten. Berichten versturen U ziet of en hoeveel berichten nog verstuurd moeten worden. Zie verder voor meer informatie over het versturen van berichten. Controle antwoorden U ziet of en hoeveel berichten nog door BRON beantwoord moeten worden en hoeveel beantwoorde berichten u nog moet afhandelen. Zie verder voor meer informatie over respectievelijk het controleren op antwoorden en afhandelen van berichten. Tip: Bij het openen van het scherm Administratie - Leerlingen - BRON wordt altijd het gedeelte Controle, Algemeen als eerste getoond. Dit verschaft u direct inzicht in de actuele status van EDUscope met betrekking tot de berichtenuitwisseling met BRON. 4.2 BRON - CONTROLE, ADMINISTRATIE [Administratie - Leerlingen - BRON, onderdeel Controle - Administratie] Het onderdeel Controle, Administratie geeft een gedetailleerd overzicht van alle eventuele waarschuwingen en/of fouten bij de leerlinggegevens in relatie met de uitwisseling met BRON. Het ziet er nu als volgt uit: 9

10 Dit onderdeel bestaat uit drie tabbladen: 1. Fouten. Hier worden de leerlingen getoond met foutieve gegevens. Meestal is dit het ontbreken van BRON gegevens van een leerling, die noodzakelijk zijn om met BRON te kunnen uitwisselen. Let op: Vaak staan hier leerlingen die tot nog toe de status aangemeld hebben, maar waarvan de inschrijfdatum inmiddels is gepasseerd. U dient de BRON gegevens van deze leerlingen zo snel mogelijk bij te werken en uit te wisselen met BRON. Klik hiervoor met de muis op de tekst Inschrijving (...), direct onder de naam van de leerling. 2. Waarschuwingen. In dit tabblad worden de leerlingen met waarschuwingen getoond. Bijvoorbeeld leerlingen waarvan de basisgegevens niet overeenkomen met de BRON gegevens of leerlingen die op de inschrijfdatum nog geen 4 jaar oud zijn. In principe kunt u waarschuwingen negeren. Het levert geen probleem op met de communicatie met BRON. Let op: Hier staan ook vaak aangemelde leerlingen waarvan de BRON gegevens nog niet zijn ingevuld en waarvan de inschrijfdatum nog in de toekomst ligt. U kunt deze gegevens dan alvast invullen, het bericht wordt dan automatisch verstuurd, zodra de inschrijfdatum gepasseerd is. Als u niets doet en de inschrijfdatum passeert, zal deze leerling worden getoond in het tabblad Fouten 3. Volledig overzicht. In dit overzicht worden alle leerlingen getoond. Ook de leerlingen waarvan de gegevens al correct zijn. U kunt hier: 1. Klik op de naam van een leerling om de Basisadministratie van deze leerling te openen, om eventuele mutaties in te voeren. 2. Klik op Inschrijving (onder de naam van de leerling) om direct de BRON gegevens van deze leerling te openen en bewerken. Dit zijn de gegevens zoals ze naar BRON zullen worden verstuurd. Nadat u gegevens heeft gewijzigd en u weer terugkeert in dit scherm, verschijnt een melding dat er gegevens gewijzigd kunnen zijn en de vraag om op Vernieuwen te klikken om het overzicht te actualiseren: Klik helemaal linksboven op de knop Vernieuwen om de eventueel bijgewerkte gegevens te tonen. 3. Selecteer een of meerdere leerlingen en klik op de knop Actualiseer om de BRON gegevens aan te vullen met de gegevens uit de basisadministratie en groepen. Let op: Het actualiseren zal alleen maar lukken als bij de schoolinstellingen de suggestie Culturele achtergrond is ingesteld. Tevens dient in het groepenoverzicht het Leerjaar bij alle leerlingen te zijn ingevuld. 4. Gebruik de knoppen Alles of Niets om direct alle (of geen) leerlingen te selecteren, waarbij u bij de knop Alles nog kunt kiezen om alleen leerlingen met een specifieke status te selecteren. 10

11 4.3 BRON - BRON COMMUNICATIE, GOED TE KEUREN [Administratie - Leerlingen - BRON, onderdeel BRON communicatie - Goed te keuren] Als er berichten zijn gegenereerd, hetgeen EDUscope automatisch doet als dat nodig is, wordt dit bericht in 4 fases vanuit EDUscope naar BRON gestuurd en weer terug. Deze 4 fases vindt u in het BRON scherm bij het onderdeel BRON communicatie. In de eerste fase is keurt u de berichten goed. Alleen door u goed gekeurde berichten worden naar BRON gestuurd. Dit is handig als u een fout heeft gemaakt en niet wilt dat deze mutatie naar BRON wordt gestuurd. U kunt de fout dan herstellen, waarna het bericht verdwijnt of wordt aangepast. In principe horen alle berichten naar BRON verstuurd te worden en dienen dus door u te worden goedgekeurd. Via dit onderdeel behoudt u echter zelf controle op welke berichten verstuurd zullen gaan worden. Aan het symbool op het envelopje welk type bericht het is. U ziet tevens wanneer het bericht is opgesteld, het type van het bericht en de leerling waarvoor het bericht is opgesteld. U kunt hier: 1. Het bericht bekijken. 11

12 Selecteer een bericht en klik op de knop Bericht bekijken. Als u een bericht bekijkt, verschijnt er een venster bestaande uit de tabbladen Algemene informatie en Details. Bij de details ziet u precies welke informatie wordt verstuurd naar BRON. 2. Berichten goedkeuren. Selecteer één of meerdere berichten (d.m.v. SHIFT of CTRL) en keur ze goed via de knop Berichten goedkeuren. Als u een bericht heeft goedgekeurd, zal het verdwijnen uit deze lijst en verschijnen bij het onderdeel Te versturen. 3. Berichtopties openen. Selecteer een bericht en klik er met de rechtermuisknop op. Er verschijnt een contextmenu met daarin de volgende opties: Bericht bekijken. Hiermee kunt u het bericht bekijken. Berichten goedkeuren. Hiermee keurt u de geselecteerde berichten goed. Leerling bekijken. Hiermee kunt u het Leerling-basis scherm openen, om gegevens van de leerling te bekijken. BRON inschrijving bekijken. Hiermee opent u direct de BRON gegevens van de leerling. 12

13 4.4 BRON - BRON COMMUNICATIE, TE VERSTUREN [Administratie - Leerlingen - BRON, onderdeel BRON communicatie - Te versturen] Berichten die zijn goedgekeurd zitten in fase 2 en ziet u terug bij BRON communicatie, Te versturen. Aan het symbool op het envelopje ziet u welk type bericht het is (zie 2.1 voor uitleg over deze symbolen). Aan de status van het bericht ziet u dat het is goedgekeurd om te versturen. Verder kunt u zien wanneer het bericht is goedgekeurd, het type van het bericht en de leerling waarvoor het bericht is opgesteld. U kunt hier: 1. Het bericht bekijken. Selecteer een bericht en klik op de knop Bericht bekijken. Als u een bericht bekijkt, verschijnt er een venster bestaande uit de tabbladen Algemene informatie en Details. Bij de details ziet u precies welke informatie wordt verstuurd naar BRON. 13

14 2. Berichten versturen. Klik op de knop Berichten nu versturen om de berichten naar BRON te versturen. U hoeft van te voren geen berichten te selecteren. Alle berichten zullen worden verstuurd. Bevestig dit door bij onderstaande melding op Ja te klikken. De berichten worden op de achtergrond automatisch verstuurd. Dit wordt in een melding aan u getoond (die u ook tijdens het versturen al mag sluiten). U kunt hierna gewoon verder werken in EDUscope. Zolang er berichten verstuurd (of ontvangen) worden, wordt de voortgang hiervan in de linkeronderhoek getoond. 14

15 3. Berichtopties openen. Selecteer een bericht en klik er met de rechtermuisknop op. Er verschijnt een contextmenu met daarin de volgende opties: Bericht bekijken. Hiermee kunt u het bericht bekijken. Leerling bekijken. Hiermee kunt u het Leerling-basis scherm openen, om gegevens van de leerling te bekijken. BRON inschrijving bekijken. Hiermee opent u direct de BRON gegevens van de leerling. Berichten die zijn verstuurd, worden verplaatst naar het onderdeel Verzonden. Let op: Vanwege netwerkstoringen of andere storingen zou het versturen van een bericht kunnen mislukken. Het bericht blijft dan staan bij Berichten, Te versturen. Probeer het dan later nog eens. Mocht het na enkele dagen nog niet lukken om het bericht te versturen, neem dan contact op met Unilogic. Let op: Soms kan een bericht niet verstuurd worden, omdat er al een ander bericht voor deze leerling naar BRON is verstuurd. Het tweede bericht kan pas worden verstuurd, nadat het andere bericht door BRON is beantwoord. Het laatste bericht krijgt dan de status Gepauzeerd, zodat u direct herkend dat dit bericht om deze reden niet verstuurd kan worden (en bijvoorbeeld niet vanwege een storing). Een gepauzeerd bericht heeft het volgende icoontje: 15

16 4.5 BRON - BRON COMMUNICATIE, VERZONDEN [Administratie - Leerlingen - BRON, onderdeel BRON communicatie - Verzonden] U kunt hier: 1. Een bericht bekijken. Alle berichten die u heeft verstuurd, gaan naar fase 3 en staan bij het onderdeel BRON communicatie, Verzonden. Van ieder bericht dat is verstuurd wordt direct een ontvangstbevestiging door BRON teruggestuurd. Zodra berichten bij dit onderdeel Verzonden staan, is deze ontvangstbevestiging correct ontvangen (en was het bericht dus ook correct verstuurd). Als er geen ontvangstbevestiging door BRON is verstuurd, blijft het bericht bij het onderdeel Te versturen staan. Meestal duurt het enkele minuten tot een dagdeel voordat BRON een antwoord geeft op een door u verstuurd bericht. Maar in uitzonderlijke gevallen kan dit ook enkele dagen of weken duren. U dient daarom regelmatig (minimaal eens per twee weken, maar liever zelfs eens per week!) te controleren of er antwoorden klaar staan bij BRON! Selecteer een bericht en klik op de knop Bericht bekijken. U kunt dan onder meer de inhoud van het bericht bekijken alsmede de aanmaak- en verstuurdatum. 2. Controleren of berichten beantwoord zijn. Klik onderaan op de knop Nu controleren op antwoorden om na te gaan of BRON antwoorden heeft klaargezet op eerder door u verstuurde berichten. Als dat het geval is, worden deze berichten binnengehaald. Let op: Er kunnen ook berichten worden verstuurd door BRON, zonder dat u daarvoor een initieel bericht naar BRON had gestuurd. Dit heet dan een spontane mutatie. Dit kan bijvoorbeeld optreden als BRON een BSN van een leerling heeft kunnen achterhalen, als u dat niet had ingevuld. Indien berichten zijn beantwoord, verdwijnen ze uit deze lijst. Ze worden verplaatst naar het onderdeel Ontvangen. Daar dient u zich op de hoogte te stellen van de inhoud van het bericht (en dus het antwoord van BRON). 3. Berichtopties openen. Selecteer een bericht en klik er met de rechtermuisknop op. Er verschijnt een contextmenu met daarin de mogelijkheid om het bericht te bekijken. 16

17 4.6 BRON - BRON COMMUNICATIE, ONTVANGEN [Administratie - Leerlingen - BRON, onderdeel BRON communicatie - Ontvangen] In de laatste fase 4 ziet u welke berichten u ontvangen heeft van BRON. Deze berichten staan bij BRON communicatie, Ontvangen. Aan het symbool op het envelopje ziet u welk type bericht het is (zie 2.1 voor uitleg over deze symbolen). Belangrijk is de status van het bericht. Ieder bericht dat is binnengekomen, dient u te controleren. Zeker als het een afgekeurd bericht is. U controleert de inhoud door het bericht te bekijken. U kunt hier: 1. Een bericht bekijken. Selecteer een bericht en klik op de knop Bericht bekijken. Bij het bekijken van het bericht ziet u in het tabblad Algemene informatie een samenvatting van het bericht met, indien van toepassing, het signaal dat BRON als antwoord heeft gegeven op dat bericht. Dit signaal verschaft u inzicht in de status van het bericht. In het tabblad Details ziet u precies welke informatie wordt verstuurd naar BRON of welke gegevens zijn teruggestuurd. Vooral indien een bericht is afgekeurd, dient u na te gaan wat er fout is. Ook dat doet u door de algemene en detail informatie van het bericht te bekijken. Waar nodig brengt u aanpassingen aan in de administratieve gegevens van de leerling. Hierna zal er een nieuw bericht worden gemaakt dat opnieuw verstuurd moet worden. Het proces herhaalt zich dan. 2. Berichten markeren als gelezen. Nadat u het bericht heeft bekeken, kunt u het afhandelen. Klik op de knop Berichten afhandelen. De geselecteerde berichten zullen worden verplaatst naar het onderdeel Berichten, Per leerling. Let op: Alle berichten die u ontvangen heeft, dient u, zodra u er kennis van genomen heeft, af te handelen door ze als gelezen te markeren. Ze verdwijnen dan uit deze lijst. U voorkomt hiermee dat er een hele grote bak met berichten blijft staan, waardoor u door de bomen het bos niet meer ziet. Goedgekeurde berichten kunt u in principe zonder verdere kennisname markeren als gelezen. Berichten met een andere status kunt u beter eerst even bekijken en indien nodig verwerken, waarna u ze alsnog markeert als gelezen. Gelezen berichten kunt u altijd terugvinden bij de Berichten, Per leerling. Ze verdwijnen dus niet. 3. Door te klikken op de knop Nu controleren op antwoorden kunt u nagaan of BRON antwoorden heeft klaargezet op eerder door u verstuurde berichten. Als dat het geval is zullen deze berichten automatisch worden binnengehaald. 17

18 Let op: Er kunnen ook berichten worden verstuurd door BRON, zonder dat u daarvoor een initieel bericht naar BRON had gestuurd. Dit heet dan een spontane mutatie. Dit kan bijvoorbeeld optreden als BRON een BSN van een leerling heeft kunnen achterhalen. 4.7 BRON - BERICHTEN, PER LEERLING [Administratie - Leerlingen - BRON, onderdeel Berichten - Per leerling] Nadat een bericht alle vier de fases van het versturen en weer ontvangen heeft doorlopen en u het ontvangen bericht als gelezen heeft gemarkeerd, kunt u het bericht nog terugvinden bij de Berichten, Per leerling. In dit onderdeel ziet u een overzicht van alle berichten van alle leerlingen, ongeacht de status en type van het bericht. In EDUscope heet dit de Berichtenrij van een leerling. In principe wordt van iedere leerling alleen het laatste bericht getoond. U kunt natuurlijk ook alle eerdere berichten bekijken. In dit overzicht ziet u direct bij welke leerlingen nog uitwisseling met BRON vereist is en natuurlijk bij welke leerlingen alles in orde is. Dit wordt weergegeven in de verticale balk tussen de namen en berichten van leerlingen. De kleuren of symbolen in deze balk geven de status van de leerling aan. Als de kleur groen is, is de status van de betreffende leerling(en) in orde. Er is op dit moment dus geen verdere uitwisseling met BRON vereist. Als er twee pijltjes staan, is er wel nog uitwisseling vereist. Bijvoorbeeld omdat het laatste bericht van een leerling is afgekeurd. Ook leerlingen waarvan alleen nog een Identificatieverzoek is verstuurd, zullen deze status hebben. De leerling is dan namelijk nog niet formeel bij BRON geregistreerd. Dat gebeurt pas na een Melding inschrijving.. 18

19 Als een leerling een dubbele inschrijving heeft, dan overlapt de inschrijfdatum van de leerling op uw school met de inschrijfdatum van deze leerling op een andere school. Dit is niet toegestaan en zal moeten worden opgelost. U kunt hier: 1. Een bericht bekijken. Selecteer een bericht en klik op de knop Bericht bekijken. In het tabblad Algemene informatie ziet u een samenvatting van het bericht met, indien van toepassing, het signaal dat BRON als antwoord heeft gegeven op dat bericht. Dit signaal verschaft u inzicht in de status van het bericht. In het tabblad Details ziet u precies welke informatie wordt verstuurd naar BRON of welke gegevens zijn teruggestuurd. 2. Filteren op berichten. In uw analyse van berichten is het soms handig om alleen bepaalde berichten te tonen. Zo kunt u bijvoorbeeld filteren op alleen afgekeurde berichten, of alle berichten die deze week ontvangen of verstuurd zijn. Tevens kunt u op- of aflopend sorteren op leerling naam of specifiek naar een leerling zoeken. Klik hiervoor grijze balk Leerling, Berichtenrij of het stuk boven de statussen. Deze balk licht dan geel op en er verschijnt een context-menu. Zie ook onderstaande afbeeldingen: Filteren op berichtstatus: Filteren op te ondernemen actie: 19

20 Sorteren of zoeken op naam: 3. Bij leerlingen met een dubbele inschrijving verschijnt een telefoontje. U dient contact op te nemen met de andere school om na te gaan wie deze dubbele inschrijving heeft veroorzaakt. Zorgt u ervoor dat de inschrijfdatum op de nieuwe school altijd begint op de dag na de uitschrijving op de oude school. Hier mag dus geen overlap in zitten. Als u met de muis op het telefoontje gaat staan, licht er een schermpje op met de contact informatie van de andere school. 4. Klik op het zwarte pijltje om de volledige berichtenrij van een leerling te bekijken. De berichtenrij van een individuele leerling kunt u overigens ook bekijken in de basisadministratie van een leerling, bovenaan in het tabblad Inschrijvingen. 4.8 BRON - BERICHTEN, REGISTRATIE OVERZICHT [Administratie - Leerlingen - BRON, onderdeel Berichten - Registratie overzicht] Periodiek is het wenselijk om vast te stellen dat de registraties in BRON overeenkomen met de registratie in EDUscope. Het elektronisch berichtenverkeer kan nog zo goed bedacht en afgestemd worden, er kunnen incidenteel altijd afwijkingen optreden. Eventuele verschillen tussen EDUscope en BRON kunnen worden gesignaleerd door een Verzoek registratie overzicht uit te voeren. Het registratieverzoek kan ook worden gebruikt om te controleren welke leerlingen allemaal bij BRON zijn geregistreerd. Zo kunt u dat aantal leerlingen vergelijken met het aantal leerlingen dat in EDUscope is geregistreerd op een bepaald moment. Het verzoek registratie overzicht kan per school, vestiging of leerling worden aangevraagd. 20

21 U kunt hier: 1. Een registratie verzoek aanvragen. Klik op de knop Aanvragen. Het volgende schermpje verschijnt: 2. Vul de peildatum in waarvoor u het registratieoverzicht wilt aanvragen. 3. Kies of u het overzicht voor de Gehele school, een Vestiging of een Leerling wilt aanvragen. 4. Klik op Aanvragen om het verzoek te doen. Er zal een bericht worden opgesteld dat bij BRON communicatie, Te versturen geplaatst wordt. Daar dient u dit bericht op de gebruikelijke wijze te versturen. 5. Het verzoek registratie overzicht blijft staan in dit scherm. Aan de berichtstatus kunt u zien of het bericht nog verstuurd moet worden, al verzonden is of al beantwoord is. Zie onderstaande afbeelding. 6. Als het Verzoek registratie overzicht is beantwoord, kunt u hierop dubbelklikken om de inhoud te bekijken. Tip: Het bekijken van een registratieoverzicht geeft waardevolle informatie over de leerlingen van uw school die bij BRON zijn gemeld. 21

22 Maximaliseer dit scherm voor een beter overzicht. Voor iedere leerling kunnen twee groene bolletjes staan. Indien het 1e bolletje groen is, staat de leerling in EDUscope (E). Indien het 2e bolletje groen is, staat de leerling in BRON (B). In een ideale situatie staan bij alle leerlingen dus twee groene bolletjes. Indien dit niet het geval is, dient u na te gaan wat er verkeerd is en dit te corrigeren. Deze leerlingen staan onderaan in het overzicht. Indien er verschillen zijn aangetroffen tussen gegevens in EDUscope en in BRON wordt dit met een rood driehoekje aangeduid. Door hier met de muiscursor naar te navigeren, lichten er verdere details op met betrekking tot deze verschillen. Verschillen in naam zijn niet relevant om aan te passen. In de laatste kolom worden het aantal Indicaties getoond. Ook hier worden eventuele verschillen tussen EDUscope en BRON met een rood driehoekje aangeduid. Indien een leerling wel in BRON staat (groen bolletje bij in kolom B) en niet in EDUscope (geen bolletje bij E) dan heeft u deze leerling wellicht verwijderd uit EDUscope (omdat de leerling misschien nooit is komen opdagen), maar verzuimd om eerst de BRON inschrijving te verwijderen. Aangezien de leerling nu niet meer in EDUscope staat kan dit laatste ook niet meer. U dient de leerling dan handmatig te verwijderen uit BRON. Dit kan door in het registratieoverzicht met de rechtermuisknop op de leerling te klikken en te kiezen voor de optie Opstellen handmatig verwijderen bericht. 22

23 4.9 BRON - BERICHTEN, OVERIG [Administratie - Leerlingen - BRON, onderdeel Berichten - Overig] Bij het onderdeel Overig staan alle berichten die EDUscope niet kan koppelen aan een leerling. De meest voorkomende redenen hiervoor zijn dat een leerling door u uit EDUscope is verwijderd, maar wel nog in BRON staat. Of dat uw school meerdere locaties heeft, waardoor berichten die eigenlijk voor de andere locatie bedoeld zijn ook naar uw locatie zijn gestuurd. Probeer altijd te achterhalen voor welke leerling dit bericht bestemd is en wat de aard van het bericht is. Doe dit door het bericht te bekijken. U kunt hier: 1. Een bericht bekijken. Selecteer een bericht en klik op de knop Bericht bekijken. U dient trachten te achterhalen over welke leerling dit bericht gaat en hoe de inhoud van het bericht afgehandeld moet worden. In het tabblad Algemene informatie ziet u een samenvatting van het bericht met, indien van toepassing, het signaal dat BRON als antwoord heeft gegeven op dat bericht. Dit signaal verschaft u inzicht in de status van het bericht. In het tabblad Details ziet u precies welke informatie wordt verstuurd naar BRON of welke gegevens zijn teruggestuurd. 2. Een leerling handmatig verwijderen. Indien een leerling wel in BRON staat, maar niet in EDUscope en als deze leerling voor uw school ook niet bij BRON geregistreerd dient te zijn, dan moet deze leerling bij BRON verwijderd worden. Aangezien de leerling niet in EDUscope staat, kan dat niet op de reguliere wijze door de BRON inschrijving te verwijderen, waardoor een bericht Verwijderen inschrijving wordt opgesteld. U kunt de leerling dan alleen handmatig te verwijderen. Klik op de knop Handmatig verwijderen. Het volgende schermpje verschijnt: Vul de verplichte velden BSN of Onderwijsnummer, Geboortedatum, Geslacht en Inschrijfdatum in, zodat met zekerheid de juiste leerling bij BRON wordt verwijderd. Klik op de knop Aanvragen. Er wordt een bericht opgesteld dat bij het onderdeel BRON communicatie, Te versturen wordt geplaatst. Dit bericht dient u op de reguliere wijze te versturen. 23

24 4.10 BRON - ONDERHOUD, LOGBOEKEN [Administratie - Leerlingen - BRON, onderdeel Onderhoud - Logboeken] Bij het onderdeel Onderhoud, Logboeken ziet u het logboek van alle communicatie. Hierin staan technische gegevens van de berichten die zijn verstuurd en ontvangen. Dit kan gebruikt worden om te achterhalen wat de oorzaak is als er fouten optreden in de communicatie met BRON. In deze logboeken staat geen inhoudelijke informatie over de leerling. U kunt het logboek ter kennisgeving bekijken. U kunt hier geen specifieke acties uitvoeren. U kunt hier: 1. Het logboek van het uitgaande berichtenverkeer bekijken, via het tabblad Verstuur logboek. 2. Het logboek van het inkomende berichtenverkeer bekijken, via het tabblad Ontvang logboek. 24

25 4.11 BRON - ONDERHOUD, HERINITIALISEREN [Administratie - Leerlingen - BRON, onderdeel Onderhoud - Herinitialiseren] EDUscope genereert automatisch berichten, zodra dat nodig is op basis van uitgevoerde administratieve handelingen. Via dit onderdeel Herinitialiseren kunt u altijd handmatig controleren of daadwerkelijk alle benodigde berichten zijn klaargezet. Er wordt dan een geforceerde controle uitgevoerd en eventueel nog niet gegenereerde berichten worden alsnog gemaakt. U kunt hier: 1. Klik op Starten om voor alle leerlingen te controleren of er berichten moeten worden gegenereerd. 2. Indien er nieuwe berichten zouden worden gegenereerd, dan verschijnen deze het onderdeel Berichten - Goed te keuren. U dient deze berichten dan net zoals normaal goed te keuren alvorens ze te versturen. Tip: Wanneer gebruikt u deze functie? Normaliter zult u deze functie zelden of nooit uit hoeven te voeren. Mocht u echter een leerlingmutatie hebben uitgevoerd waarbij u een nieuw bericht verwacht en dat bericht wordt niet automatisch door EDUscope gemaakt, dan kunt u hiermee een geforceerde controle uitvoeren. Het kan in ieder geval geen kwaad als u deze functie uitvoert. 25

26 5 VEELVOORKOMENDE SIGNALEN 5.1 AFKEURSIGNALEN In EDUscope aangeduid met Signaal 303 Signaal 303: Er ontbreekt een voorkomen van de gegevensgroep Datum plaatsing leerjaar/groep waarvan de ingangsdatum gelijk is aan de inschrijfdatum Datum Signaal 303: Er ontbreekt een voorkomen van de gegevensgroep Datum ingang gewicht waarvan de ingangsdatum gelijk is aan de inschrijfdatum Datum Signaal 303: Er ontbreekt een voorkomen van de gegevensgroep Datum ingang indicatie bekostiging waarvan de ingangsdatum gelijk is aan de inschrijfdatum Datum Te ondernemen actie: Klik met de rechtermuisknop op de leerling en ga naar de BRON gegevens. Controleer of de startdatum van plaatsing in het leerjaar (1e plaatsing, bovenaan in onderdeel leerjaar en groep) overeenkomt met de inschrijfdatum van de leerling, zoals vermeld in het bericht. In feite dienen de drie data in het BRON scherm (Leerjaar en groep, Bekostiging en Gewichtregeling) altijd gelijk te zijn aan de inschrijfdatum! Signaal 753 Let op: BRON hanteert een peildatum van 1 augustus Van alle kinderen die op deze peildatum staan ingeschreven, dienen de data bij Leerjaar en groep, Bekostiging en Gewichtregeling minimaal vanaf deze peildatum (of eerder) te zijn ingevuld. Voor alle kinderen die pas na die datum zijn ingeschreven, dient dit vanaf hun inschrijfdatum het geval te zijn. Signaal 753: De combinatie sofi-nummer, geboortedatum, geslacht en postcode is niet juist Te ondernemen actie: Eén of meerdere elementen van bovenstaande gegevens zijn niet juist. Controleer deze gegevens, eventueel met hulp van de desbetreffende ouders. 5.2 ATTENTIESIGNALEN In EDUscope aangeduid met Signaal 755 Signaal 755: Het sofi-nummer is achterhaald via de GBA Te ondernemen actie: Vul het door BRON meegestuurde sofinummer in bij de betreffende leerling (Zie: Administratie - Leerlingen - Leerlingen basis, tabblad Extra). Signaal 757 Signaal 757: BRON heeft aan deze persoon een onderwijsnummer toegekend Te ondernemen actie: Vul het door BRON meegestuurde onderwijsnummer in bij de betreffende leerling (Zie: Administratie - Leerlingen - Leerlingen basis, tabblad Onderwijs/verzekering). Signaal 770 Signaal 770: De postcode volgens instelling in de sleutelgegevens komt niet overeen met de postcode volgens GBA 26

27 Te ondernemen actie: Het adres dat geregistreerd staat in EDUscope wijkt af van het adres volgens de GBA. Dit komt bijvoorbeeld voor als de ouders van de leerling gescheiden zijn, de leerling volgens de GBA op het adres van de vader woont, maar in de praktijk bij de moeder woont. Controleer deze gegevens, eventueel met hulp van de desbetreffende ouders. 27

28 6 TIPS BIJ WERKEN MET BRON Hier ziet u een overzicht van enkele interessante tips met betrekking tot de berichtenuitwisseling met BRON. 6.1 REGELMATIG BERICHTEN VERSTUREN EN ONTVANGEN U wordt aangeraden om na leerling mutaties nieuwe berichten zo snel mogelijk te versturen. De bekostiging van uw school wordt bepaald aan de hand van de gegevens zoals die bij BRON zijn geregistreerd. U bent verplicht om wijzigingen binnen twee weken te melden bij BRON. De datums en termijnen voor het verstrekken van de gegevens staan in artikel 4, eerste lid van de Regeling structurele gegevenslevering WPO/WEC. (bron: kennisbank BRON op Controleer liefst iedere week (maar minimaal eens per twee weken!) of er door BRON berichten naar uw school gestuurd zijn. Ook al verwacht u geen berichten, BRON kan ook spontane mutaties doorsturen waarvan u zich in kennis moet stellen. 6.2 UITSCHRIJVEN OF VERWIJDEREN Sommige gebruikers vergissen zich in het uitschrijven of verwijderen van een leerling. Verwijderen: U verwijdert een leerling alléén, als deze in EDUscope is ingevoerd, maar uiteindelijk nooit op school heeft gezeten (bijvoorbeeld vanwege een wachtlijst en latere verhuizing, voordat de inschrijving actief zou worden). U gebruikt dan de Verwijderknop bij Administratie - Leerlingen - Leerlingen basis. Let op: Als een dergelijke leerling ook al door u was geregistreerd bij BRON, dient u eerst de BRON inschrijving van deze leerling te verwijderen (dit doet u met het rode kruis, bovenaan in het betreffende scherm). 28

29 Hierna wordt er een bericht opgesteld dat u naar BRON dient te versturen. Pas als dat bericht is goedgekeurd, dient u de leerling te verwijderen uit EDUscope. Als u dit niet doet, dan heeft u de leerling wel verwijderd uit EDUscope, maar staat deze bij BRON nog steeds op uw school geregistreerd. Uitschrijven: U schrijft een leerling uit als deze daadwerkelijk op school heeft gezeten, ook al is het maar voor één dag geweest en ook al valt 1 oktober niet in de ingeschreven periode. Dit gaat via het menu Administratie - Leerlingen - Leerlingen basis, tabblad Inschrijvingen. EDUscope zorgt er onder meer voor dat alle groepskoppelingen automatisch per de (beoogde) uitschrijfdatum worden afgesloten. Het verwijderen van een leerling is in dit geval ongewenst, omdat het niet strookt met de werkelijkheid, maar vaak ook onmogelijk vanwege dossiervorming binnen EDUscope. Na het uitschrijven van een leerling zal er een bericht Melding inschrijving worden gegenereerd. De uitschrijving is pas definitief voltooid als ook dit bericht door BRON is goedgekeurd. 6.3 DUBBELE INSCHRIJVING Het komt geregeld voor dat u een leerling inschrijft en daarna de melding van BRON krijgt dat de leerling een dubbele inschrijving heeft. Dit wordt als volgt aangeduid: De reden is dat er overlap zit in de inschrijfgegevens op uw school en de andere school. U kunt het beste eerst contact opnemen met de andere school, zodat u onderling kunt bespreken wat de juiste in- of uitschrijfdata moeten zijn. Tip: De praktijk heeft inmiddels uitgewezen dat er het beste op directie niveau contact kan worden opgezocht met de andere school. Er wordt dan sneller de juiste actie ondernomen door de andere school, waardoor het probleem ook eerder is verholpen. Als blijkt dat de andere school een foute datum heeft ingevuld, moeten zij dat corrigeren. U hoeft zelf niets te doen, maar zult wel iedere keer als u berichten van BRON ontvangt, dit signaal bij deze leerling ontvangen. Dit zal vanzelf stoppen als de andere school de datum heeft aangepast en in BRON heeft verwerkt. Als blijkt dat u een verkeerde datum heeft ingevuld, zult u de inschrijfgegevens van de leerling in EDUscope moeten aanpassen. Hierna wordt er automatisch een bericht aangemaakt dat u naar BRON dient te versturen. Let op: De in- en uitschrijfdatums mogen niet overlappen. Dat betekent dat als een leerling op de ene school op een bepaalde dag is uitgeschreven, deze pas vanaf de dag erna op de andere school mag worden ingeschreven. 6.4 WAARSCHUWINGEN IN BRON OVERZICHT Bij het onderdeel Controle, Administratie in het BRON scherm, kunnen bij leerlingen waarschuwingen worden getoond. Bijvoorbeeld leerlingen waarvan de basisgegevens niet overeenkomen met de BRON gegevens of leerlingen die op de inschrijfdatum nog geen 4 jaar oud zijn. In principe kunt u waarschuwingen negeren. Het levert geen probleem op met de communicatie met BRON. De oorzaak van waarschuwingen ligt vaak in het feit dat u bepaalde data moet aanpassen ter voorkoming van 303-afkeursignalen. Deze data worden vaak alleen aangepast bij de BRON 29

30 gegevens, aangezien dat het minste werk is. Er is dan echter, enkel binnen EDUscope, een verschil met de basisadministratie, waardoor deze waarschuwingen getoond worden. Alhoewel het dus niet perse nodig is, kunt u deze waarschuwingen wegwerken door ook in de basisadministratie de betreffende gegevens aan te passen. Dit is echter niet altijd mogelijk. 6.5 AMBULANTE BEGELEIDING Leerlingen die door BRON worden goedgekeurd, kunnen later (met een verschil van tot wel een week) alsnog worden afgekeurd door het CFI. Die afkeuring wordt echter niet teruggekoppeld in EDUscope via de berichtenuitwisseling met BRON, maar via het GTB/AB overzicht op de website Mijn BRON ( Het gaat hier dus met name om ambulant begeleide leerlingen. Houdt u die website dus regelmatig in de gaten! 6.6 OVERIGE BRON GEGEVENS Vult u in het BRON scherm behalve de verplichte gegevens ook de overige gegevens in, indien van toepassing. Denk hierbij aan gegevens met betrekking tot Ambulante begeleiding, VO advies, Voor- of vroegschools programma, etc). Bekijk de overige onderdelen in het BRON scherm om te zien of dit voor een leerling van toepassing is. 6.7 EDUSCOPE HELPFUNCTIE In EDUscope kunt u rechts in het horizontale menu kiezen voor help en dan voor Documentatie. U gaat dan naar een speciale omgeving, waar alle beschikbare handleidingen en stappenplannen van EDUscope zijn in te zien of te downloaden. 30

31 7 WEKELIJKS STAPPENPLAN In dit hoofdstuk vindt u een samenvatting van de wekelijks terugkerende handelingen die u moet uitvoeren in relatie tot de uitwisseling van gegevens met BRON. 7.1 WANNEER IS UITWISSELING MET BRON NOODZAKELIJK? De voornaamste administratieve handelingen voert u steeds uit via de schermen Leerlingen basis, Groepen en BRON. Bij het toevoegen van nieuwe leerlingen of bij het wijzigen van bepaalde gegevens bij reeds ingevoerde leerlingen worden berichten aangemaakt. Deze berichten dienen naar BRON doorgestuurd te worden. Berichten worden automatisch door EDUscope gegenereerd en dienen alleen door u goedgekeurd te worden alvorens ze naar BRON verstuurd worden. U hoeft dus niet zelf na te gaan of er een bericht moet worden opgesteld bij een bepaalde leerlingmutatie. Alle communicatie met BRON verloopt via het scherm [Administratie - Leerlingen - BRON]. Berichten die klaar staan, staan bij Goed te keuren. U kunt berichten, zij het dan wel per individuele leerling, ook bekijken en goedkeuren (niet versturen) via het scherm Leerlingen basis, tabblad Inschrijvingen (Berichtenrij). 7.2 OP WELK MOMENT DIEN IK UIT TE WISSELEN MET BRON? Een bericht dat door EDUscope is klaargezet, dient binnen twee weken verstuurd en ontvangen te worden. U kunt op elk moment berichten versturen naar en ontvangen van BRON. Wij adviseren u om, na het doorvoeren van leerlingmutaties, altijd het BRON scherm te bekijken en eventuele berichten uit te wisselen. Bovendien is het verstandig om op een vast moment in de week even te controleren of er nog uit te wisselen berichten zijn, zowel te versturen als te ontvangen (er kunnen namelijk altijd berichten door EDUscope worden opgesteld, terwijl u dat niet had verwacht en ook door BRON kunnen onverwacht berichten worden teruggekoppeld). Hieronder wordt beschreven hoe u uitwisselt met BRON. 7.3 HOE WISSEL IK BERICHTEN UIT MET BRON? 1. Na een of meerdere leerlingmutaties of anders minimaal eenmaal per week start u het scherm Administratie - Leerlingen - BRON op. U bekijkt het onderdeel Berichten, Goed te keuren. U ziet hier de berichten die in de voorliggende periode zijn opgesteld door EDUscope. U controleert of de goed te keuren berichten inderdaad allemaal nieuwe of gewijzigde leerlingen zijn. Hierna kunt u ieder bericht afzonderlijk goedkeuren (rechtermuisknop of knop beneden in het scherm) of alle berichten in één keer goedkeuren, door ze eerst met Shift te selecteren. 2. Alle goedgekeurde berichten gaan naar het onderdeel Berichten, Te versturen. Klik op Versturen. Nu wordt daadwerkelijk met BRON uitgewisseld. Let op: Het versturen (en ontvangen van berichten) kan enige tijd duren, zij het normaal niet meer langer dan ten hoogste enkele minuten. Meestal gaat het sneller. 3. Alle verstuurde berichten komen gaan naar het onderdeel Berichten, Verzonden. De berichten zijn nu bij BRON aangekomen en zullen worden gecontroleerd. Dit gebeurt automatisch en meestal per omgaande. 4. Klik in het onderdeel Berichten, Verzonden of het onderdeel Berichten, Ontvangen op de knop Nu controleren op antwoorden. De berichten die BRON heeft gecontroleerd staan klaar voor 31

32 terugkoppeling. Dit kunt u ongeveer een minuut na het versturen al proberen. Echter, soms duurt het wel twee dagen voordat een bericht door BRON wordt teruggestuurd! 5. Bekijk de antwoorden van BRON. Meestal is dat een groen vinkje, een blauw i-tje of rood kruis. 6. BRON geeft aan dat het bericht is verwerkt en dat de inhoud van het bericht is geaccepteerd. 7. BRON geeft aan dat het bericht is verwerkt en dat de inhoud van het bericht is geaccepteerd. Hierbij wel zijn opmerkingen geplaatst die u dient door te nemen! 8. BRON geeft aan dat het bericht niet is verwerkt, omdat de inhoud een probleem bevat. Bekijk de aard van het probleem en probeer dit op te lossen. Hierna wordt automatisch een nieuw bericht gegenereerd dat u kun versturen. Let op: Wij willen u er nogmaals op wijzen dat u ontvangen berichten liefst per omgaande afhandelt. Anders verliest u snel het overzicht in het onderdeel Berichten, Ontvangen. Alle berichten die binnenkomen worden hier namelijk neergezet. Door een verwerkt bericht af te handelen, weet u nog exact welke berichten uw aandacht behoeven. Goedgekeurde kunt u meteen afhandelen. 9. Nadat u de afgekeurde berichten heeft verwerkt en de noodzakelijke aanpassingen mutaties heeft doorgevoerd, worden voor deze leerlingen weer nieuwe berichten opgesteld door EDUscope. U ziet ze verschijnen bij Berichten, goed te keuren (wellicht dat u daarvoor eerst het scherm dient te vernieuwen). Doorloop bovenstaande stappen opnieuw totdat u alle berichten worden goedgekeurd of tot BRON geen antwoorden meer terugstuurt. 7.4 MOGELIJKE PROBLEMEN BIJ DE UITWISSELING MET BRON Bij het versturen wordt maar een deel van de berichten verstuurd. Zolang linksonder in het BRON scherm het venstertje Versturen - Ontvangen zichtbaar is, worden er nog berichten verstuurd of ontvangen. Ook kan soms vanwege een (meestal kortstondige) technische storing bij BRON een deel van de berichten niet verstuurd worden. Probeer het versturen in dat geval even later nog eens. Per leerling kan er maar één bericht verstuurd worden. Dus als er van een leerling al een bericht is verstuurd naar BRON (zie onderdeel Berichten, Verzonden), kunt u van die leerling geen nieuwe (vervolg)berichten (met latere mutaties) versturen, totdat het verzonden bericht is beantwoord door BRON (zie onderdeel Berichten, Ontvangen). Bij het versturen verschijnt een foutmelding of er worden geen berichten verstuurd terwijl deze wel in het onderdeel Berichten, Te versturen staan. In enkele gevallen kan het voorkomen dat de melding TulPGNPOServerQueue... of Connection lost de reden is van het niet kunnen versturen van berichten (u vindt deze melding terug bij het onderdeel Onderhoud-Logboeken in het BRON scherm). In dat geval is er een storing aan de kant van BRON. Probeer het even later of de dag erna nog eens. Blijft de storing zich voordoen, neem dan contact op met BRON (zie het hoofdstuk Ondersteuning voor contactinformatie). Bij het ontvangen wordt maar een deel van de berichten ontvangen. Zolang linksonder in het BRON scherm het venstertje Versturen - Ontvangen zichtbaar is, worden er nog berichten verstuurd of ontvangen. Het kan gebeuren dat BRON nog bezig was met beantwoorden van de door u verstuurde berichten, terwijl u al op Nu controleren op antwoorden heeft geklikt. In dat geval komen 32