Zorgvuldig adresseren van brieven en daarmee voorkomen van het gebruik van onjuiste persoonsgegevens, adressen en aanschrijven van overleden personen

Transcriptie

1 Ad hoc raadpleging persoon Ad hoc raadpleging adres spontane berichten (mutaties) Selectieverstrekking Ad hoc verstrekking via mail/telefoon Organisatieonderdeel Taak Doel Categorie(ën) van betrokkenen Rechtmatige grondslag Medewerkers van de gemeente Gouda Correspondentie naar personen en bedrijven naar aanleiding van de uitvoering van gemeentelijke taken Zorgvuldig adresseren van brieven en daarmee voorkomen van het gebruik van onjuiste persoonsgegevens, adressen en aanschrijven van overleden personen Personen die aangeschreven moeten worden Afdeling Services (SRV) Burgerlijke Stand Opmaken van akten en Latere Personen waarvoor Vermeldingen of uittreksels uit de uittreksels BS, aangiften, registers van de BS door de akten of Latere ambtenaar van de burgerlijke stand Vermeldingen opgemaakt worden Afdeling Services (SRV) Basisregistratie personen Uitvoeren wettelijke bepalingen BRP Ingeschrevenen en ingezetenen BRP Wet BRP Bindende EUrechtshandelingen BW Boek 1, Boek 10 Wet BRP Afdeling Services (SRV) Naturalisatie en optie In behandeling nemen van verzoeken tot naturalisatie en optie Afdeling Services (SRV) Verkiezingen Benoeming leden stembureaus; instructie; indeling en uitbetaling vergoeding. (tussentijdse) Benoeming; ontslag, raadsleden gemeenteraad. Volmachtverlening Afdeling Services (SRV) Gevonden voorwerpen De verantwoordelijkheid voor gevonden en verloren voorwerpen Afdeling Bestuursondersteuning en Communicatie (BNC) Jubileaoverzichten: 50, 55, 60, 65 en 70 jarige huwelijken. 90, 95, 100, 100+ jarigen Aanvragen Koninklijke Felicitaties van burgemeester via brief. Organiseren feestelijke bijeenkomsten of persoonlijk bezoek, informeren van nieuwe inwoners over de gemeente Gouda Verzoekers om naturalisatie of optie die in het verzoek worden betrokken. Kandidaat stembureauleden, (kandidaat) raadsleden. Een persoon die gemachtigd is namens een andere persoon een stem uit te brengen bij de verkiezingen. De persoon waarvan wordt vermoed dat hij de eigenaar is van een gevonden voorwerp. Personen die aan (jubilea) criteria voldoen RWN, Besluit verkrijging en verlies Nederlanderschap Kieswet Boek 5 Burgerlijk Wetboek Besluit gevonden voorwerpen Lokale taak

2 Ad hoc raadpleging persoon Ad hoc raadpleging adres spontane berichten (mutaties) Selectieverstrekking Ad hoc verstrekking via mail/telefoon Organisatieonderdeel Taak Doel Categorie(ën) van betrokkenen Rechtmatige grondslag onderscheidingen, ereburgerschap en vrijwilligerspenningen. Organiseren bijeenkomsten nieuwe inwoners van de gemeente Gouda Afdeling Zorg en Welzijn Gehandicaptenparkeerkaarten Behandelen aanvragen Directie Maatschappelijke Ontwikkeling Afdeling Zorg en Welzijn Uitkeringen werk en bijstand Uitvoeren Geld-terug-regeling (reductieregeling) gehandicaptenparkeerkaarten Het terugvorderen en verhalen van kosten van uitkeringen op het gebied van werk en bijstand. Het opleggen van boetes en maatregelen in verband met overtredingen van regelgeving op het gebied van werk en bijstand. Het onderzoeken of een uitkering moet worden teruggevorderd of een boete moet worden geïnd. Bevorderen van sociale en maatschappelijke deelname aan voorzieningen Aanvragers Een persoon die een betalingsverplichting heeft jegens de gemeente (verhaal of terugvordering). Een persoon die een boete opgelegd heeft gekregen. Een persoon, wiens gegevens nodig zijn in een fraudeonderzoek op het gebied van bijstandsverlening. Aanvragers van geld-terugregeling Gehandicapten parkeerregeling Art. 5, onder a, 52, 58, 59 en 60, 61 t/m 62i van de Wet werk en bijstand, Art. 9, 20a en 25 van de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers, Art. 9, 20a en 25 van de Wet inkomensvoorziening oudere en - gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen, Art. 22 en 72, eerste lid, onder c van de Wet kinderopvang, of Art. 12 en 28 van de Wet werk en inkomen kunstenaars. Gemeentelijke regeling Afdeling Zorg en Welzijn WMO Zorg voor de verlening van woon-, Vervoersvoorzieningen en/of rolstoel voor mensen met een beperking. Personen die een aanvraag hebben ingediend voor een WMO-voorziening Artikel 4 en 6 van de Wmo

3 Ad hoc raadpleging persoon Ad hoc raadpleging adres spontane berichten (mutaties) Selectieverstrekking Ad hoc verstrekking via mail/telefoon Organisatieonderdeel Taak Doel Categorie(ën) van betrokkenen Rechtmatige grondslag Intergemeentelijk Samenwerkingsorgaan Midden Holland (ISMH) Leerplicht Controleren op absoluut en relatief schoolverzuim van leerplichtige jongeren. Afdeling Zorg en Welzijn Leerlingenvervoer Vergoeding kosten leerlingenvervoer en regelen van vervoer Een persoon die ouder, voogd of verzorger is van een leerplichtige jongere Ouders, voogden, verzorgers van leerlingen Artikel 2 en 22 Leerplichtwet. Wet op het primair onderwijs Leerling Afdeling Veiligheid en wijken (Gemeentelijke opsporingsambtenaren) Afdeling Veiligheid en wijken Afdeling Veiligheid en wijken Handhaving openbare ruimte Winkeltijden Drank en horecabedrijf Het opsporen van feiten strafbaar gesteld bij of krachtens verscheidene wetten en de gemeentelijke verordeningen en/of Keuren voor zover de opsporingsambtenaar daarvoor door het de gemeente is aangewezen. Vrijstelling verlenen van het verbod om een winkel op bepaalde dagen voor het publiek geopend te hebben. Het verlenen van een vergunning aan degene die een horecabedrijf of een slijtersbedrijf uitoefent. Personen wiens gegevens nodig zijn voor de opsporing van strafbare feiten op het gebied van de openbare ruimte. Personen die een bestuurlijke strafbeschikking krijgen opgelegd. Verdachten die door de gemeentelijke opsporingsambtenaren worden geverbaliseerd. Personen aan wie een vergunning op grond van de Winkeltijdenwet is verleend of door hen is aangevraagd. Personen die de voorwaarden waaronder de vrijstelling is verleend niet naleven en die door de gemeente moeten worden aangeschreven. Exploitanten, en leidinggevenden van een horecabedrijf of slijtersbedrijf als bedoeld in de Drank- en Horecawet waaraan de gemeente een drank- en horecavergunning heeft verleend. Besluit van de Minister van Justitie tot aanwijzing van buitengewoon opsporingsambtenaar van de gemeente. Art.3 Winkeltijdenwet en de gemeentelijke legesverordening Art. 3 Drank- en Horecawet

4 Ad hoc raadpleging persoon Ad hoc raadpleging adres spontane berichten (mutaties) Selectieverstrekking Ad hoc verstrekking via mail/telefoon Organisatieonderdeel Taak Doel Categorie(ën) van betrokkenen Rechtmatige grondslag Afdeling Veiligheid en wijken Afdeling Services (SRV) Kansspelen Vergunningen/ontheffingen/meldi ngen/kennisgevingen op grond van de Algemene plaatselijke verordening, gemeentelijke belastingen op grond van gemeentelijke verordeningen Verlenen van een vergunning voor het aanwezig hebben van een of meer speelautomaten. Verlenen van vergunningen of heffingen op grond van de APV of op grond van de Verordening marktgelden Minderjarige kinderen van exploitanten of leidinggevenden van een horecabedrijf of slijtersbedrijf als bedoeld in de Drank- en Horecawet. Personen die een vergunning op grond van de Wet op de kansspelen aanvragen of aan wie een vergunning is verleend. Bedrijfsleiders en beheerders van een inrichting waarin een op meer speelautomaten aanwezig zijn. Personen die een aanvraag indienen Art. 30b van de Wet op de kansspelen APV Verordening marktgelden Afdeling Veiligheid en wijken Mozaiek Wonen, Bachstraat 1, 2807 HZ Gouda Woonpartners Midden Holland, Achterwillenseweg 22a, 2805 J Gouda Huisvesting Het behandelen van verzoeken van nog niet in de gemeente ingeschreven personen in verband met een huisvestingsvergunning, de inschrijving als woningzoekende, een urgentietoekenning, een woningtoewijzing of woningonttrekking, bestrijding van woonfraude. Personen die een aanvraag indienen of personen die een kennisgeving of melding aan de gemeente moeten doen. Art. 2, 4, 11, 14, 23 en 30 van de Huisvestingswet, Overeenkomst GBA Omgevingsdienst Midden- Holland (ODMH) Omgevingsvergunning Verlenen van vergunningen, ontheffingen en het ontvangst nemen van meldingen op het terrein van bouwen, ruimte, natuur, Personen die een aanvraag indienen Wet algemene bepalingen omgevingsrecht, Gemeenschappelijke

5 Ad hoc raadpleging persoon Ad hoc raadpleging adres spontane berichten (mutaties) Selectieverstrekking Ad hoc verstrekking via mail/telefoon Organisatieonderdeel Taak Doel Categorie(ën) van betrokkenen Rechtmatige grondslag monumenten en milieu. regeling Alle betrokken medewerkers CRIB Rampenbestrijding Het opzetten van een Centraal Registratie en Informatiebureau (CRIB) Slachtoffers en getroffenen van een ramp. Wet rampen en zware ongevallen Afdeling I&A, team DIV Afdeling HRM Dispensatie niet openbare archiefstukken Pensioenen raadsleden en wethouders Openbaar stellen (dispensatie) van een niet openbaar archiefstuk Het toekennen van pensioenen aan raadsleden en wethouders. Personen wiens gegevens in een archiefstuk voorkomen en wiens gegevens moeten worden geverifieerd om te kunnen bepalen of het archiefstuk openbaar gemaakt kan worden. Raadsleden, wethouders en hun weduwen en wezen Artikel 15, derde lid, Archiefwet artikelen 138, 140, 142 en 143 van de Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers en de gemeentelijke Uitkerings- en pensioenverordening. Artikel 10 van het Rechtspositie-besluit raads- en commissieleden. Afdeling HRM Afdeling BOR Wachtgelden gemeentepersoneel Verantwoording voor de totale inrichting, het beheer, en het onderhoud van de openbare ruimte. Verantwoordelijk voor het Het toekennen van wachtgelden aan gemeenteambtenaren, raadsleden en wethouders. Zorgdragen voor een zo optimaal mogelijk beheer en onderhoud van de boven- en ondergrondse openbare ruimte Gemeenteambtenaren, raadsleden en wethouders en hun gerelateerden Bewoners en of eigenaren van verblijfsobjecten artikel 125 van de Ambtenarenwet, artikel 109 van de Grondwet, artikel 95 Gemeentewet, het Rechtspositie-besluit raadsleden en commissieleden en de gemeentelijke verordeningen Gemeentelijke regeling, Wet BAG Woonwagenbeleid

6 Ad hoc raadpleging persoon Ad hoc raadpleging adres spontane berichten (mutaties) Selectieverstrekking Ad hoc verstrekking via mail/telefoon Organisatieonderdeel Taak Doel Categorie(ën) van betrokkenen Rechtmatige grondslag beheer van de basisadministratie adressen en gebouwen (BAG), uitvoeren van woonwagenbeleid. Politie Hollands Midden, district Waag en Wiericke Handhaving openbare orde en veiligheid Opsporen en onderzoeken van zaken rondom openbare orde en veiligheid Personen, zijnde verdachten, slachtoffers of gerelateerden, wiens gegevens nodig zijn voor de opsporing van strafbare feiten. Politiewet, Wet BRP Afdeling Grondzaken, ontwikkeling en ondersteuning Uitvoering grondbeleid Toekennen of invorderen van woninggebonden subsidies Personen m.b.t. een toekenning of teruggave van subsidies Besluit woninggebonden subsidies Afdeling Ruimtelijk beleid en advies Verbeteren van woon-, werk- en leefomgeving Het controleren van gemeentelijke voorwaarden voor startersleningen en het monitoren van de effecten van de regeling startersleningen Personen betrokken bij een aanvraag starterslening Regeling Startersleningen Afdeling Informatievoorziening en automatisering (INA) Beheer DDS Controleren overeenkomst gegevens DDS met BRP Personen waarvan het vermoeden is dat gegevens niet juist zijn opgenomen in DDS. Gemeentelijk beleid Afdeling Veiligheid en wijken (Veiligheidshuis) Coördineren van de samenwerking tussen organisaties en instellingen op het gebied van justitie, zorg en veiligheid. Persoonsgerichte aanpak van personen en groepen ter voorkoming van overlast en criminaliteit. (Ex) gedetineerden, veelplegers, slachtoffers, gerelateerden en een ieder die betrokken kan zijn. Gemeentelijk beleid Afdeling Informatievoorziening en automatisering (I&A) Versturen van enquête formulieren Onderzoeken van tevredenheid burgers in het kader van beleidsontwikkeling Steekproef van inwoners van 18 jaar en ouder Gemeentelijk beleid

7 Profiel A Profiel B Profiel C Profiel D Profiel E Profiel F Profiel A Profiel B Profiel C Profiel D Profiel E Profiel F Afnemers/taak Rechtstreekse toegang Via gegevensmagazijn Algemeen medewerkers gemeente Gouda Afdeling SRV) Afdeling BNC Afdeling Zorg en Welzijn Directie Maatschappelijke Ontwikkeling Intergemeentelijk Samenwerkingsorgaan Midden Holland (ISMH) Afdeling Veiligheid en wijken Mozaiek Wonen Woonpartners Midden Holland Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH) CRIB Afdeling I&A team DIV Afdeling HRM Afdeling BOR Politie Hollands Midden, district Waag en Wiericke Afdeling Grondzaken, ontwikkeling en ondersteuning Afdeling Ruimtelijk beleid en advies Afdeling INA Veiligheidshuis Afdeling I&A

8 Profiel A Rubriek A-nummer BSN Voornamen Titel/predikaat Voorvoegsels Geslachtsnaam Geboortedatum Geboorteplaats Geboorteland Geslachtsaanduiding Aanduiding naamgebruik Aanduiding gegevens in onderzoek A-nummer ouder BSN ouder Voornamen ouder Voorvoegsels ouder Geslachtsnaam ouder Geboortedatum ouder Geboorteplaats ouder Geslachtsaanduiding ouder Aanduiding gegevens in onderzoek ouder A-nummer ouder BSN ouder Voornamen ouder Voorvoegsels ouder Geslachtsnaam ouder2

9 Rubriek Geboortedatum ouder Geboorteplaats ouder Geslachtsaanduiding ouder Aanduiding gegevens in ondrzoek ouder A-nummer echtg./partner BSN echtg./partner Voornamen echtg./partner Voorvoegsels echtg./partner Geslachtsnaam echtg./partner Geboortedatum echtg./partner Geboorteplaats echtg./partner Geslachtsaanduiding echtg./partner Datum huwelijk Plaats huwelijk Land huwelijk Datum huwelijksontbinding Plaats huwelijksontbinding Land huwelijksontbinding Reden huwelijksontbinding Aanduiding gegevens in ondrzoek echtg./partner A-nummer echtg./partner BSN echtg./partner Voornamen echtg./partner Voorvoegsels echtg./partner Geslachtsnaam echtg./partner Geboortedatum echtg./partner Geboorteplaats echtg./partner Geslachtsaanduiding echtg./partner Datum huwelijk Plaats huwelijk Land huwelijk

10 Rubriek Datum huwelijksontbinding Plaats huwelijksontbinding Land huwelijksontbinding Reden huwelijksontbinding Aanduiding gegevens in onderzoek echtg./partner Aantal huwelijken Burgerlijke staat Datum overlijden Plaats overlijden Land overlijden Aanduiding gegeven is onderzoek Datum ingang blokkering Gemeente blokkering Datum opschorting Reden opschorting Indicatie geheimhouding Gemeente inschrijving Datum inschrijving gemeente Functie adres Gemeentedeel Datum aanvang adreshouding Straatnaam Huisnummer Huisletter Huisnummer toevoeging Aanduiding bij huisnummer Postcode Land waarnaar vertrokken Datum vertrek uit Nederland Adres buitenland deel Adres buitenland deel 2

11 Rubriek Adres buitenland deel Land vanwaar ingeschreven Datum vestiging in Nederland Aanduiding gegevens in onderzoek Gemeente inschrijving Datum inschrijving gemeente Functie adres Gemeentedeel Datum aanvang adreshouding Straatnaam Huisnummer Huisletter Huisnummer toevoeging Aanduiding bij huisnummer Postcode Land waarnaar vertrokken Datum vertrek uit Nederland Adres buitenland deel Adres buitenland deel Adres buitenland deel Land vanwaar ingeschreven Datum vestiging in Nederland Aanduiding gegevens in onderzoek A-nummer kind BSN kind Voornamen kind Voorvoegsels kind Geslachtsnaam kind Geboortedatum kind Geboorteplaats kind Aanduiding gegevens in ondrzoek kind

12 Rubriek A-nummer Voornamen Titel/predikaat Voorvoegsels Geslachtsnaam Geboortedatum Geboorteplaats Geboorteland Gemeente uitschrijving Datum uitschrijving Straatnaam Indicatie geheimhouding Aanduiding gegevens in onderzoek Profiel B rubriek Nationaliteit Aanduiding bijzonder Nederlanderschap Aanduiding gegevens in onderzoek Aanduiding verblijfstitel Vervaldatum verblijfstitel Ingangsdatum verblijfstitel Aanduiding verblijfstitel Vervaldatum verblijfstitel Ingangsdatum verblijfstitel

13 Profiel C rubriek Soort Ned.reisdocument Nummer Ned.reisdocument Datum uitgifte Ned. reisdocument Autoriteit van afgifte Ned. reisdocument Datum einde geldigheid Ned. reisdocument Datum inhouding/vermissing Ned. reisdocument Aand.inhouding/vermissing Ned. reisdocument Lengte houder Ned. reisdocument Signalering Ned.reisdocument Aanduiding buitenlands reisdocument Profiel D rubriek Vrije aantekening (binnengemeentelijk) Profiel E rubriek Voornamen Titel/predikaat Voorvoegsels Geslachtsnaam Geboortedatum Geboorteplaats Geslachtsaanduiding Aanduiding naamgebruik

14 rubriek Datum overlijden Plaats overlijden Land overlijden Gemeente inschrijving Datum inschrijving gemeente Functie adres Gemeentedeel Datum aanvang adreshouding Straatnaam Huisnummer Huisletter Huisnummer toevoeging Aanduiding bij huisnummer Postcode Land waarnaar vertrokken Datum vertrek uit Nederland Adres buitenland deel Adres buitenland deel Adres buitenland deel Land vanwaar ingeschreven Datum vestiging in Nederland Aanduiding gegevens in onderzoek Gemeente inschrijving Datum inschrijving gemeente Functie adres Gemeentedeel Datum aanvang adreshouding Straatnaam Huisnummer Huisletter Huisnummer toevoeging

15 rubriek Aanduiding bij huisnummer Postcode Land waarnaar vertrokken Datum vertrek uit Nederland Adres buitenland deel Adres buitenland deel Adres buitenland deel Land vanwaar ingeschreven Datum vestiging in Nederland Aanduiding gegevens in onderzoek Profiel F rubriek Voornamen Titel/predikaat Voorvoegsels Geslachtsnaam Geslachtsaanduiding Aanduiding naamgebruik Voorvoegsels echtg./partner Geslachtsnaam echtg./partner Straatnaam Huisnummer Huisletter Huisnummer toevoeging Aanduiding bij huisnummer Postcode Locatiebeschrijving

16 Vastgesteld door het hoofd afdeling Services Datum: 28 mei 2014 Naam: G.A. Smink Handtekening: