Hoe richt je een stichting op? Handboek voor beginnende wereldverbeteraars

Transcriptie

1 Hoe richt je een stichting op? Handboek voor beginnende wereldverbeteraars

2 Hoe richt je een stichting op. Handboek voor beginnende wereldverbeteraars. Hoe richt je een stichting op? Handboek voor beginnende wereldverbeteraars is een uitgave van de Stichting SOFIE-Foundation. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd of gepubliceerd zonder toestemming van de Stichting SOFIE-Foundation of de auteur. De Stichting SOFIE-Foundation en de auteur hebben met deze uitgave naar beste vermogen de informatie over hoe een stichting het beste kan worden opgericht bijeengebracht. De Stichting SOFIE-Foundation en de auteur hebben op geen enkele wijze invloed op of betrokkenheid bij het opstellen van regels en wetten met betrekking tot het oprichten van een stichting. Noch hebben zij betrokkenheid bij of invloed op de wijziging van wetten en regels met betrekking tot het oprichten van een stichting. Deze uitgave is met veel zorg samengesteld. De juistheid van de gegevens is mede afhankelijk van de informatie die door derden verstrekt is. Indien de informatie uit deze uitgave onjuistheden bevat kan de Stichting SOFIE-Foundation, noch de auteur van deze uitgave, aansprakelijk gesteld worden voor geleden schade. Eindredactie: Auteur: Stichting SOFIE-Foundation, Anne Buunk, Barbara van der Veur, Marie Groenhof Marie Groenhof Eerste editie 2011 Stichting SOFIE-Foundation s-hertogenbosch Alle rechten voorbehouden Stichting SOFIE-Foundation 2

3 Inhoud Inleiding Voorbereidingsfase Serieuze stappen De statuten van uw stichting De notaris De Kamer van Koophandel De bank Achter de schermen van uw stichting Jaarplanning Begroting Administratie Jaarrekening Balans Staat van baten en lasten Toelichting Jaarverslag De strijkstok Communicatie Website De nieuwsbrief Het visitekaartje Nawoord Bijlage 1 DRAM uitwerking Bijlage 2 Voorbeeldbegroting Bijlage 3 Voorbeeldbalans Bijlage 4 Voorbeeld staat van baten en lasten Stichting SOFIE-Foundation 3

4 Inleiding In 2006/2007 is Marie Groenhof, voorzitter van de Stichting SOFIE-Foundation voor het eerst naar India gegaan. Ze woonde daar drie maanden in een gastgezin in het dorpje Haveri en gaf les op basisscholen voor arme kinderen. Wat daar opviel is dat jongens binnen gezinnen meer kans hebben op een gedegen opleiding dan meisjes. Bijzonder, want de meisjes in haar klassen waren net zo slim. Tijdens een bijeenkomst van de lokale Rotary werd uitgelegd dat de ondergeschikte positie en het gebrek aan kennis van zaken van vrouwen een groot probleem is in de regio. Volgens de lokale ambassadeur is de sleutel tot het oplossen van dit probleem: onderwijs. Later die avond is aan Marie Groenhof gevraagd om een meisje te adopteren. Niet om thuis op te voeden maar om geld te geven zodat ze naar school kon. Een prachtig idee, zo vond ze en beschreef op haar weblog dat ze moeder was geworden van een meisje en nu zorgde dat ze naar school kon. Veel lezers van de weblog vonden het een geweldig initiatief en wilden ook wel een meisje helpen. Natuurlijk kon Marie Groenhof dat als particulier niet allemaal regelen. Daarom heeft zij in 2008 samen met Barbara van der Veur en Anne Buunk de Stichting SOFIE-Foundation opgericht. Het oprichten van een stichting in Nederland bleek helemaal niet gemakkelijk. Hoe richt je eigenlijk een stichting op? Dat is niet iets wat je op school leert of waar een draaiboek van te leen is in de bibliotheek. Gelukkig kreeg het aanstaande bestuur van de aanstaande Stichting SOFIE-Foundation voldoende hulp aangeboden en hebben zij een prachtige stichting opgericht. Toch bleef die lange weg naar oprichting in hun achterhoofd hangen. Het bestuur vond het zonde dat iedereen met een mooi initiatief opnieuw het wiel moet uitvinden. Er gaan vast mooie plannen verloren omdat mensen door de bomen het bos niet meer zien en afhaken. Daarom heeft de Stichting SOFIE-Foundation naast haar project in India ook een nevendoel geformuleerd. De stichting legt zich er op toe een duidelijk concept te ontwikkelen en daarmee toekomstige stichtingoprichters een steuntje in de rug te bieden. Daarvoor is deze uitgave bedoeld. Deze uitgave is ervoor bedoeld om u een leidraad te bieden wanneer u een stichting wilt oprichten. Welke stappen moet u doorlopen? Welke mogelijkheden zijn er? Waar moet u goed over nadenken voor u in het diepe springt? Op deze en andere vragen proberen wij in deze handleiding antwoord te geven. In het eerste hoofdstuk zullen wij u vertellen over de voorbereidingsfase van het oprichten van een stichting. Wat moet u bedenken, beschrijven, enzovoorts voor uw aanvraag bij de Kamer van Koophandel gedeponeerd wordt. In het tweede hoofdstuk gaan wij dieper in op specifieke stappen die u dient te maken naar de oprichting van een stichting toe. Bij wie moet u wat aanvragen, inleveren enzovoorts. Het derde hoofdstuk van deze uitgave zullen wij besteden aan het wel en wee achter de schermen van de stichting na de oprichting. Wat moet u bijhouden, plannen, uitwerken? In het laatste hoofdstuk laten wij u kennis maken met een aantal communicatiemiddelen en methoden die veel stichtingen gebruiken om hun achterban te bereiken en te vergroten. Voor wij beginnen een eerste tip: ga vooral ook uw eigen gang en ga uw eigen creativiteit achterna. Wij pretenderen niet alwetend te zijn. Vele wegen leiden naar Rome. Stichting SOFIE-Foundation 4

5 1. Voorbereidingsfase In dit eerste hoofdstuk van deze uitgave zullen wij dieper ingaan op de fase die voorafgaat aan het oprichten van uw stichting. Wat moet u precies allemaal al weten voordat u naar de notaris en de Kamer van Koophandel stapt? Deze fase zal grotendeels een denkfase zijn. Brainstorm over oorzaken, gevolgen, oplossingen, problemen enzovoorts. Om u een idee te geven waarover precies hebben wij hieronder een kort stappenplan beschreven: Stap 1: Denk eens goed na over wat het doel van uw stichting wordt. Ook belangrijk is te weten welk resultaat u daarmee wilt bereiken en hoe dat eindstation eruitziet. Natuurlijk heeft u daarvoor een plan van aanpak nodig en een aantal middelen. Denk ook hier over na. Stap 2: Zet alles wat u bij stap 1 bedacht heeft op papier en werk dit nauwkeurig uit. Dit is het basisplan van uw stichting. Mocht u dit lastig vinden dan vindt u in Bijlage 1 de DRAM uitwerking van de Stichting SOFIE- Foundation. DRAM staat voor Doelstelling Resultaat Aanpak Middelen en is een prachtige methode om uw gedachten te stroomlijnen. Stap 3: Wanneer u het uzelf in de toekomst gemakkelijk wilt maken is het erg handig, als u uw DRAM uitwerking vervolgens omzet in een beleidsplan. Een beleidsplan is het resultaat van de volgende stappen: De inventarisatie van de huidige situatie. U kunt dit aanvullen met een sterktezwakteanalyse en, nog belangrijker: een knelpuntanalyse. Met andere woorden: u wilt met uw stichting iets bereiken. Wat gaat er in de huidige situatie wel en niet goed (dus zonder interventie van uw stichting). En waar ligt het knelpunt waar uw stichting iets aan kan doen. Uw visie op de toekomst. Hierin geeft u een beschrijving van de situatie zoals u die in de toekomst graag zou willen zien (na interventie van uw stichting). Deze toekomstvisie kunt u vervolgens vertalen in een aantal beleidsdoelen. De realisatiefase. Welke maatregelen moet u treffen om de doelen uit uw plan te bereiken? Denk hierbij ook aan de tijd/mankracht/kosten/overige consequenties van uw plan. Mocht u dit lastig vinden dan kunt u aan de hand van de DRAM uitwerking van de Stichting SOFIE- Foundation in Bijlage 1 gemakkelijk het beleidsplan van uw initiatief formuleren. Wellicht vindt u al deze stappen en uitwerkingen in de voorbereidingsfase wat omslachtig. Feit blijft, dat wanneer u deze stappen goed en serieus heeft doorlopen, de meeste foutjes uit uw plan zijn verdwenen. U heeft uw plan namelijk doorgeredeneerd en als het goed is alle losse eindjes ergens aan vastgeknoopt. Daarnaast heeft u het uzelf nu gemakkelijker gemaakt bij de volgende fase van het oprichten van een stichting. Stichting SOFIE-Foundation 5

6 2. Serieuze stappen In deze tweede fase van het oprichten van uw stichting onderneemt u de serieuze stappen van een oprichting. In dit hoofdstuk zullen we het hebben over de statuten van uw stichting, de gang naar de notaris, over de Kamer van Koophandel en tenslotte over de bank. 2.1 De statuten van uw stichting We beginnen met een stukje theorie: de oprichtingsactie, ook wel statuten, van uw stichting is een document waarin u de grondregels en bepalingen verenigd heeft die ten grondslag liggen aan bepaalde rechtspersonen zoals een stichting. Belangrijk hierbij is u te realiseren dat een stichting dus een rechtspersoon is en geen natuurlijk persoon. Het verschil zit hier in de aansprakelijkheid. Een stichting (rechtspersoon) kan schulden en bezittingen hebben, contracten afsluiten enzovoorts. Daarvoor is alleen de stichting aansprakelijk en niet diegenen die de stichting vertegenwoordigen, bijvoorbeeld het bestuur. Wanneer u bijvoorbeeld geen stichting opricht maar als natuurlijk persoon een project start dan bent u voor aangegane contracten en eventuele schulden hoofdelijk aansprakelijk. Terug naar de grondregels van uw stichting, de statuten. De statuten dient u of de notaris, na oprichting door een notaris, te deponeren bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel zodat iedereen deze kan inzien. De statuten zal u zelf moeten opstellen en dat is een ingewikkelde klus. De statuten zijn de officiële basisdocumenten van uw stichting, neem er dus de tijd voor. Statuten moeten in ieder geval het volgende bevatten: 1 * De naam en de vestigingsplaats van de stichting. * Het doel van de stichting. * Hoe de algemene vergadering gehouden wordt. * Hoe de leden van het bestuur benoemd en ontslagen worden. * Waar het geld van de stichting naartoe gaat als de stichting wordt opgeheven. Bij het opstellen van deze verplichte onderdelen van uw statuten kunt u uw DRAM uitwerking en het beleidsplan erbij pakken. U zult merken dat u veel werk al in het voren heeft gedaan. Naast de verplichte onderdelen van uw statuten is het goed om stil te staan bij de uitstraling die uw stichting straks zal hebben. Wilt u bijvoorbeeld CBF gecertificeerd worden, kijk dan vast op site van het CBF aan welke voorwaarden uw stichting en uw statuten moeten voldoen. Datzelfde geldt voor het ANBI certificaat van de Belastingdienst. Denk ook eens aan welk beeld het geeft als u in uw eentje de stichting vertegenwoordigt of wanneer de stichting een meerkoppig bestuur heeft. Vraag u af wie er binnen het bestuur tekeningsbevoegd zijn; hoeveel bestuursleden er nodig zijn om beslissingen te nemen of handelingen uit te voeren. Heeft uw stichting ook huisregels nodig? Houd bij het opstellen van de statuten vooral ook uw doel voor ogen. Het is belangrijk om goede regels te hebben maar ook om wat ruimte te hebben om te kunnen manoeuvreren. 1 Kijk voor meer en actuele informatie omtrent de inhoud van statuten op: Stichting SOFIE-Foundation 6

7 Voor het opstellen van statuten is het goed om eens rond te neuzen. Zoek stichtingen op internet die eenzelfde doel nastreven als u en download hun statuten als voorbeeld. Natuurlijk kunt u ook via het contactformulier op de statuten van de Stichting SOFIE-Foundation opvragen. 2.2 De notaris Nadat u de statuten van uw toekomstige stichting heeft opgesteld, heeft u een notaris nodig. Een notaris heeft u nodig om uw statuten te laten goedkeuren en als officiële getuige bij het tekenen van uw statuten door het gehele bestuur. De notaris deponeert na ondertekening de statuten en de akte van oprichting bij de Kamer van Koophandel. Na een paar weken ontvangt u een aantal kopieën van uw statuten en een uittreksel van het Handelsregister van de Kamer van Koophandel van uw stichting van de notaris. Bewaar deze goed. U heeft ze bijvoorbeeld nodig bij het openen van een bankrekening voor uw stichting. Afhankelijk van uw budget kunt u ook aan de notaris vragen of hij/zij uw statuten wil opstellen. Notarissen hebben zelf vaak een concept waarin de statuten gegoten moeten worden. Ook wanneer u uw eigen statuten opstelt zult u deze meestal van tevoren naar de notaris moeten sturen. Een tip voor de weinig vermogende stichtingen in wording: vraag of de notaris uw stichting wil sponsoren door u niet te factureren. In ruil daarvoor kunt u bijvoorbeeld het logo van het notariskantoor op uw toekomstige website of ander communicatiemiddel plaatsen. 2.3 De Kamer van Koophandel Wanneer de notaris de statuten heeft goedgekeurd en het bestuur de statuten heeft ondertekend zal de notaris de statuten en een akte van oprichting deponeren bij de Kamer van Koophandel. Een stukje achtergrond informatie: de Kamer van Koophandel in Nederland zet zich in om succesvol en vernieuwend ondernemerschap te stimuleren, te ondersteunen en om een gunstig ondernemersklimaat te bevorderen. Dit doen zij door te registreren, informeren en te stimuleren. De Kamer van Koophandel registreert alle ondernemingen en rechtspersonen in Nederland. Hierdoor zijn zij een belangrijke bron van informatie voor de overheid en andere ondernemers. Daarnaast is de Kamer van Koophandel een belangrijke schakel tussen overheid en ondernemers. Verandert er iets in de wet? De Kamer van Koophandel weet het. Ook wanneer u meer informatie zoekt over bepaalde regels of tips wil dan kunt u bij ze terecht. Tenslotte probeert de Kamer van Koophandel economische ontwikkeling in de regio te stimuleren. De Kamer van Koophandel heeft in iedere regio een eigen kamer waardoor ze veel kennis over de streek hebben. Daarnaast hebben ze een goede positie tussen de ondernemers van een bepaalde streek. U zult begrijpen dat het nodig is dat de notaris uw statuten en akte van oprichting bij de Kamer van Koophandel deponeert en dat uw stichting in het Handelsregister opgenomen wordt. Pas dan heeft u een officieel erkende stichting en kunt u zaken op naam van de stichting aanvragen. Bewaar de stukken van de Kamer van Koophandel goed. Het uittreksel en uw Kamer van Koophandel nummer heeft u bij alles wat u op naam van de stichting aanvraagt nodig, van een bankrekening tot een pasje van de groothandel. Om haar werkzaamheden te kunnen blijven uitvoeren stuurt de Kamer van Koophandel de stichting Stichting SOFIE-Foundation 7

8 ieder jaar een acceptgiro. De hoogte van de rekening is afhankelijk van de activiteiten van uw stichting. Voor de Stichting SOFIE-Foundation ligt het bedrag wat wij jaarlijks aan de Kamer van Koophandel afdragen tussen de 25 en De bank Om inkomsten te kunnen genereren en uitgaven te kunnen doen in naam van de stichting heeft u een bankrekening nodig op naam van de stichting. Kies hiervoor een bank die het beste bij u en de stichting past. De meeste banken hebben op internet informatie staan over hun pakket voor stichtingen en verenigingen. Let daarbij op wat u nodig heeft van de bank en wat dat allemaal gaat kosten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de volgende bankzaken: een lopende rekening, spaarrekening, acceptgiro s, stortingsmogelijkheid, Sealbags en automatische afschrijving bij donateurs. Nadat uw stichting bij de Kamer van Koophandel in het Handelsregister ingeschreven staat en u de getekende statuten van de notaris heeft ontvangen, kunt u een afspraak maken met een adviseur bij de bank van uw keuze. Hij of zij kan u ook adviseren in de producten die u van de bank nodig denkt te hebben. Houd bij deze afspraak rekening met uw statuten en wat u daarin heeft gezet over het nemen van beslissingen en tekeningsbevoegdheid. Wanneer u met te weinig mensen (volgens uw statuten) op de afspraak komt kunt u dus niets direct ondertekenen. Na ondertekening van een overeenkomst met de bank wordt er voor uw stichting een rekening geopend. Nu is het officieel: u heeft een operationele stichting opgericht. Gefeliciteerd! Stichting SOFIE-Foundation 8

9 3. Achter de schermen van uw stichting Nu u via de officiële weg een stichting heeft opgericht kunt u zich gaan concentreren op de praktische zaken achter de schermen van uw stichting. Samen met het dagelijks bestuur van de stichting is het goed om over een aantal terugkerende zaken van gedachten te wisselen en daarvoor standaarden te ontwikkelen. Zo hoeft u niet iedere keer opnieuw het wiel uit te vinden. 3.1 Jaarplanning Waarschijnlijk zijn de basisactiviteiten van uw stichting ieder jaar ongeveer hetzelfde. Deze kunt u gemakkelijk onderbrengen in een jaarplanning. Dit is slechts een hulpmiddel voor u zelf om overzicht te houden over uw activiteiten. Maak een document en zet daarin alle maanden van het jaar. Schrijf onder iedere maand wat er in ieder geval gedaan moet worden. Denk daarbij ook aan wat u in uw statuten gezet heeft. Heeft u bijvoorbeeld in uw statuten gezet dat u in april uw jaarverslag van het voorgaande jaar klaar heeft, dan zet u in de jaarplanning bij april: jaarverslag. 3.2 Begroting Het is belangrijk om aan het begin van een boekjaar een begroting te maken van de financiële verwachtingen die u heeft van het komende jaar. Deze brengt u onder in een begroting. Een begroting bestaat uit twee delen. Een inkomstenkant en een uitgavenkant. Excel is een handig en gemakkelijk toegankelijk programma om een begroting in te maken. Een tabel is hiervoor een goede vorm. Aan de inkomstenkant zet u de inkomsten die u komend jaar verwacht te hebben. Vaak weet u nog niet wat de precieze bedragen zullen zijn. Bijvoorbeeld de opbrengst van een geplande sponsorloop in juni weet u pas achteraf en nog niet op het moment het maken van de begroting. U zult dan moeten schatten. Het is beter om te onderschatten dan te overschatten, de resultaten kunnen dan alleen maar meevallen. Een inkomstenbegroting in jaar 1 van uw stichting is voor iedere stichting giswerk. Laat het u niet onzeker maken. Aan de uitgavenkant zet u de uitgaven die u komend jaar verwacht te hebben. Vaak kunt u de uitgaven beter inschatten. De kosten die de bank in rekening brengt bijvoorbeeld, staan van te voren redelijk vast. Maak onderaan uw tabel een totaal van alle inkomsten en een totaal van alle uitgaven. Trek de uitgaven af van uw inkomsten. Het getal dat hier uitkomt, is uw begrotingsoverschot of uw begrotingstekort. In het geval van een verwacht tekort is het goed om gelijk actie te ondernemen om dit tekort weg te werken. Maak met het bestuur plannen om extra inkomsten te genereren zodat u aan het einde van het jaar het beter gedaan heeft dan u aan het begin verwachtte. Denk tenslotte aan wat u in uw statuten over het resultaat van de begroting/balans heeft geschreven. Kent u dit toe aan de algemene reserve? Of aan een andere post? Schrijf dit op! Let tenslotte op het volgende: zorg ervoor dat alle posten op uw begroting staan; dat alle bedrage inclusief eventueel BTW zijn; denk na over het eventuele nut van een post onvoorzien voor bedragen die u nog niet zeker weet maar wel vermoedt. Mocht u het toch nog lastig vinden een begroting te maken dan vindt u in Bijlage 3 een Stichting SOFIE-Foundation 9

10 voorbeeldbegroting. Let op: de posten zijn voorbeeldposten. U moet zelf posten ontwikkelen die van toepassing zijn op uw stichting. 3.3 Administratie Gedurende het boekjaar is het belangrijk om er een gedegen administratie op na te houden. Hiervoor zijn legio (vaak kostbare) boekhoudprogramma s te vinden. U kunt ook zelf een administratie opstarten in Excel of op internet een gratis variant downloaden. In uw administratie schrijft u ALLE inkomsten en uitgaven op, op het moment dat ze plaatsvinden. Hoe groot uw administratie is hangt af van uw activiteiten. Zijn uw inkomsten en uitgaven slechts giraal dan volstaat een simpele administratie. Een voorbeeld: stel u ziet dat er op een donatie van 25, - gestort is op de rekening van uw stichting door Mevr. A.B. Jansen. Dan schrijft u dat op dat moment op in uw administratie. U kunt gelijk zien wat voor gevolgen dat heeft op alle andere rekeningen. Dit is handig om in de gaten te houden. Wanneer het saldo erg richting negatief gaat is het goed om te gaan achterhalen hoe dit komt en wat u eraan kunt doen. Mocht uw stichting net iets anders zijn dan de voorbeelden hierboven dan kunt u altijd om informatie vragen bij de Kamer van Koophandel of de Belastingdienst. 3.4 Jaarrekening De jaarrekening van uw stichting geeft de financiële situatie weer van uw stichting in het afgelopen boekjaar. Een jaarrekening van een kleine stichting bevat een balans en een staat van baten en lasten. Naast de balans en de staat van baten en lasten moet u beide tabellen toelichten Balans Een balans is een foto van de financiële situatie van uw stichting op een bepaald moment. Het is een momentopname. Op een balans vermeldt u de datum van de momentopname en een overzicht van uw bezittingen, schulden en eigen vermogen. Meestal maken stichtingen de balans op aan het einde van het boekjaar. Om een balans te maken is Excel weer een makkelijk toegankelijk programma. Bovenaan de balans zet u algemene informatie. Dit zijn de naam van uw stichting, dat het een balans is en de datum van de momentopname. Onder de algemene informatie vermeldt u aan de linkerzijde alle bezittingen van de stichting, ook wel activa genoemd. De activa kunt u verdelen in vaste en vlottende activa. Bij het maken van een balans moet u dus beslissen of een post aan de bezittingenzijde vast of vlottend is. U kunt hiervoor de volgende vuistregel gebruiken: Hoe snel kan ik er contant geld van maken? Als het antwoord hierop snel is dan is uw post meestal een vlottende activa. Zo niet dan is de post vast. Aan de rechterzijde vermeldt u alle schulden en het eigen vermogen, ook wel passiva genoemd. Bij de schulden wordt onderscheid gemaakt tussen kortlopende- en langlopende schulden. Hier maakt u onderscheid door middel van de volgende vuistregel: Hoe snel betaalt u de schuld af? Is het antwoord: Binnen een jaar. Dan is de schuld kortlopend. Is dit langer? Dan is de schuld langlopend. Bij het opmaken van de balans moet u te allen tijde de gouden regel van de balans respecteren: bezitting = schulden + eigen vermogen. Dit betekent dat onderaan de balans de totaalbedragen van de linker- en rechterzijde hetzelfde moeten zijn. In Bijlage 3 vindt u een voorbeeldbalans met voorbeeldposten. LET OP: de balans van uw stichting Stichting SOFIE-Foundation 10

11 kan er anders uitzien. Dit is een voorbeeld met zoveel mogelijk voorbeeldposten. Haal eruit wat u nodig heeft. Er kan weinig mis gaan zolang onderaan de balans de totaalbedragen links en rechts maar gelijk zijn Staat van baten en lasten Een staat van baten en lasten geeft een overzicht van alle kosten en opbrengsten van uw stichting in een bepaalde periode, meestal een jaar. Het resultaat van deze rekening is de winst of het verlies van uw stichting in de betreffende periode. Om een staat van baten en lasten te maken kunt u Excel gebruiken. Wellicht heeft u in uw basisadministratie al een hulpmiddel ontwikkeld dat de staat van baten en lasten automatisch opmaakt. In dat geval kunt u die natuurlijk gebruiken. Gaat u de staat zelf maken dan vindt u in Bijlage 4 een voorbeeld. Zoals u ziet is het eigenlijk de simpelste rekening van het geheel. Eerst zet u alle baten onder elkaar, vervolgens daaronder alle lasten. U brengt de lasten in mindering op de baten en zie daar het resultaat. In het voorbeeld vindt u weer een heel aantal mogelijk overbodige voorbeeldposten. Kies ook hier weer wat u nodig heeft en laat de rest voor wat het is. Als uw post er niet bij staat verzin dan een duidelijke omschrijving van hetgeen u in de rekening wilt zetten Toelichting Naast de feitelijke balans en de staat van baten en lasten bent u verplicht om op beide een toelichting te geven. Dit klinkt lastiger dan het is. In de balans en de staat van baten en lasten heeft u het, onder andere, over vaste en vlottende activa, eigen vermogen, baten, lasten en algemene kosten. In de toelichting zet u diezelfde bedragen neer maar noemt u het beestje bij zijn werkelijke naam. U noemt alleen de posten die anders zijn dan 0 en u vertelt wat ze zijn. Een paar voorbeelden: De vlottende activa op uw balans zijn voor uw stichting alleen liquide middelen, ofwel, de rekening courant van de bank. Nog een voorbeeld: op uw staat van baten en lasten staat de post algemene kosten. In werkelijkheid zijn dit de kosten die de Kamer van Koophandel in rekening brengt. Om de toelichting te maken kopieert u de balans en de staat van baten en lasten naar een nieuw bestand en ligt u alle posten toe. 3.5 Jaarverslag Een jaarverslag, het woord zegt het al, is een verslag van wat uw stichting het afgelopen boekjaar heeft meegemaakt. Een jaarverslag bestaat uit twee delen. Het jaarverslag en de jaarrekening. In de vorige paragraaf heeft u kunnen lezen hoe de jaarrekening tot stand komt. In deze paragraaf zullen we het hebben over het jaarverslag. In het jaarverslag schrijft u over alle (belangrijke) werkzaamheden van uw stichting en gebeurtenissen omtrent uw stichting van het betreffende boekjaar. Het gaat hier om alles van een (nieuwe) werkmethode tot een behaalde doelstelling en van mislukkingen tot inzichten. Met deze vertelling legt u verantwoording af aan uw donateurs, aan anderen die uw stichting steunen en zelfs een beetje aan het doel van uw stichting. U vertelt aan iedereen die belangen heeft bij uw stichting wat er afgelopen jaar is gebeurd. Samen met de jaarrekening van uw stichting geeft dit een goed Stichting SOFIE-Foundation 11

12 beeld van hoe uw stichting ervoor staat. Bij een kleine stichting hoeft een jaarverslag niet meer dan een paar pagina s te omvatten. U begint te vertellen met hoe de stichting heet, waar deze is ingeschreven, wie er in het bestuur zitten en hoe de lezer de stichting kan bereiken. Meestal vertellen kleine stichtingen vervolgens het een en ander over hun beleid (de geschiedenis van het project, de toekomst, het resultaat, de aanpak en de middelen). Daarna kunt u schrijven over belangrijke gebeurtenissen en andere zaken waar u verantwoording over wilt afleggen. Tenslotte komen de financiële zaken van de jaarrekening aan de beurt. Voor het maken van een jaarverslag heb ik nog twee tips voor u: 1) Wees eerlijk. Allereerst omdat dit het gemakkelijkste is. Ten tweede omdat men anders een verkeerd beeld van uw stichting kan krijgen. Leugens komen altijd uit en wanneer dat gebeurt, kan dat hevige gevolgen hebben voor uzelf, de stichting en het doel van uw stichting. 2) Maak er een mooi, goedlopend verhaal van. Droge, ellenlange jaarverslagen zijn er genoeg. Als u wilt dat mensen het lezen zult u er zelf voor moeten zorgen dat het mensen interesseert. De volgorde zoals ik hierboven aangaf is daarbij een leidraad, u bent niet verplicht deze aan te houden zolang u alles er maar in zet. Natuurlijk kunt u onze jaarverslaggeving als leidraad gebruiken. U ziet daarbij dat ook wij al doende leren en de jaarverslagen er steeds professioneler uit gaan zien. Op onze website kunt u de verslagen van de stichting SOFIE-Foundation terugvinden. 3.6 De strijkstok En, hoeveel blijft er bij jullie aan de strijkstok hangen?. Deze en andere vragen over het uitgavenpatroon van uw stichting zal u vaak te horen krijgen van geïnteresseerden. Een bevredigend antwoord op deze vraag kan een mooie opstap zijn naar een leuk gesprek over uw stichting. Met bovenstaand gezegde wordt geïnsinueerd dat lang niet alles wat uw stichting binnenhaalt aan fondsen, sponsoren en dergelijke ten goede komt aan het doel van uw stichting. Sinds duidelijk werd dat de bestuursvoorzitters van grote non-profit organisaties vaak een goede boterham verdienen aan het werk dat zij doen heeft die spreekwoordelijke strijkstok een wat bittere bijsmaak gekregen. Voor grote stichtingen is een kostbaar bureaucratisch apparaat vaak nodig om de projecten in goede banen te leiden. Hierin kan de kracht van uw initiatief liggen. Potentiële geldschieters vinden het tegenwoordig namelijk niet alleen belangrijk dat hun geld goed terecht komt maar ook dat ze hun investering kunnen volgen naar de plek van bestemming en dat er onderweg zo min mogelijk vanaf gesnoept wordt. In een kleine stichting is dit gemakkelijk te laten zien. Bij de stichting SOFIE- Foundation wordt gedane arbeid niet vergoed. Ons antwoord op de vraag: Hoeveel blijft er eigenlijk bij de stichting SOFIE-Foundation aan de strijkstok hangen? is dan ook: Helemaal niets! Onze enige kosten zijn de kosten die de bank in rekening brengt en die van ons lidmaatschap aan de Kamer van Koophandel. Stichting SOFIE-Foundation 12

13 4. Communicatie Wanneer u wilt dat mensen geïnteresseerd zijn in uw stichting dan zult u zich ook voor hen moeten interesseren. U zal met ze moeten communiceren of ze in ieder geval de mogelijkheid moeten bieden contact op te nemen met de stichting. Hieronder lichten wij een aantal communicatiemiddelen toe. 4.1 Website Een website is een prachtig platform om communicatie tussen uw stichting en haar belanghebbenden mogelijk te maken. Anno 2011 heeft bijna iedereen toegang tot het internet dus het gros van de geïnteresseerden zal een website over uw stichting kunnen vinden. Op een website kunt u de basisinformatie over uw stichting publiceren, u kunt er nieuwsberichten op zetten en laten weten hoe mensen contact met u kunnen opnemen. Natuurlijk is het maken van een website voor de meeste mensen gemakkelijker gezegd dan gedaan en zijn er kosten verbonden aan de domeinnaam en de ruimte die uw website inneemt. Wees hierin creatief. Zoek mensen die verstand van zaken hebben en vraag ze uw stichting in natura te sponsoren. Als tegenprestatie kunt u bijvoorbeeld het logo van het betreffende bedrijf op uw site publiceren. Wees u wel bewust van het volgende: in de communicatie via een website ligt het initiatief tot communiceren bij de belanghebbende en niet bij uw stichting. U kunt mensen immers niet dwingen uw website te bezoeken. 4.2 De nieuwsbrief Zoals wij in het vorige hoofdstuk over de website al vertelden ligt het initiatief tot communiceren via een website bij degene die uw webadres besluit in te toetsen en niet bij uw stichting. Laat ook eens wat van uw stichting horen. Verzamel - en/of postadressen van geïnteresseerden/sponsoren en stuur eens in de zoveel tijd een nieuwsbrief. Stuur deze niet te vaak. Het moet geen ongewenste post worden. In een nieuwsbrief vertelt u over de nieuwste ontwikkelingen binnen uw project en over bijzondere gebeurtenissen. De nieuwsbrief is ook een uitgelezen kans om eens iets aan uw volgers te vragen. Kennen ze wellicht nog iemand die voor u een logo kan maken? Of een website? Weten ze nog een leuke slagzin? Of kunnen ze binnenkort weer hun bijdrage overmaken? Alles kan. Zorg ervoor dat de brief niet te lang wordt en in foutloos Nederlands geschreven is. Hij moet ook aantrekkelijk zijn om door te lezen. Kies dus voor een lay-out die mensen aanspreekt en voor een pakkende titel en tekst. Besef tenslotte: mensen kijken erg graag plaatjes. 4.3 Het visitekaartje Visitekaartjes zijn een hele simpele en praktische manier van reclame maken. Telkens wanneer uw stichting ter sprake komt, kunt u een kaartje tevoorschijn toveren en deze aanbieden. Zorg voor een mooi kaartje met bijvoorbeeld uw logo en de contactgegevens van uw stichting. Wanneer uw stichting een website heeft zorg er dan voor dat het webadres op het visitekaartje vermeld staat. Mensen nemen dan gemakkelijk een kijkje en kunnen de informatie die u vertelde nog eens rustig nalezen. Elke keer dat diegene uw visitekaartje weer tegenkomt zal hij of zij weer aan het gesprek terugdenken. U creëert zo meerdere herinneringsmomenten en maakt de kans op (financiële) hulp groter. Laat ook eens een kaartje liggen in de trein of op een tafeltje in een café. Wie weet wil de Stichting SOFIE-Foundation 13

14 vinder uw project wel steunen. Kortom: visitekaartjes zijn een mooie manier om uw netwerk en het bereik van uw stichting te vergroten. Stichting SOFIE-Foundation 14

15 Nawoord De stichting SOFIE-Foundation hoopt dat u met het lezen van deze uitgave handvaten heeft gekregen om uw eigen initiatief vorm te kunnen geven in een stichting. Zoals eerder geschreven mag niets uit deze uitgave worden gekopieerd of vermenigvuldigd zonder de toestemming van de stichting SOFIE- Foundation of de auteur. Het volgen van de tips en trucs in deze uitgave is op eigen risico en de Stichting SOFIE-Foundation of de auteur van deze uitgave kan niet aansprakelijk gesteld worden voor opgelopen schade. De Stichting SOFIE-Foundation heeft er bewust voor gekozen deze uitgave kosteloos ter beschikking te stellen. Mocht u ons willen bedanken dan staat het u vrij een donatie te doen. U kunt uw bijdrage overmaken aan ons project op rekeningnummer t.n.v de Stichting SOFIE-Foundation. Mocht u na het lezen van deze uitgave nog vragen hebben of aanvullingen/verbeteringen/tips hebben, dan kunt u contact met ons opnemen via info@sofiefoundation.com of via het contactformulier op Stichting SOFIE-Foundation 15

16 Bijlage 1 DRAM uitwerking Inleiding In 2006 is Mevr. Groenhof, voorzitter van deze stichting, voor een periode in India geweest. Zij gaf daar les aan de armste kinderen tussen de 0 en 10 jaar op de slechtste scholen die er zijn. Met eigen ogen heeft zij toen gezien hoe ongelooflijk belangrijk onderwijs is. In haar klassen zaten vooral meisjes. Als er binnen een gezin al geld is voor onderwijs dan gaat dat naar eventuele zoons. Zoals misschien al duidelijk wordt hebben vrouwen in India helaas nog steeds een ondergeschikte positie. Dit is erg jammer. Meisjes zijn immers net zo slim als jongens en verdienen dezelfde kansen. In India woonde mevr. Groenhof bij de familie Deodhar. Een erg rijke familie door erfenis. Haar gastmoeder, Madhuri, doet enorm veel voor de plaatselijke bevolking en heeft bijvoorbeeld samen met een vriendin oriëntatiekampen opgericht voor meisjes die zijn gestopt met school. Op deze manier blijven zij uit de handen van ronselaars die hen een filmcarrière (prostitutie) in Bollywood (Mumbai) beloven. Ze heeft een aantal keer een les gegeven op die kampen en ze zag die meisjes met eigen ogen opbloeien. Een kans op een onafhankelijk bestaan met kennis en zelfvertrouwen, een kans op een goede toekomst, trekt hen allemaal. Echter is er nooit geld om ze die toekomst te geven. Het dringt inmiddels tot de Indiase overheid door dat vrouwen ook rechten horen te hebben. Sinds een tijdje mag een vrouw bijvoorbeeld geen abortus meer plegen met als reden dat haar foetus een meisje is. Een mooi begin. Ook geeft de overheid meisjes voorrang op universiteiten en korting op een lening om die te betalen. Echter als een meisje nooit naar de basisschool is geweest kan ze natuurlijk ook niet naar de universiteit. Inmiddels wil de Indiase overheid ook hier iets aan doen. Ze hebben basisonderwijs gratis gemaakt (zoals in Nederland de openbare basisscholen alleen een vrijwillige bijdrage vragen) maar de kosten voor boeken e.d. moeten wel door de leerlingen zelf gedragen worden. Ook dit kunnen veel mensen niet betalen. Hier willen wij middels de SOFIE-Foundation wat aan doen. Samen met Madhuri Deodhar hebben wij het initiatief genomen om meisjes die ècht willen naar school te helpen door middel van sponsoring. Dat kost slechts 30 euro per jaar ( 2,50 per maand). Op deze manier proberen wij voor een aantal meisjes in India het verhaal van hun toekomst wat op te fleuren en ze een betere kans te geven in de maatschappij. Doelstelling Met deze stichting willen wij bereiken dat meisjes in India basisonderwijs kunnen genieten met behulp van sponsoren uit Nederland. Op deze manier hebben ze een betere kans op goed werk en verkrijgen ze grotere onafhankelijkheid van partner en familie. Het nevendoel van deze stichting is het ontwikkelen van een transparant concept. Om het overzicht te houden en de overhead tot het noodzakelijke te beperken, kunnen er maximaal 30 meisjes gesponsord worden. Dit is weinig en er zullen mensen zijn die graag een meisje hadden willen sponsoren. Vanwege het gemakkelijk overneembare concept dat wij ontwikkelen kunnen zij zelf een stichting opzetten om weer 30 meisjes te sponsoren. Voor contacten in India kan de stichting zorgen. Resultaat Het resultaat van dit project moet zijn dat er 30 meisjes basisonderwijs genoten hebben op een degelijke school. Dit resultaat moet in 10 jaar gerealiseerd zijn. Verder moet ook het nevendoel gerealiseerd zijn. Het concept waarmee deze stichting opgericht is en opereert moet toegankelijk, Stichting SOFIE-Foundation 16

17 gemakkelijk overneembaar en transparant zijn. Alle resultaten worden gerealiseerd d.m.v. sponsoring die direct en volledig ten goede komt aan de doelstellingen van de stichting. Er zullen dus geen manuren, bonussen enzovoorts uitbetaald worden. Aanpak De doelstelling van de stichting zal gerealiseerd worden op twee manieren. 1) De sponsoren van de 30 meisjes zullen worden geworven in mijn directe omgeving. 2) Door middel van een website. Op deze website zal te zien zijn welke natura zaken voor het betreffende jaar nog niet gesponsord zijn. Hierbij valt te denken aan enveloppen, postzegels enzovoorts. Ook de publicatie van het concept van deze stichting is op de website te vinden. Verder zullen nieuwtjes, FAQ s, studievoortgang enzovoorts op de site te vinden zijn. Middelen De doelstelling van de stichting zal gerealiseerd worden door middel van transparantie, eerlijkheid, doorzettingsvermogen en de grote toegankelijkheid van het internet. Transparantie. Alles wat met de stichting te maken heeft zal op internet gepubliceerd worden zodat alle stakeholders kunnen volgen wat er met hun sponsorbedrag gebeurd. Eerlijkheid. India is een land waar fraude en corruptie nu en dan de kop op steken. De stichting zal zich nooit bewust inlaten met dit soort praktijken. Mocht er iets niet volgens plan gaan of juist beter dan gedacht zal dit gecommuniceerd worden naar de stakeholders. Doordat de stichting klein blijft en maximaal 30 meisjes sponsort beperken wij het risico van fraude en corruptie en is het beter mogelijk overzicht te houden. Doorzettingsvermogen. Voor het opzetten van een project in India is een flinke dosis doorzettingsvermogen nodig. Wij zijn echter vastbesloten dat de doelen van de stichting bereikt worden. De voorzitter van de stichting is door haar reizen bekend met de Do s en Don ts van India en heb dus een belangrijke lading kennis. Toegankelijkheid van het internet. Zoals in bovenstaande te lezen valt speelt de website van de stichting een grote rol. Doordat internet voor bijna iedereen toegankelijk is kunnen de drie bovenstaande punten gerealiseerd worden. Stichting SOFIE-Foundation 17

18 Bijlage 2 Voorbeeldbegroting Hieronder vindt u een voorbeeldbegroting.. De getallen in de tabel zijn fictief en hebben niets met de Stichting SOFIE-Foundation te maken maar dienen ter illustratie. Stichting SOFIE-Foundation 18

19 Bijlage 3 Voorbeeldbalans Stichting SOFIE-Foundation 19

20 Bijlage 4 Voorbeeld staat van baten en lasten Onderstaand vindt u een voorbeeld van een staat van baten en lasten. De getallen in de tabel zijn fictief en hebben niets met de Stichting SOFIE-Foundation te maken maar dienen ter illustratie. Stichting SOFIE-Foundation 20