Woningstichting Welbions. Rapport van Aanbevelingen

Transcriptie

1 Woningstichting Welbions Rapport van Aanbevelingen Utrecht, juni 2011 Colofon Raeflex Catharijnesingel GE Utrecht E: W: Visitatiecommissie De heer D.H. van Ginkel CMC (voorzitter) Mevrouw T. Booi Mevrouw drs. A. de Klerk (secretaris)

2 2/17 Rapport van Aanbevelingen Woningstichting Welbions, vs 1.1 Raeflex

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 3 Voorwoord 5 1 Samenvatting en hoofdaanbevelingen 7 2 Sturing op samenhang tussen klant, financiën en vastgoed 9 3 Voortrekkersrol vasthouden 11 4 Meer slagkracht door gerichte keuzes 13 5 Zet stevig door op professionalisering en kostenbeheersing 15 6 Zorg als RvT voor een duidelijk toezichts- en toetsingskader 17 Rapport van Aanbevelingen Woningstichting Welbions, vs 1.1 Raeflex 3/17

4 4/17 Rapport van Aanbevelingen Woningstichting Welbions, vs 1.1 Raeflex

5 Voorwoord In november 2010 heeft Woningstichting Welbions gevestigd te Hengelo opdracht gegeven om een visitatie uit te laten voeren. Het rapport van aanbevelingen is als leer- en verbeterinstrument goed bruikbaar naast het visitatierapport. Met genoegen bieden wij u hierbij het rapport van aanbevelingen aan. Als visitatiecommissie kijken wij terug op een boeiend proces. Bij de start van het visitatietraject heeft u aangegeven suggesties en aanbevelingen naar aanleiding van onze bevindingen op prijs te stellen. Dit doen wij graag door middel van deze rapportage. Voordat wij op een aantal onderwerpen ingaan, willen wij u en alle medewerkers van Welbions complimenteren met de wijze waarop u de visitatie hebt opgepakt. Die aanpak getuigt van een grote mate van professionaliteit en de bereidheid om daadwerkelijk te leren. Het project vormde een stevige belasting voor de werkorganisatie, maar heeft naar onze waarneming veel belangrijke inzichten opgeleverd voor Welbions. Naast het visitatierapport, beschikt u nu ook over een groot aantal meningen en suggesties van interne en externe stakeholders. Deze zullen u van pas komen bij de verdere ontwikkeling van relaties met uw stakeholders en het aanscherpen van de ambities en doelstellingen in het nieuwe Koersplan. Allereerst treft u in dit rapport een korte samenvatting aan van de bevindingen van de visitatiecommissie en de belangrijkste aanbevelingen. Daarna wordt per prestatieveld een aantal aanbevelingen gegeven. Wij hopen dat Woningstichting Welbions met dit rapport het verbeteren van prestaties verder vorm kan geven en wensen Welbions, haar medewerkers en haar partners veel succes toe met het realiseren van vitale wijken in Hengelo. Met vriendelijke groet ook mede namens Mevrouw T. Booi en Mevrouw A. de Klerk. D.H. van Ginkel Voorzitter visitatiecommissie Rapport van Aanbevelingen Woningstichting Welbions, vs 1.1 Raeflex 5/17

6 6/17 Rapport van Aanbevelingen Woningstichting Welbions, vs 1.1 Raeflex

7 1 Samenvatting en hoofdaanbevelingen Zoals uit het visitatierapport blijkt, krijgt Welbions overall een ruime voldoende. Er zijn wel onderwerpen die de aandacht vragen, welke in de toekomst kunnen bijdragen aan een hogere waardering van stakeholders en aan een grotere effectiviteit van beleid en uitvoering. Wij beperken ons daarbij tot de meer strategische onderwerpen. Het visitatierapport zelf zal u ongetwijfeld nog tot andere verbeteringen inspireren. Uw organisatie heeft een duidelijke keuze gemaakt door haar positionering in Hengelo als wijkregisseur. Er zijn al diverse slagen gemaakt binnen de organisatie (bijv. afdeling wijken) en samen met wijkpartners (bijv. wijkperspectieven en programma s). Er is, zowel intern als extern, een breed draagvlak voor deze keuze. Het wijkgericht werken kan echter naar het oordeel van de visitatiecommissie nog consequenter worden doorgevoerd in de organisatie en werkprocessen. Onze aanbevelingen: Geef gerichte sturing op de samenhang tussen de volgende drie waarden: klant/maatschappijwaarde, financiële waarde en vastgoedwaarde; Houd de voortrekkersrol vast; Zorg voor meer slagkracht en effectiviteit door gerichte keuzes; Zet stevig door op professionalisering en kostenbeheersing; Zorg als Raad van Commissarissen voor een duidelijk toezichts- en toetsingskader. In de volgende hoofdstukken worden deze aanbevelingen toegelicht. Rapport van Aanbevelingen Woningstichting Welbions, vs 1.1 Raeflex 7/17

8 8/17 Rapport van Aanbevelingen Woningstichting Welbions, vs 1.1 Raeflex

9 2 Sturing op samenhang tussen klant, financiën en vastgoed De ambities van Welbions zijn goed en bekend. Zowel de stakeholders als de visitatiecommissie hebben dat gezien en erkend. De keuze voor een gebiedsgerichte positionering zet de klant centraal. De ambities worden sterk verwoord in de wijkplannen. Welbions heeft echter moeten vaststellen dat mede door de sterk veranderende externe (financiële) condities de mogelijkheden voor investeren verslechterd zijn. Niet tijdige en accurate financiële onderbouwing van ambities kan leiden tot verkeerde verwachtingen bij stakeholders, en dat heeft Welbions de afgelopen jaren ook ervaren. Hoewel er begrip is bij externen, heeft dit toch een negatieve invloed op het imago en de stakeholderwaardering. De visitatiecommissie heeft geconstateerd dat het nog ontbreekt aan een (effectieve) samenhang tussen de drie belangrijkste waarden van de corporatie: klant, financiën en vastgoed. Aanbeveling 2.1 Maak een afwegingskader voor prioritering van investeringen In de kern is het de opgave voor de corporatie om de volgende drie waarden met elkaar in balans te brengen en in samenhang met elkaar te bekijken: De waarde voor de klant en maatschappij: wat hebben klanten nodig, welk vastgoed draagt bij aan maatschappelijke doelstellingen en wat kan Welbions leveren, bezien vanuit de centrale missie wijkregisseur? De financiële waarde: hoe ziet de lange termijn financiële toekomst er uit en is de continuïteit verzekerd? De vastgoedwaarde: de vastgoedportefeuille op lange termijn en de mate waarin die op lange termijn exploitabel/verhuurbaar is. Om een effectieve samenhang te realiseren tussen de drie belangrijkste waarden adviseren we een afwegingskader op te stellen waarbinnen de beschikbare ruimte voor investeringen geprioriteerd kan worden. Aanbeveling 2.2 Benoem (financiële) kaders voor het maken van afspraken/programma s met derden De ambities ten aanzien van de klant en de wijken zijn zoals gezegd groot. Bovendien is er nog een aantal andere ambities/opgaven, zoals duurzaamheid/energiebesparing en de opgaven vanuit het nog af te ronden strategisch voorraadbeleid. Een duidelijke positionering en motivering ten aanzien van investeringsmogelijkheden, zowel per wijk als per project, voor de korte- en ook lange termijn, is nodig. Dit schept duidelijke kaders waarbinnen (medewerkers van) Welbions kunnen opereren en samenwerken met derden (verwachtingen ten aanzien van hun inbreng). Het schept tevens een goede basis voor een bruikbaar toetsingskader voor de RvC. De commissie adviseert het bestuur en de toezichthouders er voor te zorgen dat de professionalisering op dit punt voort gezet wordt. Rapport van Aanbevelingen Woningstichting Welbions, vs 1.1 Raeflex 9/17

10 10/17 Rapport van Aanbevelingen Woningstichting Welbions, vs 1.1 Raeflex

11 3 Voortrekkersrol vasthouden Welbions is de enige grote woningcorporatie in Hengelo en heeft daardoor een grote verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling van volkshuisvesting in de stad. Welbions beschikt over een goed en toegankelijk netwerk van stakeholders. Tot 2009 was ze actief met het Maatschappelijk Ondernemerscafé. Noblesse oblige is nu echter aan de orde. Van de grootste corporatie wordt vanuit een gedeelde visie op de stad Hengelo leiderschap verwacht. Een voortrekkersrol, met de gemeente, maar ook met de andere partijen. Niet alles zelf doen, maar wel een actievere rol als inspirator, aanjager, katalysator. Hier ligt voor het bestuur een uitdaging om die rol extern te versterken. Aanbeveling 3.1 Maak een duidelijke keuze voor samenwerking Het enthousiasme van medewerkers, die betrokken zijn bij de gebiedsgericht aanpak, leidt tot overleg met een breed scala van mogelijke belanghouders. Hoewel elke organisatie zijn rol opeist binnen een gebied kan vaak worden geconstateerd dat slechts een beperkt aantal partijen het verschil maakt. Welbions zou, op basis van gerichte investeringskeuzes per wijk of thema ook gericht hun belanghebbende partners kunnen kiezen. Dit biedt meer tijd en ruimte en werkt daardoor veelal effectiever. Aanbeveling 3.2 Neem het voortouw in de maatschappelijke thema s (bijvoorbeeld bezuinigingsdiscussie) Gemeenten en instellingen worden geconfronteerd met behoorlijke bezuinigingen op het gebied van leefbaarheid, onderhoud grijs en groen. Welbions zou het voortouw kunnen nemen bij het in kaart brengen van de impact van de bezuinigingen ten aanzien van leefbaarheid en wonen. Met bewoners kan bekeken worden waar zij hun prioriteiten zouden leggen als men zou moeten kiezen. Met een aantal specifieke partijen en de gemeente kan worden gewerkt aan een deltaplan voor behoud van de vitale stad. Rapport van Aanbevelingen Woningstichting Welbions, vs 1.1 Raeflex 11/17

12 12/17 Rapport van Aanbevelingen Woningstichting Welbions, vs 1.1 Raeflex

13 4 Meer slagkracht door gerichte keuzes Zoals in het visitatierapport is aangegeven zijn de stakeholders over het algemeen tevreden over de samenwerking met Welbions. Welbions krijgt complimenten voor de aanwezigheid in de wijken en alle activiteiten in het kader van leefbaarheid en het ontwikkelen van wijkperspectieven en programma s. De corporatie mist echter een zekere slagkracht in de wijkontwikkeling. Naar de indruk van de visitatiecommissie komt dat omdat enerzijds teveel partijen betrokken zijn bij de planvorming van Welbions en anderzijds plannen te vaak worden aangepast onder meer omdat tevoren de financiële kaders niet helder zijn. Aanbeveling 4.1 Kies gerichter voor samenwerkingspartners Er is bij sommige belangrijke stakeholders behoefte aan diepgang in de communicatie. Ze wensen om op meer individueel niveau (in plaats van met alle partijen aan tafel) betrokken te raken bij elkaars beleidsontwikkeling. Welbions zou, per gebied, gerichter en specifieker kunnen kiezen voor de voor haar belangrijkste stakeholders en de voor haar c.q. het gebied de belangrijkste investeringen. Aanbeveling 4.2 Ken en speel in op verwachtingen van stakeholders Bij het maken van strategische keuzes en prioriteiten is het van belang de verwachtingen van de preferente stakeholders te kennen en daarop in te kunnen spelen (voor zover dat mogelijk is). Hiermee creëert de corporatie draagvlak voor het eigen beleid. Bovendien kan het de haalbaarheid van de planning en uitvoering ten goede komen. Betrokkenheid van stakeholders heeft daarnaast als voordeel dat bij de uitwerking van de opgaven elkaars meerwaarde gezocht kan worden, ieder zijn eigen rol kan oppakken en indien nuttig samengewerkt kan worden ( management van verwachtingen ). Tevens is het van belang helder te zijn in samenwerkingen die men niet aangaat (zie 4.1.) en de redenen die daaraan ten grondslag liggen. Dat voorkomt teleurstellingen maar houdt ook een goede werkrelatie in de toekomst open, als Welbions wel weer voor de betreffende partner kiest. Aanbeveling 4.3 Start gesprek met stakeholders met een eigen visie Het is wel belangrijk dat een proces samen met stakeholders start met een visie van de corporatie. Dus geen open inventarisaties, maar een stellingname van de corporatie die wordt ingebracht, met vanzelfsprekend de bereidheid om naar elkaar te luisteren en je te laten overtuigen als daar goede gronden voor zijn. Welbions beschikt naar het oordeel van de commissie over een uitstekend vertrekpunt voor de komende periode. Rapport van Aanbevelingen Woningstichting Welbions, vs 1.1 Raeflex 13/17

14 Aanbeveling 4.4 Elk wijk/gebiedsplan voorzien van een investeringskader Bij de positionering van Welbions als wijkregisseur past een gebiedsgerichte aanpak. Voor zowel wijken die een specifieke aanpak kennen (bijvoorbeeld in het kader van de leefbaarheidsproblematiek of in geval van herstructurering) als ook voor wijken/gebieden die regulier beheer kennen, kan een wijkplan worden gemaakt inclusief een investeringsaanpak. Een dergelijke gebiedsgerichte aanpak over het totaal maakt interne keuzes en prioriteiten helder en beidt tevens een duidelijk financieel kader waarbinnen met belanghouders gekeken kan worden naar ieders inzet en betrokkenheid. Tevens biedt het een basis voor een helder toetsingskader voor de toezichthouder. 14/17 Rapport van Aanbevelingen Woningstichting Welbions, vs 1.1 Raeflex

15 5 Zet stevig door op professionalisering en kostenbeheersing Het lijkt of de organisatie logger (en duurder) is geworden door de fusie. De besluitvorming gaat over meer schijven, communicatie verloopt traag, het is niet altijd duidelijk wie het juiste aanspreekpunt is en de klachtenafhandeling verloopt traag. Er zijn dus nog een paar slagen te maken om de klantgerichtheid te verbeteren en de organisatie effectiever te maken. Ten aanzien van de relatief hoge bedrijfslasten geeft Welbions aan dat het een tijdelijke verhoging van de bedrijfslasten betreft en dat deze te maken hebben met de fusie. Er zijn inmiddels bezuinigingsopdrachten neergelegd in de organisatie, die door een werkgroep worden uitgewerkt. De visitatiecommissie constateert echter dat, afgezien van deze tijdelijke investeringen en een lichte daling in 2010, de bedrijfslasten desondanks aan de hoge kant blijven. Tevens constateert de commissie dat in de meerjarenbegroting geen maatregelen zijn getroffen om de bedrijfslasten terug te dringen. Aanbeveling 5.1 Maak beleid om de organisatie effectiever te maken De commissie adviseert allereerst om heldere kaders te stellen (zie aanbeveling 2.2.) en de kwartaalrapportages hierop te laten aansluiten. Op basis hiervan kan de besluitvorming laag in de organisatie worden gelegd en kan via kwartaalrapportages de voortgang worden gemonitord en in control worden gehouden. Aanbeveling 5.2 Maak beleid om bedrijfslasten te verlagen De commissie adviseert op korte termijn beleid te maken om de bedrijfslasten omlaag te brengen in de wetenschap dat het realiseren van een kostenverlaging een complex en pijnlijk proces kan zijn met grote impact op de organisatie. Rapport van Aanbevelingen Woningstichting Welbions, vs 1.1 Raeflex 15/17

16 16/17 Rapport van Aanbevelingen Woningstichting Welbions, vs 1.1 Raeflex

17 6 Zorg als RvT voor een duidelijk toezichts- en toetsingskader De RvC hanteert een toezichtskader dat voortvloeit uit het fusieplan. De commissie vindt dit ook niet meer dan logisch zo kort na de fusie, maar wil hierbij graag een suggestie voor de komende jaren meegeven. De visitatiecommissie constateert namelijk dat de RvC zich na de fusie (terecht) nadrukkelijk heeft gericht op toezicht op financiën. De commissie adviseert het toetsingskader m.b.t. het maatschappelijk rendement en de gewenste relatie tussen klant- vastgoed- en financiële waarde verder te versterken. Aanbeveling 6.1 Aanscherpen van het strategische toezichts- en toetsingskader De commissie adviseert het toezichtskader verder aan te scherpen door meer lijn en samenhang aan te brengen tussen de drie verschillende waarden, te weten vastgoedsturing, financiën en klantwaarde en daarvoor strategische toetsingskaders vast te stellen (zie eveneens aanbeveling 2.2.). Met behulp daarvan kan een effectievere toetsstructuur in de beleidsplannen en de kwartaalrapportages worden aangebracht. Dit biedt de RvC de mogelijkheden om meer overall in control te zijn. Aanbeveling 6.2 Doorontwikkelen van risicobeheersing in brede zin Belangrijke taken van toezichthouders zijn het toezicht op de strategische koers, de maatschappelijke prestaties, de verankering in de samenleving, de financiële weerbaarheid en ook het toezicht op de adequaatheid en effectiviteit van de interne beheersing en het risicomanagement. Risicomanagement gaat daarbij niet primair over het voldoen aan regels of afleggen van verantwoording, maar over het helpen in het sociaal ondernemen en het bereiken van de (strategische) doelstellingen. In de gewenste situatie is er een duidelijke relatie tussen de benoemde risico s en de ambities/doelen zoals deze door de corporatie zijn vastgelegd. Dreigingen waardoor deze doelen niet gerealiseerd (kunnen) worden, zijn immers risico s. Risicomanagement is in ontwikkeling binnen Welbions. Naar het inzicht van de commissie verdient het aanbeveling om niet alleen om op portefeuilleniveau en projectniveau het risicomanagement door te ontwikkelen, maar ook oog te houden voor de risico s ten aanzien van de realisatie van de ambities in brede (maatschappelijke) zin. Het is aan de raad van toezicht om in deze context te bepalen welke informatie zij nodig heeft om effectief toezicht te kunnen uitoefenen. Rapport van Aanbevelingen Woningstichting Welbions, vs 1.1 Raeflex 17/17