Realisatie optimale winkelperformance binnen het loonkostenbudget

Transcriptie

1 White Paper Optimale winkelperformance en beheersing loonkosten: Dilemma of integrale aanpak? Realisatie optimale winkelperformance binnen het loonkostenbudget De prestaties van retail organisaties zijn voor een belangrijk deel afhankelijk van de inzet van de medewerkers. Een juiste Workforce Management strategie is daarbij cruciaal voor het behalen van de ondernemersdoelstellingen. Daarbij zijn de loonkosten één van de grootste kostenposten en vaak ook de enige post waar men invloed op heeft. Daarom is het logisch dat er veel aandacht wordt besteed aan de beheersing van de loonkosten. Maar hoe zorg je tevens voor gemotiveerde en maximaal productieve medewerkers? De retail branche ervaart door een sterke concurrentie en prijsoorlogen een druk op de marges. De economische situatie zorgt er voor dat sommige segmenten tevens een omzetdaling zien, waardoor kostenbeheersing en kostenreductie een noodzaak is. Om een goede concurrentiepositie te krijgen en/of te behouden is een kostenreductie alleen niet voldoende. Een goede winkelperformance en dienstverlening naar de klanten is essentieel voor de omzet en winstgevendheid. Hierbij zal elke formule of ondernemer eigen doelstellingen hebben. De juiste persoon op de juiste plaats en tijdstip met de juiste skills is inmiddels een veel gebruikte kreet bij de leveranciers van Workforce Management oplossingen. De praktijk laat echter zien dat de meeste WFM-oplossingen gericht zijn op het efficiënt plannen van het beschikbare personeel, gericht op minimale leegloop/overuren en vereenvoudigen van het administratieve proces van personeelsplanning en tijdregistratie. Veelal wordt er geen, of te weinig, aandacht besteedt aan vaststellen van de werkelijk benodigde personeelsinzet op basis van de bedrijfsdoelstellingen en verwachte omzetten. Hierdoor bestaat het gevaar dat er teveel nadruk wordt gelegd op loonkostenbesparing en vereenvoudiging van het administratieve proces. Het gevolg hiervan is dat de werkdruk en stress bij de werknemers toeneemt en de service naar de klanten en de winkelperformance achteruit gaat. Uiteindelijke is het gevaar groot dat de gewenste doelstellingen niet gehaald worden en de noodzaak tot verdere kostenreductie. Voor retailers is het daarom cruciaal een juiste balans te realiseren tussen de gewenste winkelperformance en de laagst mogelijke loonkosten. Dit lijkt een dilemma, maar met het toepassen van de juiste WFM-oplossing kan de retailer het verschil maken met de concurrentie en het wel of niet halen van de doelstellingen.

2 Gartner stelt dat WFM sterk verschilt per branche. De behoeften binnen de retail zijn volledig anders dan bijvoorbeeld binnen de industrie of een call center. Er wordt dan ook geadviseerd een WFM-leverancier te selecteren die de branche door en door kent en een oplossing biedt die volledig toegespitst is op de eigen branche. (Gartner, Understanding the Fragmented Workforce Management Solutions Market, 2011) De Vries WFM deelt deze mening en dat wanneer je werkelijk toegevoegde waarde wilt leveren, je de branche met al haar facetten goed moet begrijpen. Met 30 jaar retailervaring ziet De Vries WFM zich daarom ook als de specialist voor Retail-WFM. Verder stelt Gartner verder dat de arbeidsnormeringen essentieel zijn voor het planningsproces. Zonder de arbeidsnormeringen is het zeer moeilijk de loonkostenbudgetten vast te stellen en deze te optimaliseren. (Gartner, Hype Cycle for Human Capital management Software, 2012) Het is dus belangrijk de arbeidsnormeringen te hebben vastgesteld alvorens met een WFMoplossing aan de gang te gaan. Om de juiste planning te kunnen realiseren is het voor retail organisaties taak om op basis van de doelstellingen en ambities van de organisatie, de normeringen en omzetprognoses, exact te bepalen wat het werkaanbod is en zorgen dat de realisatie van de personeelsplanning daar optimaal op aansluit. Dit is geen eenvoudige klus. We zien in de retail branche steeds meer flexibele arbeid wat resulteert in steeds meer medewerkers met een flexibel contract en variërende werktijden. De hogere servicebehoefte van klanten leidt onder ander tot ruimere openingstijden en toenemende personeelskosten. De intensieve concurrentie vereist van de retailers een continue aandacht voor de loonkosten en maximale winkelperformance. Tevens zien we toenemende eisen aan Work-Life balance en wordt medewerkerbetrokkenheid (engagement) steeds belangrijker. Een Brits overheidsonderzoek, uitgevoerd door David MacLeod en Nita Clarke, definieert engagement als: "a workplace approach designed to ensure that employees are committed to their organization's goals and values, motivated to contribute to organizational success, and are able at the same time to enhance their own sense of well-being. (David MacLeod & Nita Clarke, Engaging for success: enhancing performance through employee engagement, 2009) Managers moeten in deze tijd van economische onzekerheid niet de fout maken dat medewerkers toch wel hard werken en het bedrijf niet verlaten uit angst hun baan kwijt te raken. Deze houding werkt averechts op de motivatie en betrokkenheid en zal lang een negatief effect hebben op de organisatie.

3 Gartner stelt dat organisaties met een engaged workforce succesvoller zijn dan organisaties die dat niet hebben en dat toepassing van moderne Workforce Management oplossingen bijdragen aan een gemotiveerde en betrokken medewerkers: Time and labor Scheduling is normally justified with efficiency cost savings, but there is a strong engagement benefit, too. If deployed effectively, modern T&L systems allow greater workforce scheduling flexibility. For many employees, the ability to structure working hours flexibly is a significant motivator to being engaged. Leading retailers now position shift flexibility as a major factor when recruiting. Don't ignore the engagement angle to shift planning. (Gartner, Reach Peak Performance Through Employee Engagement, 2012) De WFM-oplossing speciaal voor retailers De Vries WFM heeft een Workforce Management oplossing die specifiek ontwikkelt is op basis van de wensen en eisen binnen de retail branche. Hiermee zijn retailers in staat een juiste balans te realiseren tussen de gewenste winkelperformance, de hoogste productiviteit tegen de laagst mogelijke loonkosten. De kern van onze Workforce Management oplossing R&R-Web specifiek voor de retail is: De basis voor de planning zijn normeringen en omzetprognose: planning vindt plaats o.b.v. het werkelijke werkaanbod, dus geen planning op basis van de beschikbaarheid van medewerkers maar op basis van uit te voeren werkzaamheden Effectieve en efficiënte planning van klantgebonden, goederengebonden en overige werkzaamheden, waarbij maximale productiviteit en inzet van mensen wordt gerealiseerd: niet alleen een verbetering van het administratieve proces, maar werkelijk een optimale en kosteneffectieve planning van medewerkers Integratie van de CAO en wetgeving geeft al tijdens het planningsproces inzicht in de uiteindelijke loonkosten en zorgt voor een eenvoudige verloning zonder fouten Geautomatiseerd tijdregistratiesysteem die de werkelijk gewerkte uren registreert Medewerker betrokkenheid door Employee Self Service (ESS) waardoor er de juiste aandacht besteedt kan worden aan de work-life balance en motivatie en prestaties van de medewerkers. Integraal onderdeel van R&R-Web zijn rapporten. Deze geven inzicht in onderwerpen als omzettrends, kostenpatronen, personeelsbezetting en realisatie. Deze informatie is van essentieel belang bij het nemen van beslissingen. R&R-Web presenteert het resultaat in duidelijke rapporten. Het geeft het management de mogelijkheid om adequaat te sturen op de Key Performance Indicatoren (KPI s). Employee Self Service speelt een belangrijke voor gemotiveerde en betrokken medewerkers. Met Employee Self Service is er de mogelijkheid de medewerkers te betrekken bij het planningsproces. De medewerkers kunnen dan bijvoorbeeld op elk gewenst tijdstip, hun rooster inzien en verlofaanvragen doen.

4 Met Employee Self Service wordt het administratief process eenvoudiger, worden fouten door miscommunicatie verminderd. ESS zorgt voor een grotere betrokkenheid en zelfwerkzaamheid van de medewerkers. De keuze van de juiste WFM-software is een eerste stap, een optimaal gebruik ervan is cruciaal is voor de resultaten. Goede training en begeleiding van de medewerkers leidt tot een efficiënt en effectief gebruik van de software en een hogere productiviteit. Met de keuze van een WFM-oplossing kies je niet alleen voor de aanschaf van software, maar vooral ook voor een methodiek waarop er binnen de organisatie de personeelsplanning gedaan wordt. Onze ervaring is dat wanneer het management samen met bijvoorbeeld de afdelingsmanagers gericht sturen op een juist gebruik van de software en daarbij de interne processen optimaliseren, zij het maximale rendement behalen: loonkostenreductie, verhoging van de winkelperformance, tevreden en betrokken medewerkers. Verder is het commitment van de leiding en het management essentieel voor het succes van een WFM project. De ervaring leert dat het maximale rendement te behalen valt, wanneer het management samen met bijvoorbeeld de afdelingsmanagers gericht stuurt op een juist gebruik van de software en optimalisering van de interne processen. Dat resulteert is de gewenste loonkostenreductie, verhoging van de winkelperformance, tevreden en betrokken medewerkers. Wat hebben onze klanten bereikt? Onze klanten hebben ervaren dat hun winkelperformance is verbeterd, de productiviteit is gestegen, de loonkosten tot wel 10% gereduceerd zijn en de administratieve lasten zijn verminderd. Dit met gemotiveerde en betrokken medewerkers. Door het gebruik van R&R-Web gaan de geplande en daadwerkelijke loonkosten steeds nauwkeuriger op elkaar aansluiten waardoor men optimale controle heeft over de loonkosten. De Vries WFM is onderdeel van Info Support International Group, een internationale organisatie met meer dan 400 medewerkers en gespecialiseerd in softwareontwikkeling. Het hoofdkantoor is gevestigd in Veenendaal. - plan people smarter -

5