whitepaper Continu verbeteren met Lean Six Sigma Hoe doe je dit?

Transcriptie

1 whitepaper Continu verbeteren met Lean Six Sigma Hoe doe je dit?

2 klant identificeren en specificeren van waarde produceren op vraag van de klant: pull flow creëren door elimineren verspilling Inhoud 3 Wat is Lean Six Sigma? 6 De 8 verspillingen van Lean 8 Hoe kies je een Lean Six Sigma project? 9 Lean tools & praktische tips 14 Lean case streven naar perfectie perfectie pull voorkom verspilling waarde flow identificeren van waarde waardestroom 2

3 Wat is Lean? Lean betekent letterlijk slank. De Leanmethode maakt je bedrijfsprocessen dus slanker. Dit wil zeggen dat alle verspillingen ( overtollig vet ) worden weggenomen. Met verspillingen worden elementen bedoeld waar een klant niet op wil wachten, wat geen toegevoegde waarde biedt: datgene wat je processen onnodig langer laat duren. Door verspillingen weg te nemen kan iedereen binnen het bedrijf snel en flexibel reageren en optimaal presteren. Maar; geen enkel Lean proces is hetzelfde. Ieder bedrijf en iedere klant is natuurlijk anders. Het Lean-gedachtegoed bestaat uit een aantal vaste principes: De waarde definiëren van een product of dienst vanuit het klantperspectief. Het identificeren en visualiseren van de waardestroom en het wegnemen van verspillingen. Een continue flow creëren. Omschakelen naar een Pull in plaats van een Push systeem. Tevreden klanten én team Lean heeft 2 belangrijke pijlers: continu verbeteren en de mensen centraal stellen. Het vertrekpunt hierbij is dat je je medewerkers zelf laat nadenken over hoe hun processen beter en slimmer kunnen en hoe zij kunnen voldoen aan de wensen van de klant: het juiste product, op het juiste moment. Enthousiasme van deze medewerkers is een voorwaarde om dit te kunnen realiseren. Met tevreden medewerkers die op een Lean manier datgene doen wat de klant wil, verhoog je de klanttevredenheid. De klant is leidend voor alles wat we met Lean willen bereiken. We kunnen zeggen dat een proces goed (Lean) is, wanneer deze maximaal aansluit op de behoefte van de klant. Dit gaat nooit meteen, maar in stapjes (elke dag beter). Met Lean produceert een bedrijf zowel efficiënter als duurzamer. Een Lean proces verbruikt minder materialen, inspanningen en energie. Dit komt door minder tussenvoorraden en minder uitval. Lean Management zorgt niet alleen voor betere resultaten, ook de werknemers die het proces uitvoeren zullen een prettigere manier van werken ervaren. Streven naar perfectie door continu te verbeteren. 3

4 Ontstaan van Lean Waar komt Lean vandaan? Om te beginnen moeten we een stukje terug in de tijd, naar de jaren 20 in Japan. Sakichi Toyoda richtte in 1926 Toyota Automatic Loom Works op, waarbij hij de Jidoka- principes hanteerde. Het hoofdprincipe van Jidoka staat voor het automatisch inbouwen van kwaliteit binnen het proces met als hoofddoel: defectvrij produceren. Klinkt het je al bekend in de oren? Later veranderde Toyoda de bedrijfsnaam in Toyota. Zijn zoon begon met de productie van de eerste auto s, met behulp van de onderdelen van General Motors. Na de Tweede Wereldoorlog bezocht een neef van de Toyoda s, Eiji Toyoda, Michigan. Hier bracht hij een bezoek aan de fabriek van Ford in Dearborn om hun manier van produceren te bestuderen. Bij terugkomst constateerde hij dat het massaproductiesysteem van Ford niet zou werken bij Toyota. De Japanse autoindustrie was hier in die tijd te klein voor. Toyota ging een alternatief zoeken voor het, wel succesvolle, massaproductiesysteem. Bij dit alternatief lag de focus op een nieuwe manier van produceren met extra aandacht voor ontwikkeling, fabricage, aanlevering, assemblage en uiteraard arbeid. Dit systeem werd het Toyota Productie Systeem (TPS) genoemd. De basis voor het TPS-systeem zijn de vier P s: Problemsolving: Leren en continu verbeteren People & Partners: Open en transparant samenwerken Proces: Professioneel en ondernemend Philosophy: Lange termijn denken, succesvol samenwerken, duidelijke missie & visie Het begrip Lean is door een Amerikaan en een Engelsman (Jim Womack en Dan Jones) naar het westen gebracht. Zij hebben de masterscriptie van John Krafcik, die het begrip Lean voor de eerste keer noemde, voortgezet. Womack en Jones deden een onderzoek naar het verschil in effectiviteit tussen verschillende automerkfabrieken. Hun boek The Machine that Changed the World is een verslag van dit onderzoek. Uit dit onderzoek is Toyota naar voren gekomen als het bedrijf met dé ideale bedrijfsstructuur en- cultuur. 4

5 Lean Six Sigma Lean en Six Sigma worden vaak in één adem genoemd. Hoewel het per organisatie en branche verschilt, leidt deze methode vrijwel altijd tot een verhoging van het bedrijfsresultaat en tevreden werknemers. Samen vormen Six Sigma en Lean Management de ideale combinatie om gefundeerd verbeteringen in je processen door te voeren! Six Sigma Six Sigma richt zich op een constante kwaliteit van een proces en levert de cijfermatige onderbouwing van een verbeteridee. Six Sigma is een managementstrategie die in 1986 in de VS door Motorola ontwikkeld is en later werd grootgemaakt door General Electric. Six Sigma is bedoeld om de kwaliteit van processen binnen bedrijven te verbeteren door de oorzaken van fouten en defecten te ontdekken en deze te verwijderen. Six Sigma bestaat uit een verzameling van kwaliteitsmanagementmethodes. Binnen Six Sigma worden bepaalde mensen opgeleid die expert in deze methodes worden. Het niveau van deze experts wordt aangeduid in judotermen: Green Belts, Black Belts etc. Een Six Sigma project heeft meestal doelstellingen zoals winstverbetering en kostenverlaging. champion Master Black Belt Black Belt Green Belt Yellow Belt Sigma staat voor standaardafwijking. Binnen een Six Sigma project probeer je de mate van spreiding (variatie) terug te dringen. De uitkomst van je proces wordt daardoor steeds stabieler en je proces produceert dus minder fouten. Motorola hanteerde de norm van maximaal 3,4 fouten per 1 miljoen producten. Dat betekent dat 99,99966% van je procesuitkomst foutloos is. Deze 99,99966% komt bij een normaalverdeling overeen met zes standaardafwijkingen, ofwel Six Sigma. Een DMAIC-cyclus is één van de kenmerken van een Lean Six Sigma projectaanpak. DMAIC staat voor Define, Measure, Analyze, Improve, Control. Blog: ( six sigma 5

6 De 8 verspillingen van Lean De kern van Lean Management draait om het wegnemen van verspillingen. In eerste instantie gold dit voor productieprocessen (denk aan Toyota) maar tegenwoordig gelden ze voor elk soort proces. Dus ook op kantoor of thuis kun je efficiënter handelen wanneer je let op deze verspillingen. Natuurlijk zijn er veel meer verspillingen waar aan gedacht kan worden tijdens het verbeteren van processen, maar uiteindelijk passen ze allemaal binnen de onderstaande 8 categorieën. Origineel zijn er 7 verspillingen die de basis vormen binnen Lean. Wij spreken liever van 8 omdat het verspillen van talent tegenwoordig ook een rol kan spelen. 1. Wachten Wachten wordt veroorzaakt doordat het proces niet goed doorloopt. Vaak wordt de wachttijd opgevuld met activiteiten die geen waarde toevoegen. Door alle stappen in het proces op elkaar aan te laten sluiten voorkom je wachten en werk je efficiënter. Stem alle verwachtingen met de klant af en voldoe aan deze. Doe niet meer, niet minder. 2. Overbewerking Overbewerking betekent dat er meer gedaan wordt dan dat de klant gevraagd heeft. Stem alle verwachtingen met de klant af en voldoe hieraan. Doe vooral niet minder, maar ook niet meer. De klant wil alleen wat hij vraagt, geen overbodige extra s die voor hem geen waarde toevoegen. 3. Voorraad Een grote voorraad klinkt natuurlijk fantastisch, er is altijd genoeg. Maar als je je bedenkt dat opslag en het zoeken naar de juiste middelen tijd en geld kosten, levert het je niets op. Zorg daarom dat de voorraad precies genoeg is voor wat je nodig hebt. Dit betekent natuurlijk wel dat het proces goed moet verlopen om te weten hoeveel voorraad je nodig hebt. Fouten irriteren de klant en kosten tijd, moeite en geld om te herstellen. 4. Transport Verspilling in transport kan meerdere vormen aannemen: te veel, te weinig of te vaak. De ideale situatie is dat er precies genoeg op de goede tijden wordt geleverd zodat er niets hoeft te worden opgeslagen of er wachttijden ontstaan. Probeer wachten te vermijden of doe iets nuttigs in wachttijd. 5. Fouten Een fout maken is natuurlijk menselijk, maar kan tot veel verspilling leiden. Een fout moet namelijk worden hersteld, wat weer tijd kost en er geen waarde toegevoegd kan worden. 6

7 Voorkom het overbodige verplaatsen van producten en informatie. Teveel aan voorraad leidt tot dure opslag en tijdrovend zoeken. Alles in de buurt? Alles op zijn plek? Voorkom onnodig bewegen en zoeken! 6. Overproductie Om geen overproductie te hebben, is de oplossing: niet meer maken dan de klant vraagt. Overproductie leidt tot teveel voorraad die je waarschijnlijk niet snel kwijt kan. 7. Beweging Ook teveel beweging binnen een proces leidt tot verspilling. Niet per se in energie van degene die de beweging uitvoert, maar in tijd. Wanneer alles op de juiste plek ligt, wordt er simpelweg meer tijd bespaard en loopt het proces sneller door. 8. Talent Tegenwoordig komt het veel vaker voor dat bijvoorbeeld mensen met een hoge(re) opleiding hun kennis niet kunnen of hoeven te gebruiken in het werk dat zij doen. Dit is niet alleen zonde van de kennis, maar kan ook leiden tot ontevreden en ongemotiveerde medewerkers. 12,95 dank voor uw bezoek Maak niet meer dan de klant vraagt 3x? 9x! Zit Zit iedereen op de juiste plek? 7

8 Probleem formuleren en aanpakken Je hebt misschien al nagedacht over een mogelijk aandachtspunt voor procesverbetering binnen jouw bedrijf of afdeling. Waar zie je inefficiënte processen of situaties? De volgende stap is het aanpakken van deze inefficiënte processen door continu kleine verbeteringen door proberen te voeren. Het juiste Lean Six Sigma project definiëren kan een enorm effect hebben op je bedrijf. Als je het project correct uitvoert, zullen de processen binnen 3 tot 6 maanden efficiënter functioneren, zullen de werknemers zich gelukkiger en gewaardeerd voelen, en zullen de procesprestaties verbeteren. Als je een minder relevant probleem wilt aanpakken, start je wellicht met een project waar niet het hele bedrijf achter staat en worden bepaalde hindernissen misschien niet opgelost omdat dat in strijd zou zijn met de andere prioriteiten van het bedrijf. Het team kan zich bovendien nutteloos voelen en het eindresultaat zal niet ideaal zijn. Niemand wint in zo n situatie, vooral niet de kwaliteitsmanager, die dezelfde mensen in de toekomst nodig zal hebben. 5 richtlijnen voor een gedegen aanpak Allemaal leuk en aardig, maar hoe maak je een goede keuze? We geven je 5 richtlijnen die je kunnen helpen bij het evalueren van mogelijke kwaliteitsverbeteringsprojecten: 1. Vraag je managers naar de drie grootste uitdagingen waar het bedrijf momenteel mee kampt. Zorg ervoor dat jouw project één van deze uitdagingen aanpakt. Dit zorgt ervoor dat het managementteam het project de nodige aandacht zal geven. 2. Wat zijn de drie grootste uitdagingen vanuit het standpunt van de klant? Zoek klachten van klanten op en maak een Pareto Diagram om bepaalde problemen in kaart te brengen. Dit zal je helpen je projectprioriteiten te stellen en een bepaald project te kiezen. 3. Is het project haalbaar? Kan het worden afgemaakt binnen zes maanden? Als het langer duurt, kun je teamleden verliezen omdat ze bijvoorbeeld een andere baan of functie krijgen of kan het team gefrustreerd raken omdat er geen vooruitgang lijkt te zijn. 4. Begin geen project zonder te weten wat de voordelen voor het bedrijf zijn en of de verbeteringen meetbaar zijn binnen het proces of de financiën. Dit draagt bij aan de motivatie van het team. 5. Wat is de capaciteit van het proces? Als je je proces niet opgemeten hebt, hoe weet je dan wat je moet verbeteren? Zorg dat je weet hoeveel fouten er momenteel in het proces zijn en bepaal de gewenste situatie. 8

9 4 praktische Lean tools Lean Management bestaat uit verschillende tools die gebruikt kunnen worden bij proces - optimalisatie en continue verbetering. Er zijn wel meer dan 25 tools bekend. De volgende tools zijn vrij makkelijk en praktisch inzetbaar, ook als je nog niet veel ervaring hebt met Lean: 5S Kanban Value Stream Map Verbeterbord 5S is een Lean tool waar je direct mee zou kunnen beginnen. Simpel gezegd is dit het ordenen en opruimen van de werkplek volgens bepaalde stappen. Een Kanban-bord bevat de termen: to do, doing en done. Dit bord visualiseert de beweging in het productieproces. Dit is een efficiënte vorm van een to do lijst voor de hele afdeling. Kanban is vrij makkelijk inzetbaar als je je afdeling hiervoor weet te motiveren. De Value Stream Map is een verzameling van activiteiten die nodig zijn om het product of de service te produceren en uiteindelijk te bezorgen bij de klant. In deze waardestroomanalyse worden de activiteiten die waarde toevoegen aan het proces en de activiteiten die zorgen voor verspillingen gescheiden. Dit geeft een helder overzicht van het totale proces en waar verbeteringen mogelijk zijn voor een betere doorstroming. Om inzicht te krijgen in de verspillingen, moet al wel een begin gemaakt zijn met een Lean Six Sigma project. Een makkelijke stap om met zo n project te beginnen is een verbeterbord. Tijdens stand-up meetings worden steeds nieuwe verbetersuggesties verzameld waaraan acties en verantwoordelijken worden gekoppeld. We geven hieronder nog meer praktische tips en uitleg over de tools. 5S Waar had ik dat ene document ook alweer neergelegd? of In welke map zitten nou die papieren waar ik gister mee bezig was?, zijn vragen waar iedereen wel eens mee te maken heeft tijdens het werk. Logisch natuurlijk, maar het kan zorgen voor frustratie, verwarringen en tijdverspilling. Om dit te voorkomen, is het 5S model ontwikkeld. Het 5S model is een veelgebruikte tool binnen Lean Six Sigma. Het wordt gebruikt om werkplaatsen efficiënter in te richten, schoon te maken, overzichtelijker in te delen noem maar op. Of je nu op kantoor werkt, in een winkel of met machines: met 5S kun je het beste uit jezelf en je werkdag halen. 5S staat voor een aantal handige stappen die helpen om werkplekken beter te organiseren. Hiermee worden verspillingen weggenomen en de productiviteit verhoogd. Vrij vertaald zijn deze stappen: 9

10 Scheiden Tijdens deze stap maak je onderscheid in wat belangrijk is en wat overbodig. Alles wat overbodig blijkt te zijn, moet vervolgens geëlimineerd worden. Dat klinkt waarschijnlijk heel logisch, maar je zult je verbazen hoeveel overbodige voorwerpen of documenten er zijn. Alles wat wel belangrijk is maar niet in de nabije toekomst nodig is, kan op een speciale plek worden gelegd voor een later moment. Praktische tips: Plaats een inbox op je bureau: We hebben allemaal mappen in onze inbox, maar bijna niemand heeft een fysieke inbox. Je hebt immers ook een plaats nodig voor al die rondslingerende (belangrijke) papieren. Zo blijven verschillende soorten documenten van elkaar gescheiden. Zorg voor minder papier: Stop die overstroming van papier! Of probeer het op zijn minst te minimaliseren. Stop onnodige abonnementen en reduceer het aantal papieren rapporten en memo s. Als je iets niet op papier nodig hebt, print het dan niet uit. Inscannen: Inscannen in plaats van kopiëren. Scan belangrijke formulieren in en stuur ze via de in plaats van ze uit te delen op papier. Weg met die papierrommel! Hou de dop op de fles: Het zou je maar gebeuren: je halve flesje cola gaat over je laptop. Je had het open laten staan omdat je dacht dat je op korte termijn nog een slok zou nemen. Hoe dan ook: draai de dop weer op je flesje en zorg dat je kop koffie uit de buurt van elektronica staat. Schikken Schikken is simpelweg alles een geschikte plaats geven. Voor gereedschappen geldt bijvoorbeeld dat alles een eigen vaste plek krijgt. Op kantoor is het belangrijk dat alles zo georganiseerd is dat iedereen alles snel en gemakkelijk kan vinden. Praktische tips: Bij twijfel: doe het weg: 99% van de papieren die je op je bureau hebt liggen, heb je waarschijnlijk niet nodig. Als je echt een papieren versie ergens van nodig hebt, leg je die in de fysieke inbox die je hebt aangeschaft. Hier liggen dan alleen belangrijke documenten in. Label materiaal: Geef het afdelingsmateriaal een label met jouw naam of jullie afdeling. Je kunt er zelfs voor kiezen om jouw bureau en/of kast te labelen. Denk aan het markeren van de vaste plaats van een ordner of andere kantoormaterialen zoals een nietmachine (zijn we die niet allemaal continu kwijt?). Schoonmaken Wie houdt er niet van een schone werkplek? Echter is dit niet het enige: ook regels en methoden met betrekking tot schoonmaken moeten worden vastgelegd om de werkplek ook daadwerkelijk schoon te houden. Praktische tips: Een prullenbak binnen handbereik: Als je van je bureau op moet staan om iets in de prullenmand te gooien, dan staat hij te ver weg. Zorg ervoor dat je makkelijk en snel de prullenbak kunt bereiken vanuit je stoel. We geloven best dat je goed kunt gooien, maar dit voorkomt eventuele rommel naast de prullenbak waarvan je waarschijnlijk geen tijd hebt om die op te ruimen. Ontdoe je van onnodige rommel: Heb je eigenlijk geen behoefte aan al die prullaria en accessoires die op je bureau staan? Zorg dan dat ze weg zijn; tenzij ze een functie hebben. Je hoeft het niet te overdrijven door een volledig steriele werkruimte te creëren, maar als je het niet gebruikt en het in de weg staat: weg ermee. Plan regelmatig een opruimmomentje: Klinkt niet echt aantrekkelijk, maar als je je werkplek niet regelmatig opruimt kan het zijn dat je een keer uren bezig bent met opruimen. 10

11 Als je het elke week even doet, kost je hoogstens een paar minuten. Opruimen voor je weggaat: Als je baas langs je werkplek zou lopen als je die dag weg bent gegaan; zou je dan trots zijn op wat hij of zij zou zien? Een goede tijd om je werkplek schoon te maken is aan het einde van de dag. Zo sluit je je werkdag goed af en maak je een schone start de volgende dag. Standaardiseren Standaardiseren houdt in dat er ook op lange termijn aan de eerste drie stappen kan worden voldaan. Eigenlijk wordt alles zodanig vastgelegd dat iedereen zich aan deze regels kan houden en weet wat hij kan verwachten. Bijvoorbeeld het vastleggen van bepaalde handelingen die uitgevoerd moeten worden binnen een bepaald proces. Praktische tip: Maak een before en een after foto: Als je voor het eerst begint met opruimen, maak dan een foto van je werkplek zoals die nu is. Ruim hem op en maak nog een foto. Dan zie je zelf duidelijk het verschil en zie je dat je het niet voor niets hebt gedaan. Als je de foto maakt met je smartphone zal je deze foto vast nog regelmatig tegen komen: een goede trigger om je werkplek schoon te houden. Standhouden Wanneer alle stappen zijn doorlopen is het van belang dat gestandaardiseerde pro cedures opgevolgd blijven worden. De zorg voor behoud en continuïteit is dus essentieel om resultaten te kunnen boeken en de productiviteit te kunnen behouden. Kanban & Value Stream Map Kanban is de Japanse term voor visueel en kaart. De werknemers uit de jaren -40 bij Toyota in Japan gebruikten kaarten om de stappen in hun proces visueel te maken. Het resultaat was meer communicatie tussen de teams over wat er gedaan moest worden en wanneer. Ook werden processen gestandaardiseerd en verbeterd, wat heeft geleid tot minder verspilling en meer waarde. Tegenwoordig hebben we veel te maken met tekst als informatiemiddel op het werk. Denk aan s, takenlijsten, rapporten en de hoeveelheid informatie die je op internet kan vinden. Misschien wel zoveel dat het overzicht soms kwijtraakt. Ook hier geldt de regel dat een foto meer zegt dan duizend woorden. Dit is wetenschappelijk bewezen, het brein geeft zelfs de voorkeur aan visueel beeld. Geen wonder dus dat Kanban een populaire tool is binnen Lean en Six Sigma. Kanban Naast de kaarten is het Kanban-bord een variatie op dit systeem. Het bord maakt dan gebruik van magneten, stickers of post-its die de hoeveelheid werk vertegenwoordigen. Een kaart staat voor een product in het proces en de plek op het bord visualiseert de beweging in het productieproces. Vaak is het bord ingedeeld in drie kolommen: to do, doing en done. Verderop zie je een voorbeeld van een Kanban-bord: zo simpel kan het al zijn! Value Stream Map Om processen te kunnen verbeteren is het van belang om deze eerst in kaart te brengen. Een bekende tool die hiervoor wordt gebruikt is de Value Stream Map, ook wel de waardestroomanalyse 11

12 Het Kanban-bord genoemd. Hiermee kan de stroom (flow) van producten, diensten en informatie geanalyseerd worden, om daarna verbeteringen door te voeren. De waardestroom is een verzameling van activiteiten die nodig zijn om het product of de service te produceren en uiteindelijk te bezorgen bij de klant. In de waardestroomanalyse (Value Stream Map) worden de activiteiten die waarde toevoegen aan het proces en de activiteiten die zorgen voor verspillingen gescheiden. Dit geeft een helder overzicht van het totale proces en waar verbeteringen mogelijk zijn voor een betere doorstroming. Hierboven zie je de Value Stream Map van de Filterfabriek. De gele post-its geven aan wat de handeling is, de roze wat de handelingen zijn tijdens deze handeling, en de blauwe geven aan hoe lang ieder proces duurt. De groene post-it geeft aan wat de wensen van de klant zijn. De post-its die er schuin tussen zijn geplakt geven de verspillingen in het proces aan. Dit is een voorbeeld van een simpele Value Stream Map. Een waardestroomanalyse kan er echter op veel verschillende manieren uit zien. Blog ( Value Stream Map Het verbeterbord Een makkelijke stap bij het implementeren van Lean is het gebruik van een verbeterbord met een dagelijkse of wekelijkse standup meeting. Wisselend is een medewerker een periode verantwoordelijk voor dit bord en het houden van de meetings. Door middel van andere Lean principes, bijvoorbeeld 5S, het Kanban-bord of de Value Stream Map, wordt input gegenereerd voor het verbeterbord. Natuurlijk kan er ook gewoon input verkregen worden door het verzamelen van verbeterideeën in de maand voorafgaand. Tijdens de stand-up meeting worden nieuwe verbetersuggesties verzameld waaraan acties en verantwoordelijken worden gekoppeld. Ook wordt een update gegeven over lopende acties. Op deze manier kan er continu verbeterd worden. Wil je al aan de slag? Je kunt hier (bureautromp.nl/lean-invoeren-start-verbeterbord) het verbeterbord als PDF downloaden. Maar waarom is een verbeterbord een toevoeging aan al deze andere Lean tools? Een verbeterbord is een handige tool voor: Het bespreekbaar maken van problemen. Gestructureerd doorvoeren van verbeterideeën. Medewerkers laten meedenken over hun eigen werk. 12

13 Vergroten van betrokkenheid van medewerkers. Leidinggevenden de rol van coach geven. Een verbeterbord in 5 stappen 1. Koop een whiteboard op A0 formaat. Maak hierop een standaard indeling: Wat is het probleem? Wat is het verbetervoorstel? Wie is verantwoordelijk? Wanneer is het opgelost? 2. Bepaal op welke manier het verbeterbord aansluit bij de doelen van jouw afdeling of organisatie. Hierdoor is het nog makkelijker om de toegevoegde waarde van het bord uit te leggen. Informeer iedereen van te voren over de doelen van het verbeterbord, de werkwijze en ieders verantwoordelijkheden. Praktische tip: Maak niet alleen je verbeteringen visueel door middel van een verbeterbord. Visualiseer ook de prestaties van je afdeling (aantal afgehandelde calls, dossiers, aanvragen etc). Hierdoor wordt het verband tussen hoe verbeteringen bijdragen aan afdelingsdoelen veel inzichtelijker. 4. Begin met de eerste verbeterbordsessie. Hou je hierbij aan de opgestelde spelregels: 1 persoon begeleidt Duur is maximaal 20 minuten Vermijd te lange inhoudelijke discussies Evenredige verdeling van de acties Praktische tip: Wees een coach en niet de probleemoplosser. Als je als leidinggevende een verbeterbordsessie begeleidt, bestaat de verleiding om in de rol van probleemoplosser te treden. Het aandragen van verbeteringen moet nu bij de medewerkers zelf vandaan komen. 5. Zorg voor enthousiasme en hou het verbeterbord levend. Maak inzichtelijk wat het verbeterbord heeft opgeleverd in de afgelopen periode en communiceer dit naar je afdeling. Nodig eens een andere afdeling uit om te komen kijken bij jullie verbeterbordsessie. Praktische tip: Koppel mijlpalen (met een beloning) aan het verbeterbord. Bijvoorbeeld: Bij 50 doorgevoerde verbeteringen gaan we uit eten of krijgen we koffie met taart etc. 3. Blokkeer een vaste dag en tijd waarop je een sessie houdt bij het verbeterbord (nooit langer dan 20 minuten). Wijs daarnaast iemand aan die deze sessie begeleidt. nr. melddatum naam waar loop ik tegenaan? wat is de oorzaak? verbetervoorstel: actie + door wie? datum evaluatie status 9 10 Praktische tip: Het is verleidelijk om in een drukke periode het verbeterbord links te laten liggen. Hou de structuur erin en zorg dat de sessie gewoon doorgaat. Want iedereen kan wel 15 minuten van zijn of haar tijd missen, of niet?

14 Lean case: bouw Recentelijk is Bureau Tromp door een gerenommeerd Nederlands bouwbedrijf gevraagd om aan de slag te gaan om hun organisatie meer klantgericht te laten werken. Bouwbedrijven dienen op een andere manier naar het organiseren van hun werk te kijken; een manier waarbij de klant centraal staat. Dat klinkt prachtig, maar waar begin je als bouwbedrijf? Consultant Armand Rohrböck legt in deze casus ( uit hoe we richting geven aan slimmer werken en hoe je een gedegen Business Case schrijft. Probleem Bouwbedrijven dienen op een andere manier naar het organiseren van hun werk te kijken; een manier waarbij de klant centraal staat. Het bouwbedrijf heeft als doel om kosten te besparen op een specifiek deelproces. Het begint allemaal met het schrijven van een Business Case. Werkwijze De bestaande situatie binnen het bedrijf moet eerst in kaart gebracht worden. Door middel van een voorstudie kan deze informatie worden verkregen. Aangezien het bouwbedrijf kosten wil besparen op een specifiek proces, begint de voorstudie hier met een analyse van gemaakte en verwachte kosten op het betreffende proces. In de casus bleek er veel beschikbare financiële informatie aanwezig waaruit wij diverse conclusies konden trekken. Er is echter veel tijd besteed aan het bewerkbaar maken van de informatie zodat deze geschikt was voor analyse. Naast de beschikbare informatie halen onze consultants ook veel inzicht uit gesprekken met medewerkers. Zij kunnen kleuring geven aan de opgevraagde informatie. In de zoektocht naar conclusies wordt er een analyse gemaakt van de informatie. We gebruiken hiervoor verschillende instrumenten die ons helpen om een beeld te vormen. Voorbeelden van instrumenten die wij in deze casus hebben gebruikt zijn: Pareto Diagram Vertelt ons welke 20% van de oorzaken verantwoordelijk is voor 80% van de ervaren problematiek Gaven in deze casus richting in de belangrijkste kostendrijvers Regelkaarten (control charts) Vertellen ons hoeveel de afzonderlijke waarden afwijken ten aanzien van het gemiddelde en of dit veel of weinig is Gaven ons in deze casus een beeld van de stabiliteit van het deelproces Wat levert het op? Op basis van de conclusies die we uit onze analyse hadden getrokken, hadden we een goed beeld van het verbeterpotentieel binnen het deelproces. Door onze klant inzicht in het verbeterpotentieel te bieden en dat te koppelen aan een onderbouwde structuur om dit potentieel te realiseren, hebben wij het vertrouwen gekregen om het project als zodanig uit te gaan voeren. Een mijlpaal waar wij als Bureau Trompers erg trots op zijn! 14

15 Hoe verbeter je continu met Lean? Deze whitepaper begon met de vraag: Hoe kun je continu verbeteren met Lean? We zijn begonnen met uit te leggen wat Lean is: een managementfilosofie voor procesverbetering die klantwaarde centraal stelt. Maar hoe pas je dit toe in je organisatie? Je begint met het formuleren van een probleem waar je een Lean Six Sigma project van gaat maken. Voordat je gaat starten met het verbeteren van een proces (een Lean Six Sigma project) is het goed om eerst de 8 verspillingen van Lean te bestuderen. Deze verspillingen moeten namelijk in ieder proces geëlimineerd worden. Dit zijn; wachten, overbewerking, voorraad, transport, fouten, overproductie, beweging en talent. Om een begin te maken met continu verbeteren zijn er enkele praktische tools waarmee je kunt beginnen. Dit zijn 5S, de Value Stream Map en de Kanban en verbeterborden. Met 5S creëer je en schone en gestructureerde werkplek: de werkplek die je nodig hebt om een goed begin te maken met het verbeteren van processen. Vervolgens is het van belang om deze processen in kaart te brengen door middel van de Value Stream Map. Daarna ga je steeds kleine verbeteringen doorvoeren. Een Lean organisatie is snel en wendbaar. Het implementeren van Lean is het beste te doen door veel kleine stapjes te nemen in plaats van een aantal hele grote. Zo kan de organisatie ook sneller bijsturen. Een makkelijke stap bij dit implementeren is het gebruik van een verbeterbord. Zo maak je problemen bespreekbaar, kun je verbeterideeën gestructureerd doorvoeren, kun je medewerkers laten meedenken over hun eigen werk, vergroot je de betrokkenheid van medewerkers en kun je leidinggevenden de rol van coach geven. Met een Kanban bord kun je aangeven wat er nog gedaan moet worden, wat momenteel wordt gedaan en wat al gedaan is. Zo kun je de verbeterideeën uit het verbeterbord gaan visualiseren en uitwerken en op deze manier continu blijven verbeteren. Wij wensen je succes en vooral veel plezier met Lean! 15

16 Over Bureau Tromp Bureau Tromp is in 2010 opgericht door Reinier Tromp en Bas Kooijman. Het Bureau Tromp-team bestaat inmiddels uit 15 enthousiaste medewerkers die met passie onze klanten leren Lean te werken en van hun klant een koning te maken. Onze consultants leren je medewerkers werken met instrumenten als verbeterborden, dag- en weekstarts, Kaizen en 5S sessies. Wij zijn betrokken, persoonlijk en transparant in onze dienstverlening en gaan pas weg als het werkt. Bureau Tromp verzorgt, naast Lean consultancy, gecertificeerde Lean Six Sigma trainingen. Zowel individueel als in-company. Onze trainingen variëren van basisniveau tot gevorderd; Yellow Belt tot Black Belt. We hopen dat we je op weg hebben geholpen met onze tips. Je kunt altijd vrijblijvend contact opnemen als je hulp nodig hebt om Lean Six Sigma te adopteren binnen jouw organisatie. Wij adviseren je graag over wat voor jou de beste route is. Heb je hulp nodig of wil je vrijblijvend sparren met een consultant? Neem contact met ons op via of bel ons op Meer lezen over Lean? Volg ons op Linkedin ( company/bureau-tromp) om op de hoogte te blijven van nieuwe blogs, cases en whitepapers. Of abonneer je op onze maandelijkse Lean nieuwsbrief via bureautromp.nl