1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// De Dienst van de Bestuursrechtsclleges zekt straffe medewerker management assistent cntractueel Niveau: B Rang: B1 Graad: deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT In deze veelzijdige en afwisselende functie sta je in vr de algemene administratieve ndersteuning van de Dienst van de Bestuursrechtsclleges. Deze dienst is een rganisatie binnen de Vlaamse verheid. Je ndersteunt de dienst nder meer p het vlak van persneelsadministratie, lgistiek en archiefbeheer, nthaal, ict en cmmunicatie. Ben je een administratieve duizendpt? Werk je zrgvuldig? Ga je graag practief en klantvriendelijk te werk? Ben je vaardig met IT? Dan is nderstaande vacature misschien iets vr ju! 2 FUNCTIECONTEXT Met het decreet van 4 april 2014 betreffende de rganisatie en de rechtspleging van smmige Vlaamse bestuursrechtsclleges wrdt de Dienst van de Bestuursrechtsclleges (krtweg DBRC) pgericht. De DBRC is de dienst die inhudelijk en administratief drie nafhankelijke Vlaamse administratieve rechtsclleges ndersteunt, met name de Raad vr Vergunningsbetwistingen (RvVb), het Milieuhandhavingscllege (MHHC) en de Raad vr Verkiezingsbetwistingen (R.Verkb.). De Raad vr Vergunningsbetwistingen det uitspraak ver berepen die wrden ingesteld tegen vergunningsbeslissingen betreffende het afleveren f weigeren van een stedenbuwkundige vergunning f verkavelingsvergunning, valideringsbeslissingen en registratiebeslissingen.

2 Het Milieuhandhavingscllege biedt rechtsbescherming aan elke rechtszekende die berep aantekent tegen een bebetingsbeslissing (bestuurlijke geldbete al dan niet vergezeld van een vrdeelntneming) van de verheid in het kader van de handhaving van de wetgeving betreffende het leefmilieu. De Raad vr Verkiezingsbetwistingen is een administratief rechtscllege dat de bezwaren behandelt die tegen een lkale verkiezing wrden ingebracht en die de juistheid nagaat van de zetelverdeling tussen de lijsten en van de rangrde waarin de raadsleden en de pvlgers gekzen zijn verklaard. De Raad vr Verkiezingsbetwistingen is verder k bevegd vr een aantal andere geschillen, vermeld in het Gemeentedecreet, het Prvinciedecreet en de OCMW-wet. Meer infrmatie ver de rganisatie vind je in de jaarverslagen die te raadplegen zijn p 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE In deze veelzijdige en afwisselende functie sta je in vr de algemene administratieve ndersteuning van de DBRC. Je ndersteunt de eerste vrzitter, de beheerder en de rechtsclleges nder meer p het vlak van persneelsadministratie, lgistiek en archiefbeheer, nthaal, ict en cmmunicatie. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je p kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit nderstaande resultaatsgebieden bestaan: Ondersteuning Eerste Vrzitter Agendabeheer Beken van vergaderingen en uitndigen van persnen Opmaken van krte brieven Opstellen van verslagen (DBRC-verleg, etc.) Ondersteuning HR specialist Administratieve ndersteuning bij instrm van nieuwe cllega s pagina 2 van 10

3 Administratieve ndersteuning bij jaarlijkse evaluatiecyclus Opvlgen van verlven en afwezigheden via Vlimpers (applicatie van de Vlaamse verheid) en Outlk Beheer van de prikklk (uitdfscenari) Cntactpersn, ter ndersteuning van de beheerder, van dienstencentrum Persneelsadministratie Vrmingsadministratie i.s.m. team Vrming Vrraadbeheer Opvlgen van vrraad en leveringen Prijs en inf vragen van leveringen Plaatsen van bestellingen Zrgen vr rde en netheid in bergruimte Cntactpersn met het Facilitair Bedrijf vr drukwerk (briefpapier, envelppes, jaarverslag, etc.) Cntactpersn, ter ndersteuning van de beheerder, met team facilitair beheer Orafin (applicatie van de Vlaamse verheid) Ingever schuldvrderingen en facturatie Opmaken van inkprders Archiefbeheer Opvlgen van semi-statisch archief Cntactpersn met Dept Vilvrde (centraal archief van de Vlaamse verheid) Beheer DBRC-kantren Verdiepings- en zneverantwrdelijke EHBO Zalenbeheer en reservaties Opvlgen van bureaumateriaal, multifunctinal, etc. Cntactpersn met externe leveranciers Cntactpersn, ter ndersteuning van beheerder, met gebuwverantwrdelijke Ellipsgebuw Praktische cördinatie van evenementen Ondersteuning rganisatie peningszitting DBRC-gerelateerde activiteiten Ondersteuning ICT Gebruikersbeheer netwerkschijven e.a. Beheer van DBRC sharepint mgeving pagina 3 van 10

4 Beheer, ter ndersteuning van beheerder, van DBRC-website Intern eerstelijns IT-aanspreekpunt vr cllega s Opmaken van werkaanvragen en incidenten t.a.v. IT-partner Uitwerken en bijhuden van een draaibek dat telaat dat de basisdienstverlening bij afwezigheid van de management assistent vlt kan vergenmen wrden. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum vlde je aan nderstaande vrwaarde: Je beschikt ver een bachelrdiplma in het ffice management. Je kunt k deelnemen als je laatstejaarsstudent bent. Je kan de functie wel enkel pnemen indien je p het mment van indiensttreding je diplma effectief behaald hebt. f je hebt een bachelrdiplma f een ander diplma f getuigschrift dat tegang geeft tt niveau B binnen de Vlaamse verheid in cmbinatie met minstens 1 jaar relevante en aantnbare werkervaring p het vlak van verschillende van de hierbven pgesmde resultaatsgebieden. De vlledige lijst van diplma f getuigschriften die tegang geven tt niveau B binnen de Vlaamse verheid, vind je hier: Als je je diplma in het buitenland behaalde, met je bij inschrijving een attest van de Vlaamse verheid kunnen vrleggen waaruit blijkt dat het buitenlands diplma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diplma. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diplma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, met je bij inschrijving aantnen geslaagd te zijn in een taalexamen bij Selr. Je kunt deelnemen via interne mbiliteit indien je p de uiterste inschrijvingsdatum vldet aan vlgende vrwaarde: pagina 4 van 10

5 Je bent (cntractueel) tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal f geldelijke lpbaan die vereenstemt met rang B1 f B2 als die van de vacante functie binnen de diensten van de Vlaamse verheid. Je heft niet te vlden aan de diplmavrwaarde mits je de vereiste relevante werkervaring hebt. Vr extra infrmatie ver de deelnemingsvrwaarden kun je cntact pnemen met de selectieverantwrdelijke Heidi Verkeyn (heidi.verkeyn@bz.vlaanderen.be, ). 4.2 COMPETENTIES Technische cmpetenties Je kan vlt werken met Wrd, Excel en Outlk en je bent bereid m nieuwe specifiek vr de DBRC ntwikkelde prgramma s aan te leren. Relevante en aantnbare werkervaring p het vlak van verschillende van de hierbven pgesmde resultaatsgebieden binnen de Vlaamse Overheid is een tref, net als kennis van tepassingen eigen aan de Vlaamse verheid (zals Vlimpers, Orafin) Persnsgebnden cmpetenties Verantwrdelijkheid nemen Niveau 1 Neemt verantwrdelijkheid vr zijn werk Cmmuniceren Niveau 1 Verwrdt zijn bdschap crrect en begrijpelijk Samenwerken Niveau 1 Infrmeert, pleegt verleg en werkt mee Initiatief Niveau 1 Neemt het initiatief m binnen zijn takendmein acties te initiëren (reactief en ad hc) Klantgerichtheid Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en crrect p vragen van belanghebbenden Plannen en rganiseren Niveau 1 Plant en rganiseert zijn werk effectief pagina 5 van 10

6 Bijkmende infrmatie ver de gedragscmpetenties bij de Vlaamse verheid kan je p vlgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te vlden aan de vlgende vrwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in vereenstemming is met de eisen van de begde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en plitieke rechten; 3. Je vldet aan de dienstplichtwetten; 4. Je bent medisch geschikt vr deze functie; 5. Je vldet aan de vrwaarden vermeld nder paragraaf frmele deelnemingsvrwaarden; 6. Je slaagt in de selectieprcedure. Juw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkmst, leeftijd, geaardheid, handicap f chrnische ziekte. Stel je kandidaat en buw mee aan het diverse Vlaanderen van mrgen. 5 AANBOD Je krijgt een cntract van nbepaalde duur. We bieden je een beiende en uitdagende functie. Mgelijkheid tt plaats- en tijdsnafhankelijk werken (.m. telewerken). Je kmt terecht in een dynamische rganisatie die g heeft vr innvatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mgelijkheden wat vrming, bijschling en ndersteuning met mderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hg zijn, maar er wrden ernstige inspanningen geleverd m het werk z ptimaal mgelijk te cmbineren met de privésituatie: z bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en bvendien k tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schlvakanties is er in de hfdkantren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Leuven, Gent en Brugge) een prfessinele pvang vr kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je wn-werkverkeer met het penbaar verver en je hspitalisatieverzekering wrden verged dr je werkgever. De DBRC is vlt bereikbaar met het penbaar verver. De DBRC ligt vlakbij het statin Brussel-Nrd. Alle persneelsleden ntvangen maaltijdcheques van 7 eur per gewerkte dag. 5,91 eur wrdt dr de werkgever betaald, 1,09 eur dr de werknemer, via een maandelijkse inhuding p het nettln. pagina 6 van 10

7 Je wrdt verlnd in de salarisschaal gekppeld aan de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehrende salarisschaal B111. Relevante berepservaring in de private sectr f als zelfstandige kan wrden erkend dr de Eerste Vrzitter van de DBRC p basis van de functievereisten en kan tt maximaal 20 jaar verlnd wrden. Op de website vind je bij ns aanbd een salarissimulatr en kan je je nettsalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Je eerste 9 maanden vrmen een inwerkperide. - Indien je slliciteert via hrizntale mbiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing p te nemen Deze prcedure vldet aan de vrwaarden van een bjectief wervingssysteem en geeft tegang tt tekmstige statutaire bevrderingsprcedures. Meer weten ver werken bij de Vlaamse verheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het dr ju ingevuld sllicitatiefrmulier en het kpie van je diplma gaan we na f je al dan niet aan de frmele deelnemingsvrwaarde (paragraaf 4.1) vldet. Enkel de kandidaten die aan deze vrwaarden vlden, kunnen deelnemen aan het vervlg van de selectieprcedure. 6.2 VOORSELECTIE Tijdens deze selectiefase wrden vlgende punten berdeeld p basis van de infrmatie die je hebt pgegeven in het standaard sllicitatiefrmulier: - Mtivatie - Je relevante werkervaring (zwel kwantiteit als kwaliteit) Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 50% behaalt p mtivatie en wie behrt tt de 8 hgst screnden, kan deelnemen aan de vlgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 8 hgst scrende kandidaten zijn f haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de vlgende best scrende kandidaat alsng uitgendigd wrden m deel te nemen. pagina 7 van 10

8 De vrselectie zal wrden afgernd in de week van 19 september EINDSELECTIE: COMPETENTIEGERICHT EN INHOUDELIJK GESPREK MET PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST, COMPUTERGESTUURDE OEFENING EN CASE Het eindgesprek wrdt geverd met afgevaardigde (n) van de Dienst van de Bestuursrechtsclleges en een selectieverantwrdelijke. Tijdens deze selectiefase wrden vlgende punten berdeeld: Je visie p en inzicht in de functie Je mtivatie en verwachtingen Je technische cmpetenties Je persnsgebnden cmpetenties Je inzetbaarheid in de functie en de rganisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel p dinsdag 27 september 2016 (datum nder vrbehud). Op basis van het verkregen ttaalbeeld wrd je geschikt f niet geschikt bevnden ten aanzien van de functie. Wie geschikt wrdt bevnden, wrdt gerangschikt in vlgrde van geschiktheid en pgenmen in een wervingsreserve. De Vlaamse verheid wil de samenleving waarvr zij zich inzet z ged mgelijk weerspiegelen. Je wrdt geselecteerd p basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ngeacht je geslacht, gender, afkmst, leeftijd f handicap. Als je een handicap hebt, laat ns dat vraf weten. De Vlaamse verheid vrziet redelijke aanpassingen vr persnen met een handicap tijdens de selectieprcedure. Heb je bepaalde aanpassingen ndig m deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan z vreg mgelijk in de prcedure cntact p met de cntactpersn vermeld in de vacature. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Slliciteer ten laatste p zndag 18 september Je stuurt het ingevuld sllicitatiefrmulier samen met een kpie van je diplma pagina 8 van 10

9 via naar Vermeld in het nderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer. Je kandidatuur wrdt enkel in aanmerking genmen als: - je het sllicitatiefrmulier gebruikt - je ns een kpie van je diplma bezrgt. Ben je laatstejaars in het ffice management, bezrg ns dan een attest dat vermeldt dat je laatstejaarsstudent bent. - je je kandidatuur uiterlijk p 18 september 2016 naar ns stuurt (de datum van verzending van de geldt hiervr als bewijs). Het sllicitatiefrmulier kan je terugvinden bij deze vacature p Indien je geen pc hebt, kan je het sllicitatiefrmulier k pvragen bij Kathy Tas, administratief medewerker, tel f kathy.tas@kb.vlaanderen.be. 8 VRAGEN Indien je bijkmende uitleg ver de functie-inhud wenst, kun je cntact pnemen met: Eddie Clybuw, beheerder DBRC eddie.clybuw@vlaanderen.be Indien je bijkmende uitleg ver de selectieprcedure en deelnemingsvrwaarden wenst, kun je cntact pnemen met: Heidi Verkeyn, selectieverantwrdelijke AGENTSCHAP OVERHEIDSPERSONEEL Dienst Rekrutering & Selectie heidi.verkeyn@bz.vlaanderen.be Indien je bijkmende uitleg ver de arbeidsvrwaarden wenst, kan je terecht p 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze prcedure kan wrden afgernd in ktber pagina 9 van 10

10 Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervr een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wrdt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hgst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans m in te gaan p cncrete vacatures die zullen wrden aangebden. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het prces-verbaal van de selectieprcedure. De DBRC kan je gedurende deze peride vrstellen m in dienst te kmen als management assistent. Desgevallend kan de Eerste Vrzitter van de DBRC beslissen m de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je in eerste instantie een aanbd accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst kmt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie niet langer tt de reserve behrt. pagina 10 van 10