Workshop BTW & Tax Engines. Martijn van Hoof en Eliza Alberts-Muller

Transcriptie

1 Workshop BTW & Tax Engines Martijn van Hoof en Eliza Alberts-Muller

2 Over Tytho o o TYTHO staat voor duidelijke en duurzame oplossingen op het gebied van Tax, IT en SCM Wij zijn uniek in de markt door de combinatie en integratie van deze drie disciplines. Tax o Onze specialisten beschikken over jarenlange ervaring en zijn gewend om te fungeren als de liason tussen deze verschillende disciplines. Zij zijn afkomstig of uit de BTW of uit IT en SCM. IT SCM. Interim VAT services Interim IT services VAT projects Tax automation Tax automation vendor selection VAT and systems health check VAT & Intrastat Reporting Tax control framework VAT compliance optimization SAP, Oracle, Onesource Indirect Tax and Vertex TYTHO SAP VAT determination Methodology ERP implementation ERP VAT determination ERP supply chain design

3 Agenda Workshop BTW en Tax Engines Wat is BTW automatisering: Achtergrond Hoe pak je een BTW automatiseringstraject aan Overwegingen en factoren van invloed De keuze voor Native ERP of voor een Tax Engine Casus

4 Wat is BTW automatisering Waarom spraken we 20 jaar geleden niet over BTW automatisering, wat is er veranderd? Globalisering Groei van economische zones (EU) Complexere regelgeving Zwaardere administratieve verplichtingen, fraude bestrijding.

5 Wat is BTW automatisering BTW is een transactie belasting: Voor alle goederen- en diensten bewegingen met eigendomsoverdracht is er BTW beslissing nodig. Voor alle grensoverschreidende goederenbewegingen zonder eigendomsoverdracht is eveneens een BTW beslissing nodig. Elke beslissing heeft een impact op de BTW aangifte. Binnen de EU zijn er nog additionele belastingen en of rapportages die direct gelinked zijn aan de BTW: Intrastat ESL/EPL Accijns Douane Lokale indirecte belastingen Het systeem is de achilleshiel van de BTW compliance

6 Wat is BTW automatisering BTW Automatisering is de is de automatisering van alle activiteiten van het moment van de BTW beslissing tot en met het indienen van de BTW aangifte bij de lokale authoriteiten. BTW bepaling AR BTW bepaling AP BTW accounting Afgedrukte documenten (facturen) Rapportages Aansluitingen Aangiftes Omdat de aangiftes Intrastat en ESL en EPL dermate sterk aan de BTW zijn gekoppeld, worden deze rapportages en aangiftes in de regel meegenomen als onderdeel van de BTW Automatisering.

7 Wat is BTW automatisering Spectrum Native ERP Hybride vormen Tax Engine Alle BTW beslissingen en rapportages vinden geautomatiseerd plaats in het ERP systeem BTW beslissingen en rapportages vinden geautomatiseerd danwel handmatig plaats in: - ERP - Tax engine Alle BTW beslissingen en rapportages vinden plaats in externe Tax Engine, gekoppeld aan een of meerdere ERP systemen

8 Wat is BTW automatisering Call BTW bepaling ERP Tax Engine Return feed Hoe rijk aan data is de return feed naar ERP? BTW bepaling in Tax Engine voor AR en AP? BTW rapportage uit ERP of Tax Engine? Intrastat rapportage uit ERP of Tax Engine? Afgedrukte documenten uit ERP? BTW accounting in ERP

9 Agenda Workshop BTW en Tax Engines Wat is BTW automatisering: Achtergrond Hoe pak je een BTW automatiseringstraject aan Overwegingen en factoren van invloed De keuze voor Native ERP of voor een Tax Engine Casus

10 Hoe pak je een BTW automatiserings project aan Overwegingen en factoren van invloed Andere indirecte belastingen Business model Regio IT platform Kosten besparingen IT Strategie M&A Hoeveel ERP systemen? IT Support BTW kennis Out / Insourcing Organisatie structuur

11 Hoe pak je een BTW automatiserings project aan Fase 1: Pakketselectie Vastleggen van te bereiken doelstellingen (in het licht van overwegingen en factoren van invloed) Bepalen van eisen en wensen (in het licht van overwegingen en factoren van invloed) Opstellen shortlist Principekeuze middels bedrijfsspecifieke demonstraties Referentiebezoeken Toetsing principekeuze door middels workshops Definieren projectenprogramma Contractonderhandelingen Fase 2: Realisatie van projectenprogramma Blijvend toetsen van gekozen conceptueel ontwerp aan doelstellingen Waar nodig en mogelijk bijsturen van het projectenprogramma

12 Agenda Workshop BTW en Tax Engines Wat is BTW automatisering: Achtergrond Hoe pak je een BTW automatiseringstraject aan Overwegingen en factoren van invloed De keuze voor Native ERP of voor een Tax Engine Casus

13 De keuze voor Native ERP of voor een Tax Engine Casus ABC Logistics 1. Oracle en legacy systemen 2. Globale operatie 3. Buy Sell business models (no commisionaire) 4. Gecentraliseerd Tax team (beslissings bevoegd) 5. Outsourced compliance 6. Agressieve M&A strategie 7. Simpele Supply Chain (centrale invoer waar mogelijk) 8. Draagvlak (compliance hoog op de agenda) 9. BTW en Sales Tax Consumer Factory 1. SAP - gaat naar 1 platform 2. Globale operatie 3. Single procurement and billing business model 4. Tax niet beslissings bevoegd 5. Insourced compliance 6. Outsourced AP 7. Agressieve M&A strategie 8. Complexe Supply Chain 9. Medium Draagvlak (Compliance neutraal) 10. BTW en Sales Tax

14 Casus De keuzes van de twee bedrijven in casu zijn: ABC Logistics ERP & Thomson Reuters Onesource determination (Sabrix) Consumer Factory SAP platform met een duurzaam ontwerp voor BTW bepaling en rapportage

15 De keuze voor Native ERP of voor een Tax Engine Casus uit de zaal Casus A Casus B

16 Tot Slot Een aantal belangrijke aandachtspunten: Het juiste team met interne en evt. externe subject matter experts. In een vroeg stadium bij evt. IT projecten instappen/betrokken worden Een complete set afgetekende business flows door de business, incl BTW behandeling BTW draait voornamelijk om juiste masterdata Een Tax engine is niet per definitie beter dan native ERP of vice versa Een aantal conclusies: Zodra er spake is van duplicatie van dezelfde landspecifieke BTW bepalingslogica in meerdere systemen lijkt een centrale Tax Engine aan aantrekkelijkheid te winnen. Zodra er spake is van grote aantallen wijzigingen in BTW percentages, lijkt een centrale Tax Engine waarbij deze percentages via een online koppeling worden onderhouden aan aantrekkelijkheid te winnen

17 More Information +31(0) (0) Phone: +31(0) Fax: +31(0) Beurs World Trade Center Beursplein AA Rotterdam The Netherlands