Afspraken. Typ Dit moet je letterlijk intypen in het tekstvak Naam.

Transcriptie

1 Inleiding De cursus Outlook 2016 leert je werken met Microsoft Outlook Outlook 2016 maakt deel uit van de bundels Office 2016 en Office 365 van Microsoft. In beide bundels zijn nog andere pakketten opgenomen. Er zijn verschillende edities van de bundels met o.a. het tekstverwerkingsprogramma Word 2016 en het rekenblad Excel Outlook is niet in elke bundel opgenomen. Office 365 is een bundel waarop je een jaarabonnement neemt. De editie Office 365 voor Thuisgebruik Premium mag je op maximum 5 pc s of mac s en op maximum 5 mobiele toestellen, installeren. Je krijgt automatisch alle upgrades en de laatste versies van de pakketten. Je krijgt bovendien extra ruimte op OneDrive en belminuten voor Skype. Office 2016 is een bundel die je aankoopt en op één pc mag installeren. Je kan Outlook gebruiken om berichten te versturen via het internet of het netwerk van de organisatie. Deze functie van Outlook wordt wellicht het meest gebruikt. Outlook biedt echter meer. Outlook bevat een elektronische agenda, een hulpmiddel om gegevens van je contactpersonen bij te houden, het helpt je bij het organiseren van je taken, enz. De cursus geeft je een ruime inleiding tot Outlook Hij wil je leren werken met Outlook Het is een doe-boek. Er wordt vanuit gegaan dat je de cursus doorneemt terwijl je voor de computer zit en dat je de voorbeelden en opdrachten stap voor stap uitvoert. Bij elk hoofdstuk zijn oefeningen opgenomen. Het is meer dan wenselijk dat je deze oefeningen maakt. Je oefent de technieken die je aangeleerd hebt in de vorige hoofdstukken, maar bovendien komen in de oefeningen nog meerdere mogelijkheden aan bod die nauw verband houden met de inhoud van het hoofdstuk. Om Outlook echt te beheersen, is het maken van de oefeningen noodzakelijk. Neem er je tijd voor. Over het omgaan met je tijd, het verwerken van , het afwerken van taken, enz. bestaan tal van methodes. Wij verwijzen in deze cursus soms naar de methode Getting things done van David Allen (Allen, 2015). De methode wint aan populariteit. Je moet deze methode echter niet toepassen of gebruiken om deze cursus te kunnen volgen. Ten slotte wil ik een woord van dank uitspreken aan de mensen die hebben bijgedragen bij het tot stand komen van deze cursus. Ik hoop dat deze cursus je vertrouwd mag maken met het programma Outlook Opmerkingen die de volgende uitgave kunnen verbeteren, zijn steeds welkom. Roger Frans september 2016

2 Afspraken We gaan van start... In de volgende hoofdstukken leren we je aan de hand van concrete voorbeelden Outlook gebruiken. We veronderstellen dat je de voorbeelden op de computer uitvoert. De acties die je als gebruiker stapsgewijs moet volgen, worden als volgt genoteerd. Klik op het tabje Bestand en kies Opties. Het pijltje geeft aan dat er iets van je verwacht wordt. Na het pijltje wordt omschreven wat je moet doen. Nieuwe begrippen worden vet afgedrukt. Namen van menukeuzen, knoppen, e.d. worden schuin afgedrukt. De verschillende opdrachten en/of menukeuzen scheiden we door een schuine streep, bv. Opslaan als / Computer. Indien je een tekst letterlijk moet ingeven, wordt dit in een ander lettertype weergegeven. Typ Dit moet je letterlijk intypen in het tekstvak Naam. Er horen een aantal bestanden bij het boek. Je kan deze bestanden downloaden op de website van de uitgeverij van dit boek, Campinia Media. Ze zijn gebundeld in een zip-bestand zodat je maar één bestand moet downloaden. Surf naar Kies Catalogus. Typ Outlook 2016 in het vak Trefwoord en klik op Zoeken. Selecteer het boek door op de naam van het boek te klikken. Download het zip-bestand door op de koppeling Download Voorbeelden te klikken. Je volgt verder de instructies van je browser om het bestand op te slaan. Je moet een zip-bestand uitpakken zodat je kan werken met de individuele bestanden en mappen. Je kan dit bv. doen door in het linkerdeel van Verkenner op het bestand te klikken en de map in het rechterdeel naar een map te kopieren. Je plaatst de map Ou2016_Start bij voorkeur onder de map Documenten. De map bevat bestanden die je nodig hebt om de voorbeelden en oefeningen in deze cursus te maken. We noemen deze map verder de startmap. Je maakt ook een map Ou2016_Opl aan waarin je de voorbeelden en oefeningen plaatst die je in deze cursus uitwerkt. We spreken van de oplossingenmap. We verwijzen in de cursus af en toe naar een bestand Appendix Outlook 2016.pdf. Het bestand bevindt zich ook in de startmap. Dit bestand bevat bijkomende informatie. Indien Outlook nog niet geconfigureerd is op je computer kan je in dit document lezen hoe je dit moet doen. Anderzijds bevat dit document ook enkele gevorderde technieken, richtlijnen om berichten op te stellen, enz. Indien je niet graag typt, kan je de tekstjes van de berichten, taken, enz. die we in de tekst als voorbeeld geven, kopiëren uit het Word-document Teksten.docx dat je in de startmap vindt.

3 Inhoudsopgave INLEIDING... 1 AFSPRAKEN... 2 INHOUDSOPGAVE BASISPRINCIPES VAN Inleiding Wat is Outlook? Het voorbeeld Outlook starten Windows starten De Windows-omgeving Outlook starten Het venster van Microsoft Outlook Titelbalk Het lint Mappenvenster Navigatiebalk Berichtenvenster Leesvenster Werkbalk Snelle toegang Statusbalk In- en uitzoomen Een bericht aanmaken en verzenden Een bericht aanmaken Een verzenden Postvak UIT Alle mappen verzenden/ontvangen Verzonden items Ontvangen en lezen van Ontvangen van Indeling van het venster Lezen van een Bijlagen Een bericht naar meerdere personen sturen Eén of meerdere bijlagen toevoegen Een bijlage van een lezen Een bijlage bekijken in het leesvenster Bijlagen opslaan Bijlagen verwijderen uit een Grote foto s klein maken bij het versturen van Een Outlook-item als bijlage invoegen Beantwoorden van een Doorsturen van een Verwijderen van berichten Verwijderen van een bericht Terughalen van een verwijderd bericht Afdrukken van een bericht Opties Het venster Opties voor Outlook Standaardindeling Uitzetten waarschuwing... 42

4 4 - Outlook De helpfunctie De helpfunctie oproepen Bladeren in de helpschermen Zoekvak Geef aan wat u wilt doen Afsluiten Outlook Oefeningen CONTACTPERSONEN Inleiding Contactpersonen toevoegen De gegevens ingeven Een contact maken door een te slepen naar Contactpersonen Een nieuw contact maken op basis van een adres in een Contactpersonen importeren vanuit een csv-bestand Bewerken van gegevens Bewerken van gegevens Het dialoogvenster Contactpersoon Afbeelding toevoegen Notities Het formulier Details Het formulier Alle velden Een nieuwe kolom Bewerken of niet? Ordenen en weergave van contactpersonen Alfabetknoppen Zoeken van een contactpersoon Het vak Contactpersoon zoeken Weergave Sorteren Velden verplaatsen Kolombreedten aanpassen Veld verwijderen Veld toevoegen Weergaven beheren Venster Contactpersoon Indelen in categorieën Persoonlijk versturen vanuit de gegevens van contactpersonen Een versturen vanuit het venster van contactpersoon Contactpersonen oproepen Groep contactpersonen Groep met contactpersonen aanmaken Een versturen naar een groep Het Deelvenster Personen Afdrukken gegevens contactpersonen Oefeningen DE AGENDA Inleiding Het venster bij Agenda Een afspraak toevoegen Een afspraak toevoegen Het venster Afspraak Groep Opties Groep Codes Van een een afspraak maken... 88

5 Inhoudsopgave Navigeren tussen datums en weergaven Navigeren naar de vorige of volgende dag Weergave per dag, week, maand, Ga naar Sneltoetsen Een afspraak verplaatsen Slepen naar de datumnavigator Slepen naar een andere dag Openen van het venster Afspraak Een afspraak wijzigen Een afspraak kopiëren Een afspraak verwijderen Documenten koppelen aan een afspraak Dubbele afspraken Terugkerende afspraken Een nieuwe terugkerende afspraak Een terugkerende afspraak wijzigen Een terugkerende afspraak verwijderen Gebeurtenissen Een gebeurtenis plannen Een terugkerende gebeurtenis Verjaardagen Feestdagen Afdrukken De weerbalk Locatie aanpassen en/of toevoegen Meer informatie over het weer Herinneringen Korte weergaven Oefeningen TAKEN Inleiding Het venster bij Taken Een nieuwe taak maken De opdracht Nieuwe taak Een bericht met een opvolgingsmarkering is ook een taak Een taak maken van een bericht Een bericht naar Taken verplaatsen Een bericht als bijlage van een taak Een taak maken vanuit een afspraak Een taak maken vanuit een contactpersoon Verschillende weergaven Wisselen tussen weergaven Kleurcategorieën instellen Weergave met categorieën Verwijderen van een kolom in de weergave Toevoegen van een kolom in de weergave Een taak bewerken Een taak voltooien Markeren als voltooid De weergave aanpassen zodat voltooide taken niet zichtbaar zijn Een taak verwijderen Een terugkerende taak Een terugkerende taak maken Een terugkerende taak uitvoeren Een enkele taak uit een terugkerende taak overslaan

6 6 - Outlook Takenbalk Takenlijst Vandaag Takenlijst Vandaag Tabblad Takenlijst Vandaag Oefeningen NOTITIES Inleiding Outlook Vandaag Een nieuwe notitie maken Een notitie bewerken Toekennen van een categorie Andere weergaven Enkele notities kopiëren vanuit Verkenner Andere weergaven Leesvenster Grootte pictogrammen Oefeningen OUTLOOK EN EXCHANGE Inleiding Algemene adreslijst in Exchange Global Address List Volgorde bij het doorzoeken Automatische antwoorden De afwezigheidsassistent instellen Het resultaat uittesten Uitschakelen Automatisch antwoorden Regels instellen Vergaderingen plannen Vergadering plannen Een vergaderverzoek formuleren Antwoorden op een vergaderverzoek De antwoorden bekijken Een vergaderverzoek aanpassen Contact opnemen met deelnemers Vergadering annuleren Vergadering op basis van een bericht Agenda delen Enkele items ingeven Mijn agenda delen Een gedeelde agenda openen Machtigingen instellen Een gedeelde agenda openen zonder uitnodiging Agendagroepen Planningsweergave Ook privé-informatie delen Een agenda niet langer meer delen Zelf een agenda bijmaken Stemknoppen met stemknoppen maken Beantwoorden van een met stemknoppen Resultaten bekijken Bericht intrekken Bericht opnieuw verzenden Een taak aan een collega toewijzen Oefeningen

7 Inhoudsopgave MEER OVER / Inleiding Aanmaken van mappen Aanmaken van mappen Andere volgorde Alternatieve manier om de mappen te ordenen Verwerken van Snelle stappen Concepten Handtekening Handtekening maken Handtekening wordt automatisch toegevoegd Een vcard Wat is een vcard? Een vcard als handtekening invoegen Spelling controleren Automatische spellingcontrole Woord toevoegen in de woordenlijst Fout verbeteren Spelling controleren Instellen van verzendopties Instellen verzendopties Ontvangen van het bericht Geen Onderwerp ingegeven? Oefeningen MEER OVER / Inleiding Sorteren van berichten Kolomkoppen Kolomkoppen indien het leesvenster gesloten is Weergeven als gesprek Weergeven als gesprek instellen Opschonen Gesprek negeren Instellingen Zoeken naar een Het zoekvak Bereik Eerste deel van een woord Het tabblad Zoeken Zoekcriteria Zoekopties Zoekmappen Verwante items zoeken Hyperlinks in een bericht Hyperlinks Hyperlink invoegen Voorwaardelijke opmaak Regels en waarschuwingen Een sjabloon Aanmaken van een sjabloon Gebruiken van een sjabloon Snelonderdelen Een snelonderdeel maken Een snelonderdeel invoegen via het lint De functietoets F

8 8 - Outlook Niet bezorgd Een niet gekende gebruiker Niet echt een probleem Oefeningen MEER OVER DE AGENDA Inleiding Agenda publiceren in Office Een agenda publiceren Abonneren op een gepubliceerde agenda Agenda openen in een browser Instellingen van een gepubliceerde agenda wijzigen Gepubliceerde agenda verwijderen Agenda verzenden via Opties Eerste week van het jaar Weeknummers Weergaven in het tabblad Beeld Als een lijst Weergave-instellingen Oefeningen KOPPELEN VAN SERVICES Inleiding Office-account Verbonden services Verbonden services Facebook Gebruik maken van foto s van Facebook Beheren van een service Office-updates Info over Outlook Nieuwe functies Oefeningen BEHEREN Inleiding Virussen en de strijd van Microsoft tegen deze virussen Downloaden van externe webinhoud Afbeeldingen downloaden Optie Beveiliging en bijlagen in Outlook Beveiligde modus Bijlagen die niet geopend worden Het bestand in een gecomprimeerd bestand opnemen Toch openen? Ongewenste Opties voor ongewenste Andere mogelijkheden in keuzelijst Ongewenste Map Ongewenste Onbelangrijke Back-up Inleiding Back-up van het pst-bestand Exporteren van de gegevens Archiveren Automatisch archiveren Instellingen per map Contactpersonen

9 Inhoudsopgave Bericht Manueel archiveren Archiefbestand sluiten en openen Archiefmap bij een Exchange-account Postvak opruimen Een gegevensbestand creëren Wachtwoord instellen Comprimeren van het gegevensbestand Outlook-gegevensbestanden herstellen Oefeningen NOG EEN EXTRAATJE Inleiding Meerdere accounts instellen Een tweede account instellen Bekijken instellingen accounts Kiezen met welke account je een bericht verstuurt Een Hotmail-, Windows Live Mail- of Outlook.com-account instellen? Een account verwijderen Een tweede venster openen Bijkomende opties instellingen voor Verzenden/ontvangen indeling Briefpapier en lettertypen En is het dat? Oefeningen LITERATUURLIJST TREFWOORDENREGISTER