RICHTLIJNEN. VOOR EEN KREDIETACCOUNT EN VERANDERINGEN IN MASS BALANCE Voor leden die de UTZ Chain of Custody Standard volgen. Versie 1.

Transcriptie

1 RICHTLIJNEN VOOR EEN KREDIETACCOUNT EN VERANDERINGEN IN MASS BALANCE Voor leden die de UTZ Chain of Custody Standard volgen Versie 1.1 Mei

2 Inhoud 1. Wat is een kredietaccount? Wie moet er een kredietaccount bijhouden? Wie hoeft er geen kredietaccount bij te houden? Wat moet er in een kredietaccount staan? Wat als een kredietaccount negatief is? UTZ regels voor kredietuitwisseling... 4 a. Regels tot 1 juli b. Nieuwe regels per 1 juli c. Uitzondering op de regel vanaf 1 juli Kredietaccounts en Multi-Site-onderneming Nieuwe conversieverhouding voor verwerking van cacaomassa per 1 januari Gelijke voorwaarden tot 1 juli Overzicht van de huidige UTZ conversiescenario s en verhoudingen en vanaf 2018: Hulp en Support... 7 Bijlage I... 8 Full Premium-cacaoboter en Full Premium-cacaopoeder... 8 Bijlage II... 9 Onderdelen van een kredietaccount... 9 Dit document is vanuit het Engels vertaald. Mocht er enige onduidelijkheid bestaan betreffende de informatie in dit document, dan verwijzen wij naar de Engelse versie die officieel en leidend is. 2

3 1. Wat is een kredietaccount? Een kredietaccount is een overzicht van het totale, jaarlijkse volume van aangekochte en verkochte UTZ gecertificeerde producten die verhandeld zijn binnen het UTZ traceerbaarheidssysteem, het Good Inside Portal (GIP), en van UTZ gecertificeerde producten die buiten het GIP verhandeld zijn. Het gaat hierbij enkel om cacaovolumes op het traceerbaarheidsniveau Mass Balance (MB) 1. Dit overzicht garandeert de traceerbaarheid van UTZ gecertificeerde producten van leden die niet uitsluitend binnen het Good Inside Portal handelen, en dat de geclaimde hoeveelheid cacao-inhoud in de UTZ producten niet hoger is dan de hoeveelheid cacao-inhoud in de aangekochte UTZ producten. 2. Wie moet er een kredietaccount bijhouden? Het kredietaccount moet bijgehouden worden door bedrijven in de toeleveringsketen (Supply chain actors of SCA) die niet-pure UTZ cacaoproducten 2 aankopen en verkopen, hetzij als bedrijf aan een ander bedrijf (B2B), hetzij als bedrijf aan de consument (B2C) (zie ook de controlepunten (CP s) 18 en 19 van onze Chain of Custody Standard v1.1 3 ). 3. Wie hoeft er geen kredietaccount bij te houden? Bedrijven in de toeleveringsketen die uitsluitend UTZ gecertificeerde producten aankopen voor hun volledige productielijn (100%) en die dit kunnen aantonen hoeven geen kredietaccount bij te houden (CP19). 4. Wat moet er in een kredietaccount staan? NB: UTZ raadt aan de hoeveelheden in kg/tonnen aan te geven, net als in het UTZ traceerbaarheidssysteem Overzicht van de invoer van cacaoproducten aangekocht als UTZ: De balans aan UTZ volumes (per product) die overblijft uit het afgelopen jaar of de afgelopen rekenperiode; Het volume van aangekochte UTZ producten (per product); Voor niet-pure cacaoproducten: de hoeveelheid cacao (kg of tonnen) in aangekochte, niet-pure UTZ producten. Overzicht van de cacaoproducten die als UTZ verkocht zijn: Per product, wat de cacao-ingrediënten zijn; Per product, wat de verkochte hoeveelheid is; Per product, het totale volume van elk cacao-ingrediënt; Per cacao-ingrediënt het totale, verzamelde volume dat voor alle producten gebruikt is. GOED OM TE WETEN Het doel van een kredietaccount is om de traceerbaarheid van UTZ volumes te behouden en om te verifiëren dat de UTZ uitvoer de UTZ invoer niet overtreft. Daarom hoeven alleen UTZ gecertificeerde producten in het kredietaccount opgenomen te worden. De balans van fabricage versus grondstoffen Per cacao-ingrediënt het verzamelde volume aan grondstoffen minus het verzamelde volume dat gebruikt is in de producten. Let erop dat de balans van sommige ingrediënten negatief kan zijn. Dit kan gecompenseerd worden via een kredietovermaking (zie de regels hieronder) of geplande leveringen, zie hiervoor het volgende punt. Om dit proces voor uw organisatie en/of certificeringsaudit te faciliteren kan er in een kredietaccount ook voorkomen: Aankoop- en leverdata, verkoopdata; Details over verzending (ordernummer, factuurnummer enz.); ID s van GIP transacties, die elk met een aangekocht UTZ gecertificeerd product overeenkomen; Indien van toepassing: de unieke identificatienummers die bij het traceren in GIP gegenereerd worden. Zie bijlage II voor meer informatie. 1 Bekijk voor meer informatie deze video. 2 Product dat afgezien van cacao één of meer niet-cacao-ingrediënten of producten bevat, zoals chocolade. Niet-pure cacaoproducten worden niet verhandeld binnen het GIP. 3 De Chain of Custody Standard kan hier gedownload worden. 3

4 WANNEER TRACEREN? Wanneer een puur cacaoproduct als een UTZ gecertificeerd consumentenproduct verkocht wordt (bijvoorbeeld cacaopoeder) Wanneer een puur cacaoproduct vermengd wordt met niet-cacao-ingrediënten en als UTZ wordt geclaimd (bijvoorbeeld cacaoboter dat gebruikt wordt in chocolade) Traceren geeft het einde aan van het online traceerbaarheidssysteem van UTZ cacaoproducten en genereert een uniek identificatienummer (Unique Traceability Number) 5. Wat als een kredietaccount negatief is? Als de balans van een kredietaccount op enig moment negatief is, moet het bedrijf van de toeleveringsketen kunnen aantonen dat het in de komende 2 maanden voldoende leveringen van UTZ producten verwacht om deze negatieve balans te compenseren (zie controlepunt 20 van onze Chain of Custody Standard v1.1 4 ). 6. UTZ regels voor kredietuitwisseling VERGEET NIET Alle controlepunten die samenhangen met het kredietaccount (CP 18, 19 en 20) worden gecontroleerd tijdens uw certificeringsaudit. Het is daarom belangrijk om een duidelijk en begrijpelijk kredietaccount te hebben om controle door de auditor te vergemakkelijken a. Regels tot 1 juli 2016 Tot 1 juli 2016, biedt het Mass Balance traceerbaarheidssysteem leden de mogelijkheid om UTZ krediet over te dragen, uit te wisselen of te vereffenen tussen de verschillende cacaoproducten, zowel in voorwaartse als achterwaartse richting bij het verwerken van cacao, zoals in onderstaande afbeelding is weergegeven: 4 De Chain of Custody Standard kan hier gedownload worden. 4

5 b. Nieuwe regels per 1 juli 2016 Per 1 juli 2016 zal het alleen nog maar mogelijk zijn om krediet uit te wisselen in een voorwaartse richting (de richting van fysieke cacaoverwerking). Cacaomassa-krediet kan overgeheveld worden op cacaoboter of cacaopoeder volgens de verhouding 1:1, en krediet van pure cacaoproducten kan worden overgebracht op niet-pure cacaoproducten volgens dezelfde verhouding van 1:1 (gebaseerd op de hoeveelheid cacao in het niet-pure product). Bijvoorbeeld: Bedrijf A koopt 100 kg UTZ gecertificeerde cacaomassa. Het bedrijf kan dit krediet overdragen om 100 kg conventionele boter (of conventionele poeder) als UTZ gecertificeerd te verkopen. Het overdragen van krediet in achterwaartse richting, zoals op onderstaande afbeelding, is vanaf 1 juli 2016 niet meer toegestaan. c. Uitzondering op de regel vanaf 1 juli 2016 Er is een uitzondering mogelijk als een bedrijf zowel pure als niet-pure cacaoproducten inkoopt als ingrediënten voor hetzelfde product/sku. In dit geval kan het krediet van de niet-pure UTZ cacaoproducten voor dat product uitgewisseld worden tegen conventionele volumes aan pure cacao. Deze uitzondering is uitsluitend van toepassing op de producten/sku s die zowel pure als niet-pure ingrediënten bevatten. Als het bedrijf andere producten maakt die alleen pure cacao-ingrediënten bevatten, dan is deze uitzondering niet mogelijk voor het pure cacao-ingrediënt in dat product. Bijvoorbeeld: Een fabrikant maakt chocoladetruffels die voornamelijk uit couverture bestaan, maar die ook een kleine hoeveelheid poeder bevatten. De fabrikant kan UTZ gecertificeerde couverturechocolade kopen en een kleine hoeveelheid conventionele cacaopoeder; het krediet van het extra aangeschafte volume aan UTZ gecertificeerde couverturechocolade kan gebruikt worden om de hoeveelheid cacaopoeder in de truffels te compenseren. Als dezelfde fabrikant ook een ander UTZ product maakt waarvoor alleen cacaopoeder wordt gebruikt, dan moet dit poeder als UTZ gekocht worden en kan dit niet gecompenseerd worden met het krediet van de niet-pure UTZ cacaoproducten die hij heeft aangeschaft (zoals de couverture). Wanneer deze volumes in de kredietaccount ingevoerd worden, kan het volume van het gebruikte pure cacaoproduct berekend worden als onderdeel van de balans van niet-pure cacaoproducten. 5

6 7. Kredietaccounts en Multi-Site-onderneming Als de SCA een zogenaamde multi-site is, d.w.z. meerdere locaties heeft die één hoofdkantoor hebben en die onder één account gecertificeerd zijn 5, dan is het toegestaan om krediet tussen de verschillende locaties uit te wisselen. In een dergelijk geval dient het kredietaccount ook de fabricage van cacaoproducten en grondstofinkoop te bevatten en bijgehouden te worden op het hoofdkantoor. 8. Nieuwe conversieverhouding voor verwerking van cacaomassa per 1 januari 2018 De huidige conversieverhouding van 1:1 (bijvoorbeeld, 100 ton cacaomassa wordt geconverteerd tot 100 ton cacaoboter of 100 ton cacaopoeder) zal per 1 januari 2018 omgezet worden in een verhouding van 1:0.5:0,5. Dit betekent dat 100 ton cacaomassa geconverteerd zal worden in een gelijke hoeveelheid van 50 ton cacaoboter en 50 ton cacaopoeder. Vanaf 1 januari 2018 zal voor alle conversies van cacaomassa die gedaan worden in het GIP systeem de nieuwe verhouding gelden, óók voor de conversie van reeds aangekochte volumes of aanwezige voorraad in het Good Inside Portal vóór 1 januari Gelijke voorwaarden tot 1 juli 2016 In sommige gevallen, en tot 1 juli 2016, kan het handiger zijn om het volledige krediet voor de fabricage en grondstofinvoer onder gelijke voorwaarden te berekenen. In onderstaande tabel kunt u zien welke verhouding u moet gebruiken voor deze berekeningen. Het kan zijn dat er geen conversie nodig is als uw bedrijf enkel UTZ chocolade in bulk/niet-pure cacaoproducten koopt: volumes van de cacaoproductie worden weergegeven als chocolade in bulk, net als de grondstofvolumes van het cacao, gebaseerd op de hoeveelheid cacao in het niet-pure cacaoproduct. 5 Zie het certificeringsprotocol p. 23 voor meer informatie. 6

7 10. Overzicht van de huidige UTZ conversiescenario s en verhoudingen en vanaf 2018: Conversiescenario voor kredietaccounts Tot en met 30 juni 2016 Vanaf 1 juli 2016, en tot en met 31 december 2017 Vanaf 1 januari 2018 Bonen tot massa 0,82 0,82 0,82 Massa tot bonen 1,22 Niet toegestaan Niet toegestaan Massa tot boter of poeder 1:1 1:1 n.v.t. Massa tot boter en poeder n.v.t. n.v.t. 1:0,5 0,5 Poeder of boter tot bonen 1,22 Niet toegestaan Niet toegestaan Poeder of boter tot massa 1:1 Niet toegestaan Niet toegestaan Boter tot poeder 1:1 Niet toegestaan Niet toegestaan Poeder tot boter 1:1 Niet toegestaan Niet toegestaan Niet-pure cacaoproducten (bijv. bulkchocolade, chocolade chips) Gebaseerd op het % aan cacao Massa tot niet-puur cacaoproduct (cacao-inhoud) 1:1 1:1 1:1 Poeder tot niet-puur cacaoproduct (cacao-inhoud) 1:1 1:1 1:1 Boter tot niet-puur cacaoproduct (cacao-inhoud) 1:1 1:1 1:1 Niet-puur cacaoproduct (cacao-inhoud) tot boter 1:1 Niet toegestaan Niet toegestaan Niet-puur cacaoproduct (cacao-inhoud) tot poeder 1:1 Niet toegestaan Niet toegestaan Niet-puur cacaoproduct (cacao-inhoud) tot massa 1:1 Niet toegestaan Niet toegestaan Niet-puur cacaoproduct (cacao-inhoud) tot nietpuur cacaoproduct (cacao-inhoud) 1:1 1:1 1:1 * Zie bijlage I voor meer informatie over de Full Premium-producten. 11. Hulp en Support Heeft u nog vragen over uw kredietaccount of over het UTZ cacaoprogramma, neem dan contact op met membersupport@utz.org. 7

8 Bijlage I Full Premium cacaoboter en Full Premium cacaopoeder Sinds 1 oktober 2015 zijn er twee nieuwe cacaoproducten beschikbaar in het GIP: Full Premium cacaoboter Full Premium cacaopoeder Deze producten hebben om twee redenen een andere naam: 1. Om ze in de toeleveringsketen te onderscheiden van reguliere cacaoboter en cacaopoeder verkregen door middel van de verhouding 1:1. 2. Deze nieuwe producten verschillen van de bestaande cacaoboter en cacaopoederproducten door de conversieverhouding van cacaomassa die gebruikt is om ze te maken. In plaats van de gebruikelijke conversieverhouding van 1:1 (100 MT cacaomassa = 100 MT cacaoboter of 100 MT cacaopoeder), worden de Full Premium-producten verkregen door de verhouding 1:0,5 te gebruiken, waarbij 100 MT cacaomassa = 50 MT Full Premium-cacaoboter, of 50 MT Full Premium-cacaopoeder. De resterende 50 MT van het eindproduct (boter of poeder, afhankelijk van de gekozen conversie) wordt uit het systeem verwijderd. Op deze manier kan er geen claim gelegd worden op het verwijderde product (het fysieke volume van het verwijderde bijproduct wordt doorverkocht als conventioneel). In onderstaand voorbeeld wordt het UTZ premie van de Full Premium-cacaoboter berekend op grond van de volledige hoeveelheid bonen die nodig was om de boter te verkrijgen, namelijk 244 MT. Zie onderstaande afbeelding (het omgekeerde scenario voor alleen poeder: productie = 100 MT poeder en er is ook 0 MT boter is ook mogelijk): Indien uw organisatie deze producten verwerkt of koopt, zijn er ook andere berekeningen voor cacaomassa of cacaoboonequivalent van toepassing, omdat er een andere conversieverhouding gebruikt wordt. Deze producten moeten dus afzonderlijk in de kredietaccount ingevoerd worden. Conversiescenario voor kredietaccounts Tot en met 30 juni 2016 Vanaf 1 juli 2016, en tot en met 31 december 2017 Vanaf 1 januari 2018 Massa tot boter bij Full Premium* 0,5 0,5 0,5 Massa tot poeder bij Full Premium* 0,5 0,5 0,5 * Heeft u vragen of wilt u deze producten verhandelen, neem dan contact met ons op via membersupport@utz.org. 8

9 Bijlage II Onderdelen van een kredietaccount De volgende tabel geeft een overzicht en extra toelichting op de verschillende onderdelen van een kredietaccount. Onderdeel De balans van UTZ volumes (per product) overgebleven na het afgelopen jaar (indien van toepassing); Het volume aangekochte UTZ producten (per product); Voor niet-pure cacaoproducten de hoeveelheid cacao (kg of ton) in aangekochte niet-pure UTZ producten; Per eindproduct: wat zijn de cacao-ingrediënten Per eindproduct, wat is de verkochte hoeveelheid; Per eindproduct, het totale volume van elk cacao-ingrediënt Het verzamelde volume van elk cacao-ingrediënt dat gebruikt is voor alle eindproducten Richtlijn Grondstoffen Neem hierin per product elke positieve of negatieve UTZ balans op van het afgelopen jaar of de afgelopen rekenperiode. Voer de hoeveelheden aan pure UTZ cacaoproducten (cacaobonen, massa, boter en poeder) in en de naam en hoeveelheid aangekochte niet-pure UTZ cacaoproducten. Indien het product een niet-puur product is, bereken dan de hoeveelheid cacao in dat product. Bijvoorbeeld: de totale hoeveelheid cacao in 100 kg chocolade couverture met 50% cacao is 50 kg. Eindproducten Zijn cacaomassa, cacaoboter, cacaopoeder en/of een niet-puur cacaoproduct verwerkt in het eindproduct? Hoeveel eindproducten zijn er verkocht als UTZ? Wat was het volume aan cacaomassa, cacaoboter, cacaopoeder en/of niet-pure cacaoproducten die gebruikt zijn in het eindproduct? Bijv.: het product is chocolade en als grondstof is er UTZ cacaoboter gebruikt chocoladerepen zijn verkocht als UTZ, waarvoor 300 kg aan UTZ cacaoboter gebruikt is. Na het berekenen van het totale volume van elk cacao-ingrediënt per eindproduct verzamelt u het volume voor alle eindproducten. Bijv.: de producten zijn een samengesteld product waarvoor 500 kg cacaoboter gebruikt is en chocolade waarvoor 400 kg cacaoboter gebruikt is. Het verzamelde volume voor de kredietaccount bedraagt dan 900 kg. Balans Per cacao-ingrediënt, het Fabricage minus grondstof van elk puur cacaoproduct en hoeveelheid verzamelde volume aan cacao in niet-pure cacaoproducten. grondstoffen minus het Bijv.: de grondstof is 800 kg cacaoboter en voor de fabricage wordt 900 verzamelde volume verwerkt in kg gebruikt. De balans is dan -100 kg. Verwijs in dit geval naar de de eindproducten. punten 5 en 6. Optionele onderdelen (faciliteren verificatie van kredietaccount) Aankoop- en bezorgdata, verkoopdata Details over verzending Bijv. ordernummer, klantnummer enz. ID s van GIP-transacties Voor elke transactie uitgevoerd in GIP wordt er een uniek ID-nummer aangemaakt. Alle grondstoffen van pure cacaoproducten moeten een corresponderend GIP-transactie-ID hebben. Traceernummer dat overeenkomt met het getraceerde product Voor elke traceeractiviteit in GIP wordt er een uniek identificatienummer aangemaakt. De hoeveelheden pure producten gebruikt voor de fabricage van niet-pure producten zoals aangegeven in de kredietaccount moeten overeenkomen met de hoeveelheden die in het GIP getraceerd worden. 9