Installatie- & Gebruikshandleiding. BankingTools Cashflow v5.0

Transcriptie

1 Installatie- & Gebruikshandleiding BankingTools Cashflow v5.0 Bespaar geld en spaar het milieu! Lees de handleiding vanaf uw beeldscherm. Wilt u toch de handleiding afdrukken? Kiest u dan voor de speciale optie meerdere pagina s per vel of afdrukken als boekje. BankingTools.nl, november 2015, Ref Online Support Telefonische ondersteuning: (werkdagen uur) Meest gestelde vragen: Volg ons : Suggesties: Klantenpanel:

2 Inhoud 1 Cashflow inleiding Cashflow producten Cashflow abonnement 6 2 Installatie Downloaden, gratis proberen Installeren Cashflow starten Proberen en ervaren Abonnement bestellen Software definitief activeren 12 3 Converteren Mijn administratie Wachtwoord van uw administratie 13 4 Korte toelichting menu s & functies Menustructuur & navigatie Algemene programma functies De belangrijkste functies beschikbaar via tabbladen Selectie van gegevens: 16 5 Administraties openen & aanmaken Mijn administratie Voorbeeldadministratie Nieuwe administratie Administratiekeuze 19 6 Importeren Direct importeren Importeren via internetbankieren Vrije Import 23 7 Transacties invoeren & bewerken Transacties invoeren Transactie splitsen Beeldbestand toevoegen Transacties bewerken en informatie toevoegen Aanpassen layout Afdrukken Transacties exporteren 30 2

3 8 Rubriceren Rubrieken toekennen Rubriek koppelen/toevoegen via de transactielijst Overeenkomstige Rubriceerregels Nieuwe subrubriek toevoegen Nieuwe hoofdrubriek toevoegen 35 9 Overzichten - Antwoorden op financiële vragen Selecteren en zoeken van transacties Overzichten - Per rekening Overzichten - Per rubriek Afdrukken van de transacties per rubriek Grafieken per rubriek Overzichten - Per maand Grafieken per maand Overzichten - Per rubriek per maand Grafieken per rubriek per maand Overzichten - Per rubriek per jaar Grafieken per rubriek per jaar Overzichten - Per relatie Grafieken per relatie Groeperen Totalen Grafiek Saldo (geconsolideerd) & prognose Grafiek - Rekeningen Grafiek Inkomsten per rubriek / Uitgaven per hoofdrubriek Grafiek Totaal inkomsten & uitgaven Budgetteren Opstellen jaarbudget Budgetwizard Ik begin met een lege begroting Ik begin met bedragen gebaseerd op een begroting van een voorgaand jaar Ik begin met bedragen op basis van werkelijke inkomsten en uitgaven uit een voorgaand jaar Ik laat bedragen berekenen met de Nibud landelijke referentiecijfers Grafieken ter ondersteuning bij begroten 54 3

4 10.4 Realisatie per Rubriek Grafieken ter ondersteuning bij budgetrealisatie Realisatie budget per maand Grafieken ter ondersteuning bij budgetrealisatie per maand Onderhoud Rekeningen Rekeningsoort Saldo ijken Hoofdrubrieken Subrubrieken Relaties Betalingsmethoden Rubriceerregels Banken Afschriften Algemene functies tabblad BESTAND Administratie Openen Nieuw Wijzigen Verwijderen Jaarafsluiting Converteren Afdrukken Exporteren naar Back-up Back-up maken Backup teruglezen Instellingen en opties Herstel programma instellingen Service en support Updaten van Cashflow Profiel instellen Software activeren Programma afsluiten Mijn BankingTools 81 4

5 14.1 Inloggen Vraag stellen Reageren op antwoord Bijlage versturen Vraag afsluiten 84 5

6 1 Cashflow inleiding Via internetbankieren kunt u transacties online invoeren en bekijken. Uw gegevens blijven echter op internet maar een beperkte tijd bewaard en zichtbaar. Maar echt inzicht krijgt u er niet mee. Met de verschillende Cashflow producten weet u precies hoe u er financieel voor staat en wat u de komende maanden kunt verwachten. U bent beter voorbereid op wat er komen gaat en zal daardoor minder snel worden geconfronteerd met financiële verrassingen. Op een gemakkelijke manier houdt u al uw inkomsten en uitgaven bij om antwoord te krijgen op vragen als: Waar geef ik mijn geld eigenlijk aan uit? en Hoe sta ik er financieel voor? Want al uw inkomsten en uitgaven, of ze nu gepind, via de bank, automatisch geïncasseerd of contant zijn gedaan voegt u samen. Zo weet u waar uw geld vandaan komt en waar het naartoe gaat. 1.1 Cashflow producten Cashflow van BankingTools is software die u downloadt en installeert op uw PC of laptop. Met deze software haalt u al uw af- en bijschrijvingen op uit internetbankieren van uw bank en bewaart ze op uw eigen PC. Contante uitgaven voegt u handmatig toe. Al uw inkomsten en uitgaven worden automatisch ingedeeld in vrij aan te passen rubrieken zoals huishouden, verzekeringen en abonnementen. Van al deze gegevens worden vervolgens verschillende overzichten en rapportages gemaakt. Hierdoor weet u precies wat u per maand aan boodschappen uitgeeft, hoeveel ruimte u aan het einde van de maand nog heeft, maar bijvoorbeeld ook hoeveel u per maand moet sparen om op vakantie te kunnen gaan. Er zijn 3 versies van eenvoudig tot uitgebreid: Cashflow-Viewer, Cashflow-Assistant en Cashflow-Manager. Viewer is vooral gericht op het downloaden en bewaren van uw banktransacties. Met Manager kunt u meerdere administraties aanmaken, transacties gedetailleerder beheren, handmatig transacties invoeren en uw persoonlijk budget opstellen met behulp van een richtlijn opgesteld door het Nibud. 1.2 Cashflow abonnement Om Cashflow te gebruiken sluit u een abonnement. U betaalt dan per jaar een bepaald bedrag en vervolgens kunt u de software op 3 verschillende PC s activeren en gebruiken. Maar u krijgt ook alle updates die gedurende dat jaar verschijnen en alle ondersteuning die u nodig heeft om met de software te kunnen werken. 6

7 Let op! Deze handleiding is geschreven voor de producten Cashflow Viewer, Cashflow Assistant én Cashflow Manager. Sommige functies zijn niet beschikbaar in Cashflow Viewer en Cashflow Assistant. Per hoofdstuk wordt vermeld in welk product van Cashflow deze functionaliteit beschikbaar is door middel van een icoon. Zie onderstaande tabel voor uitleg over de iconen. Wanneer dit icoon voor een hoofdstuk vermeld staat, dan is deze functionaliteit alleen beschikbaar in Cashflow Manager. Wanneer dit icoon voor een hoofdstuk vermeld staat, dan is deze functionaliteit alleen beschikbaar in Cashflow Manager en Cashflow Assistant Wanneer dit icoon voor een hoofdstuk vermeld staat, dan is deze functionaliteit in alle versies (Viewer, Assistant en Manager) beschikbaar. 7

8 2 Installatie In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u met Cashflow aan de slag kunt. Uitgelegd wordt hoe u kunt downloaden, installeren, een abonnement kunt afsluiten en activeren. 2.1 Downloaden, gratis proberen U kunt Cashflow downloaden via Navigeer op de website naar de downloadpagina. In dit scherm voert u uw huidige adres in. Dit is alleen van belang om u te ondersteunen middels 3 opstart-mails. Het downloaden van het installatiebestand is geheel vrijblijvend en verplicht u tot niets. Nadat u uw adres heeft ingevuld en u akkoord gaat met de downloadvoorwaarden (te lezen door op de link te klikken), vinkt u het vakje aan en klikt u op de knop [Download Cashflow]. Het bestand SetupCashflow5.exe wordt hierna gedownload. Sla het bestand op uw computer op en dubbelklik er op om het uit te voeren. Of geeft tijdens het downloaden al aan dat u het wilt uitvoeren (run), zodat de installatie automatisch gestart wordt. Klik bovenaan op [Download] Voer uw adres in Accepteer de voorwaarden Klik op [Download Cashflow] Nadat u op [Download Cashflow] heeft geklikt, ontvangt u van ons een met verdere instructies. 8

9 2.2 Installeren Na het starten van SetupCashflow5.exe volgt een wizard die u door de installatie begeleidt. Tijdens deze installatie wordt u gevraagd de licentievoorwaarden te accepteren. Nadat u deze gelezen heeft en hiermee akkoord gaat, selecteert u het vakje bij Ik ga akkoord met de licentievoorwaarden en klikt u op [Volgende]. Het is aan te raden de standaard locatie waarop Cashflow geïnstalleerd wordt niet te wijzigen. Als Cashflow succesvol is geïnstalleerd, klikt u op [Voltooien]. 2.3 Cashflow starten Tijdens het installeren wordt er een icoon op uw bureaublad geplaatst waarmee u Cashflow kunt starten. Klik of dubbelklik hierop. 2.4 Proberen en ervaren U kunt Cashflow onbeperkt gebruiken, maar zonder abonnement kunt u alleen in de voorbeeldadministratie. In deze administratie zitten verzonnen inkomsten en uitgaven. Maar het geeft wel een beeld wat u allemaal met de software kunt doen. Zodra u een abonnement heeft gesloten kunt u ook uw eigen transacties invoeren of ophalen uit internetbankieren. Dan krijgt u natuurlijk een veel beter idee van de mogelijkheden. Om u al enigszins op weg te helpen krijgt u daarom één maand gratis proefabonnement op Cashflow Manager. U krijgt dit zodra u een Cashflow5 account aanmaakt. 9

10 2.5 Abonnement bestellen Als Cashflow u bevalt en u een abonnement voor één van de versies wilt bestellen, dan kunt u dat doen via Op de website gaat u dan naar de pagina [Producten] en klikt u bij Cashflow Viewer, Assistant of Manager op [BESTEL NU]. Beweeg uw muis naar [Producten] Kies het product dat u wilt bestellen. Klik vervolgens op [BESTEL NU] U wordt naar de afrekenpagina geleid. Er zijn nu 2 mogelijkheden: 1. U heeft al via Cashflow 5 een account aangemaakt. In dat geval kiest u ( ) ik heb al een Cashflow 5 account en vult u vervolgens uw gebruikersnaam en uw wachtwoord in. Daarna klikt u op [Inloggen]. 2. U heeft nog geen Cashflow 5 account aangemaakt. In dat geval kiest u ( ) ik heb nog geen Cashflow 5 account en vult u vervolgens uw adres in, kiest u een gebruikersnaam en kiest u een wachtwoord. Daarna klikt u op [Account maken]. Nadat bent ingelogd met uw accountgegevens rond u de bestelling af: 1. U vult uw persoonlijke gegevens in en u machtigt Invers om het abonnementsgeld 1x per jaar af te schrijven van uw rekening. 2. Daarna controleert u of uw bestelling klopt, geeft u uw akkoord op de servicevoorwaarden en klikt u op [NU BESTELLEN]. U bestelling is afgerond en u krijgt een orderbevestiging g d. 10

11 Stap 1: maak een account Stap 2: vul uw persoonlijke gegevens in en machtig Invers Stap 3: controleer uw bestelling en bevestig U kunt de software op 3 verschillende PC s installeren, activeren en een jaar lang gebruiken. U bent verzekerd van alle updates van Cashflow die gedurende dat jaar verschijnen. Zo sluit u altijd aan op internetbankieren van uw banken. Uiteraard vallen uitbreidingen met nieuwe functies van Cashflow ook onder deze service. En belangrijk u kunt gebruik maken van alle vormen van ondersteuning. Online, telefonisch, etc. 11

12 2.6 Software definitief activeren Het activeren van de Cashflow 5 gebeurt door uw software te koppelen aan uw abonnement. De Cashflow 5 software staat op uw PC en het abonnement is bekend op de servers van BankingTools. U koppelt deze twee via uw Cashflow 5 account gegevens aan elkaar: Gebruikersnaam en wachtwoord. Deze heeft u ook bij uw bestelling ingevoerd. Start Cashflow 5 Ga naar BESTAND en kies Software Activeren; de Activeringswizard start Kies eerst Starten met een eigen administratie Klik op [Volgende] Kies Ik heb al een account Klik op [Volgende] Vul de gebruikersnaam en het wachtwoord in dat u ook bij uw bestelling op gaf. 12

13 Selecteer het programma dat u bestelde Klik op [Volgende] Cashflow 5 haalt vervolgens uw bestelgegevens op en wordt geactiveerd. Als u Cashflow 5 in het vervolg opstart, dan zal deze geactiveerd zijn. 3 Converteren Nadat u Cashflow heeft geïnstalleerd en geactiveerd dan zal Cashflow automatisch vragen om uw gegevens van een vorige versie te converteren naar Cashflow Mijn administratie Er wordt standaard een administratie aangemaakt met de naam Mijn administratie. Als u Cashflow Viewer of Cashflow Assistant gebruikt dan kunt u na het converteren van uw gegevens van de vorige versie verder werken in deze administratie. Wanneer u Cashflow Manager gebruikt en u heeft de administraties van Cashflow Manager 4 geconverteerd dan lijkt het alsof u uw gegevens niet ziet. Cashflow Manager 5 wordt dan nog standaard geopend met de administratie Mijn administratie. Gaat u naar Bestand, Administratie, Openen en kiest u dan de juiste administratie. Hierna zou u uw gegevens moeten kunnen zien via het tabblad Transacties. 3.2 Wachtwoord van uw administratie Als u in Cashflow Manager 4 een wachtwoord had ingesteld op een administratie dan wordt dit wachtwoord overgenomen naar Cashflow Manager 5. Dit geldt alleen voor de eerste acht tekens van het wachtwoord. Meer informatie over het converteren van oude data naar Cashflow vindt u in paragraaf

14 4 Korte toelichting menu s & functies In dit hoofdstuk wordt in het kort uitgelegd hoe u met Cashflow kunt werken. Waar vindt u welke functies en hoe is de globale werking van Cashflow. 4.1 Menustructuur & navigatie Hieronder vindt u een korte beschrijving van de belangrijkste navigatieonderdelen van Cashflow. Doel is dat u hiermee snel het inzicht krijgt om intuïtief met Cashflow te werken. In Cashflow Manager 5 is navigatie gebaseerd op Microsofts Ribbon (NL: 'Lint') technologie. Dit biedt u een herkenbare omgeving die resulteert in een snellere manier van werken. Hieronder vindt u een korte toelichting over de nieuwe menu s en hoe u deze naar uw hand kunt zetten. Het Lint: Het lint in één oogopslag: Bestand menu Tabblad Plaats actief venster Functie Bestand menu Tabblad Weergave actieve venster Beschrijving Een centrale locatie voor alle zaken die te maken hebben met uw administratie, instellingen en afdrukken. Tabbladen met gegroepeerde functies per onderwerp Geeft indicatie over welk venster actief is. 4.2 Algemene programma functies BESTAND menu Links boven in het venster bevindt zich de menu optie BESTAND. Klikt u hierop, dan krijgt u alle algemene functies van Cashflow zoals Administraties, Afdrukken, Back-up en programma instellingen. Voor meer informatie over de algemene functies verwijzen wij u naar hoofdstuk 13 van deze handleiding. 14

15 4.3 De belangrijkste functies beschikbaar via tabbladen Tabblad IMPORT Op het tabblad IMPORT kunt u de transacties importeren. Dit kan op drie manieren: 1. Bestand importeren 2. Import via uw bank 3. Vrije import Over de optie Vrije import wordt verderop in paragraaf 6.3 meer informatie gegeven. Tabblad TRANSACTIES Klikt u op het tabblad TRANSACTIES, dan krijgt u alle functies die betrekking hebben op invoer, overzicht en rubriceren van transacties. Alles direct bij de hand. Tabblad OVERZICHTEN Op het tabblad OVERZICHTEN worden alle gegevens van Cashflow in heldere overzichten weergegeven. Deze overzichten kunt u afdrukken. Tabblad BUDGETTEREN 15

16 Het tabblad BUDGETTEREN (alleen beschikbaar in Cashflow Manager) biedt u alle functies m.b.t. het budgetteren, zoals het opstellen van en advies over uw begroting en de rapportages. Tabblad ONDERHOUD Onder het tabblad ONDERHOUD zijn alle functies verzameld waarmee u rekeningen, rubrieken, relaties, betalingsmethoden, rubriceerregels en banken kunt beheren. Beheren houdt in dat u gegevens kunt toevoegen, wijzigen en/of verwijderen. Tabblad AFSCHRIFTEN Naast uw transacties kunt u ook bankafschriften (pdf) downloaden uit internet bankieren. Dit zijn kopieën van uw papieren afschriften. Onder het tabblad AFSCHRIFTEN kunt u afschriften van de bank toevoegen, wijzigen en/of verwijderen. 4.4 Selectie van gegevens: Het zoeken van transacties kan op verschillende manieren in Cashflow. Het kan met behulp van een (standaard) filter of met de optie Zoeken. Beide manieren worden hieronder behandeld. Zoeken In de transactielijst kan zeer snel gezocht en geselecteerd worden met behulp van het zoekvenster. Wanneer u één maal klikt in het vak Type hier om te zoeken dan kunt u gegevens invoeren waarop gezocht moet worden. Cashflow zal, na het bevestigen met enter, een lijst tonen van transacties waarin de ingevoerde gegevens voorkomen. 16

17 Zie paragraaf 9.1- Selecteren en zoeken van transacties voor meer uitleg over het selecteren van transacties. Filteren In de transactielijst zijn een aantal standaard filters beschikbaar. Een voorbeeld hiervan is een periodefilter. Deze kunt u hier vinden: Per kolom kan er ook gefilterd worden. Klikt u hiervoor op het filter icoon in de betreffende kolomkop. Zie hieronder voor een voorbeeld: Beweeg uw muis over de kolomkop Klik op de filter knop Kies één of meer waarden waarop u wilt filteren. Klik op [OK] 17

18 5 Administraties openen & aanmaken In dit hoofdstuk leest u hoe u kunt werken met administraties. Maak kennis met Cashflow via de voorbeeldadministratie, leer hoe u een nieuwe administratie aanmaakt of hoe u een administratie opent. 5.1 Mijn administratie Wanneer u Cashflow voor de eerste keer gebruikt dan wordt er altijd een administratie aangemaakt met de naam Mijn administratie. Deze administratie is leeg en u kunt deze gaan vullen met uw gegevens. U kunt de naam van deze administratie niet aanpassen. 5.2 Voorbeeldadministratie Wanneer u Cashflow start dan wordt u gevraagd welke administratie u wilt openen. Kiest u voor Voorbeeld administratie dan kunt alvast de functionaliteiten van Cashflow ontdekken zonder zelf transacties te importeren. Mocht u reeds een eigen administratie hebben aangemaakt in Cashflow dan krijgt u bij het opstarten van Cashflow niet meteen de mogelijkheid om de voorbeeld administratie te openen. Dit kunt u wel doen via Bestand, Administratie, Openen. U ziet dan het bovenstaande scherm. Vinkt u hier de optie Voorbeeld administratie aan. 5.3 Nieuwe administratie Bij Cashflow Manager is er de mogelijkheid om meerdere administraties te beheren. In elk van deze administratie kunnen transacties geïmporteerd en beheerd worden van diverse rekeningen. U maakt een nieuwe administratie aan via het menu BESTAND, [Administratie], [Nieuw]. Het volgende scherm verschijnt: 18

19 Naam nieuwe administratie Wachtwoord nieuwe administratie Let op! dat u uw wachtwoord niet vergeet. Uw administratie is zonder het wachtwoord niet meer te openen! Standaard is de optie Standaard rubriekenschema gebruiken al aangevinkt. Hiermee kunt u in uw administratie al gebruikmaken van een aantal door ons gemaakte rubrieken en rubriceerregels. Aan de hand van de rubriceerregels worden de transacties aan de rubrieken gekoppeld. Mocht u in een andere administratie reeds rubrieken en/of rubriceerregels hebben aangemaakt, dan kunt u deze overnemen in de nieuwe administratie. Bij Uit administratie kiest u de bestaande administratie waarvan u de rubrieken en/of de rubriceerregels wilt overnemen. Klik op de knop [Maken] om uw administratie te maken. 5.4 Administratiekeuze In het administratievenster heeft u de keuze om een eigen administratie te openen, een nieuwe aan te maken, te wijzigen of te verwijderen. Kiest u BESTAND, Administratie dan verschijnt het volgende scherm: 19

20 Optie Openen Nieuw Wijzigen Verwijderen Jaarafsluiten Converteren Beschrijving Hier kunt u een bestaande administratie openen Hier kunt u een nieuwe administratie aanmaken Hier kunt u een bestaande administratie hernoemen of het wachtwoord veranderen Hier kunt u een bestaande administratie verwijderen. De administratie die verwijderd gaat worden zal gesloten moeten zijn anders kan hij niet verwijderd worden. Hiermee kan in de huidige administratie een jaar afgesloten worden. Er wordt door Cashflow een extra administratie aangemaakt waarin het afgesloten jaar wordt geplaatst. Hiermee kunt u data converteren vanaf een vorige versie van Cashflow. 20

21 6 Importeren In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u banktransacties kunt importeren (inlezen) in uw Cashflow administratie(s). Er zijn meerdere manieren van importeren die hieronder worden toegelicht. 6.1 Direct importeren Als u al een bestand met transacties vanaf uw bank op uw PC opgeslagen heeft, dan kunt u dit direct importeren in Cashflow. Om direct te importeren klikt u op de knop [Bestand importeren] op het tabblad IMPORT. In het scherm dat volgt selecteert u het bestand op uw computer. Dit kunt u doen door middel van de knop achter het veld Bestand (de drie puntjes). Klik op [Volgende]. In het scherm dat volgt kunt u de rekening(en) kiezen waarvan u de transacties wilt importeren. Wanneer u de juiste rekening(en) heeft gekozen klikt u op de knop [Volgende]. Na het importeren wordt een overzicht gegeven van wat er geïmporteerd is. Klikt u dan op de knop [Voltooien]. 21

22 6.2 Importeren via internetbankieren U kunt ook direct uw transacties uit internetbankieren in Cashflow importeren. Dit doet u via het tabblad IMPORT en vervolgens de knop [Import via uw bank]. Selecteer de bank waarvan u de transacties wilt downloaden. U wordt dan binnen Cashflow naar de inlogpagina van uw bank gebracht. Aan de rechterzijde van het scherm - naast het deel waar u inlogt in uw internetbankieren - vindt u instructies hoe u transacties kunt downloaden van uw bank. Bijna alle banken hebben hiervoor speciale downloadpagina s, maar deze veranderen heel vaak. Cashflow past zich hier automatisch op aan. Zodra u een bestand met transacties downloadt en opslaat op uw computer verschijnt het importscherm. U kunt dan het bestand importeren zoals in de voorgaande paragraaf is omschreven. Let op! om automatisch het importeren te starten is het belangrijk dat u het juiste bestandstype selecteert: MT940,.sta,.csv,.txt. Een pdf is géén transactiebestand. Kiest u indien mogelijk ook altijd voor het SEPA bestand. Dat bevat de meest informatie. Let op! Sla tijdens downloaden - niet in een van de Cashflow 5 mappen op. Dan wordt uw bestand niet automatisch geïmporteerd. 22

23 6.3 Vrije Import In Cashflow Manager is het mogelijk om transacties te importeren uit andere bestanden dan die standaard van de verschillende banken kunnen worden gedownload, bijv. bestanden van niet-ondersteunde banken of bestanden die afkomstig zijn uit een ander programma. Gebruik deze keuze niet voor het importeren van transactiebestanden van de door Cashflow ondersteunde banken. Gebruik hiervoor de gewone importmogelijkheden binnen de keuze Importeren. Klik op de knop [Vrije Import] op het tabblad IMPORT. Selecteer in het volgende scherm het bestandstype van het te importeren bestand. Selecteer vervolgens het bestand op uw computer door op knop met de drie puntjes te klikken achter Bestand. Klik op [Volgende]. Selecteer het juiste scheidingsteken, het juiste datumformaat en zet indien van toepassing een vinkje bij Eerste regel bevat kolommen, sla deze over, als het bestand op de eerste regel een header bevat. Klik op [Volgende]. 23

24 In het volgende scherm moeten de verschillende velden uit het bestand aan Cashflow worden gekoppeld. Kies de regel die u als voorbeeld wilt zien en klik in het linkerdeel van het scherm op de verschillende velden en selecteer het juiste type bij de verschillende waardes. Kies in het rechterdeel van het scherm hoe af- en bijboekingen moeten worden bepaald. Klik op [Volgende]. Als u alles goed heeft gedefinieerd krijgt u een scherm te zien waarin de gegevens op de juiste plaats staan. Klik op [Volgende] om de import te starten. Tijdens het importeren worden er wellicht nieuwe rekeningnummers en/of rubrieken gevonden. Deze worden automatisch toegevoegd. Na het importeren krijgt u de mogelijkheid om de importinstellingen te bewaren in een zogenaamde importdefinitie. Klikt u hiervoor na het importeren op de knop met de punt [ ] achter het veld Definitie bewaren in. Reeds opgeslagen importinstellingen kunt u inlezen door in het eerste scherm deze instellingen te selecteren. 24

25 7 Transacties invoeren & bewerken In dit hoofdstuk leest u hoe u kunt werken met transacties. U leert hoe u een transactie kunt invoeren en te voorzien van details of kunt splitsen in meerdere sub regels. Ook leert u hoe u de weergave van de lijst met transacties kunt aanpassen. 7.1 Transacties invoeren In Cashflow kunt u ook zelf handmatig nieuwe transacties invoeren, om bijvoorbeeld een kasrekening te beheren. In Cashflow kunt u rekening 1000 gebruiken als kasrekening of u voegt zelf een nieuwe rekening toe. Om een transactie toe te voegen klikt u vanuit het lint op het tabblad TRANSACTIES. Klik vanuit de groep Bewerken op [+]-Nieuw. In het scherm Transactiedetails worden een nieuwe lege kaart getoond zodat u de gegevens zelf in kunt vullen. Transactiegegevens De boekdatum en rentedatum moeten worden ingevuld met een bepaald formaat, namelijk dd-mm-jjjj. U kunt ook op het pijltje naar beneden achteraan het veld klikken. Dan verschijnt er een kalender waar u een datum kunt kiezen. Bij Bedrag bij en Bedrag af kunt u bedragen invullen. Er kan maar één veld tegelijk ingevuld worden. Wanneer het veld Bedrag bij een waarde bevat dan is het veld Bedrag af geblokkeerd en andersom. Het bedrag wordt door Cashflow automatisch in het juiste formaat omgezet. 25

26 U kunt een rekeningnummer kiezen uit de bestaande lijst door op het pijltje naar beneden te klikken achteraan het veld Rekeningnummer. Met behulp van het plusje (+) kan een nieuw rekeningnummer worden toegevoegd. Na het kiezen van het rekeningnummer worden automatisch het IBAN nummer en de rekeningnaam getoond. Deze zijn hier niet te wijzigen. Dit kan wel via het tabblad ONDERHOUD en de knop [Rekeningen]. In het veld Omschrijving moet u een omschrijving van de transactie toevoegen. Relatie en rubrieken Met behulp van het pijltje naar beneden achteraan het veld Relatienaam kunt u een relatie kiezen. Wanneer u een relatie heeft gekozen en u wilt vanaf hier de naam van de relatie wijzigen, klikt u dan op de knop met de drie puntjes [ ]. Wilt u een nieuwe relatie toevoegen, klikt u dan op knop [+]. Met de knop [X] maakt u het veld Relatienaam leeg. Wanneer er een relatie is gekozen waar een tegenrekening bij geregistreerd staat, dan wordt deze getoond in het veld Tegenrekening. In het veld Rubriek kiest u een rubriek met behulp van het pijltje naar beneden achteraan het veld. Na uw keuze wordt automatisch de gekoppelde hoofdrubriek getoond in het veld erboven. Extra gegevens Vult u hier een eventuele opmerking in. Een betaalcode kan hier ook gekozen worden met behulp van het pijltje naar beneden achteraan het veld. Eventueel kan ook nog een beeldbestand toegevoegd worden aan deze transactie. Let op! Wanneer u alle gegevens heeft ingevuld, klik dan op de knop [Opslaan]. De transactie verschijnt in het overzicht. 7.2 Transactie splitsen Een transactie kan worden gesplitst in meerdere afzonderlijke transacties, met elk een eigen rubriek. U selecteert hiervoor de transactie die gesplitst moet worden. Klik vervolgens op de knop [Splitsen] in de groep Bewerken in het lint bovenaan het scherm. Voer het bedrag in die de ene deeltransactie moet bevatten. Door op [Tab] te klikken wordt er nog een deeltransactie toegevoegd, die automatisch het resterende bedrag bevat. Vervolgens moet u voor deze nieuwe deeltransactie een rubriek kiezen. U kunt zo veel deeltransacties aanmaken als dat nodig is. Per deeltransactie kunt u ook een rubriek selecteren en een opmerking toevoegen. U kunt een deeltransactie verwijderen door met uw rechtermuisknop op de deeltransactie te klikken en te kiezen voor Verwijder. 26

27 Het splitsen van een transacties kan ongedaan gemaakt worden door de originele regel te selecteren, vervolgens op de knop [Splitsen] te klikken en voor Verwijderen te kiezen. 7.3 Beeldbestand toevoegen Aan een transactie kunt u een beeldbestand koppelen, zoals een scan van een factuur. U doet dit door een transactie te selecteren en onderin op de knop met de drie puntjes [ ] achter Beeldbestand te klikken. Hierna kunt u een bestand selecteren. Het beeldbestand is vervolgens toe te voegen door op [Openen] te klikken. Beeldbestand selecteren Beeldbestand openen 7.4 Transacties bewerken en informatie toevoegen De transacties, waarvan een lijst getoond wordt via het tabblad TRANSACTIES, kunnen worden bewerkt en informatie kan hieraan toegevoegd worden. U doet dit door een transactie in de lijst te selecteren. U kunt de wijzigingen aanbrengen in het venster Transactiedetails. Na het aanbrengen van de wijzigingen moet u op de knop [Opslaan] klikken onderaan het scherm. 27

28 Bij sommige kolommen verschijnt er, wanneer u dubbelklikt op een kolom, een [V]. Bijvoorbeeld bij de kolom Relatienaam. Dan kunt u een keuze maken uit een lijst. Eén of meerdere transacties verwijderen U kunt één of meerdere transacties tegelijkertijd verwijderen door in de lijst te klikken op de transactie en tegelijkertijd de [Ctrl]- of [Shift]-toets van uw toetsenbord ingedrukt te houden. Klikt u na de selectie van de transacties op [Verwijder] om de transacties te verwijderen. 7.5 Aanpassen layout Het venster Transactiedetails kan op een andere plaats worden weergegeven. Gaat u hiervoor naar het tabblad TRANSACTIES en klikt u op de knop [Weergave]. Hier kunt u kiezen voor Rechts, Links, Onder en Uit. Met de optie Uit schakelt u het venster Transactiedetails uit zodat het niet meer getoond wordt in de transactielijst. U kunt de kolommen ook van volgorde veranderen, door een kolomnaam naar links of rechts te slepen terwijl u de linkermuisknop ingedrukt houdt. 28

29 Plek van het venster Transactiedetails bepalen Sleep een kolom om deze te verplaatsen Niet alle informatie over een transactie wordt standaard getoond in de overzichten. U kunt zelf nog meer kolommen toevoegen of verwijderen. U klikt hiervoor met uw rechtermuisknop op een transactie, klik op [Actieve kolommen] en vink vervolgens aan welke kolommen met informatie u in het overzicht getoond wilt hebben. Klik vervolgens op [OK]. Ook met behulp van de knop [Actieve kolommen] in het lint kunt u kolommen tonen en/of verbergen. Klik op rechtermuisknop op transactie Klik op [Actieve kolommen] Selecteer kolomnamen Klik op [OK] 7.6 Afdrukken De transacties die getoond worden bij Invoerlijst en de andere overzichten kunt u afdrukken. U kunt een selectie van transacties, van bijvoorbeeld een bepaalde rekening, afdrukken door de transacties te filteren. Om af te drukken klikt u bovenin op tabblad BESTAND, vervolgens op [Afdrukken]. 29

30 Indien gewenst; filter transacties Kies het tabblad BESTAND Klik op [Afdrukken] 7.7 Transacties exporteren De transacties die geïmporteerd zijn in Cashflow kunnen geëxporteerd worden als een komma gescheiden CSV bestand, zodat ze in allerlei andere programma s ingelezen kunnen worden. Zo kunt u de transacties ook in Microsoft Excel inlezen. De transacties dienen geëxporteerd te worden vanuit het tabblad TRANSACTIES. Om de transacties te exporteren klikt u op de knop [Exporteren]. Kies de locatie waar het exportbestand opgeslagen moet worden, geef een naam op en klik vervolgens op [Opslaan]. Let op! In Cashflow 4 werden standaard alle transacties geëxporteerd. In Cashflow 5 wordt er tijdens het exporteren rekening gehouden met eventueel ingestelde filters. Wanneer er een filter actief is op het tabblad TRANSACTIES dan worden alleen de getoonde transacties geëxporteerd. Klik op tabblad TRANSACTIES Klik op de knop [Exporteren] Selecteer een locatie en geef een naam op Klik op [Opslaan] 30

31 8 Rubriceren In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe Cashflow u helpt met het rubriceren van uw transacties. Er wordt uitgelegd hoe u uw transacties kunt rubriceren en hoe u Cashflow kunt uitbreiden met persoonlijke rubriceerregels. Hiermee leert u Cashflow om transacties te herkennen zodat deze een volgende keer automatisch gerubriceerd worden. 8.1 Rubrieken toekennen Binnen Cashflow kunt u een rubriek toekennen aan uw transacties. Rubrieken zijn onderdeel van een hoofdrubriek. Hierdoor kunt u snel inzicht krijgen in uw inkomsten en uitgaven per hoofd-/subrubriek Rubriek koppelen/toevoegen via de transactielijst In de transactielijst ziet u een lijst van transacties staan. Wanneer u dubbelklikt op het veld Rubriek bij een transactie dan komen er drie knopjes tevoorschijn: (v) - Hiermee toont u de lijst van rubrieken (+) - Hiermee voegt u een rubriek toe (x) - Hiermee verwijdert u de rubriek bij deze transactie. De originele rubriek blijft bestaan. Ook is het mogelijk om een rubriek aan een transactie te koppelen via het venster Transactiedetails en het veld [Rubriek]. Cashflow wordt geleverd met een uitgebreide variëteit aan rubrieken, het rubriekenschema. Dit schema is opgesteld i.s.m. met het Nibud en zo ingedeeld dat ieder huishouden al zijn transacties kan indelen. Denk aan bijvoorbeeld een hoofdrubriek inkomsten met een aantal subrubrieken zoals salaris, uitkering en kinderbijslag. Rubriceren is het indelen van de transacties naar de subrubrieken; het koppelt de transacties automatisch aan de rubrieken. Cashflow zal direct na importeren aan een groot gedeelte van uw transacties automatisch een rubriek toewijzen. De transacties worden direct gerubriceerd in de laatste stap van het importeren. U kunt rubriceren zelfstandig starten door te klikken [Rubriceren] op het tabblad TRANSACTIES. U kunt er dan voor kiezen om alle transacties opnieuw te rubriceren, alleen automatisch gerubriceerde transacties of alleen nog niet gerubriceerde transacties. Klik na uw keuze op [OK]. 31

32 Klik op het tabblad TRANSACTIES Klik op [Rubriceren] 8.2 Overeenkomstige Wanneer u de transactiedetails van een transactie bekijkt dan zult u zien dat er een optie Overeenkomstige bestaat onder de rubriek. Cashflow checkt namelijk alle transacties of deze overeenkomen met de huidige transactie. Wanneer dit het geval is dan zal dit gemeld worden, zie hieronder: Wanneer u in dit geval een rubriek kiest dan worden de andere 5 transacties ook gerubriceerd met de gekozen rubriek. Cashflow maakt op de achtergrond een verborgen rubriceerregel aan. De volgende keer dat u overeenkomstige transacties importeert dan zal Cashflow deze zelf rubriceren. Cashflow leert automatisch. 8.3 Rubriceerregels Naast de basis rubriceerregels die Cashflow al bevat, kunt u zelf ook regels opstellen. Hiervoor klikt u vanuit het tabblad ONDERHOUD op knop [Rubriceerregels] en vervolgens op de knop [Nieuw]. Klik op [Rubriceerregels] Klik op [Nieuw] Stel: u tankt regelmatig bij het tankstation De brandstofpomp en u wilt dat deze uitgaven voortaan worden gekoppeld aan de rubriek brandstof. Bij de nieuwe regel geeft u als naam op Lokale tankstation. NB. Deze naam is enkel bedoeld ter herkenning en heeft verder geen betekenis. Kies vervolgens de rubriek Brandstof. Omdat het om uitgaven gaat kiest u als bedrag soort voor Bedrag af. Daaronder stelt u de voorwaarden op. Zie de afbeelding met de te nemen stappen. In dit geval wordt er gekozen 32

33 voor omschrijving en bevat, met als voorwaarde brandstofpomp. De transacties waarin brandstofpomp voorkomt in de omschrijving voldoen aan de regel. Bij het veld Voorwaarde kunt u aangeven of de transactie op één van de regels of aan alle regels moet voldoen. In dit geval kiezen we voor de voorwaarde Of omdat zowel de transacties van brandstofpomp of dorpspomp aan de rubriek Brandstof toegekend moeten worden. Bij Prioriteit kunt u aangeven welke prioriteit deze rubriceerregel krijgt bij het rubriceren. De positie van de rubriceerregel bepaalt welke regel eerder wordt afgehandeld door Cashflow. Door op [+] te klikken kunt u een extra voorwaarde opstellen. Denk hier bijvoorbeeld aan een ander lokaal tankstation, bijvoorbeeld Dorpspomp, waarvan de transacties ook gekoppeld moeten worden aan de rubriek Brandstof. In dit geval maken we een extra regel aan, waarbij de omschrijving het woord dorpspomp moet bevatten. Bij een voorwaarde kan worden ingesteld of er gezocht moet worden op hele woorden of op een gedeelte van een woord of zin. In het geval van de waarde brandstofpomp wordt met de instelling Hele woorden gezocht op de gehele tekst brandstofpomp. Wanneer de optie Hele woorden niet aangevinkt staat, voldoen de transacties met bijvoorbeeld de woorden brandstof en pomp ook aan deze rubriceerregel. Als de regel gereed is, klikt u op [Opslaan]. In het vervolg zal deze regel gebruikt worden bij het automatisch rubriceren van de transacties die u importeert. Klik op [Nieuw] Geef een naam Selecteer rubriek Kies bedrag soort Kies voor één of alle voorwaarden Bepaal positie Selecteer veld Bepaal voorwaarde Klik onderaan het scherm op de knop [Opslaan] om de rubriceerregels op te slaan. 33

34 Cashflow zal direct na importeren aan een groot gedeelte van uw transacties automatisch een rubriek toewijzen. Hiervoor gebruikt het 4 rubriceermethodes. In volgorde van prioriteit: 1. Persoonlijke rubriceerregels deze stelt u zelf in via Onderhoud > Rubriceerregels. Zie hiervoor de uitleg in Basis regels dit zijn de meest voor de hand liggende regels. Bijvoorbeeld, als er in de omschrijving Albert Heijn voorkomt, dan wordt de rubriek Voeding en versnaperingen toegevoegd. U hoeft deze basisregels niet zelf in te voeren. Deze regels werken op de achtergrond en worden door Cashflow onderhouden. 3. Overeenkomstige herkenning rubriceert u transacties die meer dan eens voorkomen, dan is éénmaal rubriceren genoeg. Cashflow herkent overeenkomsten tussen transacties en rubriceert overeenkomstige allemaal tegelijk. Die herkenning wordt onthouden zodat bij nieuwe imports de rubrieken alweer automatisch worden toegevoegd. NB: u kunt deze functionaliteit via Instellingen en opties aan of uit zetten. 4. Interne boekingen overboekingen tussen eigen rekeningen worden ook automatisch herkend en als interne boeking gerubriceerd. Dit zijn geen uitgaven of inkomsten, maar verplaatsingen. 8.4 Nieuwe subrubriek toevoegen Cashflow bevat een uitgebreide set met rubrieken: het rubriekenschema. Dit schema is opgesteld i.s.m. met het Nibud en zo ingedeeld dat ieder huishouden al zijn transacties kan toekennen. Mist u een rubriek, dan kunt u zelf rubrieken toevoegen. Dit kunt u op meerdere locaties in Cashflow doen. Zo kunt u bij het scherm Transacties bij de transacties op [+] klikken onder de kolom Rubriek om een nieuwe rubriek aan te maken. Ook kunt u via het tabblad ONDERHOUD en de knop [Rubrieken] een subrubriek aanmaken door op de knop [Nieuw] te klikken. Hierbij verschijnt het scherm om een subrubriek toe te voegen. Klik op Onderhoud Klik op [Rubrieken] Klik op [Nieuw] 34

35 Selecteer een hoofdrubriek Geef een naam op Indien interne boeking, vink vakje aan Geef eventueel belastingpost op Wanneer u klaar bent, klikt u dan op de knop [Opslaan] onderaan het scherm. Bij het aanmaken van een subrubriek heeft u ook meteen de mogelijkheid om een hoofdrubriek aan te maken. Klikt u hiervoor op de plus knop [+] achter het veld Hoofdrubriek. 8.5 Nieuwe hoofdrubriek toevoegen Klik bij het aanmaken van een subrubriek op de plus [+] om evt. een hoofdrubriek aan te maken. Om zelf een hoofdrubriek aan te maken gaat u naar het tabblad ONDERHOUD en klikt u op de knop [Hoofdrubrieken]. Vervolgens klikt u op de knop [Nieuw]. U geeft vervolgens de aan te maken hoofdrubriek een naam en een kleur, waarmee deze hoofdrubriek onderscheiden kan worden in grafieken van de overzichten. 35

36 Klik op [Nieuw] Geef een naam op Selecteer een kleur Klik op [Opslaan] Kleurenpalet In het lint vindt u de knop [Kleurenpalet]. Hiermee kunt u een standaard kleurenpalet kiezen voor de hoofd- en subrubrieken. 36

37 9 Overzichten - Antwoorden op financiële vragen Door transacties te groeperen, kunt u antwoorden krijgen op uw financiële vragen zoals: - Waar geef ik mijn geld aan uit? - Wanneer geef ik geld uit aan rubriek X of Y - Hoeveel geld geef ik per maand uit en waaraan? - Houd ik geld over aan het einde van de maand / jaar? - Hoe is mijn saldoverloop? - Aan wie geef ik mijn geld uit? - Enz. Cashflow is er voor gemaakt om u deze antwoorden snel te geven. Cashflow doet dit via de overzichten, waarin de transacties gegroepeerd worden per maand, rubriek enz. De vensters bevatten veelal een combinatie van lijsten/tabellen en grafieken. In de lijsten/tabellen ziet u de (detail)cijfers. Mensen denken echter sneller in beelden. Daarom zijn de grafieken binnen Cashflow een belangrijk instrument om u snel overzicht en inzicht te geven in uw financiële situatie. Noot: Door een combinatie te maken met het periodefilter (per maand, kwartaal e.d.), kunt u overzichten beperken of uitbreiden. 9.1 Selecteren en zoeken van transacties Door transacties te selecteren/filteren is het mogelijk om een beperkte hoeveelheid transacties te tonen. Hiermee krijgt u sneller overzicht en kunt u eventueel snel een vergelijk maken tussen het 1 e kwartaal van het huidige en het voorgaande jaar. In een andere situatie kan het handig zijn als u bijvoorbeeld alle transacties van januari wilt controleren. Periode Het instellen van een periode kan met behulp van de lijst die standaard is ingesteld in de transactielijst van Cashflow. Klikt u hiervoor op de V. Wilt u een andere periode instellen, dan klikt u op de +. U kunt dan de begin- en einddatum zelf bepalen. Deze periode wordt dan vervolgens in de lijst opgeslagen zodat u later deze periode nogmaals snel kunt kiezen. 37

38 Zoeken Met de optie Zoeken kunt u zoeken in de actieve lijst met gegevens. Type uw zoektekst (zoekargument) in waarop u wilt zoeken en druk op [Enter]. Uw zoekargumenten worden onthouden. Wanneer u een zoekargument nogmaals wilt gebruiken, dan kunt u klikken op [v] naast het invoerveld. Met behulp van het kruisje achteraan het veld verwijdert u de zoektekst en worden alle transacties weer getoond. 9.2 Overzichten - Per rekening Welke transacties lopen via welke rekening? Wat zijn de saldi van mijn rekeningen? Hoe verlopen de saldi per periode? Antwoorden op dit soort vragen ziet u in het venster Overzichten per rekening. Om het venster Overzichten per rekening te openen, klikt u in het menu op het tabblad OVERZICHTEN en vervolgens op de knop [Per rekening]. Klik op OVERZICHTEN Klik op [Per rekening] In het scherm ziet u vervolgens de verschillende rekeningen. In het onderste scherm worden de transacties zichtbaar van de betreffende rekening. De totalen van de verschillende kolommen vindt u onder in het venster in een aparte balk. Om inzicht te krijgen in uw saldoverloop per rekening, kunt u de (lijn)grafiek weergeven. U selecteert een rekening door het vinkje aan te zetten in de kolom In grafiek achter de betreffende rekening. Het saldo wordt per week berekend. 38

39 Grafieken tonen/verbergen U kunt grafieken tonen/verbergen door de klikken op de knop [Grafieken]. Er volgt een menu waarmee u de verschillende opties kunt kiezen. Klik op een optie om een grafiek aanof uit te zetten. 9.3 Overzichten - Per rubriek Waar geef ik mijn geld aan uit? Wanneer geef ik geld uit aan rubriek X of Y? Dit soort vragen worden beantwoord in het venster Overzichten per rubriek. Om de transacties te groeperen op basis van de rubrieken, klikt u op het tabblad OVERZICHTEN en klikt u op de knop [Per rubriek]. Klik op OVERZICHTEN Klik op [Per rubriek] Klik evt. op de [+] s In het scherm ziet u vervolgens de hoofdrubrieken. Door op [+] te klikken, klapt u de hoofdrubriek uit en worden de subrubrieken zichtbaar. In de lijst onderaan het scherm worden de transacties zichtbaar die behoren tot de betreffende rubriek. Onderaan de tabel met rubrieken ziet u het totale bedrag dat bij-/afgeschreven is Afdrukken van de transacties per rubriek Wanneer u in het overzicht per rubriek een rubriek selecteert dan worden onderaan het scherm de transacties van die rubriek getoond. Deze lijst kunt u afdrukken door met uw rechtermuisknop te klikken in deze lijst. U krijgt het volgende venster te zien: Met de optie Printen kunt u een lijst met transacties afdrukken van één bepaalde rubriek. NB het afdrukken van de onderliggende transacties is ook mogelijk in de overzichten Per rekening, Per maand en Per relatie Grafieken per rubriek In het venster Per rubriek kunt u kiezen uit twee type grafieken. De taartgrafieken; deze geven in één blik het overzicht over de relatieve verdeling van de hoofd- en subrubrieken, en de staafgrafieken; deze geven u naast de verhoudingen ook het inzicht in de absolute waarden per subrubriek. Standaard worden de taartgrafieken weergegeven. 39

40 Taartgrafieken Bij de weergave in taartgrafieken ziet u in het bovenste paneel altijd de uitgaven per hoofdrubriek. Het onderste paneel toont de subrubrieken van de (in de lijst) geselecteerde (inkomsten-/uitgaven-) hoofdrubriek. Staafgrafieken De staafgrafieken werken hetzelfde als de taartgrafieken. De exacte bedragen worden getoond als u uw muis over een staaf beweegt. Interactieve grafieken De taart- en staafgrafieken zijn interactief. Wanneer u op een hoofd- of subrubriek klikt in de lijst aan de linkerkant van het scherm, dan wijzigen automatisch de taart- en staafgrafiek mee. Wanneer u in de taartgrafiek op een punt (hoofdrubriek) klikt, dan wordt de betreffende hoofdrubriek geselecteerd. Hierdoor worden in de staafgrafiek de betreffende subrubrieken getoond. Grafieken type keuze U kunt wisselen tussen een taart of staartgrafiek door te klikken op de knop [Grafieken]. Er volgt een menu waarmee u de verschillende opties kunt kiezen. Klik op de knop [Grafieken] Klik op een grafiek om deze aan- of uit te zetten Grafiekweergave breedte instelling U kunt de breedte instellen door uw muis op de grijze lijn te plaatsen links van het grafiekpaneel. De muiscursor verandert in.houd vervolgens uw muistoets ingedrukt en beweeg de muis naar links (verbreden) of naar rechts (versmallen). 9.4 Overzichten - Per maand Wat geef ik per maand uit aan wat? En belangrijker nog: Houd ik nog geld over aan het einde van de maand? De antwoorden krijgt u in het venster Overzichten - Per maand. Klikt u op het tabblad OVERZICHTEN en klik op de knop [Per maand] om het venster te openen. 40

41 Klik op OVERZICHTEN Klik op [Per maand] In het scherm ziet u de maanden met bijbehorende totaalbedragen. Zo ziet u per maand het totale bedrag van de uitgaven, de inkomsten en het totaal. U krijgt direct antwoord op de vraag Heb ik geld overgehouden of had ik tekort?. Onderin het venster ziet u de totalen van de verschillende kolommen. Helemaal onderaan in het scherm worden alle transacties van de betreffende maand zichtbaar Grafieken per maand In het venster Per maand kunt u kiezen uit drie grafieken. De grafiek Inkomsten en uitgaven per maand, de grafiek Verschil inkomsten en uitgaven per maand en de grafiek Saldoverloop per maand. Grafiek - Inkomsten en uitgaven per maand In deze grafiek ziet u wat de inkomsten en uitgaven per maand zijn. Is de groene staaf hoger dan de rode, dan gaat het goed. Zo niet, dan is wellicht uw aandacht vereist! Grafiek Verschil inkomsten en uitgaven per maand Deze grafiek geeft u een overzicht van het restant of tekort wat u elke maand heeft. De optie Verschil geeft het maandelijkse verschil aan tussen de inkomsten en uitgaven. De optie Verschil totaal geeft het jaarlijkse verschil aan tussen de inkomsten en uitgaven. 41

42 Trendlijn Door het maandelijkse verloop te analyseren kan een trend berekend worden (de zwarte lijn). Door de trend door te trekken naar het einde van het jaar kan een (grove) indicatie gegeven worden van de resterende maanden. Tip! De trendlijn kan u belangrijke informatie geven: Gaat de lijn omhoog, dan houdt u per maand steeds meer geld over Bij een vlak lopende lijn speelt u per maand quitte Gaat de lijn omlaag, dan komt u iedere maand geld te kort. Dit kan een belangrijk signaal voor u zijn om tijdig maatregelen te nemen! Grafieken tonen/verbergen type keuze U kunt grafieken tonen/verbergen door te klikken op [Grafieken]. Er volgt een menu waarin de verschillende grafieken vermeld staan. Klik op een grafiek om die grafiek aan- of uit te zetten. Grafiekweergave breedte instelling U kunt de breedte instellen door uw muis op de grijze lijn te plaatsen links van het grafiekpaneel. De muiscursor verandert in. Houdt u vervolgens uw muistoets ingedrukt en beweeg de muis naar links (verbreden) of naar rechts (versmallen). 9.5 Overzichten - Per rubriek per maand Wat geef ik per maand uit aan wat (verzekeringen, wonen enz.)? Deze vraag wordt beantwoord in het overzicht Per rubriek per maand. Hiervoor klikt u op het tabblad OVERZICHTEN en klik op [Per rubriek per maand]. De totaalbedragen van de inkomsten, worden per rubriek in het bovenste gedeelte getoond en de uitgaven vindt u in het onderste deel. Als u de hoofdrubrieken uitklapt (klik op [+]), dan worden de subrubrieken zichtbaar. Per subrubriek kunt u zien wat de totaalbedragen 42

43 per maand zijn. Onderin bij het inkomstengedeelte en onderin bij het uitgavengedeelte, worden de totalen getoond van alle rubrieken per maand. Klik op tabblad OVERZICHTEN Klik op [Per rubriek per maand] Klik evt. op de [+] s Totalen Grafieken per rubriek per maand In het venster Per rubriek per maand kunt u kiezen uit twee grafieken namelijk Inkomsten per maand en Uitgaven per maand. Grafiek Inkomsten per maand Wanneer u een rubriek heeft gekozen bij de Inkomsten dan wordt deze rubriek getoond in de grafiek Inkomsten per maand. Grafiek Uitgaven per maand 43

44 Wanneer u een rubriek heeft gekozen bij de Uitgaven per rubriek dan wordt deze rubriek getoond in de grafiek Uitgaven per maand. Grafieken tonen/verbergen type keuze U kunt grafieken tonen/verbergen door te klikken op [Grafieken]. Er volgt een menu waarin de verschillende grafieken vermeld staan. Klik op een grafiek om die grafiek aan- of uit te zetten. Grafiekweergave breedte instelling U kunt de breedte instellen door uw muis op de grijze lijn te plaatsen links van het grafiekpaneel. De muiscursor verandert in. Houdt u vervolgens uw muistoets ingedrukt en beweeg de muis naar links (verbreden) of naar rechts (versmallen). 9.6 Overzichten - Per rubriek per jaar Wat geef ik per jaar uit aan wat (verzekeringen, wonen enz.)? Deze vraag wordt beantwoord in het overzicht Per rubriek per jaar. Hiervoor klikt u op het tabblad OVERZICHTEN en klikt u op [Per rubriek per jaar]. De totaalbedragen van de inkomsten, worden per hoofdrubriek in het bovenste gedeelte getoond en de uitgaven vindt u in het onderste deel. Als u de hoofdrubrieken uitklapt (klik op [+]), dan worden de subrubrieken zichtbaar. Per subrubriek kunt u zien wat de totaalbedragen per jaar zijn. Onderin bij het inkomstengedeelte en onderin bij het uitgavengedeelte, worden de totalen getoond van alle rubrieken per jaar Grafieken per rubriek per jaar In het venster Per rubriek per jaar kunt u kiezen uit twee grafieken namelijk Inkomsten per jaar en Uitgaven per jaar. Grafiek Inkomsten per jaar Wanneer u een rubriek heeft gekozen bij de Inkomsten dan wordt deze rubriek getoond in de grafiek Inkomsten per jaar. Grafiek Uitgaven per jaar Wanneer u een rubriek heeft gekozen bij de Uitgaven per rubriek dan wordt deze rubriek getoond in de grafiek Uitgaven per jaar. 9.7 Overzichten - Per relatie Aan wie betaal ik hoeveel? Van wie ontvang ik hoeveel? Wie betaal ik het meest? Antwoord op dergelijke vragen krijgt u in het venster Overzichten Per relatie. 44

45 Om het venster Overzichten Per relatie te openen, klikt u in het menu op het tabblad OVERZICHTEN en vervolgens op de knop [Per relatie]. Klik op OVERZICHTEN Klik op [Per relatie] In het venster worden van de relaties de totalen getoond en de bijbehorende relatierekening. Per relatie krijgt u inzicht in het totaal aan inkomsten, ontvangsten en eventueel saldo (totaal). Door op een relatie te klikken, worden onderaan het scherm de transacties zichtbaar van de betreffende relatie Grafieken per relatie In het venster Per rubriek per maand kunt u kiezen uit twee grafieken namelijk Top 10 relaties en Saldo verloop per maand. Grafiek Top 10 relaties Deze grafiek geeft in een taartdiagram weer aan welke 10 relaties het meeste geld wordt uitgegeven. Wanneer u met uw muis over de taartgrafiek beweegt dan zal er per taartpunt een bedrag worden getoond. Grafiek Saldoverloop per maand In het linker scherm Per relatie kunt u een relatie selecteren. De uitgaven bij deze relatie zullen worden getoond in de grafiek Saldoverloop per maand. Rode staven betekenen uitgaven. Groene staven betekenen inkomsten. 45

46 Grafieken tonen/verbergen type keuze U kunt grafieken tonen/verbergen door te klikken op [Grafieken]. Er volgt een menu waarin de verschillende grafieken vermeld staan. Klik op een grafiek om die grafiek aan- of uit te zetten. Grafiekweergave breedte instelling U kunt de breedte instellen door uw muis op de grijze lijn te plaatsen links van het grafiekpaneel. De muiscursor verandert in. Houdt u vervolgens uw muistoets ingedrukt en beweeg de muis naar links (verbreden) of naar rechts (versmallen). 9.8 Groeperen Wilt u andere vragen beantwoord zien, dan kunt u dit eenvoudig doen door zelf een overzicht te maken. Dit kan via Overzichten Groeperen. U klikt hiervoor in het menu op het tabblad OVERZICHTEN en vervolgens op de knop [Groeperen]. Onder groeperen wordt verstaan het bijeenbrengen van gegevens met dezelfde gemeenschappelijke eigenschappen. Dus bijvoorbeeld alle transacties van één boekdatum of alle transacties van één rekening met dezelfde rubriek. U bepaalt de volgorde van de groepering door de kolomnamen te slepen naar het vak met de tekst Sleep hier een kolomkop naartoe om transacties op deze kenmerken te groeperen. Hiervoor klikt u op de kolomnaam en terwijl u de linkermuisknop ingedrukt houdt sleept u de naam naar het bovengenoemde vak. Voorbeeld: U wilt antwoord op de vraag Wat is het saldoverloop per transactie per rekening per maand? Als eerste zorgt u dat de gewenste kolommen actief zijn (saldo en maand). Klik in het vak Beeld op de knop [Actieve kolommen] of gebruik de rechtermuistoets voor het context menu. Zie paragraaf 7.5 voor meer toelichting over het instellen van kolommen. Sleep vervolgens de kolomnaam Rekening naar het genoemde vak. De transacties worden nu gegroepeerd per rekening. Door vervolgens de kolomnaam Maand naar het 46

47 bovengenoemde vak te slepen worden de transacties gegroepeerd per rekening en per maand. Om een groepering ongedaan te maken sleept u de naam uit het vak. Om de transacties vervolgens te tonen en het saldoverloop te zien, klikt u telkens op >. In de kolom saldo wordt uw saldo op de datum van de transactie weergegeven. U kunt hier onder andere het saldo aan het begin en het einde van elke maand bekijken. Sorteer de transacties naar behoefte. Klik op OVERZICHTEN Klik op [Groeperen] Sleep kolomnamen naar dit vak Klik op 9.9 Totalen Wilt u in één oogopslag zien hoe u er financieel voor staat en of u in lijn loopt met uw opgestelde budget? Dit kan via het venster Overzichten Totalen. Klik in het menu op het tabblad OVERZICHTEN en klik vervolgens op [Totalen]. Klik op OVERZICHTEN Klik op [Totalen] Grafiek Saldo (geconsolideerd) & prognose De grafiek geeft u inzicht in het saldo van uw gehele administratie. De blauwe lijn ( Rekeningtotaal ) toont het saldototaal van alle rekening per maand. U ziet hiermee direct of u geld overhoudt of tekort komt aan het einde van een maand. (Bijvoorbeeld: loopt de lijn van maand tot maand omhoog, dan houdt u geld over, loopt de lijn omlaag, dan heeft u meer uitgegeven dan er binnenkwam. De bruine lijn toont de saldoprognose volgens het opgestelde budget. Dit geeft u het jaarinzicht in uw saldoprognose van uw administratie. U kunt eventueel tijdig ingrijpen. 47

48 Trendlijn Naast de prognose via uw budget kan, door het maandelijkse verloop te analyseren, een trend berekend worden (de roze lijn). Door de trend door te trekken naar het einde van het jaar kan een (grove) indicatie gegeven worden van de resterende maanden. Tip! De trendlijn kan u belangrijke informatie geven: Gaat de lijn omhoog, dan houdt u per maand steeds meer geld over Bij een vlak lopende lijn speelt u per maand quitte Gaat de lijn omlaag, dan komt u iedere maand geld te kort. Dit kan een belangrijk signaal voor u zijn om tijdig maatregelen te nemen! Grafiek - Rekeningen De grafiek Rekeningen toont u het saldo per rekening. Heeft u heel veel rekeningen, dan kunt u scrollen. Het scrollen werkt door een van de staven naar boven of onder te slepen (houdt u de muistoets ingedrukt en beweeg de muis naar boven of onder) Grafiek Inkomsten per rubriek / Uitgaven per hoofdrubriek De grafiek Inkomsten per subrubriek toont u de (procentuele) verdeling tussen de inkomsten. Noot: Er is gekozen voor weergave in subrubrieken omdat er bij huishoudens doorgaans slechts één hoofdrubriek is en dit u geen meerwaarde biedt. De Grafiek Uitgaven per hoofdrubriek toont u de (procentuele) verdeling tussen de uitgaven. De weergave is in hoofdrubrieken gedaan zodat er een globaal beeld ontstaat. Hints 48

49 Als u met uw muis over de taartsegmenten beweegt, dan krijgt u het bedrag te zien van het betreffende segment Grafiek Totaal inkomsten & uitgaven De grafiek Totaal inkomsten & uitgaven toont u het totaal aan werkelijke en gebudgetteerde inkomsten en uitgaven. Zo kunt u snel zien of uw inkomsten en uitgaven verlopen volgens prognose. 49

50 10 Budgetteren Om grip te houden op uw geld is het handig om vooruit te kijken. Regeren is vooruitzien, zeg maar. Dat kan door te budgetteren. Cashflow Manager 5 biedt u de mogelijkheden om uitgebreid, maar toch eenvoudig te budgetteren. 1. Zo kunt u starten met een geheel blanco budget en op basis van uw (zekere) inkomsten en uitgaven een basis budget opstellen en dat vervolgens verder uitwerken. 2. U kunt ook op basis van gegevens van het voorgaande jaar een budget opstellen door de werkelijke cijfers in het budget te laden. Dat is een stuk sneller en geeft een reële start. 3. U kunt een budget opstellen o.b.v. de Nibud richtlijn. Afhankelijk van door u ingevulde persoonlijke kenmerken wordt een budget richtlijn gegeven die opgebouwd is uit wetenschappelijk/statistisch onderzoek. De bedragen uit de Nibud richtlijn kunt u vervolgens kopiëren in uw budget. Vandaaruit kunt u dan uw budget verder uitwerken en toespitsen op uw persoonlijke situatie. De budgetteervensters zijn allen voorzien van heldere grafieken waardoor snel inzicht gegeven wordt in de gevolgen van een budgetaanpassing. Hebt u eenmaal een budget opgesteld, dan is het van groot belang om dit te monitoren. Cashflow biedt hiervoor twee uitgebreide vensters waarin u de realisatie per rubriek en per maand kunt volgen. Ook deze vensters zijn weer voorzien van uitgebreide grafische rapportage zodat u snel inzicht krijgt. E.e.a. wordt nader toegelicht in onderstaande paragrafen Opstellen jaarbudget Voor het opstellen van een persoonlijk budget klikt u in het menu op het tabblad BUDGETTEREN en vervolgens [Opstellen jaarbudget]. Klik op BUDGETTEREN Klik op [Opstellen jaarbudget] In het venster ziet u de tabel persoonlijke begroting. Hierin ziet aan de linkerzijde de hoofdrubrieken. Door op [+] te klikken bij een hoofdrubriek worden de subrubrieken getoond. Vervolgens kunt u per rubriek een budget opgeven voor een geheel jaar (kolom Jaar ) of afzonderlijk per maand. Klik hiervoor in de gewenste cel. Gebruik eventueel de rekenmachine (V). 50

51 Klik op [+} van de hoofdrubriek Vul jaarbedrag in. Maak evt. gebruik van de calculator (v). Verdeel de bedragen handmatig per maand of gebruik de verdeelfunctie Onder de persoonlijke begroting ziet u een opsomming van de resultaten. De totaalbedragen worden getoond per jaar, per maand en cumulatief. Nibud richtlijn verwerken in de Persoonlijke begroting Als u een Nibud richtlijn (zie paragraaf 9.4) heeft ingevuld en opgeslagen, dan worden er aan de persoonlijke begroting extra Nibud richtlijn -kolommen toegevoegd. Deze kolommen bevatten per subrubriek de jaar- en maandrichtlijnen volgens het Nibud. De Nibud richtlijn toont per subrubriek de bedragen die een vergelijkbaar huishouden in Nederland gemiddeld uitgeeft. U kunt het Nibud richtlijn instellen door in het menu bij de groep Beeld te klikken op de knop [Toon Nibud] Budgetwizard Met Cashflow Manager kunt u snel een begroting opstellen door een startpunt te creëren op basis van de Nibud richtlijn, een begroting uit voorgaand jaar of op basis van de werkelijke cijfers van voorgaand jaar. U hoeft daarna alleen nog te fine tunen om uw begroting sluitend te krijgen. 51

52 Klik op BUDGETTEREN Klik op [Budgetwizard] Wanneer u de Budgetwizard start, krijgt u een viertal opties te zien: In de paragrafen hieronder worden deze opties verder uitgelicht Ik begin met een lege begroting Met deze opties kunt u in één keer voor meerdere jaren een lege begroting aanmaken Ik begin met bedragen gebaseerd op een begroting van een voorgaand jaar Hierbij worden bijvoorbeeld alle bedragen die u had ingevuld voor het budget van het jaar 2014, ingevuld bij het budget voor Wanneer u de Budgetwizard start, kiest u voor de optie Ik begin met bedragen gebaseerd op een begroting van een voorgaand jaar. 52

53 Hier hebt u keuze uit: - Toename - Afname - Gelijk Vul een percentage in U kunt hierbij een keuze maken om dit 1 op 1 over te nemen, of bedragen met een bepaald percentage meer of minder. Als u kiest voor Toename en 1%, dan worden alle budget bedragen plus een procent extra overgenomen naar het huidige jaar. Als u kiest voor Afname en 10% dan wordt er bij alle bedragen er een tiende afgehaald Ik begin met bedragen op basis van werkelijke inkomsten en uitgaven uit een voorgaand jaar U kunt ook op basis van gegevens van het voorgaande jaar een budget opstellen door de werkelijke cijfers uit het voorgaand jaar in het budget te laden. Dat werkt in de meeste gevallen het snelst en geeft een reële start. Bij het starten van de Budgetwizard kiest u dan voor de optie Ik begin met bedragen op basis van werkelijke inkosten en uitgaven uit een voorgaand jaar. Door bij het opstellen van de begroting een procentuele toename of afname toe te passen kunt u een globale inflatiecorrectie verwerken. Noot: Let op! de inflatiecorrectie zal in de praktijk per rubriek anders uitwerken. Deze optie is slechts bedoeld om als indicatie/startpunt te dienen Ik laat bedragen berekenen met de Nibud landelijke referentiecijfers Cashflow Manager heeft een budgetteerfunctie waarmee u uw begroting kunt opstellen aan de hand van een door het Nibud opgestelde richtlijn. Deze richtlijn is gebaseerd op de gegevens van uw huishouden en het gemiddelde uitgaven patroon in Nederland. Uw werkelijke uitgaven kunt u vervolgens vergelijken met het door u opgestelde budget. Wanneer u deze optie kiest, wordt u door een aantal schermen geleid, waarbij u de gevraagde gegevens moet invullen. 53

54 Stap 1 - Basis In de eerste stap wordt uw basisgegevens gevraagd. Geboortedatum, geslacht en eigen risico van u en uw partner. Klik op [Volgende] als u klaar bent met stap 1. Stap 2 Inkomsten Vervolgens geeft u inzicht in uw vaste lasten. Noot: Voor inzicht in uw vaste lasten kunt u het venster Overzichten per rubriek raadplegen. Klik, als u klaar bent, op [Volgende]. Stap 3 Kinderen Wanneer u kinderen heeft, klikt u dan op de groene plus. Vervolgens vult u hier de geboortedatum, geslacht, woonsituatie en school in per kind. Klik op [Volgende] wanneer u klaar bent met stap 3. Stap 4 - Woning Selecteer de juiste gegevens over uw woning. Als u niet zeker weet wat de energieklasse is van uw woning, dan kiest u de waarde [Onbekend] Als u een koopwoning heeft dan vult u de WOZ waarde van uw woning in. Als u een huurwoning heeft, dan vult u de kale huur per maand in. Klik op [Volgende] wanneer u klaar bent. Stap 5 - Auto Wanneer u een auto bezit, klikt u dan op de groene plus. Vul vervolgens de nieuwwaarde, het aantal kilometers per jaar en de status in. Klik op [Volgende] wanneer u klaar bent. Wanneer u alle stappen doorlopen heeft, wordt u gevraagd voor welke jaren u het budget wilt aanmaken. Uw budget zal worden aangepast op basis van de referentiecijfers van het Nibud. Klik vervolgens op [Voltooien] Grafieken ter ondersteuning bij begroten Begroten is passen en meten. Het is dan prettig om snel inzicht te krijgen in de gevolgen van een aanpassing. Cashflow Manager biedt daarvoor een aantal handige grafieken waarmee u in één oogopslag ziet wat de gevolgen zijn. 54

55 Grafiek - Budgetverschillen De grafiek toont u het budgetverschil van de begroting per maand en het cumulatieve totaal (opvolgende totaal van de maandsaldo). De donkerblauwe lijn (Budgetverschil) toont het budgetsaldo per maand. U ziet hiermee direct of u geld overhoudt of tekort komt aan het einde van een maand. De lichtblauwe lijn (Budgetverschil totaal) geeft u het inzicht in de ontwikkeling van de opeenvolgende maanden volgens de begroting. Het totaal van de huidige maand wordt opgeteld bij het totaal van de voorgaande maand enz. Hierdoor ziet u het verloop van uw begroting door het jaar heen en ziet u of u uiteindelijk uitkomt in de plus of min. Grafiek Inkomsten & uitgaven totaal De grafiek toont de inkomsten & uitgaven, het totaal (saldo) en de cumulatieve (opvolgende totaal van de maandsaldo) bedragen. U ziet snel het verloop en eventuele dips. Blijft de groene lijn Inkomsten boven de rode lijn Uitgaven, dan blijft het resultaat positief. De blauwe lijn (Totaal cumulatief) geeft u het inzicht in de ontwikkeling van de opeenvolgende maanden volgens de begroting. Het totaal van de huidige maand wordt opgeteld bij het totaal van de voorgaande maand enz. Grafiek Gebudgetteerde inkomsten & uitgaven De grafiek toont u de gebudgetteerde inkomsten & uitgaven per maand. In een ideale situatie blijft de groene balk altijd uitsteken boven de rode balk. Dan houdt u geld over. Grafieken tonen/verbergen type keuze U kunt grafieken tonen/verbergen door binnen de groep Beeld te klikken op [Grafieken]. Er volgt een menu waarmee u de verschillende opties kunt kiezen. Klik op een optie om een grafiek aan/uit zetten. 55

56 Grafiekweergave breedte instelling U kunt de breedte instellen door uw muis op de grijze lijn te plaatsen links van het grafiekpaneel. De muiscursor verandert in. Houdt vervolgens uw muistoets ingedrukt en beweeg de muis naar links (verbreden) of naar rechts (versmallen) Realisatie per Rubriek Lopen mijn financiën nog in de pas met de begroting? Antwoord op deze vraag krijgt u in het venster Realisatie budget per rubriek. Hebt u eenmaal een begroting opgesteld, dan wilt u deze natuurlijk graag volgen/bewaken. Dat kan door uw werkelijke inkomsten en uitgaven te vergelijken met de begroting die opgesteld is. Klik hiervoor in het menu op het tabblad BUDGETTEREN en klik op de knop [Realisatie per Rubriek]. Klik op BUDGETTEREN Klik op [Realisatie per Rubriek] In het bovenste gedeelte van het venster worden de inkomstenrubrieken getoond en in het onderste gedeelte de uitgavenrubrieken. Als u op [+] klikt van een hoofdrubriek, worden de subrubrieken getoond. Per subrubriek wordt weergeven in hoeverre het budget gerealiseerd is. Zo is per subrubriek te zien in hoeverre het bedrag dat opgesteld is als budget verschilt met het bedrag dat werkelijk is uitgegeven. Onderin het bovenste en onderste gedeelte worden de totalen getoond. Hoogte instelling inkomsten- / uitgavenpaneel U kunt de hoogte instellen van het inkomsten-/uitgavenpaneel door uw muis op de scheidslijn te plaatsen tussen beide panelen. De muiscursor verandert in. Houdt vervolgens uw muistoets ingedrukt en beweeg de muis naar boven of naar beneden Grafieken ter ondersteuning bij budgetrealisatie Om uw budget goed en snel te kunnen volgen bevat Cashflow Manager een aantal handige grafieken waarmee u in één oogopslag ziet wat de status is. 56

57 Grafiek Resultaten per maand per rubriek Deze grafiek laat per hoofd- of subrubriek zien wat het resultaat is. Het resultaat is het verschil tussen de werkelijke uitgaven of inkomsten en het budget. Wanneer u een hoofd- of subrubriek aanklikt in het overzicht aan de linkerzijde van het scherm, dan zal deze grafiek zich hierop aanpassen. Het budget wordt weergegeven in het lichtblauwe gedeelte van de staven. Wanneer de bovenkant van de staaf groen gekleurd is, dan gaat het goed. Is de bovenkant van de staaf rood gekleurd, dan is wellicht uw aandacht vereist! Grafiek Werkelijk t.o.v. budget per rubriek Deze grafiek laat per gekozen hoofdof subrubriek zien wat de werkelijke uitgaven en/of inkomsten zijn en wat het budget is voor deze rubriek. De grijze kolom laat de werkelijke inkomsten of uitgaven zien. De zwarte kolom laat het budget zien. Grafiek Realisatie per maand Deze grafiek laat per maand vier kolommen zien. De smalle kolommen (groen en rood) vertegenwoordigen de werkelijke inkomsten en uitgaven. De bredere kolommen (groen en rood) tonen de begrootte inkomsten en uitgaven. Grafieken tonen/verbergen type keuze U kunt grafieken tonen/verbergen door binnen de groep Beeld te klikken op [Grafieken]. Er volgt een menu waarmee u de verschillende grafieken kunt kiezen. Klik op een grafieknaam om deze aan of uit te zetten. 57

58 Grafiekweergave breedte instelling U kunt de breedte instellen door uw muis op de grijze lijn te plaatsen links van het grafiekpaneel. De muiscursor verandert in. Houdt vervolgens uw muistoets ingedrukt en beweeg de muis naar links (verbreden) of naar rechts (versmallen) Realisatie budget per maand Lopen mijn maandfinanciën nog in de pas met de begroting? Antwoord op deze vraag krijgt u in het venster Realisatie per maand. Hebt u eenmaal een begroting opgesteld, dan wilt u deze natuurlijk graag volgen/bewaken. Het overzicht Realisatie per maand vergelijkt de werkelijke met de begrootte inkomsten & uitgaven per maand en geeft net wat meer detail dan het overzicht Realisatie jaarbudget. Klik in het menu op het tabblad BUDGETTEREN en klik op de knop [Realisatie per maand] om het venster te openen. Klik op BUDGETTEREN Klik op [Realisatie per maand] In het scherm ziet u vervolgens de maanden met bijbehorende totaalbedragen. Zo ziet u het totale bedrag van de gebudgetteerde en werkelijke inkomsten en uitgaven. Met behulp van de kolom Werkelijk verschil ziet u op de cent nauwkeurig hoe uw werkelijke inkomsten en uitgaven zich verhouden tot de gebudgetteerde inkomsten en uitgaven. Onderin het venster ziet u de totalen van de verschillende kolommen Grafieken ter ondersteuning bij budgetrealisatie per maand Om uw maandbudgetten goed en snel te kunnen volgen bevat Cashflow Manager een aantal handige grafieken waarmee u in één oogopslag ziet wat de status is. Omdat veel van de grafieken eerder uitgebreid besproken zijn, wordt hier volstaan met een verwijzing naar andere delen uit de handleiding. 58

59 Grafiek Budget t.o.v. werkelijke inkomsten In deze grafiek ziet u de werkelijke en gebudgetteerde inkomsten per maand. Het budget wordt weergegeven in het lichtblauwe gedeelte van de staven. Wanneer de bovenkant van de staaf groen gekleurd is, dan zijn uw inkomsten groter dan het budget. Is de bovenkant van de staaf rood gekleurd, dan zijn uw uitgaven groter dan het budget. Uw aandacht is dan vereist! Grafiek Budget t.o.v. werkelijke uitgaven In deze grafiek ziet u de werkelijke en gebudgetteerde uitgaven per maand. Deze tabel heeft dezelfde indeling als de tabel Budget t.o.v. werkelijke inkomsten. Grafiek - Inkomsten en uitgaven budget en werkelijk Deze staafgrafiek geeft weer wat de gebudgetteerde inkomsten en uitgaven zijn naast de werkelijke inkomsten en uitgaven. De lichtgroene kolom geeft de werkelijke inkomsten weer. De donkergroene kolom geeft de gebudgetteerde inkomsten weer. De lichtrode kolom geeft de werkelijke uitgaven weer. En de donkerrode kolom geeft de gebudgetteerde uitgaven weer. Zo krijgt u snel een overzicht van hoe uw financiële situatie eruit ziet per maand ten opzichte van het ingestelde budget. 59

60 Grafiek Verschillen tussen budget en werkelijk Cashflow berekent automatisch het verschil tussen de gebudgetteerde inkomsten en uitgaven en het verschil tussen de werkelijke inkomsten en uitgaven. In deze grafiek wordt het verschil in budget en het verschil in de werkelijke inkomsten en uitgaven per maand getoond. Ook wordt in deze grafiek het totale verschil tussen inkomsten en uitgaven van het budget en de werkelijkheid getoond. Grafieken tonen/verbergen type keuze U kunt grafieken tonen/verbergen door binnen de groep Beeld te klikken op [Grafieken]. Er volgt een menu waarmee u de verschillende grafieken kunt kiezen. Klik op een grafieknaam om deze aan- of uit te zetten. Grafiekweergave breedte instelling U kunt de breedte instellen door uw muis op de grijze lijn te plaatsen links van het grafiekpaneel. De muiscursor verandert in. Houdt vervolgens uw muistoets ingedrukt en beweeg de muis naar links (verbreden) of naar rechts (versmallen). 60

61 11 Onderhoud In dit hoofdstuk leest u onder andere hoe u de basisgegevens (rekeningen, rubrieken, relaties, etc.) kunt invoeren en aanpassen in Cashflow Rekeningen Om informatie van uw rekeningen aan te passen of een nieuwe rekening toe te voegen, klikt u in het menu op het tabblad ONDERHOUD en klikt vervolgens [Rekeningen]. U kunt in dit scherm de rekeningnamen en banknamen veranderen die horen bij de rekeningnummers. Ook kunt u de kleur selecteren die wordt gebruikt voor de rekeningen bij de overzichten. Om een rekening toe te voegen klikt u bovenin op [Nieuw], vult u de informatie in het venster aan de rechterkant van het scherm en klikt u vervolgens op [Opslaan] Rekeningsoort Klik op ONDERHOUD Klik op [Rekeningen] Klik op [Nieuw] Bij een rekening moet een rekeningsoort gekozen worden. Het rekeningsoort bepaalt wat er verplicht ingevuld moet worden. Zie onderstaande tabel. Rekeningsoort Bank Rekeningnummer Beleggingsrekening Verplicht Verplicht Betaalrekening Verplicht Verplicht Contante betalingen Niet verplicht Niet verplicht Depositorekening Verplicht Verplicht Kredietkaart Niet verplicht Verplicht Kredietrekening Verplicht Verplicht Rekening Verplicht Verplicht Spaarrekening Verplicht Verplicht Wanneer een bank verplicht is en uw bank staat niet in de lijst met beschikbare banken dan kunt u een bank toevoegen via het onderdeel Banken. De knop hiervoor vindt u in het lint bovenaan het scherm, op het tabblad Onderhoud Saldo ijken Een correct rekeningsaldo is essentieel om goed zicht te houden op uw financiën. Cashflow biedt hiervoor de mogelijkheid om een zgn. ijksaldo in te vullen. Cashflow neemt het ijksaldo als uitgangspunt op een bepaalde ijkdatum en vanaf die datum wordt het saldo door en terug berekend aan de hand van de geïmporteerde transacties. 61

62 Noot: Swift MT-940 bestanden bevatten het actuele saldo. Dit saldo wordt automatisch overgenomen in Cashflow. U hoeft het ijksaldo van ABN AMRO, Fortis en Van Lanschot rekeningen daarom niet aan te passen, mits u het MT-940 bestand van deze banken importeert. Een ijksaldo kunt u aflezen van het bankafschrift van de betreffende rekening. Neem voor het ijksaldo het saldo volgens het bankafschrift en voor de ijkdatum de datum van het bankafschrift. Let op! Wanneer u een ijkdatum instelt op een dag waarvoor er af- en/of bijschrijvingen zijn geweest, dan moet u zich realiseren dat de ijkdatum begint op 00:00:00 uur. Het ijksaldo dat u dan invult is dus het saldo vóór de transacties. Het ijksaldo en de ijkdatum per rekening kunt u invoeren via de velden IJksaldo en IJkdatum in de details van een rekening. Noot: Banksaldi worden altijd bepaald aan de hand van de boekdatum van de banktransacties. Afhankelijk van uw bank worden boekdatum of rentedatum getoond. Dit kan verwarring wekken Bij de kredietlimiet kunt u instellen welk bedrag u op uw rekening rood kunt staan. De bestedingsruimte is het saldo plus de kredietlimiet. Klik op het tabblad ONDERHOUD Klik op de knop [Rekeningen] Selecteer de betreffende rekening Voer een ijksaldo in Selecteer een ijkdatum Klik op [Opslaan] In grafiek Met de optie In grafiek kunt u instellen of de betreffende rekening getoond moet worden in het overzicht per rekening. Deze kunt u vinden onder het tabblad OVERZICHTEN en onder de knop [Per rekening]. Ook daar kunt u aangeven welke rekening getoond moet worden in de grafiek. 62

63 11.2 Hoofdrubrieken Om zelf een hoofdrubriek aan te maken gaat u naar het tabblad ONDERHOUD en klikt u op de knop [Hoofdrubrieken]. Vervolgens klikt u op de knop [Nieuw]. U geeft vervolgens de aan te maken hoofdrubriek een naam en een kleur, waarmee deze hoofdrubriek onderscheiden kan worden in grafieken van de overzichten. Klik op [Nieuw] Geef een naam op Selecteer een kleur Klik op [Opslaan] Kleurenpalet Op het tabblad ONDERHOUD vindt u ook de knop [Kleurenpalet]. Hiermee kunt u een standaard kleurenschema kiezen voor de hoofd- en subrubrieken. Uiteraard kunt u zelf ook een kleur kiezen voor een hoofd- of subrubriek. U kunt ook een Hoofdrubriek toevoegen via de transactielijst. In de kolom Rubriek klikt u op het + teken zodat u een nieuwe rubriek kunt aanmaken. In het veld Hoofdrubriek klikt u weer op het + teken. Klik op de Subrubrieken Cashflow bevat een uitgebreide set met rubrieken: het rubriekenschema. Dit schema is opgesteld i.s.m. met het Nibud en zo ingedeeld dat ieder huishouden al zijn transacties kan toekennen. Mist u een rubriek, dan kunt u zelf rubrieken toevoegen. Dit kunt u op meerdere locaties in Cashflow doen. Zo kunt u bij het scherm Transacties bij de transacties op [+] klikken onder de kolom Rubriek om een nieuwe rubriek aan te maken. 63

64 Ook kunt u via het tabblad ONDERHOUD en de knop [Rubrieken] een subrubriek aanmaken door op de knop [Nieuw] te klikken. Hierbij verschijnt het scherm om een subrubriek toe te voegen. Klik op ONDERHOUD Klik op [Rubrieken] Klik op [Nieuw] Selecteer een hoofdrubriek Geef een naam op Indien interne boeking, vink vakje aan Geef eventueel belastingpost op Nibud post Met behulp van het veld Nibud post kunt u een rubriek koppelen aan een rubriek die behoort bij de Nibud landelijke referentiecijfers. Wanneer u klaar bent, klikt u dan op de knop [Opslaan] onderaan het scherm Relaties De relatienaam die bij een bepaald relatierekeningnummer hoort, kan worden aangepast als deze niet meer juist is of als u de relatienaam niet duidelijk genoeg vindt. U kunt dit doen via het tabblad ONDERHOUD en de knop [Relaties]. Hier worden alle relatierekeningnummers getoond en in de kolom naam de relatienaam. De naam kunt u hierin wijzigen. Tevens kunt u extra informatie toevoegen als dat gewenst is. Om een relatie toe te voegen klikt u bovenin op de knop [Nieuw] 64

65 Klik op ONDERHOUD Klik op [Relaties] Geef een naam op 11.5 Betalingsmethoden Een betalingsmethode is de methode waarop een transactie verwerkt is, zoals een pinbetaling of een machtiging. Deze kunnen ook worden getoond in de transactieoverzichten door de kolom Betaalcode toe te voegen. De betaalcode is de afkorting voor de betaalmethode. Deze betalingsmethoden en bijbehorende betaalcodes kunt u aanpassen door te klikken op het tabblad ONDERHOUD en de knop [Betalingsmethoden]. Selecteer een betaalcode om deze aan te passen of klik op de knop [Nieuw] om een betaalcode toe te voegen. Klik op het tabblad ONDERHOUD Klik op [Betalingsmethoden] Geef een betaalcode op 11.6 Rubriceerregels Met behulp van rubriceerregels kunnen transacties automatisch gekoppeld worden aan hoofd- en subrubrieken. Voor meer informatie verwijzen wij u naar paragraaf 8.3 van deze handleiding Banken Op het tabblad ONDERHOUD onder de knop [Banken] vindt u de gegevens van de 14 banken waarvan de gegevens standaard worden meegeleverd met Cashflow. In het venster Bankdetails worden de gegevens van de geselecteerde bank weergegeven. Deze 13 banken worden weergegeven bij het importeren. Klikt u hiervoor op het tabblad IMPORT en klikt u op de knop [Import via uw bank]. 65

66 U kunt ook zelf een bank toevoegen door op [Nieuw] te klikken. Vul de gevraagde gegevens in en klik op [Opslaan]. Klik op tabblad ONDERHOUD Klik op de knop [Banken] Klik op de knop [Nieuw] Vul de juiste gegevens in Klik op [Opslaan] Noot: Deze bank wordt getoond als favoriet op het tabblad IMPORT wanneer u een vinkje zet bij In favorieten. Een door u toegevoegde bank wordt niet getoond in de lijst [Importeer direct via internetbankieren]. Om een bank te verwijderen selecteert u een bank en klikt u op [Verwijder] en vervolgens op [Ja]. 66

67 12 Afschriften Bij steeds meer banken is het mogelijk om een digitale versie van uw afschriften te downloaden in PDF formaat. Deze afschriften kunt u in Cashflow toevoegen, zodat u deze op een overzichtelijke manier terug kunt bekijken. Hiervoor klikt u in het menu op het tabblad AFSCHRIFTEN. Klik vervolgens op de knop [Nieuw] om een afschrift in PDF formaat toe te voegen. Vul het rekeningnummer in m.b.t. het afschrift en bepaal een omschrijving. Geef het afschrift een (persoonlijk) nummer mee, zodat u ze gemakkelijk kunt ordenen, en selecteer de datum van het afschrift. Klik op de knop met de punt [ ] achter het veld Bestand om een bestand te kiezen. Klik op [Openen] om het bestand te bevestigen. Klik vervolgens op [OK] en het afschrift verschijnt in Cashflow. Een afschrift is te verwijderen door bovenin op de knop [Verwijder] te klikken. Klik op AFSCHRIFTEN Klik op [Nieuw] Vul de gegevens in Klik op [OK] U kunt een opgeslagen afschrift wijzigen door te klikken op de knop [Wijzig] in het lint bovenaan. 67

68 13 Algemene functies tabblad BESTAND Wanneer u op het tabblad BESTAND klikt in Cashflow, dan verschijnt het menu met de algemene functies. In dit hoofdstuk worden deze functies één voor één met u doorgenomen Administratie In dit menu kunt u administraties openen, toevoegen, wijzigen, verwijderen. U kunt ook een jaar afsluiten en uw data converteren vanuit een vorige versie van Cashflow Openen Met deze optie kunt u een bestaande administratie openen. Er mag maar één administratie tegelijkertijd geopend zijn in Cashflow. Dus wanneer u een andere administratie wilt openen dan wordt automatisch de huidige administratie gesloten. Klik op tabblad BESTAND Kies [Administratie] Kies [Openen] Kies uw administratie of de Voorbeeld administratie Vul uw wachtwoord in 68

69 Nieuw Bij Cashflow Manager is er de mogelijkheid om meerdere administraties te beheren. In elk van deze administratie kunnen transacties geïmporteerd en beheerd worden van diverse rekeningen. U maakt een nieuwe administratie aan via het menu BESTAND, [Administratie], [Nieuw]. Het volgende scherm verschijnt: Naam nieuwe administratie Wachtwoord nieuwe administratie Let op! dat u uw wachtwoord niet vergeet. Uw administratie is zonder het wachtwoord niet meer te openen! Standaard is de optie Standaard rubriekenschema gebruiken al aangevinkt. Hiermee kunt u in uw administratie al gebruikmaken van een aantal door ons gemaakte rubrieken en rubriceerregels. Aan de hand van de rubriceerregels worden de transacties aan de rubrieken gekoppeld. Mocht u in andere administratie reeds rubrieken en/of rubriceerregels hebben aangemaakt, dan kunt u deze overnemen in de nieuwe administratie. Bij Uit administratie kiest u de bestaande administratie waarvan u de rubrieken en/of de rubriceerregels wilt overnemen. Klik op de knop [Maken] om uw administratie te maken Wijzigen Met deze optie kunt u een bestaande administratie wijzigen. Wanneer u Cashflow Assistant heeft dan kunt u alleen een wachtwoord instellen of wijzigen. U kunt dan de administratie Mijn administratie niet hernoemen. Wanneer u Cashflow Manager heeft dan kunt u, naast het wachtwoord instellen en wijzigen, een eigen administratie hernoemen. Dit geldt alleen niet voor de administratie Mijn administratie. Deze kunt u niet hernoemen, dit is namelijk de standaard administratie van Cashflow. 69

70 Klik op tabblad BESTAND Kies [Administratie] Kies [Wijzigen] Kik op [Hernoemen] Of Geef nieuw wachtwoord op Verwijderen Wanneer u een administratie wilt verwijderen dan moet eerst de bewuste administratie gesloten zijn. Hiervoor kunt u het beste een andere administratie openen dan diegene die verwijderd moet worden. Zie paragraaf voor het openen van een administratie. Klik op tabblad BESTAND Kies [Administratie] Kies [Verwijderen] Kies de juiste administratie Klik op [Verwijder] Wanneer u op de knop [Leeg maken] klikt, dan verschijnt het volgende scherm: Vink de opties aan die u wilt verwijderen uit deze administratie en klik op [OK]. 70

71 Jaarafsluiting In uw administraties kunnen transacties geïmporteerd zijn over meerdere jaren. Zo kunnen er in uw administratie naast de transacties van het huidige jaar, alle transacties van eerdere jaren aanwezig zijn. U kunt probleemloos deze jaargangen naast het jaar in uw administratie beheren, maar het is mogelijk om alle transacties van een boekjaar, bijvoorbeeld 2013, onder te brengen in een hele aparte administratie. Dit wordt een jaarafsluiting genoemd. Deze transacties zijn weer te beheren door de afgesloten administratie te openen. In de administratie met het huidige jaar, zijn deze transacties niet meer te beheren. Dit kunt u doen door in Cashflow, nadat u de administratie heeft geopend, te klikken op het tabblad BESTAND, de knop [Administratie] en vervolgens te kiezen voor [Jaarafsluiting]. Vervolgens kiest u het jaar binnen uw administratie dat u wilt afsluiten in een aparte administratie en geeft u het een naam. Klik vervolgens op [Afsluiten]. Alle transacties uit dit jaar zijn nu losgekoppeld uit uw administratie en worden ondergebracht in een aparte administratie. Deze administratie is te kiezen via BESTAND, [Administratie], [Openen] Deze jaarafsluiting is niet meer terug te draaien, dus wees er zeker van dat u dit wilt doen. Open een administratie Klik op tabblad BESTAND Kies [Administratie] Kies [Jaarafsluiten] Kies de jaargang Geef een naam Klik op [Afsluiten] Converteren Wanneer u in een vorige versie van Cashflow heeft gewerkt dan heeft u hierin data staan. Deze data kan geconverteerd worden naar Cashflow versie 5. U hoeft hiervoor géén back-up te maken in uw oude versie van Cashflow. Versie 5 gaat op zoek naar administraties van vorige versies en zal u vragen welke geconverteerd moeten worden naar Cashflow versie 5. Tijdens het converteren wordt gevraagd vanuit welke versie van Cashflow u data wilt converteren naar versie 5. Hierna stelt Cashflow 5 u de vraag welke administratie(s) er 71

72 geconverteerd moeten worden. Na het converteren kunt u deze administratie(s) meteen gebruiken in Cashflow versie 5. Klik op tabblad BESTAND Kies [Administratie] Kies [Converteren] Kies uw oude Cashflow versie Klik op [Volgende] Kies uw administratie Noot: Er kan door u zelf geconverteerd worden vanaf Cashflow versie 3.5 naar versie 5.0. Wanneer u eerdere versies wilt converteren, neemt u dan contact op met onze helpdesk. Zij zullen u hiermee helpen Afdrukken Elke lijst, overzicht of grafiek kan worden afgedrukt vanuit Cashflow. Zorg ervoor dat het scherm dat u wilt afdrukken actief is. Klik op het tabblad BESTAND, kies [Afdrukken] en kies vervolgens voor [Afdrukken], [Afdrukvoorbeeld] of [Grafieken afdrukken]. Klik op tabblad BESTAND Kies [Afdrukken] Wanneer u kiest voor [Afdrukvoorbeeld] dan ziet u een voorbeeld van wat er afgedrukt gaat worden Hierin kunt u nog een aantal instellingen doen zoals, kop/voettekst, schaal, marges, afdrukstand en grootte. 72

73 Open het scherm wat u wit afdrukken Klik op tabblad BESTAND Kies [Afdrukken] Kies [Afdrukvoorbeeld] Exporteren naar Op een afdrukvoorbeeld staat de knop [Exporteren naar]. Wanneer u hierop klikt dan kunt u het betreffende afdrukvoorbeeld opslaan als PDF, HTML, RTF, XLS, CSV en nog vele andere formaten Back-up BankingTools adviseert om regelmatig een back-up van uw administratie te maken zodat uw data weer teruggezet kan worden na bijvoorbeeld een computercrash. Om een back-up te maken klikt u op het tabblad BESTAND en kiest u vervolgens [Backup]. Klik op het tabblad BESTAND Kies [Backup] Back-up maken Wanneer u heeft gekozen voor Back-up maken dan zult u één of meerdere administraties moeten kiezen waarvan u een back-up wilt maken. Vervolgens krijgt u de keuze tussen een online back-up of een lokale back-up. Klik op het tabblad BESTAND Kies [Backup] Kies [Backup maken] Antwoord [Ja] Kies de juiste administratie 73

74 Kies voor Online of Lokaal Online back-up maken U kunt een back-up online verzenden naar de digitale kluis van Cashflow en hiervandaan ook weer teruglezen. Voordat een back-up verzonden wordt, wordt het back-up bestand encrypted met uw wachtwoord als sleutel. Hierdoor is de back-up alleen door u te openen. Lokale back-up maken Wanneer u heeft aangegeven dat u een lokale back-up (op uw eigen pc) gaat maken, moet u in het volgende scherm aangeven waar de back-up opgeslagen moet worden. Door op de knop met de puntjes [ ] achter het veld Bestandsnaam te klikken kunt u een locatie en naam opgeven voor de back-up. Er wordt door Cashflow een voorstel gedaan hoe het backupbestand moet gaan heten. Dit kunt u zelf nog wijzigen. Klik op het tabblad BESTAND Kies [Backup] Kies [Backup maken] Kies [Lokaal] Klik op de puntjes voor locatie en naam back-up bestand. Klik op [Volgende] Noot: Wanneer u een locatie opgeeft waarin reeds een back-up staat met dezelfde naam, dan zal Cashflow vragen of u deze back-up wilt overschrijven Backup teruglezen Online back-up teruglezen Een back-up die verzonden is naar het Cashflow online back-up systeem, kunt u weer inlezen door te klikken op het tabblad BESTAND, kies [Backup] en vervolgens [Backup teruglezen]. Kies vervolgens de optie Online, via de digitale kluis van Cashflow back-up. 74

75 Lokale back-up teruglezen Om een back-up van een administratie terug te lezen, klikt u in Cashflow op het tabblad BESTAND, kies [Backup] en vervolgens [Backup teruglezen]. Kiest u in het volgende scherm de optie Lokaal, als bestand op uw computer. Vervolgens selecteert u het back-upbestand door op de knop met puntjes [ ] achter het veld Backup bestand te klikken. Kies het back-upbestand en klik op de knop [Openen]. De bestandsnaam en locatie verschijnen in het venster. Klikt u dan op [Volgende]. Klik op het tabblad BESTAND Kies [Backup] Kies [Backup teruglezen] Kies Lokaal Selecteer het bestand m.b.v. de puntjes Klik op [Volgende] 13.4 Instellingen en opties Onder de menu optie [Instellingen en opties] vindt u de algemene instellingen voor Cashflow. Klik op tabblad BESTAND Kies [Instellingen en opties] Administraties Hier kunt u instellen op welke locatie de administraties moeten worden opgeslagen. Ook kunt u instellen dat bij het starten van Cashflow gevraagd moet worden welke administratie u wilt openen. 75

76 Met de optie Gegevens beveiligd opslaan kunt u ervoor kiezen om uw databestanden die op uw computer staan te vergrendelen, zodat deze niet te lezen zijn met een database editor. Als iemand over uw databestanden zou beschikken, dan is het mogelijk om met een programma uw gegevens te bekijken. Als uw database vergrendeld is dan kunnen uw gegevens enkel nog met Cashflow bekeken worden. In Cashflow zelf zult u niks merken van de vergrendeling. Importeren Onder deze rubriek kunt u instellen hoeveel dagen Cashflow moet wachten om u te herinneren aan het importeren van transacties. Met de optie Transacties bij bank downloaden via interne Cashflow browser kunt u instellen of de browser binnen Cashflow moet starten of juist in een apart venster. Ook kunt u de instructies ten behoeve van downloaden uit internetbankieren uit- of inschakelen in Cashflow. Wanneer u de optie Transacties direct na downloaden importeren uitzet, dan zullen de transacties na het downloaden niet direct geïmporteerd worden. Ook kunt u aangeven wat er met de transactiebestanden gedaan moet worden na het importeren. Dit geldt ook voor welke locatie de transactiebestanden moeten worden bewaard. Rubriceren Met de optie Overeenkomstige transacties rubriceren tijdens import zet u standaard de optie aan of uit voor het overeenkomstig rubriceren. Als u al eerder een rubriek gekozen heeft bij een transactie en de optie Overeenkomstige stond aan bij deze transactie, dan zullen overeenkomstige transacties na een volgende import automatisch worden gerubriceerd mits deze instelling aan staat. Staat bovengenoemde instelling niet aan dan zullen de overeenkomstige transacties niet gerubriceerd worden tijdens een import. 76

77 Bij Overeenkomstige gezamenlijk rubriceren kunt u opgeven hoe er gerubriceerd moet worden. Standaard staat deze optie op Alleen ongerubriceerde transacties waarmee alleen de ongerubriceerde transacties worden gecheckt en gerubriceerd. De optie Alle overeenkomstige transacties rubriceert alleen de transacties die met elkaar overeenkomen. Met de optie Nooit worden overeenkomstige transacties niet gerubriceerd. Algemeen Hier kunt u instellen of hints wilt tonen bij knoppen en velden. Wanneer u met uw muis over een kop of veld beweegt verschijnt er een korte beschrijving of hint. Wanneer de optie Cashflow opstarten in laatst geopende scherm aan staat dan zal bij een herstart van Cashflow uw laatst gebruikte scherm weer worden geopend. De optie Vragen om bevestiging bij verwijderen van gegevens zorgt ervoor dat bij het verwijderen van transacties om een bevestiging wordt gevraagd. En de optie Vragen om bevestiging als rubriektype afwijkt van transactiebedrag type zorgt ervoor dat u een rubriek moet bevestigen wanneer bijvoorbeeld een uitgave wordt gerubriceerd bij een inkomsten rubriek. Ook kunt u hier uw standaardprinter instellen en de fonts die uw wilt gebruiken in lijsten en kaarten Herstel programma instellingen Met de knop [Herstel programma instellingen] kunt u alle instellingen in Cashflow versie 5 terugzetten naar de standaard instellingen. Let op! Wanneer u één of meerdere opties heeft gewijzigd, kikt u daarna op de knop [Toepassen] om de wijzigingen te bevestigen. 77

78 13.5 Service en support Via het tabblad BESTAND en de optie [Service en support] komt u bij onze support hulpmiddelen. Via het tabblad BESTAND, de optie [Service en support] kunt u gemakkelijk doorklikken naar onze website, het bestellen van een abonnement, de handleiding, de veel gestelde vragen en de online supportdesk. Met de optie [About] krijgt u meer informatie over uw licentie Updaten van Cashflow Met de optie [Controleer versie] checkt u of u de laatste versie van Cashflow gebruikt. Mocht dit niet zo zijn dan kunt u direct de laatste update ophalen en installeren. Meestal zult u met de laatste versie werken vanwege het automatische update-detectiemechanisme. Bij het opstarten van Cashflow 5 wordt namelijk altijd gecheckt of u de laatste versie gebruikt. Zo niet, dan wordt er rechts onderin een melding getoond. Zie onderstaand voorbeeld: Wanneer u op [hier] heeft geklikt dan verschijnt het volgende scherm: 78

79 Klikt u op [Installeer] om de update te starten. In het volgende scherm kunt u lezen wat er in deze versie is verbeterd en/of veranderd. Klik op [Bijwerken] Wanneer de update gelukt is dan verschijnt het bovenstaande scherm. Klik op [Sluiten]. 79

80 13.6 Profiel instellen Onder het tabblad BESTAND en de optie [Profiel instellen] kunt u uw persoonlijke gegevens invullen. Dit is van belang bij het budgetteren met behulp van de Nibud landelijke referentiecijfers. Wanneer deze gegevens ingevuld zijn dan worden de Nibud landelijke referentiecijfers in uw budget hierop aangepast Software activeren Mocht het activeren niet gelukt zijn na de installatie dan kunt u achteraf activeren via het tabblad BESTAND en de optie [Software activeren]. Leest u hiervoor Hoofdstuk Programma afsluiten Hierbij sluit u Cashflow af. 80

81 14 Mijn BankingTools Via MijnBankingTools ( heeft u gemakkelijk toegang uw persoonlijke gegevens. Dit zijn de gegevens die u opgaf bij uw bestelling (naam, adres, woonplaats, etc.). U kunt deze hier zelf aanpassen. U vindt er ook een overzicht van alle orders die u plaatste en eventuele contracten die u bent aangegaan. Daarnaast vindt u er de registratiecodes die u nodig heeft om uw software te activeren. MijnBankingTools is ook dé plek om vragen aan BankingTools te stellen. U krijgt dan persoonlijk antwoord. Over het algemeen is dit binnen 2 werkdagen Inloggen U kunt uw vragen aan ons stellen via onze online helpdesk. U kunt deze bereiken door in Cashflow te klikken op het tabblad BESTAND, de optie [Service en support] en de optie [Online supportdesk]. Vervolgens komt u op onze website terecht. Klikt u hier onder het kopje Online helpdesk op de link Stuur een bericht >>. Vervolgens kunt u inloggen op uw persoonlijke pagina. Hier kunt u onder andere uw producten bekijken, de lijst met veel gestelde vragen (FAQ) raadplegen en vragen stellen aan de BankingTools helpdesk. Klik op tabblad BESTAND Klik op [Service en support] Klik op [Online supportdesk] Klik op [Stuur een bericht] 81

82 Wanneer u versie 4 van Cashflow gebruikt, dan dient u in te loggen met uw adres en een herkenningsnummer. Een herkenningsnummer kan zowel een downloadnummer, bestelnummer of een servicecontractnummer zijn. Deze nummers ontvangt u via als u een setup downloadt of een bestelling heeft gedaan. U kunt elk van deze codes gebruiken in combinatie met uw adres. Wanneer u versie 5 van Cashflow gebruikt, dan kunt u inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord die u bij de installatie van Cashflow heeft aangemaakt. Voer herkenningsnummer of gebruikersnaam in Voer uw adres of wachtwoord in 14.2 Vraag stellen Klik op [Inloggen] U kunt via MijnBankingTools vragen stellen aan de Cashflow support helpdesk. De gehele correspondentie kunt u hierop bekijken. Als u een antwoord ontvangt, dan krijgt u hiervan een melding via dat u kunt inloggen om het antwoord te bekijken. Om een vraag te stellen, klikt u nadat u bent ingelogd bovenin op [Stel een vraag]. Hier worden de verschillende topics van problemen weergegeven die u heeft opgesteld. Als u eerder nog geen vraag heeft gesteld, dan is deze lijst leeg. Om een vraag op te stellen klikt u onderin [Stel een nieuwe vraag]. U dient vervolgens bij uw vraag een aantal gegevens op te geven zodat wij u beter kunnen helpen. Selecteer hiervoor het juiste Cashflow product, de categorie van de vraag, uw besturingssysteem en uw bank waarvan u de transacties downloadt in Cashflow. Klik op [Versturen] om uw vraag te versturen naar de helpdesk 82

83 Klik op tabblad Stel een vraag Klik op knop [Stel een nieuwe vraag] Vul de juiste gegevens in. Klik op [Versturen] 14.3 Reageren op antwoord Om te reageren op een antwoord van de helpdesk, klikt u op het betreffende probleem in het overzicht. De gehele correspondentie wordt dan zichtbaar. Onderin klikt u op [Reageer op het antwoord] om een reactie te geven. Klik op een vraag Scroll naar onder Klik op [Reageer op het antwoord] 83

84 14.4 Bijlage versturen U kunt ook een bijlage meesturen naar de helpdesk, zoals een screenshot waarop het probleem duidelijk wordt. Gebruik hiervoor wel Internet Explorer, omdat het met andere browsers niet altijd even goed werkt. U klikt hiervoor op [Bladeren] bij het opstellen van uw vraag. Selecteer vervolgens het bestand en klik op [Openen]. Als het bestand succesvol is toegevoegd, dan verschijnt de bestandsnaam onder de knop [Bladeren]. U kunt op het rode kruisje klikken om het bestand weer te verwijderen uit uw vraag. Het kan even duren voordat een bijlage verstuurd wordt als het een groter bestand betreft, zoals een back-up van een administratie. Wacht daarom totdat het volgende scherm wordt getoond en klik niet nogmaals op versturen. Klik op [Bladeren] Selecteer bestand Klik op [Openen] 14.5 Vraag afsluiten Als er nog een vraaggesprek gaande is over een ander probleem dan ontvangt u de melding dat u geen nieuwe vraag kunt stellen. U kunt weer een nieuwe vraag stellen door de lopende vraag af te sluiten. Klik hiervoor op [Sluit mijn gestelde vraag af]. 84

85 Klik op [Sluit mijn gestelde vraag af] Klik op [Stel een nieuwe vraag] 85