UiTPAS Dender informatiebundel

Transcriptie

1 UiTPAS Dender informatiebundel Voor scholen

2 Inhoudstafel 1 Wat is UiTPAS? 3 2 Kansentarieven 4 3 Vooraleer je aan de slag kan met de UiTPAS software UiTID aanmaken Een UiTID per school Een UiTID per persoon Na het aanmaken van jouw UiTID Beheer: een collega aanduiden als baliemedewerker 7 4 De school gaat op uitstap: wat nu? UiTPAS-systeem op de computer Inloggen Activiteit aanmaken Voeg leerlingen toe De betaling Eigen lijsten opvragen in excel 16 5 Enkele afspraken Een leerling had vorig jaar het kansentarief, maar heeft dit jaar nog niet hernieuwd. Heeft hij nog recht? Aanvraagformulier voor meerdaagse uitstappen Op uitstap naar CC De Werf 17 6 FAQ Algemene vragen Vragen over het gebruik van de balie-toepassing Informatie over UiTPAS-houders Kansentarief toekennen Vragen over het beheer van de balietoepassing Aanmelden 19 15/11/2017 UiTPAS informatiebundel voor scholen 2/19

3 1 Wat is UiTPAS? UiTPAS is een spaar- en voordelenkaart voor iedereen die deelneemt aan vrijetijdsactiviteiten. Met de UiTPAS kan iedereen UiTpunten sparen en ze omruilen voor een korting, cadeau of ander voordeel. Mensen met een laag inkomen hebben recht op een UiTPAS met kansentarief. Op die manier betalen zij minder voor vrijetijdsactiviteiten. De UiTPAS werkt niet stigmatiserend aangezien hij gebruikt wordt door diverse gebruikers en op het zicht niet herkenbaar is als een UiTPAS met kansentarief. Als school mag je er trots op zijn dat je mensen die het minder breed hebben, ook de kans geeft om deel te nemen aan jouw activiteiten. Deze bundel plaatst alle informatie over de kansentarieven op een rijtje. Ook de handleidingen voor het UiTPAS-scholensysteem kan je hier rustig nalezen en gebruiken voor, tijdens en na jouw activiteiten. 15/11/2017 UiTPAS informatiebundel voor scholen 3/19

4 2 Kansentarieven Voor mensen in armoede is elke verplichte activiteit van een school die meestapt als partner in het UiTPASverhaal toegankelijk tegen het kansentarief: 1 dagdeel Bv. een toneelvoorstelling 1 volledige dag: bv. een schoolreis Meerdaags aanbod * : bv. zeeklassen Normale prijs 10,0 15,0 120 Kansentarief 1,5 3,0 30 * Het meerdaags aanbod is enkel voor scholen die het huiswerk hebben ingevuld in het kader van het Charter Onderwijs en kansarmoede. Dit is een solidaire kostendeling waarbij iedereen bijdraagt wat hij kan om het recht op onderwijs voor iedereen te kunnen garanderen. Bij onduidelijkheden of twijfel kan je steeds contact opnemen met de UiTPASverantwoordelijke van je gemeente via uitpas@[jouwgemeente].be. We zoeken steeds graag mee naar een oplossing. 3 Vooraleer je aan de slag kan met de UiTPAS software Het UiTID wordt gebruikt als een wachtwoord om je als medewerker van een school aan te melden aan de balie van jouw school. Telkens wanneer je gebruik wil maken van de UiTPASsoftware zal je gevraagd worden om in te loggen met je UiTID op Op die manier willen we er voor zorgen dat enkel de mensen die medewerker zijn van een school voor die school de UiTPASsoftware kunnen gebruiken. Het is zeker ook mogelijk om voor twee scholen te werken. Wanneer je immers geëngageerd bent bij twee scholen moet je voor beide scholen kunnen werken. 15/11/2017 UiTPAS informatiebundel voor scholen 4/19

5 3.1 UiTID aanmaken Je surft naar de website waar je op aanmelden kan klikken: Nadien kom je op volgende pagina: 15/11/2017 UiTPAS informatiebundel voor scholen 5/19

6 Waar je op registreer hier kan klikken. Dat leidt je naar volgend scherm waar je een UiTID kan aanmaken. Er zijn nu 2 opties: 3.2 Een UiTID per school Bv: Gebruikersnaam: De Notelaar adres: denotelaar@aalst.be Paswoord: kastanje Herhaal paswoord: kastanje Dit is dan het UiTID dat elk lid van de school kan gebruiken. Je begrijpt natuurlijk dat wanneer elk lid van de school (die de UiTPASsoftware beheert) op die manier het paswoord kent. Hoe meer het paswoord verspreid is, hoe fraudegevoeliger iets wordt. De medewerkers van de school hebben toegang tot gevoelige en persoonlijke informatie. De school engageert zich er dan ook toe om deze informatie alleen toegankelijk te maken voor een zo minimaal aantal bevoegde personen. We vinden het dan ook logisch dat deze informatie nooit wordt gedeeld met onbevoegden en indien nodig puur om professionele redenen. Bv: 3.3 Een UiTID per persoon Gebruikersnaam: Veerle Muylaert adres: veerle.muylaert@aalst.be Paswoord: frisco Herhaal paswoord: frisco 15/11/2017 UiTPAS informatiebundel voor scholen 6/19

7 Dit is dan het UiTID van één iemand van de school, waarbij elke persoon die voor de school met UiTPAS werkt, zo n UiTID zal moeten hebben. Wanneer in dit voorbeeld Veerle werkt voor twee of meerdere scholen, zal Veerle voor die verschillende scholen kunnen werken eens zij geregistreerd is. Wanneer je zelf een UiTPAS hebt, zal je jouw UiTID ook kunnen gebruiken om jouw persoonlijke pagina te bekijken op Hierop kan je zien hoeveel punten je gespaard hebt en waarvoor je die zoal kan omruilen. De UiTID voor jouw persoonlijk profiel is dezelfde als de UiTID om jou aan te melden als baliemedewerker van jouw school. Daarnaast kan je je hier ook mee aanmelden op om vrije tijd-tips te krijgen op jouw maat. 3.4 Na het aanmaken van jouw UiTID Wanneer je direct na het aanmaken van het UiTID probeert aan te melden, zal je een foutmelding krijgen die zegt dat je nog geen lid bent van een balie. Je moet immers nog rechten krijgen op de school waarvoor je wil werken. Na het aanmaken van het UiTID stuur je dus een mailtje naar uitpas@[jouwgemeente].be om te zeggen met welk mailadres je een UiTID hebt aangemaakt en voor welke school je geëngageerd bent. Deze procedure hoef je maar 1x te overlopen. Meer uitleg en een stap-voor-stap begeleiding kan je krijgen op uitpas@[jouwgemeente].be of info@uitpas.be tijdens de kantooruren. Aarzel niet om ons te bellen. We helpen je met plezier! 3.5 Beheer: een collega aanduiden als baliemedewerker 1. Klik op Beheer in het menu bovenaan. 2. Klik op de knop Nieuwe beheerder toevoegen. 3. Vul het adres waarmee jouw collega een UiTID heeft aangemaakt. Heeft de nieuwe beheerder nog geen UiTiD, vraag de persoon zich eerst te registreren op UiTinVlaanderen.be. 4. Klik op Zoeken en vervolgens op Toevoegen bij de naam van de beheerder die je wenst toe te voegen. 4 De school gaat op uitstap: wat nu? Deelnemers aan jouw activiteit kunnen het kansentarief ontvangen. Hiervoor moet je de activiteit aanmaken op UiTPAS-systeem op de computer Inloggen Om je aan te melden in het programma, moet je een UiTID hebben (zie punt 3). Heb je een UiTID aangemaakt? Vraag aan je schoolbeheerder om je aan te duiden als medewerker in het balieprogramma. Open het balieprogramma via het en log in met je gegevens en paswoord. Je komt op de beginpagina. 15/11/2017 UiTPAS informatiebundel voor scholen 7/19

8 4.1.2 Activiteit aanmaken In het systeem maak je een nieuwe uitstap aan door op activiteit aanmaken te klikken. Deze activiteit wordt dan mee opgenomen in de eerstvolgende afrekening. Belangrijk! De week voor de kerstvakantie en begin september rekenen we de uitstappen af die in de voorbije periode aangemaakt werden. We sturen als reminder vooraf een mailtje naar de school. Je maakt bij voorkeur de activiteit aan NA de uitstap als je ook meteen het definitieve aantal leerlingen met kansentarief kan toevoegen. Op die manier nemen we geen onvoltooide uitstappen op in de afrekeningen. Bv. Een uitstap die doorgaat op 4 april registreer je in het systeem vanaf 2 april. Indien hij vroeger is geregistreerd wordt hij automatisch op 1 april mee afgerekend, waardoor de gegevens nog niet definitief zijn. De afrekening van december is erg belangrijk onze subsidies werken met boekingsjaren en niet met schooljaren. Alle activiteiten moeten dus voor het einde van het jaar doorgegeven worden! Anders is er geen tussenkomst meer mogelijk. Bij het aanmaken van een activiteit vul je volgende gegevens in. Je kan deze gegevens niet meer aanpassen. - Titel van de activiteit: een korte titel van waar de uitstap naartoe ging, eventueel met de klas/graad erbij. - Datum: Kies de datum waarop de activiteit plaatsvindt. - Korte beschrijving: Hier kan je meer informatie kwijt over welke precieze klassen, extra informatie over de prijs, - Prijs: Hier vermeld je de prijs die iemand betaalt zonder kansentarief. - Kansentarief: Kies de juiste sleutel afhankelijk van de duur van de activiteit en de prijs. 15/11/2017 UiTPAS informatiebundel voor scholen 8/19

9 Kansentarief Bijdrage gemeente Bijdrage school pashouder School Halve dag: 1,5 50% Restbedrag School Hele dag 3 50% Restbedrag School Meerdaags 25% 50% Restbedrag Voor de Aalsterse pashouders wordt een plafond ingesteld voor het maximum terug te betalen bedrag per uitstap: Kansentarief Bijdrage stad Aalst Bijdrage school School Halve dag <20: 1,5 50% Restbedrag School Hele dag < % Restbedrag School Hele dag vanaf Restbedrag School Meerdaags <200 25% 50% Restbedrag School Meerdaags vanaf % 100 Restbedrag School - Zwemmen 1,5 0,75 Restbedrag 15/11/2017 UiTPAS informatiebundel voor scholen 9/19

10 4.1.3 Voeg leerlingen toe Je ziet nu de overzichtslijst van alle leerlingen met het kansentarief op jouw school. Om leerlingen toe te voegen die meegingen op de activiteit klik je op aanwezigen toevoegen. Telkens je iemand toevoegt, wacht je even tot de pagina is herladen en er naast de leerling toegevoegd is verschenen. Als je school over veel leerlingen met een kansentarief beschikt kan je ook een filter instellen op naam of geboortedatum (bv. om leerlingen van een bepaald geboortejaar terug te vinden). Zo vind je sneller de leerlingen die je wil. 15/11/2017 UiTPAS informatiebundel voor scholen 10/19

11 Wanneer je een leerling niet terugvindt in de lijst is deze nog niet aan de jouw school toegewezen. Je kan deze leerling opzoeken bij Zoek UiTPAS. Vul ten minste 1 van de velden in. Als je maar een stukje van de naam, voornaam, weet kan je ook op dat stukje zoeken door er een * voor of na te zetten. Het sterretje betekent dan dat er respectievelijk nog iets voor of iets na je stukje tekst kan komen. Bijv. Als je niet zeker weet of de achternaam Van Den Berghe of vandenberge is zoek je bij achternaam best op *berg*. 15/11/2017 UiTPAS informatiebundel voor scholen 11/19

12 Als je de leerling gevonden hebt, klik je hem aan op zijn naam. Je kan bij deze persoon de school aanpassen door op aanpassen gegevens te klikken. Nadat je de school hebt aangepast, klik je op aanpassingen bewaren. Nu is deze leerling aan jouw school gelinkt. Let op: we vragen om alleen de school aan te passen en bij een adreswijziging dit door te geven aan Op die manier kan dit meteen voor het hele gezin worden aangepast. 15/11/2017 UiTPAS informatiebundel voor scholen 12/19

13 Heb je een leerling die van school verandert, maar je weet niet naar welke school hij/zij gaat? Vink dan geen school aan. Alle leerlingen met geen school worden 2 keer per jaar opgebeld door de Vierdewereldgroep met de vraag naar welke school ze gaan. Zo help je als school om elke leerling op de juiste school te krijgen! 15/11/2017 UiTPAS informatiebundel voor scholen 13/19

14 4.1.4 De betaling Je kan via dezelfde website ook zelf een onkostennota genereren. Surf naar log in met je UiTID. Je komt automatisch op het eerste tabblad Activiteiten terecht. Ga naar het derde tabblad Beheer. Op het tabblad Beheer zie je de knop Onkostennota. Klik hierop. Hier kan je zelf een rapport genereren waar een overzicht in staat van alle activiteiten die je hebt ingevoerd voor leerlingen met een UiTPAS aan kansentarief. Geef de start- en einddatum in van de periode waarin je kansentarieven registreerde en klik op Start. Je krijgt begin december en voor het einde van het schooljaar een herinneringsmail met de start- en einddatum van het rapport dat je moet genereren. 15/11/2017 UiTPAS informatiebundel voor scholen 14/19

15 Let op: registreerde je geen activiteiten, dan krijg je geen rapport. Registreerde je veel activiteiten, dan kan het genereren van het rapport enkele minuten in beslag nemen. Sluit het venster niet. Let op: hou steeds goed de start- en einddatum van al je rapporten bij, zodat er geen overlappingen in de onkostennota s zijn. Let op: het rapport houdt rekening met de datum waarop het kansentarief werd toegekend. Niet de datum waarop de activiteit plaatsvond. Wanneer het rapport klaar is, verschijnt de knop Download report. Klik hierop en sla het rapport op je pc op. Open daarna het rapport. Je zal een excelldocument vinden waarin de toegekende activiteiten staan geregistreerd. Heb je activiteiten aan mensen van verschillende gemeenten toegekend, dan zal je per gemeente een aparte excellfile vinden. Per gemeente stuur je dan apart een onkostennota op. In het excelldocument zie je bovenaan enkele invulvelden: Vul de naam van de school en de contactpersoon in, net als het te storten totaalbedrag en het rekeningnummer. Het totaalbedrag vind je onderaan kolom J ( Contribution ). 15/11/2017 UiTPAS informatiebundel voor scholen 15/19

16 Stuur je onkostennota door naar de contactpersoon die zorgt voor de uitbetaling. De lijst van contactgegevens vind je hieronder. Zorg ervoor dat je onkostennota wordt ingediend in het kalenderjaar dat de activiteit doorging. Op 1 januari van het volgende kalenderjaar wordt de boekhouding immers afgesloten en kan je geen terugbetaling meer krijgen. Stuur je onkostennota met toegekende activiteiten per gemeente door naar: kansentarief@[jouwgemeente].be Eigen lijsten opvragen in excel Je kan uit het systeem 2 lijsten downloaden in excel 1. Per activiteit een lijst van de toegevoegde leerlingen. Door op het beginscherm Activiteiten te klikken op Aanwezigen beland je op een overzicht van alle toegevoegde leerlingen. Door onderaan op knop Export/Print te klikken download je een exceldocument met een overzicht van alle leerlingen die tegen kansentarief meegingen op die activiteit. 2. Een overzicht van alle leerlingen met kansentarief op jouw school. Ga hiervoor naar Zoek UiTPAS en selecteer jouw school zonder verdere zoekgegevens. Door onderaan op knop Export/Print te klikken download je een exceldocument met een overzicht van alle leerlingen met een kansentarief op jouw school. Je kan ook zoeken op de periode dat een leerling een UiTPAS aan kansentarief heeft aangevraagd. Zoek je bv. enkel de leerlingen die vorig jaar een UiTPAS aan kansentarief hadden, maar nog niet hernieuwd hebben? Dat kan door de data van vorig jaar in te vullen bij Kansenstatuut van en kansenstatuut tot. Bv. ik zoek de leerlingen die in 2012 een UiTPAS hadden, maar nog niet 15/11/2017 UiTPAS informatiebundel voor scholen 16/19

17 hernieuwd hebben: vul in 01/01/12 tot 31/01/12 en je krijgt ze op een rijtje. Zo kan je ook snel de leerlingen terugvinden die de laatste twee maanden een UiTPAS aanvroegen, 5 Enkele afspraken 5.1 Een leerling had vorig jaar het kansentarief, maar heeft dit jaar nog niet hernieuwd. Heeft hij nog recht? De UiTPAS aan kansentarief is geldig per kalenderjaar (en dus niet per schooljaar). Concreet moet de UiTPAS elk jaar in januari hernieuwd worden. Omdat niet iedereen op 1 januari van het nieuwe jaar zijn UiTPAS kan hernieuwd hebben geldt volgende afspraak: de UiTPAS van het jaar voordien is voor (halve)dagactiviteiten nog geldig tot 1 maart van het jaar nadien. Die leerlingen kunnen op 21 februari nog mee aan kansentarief. Vanaf 1 maart geldt hun UiTPAS niet langer. Deze regel is in het systeem ingebouwd. Jullie kunnen die leerling dus nog toevoegen voor die uitstap op 21 februari op jullie onkostennota hoewel er zal staan dan hij geen UiTPAS aan kansentarief meer heeft. Voor de meerdaagse activiteiten blijft de regel ook bestaan dat leerlingen die vorig jaar een UiTPAS hadden, maar nog niet hernieuwd hebben, sowieso in het nieuwe jaar meekunnen aan kansentarief. Stel dat de school in mei op meerdaagse activiteit gaat en leerling X heeft zijn UiTPAS nog niet hernieuwd voor dat jaar. Dan kan die leerling mee aan kansentarief. Ook deze afspraak is in het systeem ingebouwd. Jullie kunnen die leerling X dus nog toevoegen op jullie afrekening hoewel er zal staan dat hij geen UiTPAS aan kansentarief meer heeft. 5.2 Aanvraagformulier voor meerdaagse uitstappen Voor meerdaagse uitstappen dien je nog steeds vooraf het aanvraagformulier in bij de Vierdewereldgroep Mensen voor Mensen vzw. 5.3 Op uitstap naar CC De Werf Er is een uitzondering voor uitstappen naar schoolvoorstellingen van Cultuucentrum De Werf: jullie bezorgen De Werf vooraf een lijstje van leerlingen met een UiTPAS aan kansentarief (kan je gemakkelijk uit dit bestand afdrukken). De leerling met UiTPAS aan kansentarief betaalt 1.50 voor de voorstelling, de Werf draagt de rest. Voor de school is dit dus een 0-operatie. Hiervoor kan de school dan geen tussenkomst meer vragen. Je hoeft deze activiteit dus niet in het UiTPASsysteem te zetten. 6 FAQ 6.1 Algemene vragen 15/11/2017 UiTPAS informatiebundel voor scholen 17/19

18 Wie kan de UiTPAS gebruiken? Alle inwoners van Aalst, Berlare, Dendermonde, Erpe-Mere, Haaltert, Lede, Ninove, Wetteren en Wichelen. Waar kan ik de UiTPAS kopen? Op verschillende locaties in de deelnemende gemeenten. Alle verkooppunten kan je terugvinden op Een UiTPAS tegen kansentarief kan gratis aangevraagd worden in het OCMW/Sociaal Huis van de eigen gemeente of via Vierdewereldgroep Mensen voor Mensen (enkel voor inwoners van Aalst). Hoeveel kost de UiTPAS? Een UiTPAS kost 5. Jongeren onder de 18 betalen 2. Sommige mensen hebben recht op het kansentarief. Zij betalen 0 en krijgen extra kortingen wanneer ze deelnemen aan vrijetijdsactiviteiten. Als je denkt hiervoor in aanmerking te komen, neem dan contact op met het OCMW van jouw gemeente. Wat kan ik doen met de UiTPAS? Telkens wanneer je deelneemt aan het vrijetijdsleven in één van de deelnemende gemeentes, kan je een punt sparen. Als je voldoende punten verzameld hebt, kan je die omruilen tegen leuke voordelen. Een overzicht van alle spaarplaatsen en voordelen kan je vinden op Hoe kan ik punten sparen? Je spaart punten door jouw UiTPAS enkele seconden tegen de UiTPAS-apparatuur te houden. Waar kan ik zien hoeveel punten ik al verzameld heb? Maak een UiTiD account aan via Daarna kan je inloggen en jouw puntensaldo en historiek bekijken. Wat als de UiTiD al gekoppeld is aan mijn UiTPAS? Het is mogelijk dat iemand anders jouw UiTPAS nummer gebruikt heeft voor de aanmaak van een online account. Indien dit het geval is, neem je best contact op met de helpdesk, die jou tijdens de kantooruren zal verder helpen. 6.2 Vragen over het gebruik van de balie-toepassing Informatie over UiTPAS-houders Een nieuwe UiTPAS registreren Op een school kan men geen UiTPAS aankopen en kan je dus ook niet registreren. Verwijs de personen door naar een registratiepunt. UiTPAS-gegevens aanpassen Op school pas je geen andere gegevens dan de school van de UiTPAS-houder aan. Zie je bij leerlingen met een kansentarief toch gegevens die niet kloppen, mail je hiervoor naar uitpas@[jouwgemeente].be zodat meteen het hele gezin kan aangepast worden. 15/11/2017 UiTPAS informatiebundel voor scholen 18/19

19 Hoe weet ik of een kaart geblokkeerd is? Soms kan er een kaart geblokkeerd zijn. Bijvoorbeeld wanneer een UiTPAS-houder zijn kaart verloren is. Er verschijnt een melding die toont dat de kaart niet meer werkt. Je kan geen punten laten sparen, punten inruilen of kansentarief toekennen. Kan ik een UiTPAS deblokkeren? Nee. Als een kaart geblokkeerd is, is dit definitief. De persoon moet opnieuw worden geregistreerd. Verwijs door naar een registratiepunt Kansentarief toekennen Kan ik bij problemen checken of de UiTPAS-houder een kansentarief heeft? Ja, het voorlaatste cijfer van het kaartnummer op de UiTPAS geeft aan of de UiTPAS-houder een kansentarief heeft. 0 staat voor geen kansentarief en 1 staat voor kansentarief. In het online systeem kan je bekijken of het kansenstatuut nog geldig is. Ik heb een vermoeden van fraude. Contacteer ons via uitpas@[jouwgemeente].be of kansentarief@[jouwgemeente].be 6.3 Vragen over het beheer van de balietoepassing Aanmelden Waar vind ik het programma? Online is het programma te gebruiken via scholen.uitpas.be Ik kan niet aanmelden? Heb je de juiste gegevens gebruikt om je aan te melden? Je kan enkel aanmelden met je UiTID. Ga naar Ik ben mijn paswoord vergeten om een nieuw paswoord aan te vragen. Ik ben mijn paswoord vergeten Klik op Paswoord vergeten en volg verdere instructies. Medewerker registreren Ik kan geen medewerker registreren. Drie mogelijke oorzaken: (1) Je hebt niet voldoende rechten: Om een medewerker te kunnen registreren met je voldoende rechten hebben. Contacteer de beheerder via uitpas@[jouwgemeente].be of info@uitpas.be om je deze rechten toe te kennen. (2) Je hebt geen UiTID: Iedere medewerker moet een UiTID hebben. Vraag hem om zich te registreren op (3) Je hebt een fout adres ingetikt of de medewerker heeft het niet correct doorgegeven. 15/11/2017 UiTPAS informatiebundel voor scholen 19/19