HANDLEIDING SUBSIDIES PROJECTEN TER BEVORDERING VAN EEN GOEDE STUDIEKEUZE IN HET SECUNDAIR ONDERWIJS

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "HANDLEIDING SUBSIDIES PROJECTEN TER BEVORDERING VAN EEN GOEDE STUDIEKEUZE IN HET SECUNDAIR ONDERWIJS"

Transcriptie

1 HANDLEIDING SUBSIDIES PROJECTEN TER BEVORDERING VAN EEN GOEDE STUDIEKEUZE IN HET SECUNDAIR ONDERWIJS Waar moet ik op letten bij de aanvraag van een subsidie voor een nieuw project? Ik wil een aanvraag indienen voor een school die lager onderwijs aanbiedt. Wanneer kan dat? Ik wil een aanvraag indienen voor een school die secundair onderwijs aanbiedt. Wanneer kan dat? Ik wil een aanvraag indienen voor een scholengemeenschap. Wanneer kan dat? Ik wil een aanvraag indienen voor een samenwerkingsverband. Wanneer kan dat? Mijn school behoort tot een samenwerkingsverband dat een projectaanvraag indient. Mag ik ook nog zelf een projectaanvraag indienen? Mijn school behoort tot een scholengemeenschap die een projectaanvraag indient. Mag ik ook nog zelf een projectaanvraag indienen? Welke inhoud moet mijn project hebben? Wat bedoelen we met resultaten? Op welke doelgroep moet mijn project betrekking hebben? Kan mijn project beginnen in hetzelfde kalenderjaar waarin ik de aanvraag indien? Kan mijn project gespreid worden over twee schooljaren? Moet mijn project nieuw zijn of kan ik een bestaand project opnieuw indienen? Welk soort kosten mag ik voor deze subsidie voorleggen? Voor welke kosten mag je géén subsidie aanvragen? Wat zijn investeringskosten? Wat zijn werkingskosten? Kan ik de subsidie aanwenden voor de aanstelling van een personeelslid? Hoe stel ik de kostenraming op? Welk bedrag kan ik aanvragen? Mag ik cumuleren met andere subsidies? Hoe moet mijn projectaanvraag eruit zien? Moet ik steeds het ondernemingsnummer invullen op het aanvraagformulier? Wie mag de aanvraag ondertekenen Wanneer en hoe dien ik de aanvraag in? Hoe beslist de deputatie? Wanneer/hoe verneem ik de beslissing van de deputatie? Wanneer ontvang ik de subsidie? Waar moet ik op letten tijdens de uitvoering van het project? Mag ik tijdens de uitvoering wijzigingen aanbrengen aan het project? Het project kost uiteindelijk minder dan de toegekende subsidie. Mag ik met het niet-gebruikte geld andere kosten maken? Handleiding projecten ter bevordering van een goede studiekeuze pag. 1

2 30. Het project kost uiteindelijk minder dan de toegekende subsidie. Mag ik bij een verlenging het niet-gebruikte geld overdragen naar het vervolgproject? Moet ik de steun van de Provincie vermelden als ik over het project communiceer? Waar moet ik op letten als ik het project wil verlengen? Aan welke criteria moet mijn project voldoen als ik het wil verlengen? Wanneer kan ik een verlengingsaanvraag indienen? Ik wil het project verlengen. Is het voldoende dat ik mijn oorspronkelijk aanvraagformulier ongewijzigd opnieuw indien en verlenging aankruis? Waar moet ik op letten bij het einde van het project? Wanneer ontvang ik het saldo van 30% subsidie? Hoe maak ik een eindrapport op? Waar bezorg ik mijn eindrapport? Wanneer moet ik het eindrapport indienen? Ik heb nog niet alle facturen ontvangen. Mag ik een onvolledig eindrapport indienen? Moet ik de originele verantwoordingsstukken indienen of volstaat een kopie? Ik heb ook een eigen financiële inbreng gedaan in het project. Moet ik voor deze uitgaven ook verantwoordingsstukken indienen? Welke verantwoordingsstukken dien ik in? Heb ik altijd recht op het saldo van de subsidie? Handleiding projecten ter bevordering van een goede studiekeuze pag. 2

3 Waar moet ik op letten bij de aanvraag van een subsidie voor een nieuw project? 1. Ik wil een aanvraag indienen voor een school die lager onderwijs aanbiedt. Wanneer kan dat? Elke Oost-Vlaamse school die gewoon lager onderwijs aanbiedt, kan een aanvraag indienen op voorwaarde dat de school 20% regelmatige leerlingen telt die die voor minstens één kenmerk recht geven op SES lestijden. Een gemiddelde van 20% over alle kenmerken heen, geldt niet. Let wel: je project moet betrekking hebben op de leerlingen van de derde graad! Ook elke Oost-Vlaamse school die buitengewoon lager onderwijs aanbiedt kan een aanvraag indienen. Let wel: Je project moet betrekking hebben op de leerlingen van jaar. 2. Ik wil een aanvraag indienen voor een school die secundair onderwijs aanbiedt. Wanneer kan dat? Elke school die gewoon voltijds secundair onderwijs aanbiedt, kan een aanvraag indienen op volgende voorwaarde : De school telt minstens 20% regelmatige leerlingen die beantwoorden aan één van de leerlingenkenmerken zoals vermeld in artikel 242 1, 1 van het besluit van de Vlaamse regering van 17 december 2010 over de codificatie van het secundair onderwijs. Het gaat hier niet langer om GOK-leerlingen, maar om de leerlingenkenmerken voor de financiering en subsidiëring van de werking van de scholen. Ook elke school die opleidingsvormen 2 en/of 3 en/of 4 van het buitengewoon secundair onderwijs aanbiedt, kan een aanvraag indienen. Let wel: je project moet betrekking hebben op de leerlingen van de eerste graad van je secundaire school! Acties naar leerlingen uit hogere graden en/of naar leerlingen van een basisschool, komen in dit project niet voor subsidie in aanmerking. 3. Ik wil een aanvraag indienen voor een scholengemeenschap. Wanneer kan dat? Elke Oost-Vlaamse scholengemeenschap basisonderwijs kan een aanvraag indienen op voorwaarde dat minstens twee scholen 20% regelmatige leerlingen tellen die recht geven op SES lestijden. Elke Oost-Vlaamse scholengemeenschap secundair onderwijs kan een aanvraag indienen op volgende voorwaarde : Minstens twee scholen tellen minimum 20% regelmatige leerlingen die beantwoorden aan één van de leerlingenkenmerken zoals vermeld in artikel 242 1, 1 van het besluit van de Vlaamse regering van 17 december 2010 over de codificatie van het secundair onderwijs. Het gaat hier niet langer om GOK-leerlingen, maar om de leerlingenkenmerken voor de financiering en subsidiëring van de werking van de scholen. Handleiding projecten ter bevordering van een goede studiekeuze pag. 3

4 4. Ik wil een aanvraag indienen voor een samenwerkingsverband. Wanneer kan dat? Een samenwerkingsverband bestaat uit minstens twee Oost-Vlaamse scholen, eventueel aangevuld met de externe deskundigheid van één of meer verenigingen zonder winstoogmerk en/of publieke rechtspersonen. Een universiteit of hogeschool kan dus ook partner zijn in dit samenwerkingsverband. Een publieke rechtspersoon kan bijvoorbeeld een stad, gemeente, OCMW of intercommunale zijn. Een samenwerkingsverband kan bestaan uit scholen van gewoon en/of buitengewoon basisen/of scholen secundair voltijds onderwijs. Minstens twee van de deelnemende scholen moeten voldoen aan de voorwaarden voor individuele scholen (zie vragen 1 en 2 van deze handleiding). Van zodra er een basisschool bij het samenwerkingsverband betrokken is, moet het project betrekking hebben op leerlingen van de derde graad gewoon lager onderwijs en/of jarige leerlingen uit het buitengewoon onderwijs. Eventuele aanvullende acties naar de secundaire leerlingen uit het samenwerkingsverband, komen niet voor deze subsidie in aanmerking. Een vereniging moet haar hoofdzetel niet noodzakelijk in de provincie Oost-Vlaanderen hebben. Het project moet wel de studiekeuze bevorderen van leerlingen die in Oost-Vlaanderen school lopen. Een samenwerkingsverband kan een bestaand officieel samenwerkingsverband zijn, maar ook een samenwerkingsverband dat je specifiek voor het aangevraagde project opricht. De eindverantwoordelijke partner beheert het dossier en de subsidie. Dit kan elke partner zijn met uitzondering van een feitelijke vereniging. 5. Mijn school behoort tot een samenwerkingsverband dat een projectaanvraag indient. Mag ik ook nog zelf een projectaanvraag indienen? Ja, dat mag. Per projectperiode kan door dezelfde aanvrager één project worden ingediend. Of een individuele aanvrager ook deel uitmaakt van een samenwerkingsverband dat ook een aanvraag ingediend heeft, is van geen belang. Het gaat immers om een andere aanvrager : voor het ene project de individuele school, voor het andere project het samenwerkingsverband. 6. Mijn school behoort tot een scholengemeenschap die een projectaanvraag indient. Mag ik ook nog zelf een projectaanvraag indienen? Ja, dat mag. Per projectperiode kan door dezelfde aanvrager één project worden ingediend. Of een individuele aanvrager ook deel uitmaakt van een scholengemeenschap die ook een aanvraag ingediend heeft, is van geen belang. Het gaat immers om een andere aanvrager : voor het ene project de individuele school, voor het andere project de scholengemeenschap. Handleiding projecten ter bevordering van een goede studiekeuze pag. 4

5 7. Welke inhoud moet mijn project hebben? - Het project moet inhoudelijk aan volgende criteria voldoen : Het project moet gericht zijn op het verbeteren van het leer-en studietraject van de leerlingen en op een betere oriëntering van de leerlingen naar en in het secundair onderwijs. EN Het project moet de latere kansen van de leerlingen op de arbeidsmarkt of in het hoger onderwijs verbeteren. EN Het project moet gebaseerd zijn op de interesses en de talenten van de leerlingen. - De deputatie kan één of meerdere prioritaire accenten leggen, waarbij het project moet aansluiten. - Als meerdere projecten voor subsidie in aanmerking komen, gaat onze voorkeur naar : Projecten die goed ingebed zijn in een langetermijnvisie rond studiekeuze. Onze voorkeur gaat naar projecten die na de projectsubsidie een structurele plaats krijgen in de scholen. o Acties die de leerkrachten/de school versterken kunnen een indicatie zijn dat het project structureel in de school kan ingebed worden. Je moet de subsidie wel gebruiken om het team te versterken, vorming/coaching van individuele leraren kan niet met deze subsidies. In vraag 10 van het aanvraagformulier kan je ook professionelen als doelgroep van je project aanduiden. We verwachten dan wel dat je in vraag 13 van het formulier ook concretiseert met welke acties je deze doelgroep wilt bereiken. o Projecten waarin de school louter de externe service van een externe partner consumeert, hebben weinig kans op structurele inbedding. Onze voorkeur gaat naar projecten waarin de scholen zelf actief participeren, mee vorm geven aan het project (bijvoorbeeld door nieuwe tools af te toetsen aan een groep leerlingen, door deel te nemen aan een intervisiegroep, ) o Ook de inbreng van eigen financiële middelen kan een indicatie zijn dat de school werkt naar structurele inbedding van het project. Je kan deze eigen inbreng verduidelijken in de kostenraming van je aanvraagformulier. Je dient wel duidelijk te omschrijven over welke financiële inbreng het gaat (eigen werkingsmiddelen, bijdrage van de leerlingen, sponsoring van de school, ). o Op het aanvraagformulier kan je aangeven welke langere termijnplanning je met dit project hebt: welke acties deed je vroeger al binnen dit projectthema (vraag 9) en welke acties plan je na deze projectperiode (vraag 16)? Projecten die verspreidbaar zijn, dus als goed voorbeeld kunnen dienen voor andere scholen. o In vraag 10 van je aanvraagformulier kan je aangeven dat je acties ook bedoeld zijn om professionelen buiten je eigen school te ondersteunen. o Concrete producten zoals een handleiding, een draaiboek, lesmateriaal, kunnen een indicatie geven van de verspreidbaarheid van je project. Je kan deze producten in vraag 15 van je aanvraagformulier als projectresultaat beschrijven. o In vraag 13 van je aanvraagformulier moet je alle acties concreet beschrijven. Projecten die vernieuwend zijn, niet alleen voor jezelf als aanvrager, maar voor de hele onderwijssector. Handleiding projecten ter bevordering van een goede studiekeuze pag. 5

6 Projecten waarbij je ouders of andere opvoedingsverantwoordelijken betrekt. In vraag 10 van je aanvraagformulier kan je aangeven dat je acties ook bedoeld zijn om ouders/andere opvoedingsverantwoordelijken te ondersteunen. We verwachten dan dat je bij vraag 13 ook aangeeft met welke concrete acties je de ouders/opvoedingsverantwoordelijken wilt bereiken. Omdat het reglement geen verhoogde subsidiebedragen voor individuele begeleidingstrajecten meer toelaat, zijn de projecten bij voorkeur naar groepen leerlingen gericht (klasgroepen, themagroepen, ). Differentiatie binnen die groepen kan evenwel ondersteunend zijn op maat van de leerlingen. - Je project moet een afgebakend geheel zijn. - Welke acties komen wel / niet in aanmerking? (zie vraag 13 van het aanvraagformulier) De acties moeten een traject/proces vormen. Louter een opsomming van losse acties is onvoldoende. Subsidie vragen om bv. een methodiekenkoffer te ontwikkelen of een technieklokaal in te richten voldoen niet. Je moet aangeven hoe je de koffer, het technieklokaal methodisch zult inzetten om tot een betere uitstroom te komen. Als de subsidie gebruikt wordt om deskundigheid van een externe partner in te kopen, geven we de voorkeur aan scholen die actief met die deskundigheid aan de slag gaan. Scholen die het aanbod gewoon consumeren hebben minder kans op projectsubsidie. De acties moeten concreet zijn. Acties die louter het proces van het project aangeven (en dus voor elk project gelden), zijn onvoldoende: bv. een planning maken, tussentijds evalueren, het project bijsturen, Deze acties geven geen zicht op wat je precies met de subsidies gaat doen. Acties die te maken hebben met een vooronderzoek, kan je in de projectaanvraag omschrijven onder vragen 8 en 9. Onderzoeken of je een goed project hebt, moet je vooraf doen: je formuleert de concrete noden, stemt het aanbod van externe organisaties af op de partners, je gaat op zoek naar de engagementen van de partners,. 8. Wat bedoelen we met resultaten? Resultaten (zie vraag 15 van het aanvraagformulier) zijn de evalueerbare effecten die je volgend schooljaar van dit project verwacht. Het gaat dus NIET om de lange termijndoelen van je project. Je hoeft niet alle resultaten op te sommen. Je selecteert in je aanvraag max. 3 resultaten die je bij de verantwoording zult evalueren. Je mag zowel kwalitatief als kwantitatief evalueren. Bv. Resultaat : Minstens 5 leerkrachten proberen een methodiek uit in hun klas Kwantitatieve evaluatie : registratie van het aantal leerkrachten Bv. Resultaat : Het aantal ouders dat aanwezig is op de info-avond over studiekeuze stijgt Kwantitatieve evaluatie : vergelijking van het aantal aanwezigen Bv. Resultaat : de activiteiten rond studiekeuze helpen de leerlingen een goede en geïnformeerde keuze te maken Kwalitatieve evaluatie : via een bevraging bij de leerlingen wordt nagegaan of de activiteiten hun hielpen bij hun keuzeproces. Handleiding projecten ter bevordering van een goede studiekeuze pag. 6

7 9. Op welke doelgroep moet mijn project betrekking hebben? Vraag je een project aan vanuit een school voor lager onderwijs of vanuit een samenwerkingsverband waar een school voor lager onderwijs bij betrokken is? Dan moet je project betrekking hebben op leerlingen van de derde graad lager onderwijs. Gaat het om buitengewoon lager onderwijs, dan moet je project betrekking hebben op leerlingen van jaar. Vraag je een project aan vanuit een school voor secundair onderwijs of vanuit een samenwerkingsverband waar enkel secundaire scholen bij betrokken zijn? Dan moet je project betrekking hebben op de leerlingen van de eerste graad secundair. Acties naar de leerlingen van de lagere school mag je enkel in je project inbrengenkosten als je met die lagere school effectief een samenwerkingsverband aangaat. Acties die louter bedoeld zijn om promotie te voeren voor de eigen secundaire school, komen niet in aanmerking. Werk je aan een project in het buitengewoon secundair onderwijs, dan moet je project betrekking hebben op leerlingen van : - fase 1 in opleidingsvorm 2 of - het oriëntatiejaar in opleidingsvorm 3 of - de eerste graad in opleidingsvorm Kan mijn project beginnen in hetzelfde kalenderjaar waarin ik de aanvraag indien? Nee, dat kan niet. Je bezorgt ons je projectaanvraag uiterlijk op 25 oktober. De deputatie beslist over je aanvraag uiterlijk op 15 december. Het project kan pas starten na de beslissing van de deputatie en vanaf 1 januari van het volgende kalenderjaar. Het project eindigt ten laatste op 30 juni van hetzelfde schooljaar. Het duurt minimum 3 maanden. 11. Kan mijn project gespreid worden over twee schooljaren? Nee, dat kan niet. Je project eindigt ten laatste op 30 juni van hetzelfde schooljaar. Je kan wel twee maal verlenging aanvragen voor eenzelfde project. Meer informatie over verlenging vind je verder in deze handleiding. 12. Moet mijn project nieuw zijn of kan ik een bestaand project opnieuw indienen? Om in aanmerking te komen voor deze subsidie, moet je project voor je eigen school nieuw zijn: Het project kan al bestaan in een andere organisatie. Je moet in je aanvraag aangeven wat er voor jouw school vernieuwend is. Je moet het project vertalen op maat van je eigen school. Je mag wel twee maal verlenging vragen voor een bestaand project. De tweede maal wel enkel als je project voldoet aan minstens één van volgende extra criteria : - Je werkt aan de structurele inbedding van het project in je organisatie. - Je werkt aan de verspreidbaarheid van het project naar andere organisaties. (Meer info vind je verder in deze handleiding.) Handleiding projecten ter bevordering van een goede studiekeuze pag. 7

8 13. Welk soort kosten mag ik voor deze subsidie voorleggen? Je mag subsidie vragen voor zowel investeringskosten, personeelskosten als werkingskosten. Het aandeel van de investeringen bedraagt maximaal een kwart. Materiaalkosten kunnen nooit doel op zich zijn. Materiaal moet in functie zijn van de doelen van je project. (Bv. een STEM lokaal inrichten is geen doel op zich, uit je acties moet blijken wat je de stemkoffer gaat doen om de studiekeuze te bevorderen). 14. Voor welke kosten mag je géén subsidie aanvragen? - Je mag de subsidie uitsluitend gebruiken voor de financiering van dit project. - Je kan geen subsidie vragen ter vervanging van andere, reguliere financieringsbronnen (je kan bijvoorbeeld geen subsidie vragen voor basis educatief materiaal of voor basisvorming van leerkrachten). - Je kan de subsidie evenmin gebruiken voor de vergoeding van een personeelslid van een vzw die (voor dezelfde acties en naar dezelfde doelgroep) ook Vlaamse subsidie krijgt. - Je kan geen subsidie vragen voor overheadkosten: vb. telefoonkosten. 15. Wat zijn investeringskosten? Investeringskosten hebben betrekking op de aanschaf van investeringsgoederen. Dit zijn goederen met een zekere duurzame waarde, waardoor ze zich onderscheiden van verbruiksgoederen. Je mag geen subsidie vragen voor investeringskosten voor bouw- en verbouwingswerken, aankoop of huur van gebouwen, uitrusting van gebouwen en andere infrastructuur. Dit zijn immers kosten waarvoor je je reguliere financieringsbronnen moet aanspreken. (Je kunt bv. geen subsidie vragen voor de aankoop van een fotokopieermachine, basismeubilair, ) De investeringskosten mogen maximum 1/4 van de totaal gevraagde subsidie bedragen. 16. Wat zijn werkingskosten? Werkingskosten zijn bijvoorbeeld : - Verbruiksgoederen: verbruiksgoederen onderscheiden zich van investeringsgoederen door hun beperktere levensduur en lagere waarde (bijvoorbeeld klein bureaumateriaal, kranten, knutselmateriaal, ) - Vervoerskosten. 17. Kan ik de subsidie aanwenden voor de aanstelling van een personeelslid? Ja, dat kan. In principe gaat het om personeel dat nog niet in dienst is, of personeel dat voor de uitvoering van dit project uitbreiding van uren krijgt. Je moet dit in je verantwoording aantonen. Als je individuele personen betaalt, moet je wel een belasting fiche opmaken en afleveren. Dit geldt niet voor forfaitaire vrijwilligersvergoedingen. Handleiding projecten ter bevordering van een goede studiekeuze pag. 8

9 18. Hoe stel ik de kostenraming op? - Je kan enkel kosten aangeven als uit je acties blijkt hoe je die onkosten nodig hebt voor het project. Je kan bv geen 500,00 begroten voor de organisatie van een startmoment als dit startmoment niet in je acties aan bod komt. Als je bv 1 000,00 voor vorming begroot moet uit je acties blijken dat je globaal weet welke richting je met deze vorming uit wil (voor wie, welk thema, hoe lang, ). Je kan anders geen realistische begroting opmaken. We verwachten niet dat je op het moment van de aanvraag al over concrete offertes beschikt. Je kan tijdens het project nog wijzigingen doorvoeren, zowel inhoudelijk als financieel. Je moet deze wijzigingen wel vooraf ter goedkeuring aan de directie Onderwijs & Vorming voorleggen (zie ook vraag 28 van deze handleiding). - Je moet je kosten zo concreet mogelijk ramen ,00 administratiekosten is bv. onvoldoende. - Je dient correcte gegevens in. Bij misbruik kan de deputatie beslissen om de toegekende subsidie geheel of gedeeltelijk terug te vorderen. Misbruik kan je ook uitsluiten van toekomstige subsidies van de Provincie Oost-Vlaanderen. - Heb je naast de subsidie van de Provincie nog andere inkomsten voor dit project, bv. andere subsidies of eigen inbreng? Deze kunnen een rol spelen bij de toekenning van de subsidie. Je moet deze inkomsten ook in je raming opnemen. - Een subsidie is bedoeld om een tekort in een project op te vangen. Je project mag vanzelfsprekend niet winstgevend zijn : de totale inkomsten mogen niet hoger zijn dan de uitgaven. Als je een eindproduct wilt verkopen (bv. een didactisch pakket, een draaiboek, ) vragen wij een redelijke prijszetting voor de Oost-Vlaamse scholen. Je moet alle inkomsten in je aanvraag vermelden. 19. Welk bedrag kan ik aanvragen? Als individuele school kan je per project maximum 3 000,00 aanvragen. Als samenwerkingsverband of scholengemeenschap kan je per project maximum 5 000,00 aanvragen. Handleiding projecten ter bevordering van een goede studiekeuze pag. 9

10 20. Mag ik cumuleren met andere subsidies? Je mag deze subsidie niet cumuleren met een andere subsidie van de Provincie, noch van de Vlaamse Gemeenschap. Je mag wel cumuleren met een projectsubsidie van een andere overheid. Je kan de subsidie niet gebruiken voor de vergoeding van een personeelslid van een vzw die (voor dezelfde acties en naar dezelfde doelgroep) ook Vlaamse subsidie krijgt. Een subsidie is bedoeld om een tekort in een project op te vangen. Het project mag vanzelfsprekend niet winstgevend zijn : de inkomsten mogen niet hoger zijn dan de uitgaven! 21. Hoe moet mijn projectaanvraag eruit zien? Je gebruikt voor de aanvraag enkel het standaard aanvraagformulier op de website. Je kan meer toelichting eventueel in een bijlage toevoegen. 22. Moet ik steeds het ondernemingsnummer invullen op het aanvraagformulier? Ja, behalve als het om een scholengemeenschap zonder rechtspersoonlijkheid gaat. Bij een samenwerkingsverband gelden de regels voor de (eindverantwoordelijke) partner die de aanvraag indient. 23. Wie mag de aanvraag ondertekenen? - De directeur ondertekent de aanvraag van een school. De contactpersoon kan natuurlijk iemand anders zijn. - De coördinerend directeur ondertekent de aanvraag van een scholengemeenschap. - Voor de aanvraag van een samenwerkingsverband gelden de regels voor de eindverantwoordelijke partner. Je verzamelt daarnaast ook alle handtekeningen van de personen die de andere partners kunnen verbinden. De aanvraag van een VZW/openbaar bestuur wordt ondertekend door diegene die de VZW/openbaar bestuur juridisch kan verbinden. Dit zijn eventueel meerdere personen. Een feitelijke vereniging kan voor deze projecten geen eindverantwoordelijke zijn van een samenwerkingsverband! 24. Wanneer en hoe dien ik de aanvraag in? Je gebruikt enkel het standaardformulier op de website. Tegen uiterlijk 25 oktober bezorg je een gehandtekende versie van dit formulier: - Bij voorkeur mail je het formulier door naar - Ofwel geef je het formulier tijdens de kantooruren persoonlijk af aan het onthaal van PAC Het Zuid (Woodrow Wilsonplein 2, 9000 Gent) en dit ter attentie van deputatie van de Provincie Oost-Vlaanderen, directie Onderwijs & Vorming. - Ofwel stuur je het formulier met de post op naar bovenstaand adres. De poststempel, datum of de datum van het ontvangstbewijs geldt als bewijs. Handleiding projecten ter bevordering van een goede studiekeuze pag. 10

11 25. Hoe beslist de deputatie? De deputatie beslist - op basis van de subsidiecriteria; - op advies van de directie Onderwijs & Vorming: - bij een verlenging ook op basis van het eindrapport van de vorige projecttermijn. 26. Wanneer/hoe verneem ik de beslissing van de deputatie? De deputatie beslist uiterlijk op 15 december. Binnen de week na de beslissing van de deputatie brengen wij je per brief op de hoogte. 27. Wanneer ontvang ik de subsidie? Na de beslissing van de deputatie en voor 31 januari ontvangt je een eerste schijf van 70% van de subsidie. Het saldo van 30% ontvang je na afloop van het project op basis van je eindrapport. Handleiding projecten ter bevordering van een goede studiekeuze pag. 11

12 Waar moet ik op letten tijdens de uitvoering van het project? 28. Mag ik tijdens de uitvoering wijzigingen aanbrengen aan het project? Soms blijkt bij de uitvoering van een project dat je bepaalde zaken moeilijk kunt uitvoeren. Als je bepaalde zaken wilt wijzigen, vraag je vooraf toestemming via mail aan Je krijgt zo snel mogelijk antwoord. Als je geen toestemming vraagt, kan het saldo geheel of gedeeltelijk ingetrokken worden. Als de uitgave het saldo overschrijdt, kan de subsidie zelfs geheel of gedeeltelijk teruggevorderd worden. Het kan zijn dat de deputatie je in de brief informeerde dat je de subsidie niet mag gebruiken voor bepaalde uitgaven. Een aanvraag tot wijziging heeft nooit betrekking op deze uitgaven. 29. Het project kost uiteindelijk minder dan de toegekende subsidie. Mag ik met het niet-gebruikte geld andere kosten maken? Je moet deze vraag voorleggen aan 30. Het project kost uiteindelijk minder dan de toegekende subsidie. Mag ik bij een verlenging het niet-gebruikte geld overdragen naar het vervolgproject? Neen, bij projectsubsidies is reservevorming niet toegestaan. Het niet-gebruikte geld kan je nooit overdragen naar een vervolgproject. 31. Moet ik de steun van de Provincie vermelden als ik over het project communiceer? Je moet de samenwerking met de Provincie altijd vermelden als je over het project communiceert. Dit zowel tijdens als na afronding van het project. Handleiding projecten ter bevordering van een goede studiekeuze pag. 12

13 Waar moet ik op letten als ik het project wil verlengen? 32. Aan welke criteria moet mijn project voldoen als ik het wil verlengen? Een verlengd project moet niet vernieuwend zijn. Het moet wel voldoen aan alle andere criteria die ook voor nieuwe projecten gelden : de doelgroep, de doelen en de duurtijd moeten voldoen aan de richtlijnen uit deze handleiding. Voor een tweede verlenging moet het project daarenboven voldoen aan minstens één van volgende extra criteria : - Je werkt aan de structurele inbedding van het project in je organisatie. Acties die de leerkrachten/de school versterken kunnen een indicatie zijn dat het project structureel in de school kan ingebed worden. Je moet de subsidie wel gebruiken om het team te versterken, vorming/coaching van individuele leraren kan niet met deze subsidies. In vraag 10 van het aanvraagformulier kan je de professionelen als doelgroep van je project aanduiden. We verwachten dan wel dat je in vraag 13 van het formulier ook concretiseert met welke acties je deze doelgroepen wilt bereiken. Projecten waarin de school louter de externe service van een externe partner consumeert, hebben weinig kans op structurele inbedding. Onze voorkeur gaat naar projecten waarin de scholen zelf actief participeren, mee vorm geven aan het project (bijvoorbeeld door nieuwe tools af te toetsen aan een groep leerlingen, door deel te nemen aan een intervisiegroep, ). Ook de inbreng van eigen financiële middelen kan een indicatie zijn dat de school werkt naar structurele inbedding van het project. Je kan deze eigen inbreng verduidelijken in de kostenraming van je aanvraagformulier. Je dient wel duidelijk te omschrijven over welke financiële inbreng het gaat (eigen werkingsmiddelen, bijdrage van de leerlingen, sponsoring van de school, ). Op het aanvraagformulier kan je aangeven welke langere termijnplanning je met dit project hebt: welke acties deed je vroeger al binnen dit projectthema (vraag 9) en welke acties plan je na deze projectperiode (vraag 16 van het aanvraagformulier). - Je werkt aan de verspreidbaarheid van het project naar andere organisaties. In vraag 10 van je aanvraagformulier kan je aangeven dat je acties ook bedoeld zijn om professionelen buiten je eigen school te ondersteunen. Concrete producten zoals een handleiding, een draaiboek, lesmateriaal, kunnen een indicatie geven van de verspreidbaarheid van je project. Je kan deze producten in vraag 15 van je aanvraagformulier als projectresultaat beschrijven. In vraag 13 van je aanvraagformulier kan je alle acties concreet beschrijven. Handleiding projecten ter bevordering van een goede studiekeuze pag. 13

14 33. Wanneer kan ik een verlengingsaanvraag indienen? Je dient de verlengingsaanvraag op dezelfde manier en datum in als een nieuwe aanvraag. Als je op het moment van de eerste aanvraag al overweegt om verlenging aan te vragen, dien je onmiddellijk bij de eerste aanvraag een langetermijnplanning in (vraag 16 van het aanvraagformulier). Op die manier teken je het project over een langere periode uit. Je kan ook in de loop van het traject nog beslissen om verlenging aan te vragen. 34. Ik wil het project verlengen. Is het voldoende dat ik mijn oorspronkelijk aanvraagformulier ongewijzigd opnieuw indien en verlenging aankruis? Nee, dit is niet voldoende. Het is mogelijk dat je doelen ongewijzigd blijven, maar de concrete acties en kostenraming moet je altijd actualiseren. Wij beoordelen je verlengingsaanvraag o.a. op basis van het eindrapport van de vorige periode. We verwachten dat de nieuwe aanvraag is afgestemd op de resultaten van dit eindrapport. Meer info over het eindrapport vind je verder in deze handleiding. In elk geval gebruik je voor een verlengingsaanvraag enkel het standaard aanvraagformulier op de website. Handleiding projecten ter bevordering van een goede studiekeuze pag. 14

15 Waar moet ik op letten bij het einde van het project? 35. Wanneer ontvang ik het saldo van 30% subsidie? Je ontvangt dit saldo nadat het eindrapport is ingediend. Dit eindrapport moet uiterlijk drie maanden na afloop van het project in ons bezit zijn. Het eindrapport bevat uit een inhoudelijke en financiële verantwoording met kopieën van alle uitgaven. Als uit de financiële verantwoording blijkt dat je nog recht hebt op het saldo (of een deel ervan), wordt het saldo uitbetaald. 36. Hoe maak ik een eindrapport op? Voor het eindrapport gebruik je uitsluitend het standaardformulier op de website. Het eindrapport bevat een inhoudelijke en financiële verantwoording met kopieën van alle betalingsbewijzen. Het kan zijn dat de deputatie om een bijkomend engagement gevraagd heeft. Je vindt deze vraag in de brief waarin de deputatie haar beslissing meedeelde. In dit geval moet je in je eindrapport vermelden wat je met deze vraag gedaan hebt. 37. Waar bezorg ik mijn eindrapport? Je bezorgt een gehandtekende versie van het formulier op de website : - Bij voorkeur mail je het formulier door naar - Ofwel geef je het formulier tijdens de kantooruren persoonlijk af aan het onthaal van PAC Het Zuid (Woodrow Wilsonplein 2, 9000 Gent) en dit ter attentie van deputatie van de Provincie Oost-Vlaanderen, directie Onderwijs & Vorming. - Ofwel stuur je het formulier met de post op naar bovenstaand adres. De poststempel, datum of de datum van het ontvangstbewijs geldt als bewijs. 38. Wanneer moet ik het eindrapport indienen? Het eindrapport moet binnen zijn tegen uiterlijk drie maanden na het einde van je project. 39. Ik heb nog niet alle facturen ontvangen. Mag ik een onvolledig eindrapport indienen? Als er nog facturen ontbreken, vraag je uitstel van het eindrapport via mail 40. Moet ik de originele verantwoordingsstukken indienen of volstaat een kopie? Een kopie volstaat. Handleiding projecten ter bevordering van een goede studiekeuze pag. 15

16 41. Ik heb ook een eigen financiële inbreng gedaan in het project. Moet ik voor deze uitgaven ook verantwoordingsstukken indienen? Ja, je moet alle uitgaven van het project verantwoorden. 42. Welke verantwoordingsstukken dien ik in? Voor alle uitgaven van het project dien je verantwoordingsstukken in. - Je krijgt geen subsidie voor overheadkosten en infrastructuurkosten. - Met de verantwoordingsstukken toon je duidelijk aan wat je met de uitgave deed. De stukken moeten aantonen dat de betaalde diensten wel degelijk gepresteerd werden. - Bestelbonnen komen niet in aanmerking. Facturen, schuldvorderingen, aankoopbonnen, kastickets, vervoertickets komen wel in aanmerking. - Het is niet de bedoeling dat de subsidie gebruikt wordt om niet-officiële betalingen te doen. - Vrijwilligersonkosten kan je op twee manieren voorleggen : Je betaalt de vrijwilliger de reële kosten terug Je betaalt de vrijwilliger een forfaitaire vergoeding. Als een vrijwilliger kiest voor een forfaitaire vergoeding, moet de schuldvordering de volgende verklaring op eer bevatten : De heer/mevrouw. verklaart in eer en geweten dat hij/zij tijdens het lopend belastbaar tijdperk niet meer zal ontvangen dan de wettelijk vastgestelde maxima, ongeacht de plaats van uitvoering. - Verloning van individuele personen verantwoord je met loonfiches of loonstaten. Je moet ook aantonen dat de uren gepresteerd werden in toegevoegde tijd. - Enkel de kosten die door een personeelslid/vrijwilliger voorgeschoten werden, kun je contant terugbetalen. Je verantwoordt dit aan de hand van kastickets. Alle andere kosten betaal je via overschrijving die je verantwoordt met een schuldvordering. 43. Heb ik altijd recht op het saldo van de subsidie? Een subsidie is bedoeld om een tekort bij een project op te vangen. Het project mag niet winstgevend zijn. De inkomsten mogen dus niet groter zijn dan de uitgaven. Het saldo van de subsidie wordt dus pas uitbetaald als hierdoor geen positief saldo ontstaat. In dit geval kan zelfs een gedeelte van de eerste schijf van de subsidie teruggevorderd worden. Voor uitgaven die anders zijn dan wat je in de raming hebt voorgelegd, moet je vooraf toestemming vragen. Je kan dit doen via mail aan Zonder toestemming kan het saldo geheel of gedeeltelijk ingetrokken worden. Als de uitgave het saldo overschrijdt, kan de subsidie zelfs geheel of gedeeltelijk teruggevorderd worden. Handleiding projecten ter bevordering van een goede studiekeuze pag. 16

17 Ook als je gegevens indient die niet correct zijn, kan de subsidie geheel of gedeeltelijk teruggevorderd worden. Handleiding projecten ter bevordering van een goede studiekeuze pag. 17