Besluit Zitting van 15 juni 2021 Afdeling sociaal en vrije tijd - vrije tijd - Vrije tijd. Getekend door

Transcriptie

1 Gemeenteraad Besluit Zitting van 15 juni 2021 Afdeling sociaal en vrije tijd - vrije tijd - Vrije tijd Getekend door 22 Subsidiereglement voor partnerverenigingen UiTPAS Nijlen Samenstelling: Aanwezig: de heer Ferdi Heylen, voorzitter; de heer Paul Verbeeck, burgemeester; de heer Bert Celis, schepen; mevrouw Griet Van Olmen, schepen; de heer Luc Luyten, schepen; de heer Paul Laurijssen, schepen; de heer Tom Covens, schepen; mevrouw Lien Du Four, schepen; de heer Leo Verelst, raadslid; mevrouw Ingrid Van Wunsel, raadslid; de heer Johan Van Dessel, raadslid; de heer Andre Marien, raadslid; mevrouw Inge Schoovaerts, raadslid; mevrouw Dorien Van Assche, raadslid; de heer Jan Verbraecken, raadslid; mevrouw Ymke Govaerts, raadslid; mevrouw Julie Van Roey, raadslid; de heer Jonas Verwimp, raadslid; mevrouw Charlotte Op de Beeck, raadslid; de heer Jef De bruyn, raadslid; de heer Victor De Groof, raadslid; mevrouw Els Herremans, raadslid; mevrouw Manuela Verbist, raadslid; de heer Stijn Lemmens, raadslid; de heer Simon Kenens, raadslid; mevrouw Annelies Van Looy; mevrouw Iris Mulkens, algemeen directeur Verontschuldigd: de heer Joris De Bondt, raadslid Beschrijving 1/8

2 Aanleiding en context Het Lokaal Netwerk Vrijetijdsparticipatie voor mensen in armoede onderzocht de mogelijkheid om UiTPAS te verwerken in de huidige subsidiereglementen. Het is echter niet aangewezen om dit te verwerken in de huidige subsidiereglementen omdat: 1. De verschillende subsidiereglementen met betrekking tot erkende verenigingen op een verschillende manier zijn opgebouwd en een andere puntentelling hanteren. Daarom is het moeilijk om voor de verschillende verenigingen een uniform systeem te implementeren in de reeds bestaande subsidiereglementen. 2. De reeds voorziene subsidiebedragen geen ruimte hebben om een deel voor te behouden voor UiTPAS. Indien we dit wel in de huidige reglementen en ook binnen de huidige budgetten voorzien, kunnen verenigingen dit zien als een deel dat 'afgesnoept' wordt van waar zij eigenlijk recht op hebben en zal er weerstand komen vanuit de verenigingen. Op deze manier zal UiTPAS al bij aanvang negatief geassocieerd worden door de verenigingen en dat moet vermeden worden. 3. Stel dat de UiTPASsubsidie geïntegreerd zou zijn in de reeds bestaande reglementen, moeten alle reglementen herbekeken worden en opnieuw ter goedkeuring voorgelegd worden, wanneer er iets wijzigt aan de UiTPASsubsidie. Er worden dan meerdere personen administratief belast bij het herbekijken van dit reglement, terwijl nu het reglement kan opgevolgd worden door één bevoegde ambtenaar. 4. Ook betreffende de aanvraag is het een vereenvoudiging om te werken met een apart reglement voor een UiTPASsubsidie. Om in aanmerking te komen voor de subsidie hoeven de verenigingen dus geen extra administratie te verrichten omdat alles geregistreerd en geraadpleegd kan worden in de UiTPASsoftware (het gebruik van de software is op zich al een extra administratie voor de verenigingen, werken met extra regels in de huidige subsidieaanvragen zou alleen maar meer administratie betekenen). Het verwerken van de verschillende aanvragen gebeurt door één en dezelfde ambtenaar als diegene die het subsidiereglement opvolgt, zoals ook in punt 3 werd omschreven. Het Lokaal Netwerk is echter van mening dat een extra stimulans moeten worden voorzien om verenigingen te stimuleren om UiTPASpartner te worden. Daarom stelt het Lokaal Netwerk voor om een afzonderlijk subsidiereglement op te stellen in het kader van UiTPAS voor verenigingen die partner worden en hiervoor een deel van het budget van het Lokaal Netwerk te voorzien. Juridische grond Artikel 40 en 41 Decreet lokaal bestuur van 22 december Zoals reeds opgenomen in het 'reglement subsidie UiTPAS' komen enkel erkende verenigingen in aanmerking die reeds een partnerovereenkomst voor UiTPAS Nijlen met gemeente Nijlen afgesloten hebben. Verenigingen dienen zich bijgevolg te houden aan de voorwaarden uit de overeenkomst om blijvend in aanmerking te komen voor de subsidie. Wanneer een overeenkomst verbroken wordt, kan de vereniging geen aanspraak meer maken op de subsidie. Jaarlijks zal er tevens ook een controle gebeuren om te bekijken of een vereniging die UiTPASpartner is, nog steeds erkend is. Fasering Tot op heden werden er nog geen verenigen aangetrokken om UiTPASpartner te worden. Zodra het subsidiereglement goedgekeurd wordt, is het de bedoeling om hiervoor het verdere jaar nog actief op in te zetten. Subsidiereglement voor partnerverenigingen UiTPAS Nijlen - Goedkeuring 2/8

3 Ideaal gezien stappen er nu in juni toch al enkele verenigingen in zodat zij meteen met UiTPAS kunnen werken met de inschrijvingen voor het nieuwe werkjaar. Zodra het reglement wordt goedgekeurd kan er op de website ook een partnerluik aangemaakt worden waar alle info voor wie partner is of wilt worden terug te vinden is. Het reglement kan ook hier gepubliceerd worden. Daarnaast voorziet de klantenadviseur doelgroepen nog tools voor de verenigingen die ook op de website geplaatst kunnen worden: bijvoorbeeld een formulier dat gebruikt kan worden door verenigingen voor het uitreiken van vouchernummers, een aanmeldformulier bij interesse, links naar tutorials voor het werken met de UiTPASsoftware... Argumentatie De uitwerking van een reglement subsidie UiTPAS werd ondertussen meer dan een jaar geleden opgestart. De reden zoals ook reeds omschreven bij de aanleiding is dat een UiTPASsubsidie bij voorkeur niet geïntegreerd wordt in de bestaande subsidiereglementen. Het reglement subsidie UiTPAS kan goedgekeurd worden omdat: 1. Het Lokaal Netwerk Vrijetijdsparticipatie voor mensen in armoede adviseert om een subsidie te voorzien op basis van de volgende argumenten: Verenigingen aanmoedigen en de drempel te verlagen om partner te worden van UiTPAS Nijlen, gezien de verenigingen zich zowel financieel als administratief moeten inzetten. We waardering willen tonen wanneer een vereniging zich wil inzetten om partner te worden van UiTPAS Nijlen en zich dus sociaal wil engageren. Verenigingen kunnen moeilijk inschatten wat er op hen gaat afkomen, zo kunnen zij moeilijk inschatten hoeveel kansentarieven zij zullen gaan toekennen en wat de financiële gevolgen zullen zijn. Met de subsidie kan er toch nog een kleine extra financiële steun voorzien worden, wanneer een partner tickets of lidmaatschappen verkoopt aan kansentarief. Verenigingen moeten ook aangemoedigd worden om omruilvoordelen aan te bieden, de omruilvoordelen maken immers dat UiTPAS een succes wordt voor het ruime publiek. 2. De subsidie opgebouwd is op basis van een puntensysteem, verenigingen kunnen enkel punten verwerven indien zij effectief bijdragen aan het succes van UiTPAS. Volgende voorwaarden kunnen punten opleveren: Aantal leden die een UiTPAS hebben en ingeschreven werden met kansentarief; Aantal personen die met UiTPAS een ticket, met een basisprijs hoger dan 50 euro, kochten aan kansentarief voor activiteiten boven op het lidmaatschap (vb. uitstap) of voor publiek toegankelijke activiteiten (vb. tentoonstelling); Aantal aangeboden omruilvoordelen; Partner worden van UiTPAS Nijlen; 5 jaar (of een veelvoud van) partner zijn van UiTPAS Nijlen; Aangebrachte pashouders: Een vereniging kan leden aanmoedigen om een UiTPAS te kopen. Ze kunnen hiervoor vouchernummers uitreiken die de leden moeten tonen aan de verkoopbalie wanneer ze een pas kopen. De bovenste 3 voorwaarden zijn uiterst belangrijk om op te nemen in het reglement. Deze zijn namelijk gebaseerd op het fundament van UiTPAS. De onderste 3 voorwaarden krijgen minder gewicht doordat ze slechts éénmalig, om de 5 jaar worden toegekend of zeer laag zijn in puntenaantal. De laatste 3 voorwaarden staan vooral in het teken van aanmoediging en waardering. 3. Er werd reeds een heel traject afgelegd om het reglement (in bijlage van dit besluit) vorm te geven. Verschillende voorstellen werden bekeken. Van het reglement in bijlage werden ook de verschillende voorwaarden, hierboven opgesomd en de manier waarop deze gequoteerd zouden Subsidiereglement voor partnerverenigingen UiTPAS Nijlen - Goedkeuring 3/8

4 kunnen worden, uitvoerig besproken. Het reglement in bijlage is zo opgesteld dat het een minimale administratie vergt vanuit de verenigingen, maar dat ook de opvolging door de bevoegde ambtenaar haalbaar is. Daarbovenop is er gekozen voor een systeem dat niet te ingewikkeld wordt en dus makkelijk te begrijpen is door zowel collega's als de verenigingen. Dit maakt dat er bewust gekozen werd voor werking van de UiTPASsubsidie zoals omschreven in het reglement in bijlage. 4. Er is voldoende budget voorzien om ongeveer 20 verenigingen (bij voldoende verworven punten) een jaarlijkse subsidie toe te kennen van 125,00 euro. Er werd gekozen om een vast bedrag te koppelen aan 35 verworven punten en niet voor een vaste subsidiepot die vervolgens verdeeld wordt onder het aantal verworven punten. Werken met een subsidiepot zou garanderen dat elke vereniging jaarlijks een subsidie krijgt (wat nu niet zo is), maar de uitgereikte bedragen worden dan te sterk beïnvloed door de verschillende voorwaarden waar punten mee verdiend kunnen worden en ook het aantal verenigingen dat partner wordt. Vooral dit laatste zal niet stabiel blijven en hopelijk de komende 2 jaar in stijgende lijn gaan. Een vereniging die als eerste partner wordt, zou op die manier in het begin een veel te hoge subsidie krijgen in verhouding met wat bijgedragen werd aan UiTPAS en zou bijgevolg ook jaar na jaar het subsidiebedrag aanzienlijk zien verkleinen. Een vereniging die later instapt heeft bovendien een veel minder aantrekkelijke subsidie dan de vereniging die van bij het begin instapte. Dit alles leek niet fair ten aanzien van de verenigingen. Door te kiezen voor een vast bedrag gekoppeld aan 35 punten, lopen we het risico dat het voorziene budget overschreden wordt. Ook hier werd rekening mee gehouden door een realistische inschatting te maken en nog ruimte over te houden in de voorziene raming (zie ook bijlage). Bovendien komen we door te kiezen voor een vast bedrag gekoppeld aan 35 punten, tot een eerlijke toekenning van subsidies die tevens in verhouding staan met wat een vereniging bijdraagt tot UiTPAS. Heeft een vereniging geen subsidie dan heeft ze slechts weinig bijgedragen, heeft een vereniging een dubbele subsidie (want dat kan ook) dan heeft deze vereniging net heel veel bijgedragen en dit ook steeds in verhouding met de grootte van de vereniging. Financiële en beleidsinformatie Financiële informatie Volgende kostenramingen hebben betrekking tot de terugbetalingen van 40% van verkochte tickets aan kansentarief bij UiTPASpartners en tot het uitkeren van subsidies in het kader van UiTPAS en beschikken (ook voor de komende jaren - tot 2025) over voldoende ruimte om een UiTPASsubsidie toe te kennen aan erkende verenigingen die UiTPASpartner zijn. MJP000677, AC000072,Toegestane werkingssubsidies - verenigingen en particulieren,1707, MJP000674,AC000072,Toegestane werkingssubsidies - verenigingen en particulieren,10440, Na 2025 is er heel wat praktijkervaring en kunnen de ramingen aangepast worden aan de praktijk voor de komende legislatuur. Op basis van bovenstaande ramingen wordt er jaarlijks minstens euro voorbehouden voor het uitkeren van een UiTPASsubsidie aan erkende verenigingen. Er is een beperkte ruimte voorzien voor wanneer de werkelijke praktijk afwijkt van de inschattingen. Zie bijlage. Subsidiereglement voor partnerverenigingen UiTPAS Nijlen - Goedkeuring 4/8

5 Beleidsinformatie Het subsidiereglement werd reeds uitvoerig besproken. De aanzet werd gegeven in het Lokaal Netwerk Vrijetijdsparticipatie voor mensen in armoede in het voorjaar van Het lokaal netwerk wordt opgevolgd door schepen Lien Du Four. Hierop volgden verschillende gesprekken over de uitwerking met de bevoegde ambtenaren die in contact staan met de verenigingen (sport, cultuur, jeugd en senioren). Er werd advies ingewonnen bij Publiq in verband met de voorwaarden die belangrijk zijn om mee op te nemen in het reglement. Het reglement kreeg verder vorm in overlegmomenten op 28 januari,16 maart en 27 april van afdeling vrije tijd, waarbij schepenen Lien Du Four, Tom Covens en Luc Luyten betrokken werden bij de laatste 2. Op 4 mei 2021 werd het reglement nog een laatste keer overlopen met dezelfde schepenen. Stemming op het besluit Goedgekeurd door de gemeenteraad met unanimiteit Besluit Artikel 1 De gemeenteraad keurt het 'reglement subsidie UiTPAS' goed. Bijlagen 1. Subsidiereglement UiTPAS.pdf Subsidiereglement voor partnerverenigingen UiTPAS Nijlen - Goedkeuring 5/8

6 Subsidiereglement UiTPAS ARTIKEL 1. ALGEMENE BEPALINGEN Dit reglement is van toepassing binnen het vrijetijdsbeleid van het lokaal bestuur Nijlen. Het reglement geldt voor alle erkende Nijlense verenigingen die UiTPASpartner* van UiTPAS Nijlen zijn. *UiTPASpartner: Pashouders kunnen UiTpunten sparen bij deelname aan activiteiten in je organisatie. Pashouders met voldoende punten kunnen bij UiTPASpartners die dat willen hun punten inwisselen voor een omruilvoordeel. UiTPASpartner worden betekent ook het toekennen van kansentarief volgens de solidaire kostenverdeling. Dit houdt in dat de persoon met kansenstatuut 80% korting krijgt bij een ticket of lidmaatschap. Van deze 80% wordt de helft aan de organisatie terugbetaald door gemeente Nijlen. ARTIKEL 2. DOEL Met het reglement subsidie UiTPAS wil het lokaal bestuur, binnen de voorziene budgetten, een subsidie geven aan erkende verenigingen die partner worden van UiTPAS Nijlen. Aansluiten als partner van UiTPAS Nijlen gebeurt door het afsluiten van een overeenkomst tussen de vereniging en het lokaal bestuur. ARTIKEL 3. SUBSIDIEVOORWAARDEN & SUBSIDIEBEDRAG Voorwaarden Een vereniging kan een subsidie ontvangen indien voldaan is aan volgende voorwaarden: 1. De vereniging past de voorwaarden toe die zijn opgenomen in de UiTPAS-overeenkomst tussen de vereniging en lokaal bestuur Nijlen. 2. De vereniging maakt gebruik van de UiTPASsoftware voor het registreren van elke verrichting in het kader van UiTPAS. Puntenverdeling Aan de hand van de registraties in de software worden er jaarlijks op basis van de situatie op 30 juni, punten toegekend. De onderstaande voorwaarden leveren punten op: elk ingeschreven lid met kansenstatuut: 4 punten elk aangeboden omruilvoordeel vanaf 1 juli van het vorige jaar tot en met 30 juni van het huidige jaar: 6 punten elke deelname van iemand met kansenstatuut aan activiteiten, bijkomend of los van een lidmaatschap (uitstap, tentoonstelling, kamp, ), met een ticketprijs boven 50 euro: 4 punten aansluiting als partner bij UiTPAS Nijlen: 10 punten 5 jaar (en elk volgend veelvoud van 5) partner zijn van UiTPAS Nijlen: 6 punten elke door de vereniging aangebrachte pashouder (niet automatisch, zie ook artikel 4 procedure): 0,15 punten 1 Subsidiereglement voor partnerverenigingen UiTPAS Nijlen - Goedkeuring 6/8

7 Subsidiereglement UiTPAS Subsidiebedrag Een vereniging kan punten verzamelen van 1 juli van het vorige jaar tot en met 30 juni van het huidige jaar. Voor elke 35 punten die verzameld zijn op 30 juni, ontvangt de vereniging een subsidie van 125. De punten (35 of een veelvoud van) waarvoor een subsidie werd uitgereikt, gaan van het totaal puntensaldo. Het restsaldo wordt meegenomen naar het volgende jaar en gaat dus niet verloren. ARTIKEL 4. PROCEDURE Aanvraag Verenigingen die UiTPASpartner zijn krijgen automatisch (met uitzondering van de voorwaarde aangebrachte pashouders ) subsidies toegekend indien ze correct gebruik maken van de UiTPASsoftware en hoeven dus geen aanvraag te doen. Om punten te bekomen voor aangebrachte pashouders, kan de vereniging vouchernummers verkrijgen. Een vereniging die instapt in het UiTPASprogramma heeft recht op evenveel vouchernummers als het aantal ingeschreven leden. De daaropvolgende jaren heeft de vereniging recht op evenveel vouchernummers als het aantal nieuw ingeschreven leden. De vereniging vraagt zelf het aantal gewenste vouchernummers aan door een mail te sturen naar uitpas@nijlen.be. De vereniging dient hiervoor geen bewijsstuk te bezorgen, maar moet dit wel kunnen voorleggen als hier naar gevraagd wordt door de verantwoordelijke ambtenaar. De vereniging staat zelf in voor het verspreiden van de vouchernummers bij de leden. De nummers zijn uniek en slechts éénmaal bruikbaar. Bij aankoop van een UiTPAS Nijlen tonen de leden hun nummer bij de verkoopbalie. Aan de hand van de door de verkoopbalie ingevoerde nummers, kan de verantwoordelijke ambtenaar in de software raadplegen hoeveel pashouders er werden aangebracht door de verschillende UiTPASpartners. Op het behandelmoment nl. 30 juni van elk kalenderjaar, wordt de UiTPASsoftware geraadpleegd door de verantwoordelijke ambtenaar van lokaal bestuur Nijlen om het correct aantal punten toe te kennen. Controle Lokaal bestuur Nijlen behoudt het recht om de geregistreerde gegevens in de software te laten verifiëren. Indien blijkt dat de registratie niet in overeenstemming is met de werkelijkheid, komt de vereniging verder niet meer in aanmerking en kan ze worden uitgesloten van andere subsidies en ondersteuning van het lokaal bestuur. Beslissing college Het college van burgemeester en schepenen beslist over de definitieve toekenning. De vereniging wordt door het gemeentebestuur op de hoogte gebracht van de beslissing. Als het college beslist om de aanvraag niet goed te keuren, krijgt de vereniging binnen de 2 maanden de reden van weigering meegedeeld. ARTIKEL 6. INWERKINGTREDING & DUUR Het reglement subsidie UiTPAS treedt in werking vanaf de goedkeuring van de gemeenteraad op 15 juni 2021 en loopt tot het wordt vervangen of ingetrokken. 2 Subsidiereglement voor partnerverenigingen UiTPAS Nijlen - Goedkeuring 7/8

8 Aldus beslist in bovenvermelde zitting, Namens de Gemeenteraad voorzitter Ferdi Heylen voorzitter Ferdi Heylen Voor eensluidend afschrift algemeen directeur Iris Mulkens algemeen directeur Iris Mulkens Subsidiereglement voor partnerverenigingen UiTPAS Nijlen - Goedkeuring 8/8