Openbare Ruimte Bijvanck Projectplan definitiefase

Transcriptie

1 Openbare Ruimte Bijvanck Projectplan definitiefase Datum: Mei 2018 Versie: Definitief Afdeling Openbare Ruimte Opsteller: B. (Bas) Van der Laan

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Aanleiding Projectplan Projectbeschrijving Doelstelling Fasering Resultaten projectdefinitiefase Wettelijke- Provinciale en Regionale kaders Deltawet Nationaal Energieakkoord Provinciaal Regionaal Gemeentelijke Beleidskader Scope en afbakening Scope Afbakening Projectgrens Relaties met andere projecten Projectactiviteiten Projectdefinitiefase Participatiestrategie Programma van Eisen Masterplan Standaardsystematiek voor Kostenraming (SSK) Besluitvorming Masterplan Mijlpalen en beslismomenten Projectorganisatie Projectorganisatie intern Stuurgroep Projectgroep Rollen, Taken en verantwoordelijkheden Stuurgroep Projectleider Project assistent Beleidsmedewerkers Communicatie en informatie Stuurgroep Projectteam Werkgroepen Ateliersessies Documenten Informatie Website Financiële aspecten Planvormingskosten projectdefinitiefase Capaciteit Planning... 18

3 Centrumplan Ouderkerk aan de Amstel ( t Kampje) concept, 7 december Projectdefinitiefase Totaal project Risico s... 19

4 1. Inleiding Voor u ligt het projectplan voor de openbare ruimte van de wijk Bijvanck in Blaricum. Bijvanck is een buurt die ontworpen en gebouwd is in de jaren 70 van de vorige eeuw. Als reactie op de grootschalige modernistische buurten uit de jaren 50 en 60 werden in de jaren 70 vriendelijke groene wijken ontworpen waar de bewoners en voetganger centraal stonden. Enkele kenmerken voor deze wijken, ook wel bloemkoolwijken genoemd, zijn: groene diffuse opzet van de wijk; duidelijke hoofdstructuur (ringweg) waar diverse buurten met een lus of doodlopende straat op zijn aangesloten; autoluw, geen fysiek onderscheid tussen weg en trottoir; grondgebonden woningen met een voor- en achtertuin; veel openbaar groen rondom de woningen; stevige groenstructuur in en om de wijk, vaak gecombineerd met water. Naar de principes van een bloemkoolwijk is Bijvanck een duidelijk samenhangende wijk. De wijk ligt in twee gemeenten; Huizen en Blaricum. In de ruimtelijke beleving van de wijk, wordt de wijk gescheiden door de ontsluitingsweg Kruin en de noord-zuid waterloop. Deze vormen natuurlijke barrières binnen de wijk. De gemeentegrens loopt onafhankelijk van de ruimtelijke structuur en is dan ook niet waarneembaar. De wijk is inmiddels ruim 40 jaar oud en de toenmalige ontwerpvisie voor de openbare ruimte, sluit niet meer aan bij het huidige gebruik. Dat zien we terug in het rommelige beeld van de wijk. De openbare ruimte staat onder druk en de vraag is of de openbare ruimte van de wijk Bijvanck nog toekomstbestendig is? Pagina 4 van 19

5 Project openbare ruimte Bijvanck Datum april Aanleiding In december 2016 is het Wegenbeheerplan vastgesteld. In dit Wegenbeheerplan wordt geadviseerd om de wijk Bijvanck nader te onderzoeken. Dit vanwege de problemen rondom de huidige inrichting in relatie tot het (dagelijkse) beheer- en onderhoud van de wegen. De gemeenteraad heeft als reactie op het signaal uit het Wegenbeheerplan , in de begroting van 2018, een bedrag opgenomen voor het opstellen van een onderhoudsplan. Voor het opstellen van het onderhoudsplan, zijn er oriënterende gesprekken gevoerd met interne belanghebbenden en afdelingen. Uit deze gesprekken is gebleken dat, naast de beheerknelpunten in de openbare ruimte, ook andere ontwikkelingen op ruimtelijk niveau spelen die invloed hebben op de openbare ruimte van de wijk Bijvanck. Te weten: Verkeerskundige veiligheid, routing en netwerken in de wijk Bijvanck; (Grond)waterproblematiek; Verduurzamingsambities (energietransitie); Klimaatbestendigheid; Aangetaste groenstructuur; Hoge parkeerdruk. Gezien de hoeveelheid ontwikkelingen en het raakvlak dat zij hebben met de openbare ruimte, is de scope van de oorspronkelijke bestuursopdracht niet toereikend. Het college van B&W heeft op 13 maart 2018 ingestemd met het voorstel om onderzoek uit te voeren ten behoeve van een nieuwe opdrachtdefinitie. Het lijkt erop dat er een natuurlijk moment is aangebroken om integraal te gaan nadenken hoe we verder moeten met de openbare ruimte van de wijk Bijvanck. En hoe we deze wijk een tweede leven kunnen geven Projectplan Het doel van het projectplan is eenduidig weer te geven hoe het project wordt opgebouwd, welke stappen er worden genomen, wanneer er besluiten dienen te worden genomen en welke partijen nodig zijn om te komen tot een integrale visie, ontwerp en uitvoeringsprogramma voor de openbare ruimte van de wijk Bijvanck in Blaricum. Dit voorliggende projectplan beschrijft de fase: Projectdefinitiefase. Pagina 5 van 19

6 2. Projectbeschrijving 2.1. Doelstelling Het project heeft als doel het opstellen en uitvoeren van een definitief ontwerp voor de openbare ruimte van de wijk Bijvanck, binnen de aangegeven (fysieke) werkgrenzen. Daarmee de (beeld)kwaliteit, gebruik, leefbaarheid en beheersbaarheid van de openbare ruimte weer aan te laten sluiten op de huidige wet- en regelgeving, gemeentelijke beleid- en beheerkaders, en de wensen en eisen van belanghebbenden. Daarmee de openbare ruimte qua inrichting en materialisering weer toekomstbestendig maken voor de komende 40 jaar Fasering Om het projectoverzichtelijk en bestuurbaar te maken wordt het gefaseerd uitgevoerd. De volgende fases worden onderscheiden (zie ook hoofdstuk 4): Initiatieffase (huidige fase) Projectdefinitiefase (omschreven fase) Schetsontwerp Voorlopig Ontwerp Definitief Ontwerp Contractuele fase Uitvoering Bij elke fase bestaat de mogelijkheid tot bijsturen en beslissen (Go/No Go). De fases gezamenlijk vormen het project. Bij elke faseovergang word het projectplan geactualiseerd zodat doel, financiën, risico s, communicatie en resultaat worden getoetst aan gestelde (financiële) kaders en de strategie voor de volgende fase duidelijk is Resultaten projectdefinitiefase De resultaten van de projectdefinitiefase zijn onder te verdelen in de volgende producten: Projectplan Schetsontwerpfase (tijd, geld, kwaliteit, risico, organisatie e.d.) Participatiestrategie Businesscase beheer openbare ruimte (financiële scope en haalbaarheid) Programma van Eisen Masterplan (ruimtelijke programmering functies). Pagina 6 van 19

7 Project openbare ruimte Bijvanck Datum april Wettelijke- Provinciale en Regionale kaders De Nederlandse wet- en regelgeving wordt in acht genomen. Daarnaast ook de provinciale en regionale kaders. In het bijzonder: Deltawet Delta Programma Ruimtelijke Adaptatie (DPRA) dat zegt dat klimaatbestendig en waterrobuust denken en handelen vanaf 2020 onderdeel moet zijn van iedere organisatie. Daarnaast zegt het DPRA dat in 2050 de gehele openbare buitenruimte klimaatbestendig moet zijn Nationaal Energieakkoord De gemeente Blaricum wil in 2050 een duurzame energievoorziening hebben en daarmee aardgasloos zijn. Daarmee sluit ze aan bij het Nationaal-Energieakkoord. Het Energieakkoord staat voor duurzame groei, waaraan ruim 40 organisaties, waaronder de overheid, werkgevers, vakbeweging en natuur- en milieuorganisaties, zich verbinden. In het akkoord staan afspraken over energiebesparing, schone technologie en klimaatbeleid. De afspraken moeten een betaalbare en schone energievoorziening opleveren. Ook werkgelegenheid en kansen voor Nederland in de schone technologiemarkten is de inzet van het akkoord Provinciaal De provincie Noord-Holland zet in de Beleidsagenda Energietransitie in op het verminderen van de huidige afhankelijkheid van fossiele brandstoffen. Het doel is een volledig duurzame energievoorziening in Dat is in lijn met de inzet vanuit de Rijksoverheid en met de afspraken in het Nationaal energieakkoord voor duurzame groei Regionaal Uiterlijk in 2021 wordt elke gemeente geacht een lokaal energietransitieplan klaar te hebben, waarin bij voorkeur per wijk wordt bepaald wat de warmtebron wordt en per wanneer het gasnet wordt afgesloten. Dit wordt in samenwerking met de regio Gooi & Vechtstreek opgepakt. Pagina 7 van 19

8 2.5. Gemeentelijke Beleidskader De aanwezige gemeentelijke beleidskaders vormen het kader voor de uitwerking van het project. Te weten: Beleidsveld Beleidsplan Vastgesteld datum Opleverdatum wanneer in ontwikkeling Groen en Bomen Groenvisie Bomenbeleidsplan Bomenstructuurkaart Riool GRP Blaricum 2018 Wegen Beheerplan Water en Oevers Handboek Onderhoud 2018 Oppervlaktewater Openbare Verlichting Openbare Verlichting 2015 Beleids- en Beheerplan Kabels en Leidingen Algemene Verordening 2013 Kabels en Leidingen (AVOI) Civieltechnische Beheerplan civiele 2014 Kunstwerken kunstwerken Verkeer en Vervoer Gemeentelijk Verkeers- en 2017 Vervoersplan Blaricum Spelen Speelplan 2010 Milieu en Ecologie Nota Geluidbeleid Actieplan Geluid Nieuw bomenbeheerplan oplevering Sport en Recreatie Samen Sporten, bewegen 2017 en Meedoen Duurzaamheid en Programma Duurzaam 2017 Klimaat Blaricum Structuurvisie Strategische Visie Blaricum Ruimtelijke Ordening Bestemmingsplannen 2010 Herzien 2020 Afvalinzameling Regionaal uitvoeringsplan 2015 huishoudelijk afval regio G&V ( ) Inkoop Inkoopbeleid 2016 Regiogemeenten Gooi- en Vechtstreek Grondzaken Uitgifte gemeentelijk groen 2016 Nieuw actieplan geluid voor periode is in de maak. Vermoedelijke vaststelling in juli 2018 Participatie en Communicatie Strategisch communicatieplan Nota burgerparticipatie 2011 Volkshuisvesting Prestatieafspraken Groenparticipatie Ca. een maand na vaststelling collegeprogramma s Pagina 8 van 19

9 Project openbare ruimte Bijvanck Datum april Scope en afbakening Het is van belang dat het project vanwege het multidisciplinaire karakter goed wordt Afgebakend. Hieronder een beschrijving van de belangrijkste punten die zorgen voor de scope (wel doen) en afbakening (niet doen) Scope Het verzamelen, samenvoegen en verwerken van aanwezige wet- en regelgeving, gemeentelijke beleid- en beheerkaders en de wensen en eisen opgegeven door (externe) stakeholders, die raakvlakken hebben met de openbare ruimte tot een Programma Van Eisen (PvE). Het PvE uitwerken tot een definitief ontwerp inclusief een beplantingsplan met als tussenproducten het Masterplan, Schetsontwerp en Voorlopig Ontwerp. Daarmee inzichtelijk maken hoe de inrichting van de openbare ruimte eruit gaat zien en welk materiaal wordt toegepast. Het definitief ontwerp inclusief het beplantingsplan uitvoeringsgereed maken middels het opstellen van een contract met bijbehorende documenten en tekeningen, het aanbestedingstraject begeleiden en aanvragen van benodigde vergunningen en ontheffingen. Het begeleiden, rapporten, bewaken en aansturen van de uitvoering zowel financieel als op kwaliteit, tijd, veiligheid, bereikbaarheid en communicatie. Het verzorgen van revisie, nacalculatie en evaluatie en overdracht conform de standaard van de beheerafdeling. Ontwikkelingen van aangrenzende projecten, zie paragraaf 2.8, worden nauwlettend gevolgd. Er wordt ingezet op een intensieve samenwerking. Het project wordt zo ingericht, dat er geanticipeerd kan worden op deze ontwikkelingen en waar nodig ingepast kunnen worden in het ontwerptraject. Het opstellen, begeleiden, rapporten, bewaken en aansturen van product- en advies uitvragen ten behoeve van de planvorming. Tijdens de duur van het project het signaleren van (onvoorziene) afwijking in de openbare ruimte t.o.v. de gemeentelijke beleid- en beheerkaders en deze communiceren naar de verantwoordelijke afdelingen. Participatie aanvragen rondom (groen) inrichting- en beheer signaleren en communiceren naar de verantwoordelijke afdeling. Pagina 9 van 19

10 Afbakening Het opstellen, uitwerken, en implementeren van (ontbrekende) beleid- en beheerkaders ten behoeve van het project. Het uitvoeren van dagelijks onderhoud tijdens de planvorming en de niet in uitvoering zijnde delen van de openbare ruimte, om de openbare ruimte minimaal: schoon, heel en veilig te houden. Het uitvoeren van groot onderhoud tijdens de planvorming en de niet in uitvoering zijnde delen van de openbare ruimte, om de openbare ruimte minimaal: schoon, heel en veilig te houden. Het aandragen van middelen en kaders voor onvoorziene afwijking in de openbare ruimte t.o.v. de gemeentelijke beleid- en beheerkaders. De dagelijkse communicatie rondom Meldingen Openbare Ruimte (MOR). Participatie aanvragen rondom (groen) inrichting- en beheer begeleiden en (financieel)ondersteunen 2.7. Projectgrens De werkgrens van het project is weergegeven op onderstaande afbeelding. Pagina 10 van 19

11 Project openbare ruimte Bijvanck Datum april Relaties met andere projecten De volgende projecten en/of op zich zelf staande ontwikkelingen hebben raakvlak met het project Bijvanck: Project Fietsverbinding tussen Blaricum Dorp en de Bijvanck over de Randweg. Fietsverbinding tussen Blaricummermeent en Bijvanck HOV-verbinding Huizen-Blaricum Wateroverlast/(grond)waterproblematiek Energietransitie GVVP ambities en ontwikkelingen Projectleider M. (Marjolein) van de Marel P. (Peter) de Cocq M. (Marjolein) van de Marel K. (Koen) Weytingh C. (Claudia) Umlauf P. (Peter) de Cocq Pagina 11 van 19

12 3. Projectactiviteiten Projectdefinitiefase In dit hoofdstuk worden de projectactiviteiten (werkwijze) beschreven die worden ondernomen in de projectdefinitiefase. Voor een globaal overzicht van de activiteiten voor het gehele project wordt verwezen naar hoofdstuk Participatiestrategie Voor een juiste planvorming is participatie essentieel. Voor het participatietraject wordt een globale strategie opgesteld. Deze strategie wordt na besluitvorming verder uitgewerkt in een participatieplan. De participatiestrategie maakt onderdeel uit van het projectplan Programma van Eisen Het vaststellen van de (beleids)kaders van de opdrachtgever en de gebruiksorganisaties. Deze fase wordt multi-disciplinair opgepakt. De (beleids)kaders worden vertaald naar een Programma van Eisen Masterplan Met het Programma van Eisen als basis, wordt een eerste stedenbouwkundige en landschappelijke vertaling gemaakt: Masterplan (ruimtelijke programmering functies). Het Masterplan dient als raamwerk en toets kader voor alle ontwikkelingen gedurende de plan- en uitvoeringsperiode van het project. Dit Masterplan wordt getoetst aan de SSK projectraming Standaardsystematiek voor Kostenraming (SSK) Met de SSK-projectraming wordt de financiële scope en haalbaarheid van het project per fase getoetst. Daarnaast dient het als onderbouwing om gericht besluiten te nemen. De SSK is een systematiek voor het maken van kostenramingen in de openbare ruimte en biedt een handreiking voor kostenmanagement. Het maken van ramingen van investerings- én/of levensduurkosten (onderhoudskosten) van projecten gebeurt met de SSK op eenduidige wijze en inzicht in planrisico s Besluitvorming Masterplan Middels een advies wordt het Masterplan voorgelegd ter besluitvorming door de gemeenteraad. Bij vaststelling van het Masterplan, wordt voorgesteld om het Masterplan verder met behulp van belanghebbenden uit te werken tot een schetsontwerp. Pagina 12 van 19

13 Project openbare ruimte Bijvanck Datum april Mijlpalen en beslismomenten Het totale project bevat verschillende fases met verschillende producten. Om duidelijkheid te creëren welke documenten verwacht kunnen worden en wanneer besluitvorming plaatsvindt is onderstaand tabel opgezet. Per fase is er een bestuurlijk moment ingebouwde waar een Go/No Go besluit genomen kan worden, waarbij de SSK-raming dient ter ondersteuning van het besluit. Fase 1 Fase 2 Fase 3 Projectfase Product (beslispunten) Besluitvorming Gevraagd besluit Projectdefinitiefase Integraal PvE Masterplan SSK-raming openbare ruimte Projectplan Schetsontwerpfase Participatiestrategie Schetsontwerp Participatietraject Voorlopig Ontwerp (VO-fase) Integraal PvE externe Schetsontwerp SSK-raming openbare ruimte Projectplan VO-fase (communicatieplan) (Technisch) programma van eisen Voorlopig ontwerp SSK-raming openbare ruimte Projectplan inspraakprocedure (communicatieplan) Inspraakprocedure Inspraakverslag B&W en gemeenteraad B&W en gemeenteraad B&W en gemeenteraad Vaststellen van Masterplan en PvE alvorens te presenteren aan externe partijen. Vaststellen projectplan Schetsontwerp Vaststellen van definitief Schetsontwerp Vaststellen projectplan VOfase Vaststellen van (Technisch) programma van eisen Vaststellen van voorlopig ontwerp alvorens te presenteren aan externe partijen. Vaststellen projectplan inspraakprocedure Fase 4 Definitief Ontwerp (DO-fase) Definitief ontwerp SSK-raming openbare ruimte Verslag inspraakprocedure B&W en gemeenteraad Vaststellen van definitief ontwerp Vaststellen van verslag inspraakprocedure Fase 5 Fase 6 Contractvorming en Aanbesteding Uitvoering Bij oplevering van het definitief ontwerp (fase 4) wordt geadviseerd welke strategie te voeren voor de daadwerkelijke uitvoering van het ontwerp. Hierbij kan gedacht worden aan fasering, aanbestedingsvorm etc. De SSKraming openbare ruimte bied hierbij ondersteuning. Pagina 13 van 19

14 5. Projectorganisatie 5.1. Projectorganisatie intern Binnen de gemeentelijke organisatie wordt het project uitgevoerd door de Projectgroep. De Projectgroep wordt aangestuurd door de projectleider en daarboven de Stuurgroep Stuurgroep De stuurgroep kent de volgende rollen. De exacte invulling zal in de projectdefinitiefase verder worden uitgewerkt. Functie Portefeuillehouder Openbare Ruimte /Bestuurlijk opdrachtgever /voorzitter Bestuurlijk ondersteuner Financieel controller Ambtelijke opdrachtgever Projectleider Project assistent Naam Projectgroep De Projectgroep kent de volgende rollen. De exacte invulling zal in de projectdefinitiefase verder worden uitgewerkt. Functie Projectleider Project assistent Beleidsmedewerker Financiën Beleidsmedewerker Openbare Ruimte Beleidsmedewerker Openbare Ruimte Beleidsmedewerker Ruimtelijke Ordening Beleidsmedewerker Ruimtelijke Ordening Beleidsmedewerker Communicatie Naam Pagina 14 van 19

15 Project openbare ruimte Bijvanck Datum april Rollen, Taken en verantwoordelijkheden In navolgende tekst wordt kort ingegaan op de taken en verantwoordelijkheden van de hiervoor beschreven organisatie. Achtereenvolgens geldt dat voor de projectleider en de medewerkers van betrokken afdelingen Stuurgroep De stuurgroep: Heeft zowel budgettaire als bestuurlijke eindverantwoordelijkheid; Delegeert het dagelijkse projectmanagement aan de projectleider, die binnen afgesproken grenzen (tijd, geld, kwaliteit en scope) gevolmachtigd is. Heeft als taak te bewaken dat de grenzen van het project niet worden overschreden. Geeft goedkeuring van de activiteiten per projectfase en een geeft akkoord om de volgende fase te starten. Beslist over bijsturingen aan de projectdoelstellingen. Tussenkomst voor het oplossen van knelpunten, Biedt ondersteuning aan de projectleider. Valideert het eindresultaat en sluit het project af Projectleider De projectleider: Geeft leiding aan en is verantwoordelijk voor het werk aan het project. Zit de Projectgroep voor en is lid van de Stuurgroep. Zorgt ervoor dat de besluiten die worden genomen in de Stuurgroep en de afspraken die worden gemaakt in de Projectgroep worden uitgevoerd en nagekomen. Bewaakt de samenhang en afstemming tussen de diverse onderdelen van het project. Initieert of voert overleg met belanghebbenden en andere overheden, stuurt de besluitvorming in de gemeente aan en is budgethouder. Voert onderhandelingen met betrokken partijen en zorgt voor contractvorming, Project assistent De project assistent: Ondersteunt de projectleider waar mogelijk en nodig. Daarbij gaat het vooral om communicatie, planning en (financiële) administratie. Heeft zitting in de Projectgroep en de projectbespreking in de Stuurgroep en zorgt voor agendering en verslaglegging daarvan. Zorgt voor het maken van afspraken en bewaken van gemaakte afspraken. Zorgt er voor dat alle door niet kernleden aan te leveren informatie gelezen en beoordeeld wordt. Pagina 15 van 19

16 Beleidsmedewerkers De beleidsmedewerker: Zorgt afhankelijk van de te behandelen onderwerpen voor de juiste expertise. Zorgt voor voorbereiding, uitvoering en aansturing van het werk dat door collega's van de betreffende afdeling moet worden gedaan. Heeft zitting in de Projectgroep en neemt hierin actief deel. Coördineert het onderzoek dat door de gemeente moet worden verricht bij de voorbereiding van de ontwikkeling en het juridisch-planologisch kader. Ook het (laten) behandelen van omgevingsvergunningen en het eventueel voeren van juridisch-planologische of vergunningprocedures behoort tot het takenpakket. Schrijft vanuit betreffende vakdiscipline conceptadviezen, voorstellen en besluiten voor behandeling in de Projectgroep Communicatie en informatie Stuurgroep Bespreken algehele voortgang van het project. De beoogde frequente is minimaal één keer per 4 weken. Dit gebeurd middels overleggen Projectteam Om de informatie te verzamelen en te delen vanuit de verschillende vakafdelingen worden er projectteambijeenkomsten ingericht. De beoogde frequente is minimaal één keer per 3 weken. Dit gebeurd middels overleggen Werkgroepen Om de informatie te verzamelen en te delen per vak afdeling, worden er werkgroepen ingericht. De werkgroepen worden geleid door de projectleider. De beoogde frequente is één keer per 2 weken. Dit gebeurd middels overleggen Ateliersessies Met de ateliersessies wordt samen met de projectgroep het ontwerpproces doorlopen in samenspraak met de ontwerper. Indien nodig kan er een vakspecialist aanschuiven. De sessies worden geleid door de projectleider. De beoogde frequente is minimaal één keer per 4 weken Documenten Projectinformatie wordt gedeeld via een speciaal ingericht projectdossier in Alfresco. Daarbij krijgen de projectleden, vakafdelingen en (externe) belanghebbenden (afgeschermde) toegang tot dit dossier. Pagina 16 van 19

17 Project openbare ruimte Bijvanck Datum april Informatie Algemene projectvoortgang en mededelingen worden middels een mailing en/of nieuwsbrief verspreid aan alle belanghebbenden Website Er wordt een aparte projectwebsite ingericht waarop belanghebbenden informatie kunnen vinden over het project. Deze website wordt gaande het project actueel gehouden Financiële aspecten Planvormingskosten projectdefinitiefase Voor het project worden er planvormingskosten gemaakt. Voor de eerste projectfase zijn dat onder andere de onderdelen genoemd in onderstaand tabel. Omschrijving planvormingskosten Kosten Stedenbouwkundig- en landschappelijk ontwerp ,- (Masterplan) Projectraming (SSK) ,- Communicatie- Participatieplan/strategie ,- (technisch) Advies en onderzoek ,- Terugstorten eerder besluit ,- Inhuur externe ondersteuning ,- Organisatie- en projectleidinguren ,- +/+ Totaal verwachte planvormingskosten ,- Projectdefinitiefase Capaciteit In de volgende tabel is de urenraming weergegeven voor de eerste projectfase in : Projectfase Projectdefinitie Betreft inzet van het projectteam en o.a. de volgende afdelingen: Openbare Ruimte Ruimtelijke Ontwikkeling Maatschappelijke Ontwikkeling Communicatie Pagina 17 van 19

18 5.5. Planning Projectdefinitiefase De planning geeft een globaal beeld van de activiteiten die in de projectdefinitiefase worden verricht. Activiteit Oplevering Participatiestrategie September Oktober 2018 Fase 1 Programma van Eisen September Januari 2019 Masterplan Oktober 2018 Maart 2019 Besluitvorming Masterplan April Juni Totaal project De planning geeft een globaal beeld van het totale project per fase. Projectfase Verwachte oplevering Schetsontwerp 2 de kwartaal 2020 Fase 2 Voorlopig ontwerp 1 ste kwartaal 2021 Fase 3 Definitief ontwerp 4 de kwartaal 2021 Fase 4 Contractuele fase 3 de kwartaal 2022 Fase 5 Uitvoering 3 de kwartaal 2027* Fase 6 *De exacte start en duur van de uitvoeringsfase is op dit moment nog niet bekend. In het verdere vervolg van het project zal hier meer duidelijkheid over ontstaan en zal er een advies worden gegeven over de uitvoeringsfase. Voor nu zijn 4 uitvoeringsfases aangehouden. Pagina 18 van 19

19 Project openbare ruimte Bijvanck Datum april Risico s Om de projectrisico s goed in beeld te krijgen, is er een risico analyse opgesteld. Hierbij is gewerkt aan de hand van de volgende stappen: Vaststellen doel: in dit geval zal de risicoanalyse ingezet worden om de risico s beter te beheersen, te prioriteren, ondersteunen van het besluit tot keuze voor een variant en uiteindelijk kan de post onvoorzien met behulp van een kwantitatieve risicoanalyse bepaald worden; Inventariseren risico s; juridisch/wettelijk, organisatorisch, technisch/uitvoerend, ruimtelijk/geografisch, financieel/economisch, maatschappelijk/sociaal en politiek/bestuurlijk); Vaststellen belangrijkste risico s; In kaart brengen beheersmaatregelen. De belangrijkste risico s zijn hieronder samengevat. Een verdere onderbouwing is terug te vinden in de bijlage. Risico Oorzaak Gevolg Vertraging realisatie door bezwarenprocedures. Vertraging vanwege onderschatting benodigde voorbereidingstijd van alle stakeholders (m.n. NUTS-partijen). Vertraging ontwerpfase door verschil in inzicht. Vertraging uitvoering door (ad-hoc) werkzaamheden (reparaties, enz.) en de planning omliggende projecten in en buiten de wijk. Vertraging vanwege onvoldoende capaciteit en kennis. Geen duidelijke kaders om het projectresultaat aan te toetsen/uit te werken. Grote hoeveelheid aanvragen bewonersinitiatieven. Ontoereikende boekhouding van het project. Bij vaststelling/wijzigingen bestemmingsplannen en definitieve inrichtingsplannen. Onderschatting van de benodigde tijd die m.n. de externe partijen nodig zullen hebben. De veelheid aan stakeholders binnen dit project zal leiden tot tegenstrijdige belangen. Verder is de scope van het werk voor Blaricum groot, dus inhoudelijk kunnen er ook verschillen van inzicht ontstaan. Niet juist afstemmen van planningen en werkzaamheden en de uitloop daarvan. Er wordt veel ureninzet gevraagd van de gemeentelijke organisatie en de gevraagde kennis sluit niet aan bij de kennis aanwezig. Het niet aanwezig zijn van benodigde beleid- en beheerkaders specifiek voor de wijk. Organisatie niet ingericht op participatie en bewonersinitiatieven. Ontbreken van een verplichtingen administratie. Uitlopen van de planning. Uitlopen van de planning. Uitlopen van de planning. Uitlopen van de planning en meerkosten voor de uitvoering. Uitlopen van de planning en extra inzet nodig Uitlopen van de planning en extra inzet nodig Minder draagvlak onder bewoners. Vertraging in proces. Ontstaan klachtenprocedures. Extra inzet nodig Budgetoverschrijdingen en geen grip op de boekhouding van het project. Extra inzet nodig. Het opstellen van een risicoparagraaf is een vast onderdeel van het projectplan. En zal bij elke nieuwe projectfase geactualiseerd worden. Pagina 19 van 19