BCS ONLINE. Internetadres BCS online is bereikbaar via Wij raden je aan dit adres op te slaan bij je favorieten.

Transcriptie

1 BCS Online is ontwikkeld om thuis of onderweg je personeelsgegevens in te zien. Zo vind je op BCS Online je loonstroken, jaaropgaven en overige belangrijke documenten. Verder is het mogelijk om zelf je persoonsgegevens aan te passen bij bijvoorbeeld een verhuizing. Medewerkers met vaste uren per week kunnen via BCS Online hun verlofaanvragen. BCS Online beheerder BCS Online is een salarissoftwareprogramma van BCS HRM en Salarisadministratie. Bij Nummereen is afdeling HR (Roos Ewald) de beheerder van dit programma. Heb je vragen of opmerkingen over BCS Online dan kun je je wenden tot of telefonisch via Internetadres BCS online is bereikbaar via Wij raden je aan dit adres op te slaan bij je favorieten. Inhoud van deze handleiding Pagina 5 - Eerste keer inloggen - Wachtwoord vergeten? - Wachtwoord wijzigen - Account geblokkeerd? - Uitloggen Pagina 6 - Startscherm - Wat vind je via Tabblad Algemeen? Pagina 7 - Verlofaanvragen - Verlof intrekken of wijzigen Pagina 8 - Tegoeden verlof - Vakantiewet saldo Pagina 9 - Groepsoverzicht verlof - Rapportage verlof - Algemene documenten - Loonstrook - Jaaropgave Pagina 10 - Wijzigen persoonsgegevens - Doorgeven van vragen of opmerkingen

2 Eerste keer inloggen Ga naar website Op het inlogscherm vul je alleen jouw adres in, de regel wachtwoord laat je leeg. Klik vervolgens op Wachtwoord vergeten?. Er zal een wachtwoord naar je adres gestuurd worden. Met dit wachtwoord log je voor de eerste keer in. Na de eerste keer inloggen, moet je het wachtwoord direct wijzigen in een eigen, persoonlijk wachtwoord van minimaal 8 karakters. Het wachtwoord moet minimaal 1 hoofdletter, 1 kleine letter, 1 cijfer en 1 speciaal teken bevatten. Dit wordt uiteindelijk het wachtwoord waarmee je voortaan in kunt loggen op BCS Online. Wachtwoord vergeten? Ben je je wachtwoord vergeten? Dan kun je bovenstaande stappen nogmaals uitvoeren. Wachtwoord wijzigen Je kunt je wachtwoord wijzigen onder Accountbeheer > Inloggegevens. Account geblokkeerd? Krijg je de melding account geblokkeerd? Dan heb je te vaak geprobeerd om in te loggen met de verkeerde gegevens. Om te voorkomen dat buitenstaanders in kunnen breken op jouw persoonlijke gegevens, wordt je account na een aantal foutieve inlogpogingen geblokkeerd. Neem in dat geval contact op met Roos Ewald, hr@nummereen.com. Zij kan je account weer activeren. Uitloggen Je logt uit door rechtsboven op het driehoekje achter je naam te klikken en daarna op Log uit te drukken.

3 Startscherm Zodra je bent ingelogd, kom je op het startscherm met daarop een aantal tegels. Vanuit deze tegels is het mogelijk om direct: een nieuwe registratie te doen in het menu-item te komen te downloaden een wijziging te doen Tevens is een menu te openen linksboven in het scherm. Je treft daar de tabbladen algemeen en externe applicaties aan. Via deze tabbladen zijn alle beschikbare functies te openen Wat vind je via Tabblad Algemeen? - Afwezigheid voor het aanvragen en inzien van verlof - Documenten Algemeen Loonstroken Jaaropgaven o.a. Handboek Personeel, handboek Kinderopvang, informatie over Fitprogramma, notulen OR etc. je digitale loonstrook inzien je digitale jaaropgave inzien - Persoonsgegevens Raadplegen of wijzigen van persoonlijke gegevens zoals adres, burgerlijke staat, bereikbaarheid, kinderen, partnergegevens etc. - Inloggegevens Inzien van je gebruikersnaam en wijzigen van je wachtwoord - Telefoonlijst Telefoonnummers van collega s die onder jouw teamleider vallen

4 Verlofaanvragen Druk rechtsboven op de knop aanvragen. - Type Kies type Vakantie of Seniorenverlof. Het beschikbare saldo van het type wordt weergegeven. Bijvoorbeeld Vakantie (92,3u). - Roosterdatum van Selecteer hier de eerste dag waarvoor de afwezigheid wordt aangevraagd. t/m Let op: Selecteer hier de laatste dag waarvoor de afwezigheid wordt aangevraagd. Bij een aanvraag van een volledige week vakantie, voer je altijd maandag in als begindatum en vrijdag als einddatum. (Van) (t/m) betreft altijd een en dezelfde week. Wil je verlofaanvragen over meerdere weken (ook al zijn ze aaneengesloten) dan moet je je verlof per week afzonderlijk aanvragen. Je verlofaanvraag mag géén weekenddagen bevatten. Ben je 2 dagen vrij, dan moet je 2 losse aanvragen doen. - Tijdslot Staat standaard op waarde. - Waarde Vul hier het aantal uren in dat je verlof aan wilt vragen voor de periode die je hebt ingevuld bij roosterdatum. Een kwartier vraag je aan als 0,15 uur, een half uur is 0,30 uur en drie kwartier is 0,45 uur. Dus, wil je 9 uur en één kwartier aanvragen voor 1 dag, voer je dit in als 9,15 uur. - Repeterende aanvraag Staat standaard op geen. Het is hier mogelijk om een dagelijks of wekelijks terugkeerpatroon van verlof vast te leggen, bijvoorbeeld op alle maandagen 1 uur vrij. - Opmerking werknemer Vraag je verlof aan voor minder dan een hele dag? Noteer dan hier de tijden dat je vrij wilt zijn. Druk vervolgens op de knop indienen. De aanvraag komt binnen bij de accordeerde (CPP). Deze zal je aanvraag controleren en daarna goed- of afkeuren. Verlof intrekken of wijzigen Is je aanvraag niet correct? Dan kun je de aanvraag zelf intrekken of wijzigen. Je kunt je aanvraag openen door het dubbelklikken op de betreffende aanvraag in het maandoverzicht. Het vervolgscherm met alle details van de aanvraag wordt hierna geopend. Met de knoppen intrekken of wijzigen kun je in één keer je gehele verlofaanvraag intrekken of wijzigen. Deze optie is alleen beschikbaar voor verlof dat in de toekomst ligt. Status verlofaanvraag: In aanvraag Goedgekeurd dan wordt de intrekking of wijziging direct doorgevoerd. De aanvraag wordt dan volledig verwijderd of gewijzigd. dan moet de intrekking of wijziging eerst nog worden geaccordeerd. Daarna wordt de aanvraag verwijderd of gewijzigd. Wordt dit verzoek niet

5 goedgekeurd door de accordeerde, dan blijft de oorspronkelijke aanvraag gehandhaafd. Tegoeden Onderdeel Tegoeden Voor alle beschikbaar gemaakte groepen worden de volgende gegevens getoond: - Groep Vakantie-uren, Meer- en minderuren en Seniorenuren - Restant Het restant aantal uren van voorgaande jaren - Recht Het nieuwe recht voor het nieuwe/lopende jaar in uren - Opgenomen De gerealiseerde opgenomen uren tot en met gisteren - Bijgeboekt Indien het saldo tussentijds werd opgehoogd, dan wordt het aantal bijgeboekte uren hier getoond - Tussen saldo Het saldo tot en met gisteren (het totaal van Restant + Recht + Bijgeboekt minus het aantal Opgenomen) - Gepland Het totaal aantal uren van reeds goedgekeurde aanvragen van vandaag en in de toekomst - Aangevraagd Het totaal aantal aangevraagde uren van vandaag en in de toekomst die nog niet zijn goedgekeurd - Eind saldo Het Tussen saldo minus het aantal Gepland en Aangevraagd. In principe dus het totaal aantal uren wat nog beschikbaar is voor een aanvraag. Onderdeel Vakantiewet saldo Deze functie toont het huidige en toekomstige saldo van de wettelijke en bovenwettelijke uren. In principe wordt alleen het resterende saldo van de bovenwettelijke uren ( toekomstig t/m 31-12) van het huidige jaar meegenomen naar het volgende jaar. Alle overige uren dienen te worden opgenomen in verband met verjaringstermijn. Slechts in overleg met manager P&O kan van deze afspraak worden afgeweken (zie ook handboek Personeel).

6 Groepsoverzicht Groepsoverzicht toont de afwezigheden van je directe collega s. In dit scherm zie je de afwezigheid van jezelf en je directe collega s. Een afwezigheid met een * betekent dat deze afwezigheid nog in aanvraag is. Rapportage Met deze functie kun je 2 verschillende rapportages weergeven: - Afwezigheid: Hier kan een overzicht worden opgevraagd van alle goedgekeurde aanvragen van afwezigheid die geregistreerd zijn in BCS Online. Aanvragen die nog In aanvraag staan of die zijn afgekeurd of ingetrokken komen niet voor op dit overzicht. - Jaarkalender: Dit overzicht bestaat uit twee pagina's en toont op pagina 1 een jaar kalender met urenregistraties en op pagina 2 de saldi van de verzuimgroepen. In de wizard selecteer je welke registratietypes je wilt weergeven. Documenten geeft je toegang tot je loonstroken, jaaropgaven en algemene documenten Algemene documenten Hier kun je bestanden ophalen uit o.a. het handboek Personeel of handboek Kinderopvang. Ook zijn hier bestanden met informatie over het Fitprogramma en de notulen van OR-vergaderingen te vinden. Loonstroken Hier vind je jouw loonstroken. Je kunt kiezen voor Downloaden of Bekijken. De kolom Periode geeft de maand aan. De Run geeft het cijfer 0 aan, behalve wanneer er twee loonstroken binnen 1 periode geproduceerd zijn. Het is verstandig je loonstrook te downloaden naar je eigen computer. Jaaropgave Rond februari van elk jaar kun je hier je jaaropgave downloaden

7 Binnen de menuoptie Persoonsgegevens kun je jouw persoonlijke gegevens raadplegen, een wijziging indienen en reeds aangevraagde wijzigingen inkijken. Wijzigen Hier kun je een verzoek tot wijziging insturen. Alles is onderverdeeld in hoofdgroepen. Waar toepasbaar vind je rechts een extra veld om de Ingangsdatum op te geven. Dit is praktisch voor als je bijvoorbeeld nu al je verhuizing voor over 6 weken wilt aankondigen. De Ingangsdatum kan niet in het verleden liggen. Je kunt via Opmerkingen nog een extra toelichting meesturen. De wijzigingen kunnen worden ingestuurd door het gebruik van de button Insturen. Bij het insturen worden alle wijzigingen meegenomen. Pas na acceptatie door de beheerder van BCS Online zal de wijziging voor jou zichtbaar zijn. Aangevraagde wijzigingen Hier kun je de ingestuurde wijzigingen inzien, waarbij ook de status zichtbaar is. Feedbackfunctie Via de uitroepteken-knop kun je een vraag, opmerking of suggestie over BCS Online insturen. We gaan hier dan zo snel mogelijk mee aan de slag. Tot slot BCS HRM en Salarisadministratie zal BCS Online blijven uitbouwen. Heb je vragen over de mogelijkheden van BCS Online of opmerkingen over deze handleiding? Wend je dan tot Roos Ewald. Zij zal je waar mogelijk verder helpen of anders je vraag bespreken met een werknemer van BCS HRM en Salarisadministratie.