rapport van het onaangekondigde inspectiebezoek aan Stichting Roza zorg te Amsterdam op 27 mei 2015 Utrecht, augustus 2015

Transcriptie

1 rapport van het onaangekondigde inspectiebezoek aan Stichting Roza zorg te Amsterdam op 27 mei 2015 Utrecht, augustus 2015

2 Inhoud 1 Inleiding 3 2 Bevindingen Toelichting Overige opmerkingen Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.3 Conclusies 8 Bijlage 1 Toelichting 9 Bijlage 2 Wetten en normen 12 Pagina 2 van 12

3 1 Inleiding Op 27 mei 2015 bracht de Inspectie voor de Gezondheidszorg een bezoek aan Stichting Roza zorg in Amsterdam. Dit bezoek maakte deel uit van het toezicht van de inspectie op zorgaanbieders die vallen onder de Kwaliteitswet en voor de inspectie onbekend zijn. Het doel van het inspectiebezoek was om nader kennis te maken met de organisatie en na te gaan of voldaan werd aan randvoorwaarden voor veilige en verantwoorde zorg. Deze randvoorwaarden zijn afgeleid uit wet- en regelgeving alsmede veldnormen (zie: bijlage 2). Korte beschrijving van de organisatie Stichting Roza zorg was tot 2008 Roza zorg en was het een eenmanszaak. Roza zorg is een stichting geworden met drie bestuurders, waarvan één directeur bestuurder en de naam Roza zorg is veranderd in stichting Roza zorg. De stichting Roza zorg staat ingeschreven in de KvK onder het nummer Alle certificaten en werkzaamheden van Roza zorg zijn overgenomen door stichting Roza zorg. Stichting Roza zorg heeft drie bestuurders en een Raad van Toezicht. De Raad van Bestuur komt minimaal drie keer per jaar bijeen. Op het moment van het inspectiebezoek leverde de zorgaanbieder thuiszorg aan 60 cliënten vallend onder de WLZ/ZvW. De cliënten hadden een zorgprofiel gelijk aan VV4. Hoewel de meeste cliënten nu een VV4 zorgprofiel hebben, leveren zij ook zorg aan cliënten tot een VV6 zorgprofiel. De zorg werd voornamelijk geleverd aan ouderen met een somatische en/of psychogeriatrische problematiek. De zorg bestond voornamelijk uit algemene dagelijkse levensbehoeften (ADL), maar ook wondzorg en medicatiebeheer waar nodig. De formatie direct zorggebonden medewerkers in loondienst (zowel zorgmedewerkers met een vast contract, als met een nul-uren contract, dan wel een min- max contract) bestond uit medewerkers met de functies verzorgende niveau twee (13), IG niveau drie (4), verpleegkundige niveau vier (3), verpleegkundige niveau vijf (1) en een kwaliteitsmedewerker (1). De overige medewerkers (9) waren kantoorgebonden en werkten niet in de zorgverlening. De meeste medewerkers waren eveneens werkzaam bij een andere (thuis)zorgorganisatie of in een ziekenhuis. De WLZ/ ZvW gefinancierde zorg wordt geboden vanuit het hoofdkantoor van Roza zorg, gelegen aan de Jasonstraat 52 in Amsterdam. De organisatie heeft een lokaal werkgebied en werkt als hoofdaannemer. De organisatie heeft een WTZi-toelating voor de functies persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding en verblijf aan cliënten met een somatische en/of psychgeriatrische aandoening of beperking en bijkomende psycosociale problemen. Stichting Roza zorg heeft een contract met het Agis/Achmea zorgkantoor inzake Zorg in Natura. Stichting Roza zorg is lid van de Brancheorganisatie Thuiszorg Nederland (BTN). De bestuurder heeft vanuit haar ondernemerschap eerder met de inspectie een schriftelijk contact gehad in 2009 en Dit contact betrof het verstrekken van (basis)informatie over de organisatie. De bestuurder had eerder dit jaar deelgenomen aan een bijeenkomst van BTN alwaar de inspectie heeft gesproken over governance. Pagina 3 van 12

4 2 Bevindingen De inspectie sprak met de directeur/bestuurder en er zijn documenten en zorgdossiers ingezien. De inspectie beoordeelde stichting Roza zorg op 15 onderwerpen. In onderstaand schema staat per onderwerp aangegeven of gedurende het bezoek documenten konden worden geraadpleegd en of de inhoud daarvan actueel en relevant was. Onder de rubriek overige opmerkingen staan zaken vermeld die meer toelichting behoeven of die gedurende het inspectiebezoek eveneens als een risico voor de kwaliteit van zorg binnen de organisatie zijn aangemerkt. Document 1 Aanwezig Toelichting Ja/deels/nee/ n.v.t. 1 Zorgplan Ja Er was een zorgdossier met zorgplan ingezien en een voorbeeld van een zorgdossier (format Roza zorg). Deze voldoen aan de gestelde normen. 2 Klachtenregeling/klachten commissie Ja Stichting Roza zorg heeft een eigen klachtenprocedure met een eigen klachtenformulier en is aangesloten bij de klachtencommissie van BTN. Het klachtenformulier van stichting Roza zorg is te downloaden via de website en er bevindt zich een formulier in het zorgdossier. Op de website was niet aangegeven dat cliënten hun klacht ook in kunnen dienen bij de klachtencommissie van BTN. 3 Medezeggenschap Ja Stichting Roza zorg heeft een cliëntenraad. Deze bestaat uit drie personen. De cliëntenraad komt 1 x per drie maanden samen en geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het bestuur. Uit deze adviezen is onder andere een buddy-systeem gekomen (een medewerker krijgt een vaste contactpersoon op kantoor) en zo zijn er blauwe hoesjes voor om de schoenen van de medewerkers ingesteld 1 Zie bijlage 1 Pagina 4 van 12

5 4 Afspraken tussen hoofdaannemer en onderaannemer 5 Samenwerkingsafspraken met ketenpartners 6 Personeelsopbouw: beschikbaarheid deskundigheid in relatie tot de doelgroep N.v.t. N.v.t. Ja (om bij sneeuw en regenachtig weer er voor te zorgen dat het bij de cliënten thuis netjes blijft). Stichting Roza zorg is hoofdaannemer voor de zorg aan cliënten. In de nabije toekomst gaat stichting Roza zorg wel een partner zoeken voor samenwerking. De kwaliteit en kwantiteit van personeel is afgestemd op de doelgroep. 7 Opleidingsplan Ja Stichting Roza zorg heeft een opleidingsplan met strategische doelen en een jaarplan. Per medewerker is er een persoonlijk opleidingsplan (POP) opgesteld en er waren jaarlijks functioneringsgesprekken. Vorig jaar zijn een aantal van de medewerkers met niveau 2 geschoold naar IG niveau 3. Een aantal van de medewerkers volgt of gaat de opleiding tot IG nog volgen dit jaar. Ook werden er klinische lessen gegeven. Nieuwe medewerkers werden altijd ingewerkt volgens een vast inwerkprogramma. Na één maand volgt er een beoordeling- en functioneringsgesprek. BIG scholingen t.a.v. voorbehouden handelingen worden gevolgd en geregistreerd. 8 Kwaliteitssysteem Ja Stichting Roza zorg had een nieuwe HKZ certificering net afgerond. Het certificaat is op afgegeven. Het interne kwaliteitssysteem wordt één keer per jaar geëvalueerd en waar nodig aangepast. Op dit moment wordt onderzoek gedaan naar een nieuw systeem voor het indiceren van cliënten (o.a. Omaha). Pagina 5 van 12

6 De kwaliteitsmedewerker doet ook onaangekondigde audits. 9 Uitsluitingscriteria cliënten Ja Uitsluitingscriteria waren opgenomen in het interne kwaliteitssysteem. In principe kan een cliënt in zorg blijven tot het overlijden. Het betreft hier dan persoonlijke verzorging. Als er meer en/of zwaardere zorg gegeven moet worden zoekt stichting Roza zorg contact met een andere zorgaanbieder die deze zorg kan leveren. Stichting Roza zorg levert zorg aan cliënten tot zorgprofiel VV4. 10 Meldingen incidenten cliënten/patiënten (MIC/MIP) 11 Uitvoeringsprotocollen van voorbehouden en risicovolle handelingen 12 Toets bekwaamheid van medewerkers en/of zelfstandigen van voorbehouden en risicovolle handelingen 13 Beleid vrijheidsbeperkende maatregelen Ja Ja Ja Ja Stichting Roza zorg had een MIC systeem en MIC commissie. Eén keer per drie maanden kwam de commissie bijeen. De directeur/bestuurder beoordeelt een MIC melding op urgentie. Bij urgente meldingen werden deze direct behandeld door de MIC commissie. Deze protocollen waren opgenomen in het kwaliteitsysteem en werden conform geëvalueerd en zonodig aangepast. De inspectie heeft verschillende protocollen ook gezien en allen waren actueel. In het opleidingsplan was tevens de toets van bekwaamheid t.a.v. BIG opgenomen. Aantekeningen hiervan zijn actueel. Er was een beleid t.a.v. vrijheidsbeperkende maatregelen. Het beleid houdt in dat er geen vrijheidsbeperkende maatregelen (VBM) worden toegepast. In het zorgleefplan was dit opgenomen als onderdeel van het plan. De cliënt en/of zijn vertegenwoordiger tekenen voor akkoord m.b.t. dit Pagina 6 van 12

7 beleid. Indien er VBM nodig zijn gaat stichting Roza zorg in overleg met de cliënt over op alternatieven en neemt zonodig contact op met een andere (thuis)zorgorganisatie die de zorg aan de cliënt kan overnemen. Het beleid werd één keer per jaar geëvalueerd en zonodig aangepast. 14 Medicatiebeleid Ja Medicatiebeleid was opgenomen in het kwaliteitsysteem. Stichting Roza zorg had haar beleid conform de veilige principes in de ketenzorg ingericht. 2.1 Toelichting 1. Zorgplan Tijdens het inspectiebezoek werd een (gearchiveerd) zorgdossier ingezien en het format van een zorgdossier van Stichting Roza zorg bekeken. In het getoetste zorgdossier waren de persoonlijke gegevens van de cliënt, de naam van de behandelend (huis)arts en/of andere disciplines, behandelafspraken, de diagnose en de resultaten van het farmacotherapeutisch overleg met de apotheker opgenomen. Dagelijkse rapportages met betrekking tot de zorg waren eveneens opgenomen in het zorgdossier. Het zorgplan was ondertekend door cliënt en/of vertegenwoordiger. Direct bij de start van de zorgovereenkomst werd een risicoanalyse met betrekking tot valrisico en/of incontinentie afgenomen. Deze werd twee keer per jaar volgens de zeven stappen van Actiz (risicosignalering) afgenomen. In het zorgdossier was dit (inclusief het stroomdiagram van Actiz) opgenomen. In het zorgdossier wordt dagelijks gerapporteerd over de zorg. De medicatielijst, aftekenlijst en uitvoeringsverzoeken waren in het zorgdossier opgenomen. Uitvoeringsprotocollen, nodig voor de zorg, waren opgenomen in het zorgdossier. Het zorgplan werd twee keer per jaar met de cliënt en/of zijn vertegenwoordiger en de mantelzorgers geëvalueerd. Bij deze evaluatie wordt een cliënttevredenheidsonderzoek betrokken. Een kwaliteitsmedewerker controleert deze evaluaties en rapporteert hierover aan de directeur. Eens in de 2 jaar wordt er een cliënttevredenheidsonderzoek verricht door een externe partij (TRIQS). De meting van de zorginhoudelijke ( ZI ) indicatoren vindt elk jaar plaats. Het zorgplan en zorgdossier waren goed navolgbaar en voldeden aan de gestelde norm. 2. Klachtenregeling/klachtencommissie Stichting Roza zorg heeft een eigen klachtenregeling met een klachtenformulier. Informatie hierover was opgenomen in het zorgdossier en staat op de website van Roza zorg. Stichting Roza zorg is aangesloten bij de klachtencommissie van BTN. Hierover was geen informatie aangetroffen op de website. Het is aan te bevelen om het adres van de klachtencommissie van BTN op te nemen op de website of in de informatiebrochure. Er waren geen klachten bij BTN ingediend over Roza zorg. De directeur van Stichting Roza zorg deed veel vooraf mochten er klachten zijn van cliënten. De lijnen waren kort en indien er een klacht over de zorgverlening bij de directeur ten gehore kwam werd er direct actie ondernomen. Pagina 7 van 12

8 8. Kwaliteitssysteem Naar aanleiding van evaluatie vanuit het kwaliteitssysteem heeft stichting Roza zorg een mantelzorgtevredenheidsonderzoek ingesteld. 10. Meldingen incidenten cliënten/patiënten (MIC/MIP) De MIC procedure en MIC meldingen van 2014 waren door de inspectie ingezien. De kwaliteitsfunctionaris die de zorgdossiers controleerde maakte (indien dit niet is gebeurd) een MIC melding aan als zij een incident tegenkwam in bijvoorbeeld de rapportage. Er waren enkele meldingen, verschillende ingevuld door de kwaliteitsfunctionaris. Mogelijk zou de criteria meldingen nogmaals onder de aandacht van de medewerkers kunnen worden gebracht. De MIC meldingen werden door de commissie onderzocht en getoetst aan de geldende norm en het beleid. Het resultaat hiervan werd teruggekoppeld aan het personeel. Verbeteringen in beleid en/of uitvoering zijn zonodig aangebracht. 2.2 Conclusie is dat van stichting Roza zorg, alle gevraagde documenten -die van toepassing- aanwezig waren. Niet alleen alle voorwaarde scheppende zaken (documenten) waren aanwezig. Maar het belangrijkste is dat er daadwerkelijk inhoud wordt gegeven aan wat de stichting Roza zorg op hun website aangeeft namelijk De voornaamste ambitie is het bieden van een passend en compleet aanbod van verzorging en verpleging. De inhoud en kwaliteit is aantoonbaar gebaseerd op de wensen van de cliënten en op professionele standaarden. In de in geziene stukken en in delen van in geziene dossiers heeft inspectie gezien dat zorgvuldigheid en betrokkenheid, voor de medewerkers van stichting Roza zorg geen loze woorden zijn. De inspectie vertrouwt erop dat de zorgaanbieder de normen verder zal naleven, en de kwaliteit en veiligheid van de zorgverlening verder zal handhaven en sluit daarom met dit rapport het inspectiebezoek af. Pagina 8 van 12

9 Bijlage 1 Toelichting Het zorgplan Het zorgplan (ook wel behandelplan, leefplan, ondersteuningsplan of begeleidingsplan genoemd) is een onderdeel van het zorgdossier. Aan de inhoud worden eisen gesteld: De zorgaanbieder is verplicht in samenspraak met de cliënt een zorgplan te maken. Binnen zes weken na aanvang van de zorgverlening moet de zorgaanbieder een zorgplan opgesteld hebben waarin in ieder geval de volgende onderwerpen aan bod komen: - welke doelen worden met betrekking tot de zorgverlening voor een bepaalde periode gesteld, gebaseerd op de wensen, mogelijkheden en beperkingen van de cliënt; - op welke concrete wijze zullen de zorgaanbieder en de cliënt de gestelde doelen trachten te bereiken; - wie is voor de verschillende onderdelen van de zorgverlening verantwoordelijk, op welke wijze vindt afstemming tussen meerdere zorgverleners plaats en wie kan de cliënt op die afstemming aanspreken; - met welke frequentie en onder welke omstandigheden gaat de zorgaanbieder de zorgverlening in samenspraak met de cliënt evalueren en actualiseren. Het zorgdossier Het zorgdossier bevat voorts alle informatie die voor de zorg aan en de begeleiding en eventuele behandeling van de cliënt relevant is: - persoonsgegevens cliënt; - zorgovereenkomst; - diagnose(s); - toestemming voor uitvoering zorgplan; - naam en toestemming cliëntvertegenwoordiger voor uitvoering zorgplan (indien van toepassing); - verslag evaluatiegesprekken; (het zorgplan wordt minimaal een keer per jaar met alle relevante betrokkenen geëvalueerd en zo nodig bijgesteld) - rapportage; (verslaglegging ten behoeve van de continuïteit van de dagelijkse zorg en uitvoering van het zorgplan) - naam behandelend (huis)arts en eventueel andere behandelaars - eventuele vrijheidsbeperkingen; - actueel medicatieoverzicht, indien zorgaanbieder (een deel van) het medicatieproces overneemt; (een, door de apotheker geleverd, actueel medicatieoverzicht met soort medicatie, dosering en tijdstippen van medicatieverstrekking, naam voorschrijvend arts en leverend apotheker) ; - uitvoeringsverzoeken, indien er sprake is van voorbehouden handelingen. Voor Bopz-aangemerkte instellingen moet het zorgplan tevens voldoen aan de eisen van de Wet Bijzondere Opnemingen Psychiatrische Ziekenhuizen. Klachtenregeling/ klachtencommissie Elke cliënt heeft de mogelijkheid om over de geboden zorg een klacht in te dienen bij de klachtencommissie van de instelling. Een klacht kan door de cliënt zelf of zijn vertegenwoordiger worden ingediend en heeft betrekking op een gedraging van de zorgaanbieder of van voor hem werkzame personen jegens de cliënt. Pagina 9 van 12

10 De volgende criteria worden gehanteerd: - er is een klachtenregeling conform bovengenoemde wetgeving en deze is onder de aandacht van cliënten gebracht; - de zorgaanbieder heeft een klachtencommissie conform bovengenoemde wetgeving. Deze bestaat uit ten minste drie leden waaronder een voorzitter die niet werkzaam is voor of bij de zorgaanbieder; - adres en/of telefoonnummer van de klachtencommissie staat vermeld in de klachtregeling; - zowel de cliënt als iemand die hem vertegenwoordigt, kan rechtstreeks bij de klachtencommissie een klacht indienen tegen de zorgaanbieder of diens personeel. Deskundigheid personeel in relatie tot de doelgroep Deskundig personeel is in staat om de noodzakelijke en gevraagde zorgverlening en ondersteuning aan cliënten te bieden. Het personeel voldoet aan de eisen die aan de functie(s) worden gesteld en is waar nodig bekwaam en bevoegd om specifieke functie(s) uit te oefenen. Gelet wordt op de volgende zaken: - kwalitatief voldoende zorgverleners (er is aandacht voor aanstellingseisen en (bij)scholing van medewerkers gericht op de ondersteuningsvragen van de cliëntgroepen); - kwantitatief voldoende zorgverleners; - de aanwezigheid van gedragscode; - uitsluitingscriteria cliënten; zijn de grenzen aan zorg duidelijk beschreven; - bekwaamheid en bevoegdheid van medewerkers om voorbehouden en risicovolle handelingen uit te voeren. Vrijheidsbeperkende maatregelen Onder de term vrijheidsbeperking of vrijheidsbeperkende maatregelen verstaat de inspectie o.a.: fixatie met (onrust)band, afzondering in daarvoor bestemde ruimte, afzondering in brede zin (uit woonkamer gezet, in slaapkamer), afsluiten woning, psychofarmaca, gedwongen vocht/voeding, diepe stoel, gebruik tafelblad voor rolstoel, fysieke fixatie (holding), bedhekken, slaapkamer (deur)sensor, chip in schoen/polsband, belmat/sensor, cameratoezicht, uitluistersysteem, sommige beschermende kleding/materialen, hansop, verpleegdeken, beperking omgang met anderen, beperken gebruik van telefoon/internet, (onnodig) beperken privacy of beperken bezoek. Indien er géén vrijheidsbeperkingen worden toegepast: Is het niet toepassen van vrijheidsbeperkende maatregelen in een beleidsdocument vastgelegd? Is het niet toepassen van vrijheidsbeperkende maatregelen ook in de uitsluitingscriteria voor cliënten opgenomen? Indien er wél vrijheidsbeperkingen worden toegepast: Welke maatregelen worden door de zorgaanbieder toegepast? Bij hoeveel cliënten worden maatregelen toegepast? Wie is er verantwoordelijk voor het toepassen van de maatregelen? Wie houdt toezicht op de uitvoering van de maatregelen? Maken de maatregelen onderdeel uit van het zorgplan? Wordt er aan afbouw van de maatregelen gewerkt en/of worden er alternatieven voor de maatregelen gezocht? Vindt er gerichte scholing plaats op het gebied van vrijheidsbeperking? Wordt er een registratie van de maatregelen bijgehouden? Als de cliënt een Bopz-status heeft, moet de zorgaanbieder waar de cliënt verblijft voldoen aan de Wet Bijzondere Opnemingen Psychiatrische Ziekenhuizen (Wet Bopz). Pagina 10 van 12

11 Medicatiebeleid Het medicatiebeleid van de organisatie bevat tenminste een beschrijving van de taken, verantwoordelijkheden en afspraken omtrent het gehele medicatieproces, ook indien er sprake is van medicatie in eigen beheer bij de cliënt. Het beleid moet in lijn zijn met de richtlijn: veilige principes in de medicatieketen en minimaal bestaan uit: Medicatieoverdracht - Bij het starten van de zorg rond medicatie moet er binnen 24 uur een actueel en volledig medicatieoverzicht inclusief doseertijden van de apotheek aanwezig zijn. - Bij het starten van een voorbehouden handeling met betrekking tot medicatie moet er een uitvoeringsverzoek aanwezig zijn van de voorschrijvend arts. Medicatieoverzicht - Bij elke nieuwe cliënt wordt bij intake bepaald of het verantwoord is indien hij het medicatiebeheer of een deel zelf regelt en zo ja, op welke wijze dit bepaald wordt. - Het medicatieoverzicht is op digitale lijsten van de apotheek in het zorgdossier opgenomen. Uitzetten en toedienen - Het uitzetten en toedienen wordt door twee verschillende personen uitgevoerd. - Bij het uitzetten en toedienen voor elke geneesmiddel wordt geparafeerd. Bewaring - Medicatie wordt veilig bewaard. Scholing - Er vindt gerichte scholing plaats. Fouten - Fouten worden gemeld en geregistreerd. Pagina 11 van 12

12 Bijlage 2 Wetten en normen Wetten en normen: zie ook Wetten Wet Langdurige Zorg Zorgverzekeringswet Besluit vaststelling van de minimumeisenvoor de (verplichte) meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling Kwaliteitswet zorginstellingen (KWZ) Wet Klachtrecht cliënten zorgsector Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (BIG) Wet Geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO) Opiumwet Geneesmiddelenwet Fundamentele veldnormen Veilige principes in de medicatieketen Kwaliteitsdocument 2013 Verpleging, Verzorging en Zorg thuis Handreiking ondersteuningsplannen (2013) Handreiking medicatiebeleid gehandicaptenzorg (2011) Extra inspanningen noodzakelijk voor terugdringen vrijheidsbeperking en langdurige zorg Dagelijkse bezetting en kwaliteit van zorg in instellingen voor langdurige zorg (2012) Overige veldnormen Visiedocument Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg 2.0 Beleidsdocument Veilig Melden Handreiking werkvoorraad geneesmiddelen Richtlijn Overdracht van medicatiegegevens in de keten (2008) Van incident naar fundament Convenant preventie seksueel misbruik Handreiking seksualiteit en seksueel misbruik Sturen op aanpak van seksueel misbruik Intentieverklaring Zorg voor Vrijheid, samen naar minder vrijheidsbeperking Nadenken over vrijheidsbeperking van de cliënt Veldnorm voor afzonderings- en separeervoorzieningen in de Gehandicaptenzorg Hygiënerichtlijnen voor de zorg van mensen met een lichamelijke en verstandelijke handicap Klachtenrichtlijn gezondheidszorg Cultuuromslag terugdringen vrijheidsbeperking bij kwetsbare groepen in langdurige zorg volop gaande Rinchtinggevend kader vrijheidsbeperking Medicatieveiligheid flink verbeterd in herbeoordeelde instellingen langdurige zorg en zorg thuis 'Het mag niet, het mag nooit' seksuele intimidatie door hulpverleners in de gezondheidszorg Leidraad bekwaamheid medicatie langdurige zorg Harmonisatie kwaliteitsbeoordeling in de zorgsector (HKZ), gehandicaptenzorg (2008) Voorlopige richtlijn wettelijk kader orthopedagogische behandelcentra Competentiebox/ Competentieprofielen Pagina 12 van 12