iprova Suite Release notes

Transcriptie

1 iprova Suite Release notes

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Impact van deze update iaudit Nieuwe en gewijzigde functionaliteiten Auditplanning Initiatiefase van een audit Actieplan-fase van een audit Applicatiebeheer icheck Nieuwe en gewijzigde functionaliteiten Ontwerp en invullen van vragenlijsten Overige wijzigingen icheck idocument en iprocess Nieuwe en gewijzigde functionaliteiten Raadplegen en beoordelen van documenten Document markeren als favoriet Weergave beoordelaars Wijzigingen m.b.t. documenten in Microsoft Office formaat Documentbeheer Delegeren van taken naar schrijvers Bewerken van HTML documenten Werken met stroomschema s Samenvatting van documenten Metaveld Wijzigingen t.o.v. laatste versie Gearchiveerde documenten Rapportage Draaitabel met meerdere velden Overige wijzigingen m.b.t. rapportage Applicatiebeheer Bulkexport iportal - Nieuwe en gewijzigde functionaliteiten Zoeken en vinden Zoeksuggesties Zoekwoorden markeren Weergave van zoekresultaten Verfijnen van zoekresultaten Probleem melden m.b.t. het vinden van een document Lijst van (nieuwe) documenten Mijn favoriete documenten Verbeterde ondersteuning voor mobile devices irisk - Nieuwe en gewijzigde functionaliteiten Risico-evaluatie Historie van een risico inzichtelijk Lijst van risico s Excel export Rapportage Nieuwe rapporttype Lijst van risico-evaluaties Gewijzigd licentiemodel itask - Nieuwe en gewijzigde functionaliteiten Melden Afhandelen van actiepunten Copyright 2014 Infoland 2

3 8.3 Afhandelen van meldingen Meldingen terugsturen naar de melder Eenvoudiger aanmaken van deeltaken en opvolgtaken Out-of-office functionaliteit Rapportage Draaitabel met meerdere velden Tekstuele wijziging in rapportages m.b.t. actiepunten Applicatiebeheer Integratie met iprova-organisatieboom Nieuw veldtype voor Leeftijd Wijzigingen in het beheer van velden Rechten overzicht exporteren Overige wijzigingen itask i + Indicator - Nieuwe en gewijzigde functionaliteiten Ondersteuning voor decimale getallen iprova algemeen Nieuwe en gewijzigde functionaliteiten Out-of-office functionaliteit Gebruikersbeheer Waarschuwing bij onveilig Administrator wachtwoord Veld Organisatie-onderdelen bij gebruikers Online Help Overige wijzigingen iprova algemeen Ondersteuning IPv Importeren en exporteren van normkaders met vragensets Belangrijke informatie voor applicatiebeheerders Wijzigingen in de techniek Browser ondersteuning (desktop) Browser ondersteuning (mobile) Microsoft Office en Microsoft Visio Ondersteuning Office 2003 en Windows XP Ondersteuning Visio MS Word documenten niet meer laden binnen de browser Windows Server ondersteuning IPv Actuele systeemeisen Bugfixes Bugfixes iaudit Bugfixes icheck Bugfixes icompliance Bugfixes idocument en iprocess Bugfixes iportal Bugfixes irisk Bugfixes itask Bugfixes i+indicator Bugfixes i+data, i+schedule Bugfixes iprova algemeen Copyright 2014 Infoland 3

4 1 Inleiding Dit document bevat de release notes voor versie van de iprova Suite. Deze release is een servicepack. Bij de ontwikkeling van deze servicepack heeft Infoland zich gefocust op de volgende punten: - Verhogen van het gebruiksgemak en verlagen van de drempel voor nieuwe en incidentele iprova gebruikers De iprova modules zijn een krachtig hulpmiddel als uw organisatie zich continu en aantoonbaar wil verbeteren. Des te meer medewerkers u bereikt met iprova, des te groter het effect. Daarom vindt Infoland het van zeer groot belang dat iprova perfect aansluit op de dagelijkse praktijk en belevingswereld van uw medewerkers. Om dat te bereiken is Infoland anderhalf jaar geleden gestart met het op structurele basis uitvoeren van usability studies. Meerdere malen per jaar gaan we letterlijk naast onze eindgebruikers zitten; we observeren hoe zij werken met iprova, en vragen hen om hun gedachtegang en ervaringen met ons te delen. Op basis van de bevindingen uit deze studies hebben we in iprova een flink aantal verbeteringen kunnen doorvoeren. Vaak zit het hem daarbij in details: kleine wijzigingen met een groot effect. - Evolutie van bestaande iprova modules In deze release introduceren we geen nieuwe iprova modules. In plaats daarvan hebben we ons gericht op het verder verbeteren en uitbreiden van de functionaliteiten van de bestaande modules. Bij idocument en itask gaat het vooral om doorontwikkeling gevoed door uw wensen en door ervaring die onze consultants hebben opgedaan tijdens implementatietrajecten. Bij icheck en irisk is de doorontwikkeling vooral gevoed door directe feedback van de eerste organisaties die met deze relatief nieuwe modules aan de slag zijn gegaan. Aantal wensen gerealiseerd per release Totaal aantal stemmen voor gerealiseerde wensen NB: iprova ontbreekt in deze grafiek omdat dit een extra release was die enkel nieuwe functionaliteiten voor icheck bevatte. Na iprova is iprova de eerste reguliere servicepack waarin wensen zijn gerealiseerd. - Bijhouden van ontwikkelingen in de techniek In dit kader introduceren we ondersteuning voor Microsoft Visio 2013 en is de ondersteuning voor Chrome, Firefox en Safari weer verder uitgebreid. Ook is er goed nieuws voor tablet-gebruikers; de volledige functionaliteit van iportal is nu toegankelijk op ipad en Android tablets! Copyright 2014 Infoland 4

5 Uw invloed op de doorontwikkeling van iprova hoe zit dat eigenlijk? De inhoud van een iprova servicepack is het tastbare eindresultaat van een continu proces: verzamelen van ideeën voor doorontwikkeling, afwegen van belangen, matchen met beschikbare ontwikkelcapaciteit, bepalen (en continu bijstellen) van de prioriteiten op basis van actuele ontwikkelingen. Welke rol speelt u als klant in dit proces? Welke plaats heeft het indienen van wensen in dit geheel? We beantwoorden die vragen graag. Lees verder online Leeswijzer Alle wijzigingen met als doel het verhogen van het gebruiksgemak hebben we voor u gegroepeerd in de oranje kaders. Wijzigingen in de techniek vindt u in de blauwe kaders. Alle wijzigingen in de techniek hebben we ook nog eens apart samengevat in hoofdstuk Belangrijke aanwijzingen voor beheerders vindt u in de rode kaders. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om instellingen die u móet wijzigen om te kunnen profiteren van nieuwe functionaliteiten. - Alle belangrijke aanwijzigingen voor beheerders hebben we ook nog eens apart samengevat in hoofdstuk 11. Copyright 2014 Infoland 5

6 2 Impact van deze update Module iaudit icheck icompliance idocument iportal iprocess irisk itask i + Data / i + Schedule / i + Indicator Overkoepelende functionaliteiten van de iprova Suite Techniek Impact Laag Laag Laag Middel Er is een belangrijke wijziging doorgevoerd m.b.t. de samenvatting van een document. Er zijn wijzigingen m.b.t. het tonen van MS Word documenten in idocument (de impact hiervan is lager voor organisaties die i + PDF gebruiken). Er is nu ondersteuning voor Visio 2013 maar de uitrol van Visio 2013 vraagt om extra voorzorgsmaatregelen. Middel Er zijn diverse verbeteringen doorgevoerd in de zoekfunctionaliteit. Dit wijst zichzelf uit voor eindgebruikers maar iportal beheerders moeten een aantal instellingen nalopen om optimaal gebruik te kunnen maken van deze verbeteringen. Laag Enkel als uw organisatie gebruik gaat maken van Visio 2013 is extra aandacht vereist. Laag Middel Er zijn diverse (kleine) wijzigingen in de user interface van itask, met name voor coördinatoren en actienemers. Daarnaast zijn er diverse functionaliteiten toegevoegd; applicatiebeheerders moeten instellingen van meldingstypes aanpassen om hiervan te kunnen profiteren. Laag Laag Laag De systeemeisen zijn niet verhoogd t.o.v. versie Ondersteuning voor webbrowsers en mobile devices is verder uitgebreid. Enkel Visio 2013 vereist enige aandacht. Copyright 2014 Infoland 6

7 3 iaudit Nieuwe en gewijzigde functionaliteiten 3.1 Auditplanning In de grafische weergave van de auditplanning (balkenschema) kunt u op een blokje klikken om wat informatie over de betreffende audit op te roepen. In dit informatievenster is een link toegevoegd zodat u direct kunt doorklikken naar de betreffende audit. 3.2 Initiatiefase van een audit Het toewijzen van acties is verplaatst. Voorheen moest dit via de instellingen van de audit. Voortaan kan dit via het nieuwe tabblad Toewijzing van acties bij de audit zelf. Om het toewijzen van acties meer onder de aandacht te brengen en eenvoudiger toegankelijk te maken, is dit nu ook opgenomen in de initiatie checklist die u doorloopt aan het begin van een audit. Voor alle items in de initiatie checklist geldt bovendien dat deze nu aanklikbaar zijn, zodat u direct naar het juiste scherm kunt springen om e.e.a. uit te voeren. Copyright 2014 Infoland 7

8 3.3 Actieplan-fase van een audit Bij het opstellen van een actieplan voor een audit kunt u bij de bevindingen verbeteracties toevoegen waar nodig. Als uw organisatie naast iaudit ook itask gebruikt, dan worden die verbeteracties automatisch meldingen die in itask verder afgehandeld kunnen worden. Vanuit iaudit kunt u de status van deze verbeteracties blijven volgen. Het aantal stappen wat men moet doorlopen om een nieuwe itask verbetermaatregel in te voeren bij een bevinding is significant verkleind. Eén klik op Verbeteractie toevoegen opent nu meteen het itask formulier voor verbeteracties. Bovendien kan informatie uit een bevinding nu automatisch worden overgenomen, zodat u bij het invoeren van de verbeteractie niet nogmaals hoeft in te voeren wat de aanleiding daarvoor was. Om automatisch gegevens uit een bevinding over te nemen in nieuwe verbeteracties moet per auditsjabloon eenmalig ingesteld worden welke informatie u wilt overnemen en in welke velden op het itask formulier u deze informatie wilt laten invullen. Dit kunt u doen via Applicatiebeheer > iaudit > Auditsjablonen > [uw sjabloon] > tabblad Actieplan. De volgende velden op audit-niveau kunt u laten overnemen in de itask melding: - Alle zelf gedefinieerde algemene audit velden en auditrapport-velden. - Auditnaam - Audit teamleider - Dag 0 De volgende velden van een bevinding kunt u laten overnemen in de itask melding: - Alle zelf gedefinieerde velden voor bevindingen. - Auditor die de bevinding heeft gedaan - Code van de bevinding - Tekst van de bevinding - Organisatie eenheid waarop de bevinding betrekking heeft (Als uw itask meldingstype gebruik maakt van de iprova organisatiestructuur i.p.v. een eigen onderwerpenboom (zie hfd ) dan kunt u het onderwerp-veld van de melding laten vullen met deze organisatie-eenheid. Als alternatief kunt u het systeemveld Compliance Organisatie eenheid opnemen in het itask formulier voor verbetermaatregelen en dit laten vullen vanuit de bevinding. - Normparagraaf waarop de bevinding betrekking heeft (neem voor het beste resultaat het veld Normparagraaf op in het itask formulier voor verbetermaatregelen; dit systeem gedefinieerde veld is standaard aanwezig in itask) Copyright 2014 Infoland 8

9 U kunt velden uit iaudit één-op-één koppelen met velden op het itask formulier. Maar u kunt ook meerdere velden uit iaudit laten samenkomen in één itask veld, mits dat een veld van het type Tekst met opmaak is. Zo voorkomt u dat u op het generieke verbetermaatregel formulier in itask een groot aantal velden moet opnemen die enkel relevant zijn wanneer de maatregel wordt aangemaakt vanuit een bevinding. Figuur 1Voorbeeld van een itask tekstveld waarin diverse velden uit iaudit zijn overgenomen. De labels voor de individuele velden kunnen automatisch worden toegevoegd. - Bovenstaande instellingen dient u eenmalig handmatig door te voeren in het auditsjabloon; de auditoren hebben er dan bij iedere volgende audit profijt van! 3.4 Applicatiebeheer In het veldenbeheer van iaudit werd al getoond of een veld in gebruik was of niet. Nu kunt u hierbij eenvoudig een overzicht oproepen wat u laat zien op welke plaatsen het veld precies in gebruik is. Dit bespaart u tijd. Copyright 2014 Infoland 9

10 4 icheck Nieuwe en gewijzigde functionaliteiten 4.1 Ontwerp en invullen van vragenlijsten U kunt vragen nu verrijken met een toelichting, een afbeelding, of een Youtube video. Hiermee kunt u het invullen van de vragenlijst aantrekkelijker en eenvoudiger maken voor uw medewerkers. Vragen die verplicht moeten worden ingevuld zijn nu gemarkeerd met een rood sterretje zoals dat gebruikelijk is in de andere iprova modules. Bij het ontwerpen van een vragenlijst vindt u nu extra opties wanneer u een vraag gaat toevoegen of wijzigen: u kunt een afbeelding toevoegen of een link naar een Youtube video opgeven. Ook kan een extra toelichting worden opgenomen bij een vraag (in aanvulling op de bestaande mogelijkheid om bovenaan de pagina een toelichting te tonen). Copyright 2014 Infoland 10

11 Wanneer u aan een vragenlijst een vraag toevoegt uit de vragenbibliotheek bij een normkader, dan wordt de toelichting die wordt getoond bij de vraag nu ook automatisch aangevuld met het nummer en de titel van de betreffende normparagraaf. 4.2 Overige wijzigingen icheck Vragenlijst afsluiten In voorgaande versies van icheck was het niet mogelijk om een vragenlijstonderzoek af te sluiten als er nog openstaande uitnodigingen waren. Deze beperking is vervallen. Importeren en exporteren van vragenlijstontwerp Sinds versie van icheck is het mogelijk om het ontwerp van een vragenlijst te exporteren en te importeren. Op deze manier kunt u eenvoudig vragenlijst-ontwerpen uitwisselen met andere organisaties. In versie is het formaat waarin vragenlijsten worden geëxporteerd gewijzigd. Het is daarom niet zomaar mogelijk om een vragenlijst die afkomstig is uit icheck 4.6.x te importeren in icheck of hoger, en vice versa. In support artikel leest u welke stappen u moet uitvoeren om dit toch te kunnen doen. Copyright 2014 Infoland 11

12 5 idocument en iprocess Nieuwe en gewijzigde functionaliteiten 5.1 Raadplegen en beoordelen van documenten Medewerkers die documenten opzoeken via iportal, kunnen deze nu eenvoudig markeren als persoonlijke favoriet en deze favorieten snel weer oproepen via het nieuwe paneel Mijn favorieten in iportal. Bij de weergave van HTML-documenten kunt u een paneel openen wat de inhoudsopgave van het document laat zien. Om de herkenbaarheid van deze functie te vergroten is dit paneel hernoemd van Index naar Inhoudsopgave. Het beoordelen van een document is nu ook mogelijk in Chrome, Firefox (Windows) en Safari (OS X). De techniek die gebruikt wordt om videofragmenten in documenten af te spelen, is gemoderniseerd. Hierdoor werkt het afspelen van video s beter in moderne browsers. Voor oudere versies van Internet Explorer blijft de oude methode (Windows Media Player plugin) gehandhaafd. Het aanbevolen formaat om video s in idocument op te nemen is MP4. Dit formaat kan door de meeste browsers op de meeste devices worden afgespeeld. Zie voor meer informatie: Document markeren als favoriet Nieuw is de mogelijkheid om documenten te markeren als persoonlijke favoriet. Favoriete documenten zijn vervolgens snel weer op te roepen via het nieuwe paneel Mijn favorieten in iportal. Zie verder hfd Weergave beoordelaars Bij de weergave van een document (voor lezers) kan nu ook getoond worden wie het document beoordeeld hebben. Deze informatie werd tot op heden niet getoond, maar op veler verzoek is er nu de mogelijkheid om op mapniveau te kunnen instellen dat dit wél zichtbaar moet worden. Let op: Het veld toont de personen die daadwerkelijk hebben deelgenomen aan de beoordeling van het document. Dit kan dus afwijken van de personen die waren ingesteld als mógelijke beoordelaars. Copyright 2014 Infoland 12

13 5.1.3 Wijzigingen m.b.t. documenten in Microsoft Office formaat In het verleden was het gangbaar dat als men in idocument een document in MS Word, MS Excel, of MS Powerpoint raadpleegde, het document werd geopend bínnen de webbrowser. Sinds Office 2007 is het standaard gedrag echter dat het document wordt geopend in Microsoft Office (los van het browservenster). Aanvankelijk waren er nog wel workarounds beschikbaar om het document toch in het browservenster te laten openen, maar het gebruik hiervan werd door Microsoft ten zeerste afgeraden. Vanuit security oogpunt vindt Microsoft het ongewenst om Word, Excel en Powerpoint documenten binnen de webbrowser te laden. De enige MS Office versie waarin het openen binnen de browser nog standaard mogelijk is, is Office Hiervoor is de ondersteuning door Microsoft gestaakt in april Hieronder volgen de drie scenario s die zich kunnen afspelen wanneer een gebruiker een document in een MS Office formaat opent: Scenario 1 Het Office document wordt geladen in Word, Excel of Powerpoint binnen het browservenster. Dit scenario is enkel van toepassing voor verouderde MS Office versies waarvan de ondersteuning is beëindigd door Microsoft. Infoland kan daardoor geen ondersteuning meer bieden voor dit specifieke scenario. Scenario 2 Het Office document wordt niet geladen binnen de browser. In plaats daarvan vraagt de browser of u het document wilt openen of opslaan. Afhankelijk van de beveiligingsinstellingen van uw browser is het ook mogelijk dat deze vraag niet automatisch wordt gesteld. U kunt het document dan alsnog openen door op de link Open het document te klikken. In beide gevallen wordt het document vervolgens geopend in de betreffende MS Office applicatie buiten de browser. Scenario 3 Het Office document wordt binnen de browser getoond, in PDF formaat. Dit is het aanbevolen scenario. De add-on i + PDF maakt dit scenario mogelijk; u kunt de documenten dan gewoon in Office formaat blijven beheren; de documenten worden automatisch geconverteerd naar PDF en in dat formaat aangeboden aan raadplegers. Copyright 2014 Infoland 13

14 Hyperlinks naar bladwijzers Aansluitend op bovenstaande is met ingang van iprova 4.7 in de hyperlinkwizard de mogelijkheid om te verwijzen naar een specifieke bladwijzer in een Word document verwijderd. Het springen naar een bladwijzer in een Word document was enkel mogelijk als het Word document bínnen de browser werd geopend. Dit functioneerde enkel in Office 2003 en niet in nieuwere MS Office versies. Omdat de ondersteuning van Office 2003 inmiddels is beëindigd door Microsoft heeft Infoland besloten deze functionaliteit te verwijderen. Alternatieven Als u Word-documenten documenten dmv i + PDF automatisch in PDF formaat laat aanbieden aan raadplegers, dan krijgt u in de hyperlinkwizard de mogelijkheid om te verwijzen naar een specifiek paginanummer. Het springen naar een bladwijzer is namelijk ook in PDF documenten niet mogelijk, maar het springen naar een paginanummer wél. Copyright 2014 Infoland 14

15 5.2 Documentbeheer Bij het aanmaken van een nieuw document wordt geen uitklapmenu meer getoond voor het kiezen van het documenttype. Met name als in een map veel soorten documenten waren toegestaan was dit menu wat lastig te bedienen. Voortaan vraagt idocument u pas in de vervolgstap welk type document u wilt aanmaken. De spellingscontrole in de ingebouwde editor is verbeterd. De woordherkenning in de Nederlandse taal is verbeterd en de controle verloopt nu sneller. De stappen die u moet doorlopen om schrijvers uit te nodigen bij een document en om een document controle te delegeren, zijn opnieuw ingedeeld zodat duidelijker is welke informatie van u wordt verwacht. Wanneer u een schrijver uitnodigt, ontvangt die daarvan bericht via een notificatie en via Mijn taken. In dit bericht waren voorheen twee hyperlinks aanwezig, waarbij het voor schrijvers niet altijd duidelijk was welke link welk doel diende. Voortaan wordt er in deze berichten nog maar één link opgenomen; via die link springt men direct naar het document zodat men kan gaan schrijven. De vormgeving van het paneel aan de linkerkant in de documentbeheer-omgeving is aangepast zodat de zoekfunctie die hier beschikbaar is meer in het oog springt. Figuur 2 Selectie van documenttype voor een nieuw document is verplaatst. Figuur 3 Schakelen tussen weergave van de mappenstructuur en de zoekfunctie nu duidelijker in beeld Copyright 2014 Infoland 15

16 5.2.1 Delegeren van taken naar schrijvers Bij het uitnodigen van een schrijver bij een concept-document kan men een deadline opgeven. Tot nu toe was het zo dat schrijvers na het verstrijken van deze deadline geen toegang meer hadden tot het document. Dit is aangepast; de schrijvers behouden nu toegang tot het concept-document en kunnen er aan blijven schrijven totdat: - De schrijver zelf zijn concept indient; - Het document door de documentbeheerder ter publicatie wordt aangeboden; - De uitnodiging wordt ingetrokken door de documentbeheerder. Om de documentbeheerder meer overzicht te geven over de activiteiten van schrijvers is een nieuw systeemveld toegevoegd genaamd Deadline uitnodiging schrijvers. Dit veld toont de deadline die is ingesteld tijdens het uitnodigen van schrijvers en kan zichtbaar worden gemaakt in de lijst van documenten in het documentbeheer en in rapportages. Het op uitnoding schrijven aan een document is nu ook mogelijk in Chrome, Firefox (Windows) en Safari (OS X). Naast een van deze browsers dient men ook te beschikken over een actuele versie van de Java Runtime om documenten te kunnen bewerken in de ingebouwde editor. Documenten in MS Word of MS Excel formaat kunnen (vooralsnog) niet rechtstreeks vanuit idocument bewerkt worden als men Chrome, Firefox of Safari gebruikt. Een schrijver die een dergelijke browser gebruikt heeft evenwel de mogelijkheid om het document te downloaden, lokaal te bewerken, en weer te uploaden Bewerken van HTML documenten In de interne editor is de opmaakfunctie Tekst doorhalen toegevoegd Werken met stroomschema s Met ingang van iprova is er ondersteuning voor Microsoft Visio 2013 bij het bewerken van stroomschema s vanuit het mediabeheer. Let op: Visio 2013 gebruikt een nieuw bestandsformaat wat incompatible is met het formaat van de voorgaande Visio versies. Als een stroomschema eenmaal bewerkt is in Visio 2013 kan het niet meer bewerkt worden in oudere versies van Visio. Het is dus van belang dat alle beheerders die werken met stroomschema s in idocument in één keer over gaan naar Visio Om te voorkomen dat individuele beheerders toch in Visio 2013 gaan bewerken zonder dit onderling te hebben afgestemd, is het bewerken van stroomschema s in Visio 2013 standaard geblokkeerd. U kunt deze blokkade opheffen via Applicatiebeheer > Documenten > Instellingen > Algemeen. De betreffende instelling heet Bewerken in MS Visio 2013 is toegestaan. Copyright 2014 Infoland 16

17 5.2.4 Samenvatting van documenten Het tonen van een korte samenvatting of een fragment van het document in de zoekresultaten is een best practice die in alle bekende zoekmachines wordt toegepast. Deze twee of drie regels helpen de gebruiker om sneller te herkennen of een resultaat relevant is. Figuur 4 Weergave van de samenvatting bij een zoekresultaat in iportal Ook in iportal wordt dit principe toegepast. De korte samenvatting die in iportal wordt getoond voor documenten uit idocument en iprocess kon tot nu toe handmatig worden ingevoerd bij een document of (voor de meeste documenttypen) automatisch worden gegenereerd. Uit feedback van gebruikers is gebleken dat met name de automatisch gegenereerde samenvattingen niet het juiste effect hadden; de tekst die werd getoond bij het zoekresultaat had dan geen toegevoegde waarde en werd door de gebruikers juist als ongewenst beschouwd. Als gevolg hiervan kozen diverse organisaties er voor om de samenvatting dan maar in het geheel niet meer te tonen. Infoland is overtuigd van de toegevoegde waarde van het tonen van de korte samenvatting. In het vernieuwde zoekresultaten-scherm van iportal (zie hfd. 6) wordt de samenvatting dan ook altijd getoond mits deze is gevuld voor een document. Tegelijkertijd voeren we in iprova 4.7 een aantal wijzigingen door om er voor te zorgen dat er geen automatisch gegenereerde samenvattingen van slechte kwaliteit meer worden voorgeschoteld aan de eindgebruikers. Wat verandert er: Enkel voor HTML documenten met een vaste structuur wordt de samenvatting nog standaard automatisch gevuld. Voor iedere documentstructuur kan worden ingesteld op welke paragraaf de automatische samenvatting gebaseerd moet worden. Mits dit is ingesteld voor iedere structuur levert dit in de regel prima samenvattingen op. Voor alle andere soorten documenten wordt de samenvatting niet meer automatisch gevuld, omdat de kwaliteit van de automatische samenvatting daar onvoldoende blijkt. Voor deze typen documenten geldt: o Dat de documentbeheerder nog steeds handmatig een samenvatting kan instellen. Hierbij is het mogelijk om de eerste 250 karakters van de documenttekst te importeren in het samenvatting veld maar in tegenstelling tot de oude situatie is dit dus een vrije keuze. De beheerder kan de samenvatting ook geheel zelf formuleren. Copyright 2014 Infoland 17

18 o Als geen samenvatting is ingesteld dan krijgt men bij het ter publicatie aanbieden van het document nogmaals de mogelijkheid om dit te doen. Per map kan worden ingesteld of er verplicht een samenvatting ingevuld moet zijn voordat documenten in die map kunnen worden gepubliceerd. Standaard is dit niet verplicht (maar wél aanbevolen!). Tijdens de update van iprova 4.6.x naar worden de samenvattingen voor de bestaande documenten opgeschoond. Handmatig ingevoerde samenvattingen blijven behouden, net als de automatisch gegenereerde samenvattingen voor HTML documenten met een vaste structuur. Alle andere automatisch gegenereerde samenvattingen zullen worden gewist. Het resultaat hiervan is dat in iportal na de update alleen nog kwalitatief goede samenvattingen zullen worden getoond waardoor de samenvattingen weer gaan doen waarvoor ze bedoeld zijn: de eindgebruiker helpen om snel het gewenste document te vinden Metaveld Wijzigingen t.o.v. laatste versie Voor het veld "Wijzigingen t.o.v. vorige versie" bij een document is het nu mogelijk om in te stellen dat dit veld verplicht gevuld moet worden. De standaardwaarde blijft "niet verplicht", maar men kan deze instelling nu op map-niveau wijzigen Gearchiveerde documenten Ook bij gearchiveerde documenten is het nu mogelijk om direct het activiteitenlog op te roepen voor het betreffende document d.m.v. de knop. Dit was al mogelijk voor documenten die zich in het live systeem bevonden. Copyright 2014 Infoland 18

19 5.3 Rapportage Draaitabel met meerdere velden In de rapportage van idocument kenden we al langer het rapporttype Tabel waarin u twee velden tegen elkaar kunt uitzetten, bijvoorbeeld aantal documenten per type per status. Nieuw in iprova 4.7 is de mogelijkheid om interactieve Excel draaitabellen te genereren, met daarin meerdere velden. Bij het aanmaken van het rapport geeft u aan welke velden u wilt kunnen gebruiken in het rapport, bijvoorbeeld: type document, status, beheerder, thema etc. Wanneer u vervolgens het rapport draait dan worden alle gegevens ingeladen in Excel, waarna u met de draaitabel (pivot table) functionaliteiten van Excel naar eigen inzicht analyses kunt uitvoeren op deze gegevens. NB: Anders dan bij de andere rapporttypen is de output van rapporten van dit type altijd een Excel bestand (en niet PDF). Copyright 2014 Infoland 19

20 5.3.2 Overige wijzigingen m.b.t. rapportage Er zijn drie nieuwe systeemvelden toegevoegd die gebruikt kunnen worden in rapportages. Hierdoor krijgt u meer mogelijkheden om via rapportages te monitoren of documenten op tijd worden beoordeeld of aangepast. Het betreft de velden: o o o Deadline huidige beoordelingsronde Beoordelaars die de huidige beoordelingsdeadline overschreden hebben Deadline voor schrijvers om de conceptversie in te leveren Bij de rapporten over leesbevestiging is een extra optie toegevoegd om documenten waarvoor geen leesbevestiging is vereist weg te kunnen filteren uit het rapport. 5.4 Applicatiebeheer Bulkexport In de bulkexport functie van idocument is het nu mogelijk om de resultaten van de export weg te schrijven naar een netwerklocatie. Tot nu toe werd de export altijd op de lokale schijf van de iprova server geplaatst. Nieuwe bulkexport taken kunt u aanmaken via Applicatiebeheer > Documenten > Bulk export. Copyright 2014 Infoland 20

21 6 iportal - Nieuwe en gewijzigde functionaliteiten 6.1 Zoeken en vinden Een van de aandachtsgebieden voor de iprova release is het verder verhogen van het gebruiksgemak. In iportal hebben we ons daarbij gefocust op het zoeken en vinden van documenten. Figuur 5 Nieuw zoekresultaten-scherm in iportal De verbeteringen in iportal zijn tot stand gekomen op basis van usability studies die Infoland heeft uitgevoerd (inmiddels al bij zeven organisaties). Dit heeft geleid tot een nieuw ontwerp, wat in december 2013 en januari 2014 in de praktijk is getest bij een viertal organisaties. De usability studies die Infoland heeft uitgevoerd hebben niet alleen geleid tot verbeteringen in de software zelf. Uit de studies blijkt telkens dat er ook veel winst behaald kan worden door het optimaliseren van de inrichting van iprova. De inrichtingsadviezen die zijn voortgekomen uit deze studies zijn daarom door Infoland beschikbaar gesteld op het icumulus Kennisplatform en zijn te vinden via deze link. Usability studies: observeren en interviewen van eindgebruikers Bevindingen analyseren Onderzoeken Verbeteren Herontwerp op basis van bevindingen. Realisatie nieuwe ontwerp Testen binnen Infoland Uitrol verbeterde versie iportal naar 4 klanten. Praktijktest (1 a 2 mnd) Verzamelen feedback eindgebruikers Toetsen Optimaliseren Verwerken feedback in het ontwerp en in de software. Vrijgave definitieve versie in iprova Copyright 2014 Infoland 21

22 De pagina met zoekresultaten is overzichtelijker gemaakt en de leesbaarheid van zoekresultaten is verhoogd, o.a. door een groter lettertype en door minder metagegevens direct bij het zoekresultaat te tonen. De term(en) waar men op zoekt worden nu visueel gemarkeerd in de zoekresultaten en in HTML documenten. De mogelijkheden om zoekresultaten te verfijnen hebben een logischere plaats gekregen en het gebruik van deze filters is vereenvoudigd. Ook is het nu mogelijk om de zoekactie te beperken tot enkel de titels van documenten. Zoeksuggesties zijn nu relevanter, ongewenste suggesties kunnen door gebruikers worden verwijderd, en beheerders hebben meer controle over de suggesties. In het zoekresultaten scherm is voortaan standaard de mogelijkheid aanwezig om het te melden als men niet kan vinden wat men zoekt. Dit helpt beheerders om het documentbeheersysteem verder te optimaliseren Zoeksuggesties Wanneer u een zoekwoord begint in te typen dan zal iportal u suggesties aanbieden. Deze suggesties zijn gebaseerd op zoekopdrachten die in het verleden door u en andere gebruikers zijn uitgevoerd en daadwerkelijk resultaten hebben opgeleverd. De werking van de zoeksuggesties is in iportal 4.7 verder geoptimaliseerd. Het systeem maakt nu onderscheid tussen persoonlijke en algemene zoeksuggesties. Wanneer een gebruiker een bepaalde zoekterm heeft gebruikt, dan zal die zoekterm initieel alleen voor die gebruiker als suggestie worden getoond. Als het systeem merkt dat meerdere gebruikers regelmatig die zoekterm gebruiken, dan zal het de betreffende zoekterm als suggestie gaan aanbieden aan álle gebruikers. Bij het intypen van een zoekterm worden zowel persoonlijke als algemene suggesties aangeboden (in hetzelfde lijstje). Als een gebruiker vindt dat er een suggestie wordt aangeboden die hij niet zinvol acht, dan kan hij die voortaan eenvoudig verwijderen. Dit kan men doen door op het kruisje achter een suggestie te klikken. Voor de beheerders van iportal zijn extra instellingen toegevoegd waarmee de werking van het suggestie-systeem kan worden beïnvloed. Deze nieuwe instellingen vindt men via Applicatiebeheer > iportal > Zoeken beheer > tabblad Zoekinstellingen. Copyright 2014 Infoland 22

23 6.1.2 Zoekwoorden markeren De term(en) waar men op heeft gezocht, word(t)(en) nu visueel gemarkeerd in de zoekresultaten (d.m.v. kleuren). Als men vanuit de zoekresultaten doorklikt naar een document in HTML formaat (vrij webdocument of document met een vaste structuur), dan zullen de zoektermen ook in het document worden gemarkeerd: Via de pijltjes rechtsboven in beeld kan men eenvoudig door het document springen naar de volgende positie waar de zoekterm voorkomt. Zowel in het document als bij de zoekresultaten is er de mogelijkheid om het markeren van zoekresultaten uit te schakelen (als men dit prettiger vindt tijdens het lezen). Copyright 2014 Infoland 23

24 6.1.3 Weergave van zoekresultaten De wijze waarop zoekresultaten worden weergegeven is veranderd. In de lijst van zoekresultaten wordt minder informatie getoond dan voorheen: - Titel van het document wordt altijd getoond - Samenvatting van het document wordt getoond indien ingevuld, zie ook hfd Wijzigingen sinds laatste versie kúnnen worden getoond (instelbaar) - Document ID kán worden getoond (instelbaar) Aanvullende informatie wordt getoond in een fly-out die verschijnt als men met de muiscursor over een zoekresultaat gaat: - Voor het veld Wijzigingen sinds laatste versie bij een document geldt dat dit sowieso getoond wordt in de fly-out. Daarnaast is het mogelijk om deze tekst te tonen in de lijst van zoekresultaten zelf. Dit kunt u instellen bij de opties van de panelen Zoeken (eenvoudig) en Zoeken met zoekgebieden. In beide gevallen geldt dat deze tekst voortaan in het paars wordt getoond i.p.v. oranje; hiermee is de leesbaarheid verbeterd. - Via dezelfde pagina met paneel opties kunt u bepalen wélke metagegevens worden getoond in de fly-out bij een zoekresultaat. Titel en samenvatting worden altijd getoond. Figuur 6 Opties voor paneel "Zoeken (eenvoudig)" en "Zoeken met zoekgebieden" Copyright 2014 Infoland 24

25 - Voor wat betreft het veld Document ID geldt dat de meningen verdeeld zijn: In veel gevallen zal dit veld van geen enkele waarde zijn voor de eindgebruiker; hij gebruikt het niet om een document op te zoeken noch om te controleren of het om het juiste document gaat; het tonen van deze informatie is dan overbodige ballast. Daar tegenover staan organisaties waarin vanuit normeringen wordt vereist dat het Document ID altijd zichtbaar is en/of waar medewerkers van oudsher gewend zijn om documenten op te zoeken op nummer of code. In iportal laten we de keuze dan ook aan u. U kunt voortaan per dashboard bepalen of het Document ID getoond moet worden of niet. Die instelling geldt vervolgens voor álle panelen op dat dashboard én alle lijst-schermen die via die panelen geopend kunnen worden. U hoeft dus niet meer voor ieder afzonderlijk paneel in te stellen of u het Document ID wilt tonen of niet. U vindt deze nieuwe instelling bij het ontwerpen van een dashboard, links onder in beeld. De nieuwe instelling wordt tijdens de update automatisch ingeschakeld voor dashboards waarop voorheen ook het Document ID werd getoond in panelen Verfijnen van zoekresultaten Het verfijnen van zoekresultaten door te filteren op metagegevens is al langer mogelijk in iportal. In iportal 4.7 is deze mogelijkheid verhuisd naar de linkerkant van het scherm en is de lay-out verbeterd zodat duidelijker is welke filters op dit moment actief zijn en hoe men die filtering weer ongedaan kan maken. Nieuw is de mogelijkheid om de zoekresultaten te beperken tot enkel die documenten waarbij de zoekterm voorkomt in de titel van het document. U kunt dit activeren bij de opties van het Zoeken paneel, op dezelfde plaats waar u kunt instellen welke andere metavelden worden aangeboden als verfijner voor de zoekresultaten. Specifiek voor metavelden van het type Hiërarchische lijst geldt dat men nu trapsgewijs kan verfijnen (steeds een niveau dieper totdat het aantal resultaten voldoende is beperkt). Bij metavelden van type Datum worden niet langer de individuele maanden van voorgaande jaren getoond vanwege de geringe relevantie daarvan. Copyright 2014 Infoland 25

26 6.1.5 Probleem melden m.b.t. het vinden van een document Wanneer een zoekopdracht niet oplevert wat de gebruiker had verwacht, dan kan hij hiervan voortaan eenvoudiger melding maken. Deze feedback kan de iprova beheerders helpen om de inrichting van het systeem te optimaliseren (bijv. controleren of een bepaald document wel opgenomen is in een iportal categorie) of om de content te optimaliseren (bijv. titel van een document aanpassen). De link voor het melden van een probleem wordt standaard getoond bovenaan het zoekresultaten scherm, en opent het volgende venster waarin de gebruiker eventueel nog een korte toelichting kan invoeren: Als men op OK klikt wordt de feedback verstuurd. Er wordt kort een melding getoond waarin u de gebruiker kunt bedanken voor zijn medewerking en eventueel kunt aangeven wat er verder zal gebeuren met zijn feedback. Deze melding kunt u instellen via Applicatiebeheer > iportal > Zoeken beheer > tabblad Zoekinstellingen. Alle feedback wordt verzameld in iprova en is inzichtelijk voor beheerders via Applicatiebeheer > iportal > Zoeken beheer > tabblad Feedback over zoeken. In aanvulling daarop kan de feedback ook per worden verstuurd naar de verantwoordelijke beheerders. U kunt instellen wie deze notificatie moet ontvangen via Applicatiebeheer > iportal > Zoeken beheer > tabblad Zoekinstellingen. Ga na afloop van de iprova update naar de iportal instellingen in het applicatiebeheer en controleer of de nieuwe instellingen m.b.t. de zoekfunctionaliteit naar wens zijn. Het is aanbevolen om alle feedback die wordt gemeld door gebruikers ook actief te laten doorsturen naar een beheerder. Copyright 2014 Infoland 26

27 6.1.6 Lijst van (nieuwe) documenten Voor de lijst van nieuwe documenten en de lijst van alle documenten in een bepaalde scope geldt dat dezelfde verbeteringen zijn doorgevoerd als in het zoekresultaten scherm: - Nieuwe, opgeruimde lay-out met beter leesbare resultaten. - Minder metagegevens in de lijst zelf, fly-out met aanvullende gegevens. - Verbeterde weergave van filtermogelijkheden. Voor de lijst van alle documenten geldt dat het gedrag afhankelijk is van uw keuze m.b.t. het tonen van het Document ID (zie ook hfd ). Als het Document ID wordt getoond, dan zal de lijst standaard worden gesorteerd op Document ID. Via de link rechtsboven in beeld kan men schakelen naar een sortering op titel indien gewenst. Deze voorkeur wordt vervolgens (per gebruiker) onthouden. Als het Document ID niet wordt getoond, dan zal de lijst altijd op titel worden gesorteerd. U kunt niet meer per paneel/lijst instellen of het Document ID getoond moet worden. U stelt dit voortaan per dashboard in en die instelling geldt dan voor alle panelen op dat dashboard en voor alle lijsten die via die panelen geopend worden. Zie ook hfd Copyright 2014 Infoland 27

28 6.2 Mijn favoriete documenten Nieuw is de mogelijkheid om documenten te markeren als persoonlijke favoriet. Favoriete documenten zijn vervolgens snel weer op te roepen via het nieuwe paneel Mijn favorieten in iportal. Documenten en processen kunnen eenvoudig worden toegevoegd als favoriet door op de Toevoegen aan favorieten knop boven het document te klikken. Via de link Favorieten beheren kunnen ook andersoortige items (bijv. rapporten) aan het lijstje worden toegevoegd. Belangrijk: De Toevoegen aan favorieten knop wordt pas zichtbaar voor een gebruiker als er op tenminste één iportal dashboard waar hij toegang toe heeft een Mijn favorieten paneel aanwezig is. Als iportal beheerder moet u er dus voor zorgen dat dit paneel wordt toegevoegd aan de bestaande dashboards. 6.3 Verbeterde ondersteuning voor mobile devices iportal kan voortaan ook worden gebruikt op ipad (in de Safari browser) en op Android tablets (in de Chrome browser). Zie de actuele systeemeisen voor de details m.b.t ondersteunde OS/browser versies op tablets en bekijk ook de video m.b.t. iprova op tablets en smartphones via Copyright 2014 Infoland 28

29 7 irisk - Nieuwe en gewijzigde functionaliteiten 7.1 Risico-evaluatie Historie van een risico inzichtelijk Bij een risico is nu de historie inzichtelijk. Een diagram geeft visueel weer hoe de risicoscore zich door de tijd heeft ontwikkeld. Als er een doelscore is ingesteld dan wordt deze ook getoond in het diagram, zodat u kunt zien of de huidige score de beoogde doelscore nadert. Naast de grafische weergave is ook een tekstueel overzicht van alle mutaties m.b.t het risico beschikbaar. Hierbij zijn diverse filtermogelijkheden voor handen Lijst van risico s De toelichting bij de risicoscore kan nu ook als kolom worden opgenomen in de lijst van risico s in het onderdeel Risico-evaluatie. Copyright 2014 Infoland 29

30 7.1.3 Excel export Bij het exporteren van risico s naar Microsoft Excel formaat kunt u nu meer gegevens exporteren. Nieuw zijn: Ernst en Doel ernst (totaal en voor de afzonderlijke domeinen) Waarschijnlijkheid en Doel waarschijnlijkheid (totaal en voor de afzonderlijke domeinen) Toelichting bij risicoscore Verbetermaatregelen Als u deze optie kiest, dan wordt er in het Excel bestand een 2 e tabblad aangemaakt met daarop per verbetermaatregel het nummer, de samenvatting, creatiedatum en de huidige status van de betreffende itask maatregel. 7.2 Rapportage Nieuwe rapporttype Lijst van risico-evaluaties In de rapportage omgeving van iprova is een nieuw rapporttype toegevoegd: Lijst van risicoevaluaties. Deze nieuwe rapportagevorm is een aanvulling op de ad-hoc rapportages die al mogelijk waren d.m.v. de export naar Excel. U kunt nu diverse rapporten klaarzetten (bijv. risico s met hoog risico, of risico s met een bepaalde eigenaar) en die rapporten met een druk op de knop steeds opnieuw oproepen om de actuele stand van zaken te bekijken, zonder dat u steeds opnieuw moet instellen hoe u wilt filteren, sorteren en groeperen. 7.3 Gewijzigd licentiemodel Met ingang van iprova is het licentiemodel voor de module irisk gewijzigd. Voor risico coördinatoren en risico analisten die worden ingesteld op decentrale organisatie eenheden zijn voortaan geen licenties meer nodig. Voor risico coördinatoren en risico analisten op centraal (corporate) niveau blijven wél licenties nodig, en ook voor de risicomanager (de rol die risico's en projecten mag aanmaken) blijft wél een licentie nodig. Met deze aanpassing wil Infoland stimuleren dat organisaties aan de slag gaan met het decentraal analyseren van risico s. Omdat daarbij potentieel veel personen betrokken zullen worden maar elk van die personen slechts sporadisch en voor een korte tijd zou men volgens het originele model dusdanig grote aantallen licenties nodig hebben dat dit een te hoge drempel zou opwerpen voor het decentraal inzetten van irisk. Copyright 2014 Infoland 30

31 8 itask - Nieuwe en gewijzigde functionaliteiten 8.1 Melden Bij het invullen van een formulier wat bestaat uit meerdere pagina s worden melders nu eerder geattendeerd op verplichte velden die zij zijn vergeten. Dit gebeurt voortaan al wanneer men naar de volgende pagina gaat i.p.v. als men het formulier gaat versturen. Niet ingevulde verplichte velden worden ook duidelijker gemarkeerd. Tijdens het invullen van een melding kan men deze opslaan om er later verder aan te werken. De betreffende knop is beter herkenbaar gemaakt. Voor het selecteren van de organisatie eenheid (onderwerp) is in het formulier een nieuwe zoekfunctie toegevoegd om het opzoeken van de juiste afdeling of het juiste team in grotere organisaties te vereenvoudigen. In bepaalde gevallen kan itask voortaan automatisch het onderwerp van de melding vullen met de juiste organisatie-eenheid. Figuur 7 Nieuwe zoekfunctie maakt het eenvoudiger om een selectie te maken uit een omvangrijke onderwerpenboom Het onderwerp-veld kan nu gekoppeld worden aan de iprova-brede organisatiestructuur (zie hfd ). Als dit gebeurd is én bij de gebruikersaccount is ingesteld bij welk organisatie-onderdeel deze medewerker hoort (zie hfd ), dan zal itask automatisch het onderwerp-veld vullen met het betreffende organisatie-onderdeel wanneer die medewerker een melding gaat doen. Figuur 8 Controle op verplichte velden nu per pagina, en de velden die men is vergeten worden nu duidelijker gemarkeerd. Copyright 2014 Infoland 31

32 Wanneer men een nieuwe melding invoert vanaf een ipad of een Android tablet dan is het nu ook mogelijk om foto s toe te voegen als bijlage bij de melding. Voor het melden via een tablet is géén i+mobile licentie nodig. Zie ook de video over iprova op tablets en smartphones, via Afhandelen van actiepunten Het overnemen van een actiepunt van een collega is nu eenvoudiger. Wanneer een actiepunt van het type Formulier invullen werd toegewezen aan een actienemer, dan ontving die actienemer een taak (met bijbehorende notificatie) met daarin twee links: Formulier invullen en Actiepunt openen. Dit bleek in de praktijk nog wel eens voor verwarring te zorgen. De link Actiepunt openen is daarom komen te vervallen; in de taak en in het bericht is nu nog maar één link aanwezig waarmee men direct het betreffende formulier kan gaan invullen. Wanneer een actiepunt wordt toegewezen aan een medewerker dan heeft die de keuze: hij gaat het actiepunt zelf afhandelen, of hij kan een collega vragen om het actiepunt van hem over te nemen*. In het laatste geval geeft itask nu duidelijkere feedback over de status van de uitnodiging, en kan degene die uitgenodigd is eenvoudiger aangeven of hij aan dit verzoek wil voldoen of dat hij de uitnodiging wil afslaan. * Enkel als dit is toegestaan binnen het betreffende meldingstype. U kunt dit instellen via Applicatiebeheer > itask > Meldingstypen > [uw meldingstype] > tabblad Algemeen. Copyright 2014 Infoland 32

33 8.3 Afhandelen van meldingen Wanneer men voor het eerst een melding opent zal meteen het tabblad Formulieren worden geopend in plaats van het overzicht met actiepunten en voortgangsinformatie. Doorgaans zal het formulier namelijk het eerste zijn waarin men geïnteresseerd is. Het navigatie-blok bij een itask melding is herzien waardoor het duidelijker is geworden hoe men kan schakelen tussen de onderdelen van een melding. Het tabblad Overzicht is hernoemd naar Acties en voortgang. De uitklaplijst voor het wijzigen van de status van een melding is vervangen door duidelijke knoppen, zodat men in één oogopslag kan zien welke statusovergangen op dit moment mogelijk zijn. Bij het toevoegen van een bijlage (tabblad Extra info ) wordt de omschrijving van de bijlage nu automatisch gevuld met de bestandsnaam van de bijlage. Correspondentie bij een melding wordt nu standaard gesorteerd op meest recente eerst. Het is niet langer verplicht om bij het registreren van correspondentie een notitie in te voeren. Het aanmaken van deeltaken en opvolgtaken bij een melding is vereenvoudigd. Figuur 9 Het vernieuwde detailscherm voor itask-meldingen laat u eenvoudiger navigeren tussen de diverse onderdelen en maakt het wijzigen van de status van een melding meer intuïtief Copyright 2014 Infoland 33

34 8.3.1 Meldingen terugsturen naar de melder Nieuw in itask 4.7 is de mogelijkheid om een melding terug te kunnen sturen naar de melder. Als een coördinator vaststelt dat een binnengekomen melding niet juist of niet volledig genoeg is ingevuld, dan moest die tot nu zelf de ontbrekende informatie gaan achterhalen bij de melder, en die vervolgens invoeren in het meldformulier. Vanaf nu heeft hij een alternatief: hij kan de melding terugsturen naar de melder, waardoor die de mogelijkheid krijgt om wijzigingen en aanvullingen te doen op het meldformulier. Daarna kan hij de melding weer insturen en kan de coördinator de afhandeling van de melding hervatten. Een melding terugsturen naar de melder is mogelijk als: - dit is toegestaan voor meldingen van dit type (instelbaar per meldingstype via Applicatiebeheer > itask > Meldingstypen > [uw meldingstype] > tabblad Algemeen ; de betreffende instelling heet Meldformulier kan worden teruggestuurd naar de melder voor correcties of aanvullingen ) - en de melding is gedaan door een medewerker met een persoonlijke iprova account, waarvoor bovendien een adres bekend is. Meldingen die anoniem zijn ingediend kunnen logischerwijs niet teruggestuurd worden. Als een melding wordt teruggestuurd dan kan de coördinator daarbij een opmerking invoeren die wordt meegestuurd naar de melder. In deze opmerking kan men aangeven wat men verwacht van de melder. De melder ontvangt vervolgens een notificatie via en via Mijn taken. Tip: pas de tekst van deze notificatie en van de bijbehorende taak aan zodat deze optimaal aansluit op de terminologie die gangbaar is binnen uw organisatie. U kunt dit aanpassen via Applicatiebeheer > Systeeminstellingen > Systeemsjablonen; het betreffende sjabloon heet Een actie 'meldformulier wijzigen' is toegewezen aan de melder ). Copyright 2014 Infoland 34

35 Als een melding wordt teruggestuurd aan de melder dan wordt de melding op dat moment bevroren. De coördinator kan geen verdere wijzigingen aanbrengen in de melding en als er al actiepunten zijn uitgezet dan worden die ook tijdelijk opgeschort. Zodra de melder het formulier opnieuw heeft ingeleverd dan krijgt de melding weer zijn normale status en kan deze weer verder worden afgehandeld. De coördinator kan verder nog een herinnering sturen als reactie van de melder uitblijft of de actie annuleren (bijvoorbeeld als de benodigde extra informatie de coördinator ondertussen op andere wijze heeft bereikt) Eenvoudiger aanmaken van deeltaken en opvolgtaken itask biedt de mogelijkheid om relaties te leggen tussen meldingen. Zo is het mogelijk om een melding te laten opvolgen door een andere melding (bijvoorbeeld een verbetermaatregel die voorkomt uit een incidentmelding), of kan een melding worden uitgesplist in meerdere deeltaken. Het aanmaken van nieuwe deeltaken of opvolgtaken kunt u doen via het paneel Acties bij een melding. In itask is de functionaliteit voor het leggen van relaties tussen meldingen herzien. De user interface voor het aanmaken van nieuwe deeltaken of opvolgtaken is vereenvoudigd, en het is nu mogelijk om automatisch bepaalde gegevens uit de originele melding over te laten nemen in de deeltaak of opvolgtaak. Via Applicatiebeheer > itask > Meldingstypen > [Uw meldingstype] > tabblad Relaties kunt u instellen welke relaties toegestaan zijn binnen uw meldingstype (bijvoorbeeld enkel deeltaken) en welke informatie automatisch moet worden overgenomen wanneer een dergelijke relatie wordt gelegd. Copyright 2014 Infoland 35

36 8.3.3 Out-of-office functionaliteit In de workflow voor de afhandeling van meldingen en actiepunten in itask kan gebruik worden gemaakt van een voorkeurscoördinator en een voorkeursactienemer per onderwerp (meestal per organisatie eenheid). Hiermee kunt u er voor zorgen dat een melding of actiepunt automatisch bij de meest aangewezen persoon terecht komt die kan daarna altijd nog besluiten om de melding of het actiepunt door te zetten naar een collega. Een (niet ongebruikelijk) scenario wat hierbij nog niet optimaal was afgedekt, is tijdelijke afwezigheid van een voorkeurscoördinator of actienemer. Daarom introduceren we in iprova 4.7 de out of office functie (zie hfd voor meer informatie), met daaraan gekoppeld de mogelijkheid om per onderwerp / organisatie eenheid een tweede voorkeurscoördinator en een tweede voorkeursactienemer in te stellen. Automatisch toewijzen van een melding Als in de workflow een actie Melding toewijzen aan voorkeurscoördinator is opgenomen dan: - Zal itask eerst proberen de melding toe te wijzen aan de 1 e voorkeurs coördinator. - Als dat niet gaat, omdat die out of office is, dan zal itask de melding toewijzen aan de 2 e voorkeurscoördinator. - Als dat niet gaat, omdat de 2 e voorkeurscoördinator ook out of office is, of als er geen tweede man/vrouw is ingesteld, dan wordt de melding toegewezen aan de 1 e voorkeurscoördinator en zal de afhandeling dus alsnog stil liggen tot die persoon terug is, of totdat iemand handmatig de melding op naam van een andere coördinator zet. Automatisch toewijzen van een actiepunt Als in de workflow een actie Actiepunt aanmaken en toewijzen aan voorkeursactienemer is opgenomen dan: - Zal itask eerst proberen het actiepunt toe te wijzen aan de 1 e voorkeursactienemer. - Als dat niet gaat, omdat die out of office is, dan zal itask de melding toewijzen aan de 2 e voorkeursactienemer. - Als er geen 2 e voorkeursactienemer is ingesteld, of als die ook out-of-office is, dan wordt het actiepunt toegewezen aan de 1 e voorkeursactienemer en zal het actiepunt dus alsnog stil liggen tot die persoon terug is. Copyright 2014 Infoland 36

37 8.4 Rapportage Draaitabel met meerdere velden In de rapportage van itask kenden we al langer het rapporttype Tabel waarin u twee velden tegen elkaar kunt uitzetten, bijvoorbeeld aantal meldingen per afdeling per status. Nieuw in iprova 4.7 is de mogelijkheid om interactieve Excel draaitabellen te genereren, met daarin meerdere velden. Bij het aanmaken van het rapport geeft u aan welke velden u wilt kunnen gebruiken in het rapport, bijvoorbeeld: type melding, status, risico-score, afdeling etc. Wanneer u vervolgens het rapport draait dan worden alle gegevens ingeladen in Excel, waarna u met de draaitabel (pivot table) functionaliteiten van Excel naar eigen inzicht analyses kunt uitvoeren op deze gegevens. NB: Anders dan bij de andere rapporttypen is de output van rapporten van dit type altijd een Excel bestand (en niet PDF) Tekstuele wijziging in rapportages m.b.t. actiepunten In de rapportages m.b.t. actiepunten werd de term eigenaar gebruikt waar de actienemer werd bedoeld. Om verwarring met de eigenaar van een melding te voorkomen is deze terminologie aangepast, er wordt nu overal gesproken over actienemer. Copyright 2014 Infoland 37

38 8.5 Applicatiebeheer Integratie met iprova-organisatieboom Binnen de iprova Suite kennen we één centrale organisatie-structuur die u kunt beheren via Applicatiebeheer > Organisatie > Organisatie eenheden. De modules iaudit, icompliance, icheck, irisk en i+schedule maken al langer gebruik van deze centrale structuur. Door informatie over alle modules heen aan één set organisatie eenheden te koppelen ontstaat de mogelijkheid om dwarsverbanden te leggen. Bijvoorbeeld: als u een audit start in iaudit, en u geeft daarbij aan dat u afdeling X wilt gaan auditen, dan kan iaudit automatisch het bewijsmateriaal voor die afdeling ophalen uit icompliance omdat beide modules gebruik maken van dezelfde organisatiestructuur. itask maakte tot nu toe geen gebruik van de centrale organisatie-structuur. In plaats daarvan kon u binnen itask één of meerdere onderwerpenbomen aanmaken en deze gebruiken binnen uw meldingstypes. Met ingang van iprova komt hierin verandering: u kunt nu ook binnen itask gebruik gaan maken van de iprova-brede organisatiestructuur. Dit heeft twee voordelen: - Als u gebruik maakt van meerdere iprova modules dan hoeft u niet langer op twee plaatsen de organisatie-structuur te onderhouden. - Door itask meldingen te koppelen aan de centrale organisatie-structuur worden in de toekomst nieuwe dwarsverbanden mogelijk. De aanbevolen situatie is dan ook om uw meldingstypen te koppelen aan de centrale organisatie structuur. Dit is voortaan dan ook de standaard geselecteerde optie als u een nieuw meldingstype gaat aanmaken: Het blijft ook gewoon mogelijk om een onderwerpenboom te gebruiken die u in itask zelf beheert. In situaties waarbij u een hiërarchie ánders dan de organisatie structuur wilt gebruiken als onderwerpenboom blijft dit de beste keuze. Copyright 2014 Infoland 38

39 Voor bestaande meldingstypes geldt dat u deze kunt omschakelen van een itask onderwerpenboom naar de centrale iprova organisatie-structuur. Dit is aanbevolen als u nu al meerdere iprova modules gebruikt, en op dit moment dus de organisatie-structuur op twee plaatsen moet onderhouden (in itask en iprova-breed). U kunt deze omschakeling doen door naar het tabblad Onderwerpen van het meldingstype te gaan en op Wijzigen te klikken. Kies dan voor Organisatie-eenheden gebruiken en klik op OK. Er verschijnt vervolgens een scherm wat u laat zien hoe goed de huidige onderwerpenboom past op de iprova-brede organisatiestructuur. Voor de onderwerpen waar itask niet automatisch de bijbehorende organisatie eenheid kan vinden, moet u zelf de juiste match aangeven. Nadat u voor ieder onderwerp de match heeft gemaakt wordt automatisch bij iedere melding het onderwerp aangepast én worden alle voorwaarden, filterregels en rapporten waarin het onderwerp-veld voorkomt omgezet naar de nieuwe waarden. Workflow, filters en rapporten blijven dus gewoon werken. Let op: Deze wijziging heeft een hoge impact. Neem bij twijfel vooraf contact op met Infoland en informeer naar de mogelijkheden om u te laten begeleiden bij deze wijziging. Als u beschikt over een testomgeving, gebruik die dan om deze exercitie eerst te testen. In elk geval dient u na het doorvoeren van deze wijzigingen zorgvuldig te controleren of nog voor ieder onderwerp de juiste rechten zijn ingesteld. Figuur 10 Hulpmiddel voor het omschakelen van een meldingstype van een itask onderwerpenboom naar de centrale iprova organisatiestructuur Copyright 2014 Infoland 39

40 8.5.2 Nieuw veldtype voor Leeftijd Het nieuwe veldtype Leeftijd kan bijvoorbeeld worden ingezet om automatisch de leeftijd van een patiënt of cliënt te berekenen. U hoeft op het meldformulier dan niet meer apart te vragen om geboortedatum én leeftijd als u beide wilt kunnen gebruiken in analyses. Het Leeftijd veld is een formule-veld, waarbij u als applicatiebeheerder zelf kunt aangeven op basis van welke velden de leeftijd moet worden berekend. De meest gangbare situatie is om de leeftijd te berekenen op basis van de geboortedatum die is ingevuld op het meldformulier en de datum waarop het incident is gemeld (zoals getoond in de afbeelding) en om de leeftijd te tonen in jaren. Velden van type Leeftijd worden als alleen-lezen getoond op formulieren (vergelijkbaar met velden van type Numerieke waarde berekend met formule en u kunt velden van dit type vanzelfsprekend ook gebruiken in filterregels (bijvoorbeeld: Leeftijd < 18) Wijzigingen in het beheer van velden - Het aantal velden in itask kan na verloop van tijd behoorlijk oplopen. Om het voor beheerders gemakkelijker te maken om een veld op te zoeken, zijn in het applicatiebeheer van itask filtermogelijkheden toegevoegd aan de lijst van velden. Op soortgelijke wijze als in de lijst van meldingen kunt u hier nu bijvoorbeeld filteren op type veld. Door te filteren op de kolom veldnaam kunt u ook snel een veld opzoeken op (deel van) de naam van een veld. - Het applicatiebeheer onderdeel Globale velden is hernoemd naar Velden om duidelijker aan te geven dat via dit scherm zowel globale als meldingstype-specifieke velden kunnen worden beheerd. Meldingstype-specifieke velden kunnen uiteraard ook nog steeds beheerd worden via het tabblad Velden bij het meldingstype zelf. - In itask is een systeem gedefinieerd veld aanwezig waarmee u op een meldformulier een normparagraaf kunt laten selecteren. Dit veld (voorheen: icompliance Normparagraaf ) is hernoemd naar Normparagraaf omdat het gebruik van dit veld niet perse gerelateerd hoeft te zijn aan het gebruik van icompliance. Ook zonder icompliance kan het wenselijk zijn om Copyright 2014 Infoland 40

41 een relatie met een normkader te kunnen leggen, bijvoorbeeld bij het registreren van verbetermaatregelen naar aanleiding van een audit. Het veld icompliance Organisatie eenheid is hernoemd naar Compliance Organisatie eenheid. - In itask is een systeem gedefinieerd veld aanwezig waarmee u op een meldformulier een organisatie eenheid kunt kiezen (dit staat los van de selectie van het onderwerp van de melding). Het betreffende veld is hernoemd van icompliance Organisatie eenheid naar Compliance Organisatie eenheid. Tevens kunt u de naam van dit veld nu naar eigen inzicht wijzigen via het Veldenbeheer Rechten overzicht exporteren Op het tabblad Rechten van een meldingstype is de mogelijkheid toegevoegd om het overzicht van ingestelde rollen te exporteren naar een Microsoft Excel bestand. 8.6 Overige wijzigingen itask Hyperlinks naar voorgefilterde lijst van meldingen Het was al langer mogelijk om via de iprova hyperlinkwizard een verwijzing te maken naar het overzicht van meldingen in itask. Nieuw daarbij is dat u kunt aangeven welk filter geactiveerd moet worden in dat overzicht. Zo kunt u bijvoorbeeld een link maken die meteen een overzicht van nog niet afgehandelde klachten toont. Als u geen specifiek filter opgeeft, dan wordt het overzicht van meldingen getoond met het laatst gebruikte filter. Copyright 2014 Infoland 41

42 9 i + Indicator - Nieuwe en gewijzigde functionaliteiten 9.1 Ondersteuning voor decimale getallen Bij het invoeren van scores konden tot nu toe alleen gehele getallen worden ingevoerd. M.i.v. iprova kan men ook decimale getallen invoeren. Copyright 2014 Infoland 42

43 10 iprova algemeen Nieuwe en gewijzigde functionaliteiten 10.1 Out-of-office functionaliteit Nieuw in iprova is de mogelijkheid om aan te geven dat een medewerker gedurende een bepaalde periode afwezig is. Medewerkers kunnen deze out of office status voor zichzelf inschakelen via Mijn voorkeuren, maar het kan ook voor hen worden ingesteld door een beheerder via het iprova gebruikersbeheer. Op elke plaats in iprova waar men een gebruiker kan selecteren wordt de out of office status zichtbaar, in de vorm van een speciaal symbool voor de naam van de gebruiker. Zo kan men bijvoorbeeld bij het instellen van beoordelaars of schrijvers bij een document direct zien dat iemand afwezig is, en op basis daarvan wellicht besluiten om een andere beoordelaar te kiezen. Binnen itask wordt de out of office status ook gebruikt om meldingen en actiepunten automatisch toe te wijzen aan de vervanger van de afwezige medewerker. Zie hfd voor meer informatie hierover. NB: Het inschakelen van out of office voor een medewerker heeft geen gevolgen voor taken die op dat moment al belegd zijn bij die medewerker. De eerstvolgende keer dat een medewerker die als afwezig geregistreerd staat weer iprova opstart zal iprova vragen of de out of office status moet worden opgeheven. Copyright 2014 Infoland 43