SAP contract Design, management en audits

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "SAP contract Design, management en audits"

Transcriptie

1 SAP contract Design, management en audits

2 Hans Krommenhoek Software asset en procurement specialist

3 Welke richting uit met het SAP contract?

4 Software Lifecycle Management Het totale inzicht in licenties en contracten verkrijgt men met: Inventaris Wat is er in geïnstalleerd. SAM tools kunnen hierbij ondersteunen. Consumptie Hoeveel wordt er daadwerkelijk gebruikt. SAM gegevens verkrijgen. Entitlement Contract en licentie documenten Gebruiksrechten Orders en facturen 4/

5 Stappenplan Contract inhoud en gebruik analyseren (interviews en data analyse) Indirect applicaties kiezen, analyseren en risico s bepalen (binnen en buiten de organisatie) Scenario s bepalen Toekomstige ontwikkelingen verzamelen binnen bedrijf Additionele licenties Nieuwe licenties Contract ontwerpen: veranderen, toevoegen of vernieuwen. Audit proces ontwerpen en implementeren Overige processen vastleggen om licentie en gebruik onder controle te houden (BAU) Vergeet de stakeholders er niet bij te betrekken! 5/

6 Contract Onderdelen SAP contract bestaat uit: Contract Pricelist EULA (End User License Agreement) PUR (Product Use Rights) (voor elke applicatie) Orderformulieren (met verwijzingen) Addenda En niet te vergeten: Alle communicatie tussen SAP en klant ( s/brieven/chats) Verwijzingen in de contracten naar websites! free of charge producten omschrijven. Gentlemen afspraken vastleggen

7 Contract Woordenboek vastleggen en omschrijven Wat is use? Wat is Direct Access (Direct Use)? Wat is Indirect Access (Indirect Use)? Wat is Indirect Static Read? (wat is het niet)? Wat is een document

8 Contract Inhoud Welke contracten zijn er nu in gebruik (ook oude contracten analyseren) Welke applicaties zijn er in gebruik Beschrijving van het on-site audit proces Flexibiliteit in het contract?: Wisselen van metrics mogelijk Inwisselen van licenties (waarde uitwisseling) Partial parking licenses met verlaging van het onderhoudscontract Vastleggen van prijzen

9 Contract Named Users Wat zijn uw definities named users? Hoe worden ze nu en in de toekomst gebruikt? Welke resources binnen SAP maken ze gebruik? Welke data wordt er bekeken? Waar gaat deze data naar toe? Order management (welke order formulieren worden er gebruikt!)

10 Contract Indirect use Kies de indirect applicaties (Inzicht in volledig applicatie landschap is niet mogelijk) Welke worden er intern door iedereen gebruikt? Kijk naar portalen Partner toegang Klanten Externe bronnen EDI Analyseer door interviews (meerdere bronnen gebruiken) Data uit Snow/Flexera/Aspera is niet voldoende maar kan wel hints (broodkruimels) geven! Analyseer wat de named users gebruiken binnen de applicaties en SAP Bepaal de risico s Scenario s uitwerken en bepalen Zorg dat er processen worden ingeregeld om data uitwisseling onder controle te houden. Vergeet ook niet betrokken te worden bij huidige en nieuwe IoT trajecten! Bepaald of document based licensing voordeliger is nu en in de toekomst?

11 Audit proces Werk op dezelfde manier als het SAP audits team. Verschillende soorten audits: USMM (jaarlijks gecontroleerd doorsturen) On-site audit (gedetailleerde rapportages) Voor alle software uitgevers: Uitgevers werken met verschillende triggers om een on-site audit te starten Overname, aanbesteding, concurrent product aanschaf, niet ontvangen van USMM Betrek altijd de eigen juridische afdeling erbij Centraliseer alle communicatie (geld ook voor CxO) Informeer iedereen. Dossier vorming Alle communicatie vastleggen Telefoon gesprekken vastleggen op schrift Vast projectteam samenstellen met strikte tijdsplanning Zoek voor de aannames in het audit report. Focus op de eindrapportage (maskeer data indien er security redenen zijn) Niet op alles is er standaard korting van toepassing!

12 Verschillen tussen Pro-Active en Audit defence Voor de Audit Compliant check en opschoon acties uitvoeren Interne compliance positie (niet zichtbaar voor auditor) Ondersteuning voor het aanlevering van data aan uitgever Tijdens de audit Ondersteuning bij alle communicatie Ondersteuning wekelijkse gesprekken met auditor Het controleren en reageren op de data van de auditor Controleer de audit methodologie Na de audit Review de audit rapport Onderhandel over de bedrijfsrisico s waar mogelijk Ondersteuning bij alle communicatie Onderhandelen over oplossingen Pro- Active Audit defence 12/

13 VNSG/SoftwareONE aanbod 1 uur consult per klant twv 250,-

14 This publication contains proprietary information that is protected by copyright. SoftwareONE reserves all rights thereto. SoftwareONE shall not be liable for possible errors in this document. Liability for damages directly and indirectly associated with the supply or use of this document is excluded as far as legally permissible. The information presented herein is intended exclusively as a guide offered by SoftwareONE. The publishers product use rights, agreement terms and conditions and other definitions prevail over the information provided herein. The content must not be copied, reproduced, passed to third parties or used for any other purposes without written permission of SoftwareONE Copyright 2018 by Software ONE. All Rights Reserved. SoftwareONE is a registered trademark of Software ONE. The Software Licensing Experts is a service mark of Software ONE Incorporated. VARassist is a trademark of Software ONE Incorporated and it pays to partner is a service mark of the VARassist program offered by Software ONE. All other trademarks, service marks or trade names appearing herein are the property of their respective owners.