HANDBOEK ADTIME VOOR OPDRACHTGEVERS

Transcriptie

1 HANDBOEK ADTIME VOOR OPDRACHTGEVERS Versie: December

2 Inhoudsopgave 1. Welkom bij Adtime! Overzicht mogelijkheden van Adtime Start met Adtime Adtime & Uren Adtime & Onkosten Adtime & Autorisatoren Adtime & Accorderingsproces Adtime & Overzicht Extra opties binnen Adtime Contact

3 1. Welkom bij Adtime! Adtime is hét digitale verloningsprogramma van Adecco. In Adtime kunnen niet alleen gewerkte uren worden geregistreerd, maar ook verlof aanvragen worden gedaan en onkosten worden gedeclareerd. Alles digitaal in één gebruiksvriendelijke tool, die u en uw flexkrachten inzicht en controle biedt op het verloningsproces. Het optimaliseren van gebruiksvriendelijkheid staat centraal en komt tot stand doordat wij continu evalueren met opdrachtgevers en flexkrachten. Samen maken we Adtime beter. Adtime biedt altijd maatwerk. U als opdrachtgever bepaalt in overleg met uw contactpersoon welke opties voor u van toegevoegde waarde zijn. De Adtime Experts kunnen u adviseren en de samenstelling van opties voor u realiseren. Ons urenregistratiesysteem is uniek omdat wij er meerdere leveranciers op kunnen aansluiten. De goedkeuring van de uren vindt daardoor voor alle flexkrachten op dezelfde wijze plaats. Adtime is bovendien een afgeschermd systeem, waardoor Adecco geen inzicht heeft in de gegevens van de andere leveranciers. Tijdens de implementatie trainen wij alle gebruikers in het gebruik van Adtime. Adtime is voor iedere opdrachtgever geschikt, zelfs voor die opdrachtgever die een eigen uren registratiesysteem heeft. Ook u kunt zonder extra werk gebruik maken van de voordelen van Adtime. Heeft u vragen? Neem dan contact op met uw Adecco contactpersoon. Adecco 3

4 2. Overzicht mogelijkheden van Adtime Adtime biedt heel veel mogelijkheden voor het verloningsproces. Hieronder treft u een overzicht aan van de mogelijkheden. De afzonderlijke onderdelen worden in dit handboek verder uitgewerkt. 4

5 3. Start met Adtime U kunt inloggen in Adtime via de inlogmail die u heeft ontvangen of door rechtstreeks naar Wanneer u inlogt via de inlogmail kunt u het wachtwoord vanuit de mail gebruiken. Start u met Adtime zonder inlogmail kies dan voor de eerste keer voor wachtwoord vergeten en log daarna in met het verkregen wachtwoord. Adtime op mobiele device Het is ook mogelijk om een app te downloaden en zo ook Adtime op uw mobiele device beschikbaar te hebben. Dit kan via de Appstores (zowel Android als IOS) door te zoeken op Adecco Adtime. 4. Het dashboard Op het dashboard, de pagina die direct na het inloggen in Adtime verschijnt, ziet u een overzicht van meest gebruikte acties en informatie. Figuur 1 geeft een impressie van een dashboard Figuur 1. Dashboard, stream en andere onderdelen Op het dashboard ziet u een overzicht van meest gebruikte acties en informatie. De stream (1) De stream in Adtime is een informatiestroom die al uw informatie bevat en altijd zichtbaar is aan de rechterkant van uw scherm. De stream kent 2 verschillende vormen: een actuele stream en een archiefstream. Actuele stream In de actuele stream ziet u de meest relevante informatie. Dit zijn allereerst die objecten waar u actie op moet ondernemen en daarna de meest recente objecten, zoals urendeclaraties waar u op moet handelen of nieuwe documenten. Bij het inloggen begint de stream in de actuele vorm. Door op Zoek te klikken wordt de archiefstream geactiveerd. Archiefstream De archiefstream geldt als uw volledige archief waar u rechtstreeks in kunt zoeken. 5

6 U kunt in deze stream alles terugvinden wat u ooit hebt aangemaakt. De archiefstream kan geactiveerd worden door op Zoek te klikken. Door nogmaals voor Zoek te kiezen, wordt de actuele stream weer geactiveerd. Streamgroep Streamgroepen zijn de menu-items van uw stream die soortgelijke informatie groepeert, zoals bijvoorbeeld Urendeclaraties of Documenten. De streamgroepen kunt u gemakkelijk in- en uitklappen, zodat alleen de voor u relevante informatie zichtbaar wordt. Streamgroepen zijn alleen in de actuele stream van toepassing. Streamregel Onder de verschillende streamgroepen vindt u de streamregels. Denkt u hierbij onder meer aan specifieke urendeclaraties, documenten of uitzendingen waar u op kunt klikken om deze gedetailleerder te bekijken. In de stream vindt u onder meer ingevulde urendeclaraties, uitzendingen, inschrijving(en) en documenten. Ook attendeert de stream u met de actie-iconen op acties die u nog moet ondernemen. Bovendien werkt de stream als een archief waarin u onder meer urendeclaraties, uitzendingen en documenten vindt. De verschillende onderdelen in de stream kunt u gemakkelijk in- en uitklappen, zodat u altijd snel de juiste informatie bij de hand hebt. Het actieoverzicht (2) Het actieoverzicht in Adtime is een overzicht waarin alle openstaande actiepunten centraal staan. Dit overzicht vind u aan de linkerkant van uw scherm. Het actie-icoon is een rood rondje met daarin een wit getal, deze notificatie attendeert op acties die ondernomen moeten worden. Wanneer u op deze notificatie klikt verschijnt er een overzicht per object van openstaande actie-items. Een badge (3) Een badge is een grote tegel op het dashboard met informatie. De meeste badges gelden ook als knop waarop geklikt kan worden om een actie uit te voeren. Dit klikken kan op elke willekeurige plek in de badge. Het dashboard bevat verschillende badges. Een hoofdicoon (4) Boven de stream, dus ook aan de rechterkant van uw scherm, vindt u een aantal hoofdiconen, waaronder Zoek, Beheer, Profiel, Help en Uitloggen. Er zijn verschillende hoofdiconen, die hieronder worden uitgelegd: Zoek Wanneer u op het hoofdicoon Zoek klikt wordt de archiefstream geactiveerd en wordt er automatisch een zoekveld geopend. U kunt hiermee in uw stream zoeken naar bijvoorbeeld specifieke urendeclaraties of documenten. U kunt op de kleine iconen naast het zoekveld klikken om één of meerdere specifieke streamgroepen geheel in de lijst te verbergen. Om terug te gaan naar de actuele stream klikt u nogmaals op het icoontje Zoek. Beheer Met het hoofdicoon Beheer kunt u wisselen tussen uw beheerdashboard en het normale dashboard. Op uw beheerdashboard kunt u bijvoorbeeld nieuwe gebruikers toevoegen of beheren en kunt u te allen tijde uw bedrijfsgegevens inzien. Om van uw beheerdashboard terug te gaan naar uw normale dashboard klikt u nogmaals op het Beheer icoon. 6

7 Profiel Onder het hoofdicoon Profiel kunt u onder meer uw wachtwoord aanpassen en instellen in welke taal u Adtime wilt zien. Help Klikt u op het hoofdicoon Help, dan opent er een overzichtelijke product tour. In deze tour worden de verschillende onderdelen in Adtime uitgelicht en vindt u handige tips. Wanneer er op een pagina of bij een specifiek onderdeel geen Help beschikbaar is, wordt dit aangegeven. Uitloggen U logt uit door rechts bovenin op het hoofdicoon Uitloggen te klikken. Wachtwoord instellen Het instellen en/of wijzigen van uw wachtwoord is erg eenvoudig. U klikt rechts bovenin op het hoofdicoon Profiel, waarna u uw eigen profiel opent. Links bovenin ziet u de knop Wachtwoord veranderen staan. Wanneer u hier op klikt opent er een nieuw scherm waarin u uw huidige wachtwoord en uw gewenste nieuwe wachtwoord in dient te vullen. Zodra u op de knop Wijzig wachtwoord heeft geklikt is uw wachtwoord veranderd. Wanneer u bij de inlogpagina kiest voor de optie onthoud mijn gegevens zal Adtime uw inloggegevens onthouden en hoeft u geen wachtwoord meer in te voeren. Taal instellen Het instellen van de taal waarin u Adtime leest, doet u onder het hoofdicoon Profiel. Links bovenin ziet u de knop Bewerken staan. Naast Taal ziet u een drop down menu staan, waarin u de gewenste taal kunt selecteren. De wijziging wordt opslagen zodra u op Opslaan klikt. Een actie-icoon Het actie-icoon is een rood rondje met daarin een wit uitroepteken. Een formulier Een formulier kunt u openen vanuit een badge of een streamregel en vervolgens bekijken of invullen. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan een urendeclaratie. De actiebalk De actiebalk vindt u altijd bovenaan het formulier. Bij grote formulieren vindt u deze balk ook nog eens onderaan het formulier. Het informatieblok Het informatieblok is het blok dat u onderaan een formulier vindt. Hierin treft u tabbladen aan met gerelateerde informatie. Medewerkers en uitzendingen inzien In de stream is een korte lijst te vinden van zowel medewerkers als uitzendingen. Hiervoor zijn streamgroepen aangemaakt. Uiteraard kunt u al uw medewerkers en uitzendingen ook vinden in de archiefstream. Uren rapporteren Met de optie 'Uren rapporteren' kunt u uren overzichten creëren en deze en exporteren naar Excel. 7

8 4. Adtime & Uren Het invoeren van een uren declaratie Op het dashboard ziet u de badge Uren invullen staan. Nadat u een periode hebt gekozen, opent u het urenbriefje voor die specifieke week door nogmaals op de badge te klikken. Als je de periode hebt geselecteerd kies je voor aanmaken, het volgende scherm verschijnt. 1 Hier staat jouw opdrachtgeer en de periode van de declaratie Hier staat jouw naam en jouw functienaam Opslaan kies je als je de declaratie op een later moment wil afmaken. Aanbieden kies je als je de declaratie volledig is ingevuld en de declaratie ter goedkeuring wilt aanbieden aan de flexkracht. Let op, wanneer u kiest voor aanbieden dan is de declaratie niet meer te wijzigen. Bijlage hoeft u alleen alleen te gebruiken als u ook onkosten heeft ingevoerd. 2. Met het plusje voegt u extra regels toe en met het kruisje verwijdert u deze weer 3. Via de pijltjes opent u het selectie menu, u kunt dagen selecteren en daarna de tijdvakken waarin de flexkracht heeft gewerkt. Het kan zijn dat er maar 1 tijdvak gekozen kan worden. Het systeem berekent in dat geval zelf of er sprake is van ploegendiensten en/of overwerk. De tijden moet ook invullen. U kunt per week maar 1 declaratie aanmaken en aanbieden. Zorg dus dat de declaratie helemaal compleet is voordat u deze aanbied aan de flexkracht. Wanneer u meer dan 12 uur per dag of 60 uur per week registreert aan gewerkte uren voor uw flexkracht, wordt de declaratie door Adtime geblokkeerd voor verwerking. De beperking van het aantal uren per dag en/of per week is om te voorkomen dat er teveel uren worden gemaakt wat in strijd is met de Arbeidstijdenwet. Als werkgever vindt Adecco het belangrijk dat haar medewerkers de juiste balans in hun werk ervaren. Zijn er deze specifieke week toch meer uren gewerkt dan vult u de declaratie in tot het maximum en dient u een te sturen naar de Adecco branch met de aanvullende uren en een toelichting op de overschrijding van het wettelijk maximum. 8

9 Het controleren van een uren declaratie Uw flexkrachten registreren zelf de gewerkte uren en/of onkosten in Adtime. In het dashboard toont Adtime of er een actie nodig is Wanneer u de declaratie hebt gecontroleerd en deze juist is dan hoeft u geen actie te ondernemen. Is de declaratie niet juist dan kunt u deze direct aanpassen en daarna aanbieden voor verwerking. Iedere maandag voert Adecco om uur de Automatic Approval uit, waarbij alle aangeboden declaraties worden opgehaald voor verwerking. U heeft tot uur om de aangeboden declaraties te controleren voordat deze worden verwerkt. 9

10 5. Adtime & Onkosten Het invoeren van onkosten In Adtime kunt u ook een aantal onkosten invoeren. De onkosten die geselecteerd kunnen worden zijn tussen u en Adecco afgestemd. Onkosten worden, bij voorkeur, ingevoerd op dag niveau. Selecteer eerst de dag, daarna het component en vermeld vervolgens bij aantal het bedrag van de onkosten. Vergeet niet de bijlage toe te voegen aan deze regel. Zonder bijlage (het bewijs van de onkosten) kan de declaratie niet worden aangeboden. Selecteer de juiste omschrijving en vul bij Aantal het bedrag in van de onkosten. Wanneer je onkosten declareert via de onkosten tegel (omdat je je gewerkte uren niet in Adtime registreert) zie je in het drop down menu alleen onkosten en geen urensoorten. Onkosten kunnen alleen worden ingediend mits ere ook een bijlage is toegevoegd. Deze bijlage kan bestaan uit de foto van de gemaakte onkosten. 10

11 Uploaden van bewijs van onkosten Vul bij omschrijving een korte toelichting van de gemaakte onkosten in, bijvoorbeeld reiskosten. Scroll naar beneden en klik op Upload om het bewijs toe te voegen (je bewijs kan bestaan uit de factuur, de kassabon, maar altijd aangevuld met een toelichting) aan de declaratie. Wil je meer weten over wat jij moet aanleveren als bewijs, neem dan contact op met je Adecco contactpersoon. Wanneer de bijlage wordt opgeslagen, verschijnt er een rode cirkel in de declaratie, als bewijs dat de upload is gelukt. Indien er nog meer onkosten zijn gemaakt, dienen bovenstaande stappen te worden herhaald. Wanneer alle onkosten (en indien van toepassing alle gewerkte uren) zijn ingevoerd kan de declaratie worden aangeboden, kies hier voor de optie aanbieden. De declaratie wordt nu verstuurd ter accordering. Controleren van onkosten Het indienen van, de vooraf met u vastgestelde onkosten, wordt door de flexkracht gedaan in Adtime. De normale procedure is dat de flexkracht de onkosten indient in de urendeclaratie maar wanneer dit niet mogelijk was zal er een losse onkostendeclaratie worden aangeboden. U herkent de aanlevering van onkosten door de markering in de declaratie. Het cijfer in de markering geeft het aantal bijlagen aan dat de flexkracht heeft ingevoerd. Onkosten niet correct Wanneer de bijlage of het bedrag van de onkosten niet correct is, kunt u de declaratie aanpassen. Let op: om een declaratie met onkosten aan te kunnen bieden voor verwerking dient er altijd een juiste bijlage te zijn toegevoegd. Vergeet na aanpassing niet de declaratie aan te bieden voor verwerking. Wanneer u de declaratie heeft aangepast dient u deze handmatig te accorderen. Heeft u niets gewijzigd dan is dit niet nodig, de Automatic Approval zal de declaratie dan verwerken. 11

12 6. Adtime & Autorisatoren In Adtime kennen we verschillende rollen met rechten, ook voor u als klant. De verschillende rollen die voor u kunnen gelden, worden hieronder uitgelegd. Applicatiebeheerder (klant) Met deze rechten krijgt u de mogelijkheid om extra gebruikers aan te maken. Denk bijvoorbeeld aan een manager die deze rechten krijgt om zijn of haar collega s aan te maken als autorisator (accordeerder). Autorisator urenregistratie Met deze rechten krijgt u de mogelijkheid om urendeclaraties te accorderen of aan te maken (afhankelijk van het proces). Om het proces goed in te richten dient de beheerder de autorisatoren in te richten. Medewerker Adtime urenregistratie Met deze rechten kunnen urendeclaraties alleen bekeken worden. Het is dus niet mogelijk om urendeclaraties te accorderen of aan te maken (afhankelijk van het proces). Dit is dus een soort van meekijk -functionaliteit voor administratieve doeleinden, waaronder het ophalen van de diverse rapportages. Dossier gemachtigde Een dossier gemachtigde heeft rechten op uw digitale dossier. Documenten die voor u zijn bestemd kunnen ingezien en eventueel aangemaakt worden. Extern dossier gemachtigde Een extern dossier gemachtigde heeft rechten op het digitale dossier van de medewerkers die bij u een plaatsing hebben. Documenten die aan uw medewerkers zijn gekoppeld kunnen ingezien en eventueel aangemaakt worden. Gebruikers beheren Om de gebruikers te kunnen zien, klikt u allereerst rechts bovenin op het hoofdicoon Beheer. In de stream wordt vervolgens een lijst met gebruikers getoond. Om een wijziging te maken, klikt u eerst op de gewenste gebruiker en vervolgens links bovenin op de knop Bewerken. U kunt nu wijzigingen doorvoeren, bijvoorbeeld in persoons- of contactgegevens. De gemaakte wijzigingen voert u definitief in door op Opslaan te klikken. Combinaties maken Bij het aanmaken van nieuwe gebruikers is het verstandig om nieuwe gebruikers een combinatie van rechten te geven. Het is bijvoorbeeld heel goed voor te stellen dat u een nieuwe gebruiker applicatiebeheerrechten geeft én accorderingsrechten. Op deze manier kan deze nieuwe gebruiker namelijk zelf nieuwe gebruikers beheren en kan de nieuwe gebruiker ook urendeclaraties accorderen of aanmaken. 12

13 Meer over de rol van autorisatoren vindt u in hoofdstuk 7. Hoofdstuk 8 is gericht op het goedkeuringsproces. Inrichten Autorisatoren Het aanmaken van een autorisator is het proces wat alleen door de beheerder kan worden uitgevoerd via de Beheer optie. Achter de optie Gebruiker toevoegen bevindt zich het invul deel t.a.v. de gegevens van de rol die u wilt toekennen aan een medewerker. 13

14 7. Adtime & Accorderingsproces U heeft standaard de optie om bij controle van declaraties deze, indien noodzakelijk, aan te passen. Daarna kunt u de declaratie handmatig accorderen en wordt deze direct verstuurd naar Adecco voor verwerking. De flexkracht ontvangt een bevestiging van uw akkoord. Heeft u iets aangepast in de declaratie dan ontvangt de flexkracht hier melding van in dezelfde notificatie. Het accorderingsproces van Adtime kent 2 scenario s: 1. U kunt zelf de controle uitvoeren op basis van uw inlog en rechten. LET OP: opent u een declaratie en past u iets aan, vergeet dan niet de declaratie ook te accorderen anders wordt deze niet meegenomen voor verwerking. Let op dat u deze controle uitvoert voor maandag uur. 2. Adtime past maandag om uur de automatic approval toe, waarmee alle openstaande declaraties met de status Aangeboden automatisch worden geaccordeerd (aangepaste declaraties hebben de status Gewijzigd en worden dus niet meegenomen door de automatic approval). Alle declaraties die daarna worden aangeboden of handmatig worden geaccordeerd worden niet meer verzonden naar Adecco voor directe verwerking, maar worden de eerstvolgende verloning opgepakt. 14

15 8. Adtime & Overzicht Adtime biedt de mogelijkheid om rapportages te maken die in Excel verder bewerkt kunnen worden. Via het dashboard kiest u voor de optie Uren rapporteren Vervolgens komt u in het volgende scherm. U kunt hier de begin- en einddatum van uw rapport selecteren. Zodra u kiest voor rapporteer verschijnt het volgende scherm. Met de optie Kolommen kunt u de weergave kiezen van uw rapport. Met de optie Overig kunt u uw selectie nog verder verfijnen. De optie Excel biedt u de download naar Excel, waarna u het bestand verder kunt bewerken. De button Vernieuw zorgt dat alles weer terug wordt gezet naar het oude. In de zoekbalk kunt u specifieke velden zoeken. 15

16 9. Extra opties binnen Adtime Adtime & Verlof De flexkracht bouwt verlofuren op. Deze verlofuren kunnen bestaan uit vakantie-uren en/of ADV uren. ADV uren zijn afhankelijk van de beloningsregeling die van toepassing is bij de opdrachtgever. De flexkracht stemt het verlof qua planning af met de klant (teamleader, manager etc.). Vervolgens kan de flexkracht in Adtime de keuze maken om verlof uren aan te vragen zodat de vrije dagen worden doorbetaald. Dit proces is verder niet zichtbaar voor u als opdrachtgever. Sjabloon gebruiken bij vast rooster Wekelijks uren registeren kan betekenen dat u iedere week (bijna) dezelfde declaratie invoert. Om deze handelingen eenvoudiger te maken kunt u een sjabloon aanmaken die u daarna steeds kunt selecteren. U hoeft dan alleen maar eventuele wijzigingen in te voeren. Hieronder een korte weergave van hoe het werkt. U vult per flexkracht een urendeclaratie in, zoals deze in de meeste gevallen voorkomt. Vervolgens kiest u bij de button Overig voor de optie Opslaan als sjabloon. De declaratie zoals u deze nu qua tijden hebt ingevuld is nu opgeslagen als voorbeeld. Als u nu een nieuwe week wilt invoeren, kiest u in de button Overig voor de optie Sjabloon toepassen. Adtime maakt nu de declaratie aan zoals deze in het sjabloon is opgeslagen. Vervolgens kunt u nu de declaratie aanpassen, aanvullen en aanbieden. Xplican (ontrafelaar) in de urendeclaratie Xplican is een CAO ontrafeling die ingezet wordt in de situatie dat u als opdrachtgever veel gebruik maakt van toeslag uren. Deze CAO ontrafeling zorgt er voor dat er bij het registreren van de gewerkte uren kan worden volstaan met een invoer van begin- eindtijd, waarna de ontrafelaar op basis van uw CAO de juiste toeslaguren toekent aan de gewerkte uren. 16

17 10. Contact Heeft u vragen? Mocht u vragen hebben over Adtime, neem dan contact op met de Branch Support locatie of met uw contactpersoon van de branch. U kunt ook een sturen naar improveadtime@adecco.nl Adecco 17