Thuiswerken tijdens de corona-crisis Hefgroep versie 26 maart 2020

Transcriptie

1 Thuiswerken tijdens de corona-crisis Hefgroep versie 26 maart Inleiding Door de Corona-crisis moeten we opeens veel meer thuiswerken. Dat is qua ICT best wel een uitdaging : - U heeft thuis een goede werkplek (met computer/laptop) nodig - De server-omgeving moet de plotselinge toename van het gebruik wel aankunnen Met dit document willen we u informeren hoe we dit thuiswerken zo goed mogelijk kunnen laten verlopen : hoe u zo comfortabel mogelijk kunt werken, hoe overlast van technische problemen voorkomen kan worden. Lees dit document goed door, en volg zoveel mogelijk de instructies. Daardoor werkt u zelf prettiger en wordt overlast voor collega s voorkomen. Dit document zal worden aangevuld met nieuwe informatie naarmate die beschikbaar komt of wanneer daaraan behoefte is ; u kunt telkens de nieuwste versie van dit document lezen/ophalen op Achtereenvolgens bespreken we : - Waarvoor mag/kunt u de Telewerk-omgeving wel en niet gebruiken? Wat zijn de alternatieven? - Hoe werkt u het prettigst met de Telewerk-omgeving? - Tips voor uw ICT thuis - Chatten en videobellen met Teams - Hulp bij problemen 2 Telewerken : wat wél doen, wat niet doen? Als de Telewerk-omgeving door iedereen tegelijk en ook nog eens inefficiënt gebruikt wordt, wordt deze onwerkbaar traag en onbetrouwbaar. Uitbreiding is nu niet per acuut mogelijk. Hou daarom het volgende schema in acht : 1

2 Graag geven we de volgende punten van toelichting op dit schema : 2.1 Telewerken : noodzakelijk ivm privacygevoelige gegevens Bestanden die u in de Telewerk-omgeving maakt en opslaat, zijn automatisch veilig. Omdat Hefgroep vaak met privacy-gevoelige gegevens werkt is dat belangrijk. Ook zijn in de Telewerk-omgeving interne applicaties (b.v. Intranet) beschikbaar, die niet of niet gemakkelijk via Internet te bereiken zijn. Om deze redenen doen we de normale werkzaamheden niet lokaal op de laptop maar in de Telewerkomgeving. 2.2 Niet voor niet-zakelijk gebruik De capaciteit van de Telewerk-omgeving is beperkt. Gebruik de Telewerk-omgeving dus niet voor nietzakelijke activiteiten zoals de krant lezen, Facebook etc.! 2.3 Geen multimedia De Telewerk-omgeving is technisch niet geschikt voor bewegend beeld. Als u bewegende beelden in de Telewerksessie probeert weer te geven, ervaren collega s onmiddellijk overlast, en loopt de omgeving al gauw vast. Gebruik de Telewerk-omgeving dus niet voor YouTube, videobellen etc! (Hoe u wel kunt videobellen, wordt uitgelegd in hoofdstuk 5 : Videobellen met Teams) 2.4 Zoveel mogelijk sluiten en afmelden U kunt overbelasting van de Telewerk-omgeving voorkomen door overbodige applicaties (b.v. vensters en tabbladen van Google Chrome) af te sluiten als u die niet meer nodig heeft. Ook vragen we u om met de knop Afmelden en vergrendelen uw sessie af te melden als u langer dan b.v. 15 minuten niet zult werken : 2

3 2.5 Webmail Als u alleen even uw mail of agenda wil checken, dan kunt u ook Outlook webmail gebruiken. U kunt daarvoor aanmelden op ; log in met uw gewone voornaam.achternaam@sbrdam.nl-inlognaam. Dit gaat sneller, en vormt geen belasting voor de Telewerk-omgeving. 2.6 Vermijd Internet Explorer Tenslotte willen wij u vragen om Internet Explorer te mijden, en alleen te gebruiken voor interne applicaties die niet geschikt zijn voor Google Chrome. Internet Explorer reageert niet goed op zware Internetpagina s, waardoor deze traag en blokkerend gaan werken. Behalve uzelf hebben ook collega s daar last van. Gebruik dus Google Chrome wanneer dat kan. 3 Handig telewerken (tips) 3.1 Verbindingsikoontje De Telewerk-verbinding kan gestart worden met een verbindingsbestandje, dat u kunt ophalen op Dit ikoontje ziet er als volgt uit : Standaard wordt dit ikoontje op uw computer in de map Downloads opgeslagen. U kunt het echter verplaatsen / kopiëren naar Bureaublad, en een andere naam geven. 3.2 Telewerken op een Mac Als u een imac of MacBook wilt gebruiken om te telewerken, dient u vanuit de Apple Appstore eerst het (gratis) programma Remote Desktop Connection van Microsoft te downloaden en te installeren. Nadat dit programma is geïnstalleerd, zal uw Mac het verbindingsbestandje herkennen en voor u de Telewerkverbinding starten als u het bestandje dubbelklikt. 3.3 Even terug naar het scherm van de laptop? Tijdens het Telewerken wordt een verbindingsbalk bovenin het scherm getoond : 3

4 Het symbool [ _ ] (derde van rechts) kunt u gebruiken om de Telewerk-sessie tijdelijk te verbergen ( minimaliseren ), zodat u even op de laptop of computer zelf kunt werken (b.v. om te videobellen). Als u het Telewerk-ikoontje in de taakbalk onderin klikt, komt de Telewerk-sessie weer terug op het scherm. Gebruik niet het kruisje rechts om de sessie te beëindigen deze blijft dan in de server hangen. Gebruik het ikoontje Afmelden en Vergrendelen en kies Afmelden. 3.4 Meerdere beeldschermen N.B. Onderstaande informatie is bedoeld voor het geval u privé beschikt over een geschikt beeldscherm en kabel. Deze informatie mag niet gezien worden als een toezegging van Hefgroep dat een scherm beschikbaar gesteld zal worden, of als toestemming om schermen vanaf uw werkplek mee naar huis te nemen! Als u dat prettig vindt, en u over een geschikt beeldscherm beschikt kunt u ook in de Telewerk-omgeving met meerdere schermen werken. Volg dan dit stappenplan : - Sluit het beeldscherm aan op de laptop met een geschikte kabel. - Zorg dat er beeld wordt weergegeven op dit scherm. Misschien moet u op het beeldscherm instellen via welke kabel het signaal aangevoerd wordt. - Ga naar de Instellingen van Windows (het radartje onder de startknop) en zoek op Uitbreiden : - Kies Dupliceren of uitbreiden naar een aangesloten beeldscherm, en stel dit vervolgens in : - Nu zal het tweede beeldscherm op uw laptop als een tweede bureaublad gaan werken. De volgende stap, is om dit tweede beeldscherm ook aan de Telewerk-omgeving door te geven. - Rechtsklik op het Telewerk-verbindingsbestandje op uw bureaublad, en kies Bewerken 4

5 - Ga naar tabblad Weergave - Vink de optie Alle beeldschemen gebruiken aan : - Ga naar tabblad Algemeen - Klik op Opslaan - De instelling om beide beeldschermen te gebruiken is nu in het ikoontje opgenomen. Natuurlijk werkt dit het prettigst als beide beeldschermen even groot zijn, en zich op dezelfde hoogte bevinden. U zult misschien wat moeten experimenteren hoe dit voor u -gegeven de omstandigheden- het beste werkt. 4 Uw thuisnetwerk 4.1 Wifi Natuurlijk is het fijn om met wifi overal in huis te kunnen werken. Echter, de volgende factoren kunnen de werking van wifi nadelig beïnvloeden : - Buren die ook intensief van wifi gebruik maken - Een grote afstand tot het internetmodem/router (beneden in de meterkast, terwijl u op zolder op de laptop werkt) - Stoorsignalen (bepaalde draadloze apparatuur kan wifi-signaal verstoren). Wifi-problemen uiten zich in de Telewerk-omgeving met de volgende specifieke symptomen : - Scherm/toetsenbord/muis bevriezen enkele (tientallen) seconden. Opeens begint het weer te bewegen. - Soms breekt de verbinding af. U moet opnieuw aanmelden, maar komt dan terug waar u was. Indien u deze problemen ervaart, moet u proberen om dichter bij de modem/router te werken, of om een (lange) netwerkkabel aan te sluiten op modem/router en laptop. Wij realiseren ons dat dat niet altijd een gemakkelijke opgave is. 4.2 Printen Als u op uw laptop of computer een werkende printer beschikbaar heeft voordat u op de Telewerkomgeving aanmeldt, wordt deze in de Telewerk-omgeving aangekoppeld. U kunt in de Telewerk-printer uw printer dan dus selecteren en gebruiken om af te drukken. De printers bij u thuis zijn in het instellingenscherm van de Telewerk-omgeving herkenbaar aan het woord Omgeleid : 5

6 Om te kunnen printen, moet u dus eerst zorgen dat de printer goed werkt op uw laptop of thuispc. Als u de printer aansluit met een USB-kabel, wordt hij in veel gevallen automatisch actief. Ook kunt u in het instellingenscherm (op uw laptop of thuispc) zoeken naar printers die aangesloten zijn of in het netwerk beschikbaar zijn. Lukt het niet, dan moet u de instructies die met de printer meegeleverd werden raadplegen. 5 Videobellen met Teams 5.1 Inleiding Microsoft Teams is een handige communicatiedienst, die kort gezegd de volgende mogelijkheden biedt : - Communiceren met één tegenpartij of met een groepje personen - Dit kunnen collega s uit de eigen organisatie zijn, maar ook externen die Teams gebruiken, of Skype-gebruikers - Met deze kunt u chatten, bellen of videobellen - U kunt ook samen in bestanden werken, of uw scherm met iemand anders delen. In Teams is er de mogelijkheid om een Team aan te maken, waaraan verschillende collega s en externen betrokken zijn. Op die manier kun je één chat maken voor dit Team. U hoeft echter geen Team aan te maken om contact met iemand te maken. U kunt gewoon uw collega of externe relatie als contactpersoon zoeken / toevoegen en de chat of het videogesprek beginnen. 5.2 Starten met Teams Het ontvangen van videobeelden en het koppelen van de webcam in uw laptop werkt niet in de Telewerkomgeving. U moet Teams daarvoor op uw laptop installeren en werkend maken. - Ga zonodig uit de Telewerk-omgeving of maak deze klein, zodat u op het bureaublad van uw laptop komt. - Open Google Chrome - Ga dan naar - Kies de optie Teams. U gaat naar de downloadpagina van Teams. - Download het programma en installeer het op de laptop of op uw thuispc. 6

7 - Als Teams geïnstalleerd is : meld aan met uw inlognaam (voornaam.achternaam@sbrdam.nl) en het u bekende wachtwoord. Om met een collega contact te maken in Teams, typ dan b.v. de naam in het zoekvak bovenin : En klik op de naam zodra deze gevonden is. Er wordt nu voor dit contactpersoon een nieuw chat-scherm gecreëerd : U kunt nu een berichtje typen, waar de contactpersoon weer op kan antwoorden. Ook kunt u de knoppen rechtsboven gebruiken : om resp. een videogesprek te beginnen, een telefoongesprek (alleen geluid) te starten, of om uw bureaublad te laten zien. 5.3 Contact met externen Het is mogelijk om ook met externen die Teams of Skype gebruiken contact te onderhouden. U kunt dan zoeken op b.v. -adres. 7

8 We zien helaas dat het nog niet altijd lukt om externen gemakkelijk te vinden. We kunnen daarom nu geen hulp bieden wanneer dit niet lukt. We zijn druk doende om de werking daarvan te optimaliseren en problemen uit de weg te ruimen ; in een toekomstige versie van dit document volgt hierover meer informatie. 5.4 Teams en bestanden U kunt in het programma Teams ook Team-objecten aanmaken met een door u gekozen naam; een dergelijk Team is een gebied met chats en bestanden waartoe alleen personen die door de eigenaar van het team zijn uitgenodigd toegang krijgen. Binnen zo n Team kunnen er ook subgroepen zijn dat zijn Kanalen. U kunt een Team aanmaken, en op deze manier het samenwerken in een groep organiseren. U kunt dan ook in Teams bestanden plaatsen en deze gezamenlijk bewerken. U mag dit gerust doen maar pas op met privacy-gevoelige gegevens. Indien een Team een half jaar niet gebruikt is, dan zal het team en de daarin opgeslagen gegevens t.z.t. opgeschoond / verwijderd worden zonder bericht. 5.5 Meer informatie Microsoft heeft op het web een snelgids voor Teams beschikbaar. Deze kunt u opvragen via het volgende internetadres : 6 Hulp bij problemen Het is in deze periode drukker op de helpdesk dan normaal. Wij proberen u echter zo goed mogelijk te helpen. Wij willen u vragen om uw meldingen zoveel mogelijk per te doen op -adres helpdesk@hefgroep.nl. Als u niet kunt aanmelden of geen toegang heeft tot uw , dan kunt u tijdens kantooruren bellen op nummer Tijdens kantooruren houden we continu de belasting en evt. problemen in de Telewerk-omgeving in de gaten. Wij hopen dat u er begrip voor heeft als u incidenteel problemen zoals vertraging of het afbreken van de verbinding ervaart, en dat u het even wilt aankijken of de problemen zich in enkele minuten herstellen. Zo niet, neem dan contact met ons op via bovenstaande gegevens! Voor problemen met uw privé-apparatuur of thuisnetwerk moeten we ons beperken tot algemene adviezen. Wij hopen dat u daar begrip voor heeft. 7 Versiegeschiedenis Datum Beschrijving 26 maart 2020 Eerste versie 8