Gemeenteraad Oude IJsselstreek

Transcriptie

1 Gemeenteraad Oude IJsselstreek 16 juni 2005 Roel Freeke

2 Programma I Inleiding II De programmabegroting en de verordening 212 III Aansturen accountant en verordening 213 IV De rekenkamer(functie) en verordening 213a

3 a Dualisering: Waar gaat het ook al weer om? Scheiding van bevoegdheden college en gemeenteraad Monisme = raad en college zijn samen bestuur Sturing in principe op input Gemeentebestuur Raad College Ambtelijk Apparaat / Gemeentelijke Organisatie Realisatie

4 a Dualisering: Waar gaat het ook al weer om? Scheiding van bevoegdheden college en gemeenteraad Dualisme = raad heeft drie taken Sturing in principe op outcome (realisatie) 1. Volksvertegenwoordigen 2. Kaders stellen Gemeente / Bevolking Raad College (bestuur) Ambtelijk Apparaat / Gemeentelijke organisatie Realisatie 3. Controleren

5 I Inleiding a Dualisering: Waar gaat het ook al weer om? b De Programmabegroting c De Middelenverordening (ex. Art. 212) d De Controleverordening (ex. Art. 213) De drie verordeningen e f Verordening controle doelmatigheid en doeltreffendheid college (ex. Art. 213a) De Rekenkamer(functie)

6 a Wat voor rekenkamers zijn er? De samenhang Intern (college) Extern (raad) Rechtmatigheid Verordening 212 (en deel 213) Verordening 213 Doelmatigheid / Doeltreffendheid Verordening 213a Rekenkamer (functie)

7 a Wat voor rekenkamers zijn er? De samenhang 213 en rekenkamer Rekenkamer Accountant Raad Controle College (bestuur) 212 & 213a en de balans

9 De Programmabegroting Dualisering betekent dat De raad meer gaat sturen op beoogde maatschappelijke effecten Welke toestand in de samenleving streeft de raad na? Sturen op outcome (effect) en output (prestaties) De raad meer op afstand staat van de beleidsuitvoering

10 De Programmabegroting Raad bepaalt per programma: Wat willen we bereiken en wat mag het kosten? Het verschil? Monistisch verkeer: Raad stelt beschikbaar voor de aanleg van 2 rotondes Duaal verkeer: Raad stelt beschikbaar voor de verbetering van de doorstroming Sturen op effecten!!!

11 De Programmabegroting Raad bepaalt per programma: Wat willen we bereiken en wat mag het kosten? College geeft per programma aan: Wat gaan we daarvoor doen? (beheersen van de uitvoering) Vertaling van programma s in producten Programmabegroting Productenraming

12 De Programmabegroting Raad bepaalt per programma: Wat willen we bereiken en wat mag het kosten? College geeft per programma aan: Wat gaan we daarvoor doen? (beheersen van de uitvoering) College legt verantwoording af over de uitvoering: Wat hebben we gedaan (bereikt)?

13 De Programmabegroting Raad bepaalt per programma: Wat willen we bereiken en wat mag het kosten? College geeft per programma aan: Wat gaan we daarvoor doen? (beheersen van de uitvoering) College legt verantwoording af over de uitvoering: Wat hebben we gedaan (bereikt)? De Raad controleert: - Hebben we bereikt wat we wilden en kost het niet meer dan het mocht kosten?

14 van wie is de begroting? Voor alle taken en activiteiten brengt de raad de bedragen op de begroting alsmede de middelen,die zij daarvoor beschikbaar stelt De begroting is dus van de raad

15 Relatie met meerjarennota s? Visie Kansen/bedreigingen Prioriteiten l.t. fin. kader Raadsprogramma / collegeprogramma Meerjarennota s per beleidsveld Tussentijdse maatsch. ontwikkelingen Jaarlijkse programmabegroting Plannen / concretiseren Actualiseren Integraal afwegen!

16 Eisen aan de begroting Overeenstemming met regelgeving Verordening 212: Wat staat daar in? Doelen in termen van gewenste effecten Doelen volledig en consistent Doelen SMART SMART = Specific Measurable De kwaliteit van de begroting kun je meten Assignable Realistic Time- related G.T Doran, 1981

17 Noodzakelijke onderdelen per programma 1. Algemene doelstelling per programma 2. Hoofddoelstellingen / deelprogramma s 3. Subdoelstellingen 4. Prestatiedoelstellingen 5. Financiën De kwaliteit van de programma s

18 De kwaliteit van de programma s Noodzakelijke onderdelen per programma 1. Algemene doelstelling per programma 2. Hoofddoelstellingen / deelprogramma s 3. Subdoelstellingen 4. Prestatiedoelstellingen 5. Financiën Wat willen we bereiken? Wat gaan we daarvoor doen? Wat mag het kosten?

19 De kwaliteit van de programma s Criteria per onderdeel wat willen we bereiken? 1. Algemene doelstelling per programma Nut Geeft visie / missie weer per programma Helpt de politieke discussie Biedt transparantie naar buiten Criteria a. Beoogd maatschappelijke effect (toestand in de samenleving) is geformuleerd b. Volledig afdekken van het programma c. Volledigheid t.o.v. collegeprogramma

20 Criteria per onderdeel De kwaliteit van de programma s wat willen we bereiken? 2. Hoofddoelstellingen / deelprogramma s Nut Geeft visie weer per deelprogramma / thema Helpt de breedte van het beleid te ondervangen Criteria a. Beoogd maatschappelijk effect is geformuleerd b. Consistent met de algemene doelstelling c. Volledig afdekken van de algemene doelstelling (1.) Bijv. Sport, recreatie en cultuur

21 De kwaliteit van de programma s Criteria per onderdeel wat willen we bereiken? 3. Subdoelstellingen Nut Vertaling van hoofddoelstellingen in subdoelen Helpt de vertaalslag van abstract naar concreet Formuleert outcome Criteria a. Beoogd maatschappelijk effect geformuleerd b. Consistent met de hoofddoelstellingen c. Volledig afdekken van de hoofddoelstellingen d. Doelen zijn specifiek, meetbaar, realistisch (onderbouwd) en tijdgebonden geformuleerd Effect-indicatoren Geen intenties of activiteiten!

22 Criteria per onderdeel De kwaliteit van de programma s prestatie-indicatoren wat gaan we daarvoor doen? 4. Prestatiedoelstellingen Nut Vertaling van subdoelen in concrete activiteiten / maatregelen Formuleert output Criteria a. Consistent met de subdoelstellingen b. Volledig afdekken van de subdoelstellingen c. Doelen zijn specifiek, meetbaar, realistisch (onderbouwd) en tijdgebonden geformuleerd Beleidstheorieën Geen intenties!

23 De kwaliteit van de programma s Criteria per onderdeel efficiency-indicatoren? 5. Financiën wat mag het kosten? Nut Weergeven van kosten per programma (= financieel kader voor de raad!) Criteria a. Inzicht in kosten per doel? b. Bij voorkeur op niveau van subdoelstellingen c. Autorisatieniveau van de raad

24 c De Middelenverordening (ex. Art. 212) Inrichting: Getroffen organisatorische maatregelen welke een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend bestuur mogelijk maken

25 STOP Wat is nu rechtmatig, doelmatig en doeltreffend? Voorbeeld: De gemeente geeft euro uit ter verbetering van de veiligheid bij het sportpark en plaatst daarvoor extra straatverlichting. Doeltreffendheidonderzoek: Verbetert de veiligheid door de plaatsing van verlichting? Doelmatigheidsonderzoek: Is de plaatsing kostenefficiënt gebeurd? En is de verlichting, gegeven de kwaliteit ervan, met een minimale inzet van middelen en dus zo goedkoop mogelijk geplaatst? Rechtmatigheidonderzoek: Zijn de kosten ten laste gekomen van het juiste budget? Is het geaccordeerd door bevoegde personen? Heeft de raad deze middelen beschikbaar gesteld voor verbetering van de veiligheid?

26 c De Middelenverordening (ex. Art. 212) Inrichting: Getroffen organisatorische maatregelen welke een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend bestuur mogelijk maken 2. Kaders stellen Raad College (bestuur) Inrichting Ambtelijk Apparaat / Gemeentelijke organisatie Realisatie 3. Controleren

28 I Kaders stellen en controleren: de instrumenten d De Controleverordening (ex. Art. 213) Aansturing van de accountant Raad is opdrachtgever! Rechtmatigheid ook in verklaring 2. Kaders stellen Raad College (bestuur) Ambtelijk Apparaat / Gemeentelijke organisatie Realisatie 3. Controleren

29 Controle van de jaarrekening door de accountant (art 213) a) Controle op: getrouwheid (verantwoording/beeld) rechtmatigheid (verantwoording en het beheer) inrichting en kwaliteit AO/IC b) Producten: verklaring (accountantsoordeel) rapport (verslag van bevindingen) overige door de raad bepaalt NB: Accountant heeft geen rol t.a.v. jaarverslag! (tenzij de raad dit zelf nader invult)

30 B E S T U R E N D E A C T I V I T E I T E N C O L L E G E Sociale voorzieningen & maatschappelijke dienstverlening Onderwijs & kinderopvang Ruimtelijke ordening & volkshuisvesting Volksgezondheid & milieu Veiligheid Verkeer & vervoer Cultuur sport & recreatie Economische structuur administreren, registreren, controleren, betalen, geautomatiseerde systemen database database grootboek Getrouwheid Geeft de verantwoording een getrouw beeld van de werkelijkheid getrouwheid rechtmatigheid Rechtmatigheid Zijn de posten in de verantwoording terecht i.c. conform de geldende regels en wetten opgenomen

31 Wat voor opdrachtgever wilt u zijn? accountant accountant raad modelverordening (213) college raad raad accountant

32 Remedie: Stel zelf de criteria op waarvan u vindt dat de opdracht aan de accountant moet voldoen om voor u van waarde te zijn Bepaal hiervoor als raad een programma van eisen in aansluiting op de inrichting van verordening 213 Doe dat aan de hand van een discussie over de basiswaarden 4 Basiswaarden: Objectiviteit Zekerheid Betrokkenheid Ambitieniveau

33 1 Objectiviteit Waar hebben we het dan over? I. Onafhankelijkheid II. Deskundigheid Heeft te maken met: Overige werkzaamheden accountant binnen de gemeente en opdrachtverlening Al of niet vertrouwensfunctie voor management en College Betrokkenheid Integriteit

34 2 Zekerheid Waar hebben we het dan over? Tolerantie (%) jaarrekeningtolerantie tolerantie per onderdeel Objecten (afbakening en aanpak) waarover het oordeel wordt gegeven Kwalitatieve aspecten wat wel en wat niet weging

35 3 Betrokkenheid Waar hebben we het dan over? I. Relatie raad accountant Invulling en organisatie Rapportagelijnen II. Relatie college/ambt. apparaat accountant III. Begrip raad over betekenis acc. controle IV. Aanvullende opdrachten V. Historie

36 4 Ambitieniveau Waar hebben we het dan over? Breedte en diepte van de toegevoegde waarde van de accountant Wijze waarop de relatie tussen accountant en raad gestalte dient te krijgen Hoe gaat de raad om met rapportages, verslagen en bevindingen van de accountant

38 e Verordening controle doelmatigheid en doeltreffendheid college (ex. Art. 213a) Onderzoek in opdracht van college Raad denkt mee over onderzoeksplan Raad geeft in verordening frequentie, spreiding en wijze van rapportage aan

39 De Rekenkamer(functie): Wat is de bedoeling? Wat mag? En wat kan? a b c Wat voor rekenkamers zijn er? Voorbeelden van onderzoek Mogelijkheden in de wetgeving

40 a Wat voor rekenkamers zijn er? Rekenkamer Rotterdam Eenhoofdige onafhankelijke rekenkamer Ingesteld door de raad in 1997 Directeur aangesteld in 1998 én opnieuw in 2004 door de raad voor zes jaar Budget fte

41 a Wat voor rekenkamers zijn er? Rekenkamer Utrecht Commissie bestaande uit vijf externe leden, waarvan 3 vaste leden en 2 plaatsvervangende leden Commissie bepaalt eigen agenda Budget fte (ambtelijk secretaris + plaatsvervanger + onderzoeker + secretariaat) Ontwikkelmodel: van 97 tot 00 alleen raadsleden, van 00 tot 04 gemengd model, van 2005 volledig externe rekenkamer

42 a Wat voor rekenkamers zijn er? Wat kan natuurlijk ook Volledig externe commissie (Leiderdorp, Leerdam) Commissie bestaande uit raadsleden met een externe voorzitter (Zwijndrecht, Apeldoorn, Nijmegen) Commissie bestaande uit externen met een raadslid als voorzitter ( ) Commissie bestaande uit alleen maar raadsleden (Hoogeveen, Capelle aan den IJssel) Gemeenschappelijke rekenkamer (via wettelijk model geen ervaringen, wel veel andere vormen van samenwerking)

43 a b c Wat voor rekenkamers zijn er? Voorbeelden van onderzoek Mogelijkheden in de wetgeving

44 ac Mogelijkheden Wat voor rekenkamers in de wetgeving zijn er? Drie mogelijkheden 1. Rekenkamer 2. Rekenkamerfunctie 3. Gemeenschappelijke rekenkamer

45 ac Mogelijkheden Wat voor rekenkamers in de wetgeving zijn er? Rekenkamer In de wet staan de taken en bevoegdheden Onafhankelijkheid bij wet; onafhankelijke leiding, vrije onderwerpskeuze, onbeperkte toegang tot informatie, rapportagevrijheid etc. Benoeming van de leiding door de raad (zes jaar) Raad stelt budget vast Eigen medewerkers

46 ac Mogelijkheden Wat voor rekenkamers in de wetgeving zijn er? Rekenkamerfunctie Inrichting te regelen in een verordening, dus veel keuzemogelijkheden voor de raad Participatie door raadsleden is mogelijk

47 ac Mogelijkheden Wat voor rekenkamers in de wetgeving zijn er? Gemeenschappelijke rekenkamer Door Wet gemeenschappelijke regelingen is de rekenkamer ook voor meerdere gemeenten in te stellen Rekenkamerfunctie niet mogelijk! Wel variabele vormen van samenwerking

48 ac Mogelijkheden Wat voor rekenkamers in de wetgeving zijn er? Vormen van samenwerking: 1. Incidenteel: een gezamenlijk onderzoek 2. Facilitair: gezamenlijk gebruik maken ambtelijke ondersteuning / onderzoekers 3. Gezamenlijke invulling van rekenkamerfunctie Zelfde leden benoemen in verschillende gemeenten 4. Gezamenlijke rekenkamer

49 Uitgangspunt Het is een instrument van de raad Dus: Wat wil de raad? Vele mogelijkheden

50 Remedie: Benut de wettelijke ruimte voor een rekenkamer(functie) op maat Bepaal hiervoor als raad het profiel voor de eigen rekenkamer Doe dat met een discussie over de basiswaarden van dit profiel Vier basiswaarden: Positionering Onafhankelijkheid Doelstelling Belang / ambitieniveau

51 Positionering Onafhankelijkheid Doelstelling Belang / ambitieniveau Hoe gaan we dat doen? Per basiswaarde twee of drie stellingen Stemmen Discussie en verdere toelichting Let op! Overal waar rekenkamer staat wordt zowel rekenkamer als rekenkamer(functie) bedoeld

52 1 Positionering Waar hebben we het dan over? I. Relatie burgers Zichtbaar en benaderbaar? Zelfstandige voorlichting en communicatie? II. Relatie met de raad Rol van de raad bij agendering Wijze van rapportage Contacten met de raad? III. Relatie college / ambtenaren Rol in lopende onderzoeken?

53 1 Positionering Raad?? College Bewoners en belangengroepen Rekenkamer (functie)?? Ambtelijk apparaat

54 2 Onafhankelijkheid Waar hebben we het dan over? I. Houding / attitude Kritische geest / onafhankelijke oordeelsvorming II. Formele onafhankelijkheid Vrije rapportage Vrij in onderzoeksagenda Geen dubbelfuncties (bijv. raadsleden) III. Praktisch Aangaan van overeenkomsten Ambt. ondersteuning / relatie griffie Eigen budget

55 2 Onafhankelijkheid Onafhankelijkheid + Nodig voor oordeelsvorming + Toegevoegde waarde ten opzichte van andere instrumenten Risico niet te weten wat er speelt Risico geen draagvlag voor onderzoeksresultaten -> risico voor succesvolle implementatie Betrokkenheid + Feeling nodig om tot juiste inschatting situatie te komen + Voordeel dat men weet wat er leeft + Zorgt voor draagvlak onderzoeksresultaten -> goede kans implementatie Risico van belangenverstrengeling Beeldvorming lastig

56 2 Onafhankelijkheid Onafhankelijkheid Betrokkenheid O n a f h a n k e li j k h e i d Rekenkamer Rekenkamer(functie) met alleen externe leden Rekenkamer(functie) met raadsleden en externe leden Betrokkenheid Rekenkamer(functie) met alleen raadsleden

57 3 Doelstelling Waar hebben we het dan over? I. Aanleiding van onderzoek Willekeurig? Incidenten / structurele processen Criteria voor een onderwerp? II. Soort onderzoek: effectiviteit en efficiëntie III. Controle jaarrekening?

58 4 Ambitieniveau Waar hebben we het dan over? I. Eigen mensen of extern II. Aantal onderzoeken per jaar III. Omvang van de onderzoeken IV. Benodigde budget

59 V Samenwerking Uitgangspunt: Starten bij inventariseren wensen Raad, voordat gekozen wordt voor een bepaald model. Heeft gevolgen voor samenwerking: Vorm en mogelijkheid van samenwerking af laten hangen van de mate waarin de wensen van de raad het beste te realiseren zijn. Doe dat door een discussie te voeren over 4 basiswaarden: Positionering Onafhankelijkheid Doelstelling Belang / ambitieniveau

60 V 1 Samenwerking Positionering Raad College Neutraal Rekenkamer (functie) Bewoners en belangengroepen Ambtelijk apparaat

61 V 1 Samenwerking Positionering Raad Nadruk transparantie Rekenkamer (functie) Bewoners en belangengroepen College Ambtelijk apparaat

62 V 1 Samenwerking Positionering Raad Rekenkamer (functie) College Nadruk Instrument raad Bewoners en belangengroepen Ambtelijk apparaat

63 V 1 Samenwerking Positionering Hoe neutraler de beoogde positie van de rekenkamer, des te kansrijker de samenwerking met anderen Oneens Overwegend Overwegend Eens oneens eens

64 V 2 Onafhankelijkheid Samenwerking Onafhankelijkheid Betrokkenheid O n a f h a n k e li j k h e i d Gemeenschappelijke rekenkamer??? Rekenkamer(functie) met alleen raadsleden en externe leden Betrokkenheid Rekenkamer(functie) met alleen raadsleden

65 V 2 Samenwerking Onafhankelijkheid O n a f h a n k e li j k h e i d Gezamenlijke Rekenkamer Rekenkamer Gemeente B Gemeente A Betrokkenheid

66 V 2 Samenwerking Onafhankelijkheid O n a f h a n k e li j k h e i d Rekenkamer Gemeente A Samenwerking erg lastig Betrokkenheid Rekenkamer(functie) met alleen raadsleden Gemeente B

67 V 2 Samenwerking Onafhankelijkheid O n a f h a n k e li j k h e i d Rekenkamer Samenwerking maatwerk Gemeente B Betrokkenheid Gemeente A Rekenkamer(functie) met alleen raadsleden

68 V Samenwerking 3 Doelstelling LEREN DOEL? AFREKENEN

69 V 4 Samenwerking Belang / ambitieniveau Wat is de relatie tussen het belang / ambitieniveau en de mogelijkheden tot samenwerking?

70 V 1 2 Samenwerking Discussie over basiswaarden Op basis daarvan: profielschets opstellen Mogelijkheden samenwerking in beeld brengen 3 4 Reflectie in de fracties Vaststellen profiel in een tweede sessie Samenwerking concretiseren 5 6 Opstellen integraal voorstel (incl. verordening en plan van aanpak) Besluitvorming in de raad

71 V Samenwerking Incidenteel Facilitair Gezamenlijke invulling Gemeenschappelijke rekenkamer