HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT Stichting Zeekadetkorps Vlaardingen Versie 2013 Artikel 1- Begripsbepaling In dit reglement wordt verstaan onder: Stichting : de stichting Zeekadetkorps Vlaardingen; bestuur : het bestuur van de stichting Zeekadetkorps Vlaardingen; vereniging : de vereniging Zeekadetkorps Nederland; hoofdbestuur : het bestuur van de vereniging Zeekadetkorps Nederland; korps : het Zeekadetkorps Vlaardingen; korpsschip : het vaartuig ASSAM II, dienende als onderkomen van het korps; leden : ketelbinkies, aspirant-zeekadetten, zeekadetten, zeekadetonderofficieren, zeekadetofficieren en instructeurs; gemeente : de gemeente Vlaardingen. Artikel 2- Huishoudelijk reglement 1. Uitgangspunten a. De basis van het huishoudelijk reglement van het Zeekadetkorps Vlaardingen (kortweg: HHR) wordt gevormd door: i. artikel 11 - lid 1 van de statuten van de stichting Zeekadetkorps Vlaardingen; ii. artikel 3 paragraaf 4e van het huishoudelijk reglement van de vereniging Zeekadetkorps Nederland. b. De stichting heeft zich als lid van de vereniging verplicht tot naleving van het bepaalde bij of krachtens de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging. c. In het huishoudelijk reglement van de vereniging is gesteld dat, binnen het kader van eerder genoemde bepalingen, ieder bestuur zijn eigen organisatie en samenstelling, alsmede de samenstelling en organisatie van het onder zijn leiding staande korps, regelt met in achtneming van de gestelde regelgeving in de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging 2. Inhoud Het HHR bevat: a. regels voor onderwerpen voor zover die niet reeds zijn opgenomen in de statuten van de stichting plus de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging; b. nadere regels in aanvulling op, of ter specificering van, de regelgeving in de statuten van de stichting en in het huishoudelijk reglement van de vereniging, ter zake de samenstelling, de organisatie en het functioneren van het bestuur en van het korps. 3. Wijzigingen Wijziging van het HHR vindt plaats indien met meerderheid van stemmen een besluit daartoe wordt genomen in een bestuursvergadering, waarin alle bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Pagina 1

2 4. Actuele informatie De meest actuele informatie wordt bijgehouden in het document Praktische Zaken van A -> Z. Hierin worden de huisregels vermeld, actuele informatie over de contributie en meer zaken die aan regelmatige verandering onderhevig zijn. Dit document wordt op verzoek verstrekt en de meest actuele versie is de vinden op onze website Artikel 3- Bestuur 1. Verantwoordelijkheden Het bestuur is tegenover het hoofdbestuur verantwoordelijk voor: a. een verantwoorde en doelmatige besteding van de gelden die zijn verstrekt door de vereniging aan het korps; b. het tijdig en zorgvuldig nakomen van de administratieve verplichtingen zoals omschreven in het huishoudelijk reglement van de vereniging en daarvan afgeleide mededelingen en besluiten; c. het verzekerd zijn van de tot het korps behorende korpsschip en vaartuigen; d. een deugdelijk en zorgvuldig administratief en financieel beheer en beleid; e. een goed overleg met de commandant en leden van het korps omtrent de korpsactiviteiten, opleiding van korpsleden, organisatie en beheer van het (varend) materieel; f. het realiseren van de doelstelling(-en) van de vereniging. 2. Aansprakelijkheid Het bestuur aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, diefstal of vermissing van privé goederen. Het aan boord brengen van privé eigendommen is daarom geheel voor eigen risico. 3. Samenstelling a. Het bestuur wijst uit zijn midden tenminste een voorzitter, een secretaris en een penningmeester aan. b. Naar eigen inzicht verdeelt het bestuur de portefeuilles materieel, opleidingen en public relations over de bestuursleden. 4. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Algemeen a. Afhankelijk van de samenstelling en bezetting van de te onderscheiden bestuursfuncties verdelen de bestuursleden in goed overleg de taken. De secretaris houdt separaat een overzicht bij van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle bestuurs- en stafleden. Bij wijzigingen stelt de secretaris alle belanghebbenden op de hoogte. b. Van alle bestuursleden wordt verwacht dat zij op pro-actieve wijze hun functie vervullen, de staf assisterend waar nodig en gewenst, zonder zich in detail te bemoeien met korpsactiviteiten. Voorzitter a. De voorzitter leidt de bestuursvergaderingen. b. De voorzitter vertegenwoordigt het korps in en buiten rechte. c. De voorzitter en secretaris tezamen tekenen de notulen van de bestuursvergaderingen. Secretaris a. De secretaris is belast met het voeren van de administratie en correspondentie van het korps. b. De secretaris is belast met het opstellen en distribueren van de notulen van bestuursvergaderingen. c. De secretaris is verantwoordelijk voor het beheer van de ledenadministratie waarbij hij bevoegd is het dagelijks beheer te delegeren naar de commandant van het korps. Pagina 2

3 d. De secretaris is belast met het bijhouden van het archief en de registers van de leden, instructeurs, vrijwilligers, bestuursleden, sponsors en donateurs van de stichting. Hij draagt voorts zorg voor een tijdige verzending van de jaarstukken en de periodieke personeelsgegevens aan het hoofdbestuur. e. De secretaris is belast met het tijdig opstellen van het algemeen jaarverslag om dit tezamen met het financieel jaarverslag, na beoordeling en vaststelling door het bestuur, voor 1 maart bij het hoofdbestuur en de gemeente te kunnen aanbieden. f. De secretaris is belast met het tijdig opstellen van het ondernemingsplan, teneinde dit met inbegrip van de door de penningmeester opgestelde begroting, na beoordeling en vaststelling door het bestuur, voor 1 oktober bij het hoofdbestuur en de gemeente aan te kunnen bieden. g. De secretaris draagt zorg voor het tijdig bij het hoofdbestuur aanbieden van: de korpssterkte, het algemeen en financieel jaarverslag, het onderhoudsplan en het ondernemingsplan. Penningmeester a. De penningmeester is belast met het financieel beheer van het korps. b. De penningmeester is belast met het opstellen van het financieel jaarverslag; in de eerste bestuursvergadering van het jaar legt hij hierover verantwoording af aan het bestuur waarbij de rekening en verantwoording vooraf door een kascommissie gecontroleerd is. c. De penningmeester stelt jaarlijks een begroting op van de inkomsten en uitgaven voor het komende boekjaar aan de hand van het jaarplan, en legt deze voor aan het bestuur. Deze begroting dient, tezamen met een prognose voor de hierna volgende drie jaar voor 1 oktober van het lopende jaar aan het hoofdbestuur te worden gezonden als onderdeel van het ondernemingsplan. Portefeuille Techniek en Veiligheid a. Het aangewezen bestuurslid voor de portefeuille techniek en veiligheid behartigt de materiële zaken en ziet toe op het deugdelijk beheer en gebruik daarvan. b. Hij/zij doet de nodige voorstellen tot aanschaf, reparatie, veiligheid, onderhoud en verbeteringen van het materieel in beheer bij of in eigendom van het korps. c. Hij/zij draagt in direct overleg met de commandant en het hoofd technische dienst zorg voor het vastleggen van de onderhoudsbehoefte in het onderhoudsplan, dat een onlosmakelijk deel vormt van het ondernemingsplan. Portefeuille Opleidingen a. Het aangewezen bestuurslid voor de portefeuille opleidingen behartigt de opleidingszaken, beheert het opleidingsplan en ziet toe op het deugdelijk beheer en gebruik van de daarvoor benodigde les- en leermiddelen. b. Hij/zij doet de nodige voorstellen tot aanschaf, reparatie, onderhoud en verbeteringen van de les- en leermiddelen in beheer bij of in eigendom van het korps. c. Hij/zij draagt in direct overleg met de commandant en de eerste officier zorg voor het vastleggen van de opleidingsplan als deel van het ondernemingsplan. Portefeuille Public Relations a. Het aangewezen bestuurslid voor de portefeuille Public Relations (PR) behartigt de PR-zaken, beheert het PR-plan en ziet toe op het deugdelijk beheer en gebruik van de aanwezige PRmiddelen. b. Hij/zij doet de nodige voorstellen tot aanschaf, reparatie, onderhoud en verbeteringen van het PR-materiaal in beheer bij of in eigendom van het korps. c. Hij/zij draagt in direct overleg met de commandant zorg voor het vastleggen van de PRplan als deel van het ondernemingsplan. Pagina 3

4 5. Vertegenwoordiging a. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt het bestuur door een ander bestuursleden vertegenwoordigd. b. Indien een bestuurslid verhinderd is de bestuursvergadering bij te wonen, kan hij/zij een week van te voren zijn/haar stem schriftelijk indienen bij de secretaris. Artikel 4- Vergaderingen 1. Algemeen a. Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of andere leden van het bestuur dat wenselijk achten. b. Geldige besluiten kunnen uitsluitend worden genomen in een bestuursvergadering waarin tenminste de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is, met absolute meerderheid der uitgebrachte stemmen. 2. Bestuursvergaderingen a. Zowel de commandant als de eerste officier zijn bevoegd de bestuursvergaderingen bij te wonen en zijn dus opgenomen in de distributie van notulen en aan de bestuursvergadering gerelateerde stukken. b. De commandant en de eerste officier hebben stemrecht in bestuursvergaderingen. 3. Staf/bestuursvergaderingen a. Tenminste elk kwartaal, maar vaker indien gewenst, komen bestuur en staf in vergadering bijeen. b. Deze vergaderingen hebben als hoofddoel het afgelopen kwartaal te evalueren, het komende te bespreken en plannen te maken voor de langere termijn. Artikel 5- Technische zaken en Veiligheid a. Het bestuurslid belast met de portefeuille technische zaken en veiligheid draagt jaarlijks, in direct overleg met de commandant en het hoofd technische dienst, zorg voor het opstellen van het onderhoudsplan alsmede de daaraan gekoppelde financiële beslaglegging. b. Voor 1 oktober wordt in de staf/bestuursvergadering het onderhoudsplan besproken en goedgekeurd om dit voor 1 oktober, als onderdeel van het ondernemingsplan aan het hoofdbestuur van de vereniging aan te bieden. Artikel 6- Correspondentie De secretaris verzorgt alle externe correspondentie van de stichting. Uitzondering hierop vormt routinecorrespondentie te voeren door: a. de bestuursleden voor zover die hun specifieke bestuurstaak betreft; b. de commandant met leden van het korps of hun ouders, voogden of verzorgers (intern dus) en met commandanten van andere zeekadetkorpsen en de ondersteunende functionarissen 1 en organen 2 van het hoofdbestuur van de vereniging, voorts extern alleen met voorkennis van en afschrift aan het bestuur. Van alle correspondentie dient afschrift te worden gehouden bij de secretaris en vermeld te worden in het correspondentieregister. 1 International Liaison Officier, Inspecteur Koninklijke Marine 2 Commissie Opleidingen, Public Relations Groep en Technische & Veiligheids Commissie Pagina 4

5 Artikel 7- Financiën 1. Algemeen a. Het bestuur stelt jaarlijks de verschuldigde entreegelden, contributies en bijdragen van de korpsleden vast, met inachtneming van eventueel door het hoofdbestuur te bepalen richtlijnen. b. De penningmeester int deze gelden die ten goede komen van het korps. 2. Reglementair verschuldigde bijdragen a. Entreegeld. Het entreegeld wordt betaalt bij toelating als aspirant-zeekadet en wordt gebruikt als bijdrage voor het in bruikleen krijgen van het uniform en leermiddelen. Bij ontslag wordt het entreegeld, verminderd met eventuele schadebedragen, teruggegeven. Indien het borggeld niet toereikend is om de schade te dekken worden de kosten op het betrokken lid verhaald. b. Reinigingskosten. Bij tussentijds inlevering van het uniform of delen daarvan (bijvoorbeeld bij vervanging), dienen de stomerijkosten te worden betaald door betrokken lid. c. Contributie. Leden tot aan de rang van zeekadetofficier betalen contributie. Alle overigen doneren op vrijwillige basis een bijdrage minimaal gelijk aan de contributie. 3. Regeling afschrijvingen a. Alle investeringen groter dan 250,- worden op basis van de verwachte levensduur afgeschreven en vermeld op de afschrijvingsstaat. Ook in het jaar van aanschaf worden evenredige bedragen afgeschreven. Bij verkoop van een nog niet geheel afgeschreven goed, wordt eerst de restwaarde volledig afgeschreven. De eventuele opbrengst wordt verantwoord in de boekhouding. b. Investeringen beneden 250,- worden direct als kostenpost verantwoord en worden niet vermeld op de afschrijvingsstaat. Dit geldt niet voor "nice to have" goederen. Deze komen daarentegen wel op de afschrijvingsstaat voor. c. Op het korpsschip ASSAM II wordt niet meer afgeschreven. De huidige restwaarde ligt aanmerkelijk lager dan de getaxeerde waarde. Artikel 8- Donateurs Om het maatschappelijke en financieel draagvlak te verbreden kent de stichting donateurs. a. Donateurs hebben toegang tot de korpsevenementen waarvoor ook de ouders van de leden worden uitgenodigd. b. Donateurs hebben recht op toezending van het korpsjournaal. c. Om als donateur te worden vermeld geld een minimale donatie per jaar. De hoogte hiervan is vermeld in de praktische zaken van A -> Z. Artikel 9- Samenstelling en organisatie korps a. De rangen en standen van de leden, de benoemings- en bevorderingscriteria, alsmede de regels omtrent het verlaten van het korps zijn opgenomen in het huishoudelijk reglement van de vereniging. b. De organisatie van het korps staat opgenomen in het huishoudelijk reglement van de vereniging. Een nadere invulling hiervan wordt omschreven in het 'orderboek commandant'. c. De taakstelling van de commandant en eerste officier van het korps zijn, in aanvulling op het gestelde in het huishoudelijk reglement van de vereniging, vastgelegd in het orderboek commandant. d. De commandant draagt zorg voor een eenduidige regelgeving en organisatie van het korps en legt deze vast in het 'orderboek commandant'. Pagina 5

6 Artikel 10- Aanstelling en bevordering a. Het bestuur draagt de commandant voor bij het hoofdbestuur voor aanstelling. Aanstelling en bevordering van de overige officieren is een verantwoordelijk van het bestuur van de stichting, daarbij het hoofdbestuur informerend. b. Bij (voordracht tot) benoeming en bevordering van zeekadetonderofficieren en zeekadetten kan en mag het bestuur, bij monde van de bevorderingscommissie, met in achtneming van de hiertoe gestelde regels in het HHR van de vereniging, afwijken van de voorgestelde bevordering. c. Het bestuur behoudt zich het recht voor om in voorkomende gevallen gebruik te maken van de uitzonderingsbepalingen zoals genoemd in het artikel 6 lid 5 van het huishoudelijk reglement van de vereniging. Artikel 11- Royement en schorsing 1. Ontslag a. Verzoeken tot ontslag van zeekadetten tot en met de rang van opperschipper dienen schriftelijk bij de commandant te worden ingediend. b. Verzoeken tot ontslag van zeekadetofficieren dienen schriftelijk bij het bestuur te worden ingediend. c. Ontslag, inclusief de beëindiging van de verschuldigde betalingen, vindt plaats per kwartaal. 2. Royement a. Het bestuur en de commandant kunnen een voordracht tot royement doen. b. Het bestuur is bevoegd tot het schorsen van leden, onder aantekening dat zij het hoofdbestuur hiervan schriftelijk in kennis stellen. c. Bij voordracht tot royement en/of schorsing stelt het bestuur onverwijld een commissie in die de feiten en omstandigheden onderzoekt en het bestuur adviseert. d. Het bestuur is bevoegd tot het royeren van zeekadetonderofficieren, zeekadetten en (aspirant) zeekadetten. Het hoofdbestuur royeert zeekadetofficieren op voordracht van het bestuur van het korps. e. Een contributie achterstand van een halfjaar is een grond voor ontslag. Artikel 12- Vrijwilligers a. Vrijwilligers worden aangesteld door het bestuur in overeenstemming en in samenspraak met de commandant. b. Vrijwilligers zijn geen lid van Zeekadetkorps Vlaardingen. c. Vrijwilligers kunnen worden aangesteld door het bestuur om het korps bij te staan door het geven van instructie aan de zeekadetten, onderofficieren en officieren. d. Vrijwilligers zijn aangesteld om actief bij te dragen aan het onderhoud van de vaartuigen en materieel behorende tot Stichting Zeekadetkorps Vlaardingen. e. Het plaatselijk bestuur stelt een taakomschrijving voor de vrijwilliger op. Hierin worden beschreven de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de vrijwilliger. Pagina 6

7 Artikel 13- Uniform & Werkkleding 1. Beheer De commandant is belast met het aankopen en beheer van de in eigendom van de stichting zijnde uniformen en versierselen. Hij kan deze taken delegeren aan één van de officieren. 2. Kledingregeling. Het zeekadetkorps kent 2 verschillende uitrustingen a. Het uniform i. Het uniform bestaat uit een broek, een buis, een braniekraag en een rouwdas. Vanaf de rang van bootsman wordt de buis vervangen door een uniformjas. ii. Het uniform is een kostbaar kledingstuk. Daarom ontvangt elk lid een uniform in bruikleen. Het uniform blijft eigendom van het Zeekadetkorps. iii. Ieder lid is zelf verantwoordelijk voor het netjes en schoon houden van het uniform. iv. Het uniform wordt pas verstrekt na ontvangst van het inschrijfgeld. v. Ieder lid dient zelf zwarte gladde leren schoenen, zwarte sokken, een witje (marine T- shirt), een muts en 2 mutswitjes aan te schaffen als onderdeel van het uniform. Vanaf de rang van bootsman wordt het witje vervangen door een wit overhemd met een stropdas en de muts vervangen door een pet. vi. vii. viii. ix. Insignes en andere versierselen voor op het uniform worden door het korps verstrekt. Bij slijtage als gevolg van normaal gebruik en het te klein worden van het uniform kan dit omgeruild worden. In geval van normale slijtage draagt de stichting zorg voor vervanging van het uniform. Bij afmonstering dient het uniform schoon en heel te worden ingeleverd. Indien dit niet het geval is wordt het uniform gereinigd/gerepareerd op kosten van de kadet. De samenstelling van het uniform, de versierselen alsmede aanwijzingen voor het dragen zijn opgenomen in het HHR van de vereniging. b. Het werkpak i. Het werkpak bestaat uit een werkhemd, werkbroek een riem en een petje. Bij aanmonstering kunnen deze worden aangeschaft. Zie hiervoor het document A->Z. ii. Ieder lid dient zelf passende schoenen te verzorgen, bij voorkeur stevige schoenen. Artikel 14- Samenkomsten a. Buiten de (school-)vakantieperiode, meerdaagse korpsactiviteiten buiten beschouwing latend, komt het korps iedere zaterdag bijeen, op de plaats en gedurende de tijd als bepaald in het orderboek commandant. Op woensdagavond zijn er ook samenkomsten echter hebben die een vrijwilliger karakter. b. De commandant stelt de periodes waarin geen bijeenkomsten plaatsvinden bijtijds bekend. Pagina 7

8 Artikel 15- Scheepstoko en kassen a. Ter veraangenaming van het verblijf zal aan boord van het korpsschip een "scheepstoko" worden gehouden, waar frisdranken en snoep kunnen worden gekocht. b. Het beheer van de scheepstoko wordt gevoerd overeenkomstig het "Scheepstoko Reglement", opgenomen in het orderboek commandant. c. De commandant beheert de scheepskas en de tokokas. Maandelijks overlegt hij deze kassen aan de penningmeester. d. De commandant beheert de kampkas. De penningmeester stelt, in overleg met de commandant, de hoogte van de kampgelden vast. Maximaal vier weken na een kamp overlegt de commandant de kas aan de penningmeester. Artikel 16- Verzoeken en klachten 1. Indienen a. Leden van het korps en/of hun ouder(-s), voogd(-en) of verzorger(-s) kunnen te allen tijde schriftelijk een verzoek of klacht indienen bij de commandant en/of bij de secretaris van het bestuur. 2. Behandelen a. Degene die het verzoek of de klacht ontvangt, behandelt die ten spoedigste en stelt bestuur en de commandant hiervan in kennis. b. Indien het verzoek of de klacht is ingediend, vindt spoedig plaats overleg tussen het bestuur en de commandant plaats. De commandant zal zo nodig zaken ter beoordeling of verband houdend met het verzoek c.q. klacht voorleggen aan het bestuur. c. Wanneer daartoe aanleiding bestaat, geschiedt de behandeling in het bijzijn van de commandant, de ouder(-s), voogd(-en) of verzorger(-s), waarbij alle betrokken partijen worden gehoord. d. De beslissing op een verzoek of klacht kan mondeling of schriftelijk worden gegeven. 3. Protocol ongewenst gedrag en pestprotocol a. Het Protocol Ongewenst Gedrag en het Pestprotocol zijn opgenomen in het Orderboek Commandant. b. Tenminste tweemaal per jaar (januari en september) controleert de secretaris de inhoud van dit protocol en past in overleg met de commandant de dynamische gegevens aan. c. Eenmaal per jaar (september) controleert het bestuur de geldigheid van dit protocol en wijzigt indien nodig, het protocol. d. De commandant draagt er zorg voor dat korpsleden kennis hebben van het protocol en dat in het bijzonder alle kader- en stafleden bekend zijn met de inhoud en in overeenstemming met kunnen handelen. Artikel 17- Korpsschip en kleine vaartuigen a. Met het korpsschip mag uitsluitend gevaren worden na verkregen toestemming van het bestuur. b. Voor het varen met de kleine vaartuigen is de toestemming van de commandant of diens plaatsvervanger benodigd. c. Het meevaren van gasten, geen lid zijnde van het korps, een ander zeekadetkorps, of de vereniging, is niet toegestaan zonder uitdrukkelijke toestemming van het bestuur. Pagina 8

9 Artikel 18- Geschillen In zaken en omstandigheden waarin dit reglement, noch de statuten van de stichting, noch de statuten of het HHR van de vereniging, noch de wet voorziet, beslist het bestuur van de stichting. Indien een geschil van ernstige aard is en/of het korps overstijgt, kan dit voorgelegd worden aan de geschillencommissie van de vereniging als omschreven in de statuten en het HHR van de vereniging. Artikel 19- Afmonsteren Indien een lid van het Zeekadetkorps Vlaardingen (dit kan een zeekadet zijn, onderofficier, officier of bestuurslid) dan dienen alle zaken te worden afgehandeld inzake een juiste afhandeling van alle lopende afspraken. Indien de afmonsteraar in het bezit is van sleutels van het korpschip dienen deze direct aan de leiding of het bestuur van het korps te worden overhandigd. Artikel 20 - Slotbepalingen In zaken waarin dit HHR, het huishoudelijk reglement van de vereniging, de statuten van het korps, de statuten van de vereniging en de wet niet voorzien, beslist het bestuur van het korps voor Ligplaats m.s. Assam II Westhavenplaats te Vlaardingen Ingeschreven bij de K.v.K. te Rotterdam onder nr Secretariaat: Kievitlaan 46, 3135 KB Vlaardingen, tel.: secretaris@assam2.nl IBAN NL47INGB t.n.v. Stichting Zeekadetkorps Vlaardingen Internet: