Discussienota Verbonden Partijen Montfoort

Transcriptie

1 Discussienota Verbonden Partijen Montfoort Werkgroep verbonden partijen Montfoort Maart

2 SAMENVATTING - BIG 4 TIPS: Montfoort participeert in diverse samenwerkingsverbanden. Veel van deze verbanden hebben de vorm van een gemeenschappelijke regeling. Het aantal samenwerkingsverbanden en gemeenschappelijke regelingen is toegenomen. De aansturing van dergelijke verbonden partijen gaat niet vanzelf, zeker als kleine gemeente met meer en meestal grotere samenwerkingspartners. Maar hoe vergroot je nou de invloed en controle? Hoe doe je dat efficiënt? En hoe organiseer je binnen die samenwerkingsverbanden je stem, als één van de kleinste partijen? Raadswerkgroep Een raadswerkgroep Verbonden Partijen komt met een discussienota met vier belangrijke tips, ter uitwerking door de nieuwe raad. TIP 1: Prioriteer Werk efficient: stel een objectieve prioritering vast van de verbonden partijen in de categorieën laag, basis en hoog, zodat duidelijk is bij welke twee of drie verbonden partijen grip door de raad het meest gewenst. TIP 2: Weeg af Gebruik bijgevoegde afwegingskaders bij het aangaan, wijzigen of beëindigen van een relatie met een verbonden partij. TIP 3: Vraag maatwerk Stel aan de hand van de prioritering laag, basis en hoog vast welk sturing- en verantwoordings- arrangement van de verbonden partij gewenst is. Leg daarbij de rollen van college, raad en ambtelijke organisatie vast. Laag = raad op achterbank (nadruk op verantwoording achteraf) Basis = raad op bijrijdersstoel Hoog = raad aan het stuur (nadruk op sturing aan de voorkant) TIP 4: Organiseer (je stem)! a. Intern: Stel raadsrapporteurs aan en agendeer verbonden partijen als vast agendapunt in elk forum. b. Extern: Organiseer contact in de regio over verbonden partijen, op raadsniveau (rapporteurs?), partijniveau, collegeniveau en ambtelijk niveau. Investeer in het netwerk van GR-bestuurders en betrokkenen. 2

3 Inleiding Montfoort participeert in diverse samenwerkingsverbanden. Veel van deze verbanden hebben de vorm van een gemeenschappelijke regeling. Het aantal samenwerkingsverbanden en gemeenschappelijke regelingen is toegenomen. Verplichting, motieven en ambitie Dit heeft te maken met de toename van gemeentelijke taken en ook met de complexiteit daarvan. Steeds meer taken zijn door het rijk aan gemeenten toebedeeld. Daardoor is samenwerken noodzakelijk geworden, vooral ook voor kleinere gemeenten. Samenwerken is in veel gevallen ook verplicht, zoals bijvoorbeeld binnen de veiligheidsregio en de GGD. Deelname aan een verbonden partij is een manier om een gemeentelijk doel effectiever te bereiken in een "dynamisch" speelveld van steeds meer samenwerkende (lagere) overheden. In het algemeen gaat de gemeente een relatie met een verbonden partij aan, omdat de verwachting gerechtvaardigd is dat de verbonden partij dezelfde activiteiten kan uitvoeren met meer efficiency, kwaliteit of continuïteit. Daarnaast kunnen (financiële) risico s als gevolg van bijvoorbeeld incidentele extra vraag gespreid en gedeeld met andere deelnemers. Er is een kwaliteitsvoordeel als de verbonden partij kennis in huis heeft, die de gemeente zelf niet (meer) heeft. Een verbonden partij kan ook gericht zijn op het behoud of vergroten van de effectiviteit en bestuurlijke slagkracht, waardoor nieuwe activiteiten sneller kunnen worden gerealiseerd. Tegelijkertijd kiest de gemeente er bij verbonden partijen bewust voor om zelf invloed te houden omdat activiteiten te kwetsbaar zijn om volledig uit te besteden. Voor Montfoort hebben verbonden partijen een belangrijke plek vanwege de ambitie om regiegemeente te zijn. De gemeente organiseert zoveel mogelijk taken buiten de deur. En in plaats van de rol van uitvoerder, neemt de gemeente nu de regie. Grip op aansturing Een andere rol van de gemeente vraagt om andere sturingsmechanismen dan voorheen. Als regiegemeente is een scherpe formulering van strategische beleidsdoelen van belang. En een proactieve houding in een regionaal netwerk om deze beleidsdoelen via de externe partijen te realiseren. De aansturing van dergelijke verbonden partijen gaat niet vanzelf. In Montfoort speelt dit des te meer, als kleine gemeente met meer en meestal grotere samenwerkingspartners. Veel gemeenteraden in het land zijn bezig met de vraag hoe je meer grip krijgt op verbonden partijen. Daarin is Montfoort niet uniek. Maar hoe vergroot je nou de invloed en controle? Hoe doe je dat efficiënt? En hoe organiseer je binnen die samenwerkingsverbanden je stem, als één van de kleinste partijen? Raadswerkgroep Een raadswerkgroep Verbonden Partijen heeft de afgelopen maanden aan het antwoord op deze vragen gewerkt. Zij leggen dit aan u voor in de vorm van een discussienota met tips, zodat eerst goed geduid kan worden waar de gemeente en u als raad behoefte aan heeft. Deze kan dan in de nieuwe raadsperiode dienen als opstapje naar verdere beleidsontwikkeling en praktische uitwerking. 3

4 1. Verbonden partijen Definitie Verbonden partijen zijn organisaties waarin de gemeente een financieel en bestuurlijk belang heeft. Van een financieel belang 1 is sprake als de gemeente financieel risico loopt. Als de gemeente vertegenwoordigd is in het bestuur of stemrecht heeft, is er sprake van een bestuurlijk belang 2. Verbonden partijen kunnen privaatrechtelijk en publiekrechtelijk van aard zijn of een mengvorm. Privaatrechtelijk zijn NV s, BV s, stichtingen en verenigingen. Publiekrechtelijk zijn gemeenschappelijke regelingen. Deze worden geregeld via de Wgr (Wet gemeenschappelijke regelingen). In de praktijk zijn mengvormen, de zgn. publiek-private samenwerkingsconstructies (PPS) ontstaan. De nadruk in deze notitie ligt op gemeenschappelijke regelingen. Overzicht verbonden partijen in Montfoort De gemeente Montfoort neemt deel aan de volgende verbonden partijen: Gemeenschappelijke regelingen PR0GR.* Begroting 2018** UW Samenwerking Belastingsamenwerking Rivierenland (BSR) Veiligheidsregio Utrecht (VRU) Afvalverwijdering Utrecht (AVU) Omgevingsdienst regio Utrecht (ODRU) Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek / Lopikerwaard (RHC) 4 57 Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst (GGDrU) FermWerk Privaatrechtelijke deelnemingen PROGR. Deelneming* Stichting Inkoopbureau Midden-Nederland (IBMN) 1 56 NV Bank Nederlandse Gemeenten Vitens 1 12 Stichting Urgentieverklaring West Utrecht 3 5 * begrotingsprogramma **bedragen x Bij garantstellingen en leningen is er op zichzelf geen sprake van een verbonden partij, omdat bij faillissement nog steeds juridische verhaalsmogelijkheden bestaan. Ook bij subsidierelaties is er geen sprake van een verbonden partij. 2 Bij alleen een benoemingsrecht of voordrachtsrecht, waarbij de betrokkene niet namens gemeente plaatsneemt/stemt, maar bijv. op grond van zijn/haar deskundigheid of onafhankelijkheid wordt benoemd/voorgedragen, is dus geen sprake van een verbonden partij. 4

5 Praktijk Montfoort: Het op de voet volgen van alle verbonden partijen in de kaderstellende en controlerende rol door de raad is tijdrovend. Zeker omdat in de praktijk de invloed op het reilen en zeilen ervan soms als beperkt wordt ervaren. Niet alle verbonden partijen zijn van even groot belang voor Montfoort. De tijdsinspanning van de raad kan efficiënter worden ingezet. TIP 1: Prioriteer! Werk efficient: stel een objectieve prioritering vast van de verbonden partijen in de categorieën laag, basis en hoog, zodat duidelijk is bij welke twee of drie verbonden partijen grip door de raad het meest gewenst. Gebruik een objectieve methodiek (zoals bijvoorbeeld in bijlage 2) 5

6 2. Aangaan, wijzigen en beëindigen De momenten van oprichten en uittreden zijn belangrijke momenten voor de raad om invloed uit te oefenen op de relatie met verbonden partijen. Bevoegdheid college en raad De beslissing tot deelname aan een verbonden partij en ook de aansturing van de verbonden partijen behoren primair tot de taken van het college van B&W. Een verbonden partij is immers een manier om een gemeentelijk doel te bereiken (HOE-vraag) en daarmee is de beslissing tot deelname, inclusief de aansturing van de verbonden partij een taak van het college van B&W (artikel 160 Gemeentewet). De raad bepaalt wat tot de publieke taak behoort (WAT-vraag) en stelt hiervoor kaders. De wet schrijft daarom voor dat het college van B&W pas over deelname of beëindiging daarvan beslist nadat de raad zijn wensen en bedenkingen heeft kenbaar gemaakt en toestemming heeft verleend (art.1 lid 2 Wgr en art. 169 Gemeentewet). De raad kan bij het stellen van kaders aandacht besteden aan algemene uitgangspunten, maar ook bijvoorbeeld over de manier waarop de raad betrokken en geïnformeerd wil worden. Afwegingskaders Om de Raad in staat te stellen om de kaderstellende en controlerende taak te kunnen uitvoeren, maakt het college bij het aangaan of beëindigen van de samenwerking met een (nieuwe) verbonden partij in ieder geval voor de raad inzichtelijk: - Welk publiek belang wordt gediend; - Waarom betrokkenheid van de gemeente (niet meer) noodzakelijk is; - Waarom niet kan worden volstaan met een rol als facilitator, subsidieverstrekker of opdrachtgever; - Wat de voordelen/nadelen zijn van het aangaan van de samenwerking binnen de verbonden partij; - Welke taken er worden overgedragen en in welke vorm; - Welk financieel belang in de (nieuwe) verbonden partij wordt belegd; - Hoe de financieringsstromen zullen gaan lopen; - Hoe de governance is geregeld; - Welke risico's aan de deelname of beëindiging zijn verbonden; - Waarom voor de specifieke juridische organisatievorm is gekozen; - Op welke wijze verantwoording zal worden afgelegd; - Het college maakt het speelveld inzichtelijk en daarmee wat de (ver)bindende motieven en kanttekeningen van de (potentiële) samenwerkingspartners zijn. Wanneer heroverwegen Er zijn potentiele veranderingen binnen de verbonden partij mogelijk, die per definitie zullen leiden tot een heroverweging van de aangegane financiële en bestuurlijke relatie. De belangrijkste veranderingen en/of ontwikkelingen zijn: Het (voornemen tot) beëindiging van een bestaande relatie c.q. deelname door een of meer deelnemers; Wijziging van de doelstelling van de verbonden partij of die van de gemeente; Aanstaande fusie (herindeling) of integratie; Niet (voldoende) realiseren voorgenomen prestaties of doelstellingen; De voorgenomen gemeentelijke prestatie/doelstelling is juist wel gerealiseerd; Nieuwe (financiële) risico s en ontwikkelingen. TIP 2: Weeg af! Gebruik bovenstaande afwegingskaders bij het aangaan, wijzigen of beëindigen van de relatie met een verbonden partij. 6

7 3. Sturing en verantwoording theorie Governance Omdat een verbonden partij per definitie op afstand wordt geplaatst is het van belang om na te denken hoe je vervolgens de sturing en toezicht op de verbonden partij vorm wilt geven. Het inrichten van democratische (bij)sturing en (tussentijdse) controle, de verantwoording en het uitoefenen van toezicht wordt samengevat onder het begrip Governance, oftewel: goed besturen. Dat is weergegeven in onderstaande figuur. I. Sturingsinstrumenten Sturing Sturing gaat over het 'uitzetten van de koers', de (strategische) beleidskaders, doelstellingen. Controle Controle gaat om het 'op koers houden' van de organisatie. Het gaat erom dat de organisatie 'in control' is door een stelsel van maatregelen en procedures, gericht op het kunnen realiseren van de doelstellingen. Verantwoording Verantwoording gaat om rekenschap afleggen door de organisatie (bijv. voortgangsrapportages en jaarverslag). Het gaat om laten zien dat je in control bent én wat je hebt gerealiseerd. Toezicht Toezicht is de beoordeling door een externe toezichthouder. Bijvoorbeeld de accountant die controleert of de processen van de organisatie voldoen aan de daaraan gestelde eisen. Verantwoordingsrelaties gemeenschappelijke regelingen Bij een raadsregeling of een gemengde regeling (zoals FermWerk) is elk lid van het AB verantwoording schuldig aan de raad over het door hem in het bestuur gevoerde beleid (artikel 16 Wgr). Daarnaast blijft de verantwoordingslijn van het college aan de raad grond van artikel 169 Gemeentewet bestaan. Bij een collegeregeling (overige GR-en) handelt een lid van het AB namens het hele college. Zowel het individuele AB-lid als het college zijn verantwoording schuldig aan de raad over het gevoerde bestuur. (Art. 18 jo. art. 16 Wgr en art. 169 lid 1 Wgr). Governance is maatwerk Het is goed je als raad te realiseren hoe de P&C-cyclus van de verbonden partij en die van de gemeente zich in de tijdsplanning tot elkaar verhouden. Dan kan tijdig en pro-actief ingehaakt worden op de sturings- en verantwoordingsinformatie van de verbonden partij. De raad kan de sturing op verbonden partijen ook efficiënter vorm geven, door afhankelijk van de vastgestelde prioritering (zie tip 1) te bepalen welke informatie de raad op welk moment wil ontvangen dus een maatwerk-arrangement vaststellen. 7

8 Basis sturing- en verantwoording: De Wet gemeenschappelijke regelingen schrijft over sturing- en verantwoording van de gemeenschappelijke regeling het volgende voor. Dit is te beschouwen als de basis. Als raad kan je in afspraak met het college en de gemeenschappelijke regeling uitbreiden of verminderen, afhankelijk van de omstandigheden. (Zie tip 3 verderop in dit stuk) Planning Activiteit Omschrijving Invloed Uiterlijk 1 april 2018 Kadernota 2019 Het DB stuurt de beleidsmatige en financiële kaders tbv begroting 2019 aan de gemeenteraad. Ter informatie. Raad kan desgewenst agenderen. Art. 34b Wgr Uiterlijk 1 april (2018) Voorlopige jaarrekening (2017) Het DB stuurt het voorlopig resultaat 2017 aan de gemeenteraad. Art. 34b Wgr Ter informatie Raad kan desgewenst agenderen. Circa mei (2018) Concept-begroting (2019) Het DB zendt de ontwerpbegroting acht weken voordat zij aan het AB wordt aangeboden, toe aan de raden van de deelnemende gemeenten. Formeel: zienswijze! Wordt met raadsvoorstel geagendeerd in de raad. Art. 35 Wgr Uiterlijk 15 juli (2018) Definitieve jaarrekening (2017) Het AB stelt de definitieve jaarrekening vast. Het DB stuurt deze uiterlijk 15 juli (2018) naar GS. Toezichtsrol GS Uiterlijk 1 augustus (2018) Begroting Evt. zienswijze raad bij GS Nb! Op grond van artikel 17 Wet gemeenschappelijke regelingen wordt in de tekst van de gemeenschappelijke regeling ook een regeling opgenomen over de wijze waarop door het bestuur van de GR inlichtingen aan de deelnemende raden wordt verstrekt. 8

9 4. Sturing en verantwoording in de Montfoortse praktijk In de werkgroep verbonden partijen is besproken hoe de sturing in de Montfoortse praktijk momenteel verloopt. Onderstaande knelpunten zijn geconstateerd. 1. De Montfoorts gemeenteraad stuurt de verbonden partijen hoofdzakelijk aan via de verantwoordingsgerichte wettelijke basisvariant van planning & control. Een sturingsmechanisme dat veel tijd en energie vergt en vanwege het sturen vanuit de achterkant minder effectief is. Niet alle kadernota s van GR en worden standaard in de raad geagendeerd. 2. Sturing van (nieuw) beleid vanuit de Raad is vooral gebaseerd op wensen uit de eigen kadernota (regulier) of als op een bepaald thema een beleidsvisie/-nota geschreven wordt (incidenteel). Lastig daarbij is dat als het beleid uiteindelijke binnen de eigen gelederen is vastgesteld het vervolgens nog binnen de verbonden partij moet worden verkocht. 3. Een klassieke valkuil is dat de raad zich niet beperkt tot kaderstellen en controleren op hoofdlijnen, maar zich laat verleiden het werk van andere rollen (college, ambtelijk apparaat) over te doen. 4. Toetreding tot een gemeenschappelijke regeling stelt de gemeenteraad formeel op afstand. Dan moet er iets extra s geregeld worden als je dezelfde invloed wil houden als voorheen, of je moet met minder of een andere vorm van invloed genoegen nemen. 5. Een gemeenteraadslid kan niet zonder meer de gehele raad vertegenwoordigen. Een collegelid dient de instemming te verwerven van zijn college. 6. De formele invloed is gebonden aan de beleidscyclus van de verbonden partij en strekt zover als in de onderlinge stemverhouding is afgesproken. 7. Wil je als gemeenteraad meer invloed dan via de zienswijzen, dan moet je er al bij de start van het beleidsproces van de verbonden partij bij zijn. 8. Het college is in het AB/DB van een verbonden partij slechts een van de deelnemende gemeenten en zal hier dus afstemming en regionaal draagvlak moeten zoeken. 9. De Raad richt zich in haar kaderstellende en controlerende rol op het college en staat in het geval van een collegeregeling nog meer op afstand t.o.v. de verbonden partij. De verhouding van de raad met de raadsvertegenwoorder in FermWerk is niet geregeld. 10. Het ontbreekt de raad aan een podium om de strategische beleidsinzet met (op z n minst gelijkgestemde) andere raden vroegtijdig af te stemmen. Toelichting op 8 tm 11: College Het college is verantwoordelijk voor beleidsontwikkeling en uitvoering binnen de bestuurlijke kaders en de gemeentelijke begroting. Bij verbonden partijen heeft het college de taak beleidsontwikkeling aan te sturen en als opdrachtgever zicht te houden op de prestaties van de verbonden partij. Daarbij is het college echter gebonden aan de kaders die bij het aangaan van de gemeenschappelijke regeling zijn overeenkomen. Deze formele verantwoordelijkheidsverdeling beperkt de politieke invloed op verbonden partijen sterk. De praktijk is dat beleid steeds meer op regionaal niveau wordt ontwikkeld. De eenzijdige focus van de raad op de lokale politiek maakt dat raadsleden weinig meekrijgen van wat er regionaal aan gedachtenontwikkeling plaatsvindt en daar zelf vanuit lokale behoeften onvoldoende invloed op uitoefent. Daardoor wordt het college regelmatig te laat en met weinig realistische opdrachten op pad gestuurd, met als gevolg frustratie over wat de gemeente (het college) bij de verbonden partij voor elkaar weet te krijgen. De Raad krijgt ook geen terugkoppeling over wat met hun inbreng is gedaan. Raad en college komen zo tegenover elkaar te staan. Hierdoor maakt de lokale politiek zichzelf vleugellam, terwijl samen optrekken juist nodig is om de gemeentelijke invloed kracht bij te zetten. Raad De raad heeft een kaderstellende en controlerende rol. De raad staat echter op afstand van de verbonden partij. Wil je als Montfoort invloed? Dat vereist een handelwijze die proactief is, vroegtijdig en in regionale afstemming. In feit moet je je sturende rol dus al voorafgaand aan de kadernota van de VP hebben gepakt. Het ontwikkelen van een eigen sterke beleidsvisie is daarvoor het startpunt. Om met een Montfoortse beleidsvisie invloed te realiseren in de GR is 9

10 draagvlak zoeken in regionaal verband van cruciaal belang, vooral als je zoals Montfoort een kleine speler bent in het regionale krachtenveld. Door dit bredere regionale draagvlak voorafgaand aan de VP-kadernota te organiseren geef je daarmee meer gewicht aan je inbreng op het beleid van de verbonden partij. Strategieën om grip te vergroten Meer politieke invloed op verbonden partijen vergt dan ook herbezinning op de eigen politieke rolinvulling en het functioneren in regionaal verband. Onderstaande strategieën helpen om de grip te vergroten. a. Anders organiseren: Raad meer in de driver seat Om de op verantwoordingsgerichte manier van werken via de P&C-cyclus te doorbreken is een andere organisatie van het politieke werk nodig. Slimmer gebruik van de rollen en taken van interne en externe spelers is noodzakelijk. b. Proactiever opereren: eerder aan de bel trekken In plaats van met zienswijzen reageren op kaderstukken al tijdens de voorbereiding van die kaderstukken actief invloed uitoefenen. Dat betekent vroegtijdig in het proces politieke lijnen uitzetten en afstemmen. Rol voor politiek én college. Geef college(s) gerichte handelingsruimte mee. Daarvoor is nodig dat je als raad weet waar de verbonden partij mee bezig is. Die informatievoorziening moet je goed regelen. c. Sterker beleid: meer werken vanuit een verbindende visie. Beleid wordt krachtiger als het gebaseerd is op een richtinggevende visie. Een visie geeft een einddoel als stip op de horizon, waaraan elke ontwikkeling getoetst kan worden. Daarmee wordt beleid minder opportunistisch gevoed en wordt op termijn meer consistentie bereikt. De positie van de gemeente is daarmee voor andere deelnemers binnen een gemeenschappelijke regeling van meet af aan helder. d. Verbreden van invloed: gelijkgezinden staan samen sterker. Doorbreek het isolement van de Raad door afstemming te zoeken met andere raden uit de verbonden partij. Op z n minst met die van gemeenten met gelijkgerichte belangen. Maar besef dat verschil in belangen ook kan worden gezien als complementaire behoeften (in plaats van tegenstrijdigheden) die maken dat de som der delen tot extra meerwaarde leidt. Dit vergt vroegtijdige afstemming en gezamenlijke visievorming. e. Selectief zijn: richt je energie op waar wat te halen valt Niet elke gemeenschappelijke regeling is even interessant. Bij Ferm Werk is meer voor de inwoners te bereiken dan bij dichtgespijkerde regelingen als VRU en BSR. Wend je invloed daar aan waar het meest te bereiken is. In de bijgevoegde memo prioritering en sturingsarrangement is een meetlat opgenomen aan de hand waarvan een selectie te maken is in hoog en lager urgente regelingen. f. Minder hard werken: andere spelers in hun kracht zetten Verdeel voorbereidende taken (tussen eigen fracties en mogelijk over gemeentegrenzen heen). Een mogelijk concept hiervoor is te werken met raadsrapporteurs die elk een van de gemeenschappelijke regelingen volgen en relevante informatie aan de ander fracties terugkoppelen. Daarbij ligt in de taakverdeling een knip tussen elkaar helpen op informatieniveau (politiek neutraal signaleren wat er speelt) en de politieke weging van die informatie (die aan elke fractie afzonderlijk is). Een dergelijke afspraak is (op termijn) zelfs denkbaar over gemeentegrenzen heen met andere raden. g. Concentreer op strategie: stuur en controleer alleen op hoofdlijnen Geeft vooraf helder kader mee, ook over waarop je achteraf zult toetsten. Stel kwaliteitseisen aan hoe er wordt gerapporteerd (mate van onderbouwing, begrijpelijkheid), maar doe het werk van ambtenaren en accountants niet over. Maak meer gebruik van de mogelijkheden die de Audit Commissie heeft als het om de check op detailniveau gaat. Stem de strategie periodiek met andere (gelijkgestemde) raden af - dat doet het college immers ook. 10

11 De combinatie van theorie en praktijk leidt tot de volgende tips: TIP 3: Vraag maatwerk! Stel aan de hand van de prioritering laag, basis en hoog welk sturing- en verantwoordings- arrangement van de verbonden partij vast. Leg daarbij de rollen van college, raad en ambtelijke organisatie vast. Laag = raad op achterbank (nadruk op verantwoording achteraf) Basis = raad op bijrijdersstoel Hoog = raad aan het stuur (nadruk op sturing aan de voorkant) TIP 4: Organiseer (je stem)! a. Intern: Stel raadsrapporteurs aan en agendeer verbonden partijen als vast agendapunt in elk forum. b. Extern: Organiseer contact in de regio over verbonden partijen, op raadsniveau (rapporteurs?), partijniveau, collegeniveau en ambtelijk niveau. Investeer in het netwerk van GR-bestuurders en betrokkenen. Maatwerk sturings- en verantwoordingsarrangement Afhankelijk van de prioritering kan de raad een specifiek sturing- en verantwoordingsarrangement met het college en de verbonden partij afspreken. Deze ziet er op hoofdlijnen bijvoorbeeld als volgt uit. Dit zal door de nieuwe raad in samenspraak met het college verder uitgewerkt moeten worden: Raadsrol Sturing/ kaderstelling Verantwoording /controle Laag - Raad op achterbank - Kaderstelling door college. - Ter informatie naar de raad. Basis - Raad op bijrijdersstoel - Conform het Wgr-overzicht - Hogere frequentie ambtelijke en bestuurlijke overleggen Hoog - Raad aan het stuur - Reguliere momenten conform Wgr-basis, met daarbovenop: - Organiseren van actieve dialoog met college en directie en VP over beleidskaders enz.. - De raad is vanaf de start van het beleidsproces bij de VP pro-actief betrokken, dus nog voor de Kadernota van de VP. - Raad op achterbank - Jaarstukken ter info aan de raad - Raad op bijrijdersstoel - Conform Wgr-overzicht. College informeert raad actief over jaarstukken. Raad kan desgewenst agenderen. - Actieve informatieplicht college aan raad bij belangrijke ontwikkelingen - Raad aan het stuur - - Jaarstukken worden standaard (bij de behandeling van de conceptbegroting van de VP) behandeld in de raad. - Actieve dialoog van raad met college en directie van VP over resultaten. 11

12 5. Suggesties voor vervolgstappen Een eerste inventarisatie van de problematiek is afgerond en informatie over grip en sturing op verbonden partijen is verzameld. Wat zijn de mogelijke vervolgstappen? Hieronder volgt daarvoor een aantal suggesties, te bespreken in de Werkgroep Verbonden Partijen en daarna met de huidige en/of nieuwe raad. De nadruk voor de komende raadsperiode zal moeten liggen in het uitwerken van deze discussienotitie Verbonden Partijen. Eerste aandacht zal moeten liggen op voorbereiden van beleid en overdracht van informatie, om de raad goed in positie te brengen met betrekking tot de verbonden partijen en handen en voeten te geven aan deze discussienota. Deze zullen moeten worden uitgewerkt in werkafspraken en werkprocessen van ambtelijke organisatie, college en raad. Dit waren de vier belangrijkste tips: TIP 1: Prioriteer Werk efficient: stel een objectieve prioritering vast van de verbonden partijen in de categorieën laag, basis en hoog, zodat duidelijk is bij welke twee of drie verbonden partijen grip door de raad het meest gewenst. TIP 2: Weeg af Gebruik bovenstaande afwegingskaders bij het aangaan, wijzigen of beëindigen van de relatie met een verbonden partij. TIP 3: Vraag maatwerk Stel aan de hand van de prioritering laag, basis en hoog welk sturing- en verantwoordings- arrangement van de verbonden partij vast. Leg daarbij de rollen van college, raad en ambtelijke organisatie vast. Laag = raad op achterbank (nadruk op verantwoording achteraf) Basis = raad op bijrijdersstoel Hoog = raad aan het stuur (nadruk op sturing aan de voorkant) TIP 4: Organiseer (je stem)! c. Intern: Stel raadsrapporteurs aan en agendeer verbonden partijen als vast agendapunt in elk forum. d. Extern: Organiseer contact in de regio over verbonden partijen, op raadsniveau (rapporteurs?), partijniveau, collegeniveau en ambtelijk niveau. Investeer in het netwerk van GR-bestuurders en betrokkenen. Daarnaast geeft de werkgroep Verbonden partijen de volgende punten mee ter uitwerking: 1. Stel voor de nieuwe raad een handzaam introductiedocument samen met als inhoud: hoe werken gemeenschappelijke regelingen waarom werken we met deze gemeenschappelijke regelingen 12

13 samenvatting van de presentatie van 4 september 2017 van Rob de Greef 2. Organiseer voor de nieuwe raad een introductie-/informatiedag gemeenschappelijke regelingen. Als je weet welke GR-en er zijn, waarom we er mee werken en hoe ze werken is de eerste belangrijke stap naar meer grip al gezet. Dit kan wellicht samen met omliggende gemeenteraden. 3. Zorg dat de informatie (bij voorkeur website Montfoort met (deep)link naar websites VP s, of op RIS) over de verbonden partijen overzichtelijk en toegankelijk is voor raadsleden. : - Teksten gemeenschappelijke regelingen - P&C-documenten toegankelijk - Overige informatie Voor burgers en bestuurders maakt dit inzichtelijk waar welke taken zijn belegd en hoe dit bestuurlijk georganiseerd is. 4. Ontwikkel een werkwijze voor de voorbereiding van de bestuursvergaderingen van verbonden partijen (o.a. annotatie van vergaderstukken, informeren van raadsrapporteurs etc.). 5. Ontwikkel een werkwijze voor een pro-actieve inbreng van lokale (en regionale) beleidsvisies bij de verbonden partijen, ten behoeve van opname in kadernota en begroting van de verbonden partijen. En in het verlengde daarvan een werkwijze om je lokale stem te organiseren via actieve verbinding met andere deelnemende partijen. Bijlagen: 1. Rollen raad, college, ambtelijke organisatie 2. Memo prioritering en sturingsarrangement 3. Overzicht gemeenschappelijke regelingen waaraan Montfoort deelneemt, inclusief overige deelnemers. 13

14 BIJLAGE 1: ROLLEN RAAD, COLLEGE AMBTELIJKE ORGANISATIE Rol van de raad De raad heeft binnen de gemeente in ieder geval een kaderstellende en controlerende taak. Zij stelt de bestuurlijke kaders vast door middel van de eigen Kadernota en de gemeentelijke begroting. De begroting vormt samen met de jaarstukken de basis voor de controlerende taak. De verbonden partij is een (gezamenlijk) middel om de (lokale) bestuurlijke ambities te realiseren en moet feitelijk worden gezien als ware het belegd binnen de eigen ambtelijke organisatie (verlengd lokaal bestuur). De controlerende taak met betrekking tot verbonden partijen houdt in, dat de raad controleert of de verbonden partij de afgesproken taak binnen de gestelde kaders uitvoert en of het college dit goed bewaakt en zich voldoende inspant om bij te sturen. Het college, of de vertegenwoordiger in het Algemeen Bestuur van een gemeenschappelijke regeling is daarover verantwoording schuldig aan de raad. Kernvragen voor de raad zijn in deze context of de doelstellingen van de verbonden partijen (nog steeds) corresponderen met die van de gemeente. Of de doelstellingen van de gemeente via de verbonden partijen worden gerealiseerd en of er aanleiding is om de samenwerking met of sturing op de verbonden partijen te wijzigen of te beëindigen. Rol van het college Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van de gemeentelijke begroting binnen de bestuurlijke kaders. Indien het college kiest voor uitvoering via een verbonden partij is het de taak van het college om als opdrachtgever zicht te houden op de uitvoering, prestaties, kosten en risico's van de verbonden partij. In relatie tot verbonden partijen heeft het college bovendien als eigenaar de taak om de continuïteit en de risico's te bewaken en te beheersen en hier waar nodig op bij te sturen. Omdat het college bij verbonden partijen meer op afstand komt te staan van de uitvoering en de ambtelijke organisatie, verschuift de aandacht van het college van directe invloed naar meer aandacht voor toezicht en verantwoording. Een manier om de invloed te versterken is het zoeken naar afstemming op de bestuurlijke sturing van een verbonden partij met andere deelnemende gemeenten. Het college heeft de taak om de raad goed te informeren over het reilen en zeilen van de verbonden partijen en de raad vroegtijdig te betrekken bij belangrijke besluiten of ontwikkelingen. Het is goed om te realiseren dat er feitelijk voor de informatieplicht van het college aan de raad geen verschil is tussen taken, die zijn belegd binnen de eigen organisatie of die van een verbonden partij. Het college of de vertegenwoordiger in het Algemeen Bestuur van een gemeenschappelijke regeling, is direct verantwoording schuldig aan de raad over hetgeen in de gemeenschappelijke regeling speelt. Rol ambtelijke organisatie Het ambtelijk apparaat dient het bestuur optimaal in staat te stellen om op verbonden partijen te sturen. De ondersteuning aan het bestuur bestaat uit tijdige informatieverstrekking, nadere advisering en het onderhouden van de contacten (al dan niet in georganiseerd verband via ambtelijke stuur- en werkgroepen) met de verbonden partijen. Naast de bestuurlijke afstemming met de verbonden partijen vindt er ambtelijke afstemming en beheersing over producten en diensten plaats. Voor elke verbonden partij is minimaal één ambtelijke contactpersoon beschikbaar. 14