Betreft : Offerteaanvraag izaaz Amsterdam, 7 september Geachte heer / mevrouw,

Transcriptie

1 1 i.z.a.a.z. Inkoopcombinatie Ziekenhuis Apotheken Academische Ziekenhuizen Betreft : Offerteaanvraag izaaz Amsterdam, 7 september 2009 Geachte heer / mevrouw, Namens de izaaz verzoek ik u een offerte uit te brengen met een looptijd van 1, 2 en 3 jaar voor de levering van de artikel(en), genoemd in de bijlage. In deze bijlage zijn per pakket de deelnemende ziekenhuizen en de pakkethouder aangegeven. Een eventuele toelichting over de inkoopgroep izaaz is opgenomen in de bijlage 1. Op kunt u het izaaz-format (Excel) downloaden waarin de offerte in ieder geval per mail dient te worden aangeleverd aan s.deloor@amc.nl. Ik wil u verzoeken dit format volledig in te vullen! Indien wenselijk kunt u daarnaast de offerte ook in uw eigen format aanleveren. Indien u in de toekomst de offerteaanvraag digitaal wenst te ontvangen kunt u dit per mail kenbaar maken aan S. de Loor. Belangrijk is om hiervoor een algemeen adres te gebruiken en geen persoonsgebonden adres. Ik maak u erop attent dat bij meerdere aanbieders offertes worden aangevraagd. Om alle potentiële leveranciers gelijke kansen te geven en een goede beoordeling van de offertes mogelijk te maken, verzoek ik u uw offerte te baseren op onze "Voorwaarden voor het uitbrengen van offertes aan de Inkoopcombinatie ZiekenhuisApotheken der Academische Ziekenhuizen (izaaz)", die u als bijlage 2 aantreft. Tot slot wil ik u verzoeken ervoor zorg te dragen dat uw offerte, inclusief volledig ingevuld izaaz-format, uiterlijk maandag 26 oktober 2009 is ontvangen door de pakkethouder én het AMC met een kopie aan de overige deelnemers van de betreffende pakketten. Indien u voor één of meerdere pakketten geen offerte aan de izaaz wenst uit te brengen verzoek ik u dit aan de pakkethouder én het AMC te berichten. Medio december wordt u geïnformeerd over de besluitvorming van de izaaz betreffende uw offerte. Daar de izaaz geen rechtsvorm is, maar een samenwerkingsverband, zullen deze afspraken aansluitend per ziekenhuis schriftelijk aan u worden bevestigd. Hoogachtend, S. de Loor Apotheek AMC Bijlage(n): 1. Introductie izaaz 2. Voorwaarden voor het uitbrengen van offertes aan de Inkoopcombinatie ZiekenhuisApotheken der Academische Ziekenhuizen (izaaz) 3. Overzicht izaaz-deelnemers + adresgegevens 4. Overzicht deelname ziekenhuizen per soort artikel

2 BIJLAGE 1 Introductie izaaz De izaaz is een reeds jarenlang bestaand samenwerkingsverband tussen alle 8 academische ziekenhuizen in Nederland met als huidige coördinator / voorzitter het AMC te Amsterdam. Gedragscode De Gedragscode van de ziekenhuisapotheker ten aanzien van de Inkoop van de beroepsvereniging NVZA wordt als uitgangspunt gehanteerd binnen de izaaz. Samengevat houdt dit in dat de leden: Voldoen aan de Nederlandse wetgeving en naleving van de normen en principes van de NVZA Loyaal zijn aan de izaaz en de eigen zorginstelling Leveranciers rechtvaardig behandelen Eerlijke concurrentie ondersteunen De reputatie van professie hoog houden Zo transparant mogelijk willen werken Pakketten, pakkethouders en deelname Alle gezamenlijk in te kopen geneesmiddelen zijn onderverdeeld in zogenaamde pakketten waarbij een pakket kan bestaan uit één of meer artikelen. Een pakket wordt samengesteld op basis van soort en werking van de geneesmiddelen in combinatie met het groepsvolume. Jaarlijks worden de pakketten opnieuw beoordeeld en vastgesteld. Voor elk pakket wordt één izaaz-lid tot pakkethouder benoemd als materiedeskundige. De pakkethouder is het aanspreekpunt voor het betreffende pakket en doet namens de izaaz de onderhandelingen hiervoor. De coördinator verstuurt, waar mogelijk, centraal de brieven aan de leveranciers (aanvraag offerte, besluiten). Tevens is de coördinator verantwoordelijk voor het databeheer van de izaaz. De deelname van de izaaz-leden kan per pakket verschillen daar enkele ziekenhuizen ook participeren in een regionale inkoopgroep. Offertetraject Op basis van de z-index worden per pakket de potentiële leveranciers vastgesteld welke hiervoor allemaal worden uitgenodigd een offerte uit te brengen aan de izaaz. Indien een leverancier voor een ander pakket offerte wil uitbrengen dan gevraagd (omdat het betreffende product bijvoorbeeld nog niet in de z-index was opgenomen) is dit mogelijk op de reguliere wijze. In de brief voor de offerte-aanvraag wordt per pakket aangegeven wie de pakkethouder is en welke ziekenhuizen deelnemen. Indien wenselijk kan een leverancier voor de gevraagde pakketten een forecast opvragen van de deelnemende ziekenhuizen. De izaaz hanteert het 1-bodssysteem wat inhoud dat elke leverancier de mogelijkheid krijgt één offerte uit te brengen waarna de besluitvorming volgt. Voor het uitbrengen van de offerte dient in ieder geval het izaaz-format volledig te worden ingevuld. De offerte dient te worden gestuurd aan de pakkethouder en de coördinator ter verdere verwerking met een kopie aan de overige deelnemers. Indien wenselijk kan een leverancier besluiten om naast het izaaz-format de offerte ook in het eigen format aan te leveren. Besluitvorming Medio december wordt naar aanleiding van een izaaz-vergadering besloten welke offertes te accepteren / af te wijzen en wordt u aansluitend per brief hierover geïnformeerd. Daar de izaaz geen rechtsvorm, maar een samenwerkingsverband is dienen per ziekenhuis de gemaakte afspraken te worden geformaliseerd met een overeenkomst.

3 BIJLAGE 2 VOORWAARDEN VOOR HET UITBRENGEN VAN OFFERTES AAN DE INKOOPCOMBINATIE ZIEKENHUISAPOTHEKEN DER ACADEMISCHE ZIEKENHUIZEN (IZAAZ) 1. De izaaz is een samenwerkingsverband van de ziekenhuisapotheken: Vrije Universiteit Medisch Centrum (VUMC) Academisch Medisch Centrum Amsterdam (AMC) Universitair Medisch Centrum Utrecht (UMCU) Universitair Medisch Centrum St Radboud (UMC St Radboud) Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) Maastricht Universitair Medisch Centrum (MUMC) Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) Erasmus Medisch Centrum (Erasmus MC) 2. De coördinator van de izaaz is het Academisch Medisch Centrum Amsterdam. 3. Offertes gelden voor alle instellingen die vallen onder het intramurale verzorgingsgebied van de betreffende ziekenhuisapotheek. 4. Offertes dienen te worden uitgebracht voor een minimale afnameperiode van 1 jaar. Bij patentaflopen is een kortere afnameperiode mogelijk. Graag ontvangt de izaaz naast een 1-jarige offerte ook een offerte voor 2 en 3 jaar. 5. De izaaz wenst dat de inkoopafspraken worden uitgedrukt in netto prijzen (op factuur) en niet in een kortingspercentage ten opzichte van de AIP. Logistiek gezien heeft de izaaz de voorkeur voor levering via de groothandel (Alliance Healthcare, Brocacef en/of Mediq), zonder meerprijs. 6. De ingangsdatum voor contracten dient om pragmatische redenen te zijn: 1 februari De vervaldatum is per 31 januari, met de mogelijkheid tot een uitloop van 1 maand. Op deze wijze wordt voorkomen dat er rond de jaarwisseling (wanneer veel personen afwezig zijn en firma s gesloten zijn) veel contractverlengingen gerealiseerd moeten worden. 7. Bij het uitbrengen van een offerte dient u de opgegeven deelnemers aan de betreffende pakketten te kunnen leveren voor de duur van de mogelijke contracttermijn(en). 8. De izaaz deelnemers garanderen geen exclusiviteit in het gebruik van uw geoffreerde producten (tenzij expliciet aangegeven in de brief naar aanleiding van de besluitvorming), wel kunnen het middelen van eerste keus zijn. 9. Er kunnen geen harde afnamegaranties worden verstrekt. Indien gewenst kan er een forecast worden opgevraagd. 10. Bij onvoorziene marktontwikkelingen behoud de izaaz zicht het recht voor om afspraken in overleg te herzien. 11. Bestellen zal plaatsvinden door ieder van de deelnemende ziekenhuisapotheken afzonderlijk. 12. Facturatie dient plaats te vinden, op basis van de overeengekomen prijzen, aan elk van de deelnemende ziekenhuizen afzonderlijk. 13. Nadat de coördinator heeft laten weten dat de offerte is geaccepteerd, dient de leverancier contact op te nemen met de izaaz deelnemers om bilateraal een overeenkomst aan te gaan. Levering zal bij voorkeur middels een distributiearrangement via één van de farmaceutische groothandels plaatsvinden. Wanneer hieraan nog extra voorwaarden verbonden zijn, dienen deze in de offerte vermeld te worden. Overigens beschouwt de izaaz dergelijke extra voorwaarden als ongewenst en zullen dit meewegen in de besluitvorming. 14. Contacten met de izaaz dienen uitsluitend via de pakkethouder te verlopen, die de offerte heeft aangevraagd. Het toelichten van de offerte of het vragen om nadere informatie bij de andere deelnemers tijdens de offerte aanvraag is ongewenst. 15. De pakkethouder van een offerte is uiteraard bereid de leverancier in de gelegenheid te stellen de aanvraag met hem door te spreken. Om een dergelijk gesprek efficiënt te laten verlopen dient zoveel mogelijk informatie over de te leveren producten één week tevoren in het bezit van de pakkethouder te zijn. 16. De leverancier, bij wie de offerte-aanvraag is gedaan, wordt geacht geheimhouding in acht te nemen tegenover derden met betrekking tot de aanvraag en de bedrijfsinformatie van de leden. Dit geldt overigens ook voor de izaaz deelnemers tegenover de leverancier. Gegevens uit de offertes worden vertrouwelijk behandeld door de izaaz leden. 17. Zo spoedig mogelijk na de besluitvorming, doch uiterlijk 2 weken vóór het eventueel ingaan van de overeenkomst, ontvangt u bericht over acceptatie c.q. afwijzing van het aanbod. Wanneer deze periode te kort is, dient u direct na ontvangst van de offerteaanvraag hierover de izaaz te berichten. 18. De izaaz hanteert de Inkoopvoorwaarden Gezondheidszorg. Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn onder de titel Inkoopvoorwaarden Gezondheidszorg gedeponeerd bij de griffie arrondisement Utrecht. Daar waar deze voorwaarden strijden met die van de NVZ zijn de hier weergegeven voorwaarden geldig. 19. Bij het niet tijdig kunnen leveren van een in een contract opgenomen product, doet de leverancier een voorstel voor een equivalent product tegen dezelfde prijs. Indien het voorstel van de leverancier achterwege blijft, of niet voldoet, is de izaaz genoodzaakt zelf initiatief te nemen ten aanzien van de verwerving van een equivalent product, waarbij de gemaakte extra kosten in rekening worden gebracht bij de leverancier. Om de mogelijkheid open te houden van uw pakket gebruik te kunnen maken dient u ook andere verpakkingsvormen dan in punt 20 zijn beschreven, in uw offerte te vermelden. Bij akkoord gaan met uw offerte dienen deze ook in het arrangement te worden opgenomen. 20. Ten aanzien van de levertijden hanteert de izaaz bij directe leveringen een levertijd van maximaal 24 uur. Voor de leverbetrouwbaarheid hanteren we een minimale servicegraad van 98%. Bij in gebreke blijven hiervan zal artikel 19 in werking treden. 21. Beoordelingscriteria tbv besluitvorming (in willekeurige volgorde): a. Bij IV: voorkeur voor oplossing boven poeder b. Bereidingsgemak c. Aantal presentaties en productontwikkelingen van de leverancier d. Injectieflacons en ampullen dienen van flaglabels en barcode voorzien te zijn. In het geval dat het bloedproducten of cytostatica betreft is dit absoluut noodzakelijk! e. Geneesmiddelen voor oraal gebruik dienen te worden geleverd in eenheids afleveringsverpakkingen (EAV) of eenheids aflevering geschikte verpakking (EAG) conform de NVZA richtlijnen (zie ). De barcode behoort tenminste op de buitenverpakking te staan en zo mogelijk op de EAV/EAG zelf. f. Prijs g. Betrouwbaarheid leverancier icm klachten h. Transparantie van de keten is van belang i. Milieubelasting j. Extra (veiligheids)aspecten tbv cytostatica: I. Cytostatica dienen voorzien te zijn van een zogenaamde schoonheidsverklaring, waarin vermeld wordt dat de buitenkant van elke cytostaticumverpakking schoon is van (restanten) cytostatica. Een schoonheidsverklaring dient per verpakking éénmalig (bijvoorkeur bij het uitbrengen van de offerte) verstrekt te worden. II. Veiligheid van de verpakking 22. Door het uitbrengen van de offerte aan de izaaz geeft de aanbieder te kennen dat kennis is genomen van bovenstaande voorwaarden en dat de aanbieder hiermee instemt. Offertes, uitgebracht na de sluitingsdatum worden niet in behandeling genomen. Uitdrukkelijk wordt hier vermeld dat het uitbrengen van een offerte eenmalig is en dat op basis van die offerte besluitvorming plaatsvindt. De izaaz, 10 juni 1997, wijzigingen: 27 aug 1998, 12 okt 1999, 9 sept 2000, 12 sept 2002, 6 okt 2003, 11 okt 2004, 7 okt 2005, 29 sept 2006, 26 sept 2007, 9 sept 2008, 31 aug 2009, laatste wijziging 4 sept 2009 SdL

4 BIJLAGE 3 Maastricht Universitair Medisch Centrum Afd. Klinische Farmacie T.a.v. Mevr. drs. M. Slikkerveer Postbus AZ Maastricht m.slikkerveer@mumc.nl UMC Utrecht Apotheek T.a.v. Dhr. ing. J.L. van Os Huispost H Postbus GA Utrecht jos@umcutrecht.nl Apotheek Leids Universitair Medisch Centrum T.a.v. Dhr. prof. dr. H.-J. Guchelaar L.0.P. Postbus RC Leiden a.p.m.bijleveld@lumc.nl VUMC Afd. Klinische Farmacologie en Apotheek T.a.v. Mw. dr. E.L. Swart Postbus MB Amsterdam el.swart@vumc.nl Apotheek Universitair Medisch Centrum Groningen T.a.v. Mw. drs. M. Laseur Postbus RB Groningen m.laseur@apoth.umcg.nl Universitair Medisch Centrum St Radboud Afd. Apotheek / Klinische Farmacie T.a.v. Mw. drs. E. Frankfort Huispost 864 Postbus HB Nijmegen e.frankfort@akf.umcn.nl Apotheek Academisch Medisch Centrum Amsterdam T.a.v. Dhr. S. de Loor Msc Locatie E Postbus DD Amsterdam s.deloor@amc.nl Apotheek Erasmus Medisch Centrum T.a.v. Dhr. dr. P. Roos Postbus CA Rotterdam I.Snijders@erasmusmc.nl & g.vanderleek@erasmusmc.nl

5 BIJLAGE 4 Per soort artikel wordt de offerteaanvraag gedaan voor de volgende centra: Deelname ziekenhuizen Pakket Pakkethouder AMC AZM EUMC LUMC UMCN UMCG UMCU VUMC